Seperti yang telah diketahui, bahwa ISO 9001:2000 dibutuhkan oleh
organisasi sebagai standar sistem manajemen mutu. Karena itu organisasi
berusaha mengimplementasikan ISO 9001:2000 kedalam sistem struktur
manajemennya. Dalam sub bab ini akan dijabarkan mengenai tiga hal yang
berkaitan dengan implementasi ISO 9001:2000, yaitu : struktur organisasi sistem
manajemen mutu ISO 9001:2000, delapan prinsip manajemen mutu ISO
9001:2000, dan manfaat dari penerapan delapan prinsip manajemen mutu ISO
9001:2000.
2.4.1 Struktur Organisasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 terutama harus
dilandaskan pada komitmen dari manajemen puncak yang memiliki wewenang
dalam menjelaskan sasaran yang ingin diraih oleh perusahaan. Untuk mencapai
komitmen dan sasaran tersebut, diperlukan struktur personel yang merencanakan
dan mengawasi penerapannya. Hal ini dapat dilakukan dengan menunjuk wakil
manajemen (MR) yang berfungsi sebagai penghubung antara manajemen
perusahaan dan badan sertifikasi serta memastikan bahwa sistem manajemen mutu
diterapkan dengan semestinya. Selanjutnya dibentuk tim ISO yang berfungsi
sebagai tim perancang yang bertugas untuk menentukan tujuan penerapan,
diperlukan. Mereka inilah yang menjalankan dan bertanggung jawab terhadap
sistem manajemen mutu yang diterapkan di organisasi. Berikut dalam gambar 2.5
akan dijelaskan mengenai sistem struktur organisasi yang menerapkan sistem
manajemen mutu ISO 9001:2000.
Management Representative (MR)
ISO Secretariat
Steering Committee
Working Working Working
Group Group Group
Gambar 2.5 Struktur Organisasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
Sumber Suardi (2001, p.130)
Agar lebih jelas mengenai fungsi dan tanggung jawab dari tim ISO dapat
diuraikan sebagai berikut :
1. Bertanggung jawab akan implementasi dan tinjauan yang efektif dan
sistem mutu yang didokumentasikan. Management Representative (MR)
3. Mengidentifikasi dan mengelola program – program untuk perbaikan
sistem mutu.
4. Menentukan apakah kebijaksanaan dan praktik yang diajukan telah
memenuhi persyaratan ISO 9000, apakah sesuai dengan jasa yang
ditawarkan, apakah diterapkan dengan benar dan apakah ketidaksesuaian
telah diperbaiki.
5. Melaporkan kepada kepala perusahaan status dari penerapan sistem
manajemen mutu.
6. Menyusun manual mutu yang disahkan oleh kepala perusahaan.
1. Mengontrol dokumen. ISO Secretariat
2. Memelihara dokumen.
3. Mengkoordinasi jadwal steering comitte meeting.
4. Memformulasikan/menstandarkan manual, prosedur, form, dan lain – lain.
5. Mengkoordinasi pelaksanaa pelatihan yang berkaitan dengan penerapan
ISO 9000.
6. Memonitor penerapan ISO 9000 dan melaporkannya ke MR.
7. Sebagai penghubung antara perusahaan dengan konsultan.
1. Memberikan pengarahan kepada working group dalam pengembangan
sistem mutu yang dibutuhkan pada bagian dan/atau fungsi di bawahnya. Steering Committee
2. Mengkoordinasikan sistem mutu yang akan dikembangkan dengan bagian
3. Bersama dengan wakil manajemen (MR) dan manajemen puncak
mengembangkan manual mutu, kebijakan mutu perusahaan, dan sasaran
mutu yang ingin dicapai oleh perusahaan.
4. Pada tahap implementasi, memberikan masukan dan mengobservasi secara
langsung tentang efektivitas sistem mutu yang telah dibangun.
1. Merupakan bagian (grup) umtuk menyelesaikan/menerapkan satu atau
lebih prosedur/instruksi kerja sesuai dengan penetapan pada waktu
steering committee meeting. Working Group
2. Menyiapkan prosedur/instruksi kerja untuk masing – masing grup sesuai
dengan aturan yang telah ditetapkan.
3. Membantu mengawasi pelaksanaan penerapan prosedur/instruksi kerja di
lingkungan/areanya.
4. Memberikan masukan (sehubungan dengan sistem mutu) kepada tim
steering committee.
2.4.2 Delapan Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000.
Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9000 banyak memberikan
manfaat bagi organisasi baik yang disadari maupun tidak, tetapi ada juga
organisasi yang tidak mendapatkan keuntungan sehingga tujuannya tidak tercapai.
Oleh karena itu, sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 melakukan perubahan
dengan menggunakan delapan prinsip manajemen mutu sebagai dasar versi 2000.
Prinsip – prinsip ini dapat digunakan sebagai suatu kerangka kerja (frame work)
manajemen mutu itu didefinisikan dalam ISO 9001:2000 (“Quality Management
Systems Fundamentals and Vocabulary”), yaitu (ISO,2000)
1. Fokus Pelanggan
Pelanggan merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi, oleh
sebab itu manajemen organisasi harus benar – benar memahami,
memenuhi kebutuhan pelanggan sekarang/saat ini dan akan datang bahkan
melebihi harapan/ekspektasi pelanggan.
2. Kepemimpinan
Pemimpin sangat penting dalam menciptakan kesatuan arah dan tujuan
organisasi, menciptakan dan mempertahankan lingkungan internal
sehingga personel terlibat secara penuh untuk mencapai tujuan organisasi,
3. Keterlibatan personel
Keterlibatan personel secara penuh pada semua tingkatan organisasi sangat
penting sehingga kemampuan personel dapat digunakan untuk
kepentingan organisasi.
4. Pendekatan proses
Pendekatan proses sangat penting untuk mencapai hasil yang diinginkan
agar lebih efisien. Dengan mengelola aktivitas dan sumber – sumber daya
yang berkaitan sebagai suatu proses. Proses merupakan integrasi
sekuensial dari personel, material, mesin, dan peralatan, dalam suatu
5. Pendekatan sistem terhadap manajemen
Pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan proses – proses yang
saling berkaitan sebagai suatu sistem mendukung efektivitas dan efisiensi
organisasi dalam mencapai tujuan – tujuannya.
6. Peningkatan berkesinambungan
Peningkatan berkesinambungan meningkatkan performance organisasi
secara keseluruhan dan harus menjadi komitmen perusahaan. Peningkatan
berkesinambungan merupakan suatu proses berkesinambungan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi dalam memenuhi
kebijakan dan mencapai tujuan organisasi.
7. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta
Keputusan yang efektif harus didasarkan analisis data dan informasi yang
faktual, sehingga masalah – masalah mutu dapat terselesaikan secara
efektif dan efisien. Keputusan yang diambil harus ditujukan untuk
meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem
manajemen mutu.
8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan.
Organisasi dan pemasok – pemasoknya saling tergantung dan hubungan
yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama
dalam menciptakan nilai tambah bagi pelanggan.
2.4.3 Manfaat dari Penerapan Delapan Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000
Organisasi yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu ISO
memperoleh manfaat – manfaatnya. Berikut ini merupakan manfaat dari delapan
prinsip manajemen mutu, yaitu :
a. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan fokus pelanggan:
1. Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar yang diperoleh
melalui tanggapan – tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap
kesempatan pasar.
2. Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber – sumber daya
organisasi menuju peningkatan kepuasan pelanggan.
3. Meningkatkan loyalitas pelanggan yang akan memimpin pada
percepatan perkembangan bisnis melalui pengulangan transaksi –
transaksi.
b. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan prinsip
kepemimpinan:
1. Personel akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan
tujuan organisasi.
2. Aktivitas – aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan ditetapkan
dalam satu kesatuan cara.
3. Meminimumkan kesalahan komunikasi diantara tingkat – tingkat
dalam organisasi.
c. Manfaat yang diperoleh jika organisasi menerapkan prinsip keterlibatan
personel:
1. Personel dalam organisasi menjadi termotivasi, memberikan
2. Menumbuhkembangkan motivasi dan kreativitas dalam mencapai
tujuan – tujuan organisasi.
3. Personel akan bertanggung jawab terhadap kinerja mereka.
4. Personel menjadi giat berpartisipasi dalam peningkatan
berkesinambungan.
d. Manfaat yang diperoleh jika organisasi menerapkan prinsip pendekatan
proses.
1. Biaya menjadi lebih rendah dan waktu siklus menjadi lebih pendek,
melalui efektivitas penggunaan sumber – sumber daya.
2. Hasil – hasil menjadi meningkat, konsisten dan dapat diperkirakan.
3. Kesempatan peningkatan menjadi prioritas dan terfokus.
e. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan prinsip pendekatan
sistem terhadap manajemen
1. Integrasi dan kesesuaian dari proses – proses yang akan paling baik
mencapai hasil – hasil yang diinginkan.
2. Kemampuan memfokuskan usaha – usaha pada proses – proses
kunci.
3. Memberikan kepercayaan kepada pihak yang berkepentingan
terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasi.
f. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan prinsip peningkatan
berkesinambungan
1. Meningkatkan keunggulan kinerja melalui peningkatan kemampuan
2. Kesesuaian dari aktivitas – aktivitas peningkatan pada semua
tingkat terhadap tujuan strategic organisasi.
3. Fleksibilitas bereaksi secara cepat terhadap kesempatan –
kesempatan yang ada.
g. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan prinsip pendekatan
faktual dalam pembuatan keputusan:
1. Keputusan – keputusan berdasarkan informasi yang akurat.
2. Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas dari
keputusan melalui referensi terhadap catatan – catatan faktual.
3. Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah
opini dan keputusan – keputusan.
h. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan prinsip hubungan
pemasok yang saling menguntungkan:
1. Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua
pihak.
2. Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk
menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan ekspektasi pelanggan.
3. Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber – sumber daya.
Seperti yang telah dijelaskan diatas mengenai prinsip dan manfaat dari kedelapan
prinsip tersebut, bahwa kedelapan prinsip sistem manajemen mutu tersebut
berhubungan erat dengan klausul ISO 9001:2000. Pada table 2.3 di bawah ini
Tabel 2.3 Hubungan Antara 8 Prinsip Manajemen Mutu dengan ISO 9001:2000
No 8 PRINSIP MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000
1 Fokus Pelanggan 5.1 Komitmen manajemen (a)
5.2 Mengutamakan pelanggan
5.5.2 Wakil manajemen (b)
5.6.2 Tinjauan masukan (b)
5.6.3 Tinjauan keluaran (b)
6.1 Penyediaan sumber daya (b)
7.1 Proses yang berhubungan dengan semua
pelanggan
7.5.4 Properti pelanggan
8.2.1 Kepuasan pelanggan
8.3 Analisis data (a)
8.5.1 Peningkatan berkesinambungan
8.5.2 Tindakan perbaikan
2. Kepemimpinan 5. tanggung jawab manajemen (semua)
6. Pengelolaan sumber daya (semua)
8.4 Peningkatan (semua)
3. Keterlibatan Personel 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang (semua)
5.5.2 Komunikasi Internal
6.4 Lingkungan kerja
8.5.1 Kemampuan, keperdulian, dan pelatihan
8.5.2 Tindakan perbaikan
4. Pendekatan Proses 4.1 Persyaratan umum
5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang
6.1 Penyediaan sumber daya (a)
7. Realisasi produk (semua)
8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses
5. Pendekatan sistem untuk
pengelolaan
4. Sistem manajemen mutu (semua)
5. Tanggung jawab manajemen (semua)
6. Pengelolaan sumber daya (Semua)
7. Realisasi produk (semua)
8. Pemantauan analisis dan peningkatan (semua)
6. Peningkatan berkesinambungan 4.1. Persyaratan umum (f)
5.1 Komitmen manajemen
5.3 Kebijakan mutu (b)dan (e)
5.5.3 Wakil manajemen (b)
5.6 Tinjauan manajemen (semua)
6.1 Penyediaan sumber daya (a)
8.1 Umum (c)
8.4 Peningkatan (semua)
7. Pembuatan keputusan berdasarkan
fakta
5.7. Tinjauan manajemen (semua)
8. Pengukuran, analisis, dan peningkatan.
8. Hubungan Pemasok yang saling
menguntungkan
7.4. Pembelian