E- mail Outlook
1. Implementasi komunikasi organisasi melalui penggunaan digital media
Komunikasi merupakan suatu hal yang tidak pernah dapat dilepaskan dari kehidupan kita sebagai makhluk sosial. Apalagi ketika kita menghadapi dunia kerja dan harus bekerjasama dengan orang lain untuk menjalankan visi dan misi perusahaan, kita membutuhkan komunikasi dengan sesama. Semakin sering komunikasi dilakukan, maka setiap pribadi akan semakin mengenal karakteristik masing-masing. Keprofessionalan kerja seseorang dapat terlihat lewat komunikasi yang mereka lakukan dengan sesama. Apabila hubungan kerja dan relasi yang
dimiliki anggota di dalam perusahaan berjalan dengan baik, maka alur komunikasi yang terjadi di perusahaan dapat berjalan dengan baik pula.
Implementasi komunikasi organisasi PT. Mahkota Indonesia dibagi menjadi tiga yakni alur komunikasi vertikal yang terdiri dari komunikasi keatas dan komunikasi kebawah, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal atau lintas saluran. Komunikasi vertikal belum berjalan dengan maksimal terutama pada komunikasi keatas, karena karena bawahan hanya berkomunikasi dengan atasan seputar penyampaian informasi mengenai penjualan, atau ketika ada masalah yang mengharuskan atasan untuk turun tangan membantu menyelesaikan masalah. Sedangkan komunikasi kebawah yang dilakukan oleh atasan biasanya hanya berupa penyampaian kebijakan-kebijakan atau informasi seputar pekerjaan yang harus diketahui oleh para karyawan. Ditemukan keseganan yang dirasakan bawahan kepada atasan, karena bawahan jarang berkomunikasi dengan atasan sehingga relasi yang terjalin hanya sebatas pekerjaan. Bawahan hanya bertemu dengan atasan apabila ada meeting bulanan dan tidak semua karyawan diikutsertakan dalam meeting bulanan tersebut. Selebihnya informasi yang disampaikan hanya dilakukan dengan menggunakan media. Atasan terlihat belum secara langsung menjamah seluruh karyawan dalam perusahaan ditambah dengan posisi Direktur yang lebih sering berada di Head Office membuat para bawahan sulit untuk bertemu dan berkomunikasi langsung. Bawahan merasa perlu adanya relasi dengan atasan terutama ketika mereka menghadapi masalah yang mengharuskan atasan merasa perlu dan peduli untuk mendukung para bawahannya.
Sedangkan untuk komunikasi horizontal dan komunikasi lintas saluran dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik. Komunikasi horizontal yang terjadi antar rekan kerja memiliki relasi yang dekat satu dengan yang lainnya. Masing-masing terbuka untuk saling membantu rekan kerjanya walaupun job-desc mereka berbeda. Keterbukaan dan komunikasi horizontal dapat berjalan dengan baik dikarenakan kedudukan antar karyawan yang sederajat. Sehingga tidak ada rasa segan yang
dialami oleh masing-masing individu. Tidak ada yang memerintah satu sama lain, yang ada hanya saling membantu ketika rekan lainnya tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang diberikan dengan segera. Begitu pula yang terjadi dengan komunikasi lintas saluran di PT. Mahkota Indonesia. Setiap individu di dalam perusahaan berkomunikasi dengan divisi lainnya seperti lelucon, gosip, berita ringan maupun ketika mereka mendapatkan suatu informasi yang harus disebarluaskan kepada seluruh karyawan perusahaan.
Komunikasi lintas saluran dianggap perlu dilakukan sewaktu-waktu agar masing-masing individu dapat membangun relasi yang baik. Tidak hanya saling mengetahui nama, namun kenal dan dapat berkomunikasi satu dengan yang lainnya.
Setiap individu di dalam perusahaan dapat berkomunikasi dengan rekan-rekan kerjanya tanpa adanya batasan. Tidak ada paksaan untuk menyampaikan informasi secara terstruktur. Setiap divisi juga dapat berkomunikasi dengan divisi lainnya tanpa diharuskan untuk mengikuti hierarki organisasi. Atasan dapat berkomunikasi langsung dengan bawahannya baik secara langsung maupun dengan menggunakan media komunikasi.
Komunikasi vertikal, horizontal maupun komunikasi lintas-saluran yang terjadi di dalam perusahaan biasanya dengan menggunakan media komunikasi yang seringkali menciptakan kesalahan informasi dan kesalahan persepsi. Hal ini biasanya dapat menimbulkan konflik di dalam perusahaan. Media komunikasi bukan menjadi satu-satunya penyebab konflik atau masalah di dalam perusahaan, namun kekurangan informasi dari pihak terkait seringkali menyebabkan masalah. Hal ini terkadang berdampak sampai ke pihak ketiga (customer). Pihak yang terkena dampak dari masalah tersebut terkadang mengalami kerugian baik dari segi waktu, uang maupun tenaga. Setiap perusahaan pasti pernah mengalami konflik dan masalah karena tidak mudah untuk menggabungkan ide-ide dan menyamakan sifat dari setiap individu di dalam perusahaan, namun bagaimana perusahaan dan para karyawan
memiliki komunikasi organisasi yang baik agar dapat meminimalisasi mis-komunikasi yang terjadi.
2. Hambatan dalam penggunaan digital media sebagai sarana penyampaian pesan
Media komunikasi yang digunakan di dalam perusahaan juga beragam. Dikarenakan sulitnya untuk bertemu setiap hari, membuat karyawan berpikir bahwa dengan menggunakan media komunikasi, individu-individu di dalam perusahaan dapat berkomunikasi tanpa di batasi oleh ruang dan waktu. Sedangkan apabila diharuskan untuk bertemu dan berkomunikasi secara tatap muka, maka setiap pekerjaan akan terhambat setiap harinya akibat tidak adanya waktu untuk bertemu satu dengan yang lainnya, ditambah lagi dengan kondisi letak antara Head Office dengan pabrik yang tidak berdekatan. Media komunikasi tidak hanya digunakan untuk berhubungan antara Head Office dengan pabrik, namun karyawan di pabrik juga berhubungan dengan menggunakan saluran media.
Media komunikasi yang digunakan oleh perusahaan antara lain telepon, e-mail Outlook, Skype, IP BigAnt, Blackberry Messanger, dan Whatsapp. Penggunaan media komunikasi seperti sudah mendarah daging di dalam perusahaan dan tidak dapat terlepas dari setiap individu. Bapak Direktur PT. Mahkota Indonesia bahkan khusus membentuk group chat di Whatsapp untuk setiap karyawannya agar dapat berkomunikasi dan saling bertukar informasi. Group chat tersebut termasuk efektif digunakan karena atasan tidak perlu menginformasikan satu persatu anggota karyawannya apabila ada update informasi terbaru.
E-mail Outlook menjadi e-mail kantor yang sudah diaplikasikan di laptop dan komputer masing-masing karyawan yang digunakan hanya untuk kepentingan perusahaan. Setiap nama karyawan bahkan sudah terdata rapi sehingga memudahkan karyawan lain untuk mencari dan mengirimkan data dengan cepat. Media lain yang digunakan adalah IP BigAnt. Seperti media chatting pada umumnya, IP BigAnt merupakan
suatu aplikasi untuk mengirimkan pesan-pesan singkat kepada sesama rekan kerja di perusahaan. IP BigAnt dimiliki setiap karyawan yang berada di bawah naungan PT. Lautan Luas, sehingga setiap nama karyawan yang bekerja di PT. Lautan Luas maupun anak perusahaan, akan muncul dan tertera di IP BigAnt tersebut. Media komunikasi selanjutnya adalah Blackberry Messanger dan Whatsapp. Kedua aplikasi tersebut dapat diperoleh dari masing-masing gadget karyawan. Dua aplikasi media komunikasi ini merupakan media komunikasi tambahan untuk memudahkan para karyawan mencari rekan-rekannya diluar kantor sekalipun. Dan media komunikasi terakhir adalah telepon dan Skype. Telepon merupakan media komunikasi umum yang selalu digunakan setiap perusahaan. Biasanya telepon digunakan untuk hal-hal yang sifatnya urgent yang dibutuhkan langsung keputusannya, sehingga karyawan akan menggunakan telepon. Atau ketika akan berhubungan dengan orang diluar perusahaan, maka telepon merupakan media yang efektif untuk dimiliki oleh setiap perusahaan. Sedangkan Skype merupakan media komunikasi yang biasanya hanya digunakan oleh atasan untuk berkomunikasi terutama kepada karyawan yang berada diluar daerah dan tidak dapat bertemu langsung atau bertatap muka.
Para karyawan PT. Mahkota Indonesia menganggap bahwa komunikasi dengan menggunakan media merupakan cara yang efektif untuk berkomunikasi antar sesama karyawan perusahaan. Dengan adanya media komunikasi, tidak ada lagi batasan dan jarak baik ruang maupun waktu. Setiap individu dapat berkomunikasi satu dengan yang lainnya tanpa perlu bertemu dan bertatap muka secara langsung. Ketika makan siang pun, apabila ada hal penting yang harus segera diselesaikan, mereka dapat langsung menhubungi pihak terkait dan menanyakan hal tersebut. Media komunikasi seperti e-mail juga dapat menjadi sarana penyimpanan data seperti informasi penting dan bukti dari approval penjualan produk dari perusahaan.
Penggunaan media sebagai sarana berkomunikasi memang dapat sangat membantu pekerjaan dan menghemat waktu, karena apabila
dipaksakan untuk berkomunikasi dengan tatap muka setiap harinya, maka pekerjaan akan banyak terhambat, ditambah dengan lokasi perusahaan yang jauh membuat setiap karyawan akan kesulitan untuk tidak menggunakan media sebagai sarana penyampaian informasi.
Penggunaan media komunikasi memang efektif untuk digunakan, Namun, harus tetap diseimbangkan dengan komunikasi tatap muka. Hal ini dikarenakan, tidak semua informasi dapat disampaikan hanya dengan menggunakan media. Seseorang dapat mengalami kekurangan informasi ataupun kelebihan informasi dengan adanya media komunikasi tersebut. Seperti e-mail. E-mail juga memiliki kekurangan dalam perusahaan.
E-mail yang merupakan media komunikasi utama di dalam PT. Mahkota Indonesia, seringkali membuat seseorang terganggu karena terlalu banyak informasi yang masuk setiap harinya, walaupun mungkin informasi yang dikirimkan bukanlah informasi yang berhubungan dengan pekerjaan mereka. Namun dikarenakan adanya bentuk cc yang digunakan oleh karyawan ketika mengirimkan e-mail, maka setiap pihak yang ter-cc akan mendapatkan e-mail tersebut. Seringkali penuhnya inbox dalam e-mail membuat informasi penting yang harusnya diterima dan dikerjakan oleh karyawan, terlewatkan bahkan tidak terbaca. Kesulitan lain yang ditemui adalah adanya karyawan yang tidak terlalu mengerti dengan penggunaan alat komunikasi tersebut yang membuat mereka malas untuk membuka dan menunda pengiriman informasi kepada pihak lain apabila harus menggunakan e-mail atau media komunikasi lainnya. Terlalu banyak informasi yang ditunda dan tidak disampaikan akhirnya menimbulkan miss-communication antar sesama karyawan di perusahaan.
Bukan hanya dengan penggunaan e-mail, namun pengiriman informasi dengan media komunikasi lainnya yang sering digunakan oleh perusahaan seperti IP BigAnt, Whatsapp, maupun Blackberry Messenger akan menjadi informasi yang diterima sesuai dengan persepsi para karyawan.