39
HASIL PENELITIAN
4.1 Gambaran Objek Penelitian
PT. Mahkota Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur bahan kimia, dimana bahan kimia yang diproduksi adalah Sodium Silikat, Asam Sulfat, dan Aluminium Sulfat. Produksi bahan kimia ini dimulai pertama kali karena adanya perkembangan yang cerah bagi dunia industri kimia di Indonesia, sehingga pihak swasta Singapura yakni The Chemical Corporation of Singapore Ltd mengajak pihak swasta Indonesia, yaitu PT Archipelago Trading and Service Corporation mendirikan industri kimia di Indonesia. Setelah tercapai persetujuan antar kedua belah pihak maka didirikan suatu pabrik dengan nama PT. Mahkota Indonesia pada tanggal 30 Oktober 1969.
Pada awalnya PT. Mahkota Indonesia membangun pabrik Asam Sulfat (sulfuric acid) unit I pada tanggal 23 Februari 1970. Setahun setelahnya, yaitu pada tahun 1971, PT. Mahkota Indonesia membangun pabrik Aluminium Sulfat (Aluminium Sulfate).
Melihat perkembangan yang semakin meningkat, pada tahun 1976 PT. Mahkota Indonesia membangun pabrik Asam Sulfat Unit II dan mulai berproduksi pada tahun 1979. Dengan perluasan pabrik ini maka timbul inisiatif bagaimana memanfaatkan energi uap yang dihasilkan oleh pabrik Asam Sulfat unit I dan II, maka pada tahun 1981 dibangun pabrik Sodium Silikat. Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat dan dan jumlah permintaan dari konsumen yang semakin banyak, maka pada tahun 1991 didirikan pabrik Asam Sulfat Unit III.
PT. Mahkota Indonesia secara konsisten menghasilkan produk berkualitas dengan harga yang kompetitif dan layanan tepat waktu dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan, serta berusaha untuk meningkatkan kesadaran dan kepedulian lingkungan. Lokasi pabrik yang terletak di Jl. Raya Bekasi KM 21, Pulo Gadung – Jakarta ini setiap tahunnya menghasilkan Asam Sulfat sebanyak 85.000 ton, Aluminium Sulfat baik dalam bentuk cair maupun padat sebanyak 45.000 ton, dan Sodium Silikat cair dan padat sebanyak 30.000 ton. Pengiriman
dan logistik sistem memastikan bahwa produk dapat dikirim dengan aman, cepat dan selalu di bawah pengawasan kualitas yang ketat. Dan karena hasilnya yang memuaskan, PT. mahkota Indonesia menjadi perusahaan manufaktur kimia terkenal, dan merupakan salah satu pabrik kimia terbesar di Indonesia. Berikut gambar logo PT. Mahkota Indonesia:
Gambar 4.1 Logo PT. Mahkota Indonesia
Sumber: PT. Mahkota Indonesia
Identitas Perusahaan
Nama Perusahaan : PT. Mahkota Indonesia
Alamat : Jalan Raya Bekasi Km.21 – Pulo Gadung, Jakarta Utara
Telepon : 021-4603121
Fax : 021-4602792
Website : www.mahkotaindonesia.co.id
VISI
Menjadi pabrik perusahaan dan distributor Asam Sulfat, Aluminum Sulfat, Sodium Silikat yang dapat diandalkan dan terpercaya di seluruh dunia
MISI
a. Melakukan perbaikan secara terus menerus terhadap kepuasan pelanggan dengan memberikan kualitas produk dan pelayanan yang terbaik
b. Bekerja sama dengan para suppliers dan customer untuk menciptakan hubungan yang berkesinambungan
c. Terus menerus melakukan perbaikan tenaga kerja untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas
Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT. Mahkota Indonesia
Sumber : PT. Mahkota Indonesia President Director
Director
Factory Manager
Production Accounting Finance
Laboratorium Logistic Maintenance
Electric
Fitter
Information Technology
Mekanik
Purchasing Production Planning Inventory Control Aluminium Sulphate Production Molten Sulphur Production Sulphuric Acid Production Sodium Silicate Production
Human Resource Development General Affair General Affairs Human Resource Development Security Marketing Sales Technical Support Quality Assurance
Quality Control Research &
Development Transportation
Customer Service Representative STRUKTUR ORGANISASI
Job Description
1. President Director
a. Menyampaikan segala keputusan dari rapat dewan komisaris b. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif
c. Membuat kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan seluruh kegiatan perusahaan
2. Director
a. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar
b. Mewakili perusahaan dalam menjalin hubungan baik dengan lembaga pemerintahan maupun dengan perusahaan-perusahaan lainnya.
c. Membina hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan d. Mengawasi pelaksanaan kerja dan penjualan dari perusahaan
e. Memimpin rapat umum, seperti rapat umum pemegang saham, rapat penjualan produk, rapat kenaikan gaji
f. Mengatur tata tertib, serta kebijakan-kebijakan perusahaan
g. Membuat keputusan dalam meeting atau situasi-situasi tertentu yang dianggap perlu
3. Accounting
a. Membuat jurnal transaksi
b. Membuat monthly report untuk penjualan yang dilakukan c. Membuat laporan dan menghitung pajak perusahaan d. Membuat neraca, laporan laba rugi, dan arus kas 4. Finance
a. Memegang keuangan perusahaan
b. Melakukan pembayaran atau transaksi dengan supplier c. Menerima pembayaran dari customer
d. Membuat cash flow perusahaan e. Memegang Petty cash perusahaan 5. Factory Manager
a. Mengawasi seluruh kegiatan yang dilaksanakan pada masing-masing bagian dalam pabrik
b. Menerima laporan pekerjaan dari pihak pabrik
c. Meminta pertanggungjawaban semua kegiatan yang dilaksanakan oleh masing-masing bagian dalam pabrik
6. Laboratorium
a. Memeriksa tingkat kekentalan produksi bahan kimia dasar untuk produk Sodium Silikat
b. Memeriksa setiap hasil produksi yang dihasilkan, apakah cocok dan sesuai dengan kebutuhan customer
7. Logistic
a. Melakukan pelaksanaan proses produksi untuk Asam Sulfat, Aluminium Sulfat, Sodium Silikat, Molten Sulphur
b. Pengepakan produk Asam Sulfat, Aluminium Sulfat, Sodium Silikat, Molten Sulphur dan menyimpannya di dalam gudang
c. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang berhubungan dengan proses produksi
d. Memberi laporan kegiatan yang berhubungan dengan proses produksi 8. Maintanance (Electric, Filter, Informations Technology, Mechanic)
a. Melakukan perawatan secara rutin dan berkala b. Menangani perbaikan sarana dan prasarana
c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan asset perusahaan d. Mengawasi penggunaan seluruh asset perusahaan
e. Memberi laporan kegiatan yang dilakukan kepada Factory Manager 9. Purchasing
a. Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang inventory, material b. Memastikan kelancaran operasional perusahaan
c. Memastikan kesediaan barang/material melalui mekanisme audit atau control stock
d. Membuat rencana pemasaran e. Menjalankan administrasi umum
f. Membuat laporan yang akan dipertanggung jawabkan kepada Factory Manager
10.Production Planning Inventory Control
a. Merencanakan produksi dan mengontrol kebutuhan bahan baku agar proses produksi dapat berjalan dengan baik
b. Memahami kapasitas ekspedisi, jadwal pengiriman, mengetahui kualitas produk, mengetahui kapasitas gudang, mengetahui formula produk, mengetahui quantity minimum order
11.Production (Aluminium Sulphate, Molten Sulphur, Sulphuric Acid, Sodium Silicate)
a. Menghasilkan produk yang berkualitas
b. Bertanggung jawab akan hasil produksi yang dihasilkan
c. Mengontrol hasil produksi agar tidak terlalu sedikit dan tidak terlalu banyak
12.Quality Control
a. Melakukan tes produk di laboratorium sesuai dengan permintaan pelanggan
b. Mengontrol dampak polusi yang ditimbulkan terhadap lingkungan c. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Factory Manager 13.Research & Development
a. Bertanggung jawab untuk memastikan kualitas performansi dalam perusahaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan b. Bertanggung jawab mengelola sejumlah dana tertentu yang telah
dianggarkan perusahaan untuk riset dan pengembangan
c. Bertugas untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan
14.Transportation
a. Mengatur transportasi pemuat barang yang akan dikeluarkan untuk melakukan pengiriman barang ke customer
b. Bertanggung jawab atas transportasi pemuat barang yang keluar dari wilayah pabrik PT. Mahkota Indonesia
15.General Affairs
a. Melakukan purchasing / pembelian aset kantor (misalnya pembelian ATK, Furniter dsb)
b. Mengurus pemeliharaan asset kantor (Misalnya jadwal perbaikan /service mobil operational kantor, maintenance gedung kantor dsb) c. Berhubungan dengan pihak ketiga dalam perjanjian jual beli atau sewa
menyewa (misalnya pembelian makan siang setiap harinya untuk karyawan pabrik)
d. Mengatur jadwal/agenda kedatangan tamu perusahaan 16.Human Resource Development
a. Melakukan recrutmen tenaga kerja baru b. Melakukan seleksi tenaga kerja
c. Melakukan pengembangan dan evaluasi karyawan seperti mengadakan training karyawan
d. Memberikan kompensasi dan proteksi para pegawai
e. Melakukan pengolahaan terhadap hubungan antara management dan karyawan untuk mendorong iklim kerja yang kondusif bagi kedua belah pihak
17.Security
a. Menyelenggarakan aktivitas keamanan dan ketertiban di lingungan perusahaan terutama pengamana fisik asset perusahaan
b. Mengatur dan mengontrol keluar masuknya mobil produksi baik dari PT. Mahkota Indonesia, maupun dari perusahaan lain
18.Sales
a. Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat, melalui produk yang dibuat oleh perusahaan (Melakukan promosi produk)
b. Memberikan pemasukan bagi perusahaan dengan cara menjual produk dari perusahaan
c. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat serta menjadi jembatan antara perusahaan dan lingkungan eksternal
d. Menyerap informasi dan menyampaikan kepada perusahaan tentang segala sesuatu yang bermanfaat untuk mendukung peningkatan kualitas dan penjualan produk
19.Customer Service Representative
a. Menyusun data Pre-Order para customer
b. Membuat jadwal pengiriman barang kepada customer c. Menerima complain dan saran atau pendapat dari customer 20.Technical Support
a. Membantu melakukan perawatan rutin seluruh hardware.
b. Membantu melakukan pengecekan dan menjaga software-software yang terpasang di komputer, termasuk jaringan (LAN) dan server sehingga dapat berjalan dengan sempurna.
c. Membantu menyelesaikan/perbaikan hardware dan jaringan secara dini (trouble shooting) dan melapor kepada atasannya bila terdapat komponen yang harus diperbaiki/diganti.
d. Melaporkan kepada atasannya bila ada software/sistem aplikasi yang bermasalah termasuk tindakan yang perlu diambil sebatas kewenangan yang diberikan oleh vendor.
e. Membantu menyiapkan proses pengajuan pengadaan hardware dan atau software.
21.Quality Assurance
a. Berfokus pada pemenuhan mutu produk dari produksi yang dihasilkan oleh PT. Mahkota Indonesia. Saat ini, PT. Mahkota Indonesia memiliki sertifikat untuk ISO 9000, ISO 14000, SNI, dan Sertifikat Halal
Profil Informan
Informan 1
Nama Lengkap : GA
Jabatan : Sales Executive
Divisi : Marketing
Tanggal Lahir : 20 Juni 1991 Sudah Bekerja berapa lama : 5 bulan
Informan 2
Nama Lengkap : SI
Jabatan : Customer Service Representative
Divisi : Marketing
Tanggal Lahir : 13 September 1986 Sudah Bekerja berapa lama : 9 Tahun
Informan 3
Nama Lengkap : NA
Jabatan : Customer Service Representative
Divisi : Marketing
Tanggal Lahir : 11 Oktober 1985 Sudah Bekerja berapa lama : 9 tahun
Informan 4
Nama Lengkap : MO
Jabatan : Transport Supervisor
Divisi : Ekspedisi
Tanggal Lahir : 7 Maret 1969 Sudah Bekerja berapa lama : 23 tahun
Informan 5
Nama Lengkap : RS
Jabatan : Transport Manager / Sales Executive Divisi : Transportasi/Marketing
Tanggal Lahir : 07 November 1988 Sudah Bekerja berapa lama : 11.5 bulan
Informan 6
Nama Lengkap : AI
Jabatan : Sales Manager
Tanggal Lahir : 04 November 1985 Sudah Bekerja berapa lama : 2 tahun
4.2 Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.2.1 Pengumpulan Data
Pada sub ini akan dijelaskan mengenai proses pengumpulan data yang dilakukan dengan narasumber PT. Mahkota Indonesia. Data diperoleh dengan menggunakan wawancara dengan beberapa karyawan internal perusahaan PT. Mahkota Indonesia serta hasil observasi yang dilakukan selama periode masa penelitian. Narasumber yang dipilih sebagai berikut: a. AI sebagai Sales Manager
Wawancara dilakukan dengan cara tatap muka pada tanggal 14 April 2014 pukul 14.30 dan selesai pada pukul 15.10.
Wawancara dilakukan di dalam ruangan informan di Head Office Slipi ketika beliau memiliki waktu luang disela-sela pekerjaannya. Dengan berbincang santai, pertanyaan wawancara berhasil seluruhnya dijawab selama ± 40 menit dan dibantu dengan alat perekam Voice Note dari Smartphone. Informan secara professional menjawab dan menjelaskan setiap detail pertanyaan yang ditanyakan dengan menyisipkan contoh-contoh dari masalah atau kasus yang pernah terjadi di PT. Mahkota Indonesia. Sempat terjadi sedikit gangguan ketika proses wawancara berlangsung, dimana informan mendapat telepon dari salah satu customer yang menanyakan soal produk Sodium Silicate, sehingga wawancara harus dihentikan selama beberapa menit. Namun secara keseluruhan, wawancara yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar dan ada hasil yang diperoleh dari wawancara tersebut.
b. RS sebagai Sales Executive dan Transport Manager
Wawancara dilakukan dengan menggunakan email yang dikirimkan pada tanggal 14 April 2014 pukul 13.30, dan dibalas pada tanggal 14 April 2014 pukul 14.35. Namun, karena data yang
diperoleh belum cukup memuaskan, wawancara kembali dilakukan dengan mengirimkan pertanyaan berupa email kedua yang dilakukan pada tanggal 28 April 2014 pukul 10.18, dan dibalas pada tanggal 02 Mei 2014 pukul 14.14. Setelah melakukan wawancara kedua, data yang diterima dianggap sudah lengkap dan cukup.
Wawancara dilakukan dengan menggunakan email karena kesulitan untuk bertemu dengan informan. Dikarenakan per-bulan April beliau diangkat menjadi manager transportasi, membuatnya lebih banyak menghabiskan waktu di pabrik dibandingkan di Head Office. Dan ketika melakukan kunjungan ke pabrik, informan selalu sibuk dan sulit untuk diajak wawancara. Sehingga pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan email sehingga informan bebas untuk memilih waktu yang tepat untuk menjawab keseluruhan pertanyaan wawancara yang telah diberikan.
c. GA sebagai Sales Executive
Wawancara dilakukan dengan informan di Pabrik PT. Mahkota Indonesia yang berlokasi di Pulo Gadung pada tanggal 27 April 2014 sekitar pukul 13.00 sehabis makan siang. Suasana cukup kondusif karena wawancara dilakukan di ruang meeting di Pabrik, sehingga beliau dapat berkonsentrasi dalam memberikan jawaban. Wawancara dilakukan dengan durasi waktu sekitar ± 20 menit dengan bantuan alat perekam Voice Note dari smartphone.
Namun data yang diperoleh dianggap belum cukup lengkap, sehingga dilakukan wawancara kedua. Hanya saja, karena tidak bertemu dengan informan saat itu, wawancara akhirnya dilakukan dengan menggunakan email. Dimana email berupa pertanyaan wawancara dan dikirimkan pada tanggal 14 April 2014 pada pukul 10.08 dan dibalas pada tanggal 14 April 2014 pukul 10.51. Setelah keseluruhan data diperoleh dan diolah, ada beberapa pertanyaan yang belum dijawab secara maksimal sehingga ketika kembali bertemu dengan informan pada tanggal 28 April 2014, pengumpulan data
kembali dilakukan dengan melakukan wawancara ulang khusus untuk beberapa pertanyaan yang belum terjawab secara maksimal tersebut. Wawancara dilakukan sekitar pukul 09.55 sampai dengan 10.20.
d. SI sebagai Customer Service Representative
Wawancara dilakukan dengan informan pertama kali di pabrik pada tanggal 17 Maret 2014 pada pukul 15.10. Wawancara dilakukan dengan tatap muka, namun karena pekerjaan beliau yang padat, membuat wawancara harus dilakukan dengan keadaan dimana informan tetap melanjutkan pekerjaannya. Hal ini membuat terkadang konsentrasi dari informan terpecah dan beberapa kali wawancara terganggu dengan adanya telepon dari para customer. Hal ini membuat kemungkinan besar data yang diperoleh tidak akurat karena konsentrasi beliau terganggu. Sekitar ± 30 menit wawancara dilakukan dan direkam dengan menggunakan alat bantu perekam voice note dari smartphone.
Karena kesulitan untuk memperoleh data di wawancara pertama, akhirnya wawancara kembali diadakan dengan menggunakan email dengan harapan agar informan dapat menjawab setiap pertanyaan dengan lebih detail. Pertanyaan wawancara ulang yang dikirimkan berupa email dilakukan pada tanggal 10 April 2014 pukul 08.44 dan balasan diterima pada tanggal 14 April 2014 yakni berupa permintaan untuk menunggu jawaban dari wawancara tersebut. Dikarenakan adanya pengumpulan data ISO yang dilakukan selama kurang lebih satu minggu, informan tidak dapat menjawab pertanyaan wawancara tersebut. Akhirnya jawaban dari pertanyaan baru dapat diperoleh pada tanggal 22 April 2014, dimana pada saat itu sedang dilakukan pengumpulan data dan observasi di pabrik dan email dibalas pada pukul 17.54.
e. NI sebagai Customer Service Representative
Wawancara dilakukan dengan informan pertama kali pada tanggal 07 April 2014 pukul 14.45 dimana wawancara tersebut dilakukan di ruang meeting Pabrik PT. Mahkota Indonesia Pulo Gadung. Dengan menggunakan alat bantu perekam yakni voice note dari smartphone, wawancara dilakukan ± 30 menit. Namun hasil data yang diperoleh belum maksimal sehingga wawancara kembali dilakukan dengan menggunakan email karena kondisi beliau yang sibuk dan berlokasi di Pabrik. Pertanyaan ulang dikirimkan dengan menggunakan email pada tanggal 10 April 2014. Pertanyaan sudah diisi pada tanggal 15 April 2014 namun dikarenakan adanya pengumpulan data ISO yang dilakukan selama kurang lebih satu minggu, informan tidak dapat mengirimkan email dari jawaban hasil wawancara tersebut. Akhirnya jawaban dari pertanyaan baru dapat diperoleh pada tanggal 22 April 2014 pagi, dimana pada saat itu sedang dilakukan pengumpulan data dan observasi di pabrik. Hasil wawancara tersebut kemudian di cross check bersama dan sempat dilakukan wawancara kembali terkait dengan pertanyaan yang belum dijawab secara lengkap pada waktu makan siang pukul 12.30 sampai dengan pukul 13.10.
f. MO sebagai Supervisor Transportasi
Wawancara dilakukan dengan informan pada tanggal 27 Maret 2014, di ruang meeting yang berlokasi di pabrik PT. Mahkota Indonesia pukul 15.05. Wawancara dilakukan ± 40 menit dengan bantuan alat perekam voice note dari smartphone. informan dapat menjawab dengan detail setiap pertanyaan yang diberikan. Dikarenakan narasumber senang bercerita, data yang diperoleh menjadi jauh lebih mudah. informan dapat menjelaskan dengan baik bagaimana setiap proses dari ekspedisi yang dilakukan dan memberikan contoh dari setiap pertanyaan yang diberikan sehingga wawancara dapat berjalan dengan lancar dengan kondisi yang
kondusif pula. Namun dikarenakan ada beberapa data yang masih kurang, akhirnya beberapa pertanyaan kembali ditanyakan pada saat melakukan member check pada tanggal 02 Mei 2014. Hal ini dilakukan untuk menambahkan data yang diperlukan. Member check dan wawancara tambahan dilakukan sekitar pukul 15.10 sampai dengan 15.40.
4.2.2 Keabsahan Data
Keabsahan data diperoleh dengan menggunakan triangulasi metode dan member check. Penggunaan triangulasi metode di dalam penelitian akan di terapkan di dalam teknik analisis data, dimana akan dilakukan perbandingan data antara hasil observasi, hasil wawancara, dokumentasi serta konsep yang telah di jabarkan di bab 2 sebelumnya. Dalam perbandingan tersebut akan dilihat apakah implementasi komunikasi organisasi melalui digital media dapat berjalan dengan baik, dan apa yang menjadi hambatan di dalam proses implementasi komunikasi organisasi tersebut.
Selanjutnya member check dilakukan sebagai bantuan dalam meningkatkan kebenaran dari hasil penelitian. Member check dilakukan kepada seluruh narasumber PT. Mahkota Indonesia. Proses dilakukan dengan mengumpulkan seluruh data hasil wawancara. Setelah keseluruhan data hasil wawancara dikumpulkan, data lalu diolah dan dimasukkan ke dalam tabel kemudian di klasifikasikan sesuai dengan pertanyaan penelitian. Data yang dimasukkan dalam tabel terdiri dari nomor, pertanyaan wawancara, serta kata kunci dari setiap jawaban wawancara yang diberikan.
Setelah diklasifikasikan, data tersebut kemudian diolah dalam bentuk paragraf dari jawaban hasil wawancara kepada para narasumber. Setelah data berhasil disusun dalam bentuk paragraf, data kemudian disatukan dengan surat pernyataan member check, dimana dalam surat pernyataan tersebut, para narasumber menyatakan bahwa benar mereka telah membaca keseluruhan hasil wawancara dan benar bahwa mereka
memberikan informasi tersebut sesuai dengan apa yang terjadi di dalam lingkungan kerja.
Member check dilakukan pertama kali kepada informan SI dan informan NA sebagai CSR PT. Mahkota Indonesia pada tanggal 02 Mei 2014 di ruang meeting pabrik. Hasil laporan wawancara yang dibuat dalam bentuk paragraf diserahkan kepada kedua narasumber untuk di cek kembali pernyataannya. Setelah selesai dibaca, kedua informan diminta untuk menandatangani surat pernyataan member check dan memastikan agar tidak ada informasi yang salah atau kurang di dalam pernyataan tersebut. Kegiatan member check diabadikan dengan foto ketika narasumber menandatangani surat pernyataan member check.
Member check kedua dilakukan dengan Informan MO dari divisi Transportasi pada tanggal 02 Mei 2014. Informan MO diminta untuk masuk ke dalam ruang meeting agar dapat berkonsentrasi saat membaca keseluruhan hasil wawancara yang telah disusun dalam bentuk paragraf. Setelah membaca hasil wawancara tersebut, beliau sempat berbicara seputar pekerjaan, mengenai bagaimana membangun relasi dan komunikasi yang baik agar dapat mengurangi miss-communication.
Member check selanjutnya dilakukan dengan informan GA dan informan AI di Head Office Slipi pada tanggal 05 Mei 2014. Dimana pada saat itu informan AI sedang berada di ruangannya dan informan GA sedang berada di meja kerjanya. Kembali keseluruhan hasil wawancara yang telah di susun dalam bentuk paragraf diserahkan kepada para narasumber untuk di baca dan ditanda tangani. Setelah memastikan keseluruhan data tidak ada yang salah dan kurang, surat pernyataan lalu di kembalikan.
Member check terakhir dilakukan dengan informan RS. Dimana karena beliau sulit untuk ditemui, maka surat keterangan member check beserta hasil wawancara harus dititipkan ke bagian pabrik. Pernyataan member check ditandatangani pada tanggal 07 Mei 2014 di pabrik, dan data tersebut dikembalikan pada tanggal 12 Mei 2014.
Alasan pemilihan Member check adalah dengan hasil wawancara yang dibuat dalam bentuk deskripsi, narasumber dapat membaca kembali pernyataan yang telah dibuat ketika wawancara dilakukan. Apabila ada kata-kata atau hasil wawancara yang tidak sesuai dengan pernyataan, maka narasumber dapat memperjelas maksud yang disampaikan. Hal ini dapat mengurangi kesalahan dalam pemberian informasi. Selain itu, dengan menggunakan Member check, ada bukti nyata berupa tanda tangan narasumber bahwa pengumpulan data dengan menggunakan wawancara ini benar adanya dan memang terlaksana.
4.2.3 Hasil Penelitian
1. Reduksi Data
Proses reduksi data dilakukan pertama kali dengan cara membagi data dari masing-masing narasumber kedalam tabel. Setelah itu data hasil wawancara diketik dan dimasukkan kedalam tabel yang dibagi menjadi 3 bagian yakni pertanyaan wawancara, jawaban dari pertanyaan wawancara dan kata kunci. Kata kunci di isi berdasarkan inti dari hasil jawaban yang diberikan oleh narasumber. Setelah itu, data tersebut kemudian dikemas dengan cara mencari kesimpulan dari masing-masing jawaban narasumber untuk setiap pertanyaan penelitian. Proses ini sedikit memakan waktu dan terhambat karena pertanyaan wawancara dari setiap narasumber tidaklah sama. Pertanyaan wawancara dibedakan berdasarkan divisinya masing-masing. Namun secara keseluruhan, hasil reduksi data berhasil dilakukan. Hasil yang diperoleh adalah keseluruhan narasumber memberikan jawaban yang sama satu dengan yang lainnya serta merasakan hal yang kurang lebih sama mengenai alur komunikasi perusahaan dalam meminimalisasi konflik.
Keseluruhan data reduksi masing-masing narasumber dikumpulkan menjadi satu tabel sehingga lebih mudah untuk dibandingkan hasil jawabannya. Perbandingan jawaban tersebut disusun berdasarkan kata kunci yang diperoleh dari masing-masing jawaban narasumber. Berikut tabel reduksi data yang telah dibuat dan dibandingkan:
Tabel 4.1 Reduksi Data Implementasi Komunikasi Organisasi melalui Penggunaan Digital Media Pertanyaan berkaitan dengan Implementasi Komunikasi Organisasi melalui Penggunaan Digital Media
NO Pertanyaan CSR SI CSR NA Sales Executive GA Supervisor transport MO Sales Manager AI Transport Manager & Sales Executive RS
1 Proses dan Alur
komunikasi Baik, langsung ke pihak terkait Baik, langsung ke pihak terkait Baik, langsung ke pihak terkait Mengikuti prosedur langsung ke pihak terkait Direct contact
2 Pihak yang berhubungan Sales, Sales
Manager, Transporter, Customer, Kepala Produksi, Lab, dan Finance Sales Marketing, Produksi, ekspedisi, Lab, PPIC, Finance Produksi, Ekspedisi, CSR, Customer dan Finance finance, Marketing, CSR, Security, logsitik Produksi, Transportasi, CSR, Logistik, Sales Marketing Produksi, quality, Logistik, Ekspedisi dan finance 3 Hubungan komunikasi dengan divisi lain
Dengan media berakibat miss-communication Perbedaan pendapat berakibat miss-communication Kurang tanggap berakibat miss-communication Dengan media, berakibat miss-communication Dengan media berakibat miss-communication Perbedaan pendapat berakibat
miss-communicati on 4 Hubungan dengan pihak HO / Pabrik Dengan Sales Marketing Dengan Sales Marketing Dengan CSR, Transportasi, Ekspedisi, Finance dan produksi Tidak berhubungan Dengan CSR, Transportasi, Ekspedisi, Logistik dan produksi Produksi, quality, Logistik, Ekspedisi dan finance 5 Pentingnya komunikasi organisasi dan alasannya Penting untuk menyebarkan informasi Penting untuk mengurangi kesalahan informasi Penting karena pekerjaan dikerjakan dengan tim, bukan individual Penting untuk mengetahui apakah ada hambatan pekerjaan Penting untuk mengurangi kesalahan informasi Penting untuk mendapatkan laporan yang cepat dan terpercaya Sumber: Hasil Wawancara
Tabel 4.2 Tabel Reduksi Data Hambatan Penggunaan Digital Media
Pertanyaan berkaitan dengan Hambatan Penggunaan Digital Media
NO Pertanyaan CSR SI CSR NA Sales Executive GA Supervisor transport MO Sales Manager AI Transport Manager & Sales Executive RS 1 Media komunikasi di Perusahaan Email, Telepon, Bbm, WA Telepon, IP BigAnt, email Email, Telepon, IP BigAnt Email, telepon, IP BigAnt Email, IP BigAnt, Whatsapp dan Telepon Telepon, Email, Chatting
2 Komunikasi tatap muka Meeting sebulan sekali Meeting sebulan sekali Meeting sebulan sekali Meeting sebulan sekali Meeting sebulan sekali Meeting sebulan sekali 3 Bila media komunikasi
terganggu Alternatif media Alternatif media Alternatif media Alternatif media Alternatif media Alternatif media 4 Keefektifan penggunaan media
Cukup efektif Cukup efektif Cukup efektif Cukup efektif Cukup efektif cukup efektif
1 Masalah Miss-communication dalam Pernah karena kurangnya Pernah karena kurangnya Pernah karena salah persepsi Pernah karena salah informasi Pernah karena salah persepsi Pernah karena informasi
perusahaan komunikasi komunikasi tidak jelas 2 Dampak dari
Miss-Communication Complain dari customer dan pengiriman menjadi terhambat Menerima complain dan pengiriman barang tertunda Adanya kesalah-pahaman Waktu dan pengulangan kerja Sleg antar karyawan dan terkadang sampai ke customer Waktu, uang, kepercayaan dari pihak ketiga
2. Display Data
Tabel 4.3 Display Data Pertanyaan Penelitian 1
Bagaimana implementasi komunikasi organisasi PT. Mahkota Indonesia melalui penggunaan digital media?
Reduksi Data Observasi Teori
Hanya dengan pihak terkait dengan menggunakan media komunikasi
Pihak yang paling sering melakukan komunikasi dan saling berhubungan adalah divisi Transportasi, divisi Marketing, divisi Produksi dan divisi Keuangan.
Keseluruhan divisi tersebut akan saling bekerjasama untuk meningkatkan penjualan dan keuntungan perusahaan setiap bulannya.
Alur komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan dilakukan secara prosedural dan langsung kepada pihak yang terkait, tanpa melihat hirarki dan struktur organisasi perusahaan.
Komunikasi organisasi internal perusahaan didukung oleh media komunikasi sebagai sarana penyampaian pesan.
Teori komunikasi organisasi dan arah aliran informasi menurut Pace & Faules
Hierarki menurut West & Turner
Lima jenis informasi yang diberikan atasan kepada bawahan menurut Katz & Kahn
Komunikasi lintas-saluran menurut Fayol
Jurnal Pricillia Johanna
Jurnal dari Mega Dini Pradani
Jurnal dari Kenan Spaho
Jurnal dari Eva Tariszka –Semegine, PhD
Hasil Perbandingan data:
Berkaitan dengan pertanyaan penelitian mengenai alur komunikasi organisasi yang terjadi di perusahaan, hasil wawancara yang dilakukan oleh para narasumber mengatakan bahwa keseluruhan alur komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan berjalan secara langsung kepada pihak terkait. Narasumber mengatakan bahwa alur komunikasi organisasi berjalan dengan baik dengan menggunakan media sebagai saluran komunikasi perusahaan. Pihak-pihak di dalam perusahaan yang paling banyak berhubungan adalah antara divisi Marketing yang terdiri dari CSR, Sales Executive dan Sales Manager, divisi Transportasi yang terdiri dari Transport Manager, Supervisor dan karyawan transportasi, divisi produksi serta divisi Finance.
Observasi dan penelitian dilakukan selama 3 bulan dari periode Februari – Mei 2014 di PT. Mahkota Indonesia yang berada di dua tempat yakni Head Office yang berada di Slipi dan Pabrik yang berada di kawasan pabrik Pulo Gadung. Hasil penelitian yang diperoleh mengenai alur komunikasi di perusahaan adalah, komunikasi di PT. Mahkota Indonesia bergerak sesuai dengan prosedur yang sudah ada sebelumnya. Tidak ada pihak-pihak penyalur informasi atau perantara ketika atasan hendak berkomunikasi kepada bawahan atau sebaliknya. Ketika karyawan CSR hendak melaporkan masalah penjualan kepada atasan misalnya, CSR dapat langsung berkomunikasi dengan Sales Manager tanpa perantara dari Marketing. Komunikasi yang terjadi diantara setiap karyawan perusahaan sangat terbuka satu sama lain. Dengan komunikasi yang dilakukan oleh karyawan perusahaan, dapat disimpulkan bahwa alur komunikasi organisasi tidak bergerak secara hierarki atau struktural karena keseluruhan individu di dalamnya akan langsung berkomunikasi satu dengan yang lainnya tanpa harus melaporkan terlebih dahulu informasi tersebut kepada karyawan yang berada satu tingkat di atas mereka.
Fokus penelitian yang dilakukan adalah dengan pihak-pihak yang paling banyak terkait satu divisi dengan divisi lainnya. Dari hasil observasi yang diperoleh, terlihat bahwa divisi yang paling banyak berhubungan dan
melakukan komunikasi adalah antara divisi Marketing dengan divisi transportasi, divisi produksi, divisi Logistik dan divisi Finance. Alur komunikasi yang dilakukan dimulai dari masalah produksi barang berupa bahan dasar kimia seperti Aluminium Sulfate, Sulfuric Acid, Sodium Silicate dan Sulphur. Produk bahan kimia tersebut akan ditawarkan oleh Sales Executive kepada pihak pabrik atau perusahaan yang membutuhkan serta pihak Trader untuk dijual kembali. Setelah Sales Executive berhasil menjual produksi pabrik, customer akan mengirimkan PO (Pre-Order) dalam format jumlah quantity produksi yang akan diambil bulan itu, dan harga per-kilo yang telah di negosiasikan dengan pihak customer. PO biasanya akan dikirimkan oleh customer dengan menggunakan fax. Setelah PO diterima, pesanan akan diinformasikan ke pihak transportasi untuk dibuatkan bon muat. Bon muat tersebut adalah bukti izin untuk melakukan pemuatan barang di mobil transportasi. Bon muat lalu diberikan kepada pihak logistik dimana mereka yang akan melakukan timbangan terhadap pemesanan barang sebesar yang dipesan oleh pihak customer. Bon muat yang telah diberikan oleh pihak Transportasi akan diganti menjadi bukti pemuatan barang yang telah dikeluarkan oleh pihak logistik. Bukti pemuatan barang tersebut akan diberikan kepada pihak transportasi untuk dibuatkan surat jalan. Surat jalan akan dikeluarkan apabila sudah di tanda tangani atau di acc oleh pihak Marketing dan Finance. Surat jalan lalu akan di tanda tangani oleh supir yang bertanggung jawab mengantarkan pemesanan tersebut ke customer. Supir akan membawa 2 bon bukti yakni berwarna hijau dan biru. Bon bukti berwarna hijau akan diberikan kepada pihak security pos pabrik PT. Mahkota Indonesia untuk mendapatkan izin keluar dari wilayah pabrik,sedangkan bon biru akan menjadi surat penagihan kepada pihak customer. Bon hijau akan di ambil setiap paginya oleh pihak logistik untuk di konfirmasi kembali berapa banyak produksi yang keluar di hari sebelumnya. Setelah itu, bon hijau akan di kembalikan kepada pihak ekspedisi dan tugas finance adalah untuk membuat invoice penagihan kepada customer.
Keseluruhan proses dan alur komunikasi yang terjadi, dilakukan secara langsung dengan pihak terkait. Tidak ada pihak ketiga atau pihak perantara untuk menyampaikan informasi tersebut. Berdasarkan teori mengenai komunikasi organisasi dan arah aliran informasi dalam buku karangan Pace & Faules (2010) mengatakan bahwa informasi yang berpindah secara formal biasanya bergerak dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah (komunikasi ke bawah), atau komunikasi yang bergerak dari suatu jabatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi (komunikasi ke atas) dan informasi yang bergerak antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya serta informasi yang bergerak diantara oran atau jabatan yang tidak menjadi atasan maupun bawahan satu dengan yang lainnya karena mereka menempati bagian fungsional yang berbeda (komunikasi lintas saluran). Hampir sama seperti yang dikatakan dalam buku karangan West & Turner (2008) yang mengatakan bahwa hierarki adalah prinsip-prinsip pengaturan dimana orang diberikan urutan di atas atau di bawah yang lain. Namun komunikasi yang terjadi di PT. Mahkota Indonesia berjalan tanpa memperhatian hierarki atau struktur organisasi perusahaan sehingga tidak ada perantara dalam komunikasi yang terjadi di perusahaan. Setiap karyawan bebas berkomunikasi dengan siapapun di dalam perusahaan baik yang otoritasnya lebih tinggi, setara maupun yang otoritasnya lebih rendah.
Menurut Jurnal yang ditulis oleh Kenan Spaho ” Komunikasi organisasi sebagai faktor penting keberhasilan perusahaan di Bosnia dan Herzegovina” melihat bahwa peran paling penting dari komunikasi organisasi adalah membangun hubungan. Karena dengan membangun hubungan dengan sesama akan memberikan dasar yang kuat dalam menghadapi perubahan dan kasus manajemen krisis dalam organisasi. Komunikasi yang efektif sangat penting bagi penciptaan sebuah perusahaan yang sukses. Jika tidak ada komunikasi dalam perusahaan, perusahaan dapat dianggap sebagai organisasi yang buruk dan tidak sukses. Komunikasi antara manajer dan karyawan akan berakhir konflik
dan akan menyebabkan kemerosotan moral perusahaan. Sementara, komunikasi yang teratur akan menciptakan pekerja yang efektif dan kreatif. Hampir sama dengan yang dikatakan Eva Tarizka – Semegine PhD dalam jurnalnya yang berjudul ” Komunikasi organisasi internal sebagai sarana untuk meningkatkan efisiensi di Hungaria” mengatakan bahwa tingkatan komunikasi dalam organisasi menentukan efisiensi organisasinya.
Menurut Katz & Kahn (Pace & Faules, 2010: 185) Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan yakni: (1) Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, (2) Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, (3) Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi, (4) informasi mengenai kinerja pegawai, dan (5) informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission). Komunikasi ke bawah dapat berjalan dengan baik, karena atasan akan selalu memberikan informasi kepada bawahan mengenai kebijakan perusahaan, motivasi, atau informasi-informasi penting lainnya yang perlu diketahui oleh bawahan. Para atasan memiliki tanggung jawab besar dalam menginformasikan kelima hal tersebut diatas dan berusaha untuk selalu mengingatkan bawahan mengenai tugas dan tanggung jawab mereka sebagai seorang karyawan. Walaupun tidak dapat bertemu dengan langsung, atasan akan menggunakan media sebagai sarana penyampaian informasi kepada para bawahan. Sedangkan untuk komunikasi ke atas belum berjalan secara maksimal, karena bawahan hanya berkomunikasi dengan atasan seputar penyampaian informasi mengenai penjualan, atau ketika ada masalah yang mengharuskan atasan untuk turun tangan membantu menyelesaikan masalah. Seperti yang dirasakan oleh para karyawan dengan Direktur PT. Mahkota Indonesia, dimana komunikasi tatap muka hanya dilakukan secara rutin pada saat meeting bulanan, namun tidak semua karyawan ikut terjun langsung dalam meeting yang diadakan, sehingga para bawahan tidak memiliki relasi yang dekat dengan Direktur. Beberapa karyawan beranggapan bahwa atasan belum secara langsung menjamah seluruh
karyawan dalam perusahaan ditambah dengan posisi Direktur yang lebih sering berada di Head Office membuat para bawahan sulit untuk bertemu dan berkomunikasi langsung. Hal ini terjadi pula di CV Semoga Jaya Excelso Samarinda, dimana para komunikasi ke atas dianggap kurang efektif karena karyawan segan untuk membuka topik pembicaraan dan segan untuk menyampaikan informasi karena atasan kurang membuka diri dan tidak ada pendekatan kepada karyawan. Komunkasi ke bawah juga tidak berjalan lancar karena kurangnya sensitivitas dan kepedulian atasan terhadap hak dari para karyawan sehingga menyebabkan kinerja dan kedisiplinan para karyawan dalam mengerjakan tugasnya menjadi menurun. Komunikasi yang kurang efektif itu menimbulkan masalah dalam pemberian insentif sehingga menyebabkan para karyawan tidak puas dengan sistem manajemen perusahaan dan berimbas pada kualitas pelayanan yang menurun. Dari penelitian yang dilakukan di dalam jurnal Mega Dini Pradani, ditarik kesimpulan bahwa komunikasi vertikal merupakan hal penting agar para karyawan merasa tidak diabaikan, dan kualitas kerja dapat semakin meningkat.
Menurut beberapa ahli dalam buku Komunikasi Organisasi karangan Pace dan Faules (2010), komunikasi keatas merupakan hal yang penting karena Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya, dengan komunikasi keatas, atasan dapat mengetahui sejauh mana informasi yang diterima dan dimengerti oleh para bawahan, atasan dapat membantu bila bawahan mengalami masalah dan bawahan dapat memiliki kesempatan untuk menyampaikan pendapat atau gagasan mereka. Namun komunikasi keatas tidak berjalan dengan baik, sehingga bawahan memiliki perasaan segan, ketakutan bahwa atasan tidak peduli dan tidak tertarik dengan masalah maupun ide yang dimiliki para bawahan. Menurut jurnal dari Pricillia Johanna, respon pastif manajemen yang pendiam dan tidak banyak bicara membuat tidak adanya umpan balik dari karyawan yang mana karyawan tidak pernah bertanya maupun memberikan pendapat, saran, dan kritik
kepada pimpinan, kesalahpahaman pesan, padahal ini yang dibutuhkan oleh para bawahan untuk membangun relasi yang baik dengan atasannya.
Selanjutnya komunikasi horizontal dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik. Setiap individu dalam perusahaan terbuka satu dengan yang lainnya dan menerima masukan-masukan dari rekan kerjanya. Contohnya seperti para CSR PT. Mahkota Indonesia. Pekerjaan yang banyak terkadang membuat pihak CSR kewalahan. Namun dengan jumlah anggota yang hanya dua orang, mereka mencoba untuk saling membagikan informasi yang dibutuhkan, dan terkadang saling membantu rekan kerjanya. Karena, walaupun berada di satu divisi yang sama, pekerjaan mereka telah dibagi berdasarkan produk dan pelanggan, sehingga pekerjaan keduanya tidaklah sama. Namun bila salah satu mengalami kesulitan atau kesibukan, yang lain dapat memback-up dan dapat saling membantu. Begitu pula yang terjadi dengan pihak Sales Executive. Jumlah Sales Executive PT. Mahkota Indonesia saat ini 3 orang, dengan tambahan satu Sales Manager. Pekerjaan Sales Executive dibagi berdasarkan produk yang dijual, sehingga mereka harus bergerak masing-masing. Namun apabila ada permintaan dari customer seperti masalah tanki penyimpanan, maka Sales Manager akan turun tangan dan akan mengajak para Sales Executive untuk bertemu langsung dengan customer tersebut agar masing-masing dapat belajar dan mendapatkan informasi mengenai cara untuk mengatasi permintaan dari para customer. Terlihat bahwa komunikasi antar sesama rekan kerja satu divisi dapat berjalan dengan baik. Menurut Pace dan Faules (2010), komunikasi horizontal muncul karena digunakan untuk mengkoordinasikan penugasan kerja, berbagi informasi mengenai rencana kegiatan, untuk memecahkan masalah yang terjadi di dalam perusahaan, untuk memperoleh pemahaman bersama, untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan serta untuk menumbuhkan dukungan antarpersonal. Dari keenam hal tersebut dapat disimpulkan bahwa komunikasi horizontal akan sangat membantu setiap individu terutama antar divisi untuk melaksanakan pekerjaan mereka.
Sedangkan untuk komunikasi lintas-saluran sering dilakukan oleh individu di dalam perusahaan. Biasanya para karyawan akan mengkomunikasikan masalah-masalah kecil seperti lelucon, gosip, berita-berita ringan maupun sekedar membagikan informasi-informasi penting terkait pekerjaan. Komunikasi terjadi dari berbagai divisi sesama karyawan. Hal ini sama seperti yang dikatakan Fayol dalam buku komunikasi organisasi (Pace & Faules, 2010: 198) yang mengatakan bahwa komunikasi lintas-saluran merupakan hal yang pantas, bahkan perlu pada waktu tertentu, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran.
Tabel 4.4 Tabel Display Data Pertanyaan Penelitian 2
Hambatan apa yang ditemui ketika menggunakan digital media sebagai sarana penyampaian pesan?
Reduksi Data Observasi Teori Dokumentasi Media komunikasi yang digunakan oleh perusahaan adalah Blackberry Messenger, Whatsapp, E-mail Outlook, IP BigAnt, Telepon Alat komunikasi yang digunakan adalah Blackberry Messenger, Whatsapp, E-mail Outlook, IP BigAnt, Telepon dan Sype. Teknologi komunikasi menurut Robbins & Judge (2008) Jurnal Mohamad Rifqy Roosdhan, Purwo Adi Wibowo, Anna Widiastuti IP BigAnt E-mail Outlook
Media komunikasi sudah cukup efektif Masih sering terjadi miss-communication yang mengakibatkan masalah antar karyawan dan pihak ketiga (customer) Penggunaan media membantu proses komunikasi organisasi menjadi lebih mudah karena dapat menghemat ruang dan waktu.
Dengan menggunakan media tidak menutup kemungkinan komunikasi yang dilakukan menjadi tidak jelas dan akhirnya menimbulkan kesalahan persepsi dan salah tangkap maksud yang diberikan. Telepon Perusahaan
Hasil Perbandingan data:
Terdapat beberapa jenis komunikasi berbantuan komputer yang saat ini menjadi salah satu alat komunikasi penting bagi perusahaan seperti e-mail, pesan instan, koneksi intranet dan ekstranet serta konferensi video (Robbins & Judge , 2008: 16-21). Alat komunikasi ini sudah mulai menggeser penggunaan surat, memo, dan panggilan telepon yang dulu sering digunakan untuk berhubungan dengan para pemasok, pembeli maupun antar sesama karyawan.
1. E-mail
Sebagai sebuah alat komunikasi, e-mail memiliki daftar manfaat yang panjang. Pesan-pesan dalam e-mail dapat ditulis, diubahm dan disimpan dengan cepat. Pesan-pesan tersebut dapat didistribusikan kepada satu atau seribu orang dengan hanya sekali mengeklik mouse komputer kita. Pesan-pesan itu dapat dibaca secara keseluruhannya, sesuai dengan waktu yang diinginkan penerima. Selain itu, biaya pengiriman sebuah pesan e-mail formal bagi para karyawan hanya sedikit bila dibandingkan dengan biaya yang mencetak, memperbanyak dan mendistribusikan sepucuk surat atau brosur yang setara dengannya.
2. Pesan Instan
Pesan instan merupakan salah satu media komunikasi yang digunakan perusahaan untuk menyampaikan informasi singkat dalam bentuk kotak kecil dan akan muncul di layar komputer baik bagi para pengirim maupun penerima pesan. Intant Messanging dianggap sebagai suatu cara cepat dan murah untuk dapat berhubungan dengan individu di dalam perusahaan.
3. Konferensi Video
Sistem ini memungkinkan para karyawan dalam sebuah organisasi untuk mengadakan pertemuan dengan orang yang berada di lokasi yang berlainan. Citra audio dan video memungkinkan mereka untuk saling melihat, mendengar dan berbicara satu sama lain.
Teknologi konferensi video, karenanya memampukan para karyawan untuk melakukan pertemuan interaktif tanpa keharusan bagi semuanya untuk secara fisik berada di lokasi yang sama.
Berkaitan dengan pertanyaan penelitian mengenai media komunikasi yang digunakan oleh karyawan dalam perusahaan, hasil wawancara yang dilakukan oleh para narasumber mengatakan bahwa media komunikasi yang digunakan dalam perusahaan adalah Blackberry Messenger, Whatsapp, E-mail Outlook, IP BigAnt, Telepon. Alat-alat komunikasi tersebut merupakan alat komunikasi utama yang selalu digunakan para karyawan untuk berkomunikasi satu dengan yang lainnya.
Dari hasil observasi yang diperoleh karyawan lebih aktif menggunakan media sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan bertatap muka. Media utama untuk pengiriman data adalah E-mail Outlook, dimana informasi tentang apapun termasuk pemesanan barang, pengiriman barang atau informasi seputar kebijakan perusahaan akan di e-mail dan di cc ke setiap pihak yang berkaitan.
Gambar 4.3 E-mail Outlook
Selain alat komunikasi yang telah di sebutkan di atas, ada media komunikasi tambahan yang digunakan oleh atasan untuk berkomunikasi yakni dengan menggunakan skype terutama untuk berhubungan dengan karyawan dari daerah lain, untuk membicarakan masalah pekerjaan. Skype tidak digunakan oleh bawahan karena para bawahan tidak sampai berhubungan dengan karyawan yang berada di luar daerah.
Media komunikasi lain yang sering digunakan di PT. Mahkota Indonesia IP BigAnt. Sama dengan pesan instan atau (Instant Messaging) yang disebutkan oleh Robbins & Judge (2008) di dalam bukunya, pesan instan merupakan suatu e-mail real-time yang berisi rekan kerja dan kawan-kawan perusahaan. Bila karyawan ingin berkomunikasi dengan rekan lainnya, mereka hanya perlu mengklik satu nama yang ditampilkan dalam sebuah kotak kecil di layar komputer mereka, mengetik sebuah pesan, dan pesan tersebut secara instan muncul pada layar si penerima. IP BigAnt menjadi sarana komunikasi yang cukup cepat untuk menyampaikan pesan-pesan singkat kepada rekan kerja lainnya.
Gambar 4.4 IP BigAnt PT. Mahkota Indonesia
Selanjutnya media komunikasi yang digunakan dalam perusahaan adalah Blackberry Messanger dan Whatsapp yang merupakan media komunikasi masa kini. Aplikasi tersebut dapat di peroleh dari smartphone atau smart device lainnya. Asalkan memiliki pin number dan nomor handphone dari para rekan kerja, mereka dapat berkomunikasi dengan aplikasi tersebut. Kedua media komunikasi tersebut dapat digunakan karena saat ini manusia jarang melepaskan gadget mereka. Dengan menggunakan media komunikasi dengan aplikasi tersebut, para karyawan tetap dapat dihubungi walaupun tidak berada di tempat atau tidak dapat ditemui secara langsung. Hal ini dirasakan oleh para karyawan PT. Mahkota Indonesia yang seringkali menggunakan Blackberry Messanger serta Whatsapp sebagai salah satu alat komunikasi yang sederhana yang mampu menghubungkan mereka dengan pihak lain dalam perusahaan.
Alat komunikasi terakhir yang digunakan oleh perusahaan adalah telepon. Telepon merupakan alat komunikasi yang sampai saat ini masih banyak digunakan oleh perusahaan baik dari perusahaan kecil sampai besar, semua membutuhkan media telepon sebagai alat perantara bagi individu dalam perusahaan untuk berkomunikasi. Telepon dianggap lebih sopan di bandingkan dengan media komunikasi lainnya seperti e-mail, Blackberry Messanger, atau Whatsapp. Karena lewat telepon, kita dapat memberikan gambaran atau penjelasan melalui suara.
Gambar 4.5 Telepon PT. Mahkota Indonesia
Mengenai keefektifan penggunaan media komunikasi di dalam perusahaan, hasil wawancara yang dilakukan oleh para narasumber mengatakan bahwa media komunikasi yang digunakan sudah cukup efektif. Para karyawan beranggapan bahwa dengan menggunakan media komunikasi, mereka dapat berhubungan satu dengan yang lainnya tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Lokasi perusahaan yang terbagi menjadi dua yakni Head Office yang berada di Slipi dan pabrik yang berada di Pulo Gadung juga menjadi salah satu pemikiran bahwa menggunakan media komunikasi akan jauh lebih efektif. Dengan menggunakan media komunikasi seperti e-mail juga sangat membantu adanya bukti-bukti yang tetap tersimpan, sehingga data yang dikirimkan tidak akan hilang. Selain itu melihat kesibukan individu dalam perusahaan yang kebanyakan tidak memiliki waktu untuk berkomunikasi langsung dengan karyawan lainnya membuat media dianggap sudah efektif sebagai alat yang membantu komunikasi perusahaan. Tingginya penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana penyampaian pesan dilihat dari seberapa besar perusahaan tersebut. Berbeda dengan penelitian yang dilakukan oleh Mohamad Rifqy Roosdhani, Purwo Adi Wibowo dan Anna Widiastuti yang dilakukan di usaha kecil menengah di Kab. Jepara, dimana penggunaan teknologi informasi dan komunikasi cenderung rendah.
Menurut Pace & Faules dalam bukunya, komunikasi bermedia komputer memperlancar penanggulangan hambatan-hambatan karena ruang dan waktu, jadi lokasi pegawai secara fisik sudah tidak relevan lagi. Dengan teknologi baru bermedia komputer ini, pegawai dapat berhubungan dengan siapa pun, dan dimanapun dalam organisasinya. Sudah bukan masalah lagi apakah mereka satu gedung dengan kantor mereka, atau mereka dipisahkan oleh jarak geografis. Karena pesan-pesan komunikasi bermedia komputer dapat menerobos hierarki tradisional dan hambatan-hambatan departemennya dengan mudah, batas-batas organisasi hilang. Karena hubungan yang melekat dekat proses komunikasi organisasi, komunikasi bermedia komputer dapat menentukan norma-norma, perilaku, dan keputusan organisasi.
Namun yang menjadi perhatian di sini adalah, setiap karyawan yang berhubungan dengan penjualan atau pembelian dan sebagainya akan di kirimkan e-mail mengenai suatu data atau informasi tersebut. Hal ini sempat membuat beberapa individu merasa terganggu dimana e-mail yang masuk terkadang tidak berhubungan dengan mereka. Salah satu contoh yang diperoleh ketika melakukan penelitian selama periode waktu Februari – Mei 2014, informasi mengenai pemesanan barang seharusnya di kirimkan oleh divisi Marketing kepada pihak Produksi, Transportasi, dan CSR. Namun informasi mengenai pemesanan barang seringkali di cc ke pihak Marketing Support yang sebenarnya tidak berhubungan dengan masalah pemesanan atau pembelian barang. Hal ini membuat Marketing Support PT. Mahkota Indonesia terkadang merasa terganggu dengan adanya email yang tidak berhubungan namun sering memenuhi inbox mereka. Informasi tersebut bukan hanya satu atau dua kali masuk, namun dapat berfrekuensi banyak setiap harinya. Inbox yang terlalu penuh membuat email lainnya tidak masuk dan terkadang membuat e-mail Outlook menjadi “jam” atau terganggu sehingga kemungkinan adanya informasi penting terkadang tidak terkirim. Dikarenakan terlalu banyaknya informasi yang masuk setiap harinya via e-mail, membuat individu di dalam perusahaan lalu malas membuka e-mail. Hal-hal penting banyak terlewatkan akibat tidak updatenya individu terhadap e-mail yang masuk. Menurut Robbins & Judge (2008), e-mail juga memiliki kekurangan. E-mail dapat menjadi pengganggu bagi aktivitas kerja bila para karyawan menggunakannya untuk tujuan-tujuan pribadi. E-mail juga hanya sedikit memiliki kandungan emosional. Tanda-tanda nonverbal dalam pesan tatap muka atau nada bicara dalam suatu panggilan telepon menyampaikan informasi penting yang tidak tersampaikan melalu e-mail. Dengan kata lain, e-mail cenderung dingin dan impersonal. Sifat alamiah e-mail yang dingin dan berjarak memicu timbulnya “spiral konflik” yang didapati mampu meningkatkan perasaan buruk dua kali lipat dari tingkan komunikasi tatap muka. Banyak orang jadi bisa mengatakan hal-hal lewat e-mail yang tidak akan pernah mereka katakan kepada seseorang secara langsung.
Sedangkan hambatan yang dialami karyawan dengan adanya penggunaan media komunikasi di dalam perusahaan biasanya berupa miss-communication. Hasil wawancara yang dilakukan oleh para narasumber menyatakan bahwa adanya hambatan komunikasi yang terjadi melalui penggunaan digital media adalah adanya miss-communication yang mengakibatkan masalah antar karyawan dan pihak ketiga (customer). Miss-communication seringkali terjadi di dalam perusahaan akibat kurangnya komunikasi langsung yang dilakukan. Masalah masih banyak terjadi karena setiap individu yang bekerja tidak saling memberitahukan apabila ada kesulitan-kesulitan yang terjadi. Padahal pekerjaan yang dilakukan merupakan kegiatan yang seharusnya dilakukan bersama (kerja tim). Miss-communication tersebut biasanya akan berdampak ke pihak customer. Contoh Miss-communication terjadi di dalam perusahaan adalah mengenai kesalahan packing-an produk, dimana yang sering terjadi, ketika customer yang selalu membeli produk dengan jenis yang sama tiba-tiba mengganti pesanan mereka dan ketika produk tersebut sudah dikirimkan, harus dikembalikan lagi ke pabrik dan ditukarkan dengan produk yang dipesan oleh customer. Masalah lainnya yang sering terjadi adalah masalah jadwal pengiriman produk yang harusnya dikirimkan pagi, baru dapat dikirimkan sore karena kerusakan alat transportasi namun tidak disampaikan kepada customer. Customer akhirnya mengalami kerugian waktu dan kepercayaan kepada pihak perusahaan. Hasil observasi yang dilakukan selama penelitian juga melihat bahwa dengan menggunakan media tidak menutup kemungkinan komunikasi yang dilakukan menjadi tidak jelas dan akhirnya menimbulkan kesalahan persepsi dan salah tangkap maksud yang diberikan. Miss-communication di dalam perusahaan seringkali tidak dapat dihindari. Terkadang komunikasi tatap muka pun dapat menimbulkan miss-communication antar sesama karyawan. Hal ini dapat terjadi karena setiap kegiatan yang dilakukan tidak dapat dilaksanakan sendiri dan butuh pihak-pihak lainnya untuk menyelesaikan. Namun beberapa karyawan biasanya memilih untuk menghindari miss-communication dengan cara yang berbeda-beda. Contohnya, Sales Manager PT. Mahkota Indonesia biasanya
menginformasikan suatu hal dengan menggunakan e-mail. Namun untuk menghindari dampak salah persepsi atau miss-communication, Sales Manager tersebut akan menghubungi pihak yang terkait untuk di jelaskan kembali mengenai informasi yang telah di sampaikan via e-mail tersebut. Contoh lain nya adalah ketika Sales Executive menerima informasi via e-mail, mereka akan berusaha sebaik mungkin untuk mencerna informasi yang dikirimkan dan menghubungi pihak terkait untuk bertanya terlebih dahulu mengenai maksud dari informasi tersebut. Mereka memutuskan untuk membalas e-mail tersebut apabila mereka sudah yakin mengerti akan informasi yang dikirimkan. Walaupun hal tersebut menjadi salah satu cara efektif untuk menghindari masalah komunikasi, namun masih banyak karyawan yang tidak mencari cara untuk menghindari masalah komunikasi yang dapat terjadi kapan saja ketika mereka berkomunikasi. Dampak dari miss-communication sendiri beragam, mulai dari kesalahpahaman yang menimbulkan sleg antar karyawan, atau membuat kepercayaan customer menjadi berkurang karena keterlambatan pengiriman, atau kerugian lainnya seperti waktu, uang dan tenaga. Bila sampai berdampak pada customer, biasanya secepat mungkin diselesaikan, karena untuk memupuk kepercayaan dari customer mengenai perusahaan tidaklah mudah.
3. Interpretasi Data
1. Implementasi komunikasi organisasi melalui penggunaan digital media
Komunikasi merupakan suatu hal yang tidak pernah dapat dilepaskan dari kehidupan kita sebagai makhluk sosial. Apalagi ketika kita menghadapi dunia kerja dan harus bekerjasama dengan orang lain untuk menjalankan visi dan misi perusahaan, kita membutuhkan komunikasi dengan sesama. Semakin sering komunikasi dilakukan, maka setiap pribadi akan semakin mengenal karakteristik masing-masing. Keprofessionalan kerja seseorang dapat terlihat lewat komunikasi yang mereka lakukan dengan sesama. Apabila hubungan kerja dan relasi yang
dimiliki anggota di dalam perusahaan berjalan dengan baik, maka alur komunikasi yang terjadi di perusahaan dapat berjalan dengan baik pula.
Implementasi komunikasi organisasi PT. Mahkota Indonesia dibagi menjadi tiga yakni alur komunikasi vertikal yang terdiri dari komunikasi keatas dan komunikasi kebawah, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal atau lintas saluran. Komunikasi vertikal belum berjalan dengan maksimal terutama pada komunikasi keatas, karena karena bawahan hanya berkomunikasi dengan atasan seputar penyampaian informasi mengenai penjualan, atau ketika ada masalah yang mengharuskan atasan untuk turun tangan membantu menyelesaikan masalah. Sedangkan komunikasi kebawah yang dilakukan oleh atasan biasanya hanya berupa penyampaian kebijakan-kebijakan atau informasi seputar pekerjaan yang harus diketahui oleh para karyawan. Ditemukan keseganan yang dirasakan bawahan kepada atasan, karena bawahan jarang berkomunikasi dengan atasan sehingga relasi yang terjalin hanya sebatas pekerjaan. Bawahan hanya bertemu dengan atasan apabila ada meeting bulanan dan tidak semua karyawan diikutsertakan dalam meeting bulanan tersebut. Selebihnya informasi yang disampaikan hanya dilakukan dengan menggunakan media. Atasan terlihat belum secara langsung menjamah seluruh karyawan dalam perusahaan ditambah dengan posisi Direktur yang lebih sering berada di Head Office membuat para bawahan sulit untuk bertemu dan berkomunikasi langsung. Bawahan merasa perlu adanya relasi dengan atasan terutama ketika mereka menghadapi masalah yang mengharuskan atasan merasa perlu dan peduli untuk mendukung para bawahannya.
Sedangkan untuk komunikasi horizontal dan komunikasi lintas saluran dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik. Komunikasi horizontal yang terjadi antar rekan kerja memiliki relasi yang dekat satu dengan yang lainnya. Masing-masing terbuka untuk saling membantu rekan kerjanya walaupun job-desc mereka berbeda. Keterbukaan dan komunikasi horizontal dapat berjalan dengan baik dikarenakan kedudukan antar karyawan yang sederajat. Sehingga tidak ada rasa segan yang
dialami oleh masing-masing individu. Tidak ada yang memerintah satu sama lain, yang ada hanya saling membantu ketika rekan lainnya tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang diberikan dengan segera. Begitu pula yang terjadi dengan komunikasi lintas saluran di PT. Mahkota Indonesia. Setiap individu di dalam perusahaan berkomunikasi dengan divisi lainnya seperti lelucon, gosip, berita ringan maupun ketika mereka mendapatkan suatu informasi yang harus disebarluaskan kepada seluruh karyawan perusahaan.
Komunikasi lintas saluran dianggap perlu dilakukan sewaktu-waktu agar masing-masing individu dapat membangun relasi yang baik. Tidak hanya saling mengetahui nama, namun kenal dan dapat berkomunikasi satu dengan yang lainnya.
Setiap individu di dalam perusahaan dapat berkomunikasi dengan rekan-rekan kerjanya tanpa adanya batasan. Tidak ada paksaan untuk menyampaikan informasi secara terstruktur. Setiap divisi juga dapat berkomunikasi dengan divisi lainnya tanpa diharuskan untuk mengikuti hierarki organisasi. Atasan dapat berkomunikasi langsung dengan bawahannya baik secara langsung maupun dengan menggunakan media komunikasi.
Komunikasi vertikal, horizontal maupun komunikasi lintas-saluran yang terjadi di dalam perusahaan biasanya dengan menggunakan media komunikasi yang seringkali menciptakan kesalahan informasi dan kesalahan persepsi. Hal ini biasanya dapat menimbulkan konflik di dalam perusahaan. Media komunikasi bukan menjadi satu-satunya penyebab konflik atau masalah di dalam perusahaan, namun kekurangan informasi dari pihak terkait seringkali menyebabkan masalah. Hal ini terkadang berdampak sampai ke pihak ketiga (customer). Pihak yang terkena dampak dari masalah tersebut terkadang mengalami kerugian baik dari segi waktu, uang maupun tenaga. Setiap perusahaan pasti pernah mengalami konflik dan masalah karena tidak mudah untuk menggabungkan ide-ide dan menyamakan sifat dari setiap individu di dalam perusahaan, namun bagaimana perusahaan dan para karyawan
memiliki komunikasi organisasi yang baik agar dapat meminimalisasi mis-komunikasi yang terjadi.
2. Hambatan dalam penggunaan digital media sebagai sarana penyampaian pesan
Media komunikasi yang digunakan di dalam perusahaan juga beragam. Dikarenakan sulitnya untuk bertemu setiap hari, membuat karyawan berpikir bahwa dengan menggunakan media komunikasi, individu-individu di dalam perusahaan dapat berkomunikasi tanpa di batasi oleh ruang dan waktu. Sedangkan apabila diharuskan untuk bertemu dan berkomunikasi secara tatap muka, maka setiap pekerjaan akan terhambat setiap harinya akibat tidak adanya waktu untuk bertemu satu dengan yang lainnya, ditambah lagi dengan kondisi letak antara Head Office dengan pabrik yang tidak berdekatan. Media komunikasi tidak hanya digunakan untuk berhubungan antara Head Office dengan pabrik, namun karyawan di pabrik juga berhubungan dengan menggunakan saluran media.
Media komunikasi yang digunakan oleh perusahaan antara lain telepon, e-mail Outlook, Skype, IP BigAnt, Blackberry Messanger, dan Whatsapp. Penggunaan media komunikasi seperti sudah mendarah daging di dalam perusahaan dan tidak dapat terlepas dari setiap individu. Bapak Direktur PT. Mahkota Indonesia bahkan khusus membentuk group chat di Whatsapp untuk setiap karyawannya agar dapat berkomunikasi dan saling bertukar informasi. Group chat tersebut termasuk efektif digunakan karena atasan tidak perlu menginformasikan satu persatu anggota karyawannya apabila ada update informasi terbaru.
E-mail Outlook menjadi e-mail kantor yang sudah diaplikasikan di laptop dan komputer masing-masing karyawan yang digunakan hanya untuk kepentingan perusahaan. Setiap nama karyawan bahkan sudah terdata rapi sehingga memudahkan karyawan lain untuk mencari dan mengirimkan data dengan cepat. Media lain yang digunakan adalah IP BigAnt. Seperti media chatting pada umumnya, IP BigAnt merupakan
