IMPLEMENTASI SISTEM PELAYANAN TERPADU PADA KANTOR PELAYANAN PERIZINAN TERPADU DAN PENANAMAN MODAL
5.1 Implementasi Sistem Pelayanan Terpadu pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal (KPPT) Serdang Bedagai
Mengkaji implementasi sistem pelayanan terpadu di Kantor Pelayanan dan Perizinan Terpadu Kabupaten Serdang Bedagai, maka pendekatan yang diadopsi adalah model George C. Edward III yang didalamnya terdapat 4 (empat) variabel yakni komunikasi, sumberdaya, disposisi atau sikap kepegawaian, dan struktur birokrasi. Adapun keempat variabel tersebut mempengaruhi satu dengan yang lainnya untuk membantu ataupun merintangi implementasi kebijakan. Peneliti juga menggunakan berbagai data penunjang mengenai Implementasi Sistem Pelayanan Terpadu di Kantor Pelayanan dan Perizinan Terpadu Kabupaten Serdang Bedagai dari berbagai observasi yang peneliti temukan selama malakukan penelitian.
1. Komunikasi
Dalam implementasi suatu kebijakan, komunikasi yang terjadi dalam pelaksanaannya merupakan hal yang sangat penting. Komunikasi yang efektif harus dapat ditransmisikan kepada personalia yang tepat dengan tujuan informasi mengenai kebijakan disampaikan secara akurat dan konsisten. Kantor Pelayanan dan Perizinan Terpadu Kabupaten Serdang Bedagai pada dasarnya memiliki sistem dan prosedur pelayanan yang terkoordinasi dan setiap lini memiliki tugas dan fungsi yang jelas di. Dalam penelitian yang dilakukan, peneliti ingin melihat bagaimana arus komunikasi yang dibangun antar lini.
Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bagaimana arus komunikasi yang dibangun antar berbagai lini dalam Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu. Berikut hasil wawancara dengan bapak Johan Sinaga, SE MAP yang menjabat sebagai Kepala Subbagian Tata Usaha.
...setiap lini atau sub bagian di kantor ini sudah bekerja dengan sangat baik. Dalam setiap pelayanan yang kami berikan, kami selalu berkoordinasi antar lini sesuai dengan standar sistem dan prosedur yang berlaku. Jarang terjadi tumpang tindih wewenang atau miskomunikasi. Mungkin dikarenakan standar peraturan yang bagus, jadi kami bisa berkoordinasi dengan baik.
Berdasarkan observasi yang penulis lakukan di Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Serdang Bedagai, bahwa tiap pegawai atau implementor sudah mengetahui dan menjalankan tugas dan fungsinya sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) yang telah ditetapkan sebelumnya. Adapun Standard Operating Procedure tersebut ditetapkan sebelumnya melalui peraturan kepala daerah. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, setiap lini telah dapat membangun komunikasi yang efektif baik antara atasan dengan bawahan maupun komunikasi antar lini.
2. SumberDaya
Ketersediaan sumber daya sangat merupakan faktor yang sangat penting dalam efektifitas implementasi sebuah kebijakan. Dalam menyelenggarakan pelayanan perizinan terpadu, Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Serdang Bedagai membutuhkan sumber daya yang maksimal tujuan dari pelayanan terhadap masyarakat dapat tercapai. Sumber daya meliputi sumber daya manusia sebagai pelaksana kegiatan, informasi suatu kebijakan, wewenang yang dimiliki dalam pelaksanaan program serta fasilitas-fasilitas dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan.
1. Staf
Sumber daya manusia dalam pelaksana perizinan pelayanan terpadu di Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Serdang Bedagai meliputi seluruh lini yang ada dalam kantor tersebut. Kuantitas staf yang ada tidak menjamin sebuah kebijakan diimplementasikan dengan baik, namum kurangnya jumlah staf dapat menyebabkan penggandaan wewenang atau tugas sehingga pelayanan yang dilaksanakan tidak berhasil maksimal.
Berdasarkan hasil wawancara yang penulis lakukan selama penelitian, penulis masih mendapati kurangnya jumlah sumber daya manusia dalam pelaksanaan pelayanan perizinan terpadu.
“kalau dilihat dari jumlah staf dan pegawai yang pasti menurut kami sangat kurang, apalagi untuk tim lapangan teknis. Menurut saya jumlah pegawainya perlu diperbanyak karena tugas mereka sangat banyak. Karena tugas yang dibebankan kepada mereka adalah ke lapangan, maka butuh waktu yang cukup lama untuk melakukan observasi di lapangan. (Wawancara dengan Bapak Johan Sinaga, SE MAP, 20 Januari 2014)
Hal yang sama juga disampaikan dalam kutipan wawancara berikut ini:
“dengan semakin banyaknya permohonan yang masuk, terkadang kami merasa kewalahan dalam melakukan proses pelayanan. Kami terlebih dahulu menganalisa suatu permohonan dari dampak ekonomi dan sosial kalau permohonan nantinya diberikan izin, juga dari segi hukum. Itu memakan waktu yang lama dalam pengurusannya, jadi yang masih kuranglah sumber daya manusianya. (Wawancara dengan Bapak Asrul Aziz Siregar, Koordinator Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal, Januari 2014)
Berdasarkan petikan wawancara diatas, diketahuibahwa kebutuhan akan sumber daya manusia di Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Serdang Bedagai masih kurang terutama pada Tim Teknis Lapangan. Berdasaran observasi yang peneliti telah lakukan, kurangnya jumlah sumber daya manusiamengakibatkan penundaan proses pelayanan dan perizinan
akibat penumpukan berkas yang diberikan masyarakat. Hal tersebut mengakibatkan proses pengurusan yang relatif lama yang mengakibatkan tertundanya masyarakat dalam melakukan pengurusan perizinan usaha.
2. Informasi
Informasi merupakan pengetahuan yang diterima implementor dalam bagaimana mengimplementasikan suatu kebijakan. Informasi dalam hal ini juga merupakan ketaatan dalam melakukan tugas sesuai dengan peraturan dan sistem yang berlaku. Terdapat dua bentuk informasi yang berkenaan dengan bagimana melakukan sebuah kebijakan dan data ketaatan personil terhadap peraturan yang ada. Tidak efektifnya arus informasi yang ada dapat mengakibatkan kebijakan tidak dapat diimplementasikan dengan baik.
Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal Kabupaten Serdang Bedagai menggunakan sistem pelayanan berbasis e-governmentdimana arus informasi yang ada berbasis elektronik. Dalam hal ini, Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Serdang Bedagai menggunakan sistem multimedia dimana pemohon dapat mengetahui sejauh mana proses izin sedang dilaksanakan atau dalam proses tanpa harus diberitahu secara manual.
Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh peneliti, penggunaan prosedur pelayanan dengan sistem electronic government masih sangat jarang dilakukan. Hal ini disebabkan oleh masyarakat yang memiliki pengetahuan dan kemampuan multimedia masih sangat sedikit. Dengan kata lain, sebagian besar masyarakat masih awam mengenai sistem multimedia berbasis komputer. Sebagian masyarakat masih belum siap dengan penggunaan sistem
yang ada bahkan ada yang tidak tahu mengenai sistem electronic government
yang tengah diterapkan. Penulis menilai bahwa Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal belum dapat melaksanakan sosialisasi yang efektif kepada masyarakat secara keseluruhan. Kantor Pelayana Perizinan Terpadu pada dasarnya seharusnya menerapkan sistem informasi manajemen yang user friendly agar masyarakat dapat langsung memahami basis sistem pelayanan yang ada.
3. Wewenang
Wewenang yang dimaksud adalah bagaimana kesigapan segera oleh implementor untuk melaksakan tugas atau tanggung jawab atas suatu kebutuhan yang mendesak terutama yang menyangkut dengan kepentingan umum. Dalam penelitian yang telah dilakukan, Kepala Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal memiliki wewenang untuk menunda permohonan yang dirasa memberikan dampak buruk bagi masyarakat umum apabila ditinjau dari aspek sosial dan ekonomi. Untuk itu, Kepala Kantor berwenang untuk menugaskan Tim Teknis Lapangan untuk segera meninjau lebih lanjut kondisi di lapangan. Setelah mendapat laporan dari Tim Teknis Lapangan, Kepala Kantor dapat membuat keputusan apakah permohonan yang diajukan oleh pemohon dapat atau tidak dapat diproses lebih lanjut.
4. Fasilitas
Fasilitas fisik merupakan faktor yang penting dalam mengimplementasikan suatu kebijakan. Fasilitas dibutuhkan untuk menunjang kelancaran proses pelayanan agar dapat berjalan. Fasilitas yang
utama adaalh kantor sebagai pusat pelayanan dan tempat terjadinya arus komunikasi antara implementor dengan pemohon.
Menurut observasi yang peneliti telah lakukan, Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal Serdang Bedagai ditunjang oleh fasilitas standar kantor pemerintahan pada umumnya. Yang menjadi keunggulan fasilitas Kantor Pelayanan Terpadu adalah sistem pelayanan yang berbasis electronic government itu sendiri. Ketersediaan jaringan internet yang memadai sangat membantu implementor dalam melaksakan tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien.
Kurangnya fasilitas berdampak negatif terhadap proses kerja implementor sehingga berujung pada implementasi yang buruk juga. Masalah umum kurangnya fasilitas di KPPTPM Serdang Bedagai adalah kurangnya fasilitas kendaraan bagi aparatur yang bertugas melakukan tinjauan langsung ke lapangan. Hal tersebut diketahui dari petikan wawancara berikut ini :
Kami saat ini juga kekurangan sarana transportasi bagi tim teknis lapangan. Akibatnya, kami terkadang merasa kesulitasn untuk terjun langsung ke lapangan (Wawancara dengan Bapak Johan Sinaga, SE MAP, Januaru 2014)
Berdasarkan uraian di atas, ditemukan bahwa fasilitas KPPTPM Serdang Bedagai masih memiliki kekurangan yang bedampak bagi proses implementasi. Namum apabila ditinjau secara keseluruhan, fasilitas yang ada tergolong sudah baik. Fasilitas yang paling menonjol adalah penggunaan sistem multimedia yang disediakan oleh KPPTPM Serdang Bedagai untuk membantu pemohon dalam meninjau permohonan yang telah diajukan tanpa harus mengunjungi secara langsung KPPTPM Serdang Bedagai.
3. Disposisi atau Kecenderungan
Disposisi atau kecenderungan merupakan karakteristik yang ada pada implementor kebijakan atau program. Kecenderungan yang ada dapat berupa komitmen dari impelementor dalam melaksanakan suatu kebijakan pelayanan.
Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh penulis, sebagian besar aparatur KPPTPM Serdang Bedagai sudah bekerja dengan baik dan memiliki komitmen yang tinggi. Hal tersebut tersirat dari petikan wawancara berikut ini :
Ketika saya mengajukan permohonan, petugas seringkali melakukan kebijakan atau inisiatif sendiri untuk mempermudah proses pengurusan izin. Pegawainya bahkan memberitahu kapan permohonan bisa diproses secara langsung, jadi saya merasa permohonan izin yang saya ajukan tidak digantung... (Wawancara dengan Bapak Adhi, Januari 2014).
Hal tersebut menunjukkan bahwa dalam memberikan pelayanan, petugas atau implementor memiliki komitmen dalam melaksanakan tugasnya tanpa harus menunggu instruksi langsung dari atasan. Hal tersebut dilakukan tetap sesuai dengan prosedur yang ada tanpa menyalahi aturan sistem dan prosedur apapun. Hal tersebut sesuai dengan komitmen KPPTPM Sergai dalam mengaplikasikan birokrasi yang business friendly.
4. Stuktur Birokrasi
Birokrasi merupakan badan yang bertugas dalam mengimplementasi kebijakan yang telah ditetapkan. Apabila kebijakan yang telah ada disususn sedemikian rupa dan memiliki sumber daya dalam implementasinya, tetapi masih terhambat dalam pelaksanaan oleh struktur birokrasi yang tidak sehat maka tujuan dari suatu kebijakan tidak akan diimplementasikan dengan baik. George C. Edward mengemukanan dua karakteristik birokrasi, yakni prosedur kerja atau
ukuran dasar yang disebut dengan Standard Operating Procedure (SOP) dan fragmentasi.
Sebelum dilaksanakannya kebijakan sistem Pelayanan Terpadu di Kabupaten Serdang Bedagai, penguran berbagai macam perizinan dilakukan di beberapa kantor atau instansi. Pengurusan perizinan terkesan sulit dan tidak transparan dan tidak jelas pembiayaan dan waktu dan proses penyelesaian perizinan. Dengan adanya Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal Kabupaten Serdang Bedagai, maka pengurusan perizinan dilakukan secara terpadu dan dilaksanakan dengan konsep pelayanan satu pintu.
1. Standard Operating Procedure (Standar Operasional Prosedur)
Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian insruksi tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaran pelayanan perizinan, bagaimana, kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. SOP merupakan aspek yang sangat penting dalam berjalannya suatu organisasi atau birokrasi. SOP menjadi acuan atau pedoman bagi implementor dalam melaksanakan tugas dan fungsinya masing-masing. SOP digunakan dengan tujuan agar dapat mengefektifkan penggunaan waktu dalam implementasi kebijakan dan juga menyeragamkan tindakan aparatur atau implementor kebijakan. Standar Operasional Prosedur dalam Impementasi sistem Pelayanan Terpadu memuat mengenai jenis permohonan usaha yang dilayani, persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemohon, jangka waktu pengurusan ijin, serta mekanisme yang harus dilaksanakan dalam mengajukan permohonan ijin usaha penanaman modal.
Untuk mengurangi tumpang tindih fungsi kerja Pemerintah Kabupaten Serdang Bedagai juga mengeluarkan Peraturan Bupati Serdang Bedagai Nomor 6 Tahun 2008 tentang Standarisasi Prosedur Pelayanan (Standard Operating Procedure) KPT Serdang Bedagai. SOP ini adalah instruksi yang tertulis untuk dijadikan pedoman dalam menyelesaikan tugas rutin dengan cara efektif dan efisien guna menghindari terjdainya penyimpangan dalam proses penyelesaian oleh aparatur yang dapat mengganggu kinerja organisasi secara keseluruhan.
Pernyataan tersebut seperti dengan yang dilansir dari wawancara berikut :
“Dengan adanya SOP ini maka akan mengurangi tumpang tindih fungsi aparatur karena setiap aparatur telah dibebankan pekerjaan sesuai dengan fungsinyamasing-masing”. (Wawancara dengan Bapak Asrul Aziz Siregar, Kepala Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Penanaman Modal, Januari 2014)
Esensi substansi SOP merupakan uraian yang sangat jelas dan rinci mengenai apa yang dipersyaratkan kepada seluruh pegawai KPT selama melaksanakan tugas, standar pencapaian pada suatu unit kerja, untuk pengawasan kualitas dan proses penjaminankualitas dan memastikan berbagai aturan.
Berdasarkan data sekunder yang diperoleh oleh peneliti, ditemukan bahwa banyaknya permohonan ijin yang masuk mengakibatkan tidak tercapainya implementasi yang diharapkan. Hal tersebut muncul dalam beberapa kasus pengurusan permohonan ijin dimana permohonan yang masuk seringkali tertunda oleh kurang efektifnya struktur birokrasi yang ada.
2. Fragmentasi
Fragmentasi merupakan sifat berikutnya dari struktur birokrasi yang mempengaruhi implementasi kebijakan. Fragmentasi merupakan pembagian
tanggung jawab antar unit dalam birokrasi dalam implementasi sebuah kebijakan. Pada implementasi sistem pelayanan terpadu, peneliti mengamati bagaimana koordinasi antara aparatur antar lini. Koordinasi yang dimaksud terlihat salah satunya ketika Kepala Kantor menugaskan tim teknis lapangan untuk mengumpulkan data atau melakukan survey. Tim teknis lapangan kemudian membuat laporan yang kemudian diproses lebih lanjut. Dalam hal ini, setipa lini dalam struktur birokrasi memnpunyai tugas dan fungsinya masing-masing dengan satu tujuan, agar tujuan dari kebijakan dapat tercapai.
Dalam hal pembayaran biaya pengurusan permohonan, pemohon dapat menyetorkan biaya yang dibutuhkan ke bank daerah sehingga tercipta transparansi dalam hal kejelasan dan kewajaran biaya pengurusan. Dalam hal ini, penulis menilai adanya koordinasi yang positif antara pihak KPPTPM dengan bank daerah.
Implementasi Sistem Pelayanan Terpadu di KPPTPM Serdang Bedagai dapat dikatakan berjalan dengan baik, namun belum dapat dikatakan berjalan secara maksimal. Hal tersebut mengingat Kabupaten Serdang Bedagai merupakan kabupaten yang potensial secara ekonomi untuk dapat dikembangkan lebih maju lagi. Setiap faktor yang mempengaruhi implementasi masih memiliki kekurangan yang mengakibatkan kurang maksimalnya implementasi sistem pelayanan perizinan terpadu.
5.2 Prinsip Electornic Government dalam Meningkatkan Pelayanan