Implementasi Sistem - IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

4.1. Implementasi

4.1.2. Implementasi Sistem

Aplikasi ini berbasis desktop yang dibuat menggunakan Visual Basic

2010. Aplikasi memiliki 2 hak akses user antara lain: admin dan pimpinan sebagai

penanggung jawab keseluruhan. Hak akses admin yaitu dapat menjalankan

aplikasi secara penuh mulai dari input manajemen aset dan pelaporan aset, Dan

hak akses pimpinan hanya untuk mengakses laporan-laporan aset. Berikut akan

dijelaskan aplikasi sistem informasi manajemen aset:

a. Form Login

Form login ini digunakan untuk memvalidasi user yang akan menggunakan

password sesuai dengan fungsi yang bisa digunakan sesuai dengan penjelasan

diatas. Aplikasi akan memilah berdasarkan kode jabatan yang dimiliki setiap

pegawai dengan melakukan pengecekan awal yaitu username dan password.

b. Form Awal

Form Awal juga ini digunakan untuk validasi sebelum memasuki sistem

yang telah dibuat. Pengguna sistem harus memasukkan username dan password

yang sudah ditentukan dari awal, kemudian pengguna menekan tombol login.

Ketika data yang dimasukkan benar maka pengguna dapat masuk dalam sistem

dan ketika data yang dimasukkan tidak valid maka sistem akan menampilkan

peringatan username/password tidak valid dan pada form awal ini juga terdapat

tabel peringatan pemeliharaan yang kurang 1 bulan. Dapat dilihat pada gambar 4.2 Gambar 4.1 Form Login

c. Jenis Aset

Form jenis aset ini merupakaan form yang digunakan diawal sebagai

master jenis/kategori aset yang ada, terdiri dari kode jenis aset, nama jenis aset,

umur ekonomis aset, dan frekuensi pemeliharaan. Pada form jenis aset ini user

harus mengisi seluruh data yang ada, ketika ada data yang tidak terisi maka akan

muncul sebuah peringatan. Setelah data tersimpan akan ditampilkan pada kolom

yang sudah disediakan, form ini terdapat tombol simpan, update, hapus, dan batal.

Ketika terjadi salah penginputan data, maka user tinggal memilih data pada kolom

yang sudah ada dan mengganti data yang salah, kemudian klik update. tersebut

Dapat dilihat pada gambar 4.3

d. Vendor

Form vendor ini terdiri dari kode vendor, nama vendor, alamat vendor,

telepon vendor, dan merk. Pada form vendor ini user harus mengisi seluruh data

yang ada, ketika ada data yang tidak terisi maka akan muncul sebuah peringatan.

Setelah data tersimpan akan ditampilkan pada kolom yang sudah disediakan, form

ini terdapat tombol simpan, update, hapus, dan batal. Ketika terjadi salah

penginputan data, maka user memilih data pada kolom yang sudah ada dan

mengganti data yang salah, kemudian klik update. Dapat dilihat pada gambar 4.4 Gambar 4.3 Form Jenis Aset

e. Lokasi

Form lokasi ini terdiri dari kode lokasi dan nama lokasi. Pada form lokasi

user harus mengisi seluruh data yang ada, ketika ada data yang tidak terisi maka

akan muncul sebuah peringatan. Setelah data tersimpan akan ditampilkan pada

kolom yang sudah disediakan, form ini terdapat tombol simpan, update, hapus,

dan batal. Ketika terjadi salah penginputan data, maka user memilih data pada

kolom yang sudah ada dan mengganti data yang salah, kemudian klik update.

tersebut Dapat dilihat pada gambar 4.5

f. Pegawai

Form pegawai ini terdiri dari no induk pegawai, nama pegawai, alamat

pegawai, tempat lahir, tanggal lahir, telepon pegawai, jenis kelamin, dan jabatan.

Pada form pegawai ini user harus mengisi seluruh data yang ada, ketika ada data

yang tidak terisi maka akan muncul sebuah peringatan. Setelah data tersimpan

akan ditampilkan pada kolom yang sudah disediakan, form ini terdapat tombol

simpan, update, hapus, dan batal. Ketika terjadi salah penginputan data, maka Gambar 4.5 Form Lokasi

user memilih data pada kolom yang sudah ada dan mengganti data yang salah,

kemudian klik update. tersebut Dapat dilihat pada gambar 4.6

g. Jabatan

Form jabatan merupakan tabel penjelas dari tabel pegawai, pada form ini

sub bagian TU harus menginputkan data jabatan yang ada pada kemenag. Pada

saat penyimpanan data master, jika terdapat kolom kosong maka akan muncul

peringatan bahwa data tidak boleh kosong dan untuk kode jabatan merupakan

otomatis terisi sesuai dengan jumlah data pada database jabatan. Dapat dilihat

pada gambar 4.7

h. Invetarisasi Aset

Pada form inventarisasi/registrasi aset ini berfungsi untuk mencatat semua

aset baru sebagai langkah awal proses manajemen aset, user harus mengisi nama

aset, jenis aset sesuai asetnya, ketika aset yang dicari tidak ada maka user dapat

memilih tombol tambah disamping kotak jenis aset dan akan menamapilkan form

jenis aset kemudian menambahkan data jenis aset yang belum ada. User juga

harus mengisi tanggal pengadaannya, harga pembelian aset, nama vendor sama

halnya dengan jenis aset ketika tidak data yang di cari tidak ada dapat memilih Gambar 4.7 Form Jabatan

tombol tambah disamping kolom vendor, kemudian user juga mengisi lokasi

penempatan aset sesuai dengan pegawai yang membutuhkan dan siapa

penanggung jawab terhadap aset tersebut. Apabila ada data yang tidak terisi maka

akan ada peringatan data kosong, setelah data terisi semua maka memilih tombol

simpan, ketika ingin membersihkan seluruh kolom maka memilih tombol batal,

dan ketika penyimpanan berhasil maka label akan tercetak sesuai dengan data aset

tersebut mulai dari kode inventarisasi, jenis aset, lokasi penempatan, dan

penanggung jawab. Dapat dilihar pada gambar 4.8

i. Pemeliharaan Aset

Form pemeliharaan ini digunakan pada saat sudah dilakukan pemeliharaan

dan untuk mempertanggung jawabkannya akan dicatat menggunakan form ini,

user mencari data aset pada tombol cari disamping kolom yang akan merespon

dengan menampilkan sebuah form data aset, setelah tampil user dapat memilih

aset yang baru saja dipelihara berdsarkan nama atau berdasarkan kode

inventarisasi. Setelah data dipilih maka kolom kode aset, nama aset, frekuensi

pemeliharan akan otomatis terisi. Tanggal pemeliharaan seharusnya akan terisi

berdasarkan tanggal pengadaan awal yang sudah ditambahkn dengan frekuensi

pemeliharaan dari jenis asetnya, tanggal pemeliharaan dipilih sesuai dengan

tanggal pada saat pelaksanaan pemeliharaan tersebut dan tanggal pemeliharaan

berikutnya akan otomatis terisi sesuai dengan tanggal pemeliharaan saat itu

ditambahkan dengan frekuensi pemeliharaannya. User diwajibkan mengisi biaya

pemeliharaan dan keterangan pemeliharaan yang dilakukan, ketika data sudah

benar maka pilih tombol simpan namun apabila ingin memulai dari awal lagi pilih

tombol batal untuk menghapus data dari kolom yang ada dan ketika pada saat

menyimpan ada data yang tidak terisi akan menampilkan peringatan bahwa

j. Peminjaman Aset

Form pminjaman aset ini di gunakan user untuk mencatat aset yang

dipinjam sehingga dapat diawasi dengan baik, user harus menginputkan

penanggung jawab peminjam, keterengan peminjaman aset, tanggal peminjaman

aset, dan kode inventaris yang dapat dipilih pada tombol cari yang tersedia di

samping kode inventaris. Form data aset akan ditampilkan sehingga user dapat

memilih aset yang dipinjam sehingga kolom kode inventaris akan terisi secara

otomatis. Setelah data terisi semua maka pilih tombol pinjam untuk memproses

data yang sudah di input namun pada saat memproses ketika ada data yang tidak

terisi maka akan ditampilkan peringatan bahwa data kosong. Setelah tersimpan

maka data peminjaman akan muncul pada tabel yang berada dibawah yang

bertujuan untuk mengetahui data peminjaman yang baru di inputkan, pada form

ini tidak ada tombol untuk update ketika ada kesalahn inputan data hanya bisa di

hapus dan melakukan input ulang. Dapat dilihat gambar 4.10 Gambar 4.9 Pemeliharaan Aset

k. Pengembalian Aset

Form pengembalian ini berfungsi untuk membantu proses pengembalian

aset yang sudah dipinjam sebelumnya, user harus memilih aset yang sudah di

pinjam sesuai pada tampilan pada tabel. User harus memilih aset kemudian kode

peminjaman otomatis terisi pada nomer peminjaman kemudian user memilih

tombol kembali untuk proses pengembalian aset dan ketika data berhasil

dikembalikan maka data yang berada pada tabel juga tidak muncul. Dapat dilihat

pada tabel 4.11

Gambar 4.10 Form Peminjaman Aset

l. Mutasi Aset

Form mutasi aset ini membatu fungsi untuk mencatat perpindahan aset

yang ada sehingga setiap record aset yang berpindah dapat diketahui, untuk

awalnya user harus memilih kode inventarisasi aset dengan mengkilk tombol cari,

kemudian akan merespon dengan menampilkan form data aset sehingga user

dapat memilih aset yang akan dimutasi. Setelah aset dipilih maka kode

inventarisasi, nama aset, jenis aset, nama lokasi awal, dan penanggung jawab aset

yang lama akan terisi secara otomatis. User menginputkan data mengenai

keterangan mutasi aset, lokasi baru aset, dan penanggung jawab baru aset tersebut.

Setelah semua data terisi maka pilih tombol simpan untuk memproses, ketika ada

data yang tidak terisi maka akan ada peringatan bahwa data kosong. Dapat dilihat

pada gambar 4.12

m. Pemintaan Aset Baru

Form permintaan aset baru mempunyai fungsi sebagai tempat

penanmpungan ketika ada pegawai yang membutuhkan aset baru, pegawai

menyampaikan informasinya tersebut kepada sub bagian TU. Data yang akan

disimpan pada form yaitu: jenis aset, nama pegawai, dan keterangan permintaan

aset. Dapat dilihat pada gambar 4.13.

n. Penghapusan Aset

Form penghapusan ini dapat membantu proses penghapusan aset yang ada,

proses penghapusan dapat memilih rekomendasi berdasarkan umur ekonomis < 1,

umur ekonomis = 0, umur ekonomis > 1. Data yang tampil sudah di filter lagi

berdasarkan biaya pemeliharaan dan riwayat pemeliharaan yang sudah dijelaskan

pada teori. User memilih aset berdasarkan hasil rekomendasi dengan mengklik

salah satu data yang ada, setelah memilih data yang ada maka data tersebut akan

tampil pada text box yang ada. Langkah selanjutnya mengganti status aset dengan

“terhapus” dan mengisi keterangan penghapusan aset tersebut kemudian pilih

tombol simpan untuk memproses. Ketika ada data yang kosong pada saat Gambar 4.13 Form Permintaan Aset Baru

memproses maka akan muncul peringatan bahwa data kosong. Jika proses

penghapusan berhasil maka data pada daftar aset yang ada tidak muncul karena

sudah dihapuskan. Dapat dilihat pada gambar 4.14.

o. Laporan Semua

Form laporan ini merupakan pemicu untuk menampilkan seluruh laporan

sesuai dengan pilihan pada laporan yang akan ditampilkan dan periode . Dapat

dilihat pada gambar 4.15

p. Laporan Peminjaman Aset

Form laporan peminjaman ini akan menampilkan laporan sesuai dengan tahun

peminjaman dengan pemicu periode, dilihat pada gambar 4.16 dan gambar 4.17: Gambar 4.15 Form Laporan

q. Laporan Aset Yang Telah Dihapuskan

Form laporan penghapusan ini akan menampilkan laporan sesuai dengan tahun

penghapusan dengan pemicu periode, dilihat pada gambar 4.18 dan gambar 4.19: Gambar 4.17 Form Laporan Peminjaman Aset

Gambar 4.18 Form Periode Laporan Penghapusan Aset

r. Laporan Aset Aktif

Form laporan aset aktif ini akan menampilkan laporan aset secara keseluruhan

sesuai dengan data aset yang aktif , dilihat pada gambar 4.20 dan gambar 4.21:

s. Laporan Penyusutan

Form laporan penyusutan ini akan menampilkan laporan sesuai dengan data

waktu penyusutan dengan pemicu periode, dilihat pada gambar 4.22 dan gambar

4.23:

Gambar 4.20 Form Pemilihan Laporan Aset Aktif

t. Laporan Jadwal Pemeliharaan

Form laporan jadwal pemeliharan ini akan menampilkan laporan sesuai

dengan data waktu penyusutan dengan pemicu periode, dilihat pada gambar 4.24

dan gambar 4.25:

Gambar 4.22 Form Periode Laporan Penyusutan

Gambar 4.23 Laporan Penyusutan

u. Laporan Mutasi Aset

Form laporan mutasi aset ini akan menampilkan laporan sesuai dengan data

tahun pada pemicu periode, dilihat pada gambar 4.26 dan gambar 4.27: Gambar 4.25 Laporan Jadwal Pemeliharaan

Gambar 4.26 Form Periode Laporan Mutasi Aset

v. Laporan Pengadaan

Form laporan Pengadaan ini akan menampilkan laporan sesuai dengan data

tahun pada pemicu periode, dilihat pada gambar 4.28 dan gambar 4.29:

Gambar 4.28 Form Periode Laporan Pengadaan

w. Laporan Biaya Pemeliharaan

Form laporan biaya pemeliharaan ini akan menampilkan laporan sesuai

dengan data tahun pada pemicu periode, dilihat pada gambar 4.30 dan gambar

4.31:

Gambar 4.30 Form Periode Laporan Biaya Pemeliharaan

x. Cetak Label

Form cetak label ini akan menampilkan label berdasarkan kode inventaris, dilihat

pada gambar 4.32 dan gambar 4.33:

y. Laporan Rencana Penghapusan