SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET TI PADA KEMENTERIAN
AGAMA KOTA PROBOLINGGO
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
Zulfikar Rahman 11.41010.0075
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
viii
ABSTRAK... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 4
1.3. Batasan Masalah ... 4
1.4. Tujuan ... 5
1.5. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
2.1. Aset ... 7
2.2. Aset TI ... 7
2.3. Manajemen Aset ... 8
2.4. Manajemen Aset TI ... 13
2.5. Sistem Informasi ... 14
2.6. Masa Manfaat Aset ... 15
2.7. Penyusutan ... 16
2.8. Penyusutan Barang Milik Negara Berupa Aset ... 18
2.9. Penggantian Aset ... 19
2.10. Penghapusan Aset ... 19
2.11. Pengembangan Sistem ... 20
2.11.1. Waterfall Model ... 20
2.11.2. Prototyping Model ... 22
2.11.3. Rapid Application Development (RAD) ... 23
2.11.4. Pengembangan Berfase ... 23
ix
3.1.1. Identifikasi Masalah ... 25
3.1.2. Analisis Sistem ... 33
3.1.3. Analisis Kebutuhan Pengguna ... 36
3.1.4. Kebutuhan Fungsional ... 37
3.1.5. Spesifikasi Kebutuhan Fungsional ... 38
3.2. Perancangan Sistem ... 44
3.2.1. Rancangan Model... 44
3.2.2. Model Pengembangan Sistem ... 46
3.2.3. Data Flow Diagram (DFD) ... 57
3.2.4. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 61
3.2.5. Struktur Tabel... 63
3.2.6. Design Interface (I/O) ... 68
3.2.7. Desain Uji Coba ... 96
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 104
4.1. Implementasi ... 104
4.1.1. Kebutuhan Sistem ... 104
4.1.2. Implementasi Sistem ... 105
4.2. Evaluasi ... 133
4.2.1 Uji Coba Fungsi Aplikasi ... 133
4.2.2 Uji Coba Penyusutan ... 165
4.2.3 Pembahasan Hasil Uji Coba ... 167
BAB V PENUTUP ... 173
5.1.Kesimpulan ... 173
5.2.Saran ... 174
DAFTAR PUSTAKA ... 175
1
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Kantor Kementerian Agama (Kemenag) Kota Probolinggo merupakan
sebuah lembaga pemerintahan yang terletak di Jalan Mastrip No 323 Probolinggo.
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan mengenai Pengelolaan Barang Milik
Negara tentang Pengelolaan Aset Milik Negara No 2 tahun 2014 Pasal 1
menjelaskan mengenai semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban
pendapatan termasuk dalam aset negara. Adapun lingkup pengelolaan aset
berdasarkan peraturan pemerintah dimaksud, meliputi; perencanaan kebutuhan,
pengadaan, pemeliharaan, pemanfaatan, pemindahtanganan, dan penghapusan, hal
ini tertera pada pasal 18. Sedangkan untuk penyusutan aset menggunakan metode
Straight Line sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan mengenai Penyusutan
Barang Milik Negara Berupa Aset Tetap Pada Entitas Pemerintahan Pusat tentang
Penyusutan Aset pada bab V pasal 18 2013 dan hal ini dapat dilakukan secara
merata per semester sesuai dengan masa manfaat dari aset tersebut.
Menurut Hidayat (2012:1) manajemen aset adalah suatu proses yang
sistematis guna memelihara, memperbarui, dan mengoperasikan dengan biaya
secara efektif, aset juga memiliki umur dan nilai manfaat. Manajemen aset juga
menjadi kerangka kerja bagi penanganan perencananaan, baik jangka pendek
maupun jangka panjang.
Pada Kantor Kementerian Agama Kota Probolinggo aset TI merupakan
sehingga pengelolaannya memiliki fungsi yang penting untuk menjaga kondisi
aset TI tersebut. Tugas dari sub bagian TU sebagai pengelola aset TI adalah
penerimaan aset TI baru, perencanaan pengadaan, pemeliharaan, serta
perencanaan penghapusan ketika sudah tidak dipakai.
Dalam kenyataanya proses perencanaan pengadaan aset TI pada Kantor
Kementerian Agama Kota Probolinggo mengalami kesulitan, karena jumlahnya
yang mencapai 1831 unit. Sehingga proses pengadaannya memakan waktu dua
bulan dikarenakan pengecekan aset TI yang perlu diperbarui dilakukan satu per
satu, serta tidak diketahui informasi umur ekonomis aset TI yang kurang dari satu
tahun, informasi nilai aset TI yang mendekati 0 dan tidak diketahuinya informasi
aset TI yang melewati umur ekonomis.
Sulitnya mengetahui nilai aset TI yang dimiliki karena tidak ditetapkannya
nilai umur ekonomis suatu aset TI diawal pencatatan. Pencatatan yang dilakukan
saat ini, antara lain: tahun perolehan, harga perolehan, nomor aset TI, jenis aset,
penanggung jawab dan lokasi. Hal ini berdampak pada proses pengadaan yang
lambat.
Dapat dijelaskan bahwa, ketika aset TI tidak diprediksikan waktu
pengadaannya maka berdampak pada biaya pemeliharaan / perawatan yang
meningkat karena aset TI yang seharusnya diganti / diperbarui namun
kenyataanya aset TI tersebut masih digunakan. Pada 2013 biaya untuk
pemeliharaan aset TI kurang lebih Rp 50.000.000 dan pada 2014 biaya
pemeliharaan aset TI kurang lebih Rp 70.000.000, kenaikan biaya 28 %. Jika pada 2015 tetap mengalami peningkatan biaya sebesar 28 % maka terjadi
Pemasalahan lain yang terjadi pada Kantor Kementerian Agama Kota
Probolinggo yaitu tidak adanya jadwal pemeliharaan aset TI, selama ini
pemeliharaan aset TI dilaksanakan berdasarkan daftar aset TI yang rusak,
seharusnya penetapan dasar pemeliharaan aset TI dengan mempertimbangkan
perkiraan maintenance. Dampak dari tidak adanya penjadwalan pemeliharaan ini
adalah terjadinya peningkatan kerusakan aset TI setiap tahunnya, misalnya pada
tahun 2013 aset TI yang rusak sekitar 200 unit kemudian pada 2014 aset TI yang
rusak menjadi 315. Contoh: komputer kalau dirawat secara rutin tanpa adanya
sabotase diperkirakan dapat bekerja dengan baik selama 4 tahun namun ketika
komputer tersebut tidak dilakukan perawatan secara rutin maka umur komputer
tersebut menjadi lebih cepat rusak.
Pada proses perencanaan penghapusan juga mengalami hambatan karena
dasar-dasar pertimbangan yang digunakan untuk melakukan perencanaan
penghapusan saat ini masih menimbulkan permasalahan, selama ini perencanaan
penghapusan pada Kantor Kementerian Agama Kota Probolinggo berdasarkan
daftar aset TI rusak. Dampak dari perencanaan penghapusan yang dilakukan
bukan berdasarkan daftar nilai penyusutan aset TI dan informasi biaya
pemeliharaan adalah terjadi penumpukan aset TI. Penumpukan aset TI rusak
disimpan digudang karena sub bagian TU melakukan perencanaan penghapusan
menunggu daftar aset TI rusak. Seharusnya perencanaan penghapusan dilakukan
jauh–jauh hari ketika aset TI masih bisa dipergunakan, penumpukan aset TI yang
berada didalam gudang maupun luar gudang sekitar 290 unit.
Berdasarkan permasalahan diatas Kantor Kementerian Agama Kota
perencanaan pengadaan aset TI, dan perencanaan penghapusan aset TI. Sehingga
dapat menghasilkan informasi yang dapat membantu dan menjadi pertimbangan
pada setiap proses manajemen, yaitu mempermudah perencanaan pengadaan aset
TI berdasarkan informasi nilai umur ekonomis, mempermudah pengelolaan aset
TI. Adanya informasi jadwal pemeliharaan dengan mempertimbangkan informasi
perkiraan maintenance aset TI, serta proses penghapusan dapat direncanakan
berdasarkan daftar nilai penyusutan aset TI serta daftar biaya pemeliharaan
sehingga tidak ada lagi penumpukan aset TI di gudang. Sistem informasi ini juga
mampu memberikan pelaporan terkait aset TI, yaitu: laporan prediksi perencanaan
pengadaan aset TI, laporan biaya pemeliharaan aset TI, laporan perencanaan
penghapusan aset TI.
Perumusan Masalah
Dari uraian latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan suatu
permasalahan yaitu bagaimana membangun Sistem Informasi Manajemen Aset TI
Pada Kantor Kemeterian Agama Kota Probolinggo.
Batasan Masalah
Batasan dari sistem ini adalah, sebagai berikut:
1. Standar perhitungan penyusutan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan
mengenai Penyusutan Barang Milik Negara Berupa Aset Tetap Pada Entitas
Pemerintahan Pusat tentang Penyusutan Aset pada bab V pasal 18 tahun 2013
yaitu penyusutan barang milik negara berupa aset tetap pada entitas
2. Standar masa manfaat berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan (Standar
Akutansi Pemerintahan, 2007) mengenai Sistem Informasi Manajemen dan
Akuntansi Barang Milik Negara Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang.
3. Aset yang dibahas adalah aset elektronik yang berhubungan dengan TI (Alat
Komunikasi Dan Penyampaian Informasi)
4. Tidak membahas penggantian perangkat aset TI.
5. Tidak membahas utilitas.
6. Testing yang dilakukan hanya unit testing, integration testing, dan system
testing.
Tujuan
Tujuan dari sistem ini adalah menghasilkan sebuah sistem informasi yang
dapat membantu sub bagian tata usaha (TU) Kantor Kementerian Agama Kota
Probolinggo dalam manajemen aset TI khususnya pada rekomendasi perencanaan
pengadaan, dan perencanaan penghapusan. Sistem juga memberikan informasi
dalam bentuk laporan, yaitu: laporan prediksi perencanaan aset TI, laporan biaya
pemeliharaan aset TI, laporan perencanaan penghapusan aset TI.
Sistematika Penulisan
Penulisan laporan Tugas Akhir ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5
bab, yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan
tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan
BAB II LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori pendukung dan literatur yang digunakan dalam
pembuatan aplikasi, seperti pengertian aset TI,manajemen aset,
manajemen aset TI, sistem informasi, masa manfaat aset, dan penyusutan.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan untuk menyelesaikan
tugas akhir, yaitu dari analisa system, pembahasan masalah berupa data
flow diagram, entity relationship diagram, dan struktur tabel.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Pada bab ini menjelaskan tentang impelmentasi dari program, berisikan
langkah-langkah impelmentasi menggunakan unit testing, integration
testing, dan system testing dari penggunaan program.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan yang menjawab pertanyaan dalam perumusan
masalah dan beberapa saran yang bermanfaat dalam pengembangan
7
LANDASAN TEORI
1.1.
Aset
Menurut Hidayat (2012:4) aset adalah barang, yang dalam pengertian
hukum disebut benda, terdiri dari benda tidak bergerak dan bergerak, baik yang
berwujud (tangible) maupun tidak berwujud (intangible), yang tercakup dalam
aktiva/ aset atau harta aset dari suatu instansi, organisasi, dan badan usaha.
1.2.
Aset TI
Berdasarkan Tiga Aset Utama Teknologi Informasi untuk Keunggulan
Stratejik Perusahaan (Indrajit, 2000), Seluruh infrastruktur teknologi informasi,
termasuk di dalamnya perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)
merupakan aset perusahaan yang dipergunakan secara bersama-sama.
Infrastruktur teknologi informasi ini sangat esensial bagi perusahaan karena
merupakan tulang punggung (backbone) untuk terciptanya sistem yang
terintegrasi dengan biaya selefektif, baik untuk keperluan pengembangan,
operasional, maupun pemeliharaan. Ada dua karakteristik utama yang harus
didefinisikan dan ditentukan sehubungan dengan aset ini: arsitektur teknologi
informasi, dan kerangka (platform) standar.
Dalam skala waktu jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang,
perusahaan akan mengembangkan infrastrukturnya. Perangkat keras akan diganti
dari waktu ke waktu (upgrade), aplikasi akan diinstalasi ulang untuk versi yang
lebih baru, sistem informasi akan disesuaikan dengan kebutuhan jaringan
kemudian hari, merupakan fenomena yang akan terjadi sejalan dengan keberadaan
perusahaan. Tanpa arsitektur yang secara konsep dan teknis terdefinisi dengan
jelas, segala perubahan yang terjadi akan menghasilkan suatu infrastruktur
teknologi informasi yang tambal sulam. Tambal sulam tidak hanya berarti akan
menambah besar biaya pengembangan dan pemeliharaan, tetapi lebih dari itu,
sistem tambal sulam memiliki potensi menghasilkan suatu sistem informasi yang
kurang dapat dipercaya (unreliable), tidak akurat (inaccurate), tidak konsisten
(inconsistent), dan hal-hal negatif lain yang sangat berbahaya bagi para pengambil
keputusan. Sebuah buku biru (blueprint) perencanaan dan pengembangan
teknologi informasi perusahaan harus disusun agar segala konstruksi dan
implementasi sistem baru sesuai (align) dengan arsitektur yang telah disepakati.
Buku biru panduan pengembangan teknologi informasi tersebut tentu saja
dibangun sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.
1.3.
Manajemen Aset
Menurut Hidayat (2012:1) manajemen aset adalah suatu proses yang
sistematis guna memelihara, memperbarui, dan mengoperasikan dengan biaya
secara efektif, aset juga memiliki umur dan nilai manfaat. Manajemen aset juga
menjadi kerangka kerja bagi penanganan perencananaan, baik jangka pendek
maupun jangka panjang. Manajemen aset bertujuan untuk membantu sebuah
entitas (organisasi) dalam memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif
dan efisien. Agar efektif, manajemen aset perlu dipertimbangkan sebagai aktivitas
yang komprehensif dan multi disiplin yang terkait dengan banyak fackor antara
1. Siklus hidup aset dan prinsip–prinsip manajemen aset.
2. Kebutuhan dari pengguna aset.
3. Kebijakan dan peraturan perundangan.
4. Kerangka manajemen dan perencanaan organisasi.
5. Kelayakan teknis dan kelangsungan komersial.
6. Pengaruh eksternal (komersial, teknologi, lingkungan, dan industri).
7. Persaingan permintaan dari para stakeholder dan kebutuhan merasionalkan
operasi untuk memperbaiki pemberian pelayanan atau untuk meningkatkan
keefektifan biaya.
Dalam organisasi publik memiliki siklus hidup fisik yaitu proses pengadaan,
proses pengelolaan dan proses penghapusan. Kemudian ditambahkan fase ke-4
yaitu proses perencanaan yang merupakan proses lanjutan dimana setiap output
dari setiap fase digunakan sebagai inputan untuk proses perenanaan.
Penghapusan
(Disposal)
Perencanaan
(Planning) Operasi
(Operation
Pengadaan
(Acquisition)
Gambar 2.1 Siklus Hidup Fisik Aset
Siklus manajemen aset daerah meliputi tahap-tahap berikut:
1. Perencanaan
Pengadaan aset tetap harus dianggarkan dalam rencana anggaran belanja
modal yang terdokumentasi dalam Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah
(RKBMD). Perencanaan kebutuhan aset daerah sebagaimana dilaporkan RKBMD
tersebut selanjutnya dianggarkan dalam dokumen rencana kerja dan anggaran
SKPD.
2. Pengadaan
Pengadaan aset daerah harus didasarkan pada prinsip ekonomi, efisiensi,
dan efektifitas (value for money), transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak
diskriminatif, dan akuntabel. Pengadaan daerah juga harus mengikuti ketentuan
perundang–undangan tentang pengadaan barang dan jasa instansi pemerintahan.
Pada saat pembelian harus ada dokumen transaksi yang jelas mengenai tanggal
transaksi, jenis aset, spesifikasi aset, dan nilai transaksi.
3. Penggunaan/Pemanfaatan
Pada saat digunakan harus dilakukan pencatatan mengenai maksud dan
tujuan penggunaan aset (status penggunaan aset), unit kerja mana yang
menggunakan, lokasi, dan informasi terkait lainnya. Mutasi aset dan disposisi aset
harus tetap dicatat. Biaya pemeliharaan dan depresiasi jika ada juga harus dicatat
dengan tertib. Untuk optimalisasi aset yang ada, pemerintah daerah dapat
memanfaatkan aset yang berlebih atau menganggur dengan cara:
a. Disewakan dengan jangka waktu maksimal 5 tahun dan dapat
b. Dipinjamkan dengan jangka waktu maksimal 2 tahun dan dapat
diperpanjang
c. Kejasama pemanfaatan dengan jangka waktu maksimal 30 tahun dan dapat
diperpanjang
d. Bangun – guna – serah (built – operate - transfer) dan bangun – serah –
guna (build – transfer – operate) dengan jangka waktu maksimal 30 tahun.
Pemanfaatan aset pemerintah daerah tersebut disamping bertujuan untuk
mendayagunakan aset, juga dapat dimaksudkan untuk meningkatkan penerimaan
daerah dan mengurangi beban anggaran pemeliharaan aset.
4. Pengamanan, Pemeliharaan, dan Rehabilitasi
Aset-aset pemerintah daerah perlu mendapat pengamanan yang memadai.
Pengamanan aset daerah yang diperlukan meliputi keamanan administrasi dan
catatan, pengamanan secara hukum, dan pengamanan fisik. Dapat dijelaskan
berikut ini:
a. Pengamanan administrasi dan catatan
Pengamanan administrasi catatan dilakukan dengan cara melengkapi aset
daerah dengan dokumen administrasi, catatan, dan laporan barang.
Dokumen administrasi dan catatan tersebut antara lain: kartu inventaris
barang, daftar inventaris barang, catatan akuntasi aset, laporan barang
mutasi, dan laporan tahunan.
b. Pengamanan hukum
Pengamanan hukum atas aset daerah dilakukan dengan cara melengkapi
aset tersebut dengan bukti kepemilikan yang berkekuatan hukum, antara
atau faktur pembelian, berita acara serah terima barang, surat pernyataan
hibah, wakaf, sumbangan.
c. Pengamanan fisik
Pengamanan fisik atas aset daerah dilakukan dengan cara memberi
perlindungan fisik agar keberadaan aset tersebut aman dari pencurian atau
kehilangan dan kondisi terpelihara sehingga tidak menglami kerusakan.
Pengamanan fisik aset daerah dapat dilakukan antara lain dengan cara:
penyimpanan digudang, pemagaran, pintu berlapis, pemberian kunci,
pemasangan alarm, pemasangan kamera cctv, dan penjagaan oleh satpam.
5. Penghapusan / Pemindahtanganan
Penghapusan aset daerah dari daftar aset pemerintah daerah dapat
dilakukan jika aset tersebut sudah tidak memiliki nilai ekonomis, rusak berat, atau
hilang. Penghapusan aset daerah dilakukan dengan dua cara, yaitu pemusnahan
dan pemindahtanganan. Pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar, ditanam ke
tanah, atau ditenggelamkan ke laut. Pemusnahan dilakukan karena tidak laku
dijual, rusak, kadaluwarsa, membahayakan kepentingan umum, atau karena
ketentuan peraturan perundang–undangan yang mengharuskan untuk dimusnakan.
Pemindahtanganan dapat dilakukan dengan cara:
a. Penjualan
b. Tukar – menukar
c. Hibah
d. Penyertaan modal
Demi menjaga tertib administrasi, tata cara, dan ketentuan penghapusan aset
dilengkapi dengan berita acara penghapusan aset untuk dasar pencatatan
akuntansinya.
1.4.
Manajemen Aset TI
Menurut Hidayat (2012:32), fungsi perangkat lunak yang ada pada
manajemen aset adalah mempermudah administrasi dari aset dan hubungannya
dengan tugas pencatatan. Semua tugas rutin manajemen termasuk pemeliharaan
terhadap kategori aset, transaksinya seperti transfer, depresiasi, penghapusan,
disposal, evaluasi ulang, dan penyesuaian keuangan dapat menjadi mudah dengan
hanya beberapa klik dan akan sangan menghemat waktu dan pemakai dapat
berkarya. Perangkat lunak manajemen aset juga menyediakan fungsi dasar untuk
membuat keputusan tentang rencana anggaran dan akuisisi invesatasi baru,
dimana transparansi memenuhi optimasi yang berkelanjutan dan lebih jauh lagi
terhadap infrastruktur. Manajemen aset yang dibantu perangkat lunak juga
mempermudah dan mengotomatisasi manajemen aset, memberikan efisiensi dan
bebas dari kesalahan untuk proses transaksi aset, manfaat yang lain sebagai
berikut:
1. Menghemat biaya administrasi dan waktu
Proses secara tradisional dari manajemen aset biasanya menggunakan
dokumen yang menggunakan kertas secara numeric termasuk proposal, formulir,
permohonan–permohonan, dll. Penyimpanan informasi tersebut pada perangkat
lunak akan menghemat biaya dan waktu pengarsipan, pecarian informasi,
2. Optimis dan akurasi manajemen aset
Pelaksanaan manajemen aset secara manual atau terpisah dengan solusi
teknologi informasi, akan membuat proses yang ada lambat, mahal, dan banyak
kesalahan. Pengaturan sebuah aset memudahkan beberapa transaksi standar dan
mensikronisasi proses alur kerja dari petunjuk evaluasi, mengurangi ketidak
efisienan dan meningkatkan transparansi.
3. Meningkatkan laporan keuangan dalam aset.
Perangkat lunak atau digital mengharuskan pemakai masukkan informasi
secara lengkap sehingga informasi yang terdata akan terpantau dengan baik dan
secara trasparan dengan nilai yang sebenarnya.
4. Meningkatkan efisiensi.
5. Meningkatkat proses depresiasi.
1.5.
Sistem Informasi
Menurut Ladjamudin (2005:13) sistem informasi adalah sekumpulan
prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi
pengambil keputusan dan untuk pengendalian organisasi. Manfaat sistem
informasi bagi organisasi sebagai sarana pengelolaan data, transaksi-transaksi,
mengurangi biaya, dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau
pelayanan mereka.
Komponen sistem informasi di ilustrasikan 5 komponen, yaitu:
1. Hardware
Disk merupakan salah satu perangkat penyimpanan data yang paling sering
terdapat head yang ditumpuk secara vertikal dengan beberapa track yang
menyusunnya.
2. Software
Software merupakan sekumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan
aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.
3. Data
Data merupakan komponen dasar dari informasi yang diproses lebih lanjut
untuk menghasilkan informasi. Himpunan data tersebut bersifat unik, antara lain:
a. Saling berkaitan (Interrelated)
b. Kebersamaan (Shared)
c. Terkendali (Controlled)
d. Prosedur
Dokumentasi proses sistem, buku penuntun operasional dan teknis. Prosedur
menghubungkan berbagai perintah, dan aturan yang menentukan rancangan
penggunaan aplikasi sistem informasi. User dari sistem dan staff mengatur serta
merancang sistem informasi berdasarkan prosedur-prosedur yang
didokumentasikan.
4. Manusia
Manusia adalah mereka yang terlibat dalam kegiatan sistem informasi seperti
operator, pemimpin sistem informasi, dan sebagainya.
1.6.
Masa Manfaat Aset
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan mengenai Kebijakan
masa manfaat lebih dari 12 bulan. Hal ini terkait dalam kegiatan pemerintahan
atau dimanfaatkan oleh masyarakat umum.
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan mengenai Sistem Informasi
Manajemen Dan Akuntasi Barang Milik Negara Unit Akutansi Kuasa Pengguna
Barang pada tahun 2013, dijelaskan masa manfaat aset dapat dilihat pada gambar
2.2 dibawah:
1.7.
Penyusutan
Menurut Setiawan (2004:7) penyusutan adalah alokasi jumlah suatu aktiva
yang dapat disusutkan sepanjang masa dan manfaat yang diestimasi. Sebagai
berikut metode penyusutan:
Metode garis lurus ini lebih melihat aspek waktu dari pada aspek
kegunaan, metode ini banyak digunakan pada perusahaan karena paling mudah
pengaplikasiannya dalam akuntansi. Beban penyusutan yang ada sama besar
setiap tahunnya karena dipengaruhi beban penyusutan yang sama dan tanpa
terpengaruh hasil/output produksi. Perhitungan tarif penyusutan untuk metode
garis lurus adalah sebagi berikut:
b. Metode Jumlah Angka Tahun ( Sum of the Years Method )
Metode penyusutan ini menghasilkan tarif penyusutan yang menurun
dengan dasar penurunan pecahan dari nilai yang dapat disusutkan (harga
perolehan dikurangi dengan nilai sisa).
c. Metode Saldo Menurun (Declining Balance Method)
Metode ini juga merupakan metode penurunan beban penyusutan
menggunakan tingkat penyusutan (diekspresikan dalam persentase) dan
merupakan perkalian dari metode garis lurus. Tingkat penyusutan metode ini
selalu tetap dan diaplikasikan untuk mengurangi nilai buku pada setiap akhir
tahun. Tidak seperti metode yang lain, dalam metode saldo menurun nilai sisa
tidak dikurangkan dari harga perolehan dalam mengitung nilai yang dapat
disusutkan.
Harga Perolehan Didepresiasi / Masa Manfaat = Tarif Penyusutan
Awal perolehan awal tahun / Pecahan angka-angka tahun = Biaya depresiasi
d. Metode Jam Jasa (Service Hours Method)
Metode ini digunakan untuk mengalokasikan beban penyusutan
berdasarkan pada proporsi penggunaan aktiva yang sebenarnya. Metode
penyusutan ini menggunakan jumlah jam kerja sebagai dasar pengalokasian beban
penyusutan untuk tiap periode. Dalam metode ini beban penyusutan diperlakukan
sebagai beban variabel dari pada beban tetap seperti dalam metode penyusutan
Garis Lurus (Straight Line Method) sesuai dengan jam kerja yang dibutuhkan
untuk memproduksi barang atau jasa tiap periode akuntansi
e. Metode Jumlah Unit Produksi (Productive Output Method)
Metode ini digunakan untuk mengalokasikan beban penyusutan
berdasarkan pada proporsi penggunaan aktiva yang sebenarnya. Metode
penyusutan ini menggunakan hasil produksi sebagai dasar pengalokasian beban
penyusutan untuk tiap periode. Dalam metode ini beban penyusutan diperlakukan
sebagai beban variabel sesuai dengan unit produksi yang dihasilkan tiap periode
akuntansi, bukan beban tetap seperti dalam metode penyusutan garis lurus
(Straight Line Method).
1.8.
Penyusutan Barang Milik Negara Berupa Aset
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan mengenai Penyusutan Barang
Milik Negara Berupa Aset tetap dengan No 1/PMK.06 pada tahun 2013
menyebutkan bahwa penyusutan dilakukan terhadap aset tetap. Yang dimaksud
aset tetap adalah berupa: gedung dan bangunan, peralatan dan mesin, jalan, irigasi,
jaringan, dan aset tetap lainnya berupa aset renovasi serta alat music modern. Pada
bab V pasal 18 mengenai metode penyusutan yang sudah ditetapkan pemerintah
Metode garis lurus sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan
mengalokasikan nilai yang dapat disusutkan dari aset tetap secara merata setiap
semester selama masa manfaat. Pada pasal 12 dijelaskan bahwa “Penentuan nilai
yang dapat disusutkan untuk setiap unit aset tetap tanpa ada nilai residu”.
1.9.
Penggantian Aset
Penggantian aset merupakan sebuah proses dimana aset lama diganti dengan
aset yang baru untuk menunjang operasional perusahaan sehingga kinerja menjadi
lebih baik, menurut Margono (2013:4) penggantian aset biasa dilakukan ketika
memenuhi beberapa syarat, dapat dilihat pada tabel 2.1:
Persyaratan teknis Persyaratan ekonomis
1. Secara fisik BMN tersebut tidak dapat digunakan karena rusak, dan tidak ekonomis apabila diperbaiki
Lebih menguntungkan bagi Negara jika barang diganti, karena biaya operasional dan pemeliharaan barang
lebih besar daripada
manfaat yang diperoleh. 2. BMN juga tidak dapat digunakan karena
modernisasi
2. Barang telah melampaui batas waktu
kegunaannya / kadaluarsa
4. BMN mengalami perubahan dalam spesifikasi karena penggunaan, seperti terkikis, aus, dan lain-lain sejenisnya.
5. Berkurang barang dalam timbangan/ukuran
disebabkan penggunaan/susut dalam
penyimpanan/ pengangkutan.
1.10.
Penghapusan Aset
Menurut Hidayat (2012:161) ketika hendak mengambil keputusan untuk
menyeluruh. Penghapusan aset dibuat bertujuan untuk perencanaan terintegrasi
yang memperhatikan kebutuhan, pemberian pelayanan, tujuan organisasi.
Umumnya aset dihapuskan karena dinilai kurang bermanfaat atau diperoleh
kepastian bahwa aset sudah tidak mampu memberikan pelayanan.
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan mengenai Penghapusan Dan
Pemindahtanganan pada Pasal 57 No 17 tahun 2007, menyatakan bahwa bentuk–
bentuk pemindahtanganan sebagai tindak lanjut atas penghapusan barang milik
Negara meliputi: Penjualan, Tukar–Menukar, Hibah, Penyertaan Modal.
1.11.
Pengembangan Sistem
Menurut McLeod (2007:180) pengembangan sistem adalah sebuah
pendekatan yang digununakan untuk memecahkan masalah diperusahaan. Model
pengembangan sistem yaitu: Waterfall model, Prototyping model, Rapid
application development (RAD), Pengembangan berfase, Spiral model.
2.11.1.
Waterfall Model
Menurut Cahyono (2013:2) waterfall ini didapat dari rekayasa lain yang
saling terkait, model ini menawarkan pembuatan perangkat lunak secara lebih
nyata yaitu sesuai dengan tahapan, Requirements (analisis sistem) dan Analysis
(analisis kebutuhan sistem), Design (perancangan), Coding (implementasi),
Testing (uji coba sistem) dan Maintenance (pemeliharaan). Dapat dilihat gambar
Penjelasan SDLC WaterFall, adalah sebagai berikut:
a. Requirements (Analisis Kebutuhan)
Jasa, kendala dan tujuan dihasilkan dari konsultasi yang dilakukan terlebih
dahulu dengan pengguna sistem. Kemudian kesuluruhan data yang ada akan
dirangkum sehingga dapat dimengerti oleh seluruh pihak terkait.
b. Design (Perancangan)
Setelah proses analisis selesai maka akan dibuat sebuah design sistem yang
membagi kebutuhan-kebutuhan menjadi sistem perangkat keras dan perangkat
lunak, serta arsitektur dalam bentuk design database, DFD, ERD, antarmuka
pengguna /Graphical User Interface (GUI ) dan jaringan yang dibutuhkan untuk
sistem.
c. Coding (Implementasi)
Rancangan yang telah dibuat dalam tahap sebelumnya akan diterjemahkan ke
dalam suatu bentuk atau bahasa yang dapat dibaca dan diterjemahkan oleh Requirements and
Analysis
Design
Coding
Testing
Maintenance
Gambar 2.3 System Development Life Cycle (SDLC)
komputer untuk diolah. Tahap ini juga dapat disebut dengan tahap implementasi,
yaitu tahap yang mengkonversi hasil perancangan sebelumnya ke dalam sebuah
bahasa pemrograman yang dimengerti oleh komputer. Kemudian komputer akan
menjalankan fungsi-fungsi yang telah didefinisikan sehingga mampu memberikan
layanan-layanan kepada penggunanya.
d. Testing (Uji coba sistem)
Rancangan aplikasi yang sudah lengkap selanjutnya dilakukan pengujian
untuk meyakinkan bahwa persyratan perangkat lunak sudah dipenuhi. Setelah uji
coba baru kemudian sistem disampaikan ke pengguna.
e. Maintenance (Pemeliharaan)
Pada fase ini merukapan proses yang panjang karena proses ini dilakukan
setelah sistem yang dipasang dan digunakan kemudian dilakukan
perbaikan/pembetulan kesalahan yang tidak ditemukan pada fase sebelumnya,
sehingga perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai
kebutuhan baru dapat ditentukan kemudian.
2.11.2.
Prototyping Model
Menurut McLeod (2007:188) prototipe adalah suatu versi sistem potensial
bagaimana kira-kira sistem yang disediakan bagi pengembang dan calon
pengguna yang dapat memberikan gambaran fungsi dari sistem yang disusun.
Prototipe bertujuan untuk menghasilkan prototipe secepat mungkin, bahkan dalam
satu malam, dan memperoleh umpan balik dari pengguna yang akan
memungkinkan prototipe ditingkankan secepat mungkin dan proses akan diulang
sampai menghasilkan prototipe yang sempurna. Langkah-langkah pengembangan
a. Identifikasi kebutuhan pengguna
b. Mengembangkan prototipe
c. Menentukan apakah prototipe bisa diterima atau tidak
d. Menggunakan Prototipenya
2.11.3.
Rapid Application Development (RAD)
Rapid Application Development memiliki tujuan yang sama dengan
prototipe yaitu memberikan respon yang cepat pada kebutuhan pengguna dengan
lingkup yang lebih luas. Unsur penting RAD adalah Manajemen, Manusia,
Metodologi dan Peralatan. Dalam Metodologi RAD memiliki 4 tahap:
a. Perencanaan kebutuhan
b. Rancangan penggunaan
c. Konstruksi
d. Cutover
2.11.4.
Pengembangan Berfase
Pengembangan berfase adalah sebuah pengembangan yang
mengkombinasikan SDLC tradisional, Prototyping, dan RAD. Dengan mengambil
kelebihan masing-masing, tahap-tahapnya yaitu:
a. Investigasi awal
b. Analisis
c. Desain
d. Penyusunan awal
f. Penyusunan akhir
g. Tes dan Penggunaan sistem
2.11.5.
Spiral Model
Menurut Silver (2004:51) Spiral model adalah pengembangan software
dimana proses digambarkan sebagai spiral. Setiap loop akan mewakili satu fase
dari software proses. Loop paling dalam berfokus pada kelayakan dari sistem,
loop selanjutnya tentang definisi dari kebutuhan, loop berikutnya berkaitan
dengan desain sistem dan seterusnya.dapat dilihat seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.4 Spiral Model
25
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1.
Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis sistem merupakan tahap yang digunakan untuk mengembangkan
sebuah perangkat lunak dengan metode waterfall. Pada tahap analisis ini
dilakukan pengumpulan data, menganalisa data yang sudah dikumpulkan, dan
menghubungkan melalui sebuah laporan analisis sistem. Alur atau proses yang
ada akan diperjelas menggunakan gambar dan dalam penyelesaian masalah dapat
dilihat pada gambar 3.1 berikut:
Tahap analisis dimulai dari identifikasi permasalahan yang ada sehingga dapat
mengetahui kekurangan yang ada pada proses yang lama. Setelah itu menentukan
dan merumuskan kebutuhan informasi penggunaan sistem sehingga dapat
menetukan solusi untuk pemecahan permasalahan yang ada.
3.1.1.
Identifikasi Masalah
Berdasarkan wawancarandan observasi yang sudah dilakukan, maka pada
proses inventarisasi aset TI dimulai pada sub bagian TU melakukan pencatatan
data aset TI yang meliputi: no aset, jenis aset, tanggal pengadaan, harga Gambar 3.1 Tahap-Tahap Analisis Sistem
Identifikasi Masalah
Analisis Kebutuhan
Sistem
Perancangan
Sistem Evaluasi
Impleme ntasi
perolehan, penanggung jawab, dan lokasi aset. Dari pencatatan aset tersebut akan
menghasilkan sebuah rekap data aset. Kemudian sub bagian TU melakukan
pelabelan aset TI sesuai dengan kode jenis aset, penanggung jawab aset, lokasi
aset, dan tahun pengadaan aset. Pada proses selanjutnya akan membuat surat
penerimaan aset TI sehingga menghasilkan sebuah dokumen penerimaan aset.
Untuk dokumen penerimaan aset TI akan diberikan kepada pegawai dan proses
inventarisasi selesai. Document flow inventarisasi aset TI dapat dilihat pada
gambar 3.2 berikut:
Inventarisasi Aset
Tata Usaha
Phase
Mulai
Mencatat data aset
TI
Pemberian label
Membuat surat penerimaan
aset TI
Surat penerimaan
aset TI
Selesai Rekap Data
Aset TI
Label Aset
Pada proses pengadaan aset TI dimulai pada saat surat permintaan aset
baru diberikan kepada sub bagian TU, kemudian akan melakukan pengecekan aset
tersebut berdasarkan surat permintaan aset baru dan daftar aset rusak. Pengecekan
kelayakan aset ini dilakukan untuk mengetahui aset tersebut akan diajukan atau
tidak, jika aset diajukan maka bagian sub bagian TU harus melakukan survey
harga secara online maupun servey secara langsung. Jika aset sudah diketahui
harganya maka akan melakukan penganggaran aset baru berdasarkan hal diatas,
setelah penganggaran akan menghasilkan dokumen pengajuan aset dan
penganggaran aset baru. Dokumen pengajuan aset dan penganggaran aset baru
akan diberikan kepada pimpinan Kementerian Agama Kota Probolinggo,
pimpinan akan melakukan pengecekan dokumen pengajuan dan penganggaran
dana. Setelah pimpinan menyetujui anggaran / ACC, dokumen diterima kembali
oleh bagian sub bagian. Proses selanjutnya adalah administratif aset / inventarisasi
aset TI, setelah itu aset akan diberikan kepada pegawai. Document Flow
Perencanaan Pengadaan Aset
Tata Usaha
Phase
Mulai
Permintaan aset baru
Pengecekan Kelayakan
aset
Pengajuan
Tidak diajukan N
Diajukan Y
Penganggaran aset baru
Melakukan Pengadaan
Daftar aset rusak
Pengajuan aset dan penganggaran
ACC pengajuan dan penganggaran
Adminitratif aset Adminitratif
aset Selesai
Proses pemeliharaan dimulai ketika surat keluhan kerusakan aset TI ini
diserahkan ke bagian sub bagian TU. Pada sub bagian TU akan melakukan
pencatatan data aset yang bermasalah serta akan membuat surat perintah
perbaikan. Surat perintah perbaikan ini akan diserahkan kepada teknisi luar
[image:31.595.94.502.82.584.2]pihak teknisi luar yang sudah bekerja sama akan melakukan pemeliharaan sesuai
dengan aset-aset yang mengalami kerusakan. Setelah melakukan pemeliharaan
teknisi luar akan membuat dokumen mengenai hasil perbaikan aset yang berisi:
nama aset, biaya pemeliharaan dan keterangan kerusakan aset. Untuk dokumen
tersebut akan diberikan kepada sub bagian TU kembali dan proses pemeliharaan
selesai. Document flow pemeliharaan aset TI dapat dilihar pada gambar 3.4
berikut ini:
Pemeliharaan Aset
Tata Usaha
Ph
ase
Keluhan kerusakan
aset TI Mencatat
data aset yang ber masalah
Membuat surat perintah perbaikan Surat perintah
perbaikan
Dilakukan perbaikan
Hasil perbaikan
[image:32.595.94.503.273.686.2]Selesai Mulai
Proses penghapusan aset dimulai dari bagian sub bagian TU ketika
melakukan pengecekan aset gudang di Kementerian Agama Kota Probolinggo.
Dari pengecekan tersebut menghasilkan dokumen daftar aset rusak, kemudian
dokumen daftar aset rusak tersebut akan diberikan kepada panitia penghapusan
yang sudah dibentuk sebelumnya.Panitia penghapusan biasanya melakukan
musyawarah mengenai aset mana saja yang akan dihapuskan, hasil dari
musyawarah akan document data aset yang akan dihapuskan pada tahun tersebut.
Kemudian dokumen tersebut akan diberikan kembali kepada bagian sub bagian
TU sehingga dapat membuat surat penghapusan, hasil dari pembuatan surat
penghapusan yaitu dokumen penghapusan pertahunnya. Document flow
perencanaan penghapusan aset TI dapat dilihat pada gambar 3.5 berikut:
Perencanaan Penghapusan Tata Usaha
Ph
ase
Daftar aset rusak
Musyawarah mengenai aset
Pengecekan aset digudang
Data aset dihapuskan
Membuat surat penghapusan
Surat penghapusan
Selesai Mulai
Dari proses bisnis diatas muncul permasalahan bagi bagian sub bagian TU,
seperti halnya proses pencatatan aset TI yang kurang mendukung karena data
yang dicatat kurang detil. Pencatatan aset yang ada sekarang yaitu: tahun
perolehan, harga perolehan, nomor aset TI, jenis, penanggung jawab dan lokasi.
Seharusnya pencatatan aset TI juga menambahkan umur ekonomis aset TI dan
perkiraan pemeliharaan aset TI. Hal ini berdampak pada proses perencanaan
pengadaan aset TI, dan proses pemeliharaan aset TI.
Pada proses pengadaan aset TI akan muncul permasalahan pada
perencanaan pengadaan aset TI, proses pengadaannya memakan waktu dua bulan
dikarenakan pengecekan aset TI yang perlu diperbarui dilakukan satu per satu,
serta tidak diketahui informasi umur ekonomis aset TI yang kurang dari satu
tahun, informasi nilai aset TI yang mendekati 0 dan tidak diketahuinya informasi
aset TI yang melewati umur ekonomis. Hal ini berdampak pada proses pengadaan
yang lambat.
Dapat dijelaskan bahwa, ketika tidak diketahu informasi umur ekonomis
aset TI yang kurang dari satu tahun, informasi nilai aset TI yang mendekati 0 dan
tidak diketahuinya informasi aset TI yang melewati umur ekonomis TI serta tidak
diprediksikan waktu pengadaannya maka berdampak pada biaya pemeliharaan /
perawatan yang meningkat. Karena aset TI yang seharusnya diganti / diperbarui
namun kenyataanya aset TI tersebut masih digunakan. Pada 2013 biaya untuk
pemeliharaan aset TI kurang lebih Rp 50.000.000 dan pada 2014 biaya
pemeliharaan aset TI kurang lebih Rp 70.000.000, kenaikan biaya 28 %. Jika pada
2015 tetap mengalami peningkatan biaya sebesar 28 % maka terjadi
Pemasalahan lain yang terjadi pada Kantor Kementerian Agama Kota
Probolinggo yaitu tidak adanya jadwal pemeliharaan aset TI, selama ini
pemeliharaan aset TI dilaksanakan berdasarkan daftar aset TI yang rusak,
seharusnya penetapan dasar pemeliharaan aset TI dengan mempertimbangkan
perkiraan maintenance. Dampak dari tidak adanya penjadwalan pemeliharaan ini
adalah kesulitan dalam menentukan aset TI mana saja yang perlu dilakukan
perawatan dan terjadi peningkatan kerusakan aset TI setiap tahunnya, misalnya
pada tahun 2013 aset TI yang rusak sekitar 200 unit kemudian pada 2014 aset TI
yang rusak menjadi 315. Contoh: komputer kalau dirawat secara rutin tanpa
adanya sabotase diperkirakan dapat bekerja dengan baik selama 4 tahun namun
ketika komputer tersebut tidak dilakukan perawatan secara rutin maka umur
komputer tersebut menjadi lebih cepat rusak.
Pada proses perencanaan penghapusan juga mengalami hambatan karena
dasar-dasar pertimbangan yang digunakan untuk melakukan perencanaan
penghapusan saat ini masih menimbulkan permasalahan, selama ini perencanaan
penghapusan pada Kantor Kementerian Agama Kota Probolinggo berdasarkan
daftar aset TI rusak. Dampak dari perencanaan penghapusan yang dilakukan
bukan berdasarkan daftar nilai penyusutan aset TI dan daftar biaya pemeliharaan
adalah terjadi penumpukan aset TI. Penumpukan aset TI rusak disimpan digudang
karena sub bagian TU melakukan perencanaan penghapusan menunggu daftar aset
TI rusak. Seharusnya perencanaan penghapusan dilakukan jauh–jauh hari ketika
aset TI masih bisa dipergunakan, penumpukan aset TI yang berada didalam
3.1.2.
Analisis Sistem
Berdasarkan permasalahan diatas maka dibuatlah sebuah perancangan
sistem informasi manajemen aset TI serta pelaporan terkait kebutuhan datanya.
Pada tahap ini dituntut untuk menyelesaikan permasalahan terkait manajemen aset
TI ini, antara lain: inventarisasi aset TI, perhitungan penyusutan, perencanaan
pengadaan aset TI, pemeliharaan aset TI, dan perencanaan penghapusan aset TI.
Permasalahan terkait dengan inventarisasi aset membutuhkan sebuah sistem
inventarisasi aset TI secara lengkap. Sistem inventarisasi nantinya membutuhkan
data sebagai berikut: tahun perolehan, harga perolehan, nomor aset TI, jenis aset
TI, penanggung jawab, lokasi dan akan ditambahkan informasi mengenai umur
ekonomis dan informasi mengenai perkiraan pemeliharaan aset TI.
Pada permasalahan terkait perhitungan penyusutan aset TI membutuhkan
sebuah sistem perhitungan aset TI dengan metode garis lurus dan pemantauan
aset. Sistem ini membutuhkan input yaitu: data inventarisasi aset, data umur
ekonomis, dan ketentuan penyusutan.
Pada permasalahan terkait proses perencanaan pengadaan membutuhkan
sebuah sistem perencanaan pengadaan aset TI. Sistem ini membutuhkan yaitu:
data inventarisasi aset TI, informasi nilai umur ekonomis dan data permintaan aset
baru. Sehingga dapat menghasilkan sebuah rekomendasi perencanaan pengadaan
aset TI baru.
Permasalahan terkait dengan pemeliharaan aset TI yang ada sekarang ini
membutuhkan sebuah sistem pemeliharaan aset TI. Sistem ini membutuhkan data
Pada permasalahan perencanaan penghapusan membutuhkan sebuah sistem
perencanaan penghapusan aset TI. Sistem ini membutuhkan data inventarisasi aset
TI, nilai penyusutan aset TI, dan biaya pemeliharaan yang akan menghasilkan
informasi terkait dengan laporan penghapusan aset yang dihapuskan. Berikut
35
No. Proses Masalah Penyebab Dampak Solusi
1. Perencanaan pengadaan aset TI
Proses pengadaan memakan waktu 2 bulan hanya untuk melakukan
pengecekan.
1. Tidak adanya penetapan umur ekonomis di awal pencatatan aset TI 2. Tidak ada pengecekan
riwayat pemeliharaan dan biaya
pemeliharaan
Terjadinya
peningkatan biaya pemeliharaan aset TI karena aset yang seharusnya diganti atau diadakan prosesnya menjadi tertunda sehingga aset tersebut akan terus dipelihara.
Pada proses pencatatan ditambahkan umur ekonomis sehingga untuk melakukan perencanaan pengadaan sistem akan melakukan pengecekan nilai umur ekonomis,riwayat pemeliharaan, biaya pemeliharaan, dan permintaan aset baru 2. Pemeliharaan
aset TI
Tidak adanya penjadwalan pemeliharaan aset TI
Tidak adanya dasar penetapan pemeliharaan
Terjadinya
peningkatan aset TI yang rusak
Setiap aset akan diperkirakan masa pemeliharaannya berdasarkan frekuensi pemeliharaan dan tanggal pengadaan
3. Perencanaan penghapusan
Tidak adanya dasar penetapan
penghapusan sehingga untuk melakukan penghapusan menunggu aset TI tersebut rusak
Untuk dasar penetapan penghapusan selama ini masih berdasarkan aset TI yang rusak saja seharunya direncanakan berdasarkan nilai penyusutan aset TI dan biaya pemeliharaan
Terjadinya penumpukan di gudang
[image:38.842.79.730.83.421.2]3.1.3.
Analisis Kebutuhan Pengguna
Analisis kebutuhan pengguna pada tabel…..adalah kebutuhan yang telah
disesuaikan dan menunjang tugas pengguna aplikasi sistem informasi manajemen
aset TI, dapat dilihat pada tabel 3.2:
NO Pengguna Tugas User Requirement
1 Pimpinan Melihat dan mengawasi laporan perencanaan pengadaan aset TI,
laporan aset yang
dihapuskan, laporan biaya pemeliharaan,
laporan rencana
penghapusan, laporan
penyusutan, lapora
mutasi aset, laporan aset aktif, dan laporan berita acara penghapusan.
Pimpinan dapat mengetahui
laporan perencanaan pengadaan aset TI, laporan aset yang
dihapuskan, laporan biaya
pemeliharaan, laporan rencana penghapusan, laporan penyusutan, lapora mutasi aset, laporan aset aktif, dan laporan berita acara penghapusan.
2. Sub
Bagian TU
1. Melakukan pencatatan dan pencarian aset TI
1. Staff TU dapat mengetahui informasi aset TI aktif
2. Melakukan pencatatan pemeliharaan aset TI
2. Staff TU dapat mengetahui informasi pemeliharaan aset TI yaitu jadwal pemeliharaan 3. Melakukan pencetakan
perencanaan pengadaan aset TI
3. Staff TU dapat mengetahui aset mana saja yang harus diadakan pada tahun selanjutnya.
4. Melakukan pencatatan permintaan aset TI baru
4. Staff dapat mengetahui aset mana saja yang akan direncanakan pada tahun berikutnya.
5. Melakukan pencatatan penggudangan aset TI
5. Staff TU dapat mengatahui aset apa saja yang harus
digudangkan 6. Melakukan pencatatan
penghapusan aset TI
6. Staff TU dapat melakukan penghapusan aset TI berdasarkan rekomendasi penghapusan yang dilaporkan. 7. Melakukan pencatatan
mutasi aset TI
[image:39.595.95.509.239.748.2]7. Staff dapat mengetahui alur perputaran aset TI yang ada. 8. Melakukan pencatatan 8. Staff dapat mengetahui histori
NO Pengguna Tugas User Requirement
peminjaman-pengembalian aset TI.
peminjaman dan pengembalian aset TI.
3.1.4.
Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional (functional requirement) adalah kebutuhan mengenai
fungsi yang dibutuhkan yang disesuaikan dan menunjang kebutuhan pengguna
(user requirement) dapat dilihat pada Tabel 3.3:
NO. Pengguna User Requirement Functional Requirement
1 Pimpinan 1. Pimpinan dapat laporan perencanaan pengadaan aset TI, laporan aset yang
dihapuskan, laporan
biaya pemeliharaan,
laporan rencana
penghapusan, laporan
penyusutan, lapora
mutasi aset, laporan aset aktif, dan laporan berita acara penghapusan.
1. Fungsi menampilkan
laporan perencanaan pengadaan aset TI,
laporan aset yang
dihapuskan, laporan biaya pemeliharaan,
laporan rencana
penghapusan, laporan
penyusutan, lapora
mutasi aset, laporan aset aktif, dan laporan berita acara penghapusan.
2. Sub
Bagian TU
1. Staff TU dapat
mengetahui informasi aset TI aktif
1. Fungsi menampilkan laporan aset TI yang aktif
2. Staff TU dapat
mengetahui informasi pemeliharaan aset TI yaitu jadwal
pemeliharaan.
2. Fungsi perhitungan perkiraan pemeliharaan dan menampilkan.
3. Staff TU dapat
mengetahui aset mana saja yang harus diadakan pada tahun selanjutnya.
3. Fungsi pembandingan pada umur ekonomis, riwayat pemeliharaan dan biaya pemeliharaan. 4. Staff dapat mengetahui
aset mana saja yang akan direncanakan pada tahun berikutnya.
4. Fungsi pencatatan permintaan aset baru.
5. Staff TU dapat
mengatahui aset apa saja yang harus digudangkan
NO. Pengguna User Requirement Functional Requirement 6. Staff TU dapat
melakukan penghapusan aset TI berdasarkan rekomendasi penghapusan yang dilaporkan.
6. Fungsi pelaporan rekomendasi penghapusan.
7. Staff dapat mengetahui alur perputaran aset TI yang ada.
7. Fungsi pencatatan mutasi aset TI.
8. Staff dapat mengetahui proses peminjaman dan pengembalian aset TI.
8. Fungsi pencatatan peminjaman dan pengembalian aset TI.
Dari tabel 3.3 di atas, maka secara keseluruhan kebutuhan fungsional dapat dilihat pada tabel 3.4 berikut:
No. Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement) Pengguna
1. Fungsi pencatatan invetarisasi aset TI Sub Bagian TU
2. Fungsi menampilkan jadwal pemeliharaan aset TI Sub Bagian TU
3. Fungsi pencataan pemeliharaan aset TI Sub Bagian TU
4. Fungsi menampilkan perencanaan pengadaan Sub Bagian TU
5. Fungsi pencatatan permintaan aset baru Sub Bagian TU
6. Fungsi pencatatan penggudangan aset TI Sub Bagian TU
7. Fungsi menampilkan perencanaan penghapusan Sub Bagian TU
8. Fungsi pencatatan penghapusan aset TI Sub Bagian TU
9. Fungsi pencatatan peminjaman aset TI Sub Bagian TU
10. Fungsi pencatatan pengembalian aset TI Sub Bagian TU
11. Fungsi pencatatan mutasi aset TI Sub Bagian TU
12. Fungsi menampilkan laporan-laporan secara keseluruhan
Pimpinan dan Sub Bagian TU
3.1.5.
Spesifikasi Kebutuhan Fungsional
Pada spesifikasi kebutuhan fungsional menjelaskan lebih detail mengenai
kebutuhan fungsional (functional requirement) yang telah didapatkan sebelumnya.
Detail tersebut meliputi prioritas, pemicu, kondisi awal, alur normal dan alternatif,
1. Fungsi pencatatan inventarisasi aset TI
Nama fungsi Fungsi pencatatan inventarisasi aset TI
Prioritas High
Pemicu Membuka menu inventarisasi aset TI
Kondisi Awal Data pegawai, vendor, jenis aset sudah tersimpan di
database
Alur Normal 1. Pilih menu inventarisasi aset TI
2. User melakukan penginputan data dan aplikasi akan mengambil data-data yang sudah tersimpan yang dijadikan sebagai salah satu inputan inventarisasi.
3. User menekan tombol “Simpan”
4. Aplikasi menampilkan label aset ketika berhasil disimpan.
Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Inventarisasi aset TI berhasil disimpan. Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan mengisi username dan password
2. Fungsi menampilkan jadwal pemeliharaan aset TI
Nama fungsi Fungsi menampilkan jadwal pemeliharaan aset TI
Prioritas High
Pemicu Pengguna memilih laporan jadwal pemeliharaan Aset TI Kondisi Awal Aset sudah di inventarisasi sebelumnya.
Alur Normal 1. Pengguna memilih laporan jadwal pemeliharaan aset TI 2. Aplikasi membaca jadwal pemeliharaan dari database
berdasarkan 1 bulan sebelum tanggal pengadaan yang sudah ditambah frekuensi pemeliharaan.
3. Aplikasi menampilkan jadwal pemeliharaan aset TI Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Pengguna dapat melihat jadwal pemeliharaan aset TI
Pengecualian 1. Aset yang akan tampil hanya sebulan sebelum bulan pemeliharaan.
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan mengisi username dan password
3. Fungsi pencatatan pemeliharaan aset TI
Nama fungsi Fungsi pencatatan pemeliharaan aset TI
Prioritas High
Pemicu Membuka menu pemeliharaan aset TI
Nama fungsi Fungsi pencatatan pemeliharaan aset TI Alur Normal 1. Pilih menu pemeliharaan aset TI
2. Pilih aset TI yang akan dipelihara
3. Aplikasi akan membaca database inventarisasi dan informasi akan terisi otomatis pada form
4. User mengisi biaya pemeliharaan, keterangan pemeliharaan dan kondisi aset.
5. User menekan tombol “Simpan” untuk menyelesaikan proses pencatatan pemeliharaan
6. Aplikasi akan mengkonfirmasi “Data Berhasil disimpan” Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Pemeliharaan aset TI berhasil disimpan. Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan mengisi username dan password
4. Fungsi menampilkan perencanaan pengadaan
Nama fungsi Fungsi menampilkan perencanaan pengadaan aset TI
Prioritas High
Pemicu User memilih laporan perencanaan pengadaan Aset TI
Kondisi Awal Aset sudah di inventarisasi sebelumnya.
Alur Normal 1. User memilih laporan perencanaan pengadaan aset TI 2. Aplikasi melakukan pengecekan umur ekonomis
aset,biaya pemeliharaan, riwayat pemeliharaan dan permintaan aset baru.
3. Aplikasi menampilkan laporan perencanaan pengadaan aset TI
Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Pengguna dapat melihat perencanaan pengadaan aset TI Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan mengisi username dan password
5. Fungsi pencatatan permintaan aset TI baru
Nama fungsi Fungsi pencatatan permintaan aset TI baru
Prioritas High
Pemicu Membuka menu permintaan aset TI
Kondisi Awal Aset sudah dilakukan inventarisasi Alur Normal 1. Pilih menu permintaan aset TI baru
2. User mengisi aset yang akan diadakan, pegawai yang mengadakan dan keterangan pengadaan.
Nama fungsi Fungsi pencatatan permintaan aset TI baru proses pencatatan permintaan aset TI baru
4. Aplikasi akan mengkonfirmasi “Data Berhasil disimpan” Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Permintaan aset TI berhasil disimpan. Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan mengisi username dan password
6. Fungsi pencatatan penggudangan aset TI
Nama fungsi Fungsi pencatatan penggudangan aset TI
Prioritas High
Pemicu Membuka menu penggudangan aset TI
Kondisi Awal -
Alur Normal 1. Pilih menu penggudangan aset TI
2. User memilih aset yang akan digudangkan
3. User menekan tombol “Simpan” untuk menyelesaikan proses pencatatan penggudangan aset TI
4. Aplikasi akan mengkonfirmasi “Status Aset Berhasil Dirubah”
Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Penggudangan aset TI berhasil disimpan. Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan mengisi username dan password
7. Fungsi menampilkan perencanaan penghapusan aset TI
Nama fungsi Fungsi menampilkan perencanaan penghapusan aset TI
Prioritas High
Pemicu User memilih laporan perencanaan penghapusan Aset TI
Kondisi Awal Aset sudah di inventarisasi sebelumnya.
Alur Normal 1. User memilih laporan perencanaan penghapusan aset TI 2. Aplikasi melakukan pengecekan umur ekonomis aset,
biaya pemeliharaan, dan riwayat pemeliharaan.
3. Aplikasi menampilkan laporan perencanaan penghapusan aset TI
Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Pengguna dapat melihat perencanaan penghapusan aset TI Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
8. Fungsi pencatatan penghapusan aset TI
Nama fungsi Fungsi pencatatan penghapusan aset TI
Prioritas High
Pemicu Membuka menu penghapusan aset TI
Kondisi Awal -
Alur Normal 1. Pilih menu penghapusan aset TI
2. User memilih aset yang akan dihapuskan berdsarkan tabel aset yang berada pada gudang.
3. User mengklik aset yang akan digudangkan
4. Aplikasi akan merespon dan menampilkan sesuai data kolom tersebut dan user dapat memilih keterangan penghapusan
5. User menekan tombol “Hapus” untuk menyelesaikan proses pencatatan penghapusan aset TI
6. Aplikasi akan mengkonfirmasi “Status Aset Berhasil
Dirubah”
Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Penghapusan aset TI berhasil disimpan. Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan mengisi username dan password
9. Fungsi pencatatan peminjaman aset
Nama fungsi Fungsi pencatatan peminjaman aset TI
Prioritas Medium
Pemicu Membuka menu peminjaman aset TI
Kondisi Awal Aset belum dipinjam
Alur Normal 1. Pilih menu peminjaman aset TI
2. User memilih aset yang akan dipinjam. 3. User mengklik aset yang akan dipinjam
4. Aplikasi akan merespon dan menampilkan sesuai data kolom tersebut.
5. User menginputkan pegawai yang meminjam,lama pinjam, keterangan pinjam
6. User menekan tombol “Pinjam” untuk menyelesaikan proses pencatatan peminjaman aset TI
7. Aplikasi akan mengkonfirmasi “Data Berhasil Disimpan” Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Peminjaman aset TI berhasil disimpan. Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
10.Fungsi pencatatan pengembalian aset TI
Nama fungsi Fungsi pencatatan pengembalian aset TI
Prioritas Medium
Pemicu Membuka menu pengembalian aset TI
Kondisi Awal Aset belum dikembalikan
Alur Normal 1. Pilih menu pengembalian aset TI
2. User memilih aset yang akan dikembalikan berdasarkan tabel aset dipinjam.
3. User mengklik aset yang akan dikembalikan
4. Aplikasi akan merespon dan menampilkan sesuai data kolom tersebut.
5. User menekan tombol “Kembali” untuk menyelesaikan proses pencatatan pengembalian aset TI
6. Aplikasi akan mengkonfirmasi “Data Berhasil Dikembalikan”
Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Peminjaman aset TI berhasil disimpan. Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
7. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan mengisi username dan password
11.Fungis pencatatan mutasi aset TI
Nama fungsi Fungsi pencatatan mutasi aset TI
Prioritas Medium
Pemicu Membuka menu mutasi aset TI
Kondisi Awal Status aset aktif
Alur Normal 1. Pilih menu mutasi aset TI
2. User memilih aset yang akan dimutasi.
3. Aplikasi akan merespon dan menampilkan sesuai data kolom tersebut pada textbox.
4. User menginputkan keterangan mutasi, penanggung jawab baru dan lokasi penempatan baru.
5. User menekan tombol “Simpann” untuk menyelesaikan proses pencatatan mutasi aset TI
6. Aplikasi akan mengkonfirmasi “Data Berhasil Disimpan” Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Mutasi aset TI berhasil disimpan. Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
12.Fungsi menampilkan laporan-laporan secara keseluruhan
Nama fungsi Fungsi menampilkan laporan keseluruhan aset TI
Prioritas High
Pemicu User memilih jenis laporan
Kondisi Awal -
Alur Normal 1. User memilih laporan sesuai kebutuhan
2. Aplikasi menampilkan laporan-laporan sesuai pilihan Alur Alternatif -
Kondisi Akhir Pengguna dapat laporan-laporan aset TI Pengecualian -
Kebutuhan Non-Fungsional
1. Keamanan aplikasi. Sebelum mengakses aplikasi pengguna diwajibkan mengisi username dan password
3.2.
Perancangan Sistem
Berdasarkan proses analisa diatas dibuat sebuah sistem informasi
manajemen aset TI berbasis desktop, perancangan ini memastikan bahwa sistem
dapat berjalan sesuai dengan harapan, tahapan-tahapannya adalah: Data Flow
Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur tabel, dan
perancangan interface.
3.2.1.
Rancangan Model
Berdasarkan identifikasi masalah yang sudah dijabarkan diatas, maka
membutuhkan sarana yang dapat memberikan informasi tentang inventarisasi aset,
perencanaan pengadaan, pemeliharaan aset, perencanaan penghapusan. Solusinya
adalah pembuatan aplikasi sistem informasi manajemen aset TI.
Input data dan pengelolaan data yang sudah ada, akan dirancang
database-nya serta akan dilakukan pembuatan sistem. Data yang ada disimpan dan diolah
kebutuhan berdasarkan proses bisnis yang ada. Gambaran umum rancangan
aplikasi dapat dilihat pada gambar 3.6 berikut ini:
Data-data: 1. Tahun perolehan 2. Harga perolehan 3. Nomor aset TI 4. Jenis aset 5. Penanggung jawab 6. Lokasi
7. Umur ekonomis 8. Permintaan aset baru 9. Frekuensi pemeliharaan 10. Nilai penyusutan
Pengelolaan (Local Server:) Invetarisasi aset
Perhitungan penyusutan Perencanaan pengadaan Pemeliharaan aset Penghapusan
Output:
1. Aset terkomputerisasi 2. Informasi penyusutan aset
3. Rekomendasi perencanaan pengadaan 4. Jadwal pemeliharaan
5.Penghapusan
Pada gambar 3.6 pada fungsi aplikasi sistem informasi manajemen aset ini
mempunyai proses inventarisasi aset TI, dengan input data yaitu: tahun perolehan,
harga perolehan, nomer aset TI, jenis aset TI, penanggung jawab, lokasi, umur
ekonomis, dan perkiraan pemeliharaan aset TI. Kemudian aplikasi akan
melakukan perhitungan penyusutan menggunakan metode garis lurus dengan
acuan umur ekonomis aset, harga perolehan aset, dan nilai residu yang dianggap 0
sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan mengenai Penyusutan Milik Negara
Berupa Aset Tetap dengan No 1/PMK.06 tahun 2013. Sehingga dapat
menghasilkan informasi penyusutan aset TI.
Aplikasi memfilter informasi berdasar permintaan aset baru, riwayat
pemeliharaan dan umur ekonomis terkait dengan, informasi aset yang umur
yang melewati umur ekonomis. Proses ini akan menghasilkan sebuah output
rekomendasi perencanaan pengadaan aset TI.
Input proses pemeliharaan adalah informasi perkiraan pemeliharaan yang di
dapat pada inventarisasi aset di awal, pemeliharaan aset akan dilakukan oleh pihak
luar. Setelah proses pemeliharaan aset dilakukan maka informasi terkait
pemeliharaan yang sudah dilakukan akan di input kembali, output dari proses
pemeliharaan ini adalah laporan biaya pemeliharaan aset TI.
Perencanaan penghapusan yang dijalankan pada aplikasi ini memiliki input
informasi nilai penyusutan, informasi biaya pemeliharaan. Aplikasi akan
melakukan filter pada database sesuai data yang mengacu sehingga dapat
menghasilkan output sesuai harapan. Output dari perencanaan penghapusan
adalah laporan aset TI yang akan dihapuskan dan laporan aset TI yang telah
dihapus.
3.2.2.
Model Pengembangan Sistem
Rancangan penelitian yang digunakan untuk membantu pembuatan sistem
informasi manajemen aset TI berupa blok diagram dan IPO (Input Proses Output)
Inventarisasi Aset
Perencanaan Pengadaan Pemeliharaan Aset Hasil Pemeliharaan
Perencanaan Penghapusan
Penyusutan Aset
Pada gambar 3.7 merupakan blok diagram manajemen aset TI, pada blok
diagram ini terjadi seperti siklus dan proses yang ada saling membutuhkan
sehingga ada tiga proses yang memiliki panah dua arah. Proses awal terdapat pada
proses inventarisasi aset TI pada aset-aset yang ada, kemudian dilakukan
perhitungan penyusutan aset TI dan hasil dari perhitungan ini akan dikembalikan
ke proses inventarisasi aset TI. Proses pemeliharaan juga membutuhkan data
inventarisasi aset TI sebagai acuan, setelah proses pemeliharaan selesai dilakukan
maka akan mempunyai output laporan biaya pemeliharaan. Hasil pemeliharaan
aset TI ini akan menjadi salah satu acuan perencanaan penghapusan aset TI,
informasi mengenai perencanaan penghapusan akan menjadi salah satu dasar
perencanaan pengadaan yaitu aset yang akan dihapus akan direncanakan untuk
mengganti aset tersebut. Setelah proses perencanaan pengadaan ini akan kembali
IPO(Input, Proses, Ouput)
Proses
Input Output
Phase
Daftar Aset TI
Inventarisasi Aset TI Dan Pemberian Umur
Ekonomis
Data Aset TI Terkomputerisasi
Perhitungan Penyusutan Aset Dengan Metode
Garis Lurus Dan Pemantauan Umur Ekonomis
Ketentuan Penyusutan
Laporan Penyusutan Laporan Aset TI Yang Umur Ekonomisnya < 1
tahun
Laporan umur ekonomis aset TI = 0
Perencanaan Penghapusan aset TI Nilai penyusutan Biaya Pemeliharaan Riwayat Pemeliharaan
Laporan Aset Yang Telah Dihapuskan Perencanaan
Pengadaan Aset
