BAB II LANDASAN TEORI
B. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008
1. Persiapan dalam Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 Standar ISO memberikan pedoman mengenai struktur dan elemen sistem kualitas yang lengkap, serta standarisasi kualitas di seluruh dunia. Standar ini berperan besar dalam merevitalisasi sumberdaya manusia, sikap mereka, dan ancangan terhadap pekerjaan. Hal ini sangat dibutuhkan dalam rangka menghadapi persaingan global.
Ada tiga prinsip dasar berkaitan dengan ISO 9001 : 2008 yang perlu dipersiapkan secara matang agar perusahaan-perusahaan dapat mencapai sasaran perbaikan berkesinambungan. Ketiga prinsip dasar tersebut adalah:
a. Menyusun tujuan dan sasaran penting
Manajemen harus mengidentifikasi alasan ketertarikannya pada ISO. Yang lebih penting lagi adalah menegaskan realitas dari sudupandang organisasi.
56Umiyati, “Pengaruh Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 dan Partisipasi Penyusunan
Apakah manajemen mengikuti ISO karena pengaruh pihak eksternal ataukah karena filosofi umum ingin menjadi yang terbaik.
b. Merumuskan tindakan melalui kebijakan, program, dan prosedur untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Manajemen harus bisa menjadi ‘contoh teladan’ dalam hal program kualitas. Mereka mengemban tanggung jawab sebagai inspirator bagi para bawahannya lewat tindakan nyata, bukan sekedar ucapan atau slogan belaka. KEbijakan nyata, program, prosedur, dan tujuan harus didasarkan pada visi, berorientasi perencanaan, berpusat pada sumberdaya manusia, berfokus pada proses, dan berbasis kinerja (performance based).
c. Memahami sumber penolakan dan menetralisirnya.
Setiap perubahan (sekalipun mengarah pada kebaikan dan kemajuan bersama) umumnya tidak terlepas dari adanya resistensi/penolakan). Pada dasarnya ada kecenderungan orang ingin mempertahankan status quo. Oleh sebab itu, manajemen perlu mengembangkan komunikasi horizontal dan vertical dalam organisasinya secara efektif; melibatkan para penentang potensial dalam perencanaan dan proses perubahan; dan memberdayakan para karyawan dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.57
2. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008
Menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 sama saja dengan bekerja dalam kaidah-kaidah manajemen manufakturing atau manajemen
57 Fandy Tjiptono, Prinsip-Prinsip Total Quality Service, (Yogyakarta: ANDI, 2004), edisi
perusahaan yang lebih banyak dikenal, karena penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 merupakan suatu proses berkesinambungan dan membutuhkan dukungan dari semua pihak dalam perusahaan. Berikut ini merupakan perkembangan tahapan demi tahapan yang perlu dilakukan oleh suatu perusahaan dalam mengimplementasikan ISO 9001 : 2008:
a. Komitmen Manajemen Puncak
Dalam pelaksanaan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 sebaiknya manajemen puncak cukup aktif dan selalu mendorong anak buahnya untuk dapat menjalankan sistem mutu dengan sebaik-baiknya dan selalu ada dalam proses. Sekali manajemen puncak sudah menyatakan komitmennya, penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 akan berjalan jauh lebih mudah.
Langkah pertama penerapan ISO 9001 : 2008 adalah komitmen puncak yang kemudian diikuti dengan menciptakan suatu struktur personel untuk merencanakan dan mengawasi penerapannya. Komponen pertama dari struktur personel ini adalah perwakilan manajemen atau wakil dari pihak manajemen.58 b. Pelatihan
Pelatihan merupakan kunci keberhasilan dalam menerapkan sistem mutu karena diperlukan pengetahuan tentang sistem mutu yang cukup disertai dengan motivasi yang tinggi dari semua personel dari organisasi perusahaan.
58
Bambang H. Hadiwiardjo dan Sulistijarningsih Wibisono, Memasuki Pasar Internasional
Langkah untuk lebih memahami isi dan bagaimana penerapan standar sistem mutu di perusahaan sebaiknya para anggota tim pelaksana mengikuti pelatihan untuk asesor, yang dilaksanakan oleh lembaga pendidikan dan pelatihan asesor.59
c. Perancangan dan Penerapan Sistem Dokumentasi Mutu
Perbedaan khas sistem mutu ISO 9001 : 2008 dari sistem lainnya adalah penekannnya pada dokumentasi dalam penerapannya. Sistem dokumentasi itu pada hakekatnya adalah “tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis”. Karena itu sistem mutu yang ditulis merupakan kerangka dasar sistem mutu ISO 9000.60
d. Pelajari dan Kaji Status Sistem Mutu Perusahaan Saat Ini
Tujuan standar ISO 9001 : 2008 adalah menciptakan sistem mutu yang sesuai dengan standar. Jadi langkah pertama yang perlu dilakukan dalam proses penerapan ISO 9001 : 2008 di perusahaan adalah membandingkan program mutu dan atau sistem mutu yang sekarang sudah ada di perusahaan, bila ada, dengan persayaratan dari standar.
e. Buat Rencana Penerapan Terdokumentasi
Rencana penerapan harus lengkap, teliti dank has dengan merinci:
59
Bambang H. Hadiwiardjo dan Sulistijarningsih Wibisono, Memasuki Pasar Internasional
dengan ISO 9000 Sistem Manajemen Mutu… h.104.
60
Bambang H. Hadiwiardjo dan Sulistijarningsih Wibisono, Memasuki Pasar Internasional
1) Prosedur yang dibuat, 2) Tujuan sistem,
3) Bagian ISO 9001 : 2008 yang terkait, 4) Personel atau tim yang bertanggung jawab, 5) Persetujuan yang diperlukan,
6) Pelatihan yang diperlukan, 7) Sumberdaya yang diperlukan, 8) Perkiraan tanggal penyelesaian.61 f. Dokumentasi
Sebagaimana dikemukakan sebelumnya, dokumentasi merupakan bidang yang umum dimana ketidaksesuaian terjadi. Namun, dokumentasi merupakan hal yang wajib dalam penerapan ISO 9001 : 2008, apalagi bila menginginkan memperoleh sertifikat karena dokumentasi merupakan bukti status penerapan sistem mutu di perusahaan. Dua aturan dasar dalam dokumentasi ISO 9001 : 2008, yaitu:
1) Dokumentasikan apa yang Anda kerjakan,
2) Kerjakan apa yang tertulis dalam dokumen.
g. Pengendalian Dokumen
Bila dokumentasi sistem mutu sudah mulai dijalankan diperlukan sebuah sistem terdokumentasi untuk mengendalikanntya. Prinsip pengendalian dokumen
61
Bambang H. Hadiwiardjo dan Sulistijarningsih Wibisono, Memasuki Pasar Internasional
ISO 9001 : 2008 adalah bahwa karyawan dapat memperoleh dokumen dan rekaman yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban dan tanggng jawabnya.62 h. Pemantauan Kemajuan
Pada tahap yang sangat penting ini, manejemen harus memberikan perhatian atas hasil-hasilnya untuk memastikan bahwa semua unsur sistem mutu cukup logis dan efektif. Pemantauan efektif akan menjadikan penerapan ISO 9001 : 2008 berhasil atau tidak berhasil.63
3. Manfaat Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008
Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Qualitas ISO 9001 : 2008 telah diperoleh banyak perusahaan. Beberapa manfaat dapat dicatat sebagai berikut: a. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas
yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001 : 2008 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan kualitas telah direncanakan dengan baik.
b. Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001 : 2008 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen kualitas dari perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.
62
Bambang H. Hadiwiardjo dan Sulistijarningsih Wibisono, Memasuki Pasar Internasional
dengan ISO 9000 Sistem Manajemen Mutu… h.107
63
Bambang H. Hadiwiardjo dan Sulistijarningsih Wibisono, Memasuki Pasar Internasional
c. Audit sistem manajemen kualitas dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001 : 2008 dilakukan secara periodik oleh registrar dari lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sistem kualitas. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem kualitas pelanggan.
d. Perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001 : 2008 secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan potensial ingin mencari pemasok bersertifikat ISO 9001 : 2008, akan menghubungi lembaga registrasi. Jika nama perusahaan itu terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional, maka hal itu berarti terbuka kesempatan pasar baru.
e. Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sitem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik.
f. Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan.
g. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefinisi secara baik.
h. Terjadi perubahan positif dalam hal kultur kualitas dari anggota organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan ISO 9001 : 2008 yang umumnya hanya berlaku selama tiga tahun.64
64
Vincent Gaspersz, ISO 9001 : 2000 and Continual Quality Improvement, (Jakarta : PT.
54