Setelah dilakukan perumusan terhadap skenario solusi perbaikan, dilakukan proses implementasi skenario terhadap pemborosan-pemborosan. Tujuan proses implementasi skenario solusi untuk memberikan gambaran yang jelas kepada perusahaan mengenai solusi-solusi yang akan digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi. Pada kasus yang terjadi di PT. HAI solusi perbaikan yang digunakan adalah dengan melakukan pengaturan ulang alokasi penggunaan forklift dan menerapkan sistem kanban pada bagian gudang dan produksi kecap.
19
Pengaturan Ulang Alokasi Penggunaan Forklift
Salah satu akar penyebab terjadinya pengeluaran material secara berlebihan yaitu tidak adanya armada forklift tambahan yang dioperasikan pada awal produksi. Forklift tambahan yang dialokasikan untuk membantu dalam distribusi baru dioperasikan pada siang hari, hal ini dikarenakan untuk menghindari penumpukan kendaraan-kendaraan yang berlalu lalang di sepanjang perusahaan, kendaraan-kendaraan tersebut mengangkut bahan baku atau yang akan melakukan pemuatan. Sebaliknya, yang terjadi di lapangan ialah penumpukan kendaraan-kendaraan yang di dominasi oleh kendaraan-kendaraan yang membawa bahan baku. Kendaraan-kendaraan tersebut tidak dapat langsung membongkar muatan mereka karena terbatasnya jumlah forklift yang beroperasi, sehingga mereka harus menunggu sampai muatan dibongkar. Selama waktu tunggu tersebut, kendaraan-kendaraan yang memuat bahan baku atau yang akan memuat produk akhir terus berdatangan, sehingga menyebabkan antrian.
Permasalahan tersebut dapat diselesaikan dengan melakukan pengaturan ulang terhadap alokasi penggunaan forklift. Alokasi penggunaan forklift yang diterapkan oleh PT. HAI dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6 Alokasi penggunaan forklift PT. HAI
Alokasi penggunaan forklift di PT. HAI
Area Jumlah Keterangan
Assembling 2
Soy process 1
Ready To Drink 1
RM/PM 1 1 *forklift tambahan
mulai jam 13.00, untuk pembongkaran gula
FG 1
Merujuk pada Tabel 6 diketahui bahwa armada forklift tambahan baru dioperasikan pada pukul 13.00, sedangkan penumpukan kendaraan pengangkut bahan baku dan produk akhir telah terjadi sejak pagi hari. Untuk mengatasi penumpukan kendaraan, maka operator forklift di lini lain sebisa mungkin melakukan pekerjaan rangkap, salah satunya forklift bagian soy process yang digunakan oleh bagian produksi kecap untuk melakukan supply bahan baku. Pekerjaan rangkap itulah yang menyebabkan bahan baku area produksi kecap ditumpuk untuk menghindari keterlambatan datangnya bahan baku. Alternatif yang dapat dilakukan yang dapat dilakukan dengan mengubah pengaturan alokasi forklift yang digunakan, yaitu dengan mulai mengoperasikan forklift tambahan pada pagi hari di sekitar area gudang. Tujuan pengoperasian forklift tambahan pada pagi hari adalah untuk mengurangi beban pekerjaan rangkap yang diberikan kepada forklift lain dan mengurangi antrian kendaraan pengangkut bahan baku yang terjadi di sekitar area gudang. Adapun hasil perubahan pengaturan dapat dilihat pada Tabel 7.
20
Tabel 7 Alokasi penggunaan forklift setelah perubahan
Perubahan alokasi penggunaan forklift di PT. HAI
Area Jumlah Keterangan
Assembling 2
Soy process 1
Ready To Drink 1
RM/PM 2 Forklift 1= sisi timur
pabrik
Forklift 2 = sisi barat pabrik
FG 1
Penerapan Sistem Kanban
Pada akar penyebab permasalahan pengeluaran bahan baku secara berlebih di MSA terjadi dikarenakan penyampaian informasi dilakukan secara lisan, sehingga terjadi miskomunikasi antara petugas lapangan dan operator forklift.
Permasalahan tersebut dapat diselesaikan dengan mengimplementasikan sistem kanban. istem kanban ialah realisasi teori “tarik” di dalam teori lean, sistem ini berjalan dari proses belakang menuju proses sebelumnya. Tujuan penggunaan kanban adalah untuk menekan pemborosan-pemborosan yang terjadi di proses dengan membuat sistem kontrol, sistem kontrol ini dapat digunakan untuk pengontrolan terhadap persediaan bahan baku, penyediaan bahan baku, dan untuk mengevaluasi kegiatan yang tidak perlu dilakukan (Amri 2006). Kanban dapat berupa sebuah kartu, lampu, garis batas, rak, ataupun keranjang.
Di dalam permasalahan ini, sistem kanban diperlukan untuk mengatur keluarnya bahan baku dari gudang, sehingga menghindari terjadinya penumpukan bahan baku di MSA pada ruang produksi kecap, selain itu untuk menghindari terjadinya kehilangan bahan baku akibat pendataan yang tidak teratur. Penggunaan sistem kanban di ruang produksi dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2 Penggunaan sistem kanban di produksi kecap
Merujuk pada Gambar 2, penggunaan sistem kanban di produksi kecap melibatkan dua jenis kanban, yaitu kanban pengambilan dan kanban tarik. Kanban pengambilan merupakan kanban yang berasal dari proses selanjutnya, kanban tersebut berisi jenis produk dan jumlah produk yang akan diproduksi, sedangkan
21 kanban tarik ialah kanban yang berasal dari proses sebelumnya yang berisi tentang spesifikasi jumlah bahan yang akan dibutuhkan dan jenis-jenis bahan yang akan digunakan. Kanban tarik bergerak diantara pusat-pusat proses yang berlangsung dan digunakan sebagai alat pemindah barang yang sah.
Sistem kanban pada produksi kecap diaplikasikan pada bagian masak gula dan kecap yang terjadi pengeluaran bahan baku secara berlebihan. Di dalam skenario perbaikan kali ini, sistem kanban yang diterapkan ialah apabila terdapat permintaan bahan baku dari produksi kecap, maka operator produksi kecap akan mengirimkan kartu kanban pengambilan bersama dengan operator forklift ke gudang bahan baku. Kartu kanban pengambilan tersebut kemudian diletakkan pada pos kanban yang selanjutnya akan diperiksa oleh petugas gudang. Petugas gudang akan meminta operator forklift untuk mengambil bahan baku sesuai dengan jenis produk yang akan diproduksi dan jumlah bahan baku yang dibutuhkan. Kemudian petugas gudang akan mengambil kertas palet kontrol yang berada di tiap-tiap bahan baku dan melakukan pencatatan terhadap nomor lot dan berat masing masing bahan yang di informasikan di dalam kertas palet kontrol. Selanjutnya petugas gudang akan menukar kartu kanban pengambilan dengan kartu kanban tarik yang berisi tentang spesifikasi jenis bahan dan jumlah bahan yang akan digunakan, petugas gudang akan menyelipkan kertas-kertas palet kontrol bahan baku yang digunakan sebagai informasi untuk operator produksi dan sebagai bukti bahwa bahan baku telah diserahkan. Kanban pengambilan akan menjadi data yang dimiliki oleh petugas gudang yang selanjutnya akan di masukan ke dalam sistem untuk memotong jumlah persediaan bahan baku pada tiap akhir shift. Contoh kartu kanban pengambilan dapat dilihat pada Lampiran 14. Kartu kanban tarik yang dikirimkan oleh bagian gudang bahan baku akan menjadi data yang dimiliki oleh bagian produksi kecap, kemudian data yang terdapat di dalam kartu di masukan ke dalam sistem untuk mengetahui jumlah penggunaan bahan baku yang digunakan dalam produksi kecap setiap akhir shift. Contoh kartu kanban tarik dapat dilihat pada Lampiran 14.
Penentuan jumlah kartu kanban yang beredar di produksi kecap dilakukan oleh kepala lini produksi kecap, mengingat variasi produk kecap yang diproduksi sangat banyak, sehingga jumlah kartu yang digunakan tidak selalu sama tiap produk. Perhitungan jumlah kartu kanban dilakukan setelah penentuan rencana produksi untuk produksi esok hari. Burhan et al (2011) menjelaskan banyaknya jumlah kartu kanban yang dikeluarkan untuk mengontrol jumlah bahan baku yang dikeluarkan dapat menggunakan formula:
umlah artu anban permintaan harian waktu tunggu faktor ukuran kontainer kapasitas
Permintaan harian merupakan tingkat produksi harian atau tingkat kebutuhan bahan baku untuk suatu produk, dalam penelitian ini permintaan harian diubah menjadi permintaan dalam satu shift. Hal ini dilakukan karena pengamatan dilakukan hanya pada satu shift saja. Waktu tunggu merupakan waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi produk atau waktu tunggu untuk mendapatkan bahan baku yang diinginkan. Faktor yang dimaksud dalam formula ialah faktor pengaman, koefisien faktor pengaman ditentukan oleh kebijakan manajemen. Ukuran kontainer ialah kuantitas barang yang akan di alokasikan untuk setiap
22
kartu kanban yang akan digunakan. Pengalokasian ukuran kontainer ditentukan oleh banyaknya jumlah produksi atau pertimbangan lain.
Pada penelitian ini, perhitungan kartu kanban dilakukan untuk proses produksi kecap AMB 13 mL dengan asumsi produksi dilakukan dalam satu shift penuh dengan kapasitas produksi 18 batch per shift. Bahan baku yang dibutuhkan dalam proses masak gula terdiri dari tiga jenis yaitu gula tebu, gula kelapa, dan gula pasir sehingga permintaan bahan baku disesuaikan dengan kebutuhan tiap tiap bahan yang diperlukan. Waktu tunggu untuk menunggu bahan baku terisi kembali di MSA ialah sekitar 1 jam 10 menit, penentuan lama waktu tunggu dipengaruhi beberapa pertimbangan yaitu lama waktu pemasakan dan jumlah bahan baku yang dibawa. Ukuran kontainer merupakan ukuran maksimum yang dapat dilakukan dalam satu kali perputaran kartu kanban. Dalam penelitian ini, ukuran kontainer disesuaikan dengan jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk standar produksi yang digunakan oleh PT. HAI sebesar 6 batch, sehingga ukuran kontainer untuk tiap-tiap bahan baku berbeda. Penentuan jumlah kontainer yang diperlukan dapat dilihat pada Tabel 8.
Tabel 8 Jumlah kontainer yang dibutuhkan
Perhitungan jumlah kontainer yang digunakan
Bahan baku Pemakaian
18 batch 6 batch Gula Tebu Gula Kelapa Gula Pasir
Dari hasil perhitungan jumlah kontainer diketahui bahwa dalam produksi untuk kapasitas standar produksi 6 batch gula tebu yang dibutuhkan sebanyak 8 palet. Sedangkan gula kelapa yang dibutuhkan sebanyak 2.83 palet, akan tetapi tidak memungkinkan untuk membawa bahan baku berada diluar palet, sehingga dilakukan pembulatan terhadap jumlah palet per kontainer, sehingga jumlah gula kelapa per 18 batch produksi sebesar 9 palet dengan satuan per 6 batch produksi sebanyak 3 palet. Hal tersebut berlaku juga pada bahan baku gula pasir, berdasarkan perhitungan jumlah gula pasir yang dibutuhkan selama 18 batch ialah sebesar 10.5 palet dengan satuan produksi per 6 batch sebesar 3.5 palet, jumlah tersebut dilakukan pembulatan sehingga produksi 18 batch membutuhkan 11 palet dan satuan produksi per 6 batch sebesar 4 palet.
Faktor pengaman ditentukan dengan menggunakan standar ideal dari JIT (Just In Time) sebesar 1, hal ini dikarenakan karena pihak perusahaan belum memiliki standar faktor pengaman. Berdasarkan ketentuan tersebut, jumlah kartu kanban yang dapat dikeluarkan dapat dilihat pada Tabel 9.
23 Tabel 9 Jumlah kartu kanban yang dikeluarkan
Perhitungan jumlah kartu kanban dalam satu shift Bahan Baku Permintaan
(palet) Waktu (jam) Faktor Kapasitas (palet) Jumlah kartu Gula Tebu 24 1.10 1 8 3 Gula Kelapa 9 1.10 1 3 3 Gula Pasir 11 1.10 1 4 3
Analisis Hasil Perbandingan
Analisis perbandingan dilakukan antara keadaan kondisi di lapangan dan kondisi dengan sistem kartu kanban. Data yang diamati merupakan jumlah bahan yang dikeluarkan pada saat awal produksi shift pertama dilakukan dengan kapasitas produksi sebanyak 18 batch. Perbandingan yang dihasilkan dapat dilihat pada Lampiran 15.
Merujuk pada tabel tersebut, diketahui stok di lapangan merupakan rata-rata jumlah bahan baku yang dikeluarkan untuk memenuhi kebutuhan produksi satu shift. Kanban menunjukkan jumlah kartu kanban yang beredar sepanjang produksi, Kanban yang digunakan yaitu kanban pengambilan dan kanban tarik. Kapasitas merupakan batas maksimum bahan baku yang dapat dipindahkan dalam satu kali penarikan kartu kanban.
Stok antara kondisi lapangan dan sistem kanban mengalami penurunan sekitar 75% untuk gula tebu, 70% untuk gula kelapa, dan 71% untuk gula pasir. Kondisi tersebut dapat tercapai apabila semua pihak yang berkaitan di dalam kedua proses terlibat secara aktif, dikarenakan sistem ini membutuhkan fleksibilitas dan informasi yang transparan.
Memberikan Solusi Perbaikan dengan Future State Map
Skenario solusi yang telah diperoleh digambarkan kedalam PAM-future state terlebih dahulu sebagai gambaran awal proses perbaikan sebelum menuju future state map. Future state map kemudian dibandingkan dengan current state map untuk mendapatkan perbandingan peningkatan produktivitas yang telah dilakukan. Hasil yang diperoleh dari proses ini adalah peta future state yang memvisualisasikan kondisi proses di masa depan setelah dilakukan perbaikan.
Pemetaan Future State
Setelah mendapatkan solusi terbaik yang diinginkan, kemudian dilanjutkan dengan melakukan penggambaran PAM-future state. Hal ini dilakukan untuk melihat hasil implementasi skenario solusi yang diajukan, selain itu juga mempermudah dalam pemetaan future state map. Hasil penggambaran PAM-future state dapat dilihat pada Lampiran 16.
Metode pemetaan future state hampir mirip dengan current state map yang membedakan ialah kondisi pemetaan. Kondisi pemetaan yang diwakilkan oleh current state map adalah kondisi aktual proses, sedangkan future state map pemetaan mewakili kondisi proses yang akan dilakukan perbaikan.
Di dalam future state map solusi perbaikan yang akan dilakukan dituliskan kedalam kaizen burst. Kaizen burst ialah simbol yang digunakan untuk
24
menunjukkan perbaikan yang dibutuhkan dan lokasi spesifik perbaikan yang akan dilakukan perbaikan (Rother dan Shook 2009). Hasil pemetaan future state untuk proses kecap AMB 13 mL dapat dilihat pada Lampiran 17.
Analisis Perbandingan Current State Map dan Future State Map
Setelah pemetaan future state dilakukan, kemudian dilanjutkan dengan menalukan analisis perbandingan. Analisis perbandingan dilakukan untuk mengetahui persentase kenaikan produktivitas yang akan dicapai oleh PT. HAI apabila mengimplentasikan perbaikan tersebut. Metode analisa dilakukan dengan membandingkan antara current state map dan future state map. Hasil analisis perbandingan dapat dilihat pada Tabel 10.
Tabel 10 Hasil analisa perbandingan CSM dan FSM Hasil analisa perbandingan
Pengamatan Current state map Future state map Persentase Penurunan Inventori
- Gula Tebu (palet) - Gula Kelapa (palet) - Gula Pasir (palet)
33 10 14 8 3 4 75% 70% 71% MSA lead time (menit) 660 158.40 76% Total Lead time (menit) 132 732 132 230.04 0.37%
Hasil perbandingan menunjukkan bahwa jumlah pengadaan inventory yang dilakukan pada MSA produksi turun 75% untuk gula tebu, 70% untuk gula kelapa, dan 71% untuk gula pasir. Sedangkan MSA lead time yang terdapat pada MSA produksi kecap turun hingga 76 %. Pada total nilai lead time secara keseluruhan penurunan terjadi sebanyak 0.37%.
Hasil diatas menunjukkan bahwa secara teoritis sistem kanban dapat menurunkan jumlah bahan baku yang berada di MSA, MSA lead time, dan total lead time. Akan tetapi, diperlukan perhitungan secara aktual untuk melengkapi hasil tersebut. Perhitungan secara aktual dapat dilakukan dengan memanfaatkan teori model antrian. Teori model antrian dilakukan dengan teknik pendekatan terhadap sistem aliran bahan baku, jumlah penggunaan bahan baku dan waktu tunggu bahan baku.