BAB IV PEMBAHASAN PENGEMBANGAN SISTEM
4.1 Inception
4.1 Inception
Pada tahapan awal ini ialah membangun dan memprioritaskan kebutuhan-kebutuhan sistem, membuat sebuah kesepakatan dengan customer mengenai apa yang akan dibangun, secara pasti dapat mengetahui kendala yang terjadi dan memastikan lingkup lingkungan pembangunan sistem yang akan dibangun.
4.1.1 Profil KSU BMT-UMJ
1. Sejarah Pendirian KSU BMT-UMJ
Berdirinya KSU BMT-UMJ ini diawali dengan rapat pembentukan oleh 36 orang (dosen sivitas akademika UMJ) sekitar awal bulan April 2008. Selanjutnya, Akta Pendirian KSU BMT-UMJ dengan nomor 69 diterbitkan tgl. 14 April 2008 oleh Notaris yang ditunjuk Kementerian Koperasi dan UKM, H. Rizul Sudarmadi, SH. Setelah itu, Kementerian Koperasi dan UKM, tanggal 6 Juni 2008 mengesahkan Akta Pendirian dan sekaligus memberikan nomor badan hukum: 770/BH/Meneg/.I/VI/2008.
Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, modal KSU BMT-UMJ terdiri atas modal sendiri dan modal luar. Modal sendiri terbagi atas simpanan pokok, simpanan wajib, cadangan, donasi dan hibah. Modal luar atau modal pinjaman berasal dari anggota, anggota luar biasa, calon anggota, koperasi lain, lembaga keuangan (bank dan non bank) dan sumber-sumber lain yang sah.
2. Visi dan Misi KSU BMT-UMJ
Visi dan Misi KSU BMT-UMJ adalah sebagai berikut: 1) Visi
Membangun koperasi serba usaha terkemuka, modern dan Islami dalam mengembangkan ekonomi rakyat.
2) Misi
1. Meningkatkan kualitas sumber daya insani yang bermartabat dan mandiri.
2. Memperjuangkan peningkatan harkat sosial ekonomi anggota dan karyawan koperasi serta masyarakat.
3. Mengelola portofolio bisnis anggota dengan semangat kekeluargaan dan berdaya saing.
4. Menjadi media efektif dalam membangun silaturrahmi sesama anggota KSU BMT-UMJ dan para pihak yang terkait.
3. Struktur Organisasi Direktur Teller Marketing Manajer Admin Pembiayaan RAT Ketua Pengawas & Pembina
Akuntansi Sektor Riil
Account Officer Customer
Service
4.1.2 Analisis Sistem Berjalan
KSU BMT-UMJ merupakan lembaga/organisasi yang menyelenggarakan aktivitas usaha dengan basis ekonomi syariah (umumnya simpan–
pinjam/pembiayaan). Salah satu pembiayaan yang dimilikinya ialah pembiayaan
mudharabah, pembiayaan ini merupakan bentuk kerjasama antara pihak shohibul
mal (KSU BMT-UMJ) dan mudharib (mitra). Dalam transaksinya modal tersebut seutuhnya disediakan oleh KSU BMT-UMJ dan mitra hanya memberikan modal keahlian.
Proses bisnis dari sistem yang berjalan saat ini di KSU BMT-UMJ ialah saat seorang calon mitra datang ke KSU BMT-UMJ untuk mendapatkan pembiayaan. Untuk dapat melakukan permohonan pembiayaan harus memenuhi persyaratannya terlebih dahulu yang terdapat pada formulir pembiayaan, syarat-syaratnya antara lain fotocopy KTP atau identitas diri, fotocopy kartu keluarga, akte nikah, surat persetujuan penjamin, foto (3x4) dan data penjamin. Jika pinjaman yang diajukan kurang dari Rp 2.000.000,00 tetapi jika lebih dari itu harus memberikan jaminan berupa BPKB atau sertifikat tanah. Mitra dapat memberikan syarat-syarat tersebut kepada staf atau admin pembiayaan.
Setelah syarat itu dipenuhi, pihak KSU BMT-UMJ melakukan pertimbangan dengan melihat kelayakan usaha yang dimiliki calon mitra tersebut. Setelah pihak KSU BMT-UMJ menyetujui pembiayaan yang diajukan oleh mitra, kemudian KSU BMT-UMJ mengkonfirmasi melalui telepon untuk mensurvey. Jika selama 3x telepon tidak diangkat maka proses mensurvey dibatalkan oleh KSU BMT-UMJ. Jika telepon diangkat, survey akan dilakukan dan jika layak
maka KSU BMT-UMJ mengadakan rapat komite. Jika disetujui maka pihak KSU BMT-UMJ memberi konfirmasi pada mitra untuk mendapatkan dana dan melakukan perjanjian kerja sama. Pembiayaan dapat dicairkan di staf pembiayaan dan diberikan kepada mitra. Setelah itu mitra harus membayar angsuran pembiayaan yang waktunya telah ditentukan sesuai dengan kesepakatan yang telah dilakukan. Jika angsuran yang dibayarkan melawati batas jatuh tempo maka akan dikenakan denda. Dan jika tidak ada denda data akan disimpan dalam arsip angsuran mitra. Proses bisnis mengenai pembiayaan seperti yang telah dijelaskan ditunjukkan pada rich picture. Gambar 4.2
Calon Mitra Formulir pembiayaan
1.isi formulir pembiayaan
Staff pembiayaan 2. formulir yang telah diisi
$
Tempat usaha 4. survey tempat usaha
Rapat komite
5. hasil survey
6. melakukan rapat komite
Mitra 7. memberi hasil rapat dan dokumen mitra
8. menyetujui pembiayaan
9. konfirmasi akad dan pencairan dana
3. konfirmasi survey tempat usaha
10. Pembayaran Angsuran
11. Validasi angsuran Denda/
Tidak 13. simpan angsuran mitra
12. Hitung denda
13. konfirmsi denda Angsuran
Dengan sistem yang berjalan seperti itu, timbul beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak KSU BMT-UMJ, antara lain:
1. Banyaknya minat mitra untuk melakukan permohonan pembiayaan, sehingga menyulitkan KSU BMT-UMJ untuk menentukan mitra mana yang layak untuk diberikan pembiyaan tersebut.
2. Semakin banyak mitra yang melakukan pembiayaan, menyulitkan KSU BMT-UMJ untuk menyimpan data mitra yang telah terdaftar.
3. Banyaknya aktifitas transaksi pada KSU BMT-UMJ, khususnya pada transaksi pembiayaan mudharabah yang menyebabkan terjadinya penumpukkan file-file bukti transksi yang telah dilakukan.
4. Lambatnya kinerja perusahaan karena tidak adanya proses kerja yang lebih efektif dan efisien.
4.1.3 Requirements SistemInformasiPembiayaan Mudharabah
Sistem informasi pembiayaan mudharabah merupakan sistem yang akan membantu proses kerja para karyawan KSU BMT-UMJ di dalam beberapa proses yang dilakukan oleh para mitra dalam permohonan pembiayaan. Berikut adalah kebutuhan dasar yang harus dipenuhi oleh sistem yang akan dirancang:
1. Visi Sistem Informasi Pembiayaan Mudharabah
Visi dalam membangun sistem informasi pembiayaan mudharabah
ini adalah menyediakan sebuah sistem informasi yang dapat mempermudah kinerja perusahaan sebagai peningkatan layanan terhadap mitra.
2. Functional Requirements (Kebutuhan Fungsional)
Kebutuhan fungsional atau functional requirement adalah deskripsi dari aktivitas-aktivitas dan layanan yang harus disediakan oleh sistem (Ladjamudin, 2005). Maksudnya adalah dalam suatu sistem memiliki kebutuhan sama halnya dengan user, dimana kebutuhan suatu sistem itu tentunya akan mendukung daripada pengguna atau user sistem tersebut. Dalam sebuah sistem terdapat program yang akan membantu user dalam memecahkan masalahnya.
Kebutuhan-kebutuhan fungsional sistem informasi pembiayaan
mudharabah antara lain:
a. Input
Masukan yang terdapat dalam sistem yaitu:
1. Id dan Password (untuk Mitra, Customer service, Account
officer, Admin, administrator dan Teller).
2. Registrasi 3. Calon Mitra 4. Mitra 5. Formulir Pembiayaan 6. Transaksi Pembiayaan 7. Rekening Mitra 8. Data Survey 9. Pembayaran Angsuran
b. Proses
Proses yang terdapat dalam sistem antara lain: 1. Proses register
2. Prosesmelihat profil KSU BMT-UMJ 3. Proses melihat persyaratan pembiayaan
4. Proses melihat, input, edit, delete, detail data mitra 5. Proses melihat cara pembayaran
6. Proses input, delete, edit, detail formulir pembiayaan 7. Proses ganti username dan password
8. Proses melihat, edit, delete, detail, cetak data survey
9. Proses melihat, edit, delete, cetak data rekening mitra 10.Proses melihat, cetak, edit, detail, delete data angsuran 11.Proses melihat, cetak, edit, detail, delete data transaksi
pembiayaan.
12.Log In bagi user yang telah memiliki account.
13.Proses Log Out.
c. Output
keluaran dari sistem antara lain: 1. Laporan data mitra.
2. Laporan permohonan pembiayaan. 3. Laporan hasil survey mitra
4. Laporan rekening mitra 5. Laporan transaksi pembiayaan
6. Laporan pembayaran angsuran mitra
d. Database
Database yang diusulkan pada sistem ini terdapat 7 tabel, antara
lain:
1. Tabel Mitra
2. Tabel Permohonan Pembiayaan 3. Tabel Survey
4. Tabel Rekening
5. Tabel Transaksi Pembiayaan 6. Tabel Angsuran
7. Tabel User
3. Non Functional Requirements (Kebutuhan Non Fungsional)
Non functional requirement atau kebutuhan non-fungsional
adalah deskripsi dari fitur-fitur, karakteristik dan batasan-batasan yang lain yang mendefinisikan sistem yang memuaskan (Ladjamudin, 2005).
Kebutuhan non fungsional pada sistem informasi pembiayaan
mudharabah sebagai berikut:
a. Hak Akses. Pada sistem ini hak akses diatur oleh administrator. Administrator dapat mengatur setiap user yang dapat memasuki sistem.
b. Sistem ini dapat digunakan pada operating sistem hampir pada seluruh OS (Operating system).
c. Spesifikasi komputer yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem minimal dengan spesifikasi berikut, yaitu PC minimal Pentium II, memori dengan kapasitas minimal 512 MB,
hardisk minimal 100 GB dan printer.
d. User Interface. Tampilan yang dirancang harus user friendly
(mudah dimengerti), sehingga user dapat mudah mengerti untuk menjalankan setiap proses yang tersedia di dalam sistem.
4. Kebutuhan User 1) Calon Mitra
Dalam sistem pembiayaan mudharabah ini, calon mitra dapat melakukanlihat profil dan registrasi.
2) Mitra
Dalam sistem pembiayaan mudharabah ini, mitra dapat melakukan lihat profil, isi formulir, cara pembayaran dan ganti
password.
3) Customer Service (CS)
Dalam sistem pembiayaan mudharabah ini, customer
service dapat melakukan lihat mitra, verifikasi data mitra,
4) Acount Officer (AO)
Dalam sistem pembiayaan mudharabah ini, acount officer
dapat melakukan input form survey, otorisasi survey dan cetak surat persetujuan penolakan.
5) Admin Pembiayaan
Dalam sistem pembiayaan mudharabah ini, admin pembiayaan dapat melakukan input transaksi pembiayaan, Input
rekening mitra, lihat angsuran mitra, cetak form akad dan cetak rekening mitra.
6) Teller
Dalam sistem pembiayaan mudharabah ini, teller dapat melakukan lihat rekening mitra, input angsuran mitra dan membuat kartu angsuran.
7) Administrator
Dalam sistem pembiayaan mudharabah ini, administrator dapat melakukan input data user, input data modul, input profil, lihat data calon mitra, lihat transaksi, lihat formulir mitra, lihat
survey, lihat rekening mitra, lihat angsuran mitra dan lihat
Calon mitra CS Mitra AO Teller Admin Pembiayaan Administrator Sistem Informasi Pembiayaan Mudharabah
4.1.4 Defining The Boundaries of The Problem (Batasan Masalah)
Pada tahapan ini akan ditampilkan desain yang menggambarkan batasan sistem untuk sistem informasi pembiayaan mudharabah. Gambarannya dapat dilihat pada Gambar 4.3
Gambar 4.3 Batasan Sistem Informasi Pembiayaan Mudharabah
Di dalam diagram inidijelaskan mengenai lingkungan sistem tanpa fungsi-fungsi dari sistem itu sendiri. Actors merupakan eksternal entity yang berinteraksi langsung dengan sistem.
Dalam diagram tersebut terlihat bahwa user yang termasuk di dalamnya adalah calon mitra, mitra, cs, ao, teller, admin dan administrator. Calon mitra, mitra, cs, ao, teller dan admin dapat mengoperasikan sistem, memperoleh dan memberi data/informasi dari dan kepada sistem. Sedangkan administrator, dengan adanya fungsi-fungsi tertentu dapat melakukan perubahan-perubahan sistem sesuai dengan kebutuhan user.
4.1.5 Determining Mission Use Case (Tujuan Use Case)
Pada tahapan ini dijelaskan mengenai tujuan use case dengan menjelaskan kebutuhan-kebutuhan use case dan aktor-aktor yang terlibat. Pada sistem ini terdapat 7 aktor, yaitu calon mitra, mitra, cs, ao, admin, teller dan administrator.
Untuk mendeskripsikan aktor use case apa saja yang terlibat dalam use
case tersebut, digunakan tabel seperti Tabel 4.1.
Tabel 4.1 Identifikasi Aktor dan Use Case
No Actor Description
1. Admin Pembiayaan Orang yang menangani atau mengurus proses transaksi pembiayaan mudharabah secara keseluruhan.
2. Customer Service Orang yang mengurusi mitra yang ingin
mengajukan permohononan pembiayaan
mudharabah
3 Mitra Orang yang mengajukan pembiayaan
mudharabah
4 Account Officer Orang yang mengurus survey kepada mitra
yang mengajukan permohonan pembiayaan
mudharabah.
5 Teller Orang yang melakukan pencairan dana dan
membuat kartu angsuran mitra dan bukti angsuran.
6 Calon Mitra Orang yang mendaftarkan dirinya untuk menjadi mitra di KSU BMT-UMJ.
7 Administrator Orang IT yang mengurusi sistem pembiayaan
mudharabah secara keseluruhan di KSU
Tabel 4.2 Daftar Diagram Use Case
No. Use Case Name Description Actor
Login Use case
menggambarkan kegiatan memasukkan username dan password untuk mengakses sistem Mitra, cs, ao, admin, teller dan administrator
2 Input User Use case
menggambarkan kegiatan memasukkan seluruh data ke dalam system
Administrator
4 Profil Use case
menggambarkan kegiatan melihat data profil
Administrator
5 Registrasi Use case
menggambarkan kegiatan calon mitra untuk mendaftar
Calon Mitra
6 Isi Formulir Use case
menggambarkan kegiatan mitra dalam mengisi, mengedit,
menghapus formulir
Mitra
7 Ganti Password Use case
menggambarkan kegiatan mitra untuk mengubah password
8 Verifikasi Data Calon Mitra Use case menggambarkan kegiatan mengkonfirmasi semua data calon mitra yang telah mendaftar
Customer Service
9 Input Data Mitra Use case
menggambarkan kegiatan memasukkan data mitra
Customer Service
10 Otorisasi Mitra Use case
menggambarkan kegiatan mengesahkan calon mitra menjadi mitra
Customer Service
11 Input Form Survey Use case
menggambarkan kegiatan memasukkan data survey Account Officer 12 Cetak Surat Persetujuan Penolakan Use case menggambarkan kegiatan mencetak surat persetujuan penolakan Account Officer 13 Input Transaksi Pembiayaan Use case menggambarkan kegiatan memasukkan pelaksanaan persetujuan pembiayaan Admin
14 Cetak Form Akad Use case menggambarkan kegiatan mencetak surat perjanjian kerjasama Admin
15 Input Rekening Mitra Use case
menggambarkan kegiatan memasukkan rekening mitra
Admin
16 Cetak Rekening Mitra Use case
menggambarkan kegiatan mencetak rekening mitra
Admin
17 Cetak Kartu Angsuran Use case
menggambarkan kegiatan mencetak kartu angsuran
Teller
18 Cetak Bukti Angsuran Use case
menggambarkan mencetak bukti angsuran
Teller
19 Logout Use case
menggambarkan kegiatan untuk keluar dari sistem Mitra, cs, ao, admin, teller dan administrator
