RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 19
BAB II
GAMBARAN PELAYANAN KANTOR PERPUSTAKAAN
DAN ARSIP DAERAH KOTA MATARAM
Untuk mendukung kelancaran tugas-tugas pemerintahan serta terwujudnya good governance khususnya di Kota Mataram, berbagai upaya dilakukan Pemerintah. Salah satunya dibentuknya Organisasi Lembaga Teknis Daerah yakni Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah disingkat PERSIPDA. Keberadaan dua bidang profesi antara Perpustakaan dan Arsip menjadi urgent dan memiliki peran dan fungsi yang vital dalam mengusung Visi Kota Mataram yang Maju, Religius dan Berbudaya.
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) atau Pegawai Negeri Sipil dan Honorer Daerah dengan kuantitas untuk Golongan IV sebanyak 2 (dua) orang, untuk Golongan III sebanyak 11 (sebelas) orang, untuk Golongan II sebanyak 10 (sepuluh) orang dan 1 (satu) orang Honorer Daerah. Tenaga fungsional khusus dalam bidang Perpustakaan (Pustakawan) di kantor Persipda terdapat 4 (empat) orang tenaga Pustakawan yang diangkat melalui impassing dan sesuai pendidikan, sementara untuk tenaga fungsional dalam bidang Kearsipan (Arsiparis) terdapat 2 (dua) orang tenaga fungsional arsiparis.
Capaian-capaian penting yang telah dihasilkan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram dimana terpilih sebagai salah satu kabupaten/kota yang menerima bantuan mobil perpustakaan keliling dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Sementara untuk sarana kantor yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram terdiri atas 2 (dua) mobil dinas salah satu diantaranya adalah mobil operasional Perpustakaan Keliling yang diperoleh melalui hibah dari Perpustakaan Nasional, dan terdapat 4 (empat) kendaraan roda dua untuk masing-masing Kepala Seksi; untuk sarana bidang Perpustakaan terdapat ruang baca untuk dewasa dan anak-anak yang dilengkapi dengan AC dan sound system dan tiap tahunnya diprogramkan penambahan koleksi buku untuk dapat menunjang minat baca masyarakat; untuk sarana bidang Kearsipan tiap tahunnya diadakan pengadaan sarana mulai dari rak arsip, box arsip dan sarana kearsipan lainnya. Hambatan-hambatan utama yang masih dihadapi dari sisi Sumber Daya Manusia (SDM) yaitu Kurangnya tenaga ahli (Fungsional) yang
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 20 mengelola perpustakaan dan kearsipan baik secara kuantitas maupun kualitas, sehingga beban kerja terutama arsip tidak sesuai dengan jumlah tenaga pengelola oleh karena itu perlu diadakannya secara berkelanjutan pengiriman PNS untuk mengikuti Diklat atau pendidikan secara formal (Tugas Belajar) sebagai tenaga fungsional dalam bidang perpustakaan dan kearsipan; hambatan berikutnya yaitu kurangnya kesadaran/kepedulian para pegawai terutama unsur pimpinan sebagai penentu kebijakan tentang pentingnya arsip dan kearsipan; hambatan berikutnya ialah dimana terbatasnya anggaran untuk pengadaan bahan pustaka/koleksi perpustakaan serta fasilitas yang dapat menunjang minat baca masyarakat, sedangkan untuk urusan kearsipan dimana belum adanya Depo Penyimpanan yang memenuhi standar Arsip Nasional Republik Indonesia.
2.1 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (PERSIPDA) Kota Mataram sebagai salah satu Organisasi Lembaga Teknis Daerah, Dengan demikian eksistensi keberadaan Kantor Perpustakaan dan Arsip menjadi suatu keharusan sebagai lembaga penyedia informasi bagi pengguna dalam mengakses informasi. Berdasarkan Perda No. 05 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Lembaga-lembaga Teknis Daerah Kota Mataram Nomor : 35/PERT/2008 tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.
Susunan Organisasi Kantor Perpustakaan & Arsip Daerah ( PERSIPDA) Kota Mataram terdiri dari :
Unsur pimpinan adalah Kepala Kantor
Unsur Pembantu pimpinan adalah Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Unsur pelaksana adalah Kepala seksi, yang terdiri dari : a. Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan b. Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan
c. Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 21 Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Mataram
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram sebagai unsur penunjang penyelenggara Pemerintah Daerah terutama dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui penyediaan buku-buku dan informasi yang dibutuhkan baik organisasi intern maupun ekstern. Arsip merupakan rekaman informasi dari setiap kegiatan setiap instansi tentang apa yang telah dipikirkan/rencanakan, laksanakan/dihasilkan dan berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Mataram melalui Sekretaris Daerah.
Adapun tugas pokok Kantor PERSIPDA adalah melaksanakan pembinaan layanan dan pengembangan Perpustakaan dan Arsip Daerah serta melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, mensistemasikan, mengolah arsip dinamis dan statis guna memudahkan penemuan kembali serta sebagai khasanah daerah, bahan penelitian sejarah ( arsip statis).
Sedangkan fungsinya adalah mempersiapkan bahan perumusan kebijakan pembinaan dan pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan di daerah serta melaksanakan pengolahan bahan pustaka dan arsip.
Rincian Tugas Unsur Organisasi
Dalam melaksanakan kegiatan tugas pokok dan fungsi organisasi, diuraikan rincian dan tugas unsur organisasi sebagai berikut :
Kepala Kantor
Kepala Kantor mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, membina dan mengawasi, mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan kantor dalam menyelenggarakan kewenangan daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Disamping itu Kepala Kantor mempunyai fungsi :
a. Perumusan dan penetapan Visi dan Misi, Rencana Strategis dan Program Kerja Kantor;
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 22 b. Perumusan Kebijakan Teknis dibidang Perpustakaan dan Arsip berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
c. Penyelenggaraan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian serta bimbingan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan;
d. Perumusan program pembinaan dan pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan;
e. Pelaksanaan kerjasama dengan pihak lain baik Instansi Pemerintah, Lembaga Organisasi Swadaya Masyarakat dan atau swasta;
f. Pengkoordinasian dan sinkronisasi pelaksanaan tugas kantor dengan Satuan Kerja Perangkat daerah (SKPD) dan instansi terkait;
g. Pembinaan teknis administrasi pelayanan Perpustakaan dan Kearsipan;
h. Pembinaan manajemen kepegawaian lingkup kantor;
i. Pelaporan Pelaksanaan tugas kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah;
j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Tugas :
a. Memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam melaksanakan pembinaan.
b. Teknis dan Pelayanan administrasi perencanaan, kepegawaian, keuangan, rumah tangga dan perlengkapan.
Fungsi Sub Bagian Tata Usaha
a. Mengkoordinasi penyusunan rencana strategis, rencana kerja tahunan dan penetapan kinerja lingkup kantor;
b. Mengkoordinasi penyusunan Rencana Kerja Anggaran/Dokumen pelaksanaan Anggaran (RKA/DPA) dan Program Kerja Kantor;
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 23 c. Pelaksanaan pelayanan Teknis administratif kepada seluruh
unit kerja lingkup kantor;
d. Perumusan bahan pedoman dan petunjuk tata laksana administrasi umum;
e. Pengkoordinasian penyusunan Standar Pelayanan Minimal dan Standar Prosedur Tetap Pelaksanaan kegiatan lingkup kantor;
f. Perumusan dan penjabaran kebijakan teknis penyelenggaraan administrasi umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian, dan perlengkapan ;
g. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Satuan Pemegang Kas dan Bendaharawan Barang;
h. Pengkoordinasian penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) lingkup kantor ;
i. Pelaksanaan pengaturan, pembinaan dan pengelolaan administrasi umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian dan perlengkapan;
j. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kesekretariatan;
k. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan
Tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam penyusunan program dan pelaksanaan Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan.
Fungsi Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan
a. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Seksi;
b. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang pengelolaan dan Layanan perpustakaan.
c. Penyiapan bahan perumusan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan;
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 24 d. Penyiapan bahan koordinasi, informasi dan sinkronisasi dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan dengan instansi terkait;
e. Penyiapan bahan pembinaan teknis dibidang pengelolaan dan Layanan perpustakaan kepada perpustakaan pada Instansi Pemerintah, Perpustakaan sekolah, Perpustakaan swadaya masyarakat dan atau Perpustakaan Swasta ;
f. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan;
g. Pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan; h. Pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan dibidang
Pengelolaan dan Layanan perpustakaan;
i. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Seksi;
j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.
Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan
Mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam penyusunan program dan pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan layanan kearsipan.
Fungsi Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan:
a. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Seksi;
b. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan;
c. Penyiapan bahan perumusan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan;
d. Penyiapan bahan koordinasi, informasi dan sinkronisasi dibidang pengelolaan dan Layanan kearsipan dengan instansi terkait;
e. Penyiapan bahan pembinaan teknis dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan kepada Satuan Kerja Perangkat
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 25 Daerah (SKPD), dan lembaga pendidikan lingkup pemerintah daerah;
f. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang Pengelolaan adan Layanan Kearsipan ;
g. Pelaksanaan pengelolaan dan layanan kearsipan;
h. Pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan;
i. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas seksi;
j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.
Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan Mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam penyusunan program dan pelaksanaan kegiatan pengembangan perpustakaan dan kearsipan.
Fungsi Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan
a. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Seksi;
b. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang pengembangan perpustakaan dan kearsipan;
c. Penyiapan bahan perumusan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang pengembangan perpustakaan dan kearsipan;
d. Penyiapan bahan koordinasi, informasi dan sinkronisasi dibidang pengembangan perpustakaan dan kearsipan dengan instansi terkait;
e. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi manajemen perpustakaan dan kearsipan;
f. Penyiapan bahan koordinasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan bagi aparatur dan masyarakat dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan dan kearsipan; g. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 26 h. Penyiapan bahan pembinaan teknis terhadap jabatan
fungsional Pustakawan dan Arsiparis;
i. Fasilitasi pengembangan perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, lembaga pendidikan, lembaga sosial swadaya masyarakat dan lembaga kemasyarakatan;
j. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas seksi;
k. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.
Kelompok jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pemerintah Daerah dibidang perpustakaan dan kearsipan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 27
STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA MATARAM
JL. GUNUNG RINJANI NO. 1 DASAN AGUNG TELP. (0370) 649245 MATARAM
KEPALA KANTOR
KELOMPOK JABFUNG PUSTAKAWAN / ARSIPARIS
SEKSI
PENGELOLAAN DAN LAYANAN KEARSIPAN
SEKSI
PENGEMBANGAN PERPUST. & KEARSIPAN
SEKSI
PENGELOLAAN DAN LAYANAN PERPUSTAKAAN
SK WALIKOTA MATARAM No. 35 / PERT / 2008 Tanggal 8 Agustus 2008
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 28
2.2 Sumber daya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) atau Pegawai Negeri Sipil dan Honorer Daerah dengan kuantitas untuk Golongan IV sebanyak 2 (dua) orang, untuk Golongan III sebanyak 11 (sebelas) orang, untuk Golongan II sebanyak 10 (sepuluh) orang dan 1 (satu) orang Honorer Daerah. Tenaga fungsional khusus dalam bidang Perpustakaan (Pustakawan) di kantor Persipda terdapat 4 (empat) orang tenaga Pustakawan yang diangkat melalui impassing dan sesuai pendidikan, sementara untuk tenaga fungsional dalam bidang Kearsipan (Arsiparis) terdapat 2 (dua) orang tenaga fungsional arsiparis.
JUM.PEG. KUALIFIKASI PENDIDIKAN PANGKAT/GOLONGAN PEJABAT STRUKTURAL PEJABAT FUNGSIONAL 23 SD : .... SLTP : .... SLTA : 6 D1 : .... DII : .... DIII : 7 S1 : 9 SII : 1 SIII : ....
Juru Muda (I/a) : ....
Juru Muda Tk.I (I/a) : ....
Juru (I/c) : ....
Juru Tk.I (I/c) : ....
Pengatur Muda (II/a) : 3
Pengatur Muda Tk.I (II/b) : 3 Pengatur (II/c) : 1
Pengatur Tk.I (II/d) : 3
Penata Muda (III/a) : 2
Penata Muda Tk.I (III/b) : 4
Penata (III/c) : 1
Penata Tk.I (III/d) : 4
Pembina (IV/a) : 1
Pembina MudaTk.I(IV/b) : 1 Pembina Tk.I (IV/c) : ....
Eselon IIb : .... Eselon III/a : 1 Eselon III/b : .... Eselon IV/a : 4 Eselon IV/b : .... Eselon V/a : .... Eselon V/b : .... 1. Arsiparis : 2 2. Pustakawan : 4 3. dst.
Asset yang dimiliki Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Kota Mataram diantaranya Mobil Dinas Kepala Kantor dan sebuah mobil operasional perpustakaan keliling hibah dari Perpustakaan Nasional, sepeda motor dinas untuk masing-masing Kepala Seksi, untuk bangunan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram memiliki bangunan berlantai 2 untuk kegiatan kesekretariatan dan pelayanan perpustakaan yang berdiri diatas tanah milik Propinsi Nusa Tenggara Barat dengan status tanah pinjam pakai, sementara untuk Depo Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram masih menumpang di kantor eks. Dinas Perhubungan Kota Mataram yang statusnya milik Propinsi Nusa Tenggara Barat.
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 29
2.3 Kinerja Pelayanan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.
Dikarenakan tidak adanya Renstra Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram pada periode sebelumnya dan tidak adanya Standar Pelayanan minimal untuk urusan wajib yang menjadi acuan, maka Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram melampirkan Indeks Kinerja Kunci ( IKK ), sebagai berikut :
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 30
TATARAN PELAKSANA KEBIJAKAN
ASPEK TINGKAT CAPAIAN KINERJA PENYELENGGARAAN URUSAN WAJIB DAN URUSAN PILIHAN TAHUN 2011
NO URUSAN NO. IKK RUMUS/PERSAMAAN
CAPAIAN KINERJA KETETERANGAN (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) URUSAN WAJIB 25 Kearsipan
75 Penerapan pengelolaan arsip secara baku
Jumlah SKPD yang telah menerapkan arsip secara baku (85)
--- x 100 % Jumlah SKPD (85)
100 %
Untuk SKPD yang menerapkan pengelolaan arsip secara baku dengan sempurna sebanyak 19
(sembilan belas) SKPD
76 Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan Menunjukkan Jumlah Kegiatan Peningkatan SDM Pengelola
Kearsipan (1 Kgt : Lomba Kearsipan) 115.68 %
Thn 2011 : Thn 2010 x 100 % 214 org : 185 org x 100 % (Jumlah orang yg dibina= 43x2 org dlm penilaian lomba arsip + 43 keg.Penyusunan JRA + 85 org dari unsur dinas yang pelatihan di kantor)
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 31
NO URUSAN NO. IKK RUMUS/PERSAMAAN
CAPAIAN
KINERJA KETETERANGAN
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
26 Perpustakaan
77 Koleksi buku yang tersedia di perpustakaan
daerah
Jumlah koleksi judul buku yg tersedia di perpustakaan daerah (17.848 judul) ---
Jumlah koleksi jumlah buku yg tersedia di perpustakaan daerah (42.397 buku)
42.10 %
78 Pengunjung perpustakaan
Jumlah kunjungan ke perpustakaan selama 1 tahun (27.549) ---
Jumlah orang dalam populasi yg harus dilayani (27.549)
RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 32
Tabel. T-IV.C.2
Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram
Uraian Anggaran pada tahun : Anggaran pada tahun :
2006 2007 2008 2009 2010 2006 2007 2008 2009 2010 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) BELANJA DAERAH Rp. 1.049.801.593,- 1.309.731.167,- Rp. 1.626.761.237,- Rp. 1.503.638.656,- Rp. 1.705.989.112,- Rp. 990.804.901,- Rp. 1.243.861.123,- Rp. 1.563.716.376,- Rp. 1.449.204.398,- Rp. 1.566.106.285,- Belanja Tidak Langsung Rp. 517.826.129,- Rp. 715.267.822,- Rp. 812.347.172,- Rp. 924.650.692,- Rp. 979.734.748,- Rp. 472.685.681,- Rp. 673.941.287,- Rp. 807.855.921,- Rp. 893.428.710,- Rp. 881.046.556,- Belanja Langsung Rp. 531.975.464,- Rp. 594.463.345,- Rp. 814.414.065,- Rp. 578.987.964,- Rp. 726.254.364,- Rp. 518.119.220,- Rp. 569.919.836,- Rp. 755.860.455,- Rp. 555.775.688,- Rp. 685.059.729,-
Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun : Rata-rata Pertumbuhan 2006 2007 2008 2009 2010 Anggaran Realisasi
(12) (13) (14) (15) (16) (17) (18)
0.94 0.95 0.96 0.96 0.92 Rp. 131.237.503,8 Rp. 115.060.276,8
0.91 0.94 0.99 0.97 0.90 Rp. 92.381.723,8 Rp. 81.672.175
0.97 0.96 0.93 0.96 0.94 Rp. 38.855.780 Rp. 33.388.101,8
Petunjuk cara pengisian Error! Reference source not found.:
Kolom (1) diisi dengan uraian jenis pendapatan/belanja/pembiayaan sesuai dengan kebutuhan;
Kolom (2) sampai dengan Kolom (6) diisi dengan data anggaran SKPD sesuai yang tercantum pada APBD dalam lima tahun pelaksanaan Renstra SKPD;
Kolom (7) sampai dengan Kolom (11) diisi dengan data realisasi penyerapan anggaran SKPD sesuai laporan pelaksanaan APBD/Renja SKPD pada tahun berkenaan; Kolom (12) sampai dengan Kolom (16) diisi dengan rasio antara realisasi penyerapan anggaran dengan anggaran yang telah dialokasikan dalam APBD; dan
Kolom (17) diisi dengan angka rata-rata pertumbuhan anggaran, yaitu: (jumlah anggaran pada tahun ke-5 – jumlah anggaran pada tahun ke-1)/5.
RENCANA STRATEGIS PERSIPDA KOTA MATARAM 2011-2015 33
2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.
Berdasarkan tugas dan fungsi tersebut Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram berupaya memberikan jasa layanan Perpustakaan dan Arsip kepada setiap pengguna (user) dengan menyiapkan bahan pustaka/ arsip yang bernilai guna dan berhasil guna. Seiring dengan kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, di dalam intern organisasi khususnya banyak dijumpai berbagai kendala dan hambatan yang seperti salah satunya minimnya tenaga para pengelola baik secara kuantitas maupun kualitas khususnya yang menangani bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Sehingga dalam performance segi pelayanan perpustakaan sampai saat ini belum dapat melayani masyarakat umum secara maksimal. Untuk dimaklumi bahwa sejak bulan Agustus 2005 Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah telah menempati gedung baru yang terletak di Jalan Gunung Rinjani No. 1 Kelurahan Dasan Agung Mataram. Gedung kantor terdiri dari 2 (dua) lantai yaitu lantai pertama untuk ruangan sekretariat dan ruang arsip, sementara lantai 2 (dua) dipergunakan untuk rungan perpustakaan. Dan sejak tanggal 3 Januari 2006 perpustakaan Kota Mataram mulai memberikan pelayanan untuk masyarakat umum. Untuk itu diharapan kedepan kegiatan promosi perpustakaan menjadi skala prioritas. Hal ini penting dilakukan guna memperkenalkan atau menginformasikan keberadaan maupun kegiatan/fasilitas sebuah perpustakaan termasuk kegiatan maupun koleksi bahan pustaka yang ada.
Dengan adanya kegiatan sosialisasi, seperti pembuatan brosur, membuat tulisan di Koran-koran lokal serta mengadakan lomba-lomba yang dilaksanakan diruang perpustakaan, alhamdulillah Perpustakaan Kota Mataram sudah makin dikenal dan tingkat kunjungan semakin meningkat, selanjutnya dimana perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat dewasa ini mengharuskan Kantor Persipda Kota Mataram mengimplementasikannya baik dalam hal pelayanan perpustakaan dan juga kegiatan pengelolaan arsip yang menjadi urusan wajib.
Untuk bidang Kearsipan, sesuai dengan Visi dan Misi Kantor Persipda diharapkan mampu memberdayakan arsip yang bermutu
RENCANA STRATEGIS PERSIPDA KOTA MATARAM 2011-2015 34 terutama arsip-arsip yang bernilai budaya daerah lokal, agama dan arsip sejarah berdirinya Kota Mataram baik dengan menelusuri dokumen konvensionalnya maupun dengan proses inventarisasi sejarah lisan tokoh-tokoh yang terlibat dalam proses berdirinya Kota Mataram. Hal ini sebagai pendukung pencapaian Visi Kota Mataram yang Maju, Religius dan Berbudaya. Untuk itu yang dilakukan adalah tertatanya atau terkelolanya arsip-arsip dinamis aktif dan in-aktif maupun statis disetiap Unit kerja. Namun dalam prakteknya belum dapat mencapai sasaran secara keseluruhan. Kendalanya seperti yang diuraikan di atas, yakni kurangnya tenaga yang profesional yang menangani kearsipan termasuk jumlah tenaga pengelola baik di intern Kantor Persipda maupun ekstern kantor. Hal ini berimplikasi terhadap kurangnya perhatian maupun perlakukan arsip menjadi kurang proporsional terutama dikalangan pegawai dan masyarakat pada umumnya. Disamping kurangnya perhatian dan dukungan pimpinan dimasing-masing unit kerja.
Dari keterbatasan yang dimiliki oleh Kantor Persipda Kota Mataram, secara bertahap dan berkelanjutan berupaya melakukan peningkatan kinerja sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan yang dihadapi. Terutama pengadaan gedung Kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan, dalam hal ini dimana belum adanya depo arsip yang representative guna menunjang kegiatan dibidang kearsipan sesuai dengan standar nasional, oleh karena itu eksistensi gedung kantor menjadi skala prioritas. Untuk fasilitas gedung perpustakaan upaya ini telah diwujudkan dengan membangun gedung yang representatif di sekitar kawasan sekolah dan dekat dengan pemukiman masyarakat. Dengan harapan mudah dikunjungi oleh masyarakat umum.
RENCANA STRATEGIS PERSIPDA KOTA MATARAM 2011-2015 35
BAB III
ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
3.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi
Pelayanan SKPD.
3.1.1 Seksi Perpustakaan
Untuk Seksi perpustakaan teridentifikasi masalah-masalah diantaranya :
Kurangnya tenaga ahli (Fungsional) yang mengelola perpustakaan baik secara kuantitas maupun kualitas, sehingga beban kerja tidak sesuai dengan jumlah tenaga pengelola.
Kurangnya fasilitas pelayanan seperti mobil operasional perpustakaan keliling, motor operasional tenaga fungsional dalam rangka pembinaan perpustakaan yang mencakup perpustakaan sekolah dari tingkat TK, SD, SMP, SMA, Perguruan Tinggi, Perpustakaan Rumah Ibadah, Perpustakaan Kelurahan dan Taman Bacaan Masyarakat. Minimnya anggaran untuk mengoptimalkan program-program
yang telah terlaksana dan sedang direncanakan untuk terciptanya perpustakaan dengan standar digital melalui layanan bersifat Hybrid.
3.1.2 Seksi Kearsipan
Untuk Seksi kearsipan permasalahan yang teridentifikasi diantaranya :
Kurangnya tenaga ahli (Fungsional) yang mengelola kearsipan baik secara kuantitas maupun kualitas, sehingga beban kerja terutama arsip tidak sesuai dengan jumlah tenaga pengelola
Kurangnya kesadaran/kepedulian para pegawai terutama unsur pimpinan tentang arti pentingnya arsip dan kearsipan.
Tidak adanya sarana dan prasarana terutama gedung untuk kegiatan pengelolaan arsip serta penyimpanannya berupa Depo arsip dan ruang fumigasi arsip sesuai standar nasional.
RENCANA STRATEGIS PERSIPDA KOTA MATARAM 2011-2015 36 Minimnya anggaran untuk menunjang program kegiatan dalam bidang kearsipan untuk terwujudnya pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi.
Belum adanya produk hukum yang menentukan nasib akhir arsip yang telah dikelola, yaitu Peraturan Walikota tentang Jadwal Retensi Arsip.
3.2 Telahaan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih.
Visi Kepala Daerah Kota Mataram tahun 2010 – 2015 adalah
“Mewujudkan Kota Mataram yang Maju, Religius dan Berbudaya”.
Untuk mencapai visi tersebut Pemerintah Kota Mataram menetapkan 5 (lima) misi yaitu :
a. Mewujudkan masyarakat perkotaan yang “AMAN” ditunjukkan dengan kehidupan masyarakat yang kondusif, dinamis dan harmonis.
b. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yang handal untuk mendorong daya saing daerah.
c. Memberdayakan ekonomi rakyat berbasis potensi lokal yang berkelanjutan.
d. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dan pemenuhan kebutuhan dasar masyarakat berdasarkan prinsip-prinsip tata pemerintahan yang baik (Good Governance).
e. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana perkotaan.
Adapun tujuan dan sasaran kelima visi tersebut diatas adalah:
a. Misi Pertama : Meningkatkan rasa “AMAN” masyarakat Kota Mataram yang ditunjukkan dengan kehidupan yang kondusif, dinamis, dan harmonis yang dilandasi nilai agama dan budaya. Misi ini dijabarkan kedalam tujuan yaitu: Menciptakan suasana Kota Mataram yang kondusif, dinamis dan harmonis yang dilandasi nilai agama dan budaya.
RENCANA STRATEGIS PERSIPDA KOTA MATARAM 2011-2015 37 1. Tumbuh dan berkembangnya kerukunan hidup beragama
dan bermasyarakat.
2. Terwujudnya keamanan dan kepastian dalam berinvestasi. 3. Terlaksananya penyelenggaraan pemerintahan yang baik
dalam suasana yang kondusif dan produktif.
b. Misi Kedua : Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yang