RENCANA STRATEGIS (RENSTRA)

(1)

RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 9

RENCANA STRATEGIS

(RENSTRA)

TAHUN

2011-2015

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH

KOTA MATARAM

(2)

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Landasan Hukum ... 4

1.3 Maksud dan Tujuan... 6

1.4 Sistematika Penulisan ... 7

BAB II GAMBARAN PELAYANAN SKPD 2.1 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi SKPD ... 10

2.2 Sumber Daya SKPD ... 18

2.3 Kinerja Pelayanan SKPD ... 19

2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan SKPD ... 23

BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI 3.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan SKPD ... 25

3.2 Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala daerah dan wakil kepala daerah Terpilih ... 26

3.3 Penentuan Isu-isu Strategis ... 31

BAB IV VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN 4.1 Visi dan Misi SKPD ... 33

4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah SKPD ... 34

4.3 Strategi dan Kebijakan ... 38

BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN, DAN PENDANAAN INDIKATIF ... 43

BAB VI INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD ... 47

(3)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penyusunan Rencana Strategis – SKPD merupakan ketentuan

Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 pasal 25, yang dimaksud dengan Renstra SKPD adalah dokumen perencanaan SKPD untuk periode lima (5) tahun, yang memuat visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program, dan kegiatan pembangunan baik yang dilaksanakan langsung oleh pemerintah daerah maupun yang ditempuh dengan mendorong partisipasi masyarakat.

Rencana Strategis (Renstra) Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram berfungsi untuk memetakan perencanaan SKPD untuk periode 2011-2015 yang merupakan bagian dari perencanaan pembangunan daerah, eksistensi Perpustakaan sebagai pusat pembelajaran masyarakat ( Society Learning Centre) serta sebagai pusat informasi masyarakat dibidang Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, disatu sisi Arsip sebagai alat bukti pertanggungjawaban Pemerintahan menjadi penting, disamping sebagai dasar pembuatan/penetapan keputusan atau kebijakan yang valid, Arsip sebagai pusat ingatan organisasi serta bukti pertanggungjawaban nasional.

Penyusunan Renstra Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram 2011-2015 dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut :

1. Tahap perumusan rancangan Renstra SKPD

Perumusan substansi rancangan Renstra SKPD dilakukan melalui serangkaian kegiatan ada yang dilakukan secara simultan dengan penyusunan rancangan awal RPJMD, dan ada yang dilakukan setelah SKPD menerima surat edaran kepala daerah perihal penyusunan rancangan Renstra SKPD disertai dengan dokumen rancangan awal RPJMD sebagai lampirannya. Kegiatan-kegiatan tersebut dikelompokkan sebagai berikut :

Kegiatan-kegiatan perumusan rancangan Renstra SKPD yang dilakukan secara simultan (bersamaan waktunya) dengan proses penyusunan RPJMD terdiri dari:

(4)

1. Pengolahan data dan informasi

a) data dan informasi gambaran pelayanan SKPD; mencakup (1) struktur organisasi beserta tugas dan fungsinya sebagai dasar untuk melihat dan menentukan lingkup kewenangan SKPD, (2)

data dan informasi yang menggambarkan

pencapaian-pencapaian yang telah dilaksanakan dalam Renstra SKPD periode sebelumnya, (3) data dan informasi yang menunjukkan aspirasi-aspirasi masyarakat terkait pemenuhan kebutuhan barang publik, layanan publik, dan regulasi dalam lingkup kewenangan SKPD.

b) data dan informasi pengelolaan pendanaan pelayanan SKPD:

mencakup (1) data pendapatan SKPD, (2) data belanja SKPD, (3) data pembiayaan SKPD (khusus Satuan Kerja Pengelola Keuangan Daerah/SKPKD).

2. Analisis gambaran pelayanan SKPD, terdiri dari:

a) analisis gambaran umum pelayanan SKPD untuk

mengidentifikasi potensi dan permasalahan pelayanan SKPD.

b) analisis pengelolaan pendanaan pelayanan SKPD untuk

mengidentifikasi potensi dan permasalahan khusus pada aspek pendanaan pelayanan SKPD.

3. Perumusan isu-isu strategis berdasarkan:

a) Hasil analisis gambaran pelayanan SKPD (potensi dan

permasalahan pelayanan SKPD);

b) Hasil review Renstra K/L dan Renstra SKPD provinsi

c) Hasil penelaahan RTRW;

d) Hasil analisis dokumen KLHS; dan

e) Penentuan isu-isu strategis yang akan dihadapi dalam jangka waktu pelaksanaan Renstra SKPD berdasarkan huruf a), huruf b), huruf c), dan huruf d).

4. Perumusan visi dan misi SKPD;

5. Perumusan tujuan pelayanan jangka menengah SKPD; dan Perumusan sasaran pelayanan jangka menengah SKPD.

(5)

2. Tahap penyajian rancangan Renstra SKPD, Hasil-hasil yang diperoleh dari kegiatan-kegiatan perumusan rancangan Renstra SKPD yang telah diuraikan sebelumnya, disusun secara sistematis ke dalam naskah rancangan Renstra SKPD.

Renstra Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram berkaitan erat dengan RPJMD Kota Mataram 2011-2015 dimana penyusunan Renstra harus sesuai dengan rancangan awal RPJMD (Pasal 12, PP No 08 Tahun 2008)

(6)

RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 14 1.2 Landasan Hukum

Dalam penyusunan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) 2011-2015 Kota Mataram mengacu pada peraturan perundang-undangan sebagai rujukan, yakni antara lain:

1. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1993 tentang Pembentukan Kotamadya Daerah Tingkat II Mataram;

2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan

Negara;

4. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan;

5. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Keuangan Negara;

6. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem

Perencanaan Pembangunan Nasional;

7. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang perubahan kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004;

8. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah; 9. Peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2001 tentang Pelaporan

Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;

10. Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang; 11. Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 tentang Pedoman

Penyusunan dan Penerapan Stándar Pelayanan Minimal;

12. Peraturan Pemerintah Nomor 75 Tahun 2005 tentang Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;

13. Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 2007 tentang Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Kepada Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Kepala Daerah Kepada DPRD, dan Informasi Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Kepada Masyarakat;

(7)

14. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota;

15. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;

16. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaaan Rencana Pembangunan Daerah;

17. Peraturan Presiden Nomor 5 Tahun 2010 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2010-2014;

18. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 Tahun 2007 tentang

Pedoman Tata Cara Pengawasan Atas Penyelenggaraan

Pemerintahan Daerah;

19. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 44 Tahun 2008 tentang Kebijakan Pengawasan Atas Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;

20. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah;

21. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 3 Tahun 2008 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Tahun 2005-2025;

22. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 1 Tahun 2009 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Tahun 2009-2013;

23. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 3 Tahun 2010 tentang Rencana Tata Ruang Wilayah Provinsi Nusa Tenggara Barat Tahun 2009-2029;

24. Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 4 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan Yang Menjadi Kewenangan Pemerintahan Daerah Kota Mataram;

25. Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 5 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kota Mataram;

(8)

26. Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 8 Tahun 2008 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) Kota Mataram Tahun 2005-2025.

1.3 Maksud dan Tujuan

Rencana Strategis (Renstra) Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram 2011-2015 ditetapkan dengan maksud untuk memberikan arah sekaligus menjadi pedoman perencanaan dalam program kegiatan yang akan dilaksanakan selama lima (5) tahun kedepan dan kebutuhan anggaran dalam pelaksanaan program kegiatan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.

Berdasarkan pertimbangan di atas, maka Rencana Strategis (Renstra) Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram 2011-2015 disusun dengan maksud sebagai berikut:

1. Menetapkan Visi, Misi, dan Program Kantor Perpustakaan dan

Arsip Kota Mataram 2011-2015;

2. Menetapkan pedoman dalam penyusunan Rencana Kerja Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram (Renja-SKPD), dan perencanaan penganggaran;

3. Mewujudkan perencanaan pembangunan daerah yang sinergis

dan terpadu antara perencanaan pembangunan Nasional, Provinsi dan Kabupaten/Kota;

4. Menyediakan satu acuan resmi bagi seluruh jajaran pemerintah daerah dan DPRD dalam menentukan prioritas program dan kegiatan tahunan yang akan dibiayai dari APBD Kota, APBD Provinsi maupun APBN;

5. Menyediakan tolok ukur sebagai standar dalam mengevaluasi

kinerja tahunan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram;

6. Memudahkan seluruh jajaran aparatur Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kota Mataram dalam mencapai tujuan dengan cara menyusun program dan kegiatan secara terpadu, terarah dan terukur;

(9)

7. Memudahkan seluruh jajaran aparatur pemerintah kota dan DPRD

untuk memahami dan menilai arah kebijakan dan program serta kegiatan operasional tahunan dalam rentang waktu lima tahun;

8. Menjabarkan kondisi kekinian, hambatan dan tantangan dalam

capaian kinerja lima tahun berikutnya.

Adapun tujuan dari penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram 2011-2015 adalah:

1. Menjabarkan visi, misi, dan program Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.

2. Mendukung koordinasi antar pelaku pembangunan serta

mewujudkan perencanaan pembangunan daerah yang sinergis dan terpadu dengan perencanaan pembangunan nasional.

3. Menjamin keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan,

penganggaran, pelaksanaan, dan pengawasan.

4. Menjaga kesinambungan dan kesatuan arah antara Rencana

Kerja (Renja-SKPD) dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) Kota Mataram.

(10)

RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 18 1.4 Sistematika Penulisan

Rencana Strategis (Renstra) Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram 2011-2015 disusun dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

1.5 Latar Belakang

1.6 Landasan Hukum

1.7 Maksud dan Tujuan

1.8 Sistematika Penulisan

BAB II GAMBARAN PELAYANAN SKPD

2.5 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi SKPD

2.6 Sumber Daya SKPD

2.7 Kinerja Pelayanan SKPD

2.8 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan SKPD

BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

3.4 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi

Pelayanan SKPD

3.5 Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala daerah dan wakil kepala

daerah Terpilih

3.6 Penentuan Isu-isu Strategis

BAB IV VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN

4.4 Visi dan Misi SKPD

4.5 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah SKPD

4.6 Strategi dan Kebijakan

BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN, DAN PENDANAAN INDIKATIF

BAB VI INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD.

(11)

BAB II

GAMBARAN PELAYANAN KANTOR PERPUSTAKAAN

DAN ARSIP DAERAH KOTA MATARAM

Untuk mendukung kelancaran tugas-tugas pemerintahan serta

terwujudnya good governance khususnya di Kota Mataram, berbagai upaya

dilakukan Pemerintah. Salah satunya dibentuknya Organisasi Lembaga Teknis Daerah yakni Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah disingkat PERSIPDA.

Keberadaan dua bidang profesi antara Perpustakaan dan Arsip menjadi urgent

dan memiliki peran dan fungsi yang vital dalam mengusung Visi Kota Mataram yang Maju, Religius dan Berbudaya.

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) atau Pegawai Negeri Sipil dan Honorer Daerah dengan kuantitas untuk Golongan IV sebanyak 2 (dua) orang, untuk Golongan III sebanyak 11 (sebelas) orang, untuk Golongan II sebanyak 10 (sepuluh) orang dan 1 (satu) orang Honorer Daerah. Tenaga fungsional khusus dalam bidang Perpustakaan (Pustakawan) di kantor Persipda terdapat 4 (empat) orang tenaga Pustakawan yang diangkat melalui impassing dan sesuai pendidikan, sementara untuk tenaga fungsional dalam bidang Kearsipan (Arsiparis) terdapat 2 (dua) orang tenaga fungsional arsiparis.

Capaian-capaian penting yang telah dihasilkan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram dimana terpilih sebagai salah satu kabupaten/kota yang menerima bantuan mobil perpustakaan keliling dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Sementara untuk sarana kantor yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram terdiri atas 2 (dua) mobil dinas salah satu diantaranya adalah mobil operasional Perpustakaan Keliling yang diperoleh melalui hibah dari Perpustakaan Nasional, dan terdapat 4 (empat) kendaraan roda dua untuk masing-masing Kepala Seksi; untuk sarana bidang Perpustakaan terdapat ruang baca untuk dewasa dan anak-anak yang dilengkapi dengan AC dan sound system dan tiap tahunnya diprogramkan penambahan koleksi buku untuk dapat menunjang minat baca masyarakat; untuk sarana bidang Kearsipan tiap tahunnya diadakan pengadaan sarana mulai dari rak arsip, box arsip dan sarana kearsipan lainnya. Hambatan-hambatan utama yang masih dihadapi dari sisi Sumber Daya Manusia (SDM) yaitu Kurangnya tenaga ahli (Fungsional) yang

(12)

mengelola perpustakaan dan kearsipan baik secara kuantitas maupun kualitas, sehingga beban kerja terutama arsip tidak sesuai dengan jumlah tenaga pengelola oleh karena itu perlu diadakannya secara berkelanjutan pengiriman PNS untuk mengikuti Diklat atau pendidikan secara formal (Tugas Belajar) sebagai tenaga fungsional dalam bidang perpustakaan dan kearsipan; hambatan berikutnya yaitu kurangnya kesadaran/kepedulian para pegawai terutama unsur pimpinan sebagai penentu kebijakan tentang pentingnya arsip dan kearsipan; hambatan berikutnya ialah dimana terbatasnya anggaran untuk pengadaan bahan pustaka/koleksi perpustakaan serta fasilitas yang dapat menunjang minat baca masyarakat, sedangkan untuk urusan kearsipan dimana belum adanya Depo Penyimpanan yang memenuhi standar Arsip Nasional Republik Indonesia.

2.1 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (PERSIPDA) Kota Mataram sebagai salah satu Organisasi Lembaga Teknis Daerah, Dengan demikian eksistensi keberadaan Kantor Perpustakaan dan Arsip menjadi suatu keharusan sebagai lembaga penyedia informasi bagi pengguna dalam mengakses informasi. Berdasarkan Perda No. 05 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Lembaga-lembaga Teknis Daerah Kota Mataram Nomor : 35/PERT/2008 tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.

Susunan Organisasi Kantor Perpustakaan & Arsip Daerah ( PERSIPDA) Kota Mataram terdiri dari :

 Unsur pimpinan adalah Kepala Kantor

 Unsur Pembantu pimpinan adalah Kepala Sub Bagian Tata Usaha

 Unsur pelaksana adalah Kepala seksi, yang terdiri dari : a. Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan b. Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan

c. Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan

(13)

RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 21  Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kota Mataram

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram sebagai unsur penunjang penyelenggara Pemerintah Daerah terutama dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui penyediaan buku-buku dan informasi yang dibutuhkan baik organisasi intern maupun ekstern. Arsip merupakan rekaman informasi dari setiap kegiatan setiap instansi tentang apa yang telah dipikirkan/rencanakan, laksanakan/dihasilkan dan berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Mataram melalui Sekretaris Daerah.

Adapun tugas pokok Kantor PERSIPDA adalah melaksanakan pembinaan layanan dan pengembangan Perpustakaan dan Arsip Daerah serta melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, mensistemasikan, mengolah arsip dinamis dan statis guna memudahkan penemuan kembali serta sebagai khasanah daerah, bahan penelitian sejarah ( arsip statis).

Sedangkan fungsinya adalah mempersiapkan bahan

perumusan kebijakan pembinaan dan pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan di daerah serta melaksanakan pengolahan bahan pustaka dan arsip.

 Rincian Tugas Unsur Organisasi

Dalam melaksanakan kegiatan tugas pokok dan fungsi organisasi, diuraikan rincian dan tugas unsur organisasi sebagai berikut :

Kepala Kantor

Kepala Kantor mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, membina dan mengawasi, mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan kantor dalam menyelenggarakan kewenangan daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Disamping itu Kepala Kantor mempunyai fungsi :

a. Perumusan dan penetapan Visi dan Misi, Rencana Strategis dan Program Kerja Kantor;

(14)

b. Perumusan Kebijakan Teknis dibidang Perpustakaan dan Arsip berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

c. Penyelenggaraan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian serta bimbingan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan;

d. Perumusan program pembinaan dan pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan;

e. Pelaksanaan kerjasama dengan pihak lain baik Instansi Pemerintah, Lembaga Organisasi Swadaya Masyarakat dan atau swasta;

f. Pengkoordinasian dan sinkronisasi pelaksanaan tugas kantor dengan Satuan Kerja Perangkat daerah (SKPD) dan instansi terkait;

g. Pembinaan teknis administrasi pelayanan Perpustakaan dan Kearsipan;

h. Pembinaan manajemen kepegawaian lingkup kantor;

i. Pelaporan Pelaksanaan tugas kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah;

j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Tugas :

a. Memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam melaksanakan pembinaan.

b. Teknis dan Pelayanan administrasi perencanaan,

kepegawaian, keuangan, rumah tangga dan perlengkapan.

Fungsi Sub Bagian Tata Usaha

a. Mengkoordinasi penyusunan rencana strategis, rencana kerja tahunan dan penetapan kinerja lingkup kantor;

b. Mengkoordinasi penyusunan Rencana Kerja

Anggaran/Dokumen pelaksanaan Anggaran (RKA/DPA) dan Program Kerja Kantor;

(15)

c. Pelaksanaan pelayanan Teknis administratif kepada seluruh unit kerja lingkup kantor;

d. Perumusan bahan pedoman dan petunjuk tata laksana administrasi umum;

e. Pengkoordinasian penyusunan Standar Pelayanan Minimal dan Standar Prosedur Tetap Pelaksanaan kegiatan lingkup kantor;

f. Perumusan dan penjabaran kebijakan teknis

penyelenggaraan administrasi umum, perencanaan,

keuangan, kepegawaian, dan perlengkapan ;

g. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Satuan Pemegang Kas dan Bendaharawan Barang;

h. Pengkoordinasian penyusunan Laporan Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) lingkup kantor ;

i. Pelaksanaan pengaturan, pembinaan dan pengelolaan administrasi umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian dan perlengkapan;

j. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan tugas kesekretariatan;

k. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan

Tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur,

mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam penyusunan program dan pelaksanaan Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan.

Fungsi Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan

a. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Seksi;

b. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang pengelolaan dan Layanan perpustakaan.

c. Penyiapan bahan perumusan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan;

(16)

d. Penyiapan bahan koordinasi, informasi dan sinkronisasi dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan dengan instansi terkait;

e. Penyiapan bahan pembinaan teknis dibidang pengelolaan dan Layanan perpustakaan kepada perpustakaan pada Instansi Pemerintah, Perpustakaan sekolah, Perpustakaan swadaya masyarakat dan atau Perpustakaan Swasta ;

f. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan;

g. Pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan;

h. Pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan dibidang

Pengelolaan dan Layanan perpustakaan;

i. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan tugas Seksi;

j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan

Mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan,

mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan

bawahan dalam penyusunan program dan pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan layanan kearsipan.

Fungsi Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan:

b. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan;

c. Penyiapan bahan perumusan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan;

d. Penyiapan bahan koordinasi, informasi dan sinkronisasi dibidang pengelolaan dan Layanan kearsipan dengan instansi terkait;

e. Penyiapan bahan pembinaan teknis dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan kepada Satuan Kerja Perangkat

(17)

Daerah (SKPD), dan lembaga pendidikan lingkup

pemerintah daerah;

f. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang Pengelolaan adan Layanan Kearsipan ;

g. Pelaksanaan pengelolaan dan layanan kearsipan;

h. Pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan dibidang

pengelolaan dan layanan kearsipan;

i. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan tugas seksi;

j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan

Mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan,

mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan

bawahan dalam penyusunan program dan pelaksanaan kegiatan pengembangan perpustakaan dan kearsipan.

Fungsi Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan

b. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang pengembangan perpustakaan dan kearsipan;

c. Penyiapan bahan perumusan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang pengembangan perpustakaan dan kearsipan;

d. Penyiapan bahan koordinasi, informasi dan sinkronisasi dibidang pengembangan perpustakaan dan kearsipan dengan instansi terkait;

e. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi manajemen perpustakaan dan kearsipan;

f. Penyiapan bahan koordinasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan bagi aparatur dan masyarakat dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan dan kearsipan; g. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang

(18)

h. Penyiapan bahan pembinaan teknis terhadap jabatan fungsional Pustakawan dan Arsiparis;

i. Fasilitasi pengembangan perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, lembaga pendidikan, lembaga sosial swadaya masyarakat dan lembaga kemasyarakatan;

j. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan tugas seksi;

k. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

 Kelompok jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan

sebagian tugas Pemerintah Daerah dibidang perpustakaan dan kearsipan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan

(19)

RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 27 STRUKTUR ORGANISASI

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA MATARAM

JL. GUNUNG RINJANI NO. 1 DASAN AGUNG TELP. (0370) 649245 MATARAM

KEPALA KANTOR

KELOMPOK JABFUNG PUSTAKAWAN / ARSIPARIS

SEKSI

PENGELOLAAN DAN LAYANAN KEARSIPAN

SEKSI

PENGEMBANGAN PERPUST. & KEARSIPAN

SEKSI

PENGELOLAAN DAN LAYANAN PERPUSTAKAAN SK WALIKOTA MATARAM

No. 35 / PERT / 2008 Tanggal 8 Agustus 2008

(20)

RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 28 2.2 Sumber daya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram memiliki

Sumber Daya Manusia (SDM) atau Pegawai Negeri Sipil dan Honorer Daerah dengan kuantitas untuk Golongan IV sebanyak 2 (dua) orang, untuk Golongan III sebanyak 11 (sebelas) orang, untuk Golongan II sebanyak 10 (sepuluh) orang dan 1 (satu) orang Honorer Daerah. Tenaga fungsional khusus dalam bidang Perpustakaan (Pustakawan) di kantor Persipda terdapat 4 (empat) orang tenaga Pustakawan yang diangkat melalui impassing dan sesuai pendidikan, sementara untuk tenaga fungsional dalam bidang Kearsipan (Arsiparis) terdapat 2 (dua) orang tenaga fungsional arsiparis.

JUM.PEG. KUALIFIKASI PENDIDIKAN PANGKAT/GOLONGAN PEJABAT STRUKTURAL PEJABAT FUNGSIONAL 23 SD : .... SLTP : .... SLTA : 6 D1 : .... DII : .... DIII : 7 S1 : 9 SII : 1 SIII : .... Juru Muda (I/a) : ....

Juru Muda Tk.I (I/a) : .... Juru (I/c) : .... Juru Tk.I (I/c) : .... Pengatur Muda (II/a) : 3 Pengatur Muda Tk.I (II/b) : 3 Pengatur (II/c) : 1 Pengatur Tk.I (II/d) : 3 Penata Muda (III/a) : 2 Penata Muda Tk.I (III/b) : 4 Penata (III/c) : 1 Penata Tk.I (III/d) : 4 Pembina (IV/a) : 1 Pembina MudaTk.I(IV/b) : 1 Pembina Tk.I (IV/c) : ....

Eselon IIb : .... Eselon III/a : 1 Eselon III/b : .... Eselon IV/a : 4 Eselon IV/b : .... Eselon V/a : .... Eselon V/b : .... 1. Arsiparis : 2 2. Pustakawan : 4 3. dst.

Asset yang dimiliki Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Kota Mataram diantaranya Mobil Dinas Kepala Kantor dan sebuah mobil operasional perpustakaan keliling hibah dari Perpustakaan Nasional, sepeda motor dinas untuk masing-masing Kepala Seksi, untuk bangunan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram memiliki bangunan berlantai 2 untuk kegiatan kesekretariatan dan pelayanan perpustakaan yang berdiri diatas tanah milik Propinsi Nusa Tenggara Barat dengan status tanah pinjam pakai, sementara untuk Depo Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram masih menumpang di kantor eks. Dinas Perhubungan Kota Mataram yang statusnya milik Propinsi Nusa Tenggara Barat.

(21)

RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 29 2.3 Kinerja Pelayanan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

Mataram.

Dikarenakan tidak adanya Renstra Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram pada periode sebelumnya dan tidak adanya Standar Pelayanan minimal untuk urusan wajib yang menjadi acuan, maka Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram melampirkan Indeks Kinerja Kunci ( IKK ), sebagai berikut :

(22)

RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 30 TATARAN PELAKSANA KEBIJAKAN

ASPEK TINGKAT CAPAIAN KINERJA PENYELENGGARAAN URUSAN WAJIB DAN URUSAN PILIHAN TAHUN 2011

NO URUSAN NO. IKK RUMUS/PERSAMAAN

CAPAIAN

KINERJA KETETERANGAN

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

URUSAN WAJIB

25 Kearsipan

75 Penerapan pengelolaan arsip secara baku

Jumlah SKPD yang telah menerapkan arsip secara baku (85)

--- x 100 % Jumlah SKPD (85)

100 %

Untuk SKPD yang menerapkan pengelolaan

arsip secara baku dengan

sempurna sebanyak 19

(sembilan belas) SKPD

76 Kegiatan peningkatan SDM pengelola kearsipan Menunjukkan Jumlah Kegiatan Peningkatan SDM Pengelola

Kearsipan (1 Kgt : Lomba Kearsipan) 115.68 %

Thn 2011 : Thn 2010 x 100 % 214 org : 185 org x 100 % (Jumlah orang yg dibina= 43x2 org dlm penilaian lomba arsip + 43 keg.Penyusunan JRA + 85 org dari unsur dinas yang pelatihan di kantor)

(23)

NO URUSAN NO. IKK RUMUS/PERSAMAAN

CAPAIAN

KINERJA KETETERANGAN

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

26 Perpustakaan

77 Koleksi buku yang tersedia di perpustakaan

daerah

Jumlah koleksi judul buku yg tersedia di perpustakaan daerah (17.848 judul) ---

Jumlah koleksi jumlah buku yg tersedia di perpustakaan daerah (42.397 buku)

42.10 %

78 Pengunjung perpustakaan

Jumlah kunjungan ke perpustakaan selama 1 tahun (27.549) ---

Jumlah orang dalam populasi yg harus dilayani (27.549)

(24)

RENCANA STRATEGIS KPAD KOTA MATARAM 2011-2015 32 Tabel. T-IV.C.2

Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram

Uraian Anggaran pada tahun : Anggaran pada tahun :

2006 2007 2008 2009 2010 2006 2007 2008 2009 2010 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) BELANJA DAERAH Rp. 1.049.801.593,- 1.309.731.167,- Rp. 1.626.761.237,- Rp. 1.503.638.656,- Rp. 1.705.989.112,- Rp. 990.804.901,- Rp. 1.243.861.123,- Rp. 1.563.716.376,- Rp. 1.449.204.398,- Rp. 1.566.106.285,- Belanja Tidak Langsung Rp. 517.826.129,- Rp. 715.267.822,- Rp. 812.347.172,- Rp. 924.650.692,- Rp. 979.734.748,- Rp. 472.685.681,- Rp. 673.941.287,- Rp. 807.855.921,- Rp. 893.428.710,- Rp. 881.046.556,- Belanja Langsung Rp. 531.975.464,- Rp. 594.463.345,- Rp. 814.414.065,- Rp. 578.987.964,- Rp. 726.254.364,- Rp. 518.119.220,- Rp. 569.919.836,- Rp. 755.860.455,- Rp. 555.775.688,- Rp. 685.059.729,-

Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun : Rata-rata Pertumbuhan

2006 2007 2008 2009 2010 Anggaran Realisasi

(12) (13) (14) (15) (16) (17) (18)

0.94 0.95 0.96 0.96 0.92 Rp. 131.237.503,8 Rp. 115.060.276,8 0.91 0.94 0.99 0.97 0.90 Rp. 92.381.723,8 Rp. 81.672.175 0.97 0.96 0.93 0.96 0.94 Rp. 38.855.780 Rp. 33.388.101,8

Petunjuk cara pengisian Error! Reference source not found.:

Kolom (1) diisi dengan uraian jenis pendapatan/belanja/pembiayaan sesuai dengan kebutuhan;

Kolom (2) sampai dengan Kolom (6) diisi dengan data anggaran SKPD sesuai yang tercantum pada APBD dalam lima tahun pelaksanaan Renstra SKPD;

Kolom (7) sampai dengan Kolom (11) diisi dengan data realisasi penyerapan anggaran SKPD sesuai laporan pelaksanaan APBD/Renja SKPD pada tahun berkenaan; Kolom (12) sampai dengan Kolom (16) diisi dengan rasio antara realisasi penyerapan anggaran dengan anggaran yang telah dialokasikan dalam APBD; dan

Kolom (17) diisi dengan angka rata-rata pertumbuhan anggaran, yaitu: (jumlah anggaran pada tahun ke-5 – jumlah anggaran pada tahun ke-1)/5. Kolom (18) diisikan dengan angka rata-rata pertumbuhan realisasi, yaitu: (jumlah realisasi pada tahun ke-5 – jumlah realisasi pada tahun ke-1)/5.

(25)

RENCANA STRATEGIS PERSIPDA KOTA MATARAM 2011-2015 33 2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.

Berdasarkan tugas dan fungsi tersebut Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram berupaya memberikan jasa layanan

Perpustakaan dan Arsip kepada setiap pengguna (user) dengan

menyiapkan bahan pustaka/ arsip yang bernilai guna dan berhasil guna. Seiring dengan kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, di dalam intern organisasi khususnya banyak dijumpai berbagai kendala dan hambatan yang seperti salah satunya minimnya tenaga para pengelola baik secara kuantitas maupun kualitas khususnya yang menangani bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Sehingga dalam performance segi pelayanan perpustakaan sampai saat ini belum dapat melayani masyarakat umum secara maksimal. Untuk dimaklumi bahwa sejak bulan Agustus 2005 Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah telah menempati gedung baru yang terletak di Jalan Gunung Rinjani No. 1 Kelurahan Dasan Agung Mataram. Gedung kantor terdiri dari 2 (dua) lantai yaitu lantai pertama untuk ruangan sekretariat dan ruang arsip, sementara lantai 2 (dua) dipergunakan untuk rungan perpustakaan. Dan sejak tanggal 3 Januari 2006 perpustakaan Kota Mataram mulai memberikan pelayanan untuk masyarakat umum. Untuk itu diharapan kedepan kegiatan promosi perpustakaan menjadi skala prioritas. Hal ini penting dilakukan guna memperkenalkan atau menginformasikan keberadaan maupun kegiatan/fasilitas sebuah perpustakaan termasuk kegiatan maupun koleksi bahan pustaka yang ada.

Dengan adanya kegiatan sosialisasi, seperti pembuatan brosur, membuat tulisan di Koran-koran lokal serta mengadakan lomba-lomba yang dilaksanakan diruang perpustakaan, alhamdulillah Perpustakaan Kota Mataram sudah makin dikenal dan tingkat kunjungan semakin meningkat, selanjutnya dimana perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat dewasa ini mengharuskan Kantor Persipda Kota Mataram mengimplementasikannya baik dalam hal pelayanan perpustakaan dan juga kegiatan pengelolaan arsip yang menjadi urusan wajib.

Untuk bidang Kearsipan, sesuai dengan Visi dan Misi Kantor Persipda diharapkan mampu memberdayakan arsip yang bermutu

(26)

RENCANA STRATEGIS PERSIPDA KOTA MATARAM 2011-2015 34

terutama arsip-arsip yang bernilai budaya daerah lokal, agama dan arsip sejarah berdirinya Kota Mataram baik dengan menelusuri dokumen konvensionalnya maupun dengan proses inventarisasi sejarah lisan tokoh-tokoh yang terlibat dalam proses berdirinya Kota Mataram. Hal ini sebagai pendukung pencapaian Visi Kota Mataram yang Maju, Religius dan Berbudaya. Untuk itu yang dilakukan adalah tertatanya atau terkelolanya arsip-arsip dinamis aktif dan in-aktif maupun statis disetiap Unit kerja. Namun dalam prakteknya belum dapat mencapai sasaran secara keseluruhan. Kendalanya seperti yang diuraikan di atas, yakni kurangnya tenaga yang profesional yang menangani kearsipan termasuk jumlah tenaga pengelola baik di intern Kantor Persipda maupun ekstern kantor. Hal ini berimplikasi terhadap kurangnya perhatian maupun perlakukan arsip menjadi kurang proporsional terutama dikalangan pegawai dan masyarakat pada umumnya. Disamping kurangnya perhatian dan dukungan pimpinan dimasing-masing unit kerja.

Dari keterbatasan yang dimiliki oleh Kantor Persipda Kota Mataram, secara bertahap dan berkelanjutan berupaya melakukan peningkatan kinerja sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan yang dihadapi. Terutama pengadaan gedung Kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan, dalam hal ini dimana belum adanya depo arsip yang representative guna menunjang kegiatan dibidang kearsipan sesuai dengan standar nasional, oleh karena itu eksistensi gedung kantor menjadi skala prioritas. Untuk fasilitas gedung perpustakaan upaya ini telah diwujudkan dengan membangun gedung yang representatif di sekitar kawasan sekolah dan dekat dengan pemukiman masyarakat. Dengan harapan mudah dikunjungi oleh masyarakat umum.

(27)

BAB III

ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

3.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan SKPD.

3.1.1 Seksi Perpustakaan

Untuk Seksi perpustakaan teridentifikasi masalah-masalah diantaranya :

 Kurangnya tenaga ahli (Fungsional) yang mengelola

perpustakaan baik secara kuantitas maupun kualitas, sehingga beban kerja tidak sesuai dengan jumlah tenaga pengelola.

 Kurangnya fasilitas pelayanan seperti mobil operasional perpustakaan keliling, motor operasional tenaga fungsional dalam rangka pembinaan perpustakaan yang mencakup perpustakaan sekolah dari tingkat TK, SD, SMP, SMA,

Perguruan Tinggi, Perpustakaan Rumah Ibadah,

Perpustakaan Kelurahan dan Taman Bacaan Masyarakat.

 Minimnya anggaran untuk mengoptimalkan program-program

yang telah terlaksana dan sedang direncanakan untuk terciptanya perpustakaan dengan standar digital melalui layanan bersifat Hybrid.

3.1.2 Seksi Kearsipan

Untuk Seksi kearsipan permasalahan yang teridentifikasi diantaranya :

 Kurangnya tenaga ahli (Fungsional) yang mengelola

kearsipan baik secara kuantitas maupun kualitas, sehingga beban kerja terutama arsip tidak sesuai dengan jumlah tenaga pengelola

 Kurangnya kesadaran/kepedulian para pegawai terutama

unsur pimpinan tentang arti pentingnya arsip dan

kearsipan.

 Tidak adanya sarana dan prasarana terutama gedung untuk kegiatan pengelolaan arsip serta penyimpanannya berupa Depo arsip dan ruang fumigasi arsip sesuai standar nasional.

(28)

 Minimnya anggaran untuk menunjang program kegiatan

dalam bidang kearsipan untuk terwujudnya pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi.

 Belum adanya produk hukum yang menentukan nasib akhir arsip yang telah dikelola, yaitu Peraturan Walikota tentang Jadwal Retensi Arsip.

3.2 Telahaan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih.

Visi Kepala Daerah Kota Mataram tahun 2010 – 2015 adalah

“Mewujudkan Kota Mataram yang Maju, Religius dan Berbudaya”.

Untuk mencapai visi tersebut Pemerintah Kota Mataram menetapkan 5 (lima) misi yaitu :

a. Mewujudkan masyarakat perkotaan yang “AMAN” ditunjukkan

dengan kehidupan masyarakat yang kondusif, dinamis dan harmonis.

b. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yang handal untuk

mendorong daya saing daerah.

c. Memberdayakan ekonomi rakyat berbasis potensi lokal yang

berkelanjutan.

d. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dan pemenuhan

kebutuhan dasar masyarakat berdasarkan prinsip-prinsip tata

pemerintahan yang baik (Good Governance).

e. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana

perkotaan.

Adapun tujuan dan sasaran kelima visi tersebut diatas adalah:

a. Misi Pertama : Meningkatkan rasa “AMAN” masyarakat Kota

Mataram yang ditunjukkan dengan kehidupan yang kondusif, dinamis, dan harmonis yang dilandasi nilai agama dan budaya. Misi ini dijabarkan kedalam tujuan yaitu: Menciptakan suasana Kota Mataram yang kondusif, dinamis dan harmonis yang dilandasi nilai agama dan budaya.

(29)

1. Tumbuh dan berkembangnya kerukunan hidup beragama dan bermasyarakat.

2. Terwujudnya keamanan dan kepastian dalam berinvestasi. 3. Terlaksananya penyelenggaraan pemerintahan yang baik

dalam suasana yang kondusif dan produktif.

b. Misi Kedua : Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yang handal dan religius untuk mendorong daya saing daerah. Misi ini dijabarkan kedalam tujuan yaitu: Mewujudkan sumberdaya manusia yang berkualitas.

Selanjutnya tujuan dijabarkan kedalam beberapa sasaran, yaitu: 1. Peningkatan kualitas pendidikan dan produktivitas seni dan

budaya masyarakat yang relevan, efisien, dan efektif. 2. Peningkatan derajat kesehatan masyarakat

3. Pengembangan lapangan usaha dan penciptaan lapangan pekerjaan.

4. Peningkatan kualitas kehidupan masyarakat miskin

perkotaan.

5. Peningkatan pengarusutamaan gender di berbagai aspek pembangunan.

c. Misi Ketiga : Memberdayakan ekonomi rakyat berbasis potensi lokal yang berkelanjutan untuk meningkatkan kemandirian daerah. Misi ini dijabarkan kedalam beberapa tujuan yaitu: (1) Meningkatkan kesejahteraan masyarakat, (2) Meningkatkan kapasitas dan kemandirian ekonomi daerah, (3) Meningkatkan investasi.

Selanjutnya tujuan dijabarkan kedalam beberapa sasaran, yaitu:

1. Peningkatan kesejahteraan masyarakat.

2. Peningkatan pemerataan pendapatan masyarakat.

3. Pengembangan sistem ekonomi kerakyatan berbasis

potensi unggulan daerah.

4. Penguatan sistem dan akses permodalan bagi UMKM.

5. Perluasan lapangan usaha dan kerja

(30)

d. Misi Keempat : Meningkatkan kualitas pelayanan publik dan pemenuhan kebutuhan dasar masyarakat berdasarkan prinsip tata pemerintahan yang baik (Good Governance). Misi ini dijabarkan kedalam beberapa tujuan yaitu: (1). Peningkatan kemitraan antara pemerintah, masyarakat dan swasta dalam pelayanan publik dan pemenuhan kebutuhan dasar masyarakat. (2). Peningkatan kualitas pelayanan publik berdasarkan prinsip

tata pemerintahan yang baik (Good Governance). (3).

Perluasaan akses masyarakat terhadap pelayanan pendidikan, Kesehatan, air bersih, persampahan, sanitasi, perijinan, transportasi, kependudukan dan catatan sipil.

1. Integrasi dan sinkronisasi pelaksanaan pembangunan.

2. Pelayanan publik yang handal.

3. Tersusunnya Standar Pelayanan Minimum (SPM) dan

Standar Pelayanan Publik (SPP).

4. Terselenggaranya penerapan SPM dan SPP di bidang

pendidikan, kesehatan, perijinan, kebersihan, air bersih, kependudukan dan catatan sipil, dan lingkungan hidup. 5. Peningkatan pemerataan dan kualitas pelayanan publik, di

bidang pendidikan, kesehatan, perijinan, kependudukan dan catatan sipil.

e. Misi Kelima : Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana perkotaan. Misi ini dijabarkan kedalam beberapa tujuan yaitu: (1) Mengurangi luas wilayah genangan dan abrasi di wilayah kota. (2) Meningkatkan kualitas lingkungan Padat, Kumuh dan Miskin (PAKUMIS), (3) Meningkatkan media ekspresi dan ruang publik, (4) Mewujudkan pembangunan berwawasan lingkungan dan berkelanjutan.

1. Terbangun dan terpeliharanya saluran drainase perkotaan.

2. Pengembangan kawasan resapan air.

3. Penyediaan media ekspresi dan ruang publik dalam bentuk sarana olahraga, seni, dan budaya.

(31)

5. Penataan kawasan sempadan sungai dan pantai.

6. Peningkatan kapasitas kelembagaan penanggulangan

bencana daerah.

7. Terbangunnya dan terpeliharanya sarana dan prasarana

dasar lingkungan.

8. Terbangunnya perumahan dan permukiman yang layak huni

bagi kelompok masyarakat miskin.

Dari kelima misi tersebut diatas, urusan pemerintahan bidang

perpustakaan dan kearsipan telah terangkum dalam misi kedua untuk

sasaran pertama yaitu Peningkatan kualitas pendidikan dan produktivitas seni dan budaya masyarakat yang relevan, efisien, dan efektif; dan

misikeempat untuk sasaran kedua yaitu Pelayanan publik yang handal. yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut melalui program dan kegiatan.

No.

Misi dan Program Walikota dan Wakil

Walikota Permasalahan Pelayanan SKPD Faktor Penghambat Pendorong 1. Meningkatkan kualitas

Sumber Daya Manusia

yang handal dan

religius untuk

mendorong daya saing daerah):  sasaran pertama yaitu Peningkatan kualitas pendidikan dan produktivitas seni dan budaya masyarakat yang relevan, efisien, dan efektif a. Belum terealisasinya pengelolaan dan layanan bidang perpustakaan dan kearsipan yg berbasis TI ; b. Belum adanya dokumen SOP SKPD; c. Terbatasnya anggaran dalam pemenuhan sarana dan prasarana bahan bacaan masyarakat; d. Sarana mobilitas untuk turun kemasyarakat yang masih minim; a. Anggaran terbatas; b. Belum tersusunnya SOP; a. Adanya program nasional bidang perpustakaa n dalam peningkatan minat baca; b. Adanya bantuan mobil operasional perpustakaa n keliling

(32)

No.

Misi dan Program Walikota dan Wakil

Walikota Permasalahan Pelayanan SKPD Faktor Penghambat Pendorong 2. Meningkatkan kualitas

pelayanan publik dan pemenuhan kebutuhan

dasar masyarakat

berdasarkan prinsip

tata pemerintahan

yang baik (Good

Governance) :  Pelayanan publik yang handal a. Belum adanya dokumen SOP SKPD; b. Terbatasnya anggaran dalam pemenuhan sarana dan prasarana serta pengiriman pegawai untuk mengikuti diklat fungsional maupun teknis untuk menunjang pelayanan; c. Sarana mobilitas untuk turun kemasyarakat yang masih minim; a. Anggaran terbatas; b. Belum tersusunnya SOP; a. Terbuka peluang pembiayaan anggaran dan diklat oleh pihak diluar SKPD dan APBN.

(33)

RENCANA STRATEGIS PERSIPDA KOTA MATARAM 2011-2015 41 3.3 Penentuan Isu-isu strategis.

Isu strategis adalah kondisi atau hal yang harus diperhatikan atau dikedepankan dalam perencanaan pembangunan karena dampaknya yang signifikan bagi entitas (daerah/masyarakat) di masa datang. Isu strategis juga diartikan sebagai suatu kondisi/kejadian penting /keadaan yang apabila tidak diantisipasi, akan menimbulkan kerugian yang lebih besar atau sebaliknya akan menghilangkan peluang apabila tidak dimanfaatkan. Karakteristik suatu isu strategis adalah kondisi atau hal yang bersifat penting, mendasar, berjangka panjang, mendesak, bersifat kelembagaan/keorganisasian dan menentukan tujuan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, untuk memperoleh rumusan isu-isu strategis diperlukan analisis terhadap berbagai fakta dan informasi kunci yang telah diidentifikasi untuk dipilih menjadi isu strategis. Berikut disampaikan hal-hal yang menjadi isu strategis yang dapat berpengaruh langsung dan tidak langsung terhadap kehidupan masyarakat di Kota Mataram dalam jangka waktu lima tahun ke depan yaitu :

 Penelusuran arsip pembentukan dan sejarah Kota Mataram,

dimana belum terangkumnya semua jenis arsip tentang sejarah dan pembentukan Kota Mataram yang dapat menjadi sumber informatif bagi generasi berikutnya;

 Penerapan pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi (TI),

perkembangan dunia teknologi informasi yang pesat

memudahkan dalam pengelolaan kegiatan pemerintahan, perlunya penerapan TI dalam pengelolaan arsip untuk

pemenuhan unsur efisiensi baik dalam pengolahan,

penyimpanan, penyajian suatu produk kegiatan pemerintahan;

 Belum adanya produk hukum daerah bidang kearsipan, produk hukum ini sangat menentukan dalam sistem pengelolaan kearsipan di Kota Mataram;

 Kurangnya Sarana dan Prasarana terutama belum adanya Depo

Arsip yang memenuhi standar;

 Pelestarian khasanah arsip statis, terdapatnya koleksi arsip statis yang memerlukan pelestarian untuk mempertahankan kondisi fisik dan informasi dalam arsip tersebut dengan cara penanganan secara khusus/restorasi;

(34)

RENCANA STRATEGIS PERSIPDA KOTA MATARAM 2011-2015 42  Peningkatan SDM melalui diklat teknis dan fungsional;

 Dengan berkembangnya teknologi informasi, masyarakat

semakin cenderung mencari informasi dengan memanfaatkan teknologi yang canggih seperti internet sehingga mengurangi minat masyarakat untuk datang ke perpustakaan;

 Globalisasi dari sudut pandang perpustakaan dimana

perkembangan teknologi informasi dunia yang berkembang dengan pesat, perpustakaan dalam memenuhi fungsi informatif harus mengikuti perkembangan teknologi dengan menerapkan otomasi perpustakaan;

 Rendahnya minat baca dikalangan masyarakat yang disebabkan

karena tidak adanya budaya baca dalam lingkungan keluarga;



Adanya kecenderungan bantuan dari pusat lebih diarahkan ke

Kabupaten-kabupaten daripada ke Kota, dengan alasan anggaran di Kabupaten lebih kecil daripada di Kota.

(35)

BAB IV

VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN

4.1. Visi dan Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 pasal 25, yang dimaksud dengan Renstra SKPD adalah dokumen perencanaan SKPD untuk periode lima (5) tahun, yang memuat visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program, dan kegiatan pembangunan baik yang dilaksanakan langsung oleh pemerintah daerah maupun yang ditempuh dengan mendorong partisipasi masyarakat.

Rencana Strategis (Renstra) Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram berfungsi untuk memetakan perencanaan SKPD untuk periode 2011-2015 yang merupakan bagian dari perencanaan

pembangunan daerah, eksistensi Perpustakaan sebagai pusat

pembelajaran masyarakat ( Society Learning Centre) serta sebagai pusat

informasi masyarakat dibidang Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, disatu sisi Arsip sebagai alat bukti pertanggungjawaban Pemerintahan menjadi penting, disamping sebagai dasar pembuatan/penetapan keputusan atau kebijakan yang valid, Arsip sebagai pusat ingatan organisasi serta bukti pertanggungjawaban nasional.

Visi : Terwujudnya pendayagunaan perpustakaan dan arsip sebagai sumber informasi yang bermutu.

Misi :

 Melestarikan bahan pustaka dan arsip yang memiliki nilai-nilai agama dan budaya daerah;

 Menggelorakan semangat minat baca dalam rangka peningkatan

Sumber Daya Manusia;

 Memanfaatkan dan meningkatkan koleksi bahan pustaka dan arsip daerah sebagai sumber informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi;

 Meningkatkan profesionalisme pelayanan dan pengelolaan

Perpustakaan dan Arsip;

(36)

RENCANA STRATEGIS PERSIPDA KOTA MATARAM 2011-2015 44 4.2. Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kota Mataram.

Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahunan dengan mengacu pada visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu dan analisis strategis.

Seiring dengan visi dan misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram, maka tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

a. Melestarikan bahan pustaka dan arsip yang memiliki nilai-nilai agama dan budaya daerah, tujuan dalam bidang perpustakaan dimaksudkan untuk melestarikan bahan pustaka karya putra-putri daerah baik yang bertemakan umum maupun budaya daerah sebagai referensi, sedangkan dalam bidang kearsipan tujuan yang ingin dicapai adalah terinventarisirnya arsip bernilai kearifan lokal maupun sejarah terbentuknya Kota Mataram baik dalam bentuk arsip tekstual maupun audiovisual.

b. Meningkatkan minat baca masyarakat sehingga dapat meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) masyarakat Kota Mataram pada khususnya dan masyarakat NTB pada umumnya.

c. Meningkatkan jumlah koleksi bahan pustaka daerah dan khasanah arsip yang dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi masyarakat, ilmu pengetahuan dan teknologi;

d. Meningkatkan profesionalisme dalam pelayanan dan pengelolaan Perpustakaan dan Arsip, hal ini berkorelasi dengan kemajuan Teknologi Informasi (IT) yang mengharuskan penerapan otomasi dalam bidang perpustakaan dan kearsipan;

e. Meningkatkan kerjasama, koordinasi dan kemitraan, tujuan ini berupa globalisasi dalam pelayanan kemasyarakat dalam bidang perpustakaan dan kearsipan dalam artian terciptanya jaringan pelayanan perpustakaan dan arsip antar kabupaten kota maupun lintas vertikal.

(37)

Sasaran adalah hasil yang akan dicapai secara nyata oleh suatu instansi dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun waktu yang lebih pendek dari tujuan, yang disertai dengan indikator sasaran yaitu ukuran tingkat keberhasilan pencapaian sasaran untuk diwujudkan pada tahun yang bersangkutan. Dan setiap indikator sasaran disertai dengan rencana tingkat capaiannya (target) masing-masing.

Dari tujuan yang telah ditetapkan di atas, maka sasaran yang akan diwujudkan berkenaan dengan visi dan misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Mataram yaitu:

1. Menginventarisir bahan pustaka maupun arsip yang memiliki nilai-nilai agama dan budaya daerah.

Indikator sasaran : Jumlah atau ketersediaan bahan pustaka maupun arsip yang memiliki nilai-nilai agama dan budaya daerah. 2. Meningkatkan Minat Baca untuk peningkatan SDM

indikator sasaran : kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan minat baca.

3. Tertatanya/terkelolanya bahan pustaka dan arsip disetiap unit kerja lingkup Kota Mataram dengan baik dan benar.

Indikator sasaran : Jumlah sekolah atau dinas yang mengelola perpustakaan dan arsip

4. Peningkatan kualitas pelayanan terhadap pengguna Perpustakan dan Arsip yang efektif dan efisien.

Indikator sasaran : jumlah pengunjung maupun peminjam yang dapat dilayani dalam bidang perpustakaan, jumlah dinas yang dibantu dalam pengelolaan arsipnya, hal ini sangat berkaitan dengan ketersediaan sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan.

5. Mengembangkan kerjasama, koordinasi dan kemitraan baik antar dinas pemerintah maupun pihak ketiga (swasta).

(38)

RENCANA STRATEGIS PERSIPDA KOTA MATARAM 2011-2015 46 Cara pencapaian tujuan dan sasaran

Dalam upaya pencapain tujuan dan sasaran yang diinginkan. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram berusaha dengan segala kemampuan serta dengan menggunakan fasilitas yang tersedia.

Adapun cara mencapai tujuan sebagai berikut :

a. Menelusuri keberadaan arsip yang bernilai sejarah

perkembangan Kota Mataram dan mengumpulkan bahan pustaka karya putra-putri daerah;

b. Mengadakan kegiatan-kegiatan yang dapat memacu kunjungan ke perpustakaan;

c. Menerapkan sistem otomasi dalam pengelolaan dan layanan perpustakaan dan kearsipan;

d. Pengolahan bahan pustaka dan arsip secara kontinyu dengan memprioritaskan penanganan Arsip Kelurahan.

e. Mengembangkan kerjasama dan kemitraan dengan Taman Bacaan Masyarakat (TBM), sekolah-sekolah, perpustakaan tempat ibadah dll, terutama dalam menunjang program perpustakaan.

f. Peningkatan pendidikan dan pelatihan bagi para pengelola Perpustakaan dan Arsip

g. Melakukan pendataan arsip, monitoring, evaluasi-evaluasi pada setiap Dinas/Intansi, sampai ditingkat kelurahan h. Melakukan kegiatan akuisisi secara periodik untuk

menambah khasanah arsip yang bernilai guna tinggi. i. Mengikuti kegiatan pameran-pameran yang diadakan

oleh Propinsi atau Kabupaten/Kota lainnya.

Cara pencapaian sasaran

Guna tercapainya sasaran yang diinginkan dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut:

1.

Melaksanakan kerjasama bidang Perpustakaan dalam

Pengembangan Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan

Masyarakat, sedangkan untuk bidang kearsipan, yakni

melakukan kerjasama untuk pembinaan tenaga teknis pengelola kearsipan (Diklat kearsipan) dengan Badan Perpustakaan dan

(39)

Arsip Propinsi NTB maupun Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

2.

Melaksanakan pembinaan, evaluasi dan monitoring dibidang

Perpustakaan dan Kearsipan ke seluruh unit kerja pada lingkup Kota Mataram dengan melibatkan Fasilitator Masyarakat, Tokoh Agama/Masyarakat dan Guru.

3.

Berusaha meningkatkan pelayanan jasa peminjaman

perpustakaan kepada seluruh masyarakat/pegawai serta

memberikan bantuan teknis dan peralatan pengolahan

Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan

kemampuan/anggaran yang tersedia.

4.

Menyelenggarakan layanan penataan/pengolahan Arsip in-aktif dan kegiatan Akuisisi Arsip di Dinas/Instansi pada lingkup Kota Mataram dengan melibatkan Arsiparis kantor Persipda dan Pegawai pada unit kerja yang bersangkutan.

(40)

4.3. Strategi dan Kebijakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.

VISI : “ Terwujudnya pendayagunaan perpustakaan dan arsip sebagai sumber informasi yang bermutu “

Misi I : Melestarikan bahan pustaka dan arsip yang memiliki nilai-nilai agama dan budaya daerah

Tujuan Sasaran Strategi Arah Kebijakan

1. Melestarikan bahan pustaka dan arsip yang memiliki nilai-nilai agama dan budaya daerah

1.1 Lestarinya bahan pustaka yang bernilai agama dan budaya daerah

1.2 Lestarinya arsip yang bernilai agama dan budaya daerah

1.1 Penelusuran dan penambahan koleksi bahan pustaka yang memiliki nilai muatan lokal

1.2 Penelusuran arsip pembentukan kota Mataram, baik berupa tekstual dan audio visual 1.3 Mewawancarai

narasumber atau pelaku sejarah maupun tokoh budaya Kota Mataram

1.1 Tersedianya koleksi perpustakaan dan

khasanah arsip bernilai agama, budaya daerah dan sejarah sebagai bahan referensi dalam penambahan ilmu pengetahuan, penentuan kebijakan dan penelitian.

1.2 Masyarakat Kota Mataram yang mengetahui sejarah berdirinya Kota Mataram.

(41)

Misi II : Menggelorakan semangat minat baca dalam rangka peningkatan Sumber Daya Manusia

1. Meningkatkan minat baca masyarakat Kota Mataram.

1.1. Meningkatnya minat baca masyarakat 1.2. Berperan sertanya

siswa sekolah di Kota Mataram dalam lomba bidang kepustakaan di lingkup Nasional 1.3. Terwujudnya

perpustakaan di sekolah, rumah ibadah dan

kelurahan yang dapat mengakomodir

kebutuhan bahan bacaan masyarakat .

1.1. Mengadakan lomba-lomba bidang kepustakaan.

1.2. Meningkatkan jumlah koleksi dari segi kuantitas dan kualitas bahan bacaan

1.3. Pembinaan perpustakaan di sekolah-sekolah, TBM, rumah ibadah dan kelurahan.

1.1. Meningkatnya IPM masyarakat Kota Mataram. 1.2. Budaya baca di masyarakat yang semakin

meningkat yang dimulai dari lingkungan keluarga.

(42)

Misi III : Memanfaatkan dan meningkatkan koleksi bahan pustaka dan arsip daerah sebagai sumber informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi;

1. Meningkatkan dan memanfaatkan koleksi bahan pustaka sebagai sumber informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi

1.1. Meningkatnya jumlah koleksi bahan pustaka yang berkualitas.

1.1. Pemenuhan bahan pustaka baik dari segi kuantitas dan

kualitasnya;

1.1. Meningkatnya IPM masyarakat Kota Mataram.

2. Meningkatkan dan memanfaatkan koleksi arsip daerah sebagai sumber informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi.

2.1. Tersedianya khasanah arsip yang informatif baik sebagai

pertanggung jawaban pemerintahan dan referensi dalam penentuan suatu kebijakan serta bahan penelitian

2.1. Pengumpulan arsip vital bernilai pertanggung jawanan pemerintahan, sejarah dan budaya daerah baik berbentuk tekstual maupun audio visual

2.2. Mengikuti Pameran-pameran kearsipan lingkup Propinsi NTB.

2.1. Tersedianya khasanah arsip yang lengkap sebagai sumber informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi

(43)

MISI IV : Meningkatkan profesionalisme pelayanan dan pengelolaan Perpustakaan dan Arsip;

1. Meningkatkan profesionalisme pelayanan dan pengelolaan

perpustakaan dan arsip.

1.1. Terlatih, terdidik dan terbinanya aparatur yang berdaya saing dan memenuhi standar pelayanan publik; 1.2. Terakomodirnya kebutuhan bahan pustaka pengunjung perpustakaan; 1.3. Tata kelola

perpustakaan dan arsip yang sesuai standar.

1.1. Peningkatan kualitas dan profesionalisme SDM dengan mengikuti diklat teknis maupun fungsional;

1.2. Pembinaan tata kelola kearsipan yang baik ke Dinas Instansi Lingkup Kota Mataram;

1.3. Pembangunan sarana dan prasarana yang memadai untuk

meningkatkan kualitas pelayanan dan

pengelolaan

perpustakaan dan arsip; 1.4. Pembuatan produk

hukum (Perwal) bidang kearsipan.

1.5. Otomasi dalam pelayanan dan pengelolaan

perpustakaan dan arsip.

1.1. Meningkatkan profesionalisme terkait

kemampuan dalam pelayanan dan pengelolaan perpustakaan dan arsip;

(44)

MISI V : Mengembangkan kerjasama koordinasi dan kemitraan.

1. Mengembangkan kerjasama, koordinasi dan kemitraan. 1.1. Terjalinnya kerjasama antara perpustakaan daerah dengan perpustakaan di masyarakat (TBM, Rumah Ibadah); 1.2. Meningkatnya

kemitraan dengan pihak ketiga dalam

pemenuhan bahan pustaka maupun sarana dan prasarana;

1.3. Berjalannya fungsi koordinasi lintas vertikal antar pemerintah baik pusat maupun daerah.

1.1. Mengajukan proposal bantuan dalam

pemenuhan bahan pustaka, sarana dan prasarana kepada pihak ketiga;

1.2. Dropping koleksi bahan pustaka ke TBM-TBM dan rumah ibadah secara rutin.

1.1.Semakin berkembangnya kerjasama, koordinasi dan kemitraan dalam bidang perpustakaan dan kearsipan.

RENCANA STRATEGIS (RENSTRA)