1. Menentukan gambaran umum teks tertulis fungsional pendek berbentuk surat (letter).
2. Menentukan informasi rinci tersurat dan tersirat dalam teks tertulis fungsional pendek berbentuk surat (letter).
3. Menentukan tujuan komunikatif, struktur teks dan ciri kebahasaan teks tertulis fungsional pendek berbentuk surat (letter).
4. Menentukan teks Letter yang tepat sesuai konteks yang diberikan.
C. Uraian Materi
Keberadaan surat sejak dulu sangat penting dalam kehidupan sehari-hari. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menjalin komunikasi antar personal, antar lembaga dalam rangka mempererat hubungan kekeluargaan, persahabatan, pekerjaan, business yang terjadi terkait person to person, person to institution, institution to institution, dll.
1. Pengertian Surat
Surat (letter) adalah media komunikasi formal atau informal yang sudah digunakan sejak lama. Surat (letter) adalah sarana/media komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Ada beberapa fungsi surat, antara lain: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Beberapa ahli memberikan definisi bervariasi ihwal surat (letter). Menurut Marjo, (2000: 15) Surat adalah alat komunikasi tertulis, atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu
4 Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D
kepada pihak yang lain. Informasi tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan lain sebaginya. Sedangkan Suhanda menjelaskan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam organisasi atau kantor (Suhanda, 1978 : 1).
Seiring dengan perkembangan zaman, kemajuan IPTEK, dan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) bentuk dan jenis surat semakin bervariasi, termasuk cara menyampaikannya kepada receiver (penerima). Dibandingkan dengan alat komunikasi modern saat ini, surat memiliki kelebihan dan karakteristik tersendiri. Menurut Adlan & Tanzil (2006) kelebihan surat dapat digunakan sebagai alat komunikasi sekaligus sebagai dokumen resmi, kerahasiaanya dapat terjaga, informasinya asli karena langsung dari sumbernya, dan sangat ekonomis. Namun seiring dengan perkembangan teknologi, pengiriman surat menjadi lebih cepat dan praktik karena dapat dikirim melalui faksimili, e-mail, dll.
Dalam KI & KD diatas, ada 2 jenis surat yang dibahas dalam pembelajaran SMA/SMK, yaitu surat pribadi (personal letter) dan surat bisnis (bussiness letter). Namun dalam pembahasan kali ini, akan dibahas beberapa jenis surat lainnya untuk memperkaya khasanah keilmuan dan referensi guru. Hal ini sangat penting karena peran guru harus lebih banyak tahu tentang berbagai hal, sehingga nantinya dapat memcahkan berbagai persoalan, termasuk pertanyaan-pertanyaan dari peserta didik dapat di respon dengan baik.
Fungsi sosial teks berbentuk surat :
1. Untuk menjalin kedekatan hubungan antar pribadi maupun antar lembaga;
2. Untuk memberi pesan secara tertulis tentang suatu informasi, maksud, atau berbagai hal kepada seseorang/institusi.
Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D 5
Struktur teks berbentuk letter terdiri dari:
1. Penerima Surat (Receiver) 2. Penulis surat (writer) 3. Tanggal Surat (Date): 4. Salam pembuka (greeting)
5. Isi Surat (content)
6. Penutup surat (closing) 7. Salam penutup (salutation)
Dalam surat pribadi, seringkali beberapa bagian dari struktur tersebut diabaikan dan tidak tertulis.
Unsur kebahasaan yang terdapat dalam teks berbentuk surat :
Ungkapan dan kosa kata yang lazim digunakan dalam surat pribadi sederhana adalah :
1. Penggunaan nominal singular dan plural secara tepat, dengan atau tanpa a, the, this, those, my, their, dsb secara tepat dalam frasa nominal.
2. Simple present, simple past, present future tense;
3. Ucapan, tekanan kata, dan intonasi,
4. Ejaan dan tanda baca;
5. Dapat ditulis tangan, komputer, mesin ketik manual, dll.
Jenis surat berdasarkan pembuatnya dapat diklasifikasikan menjadi :
1). Surat pribadi2). Surat resmi
Surat pribadi (Personal Letter) adalah surat yang ditulis atas nama pribadi yang berisikan pesan yang bersifat pribadi dan ditujukan kepada teman, saudara, atau instansi tertentu. Sedangkan surat resmi (Official Letter) adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi, lembaga atau perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau instansi lain. Contoh-contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, surat sosial, dan sejenisnya.
6 Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D
Jenis surat berdasarkan pesan surat dapat dikategorikan sebagai
berikut:
1. Surat keluarga, yaitu surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Misalnya surat untuk orang tua, saudara, teman, dan sebagainya.
2. Surat setengah resmi, yaitu surat yang dikirim oleh perseorangan kepada sebuah lembaga. Misalnya surat lamaran pekerjaan, surat permohonan cuti, surat pengunduran diri, dan lain-lain.
3. Surat sosial, yaitu surat yang dibuat lembaga sosial atau sebuah yayasan untuk perseorangan atau lembaga lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana sosial dan sejenisnya.
4. Surat niaga, yaitu surat yang dikeluarkan oleh perusahaan perniagaan. Misalnya surat penagihan utang lelang, penawaran niaga, lelang barang, atau pun surat pesanan barang.
5. Surat dinas, yaitu surat yang dikeluarkan sebuah instansi pemerintah atau organisasi lain yang berisi permasalahan kepemerintahan. Contoh surat dinas misalnya surat perintah, surat tugas, surat keputusan, dan sebagainya.
6. Surat pengantar, yaitu surat yang berfungsi sebagai pengantar seseorang dari sebuah lembaga atau perseorangan untuk memudahkan hubungan dengan pihak penerima surat.
Penggolongan surat menurut Finoza (1991) antara lain:
1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut:
a. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi.
b. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
c. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahan atau badan usaha.
Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D 7 d. Surat sosial, yaitu surat resmi yang digunakan oleh organisasii
kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (non-profit).
e. Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi : surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat laporan, surat pengantar, surat penawaran, surat pemesanan, surat undangan, dan surat lamaran pekerjaan.
2. Klasifikasi surat menurut sifatnya :
a. Surat biasa, artinya isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.
b. Surat konfidensial (terbatas), maksudnya isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.
c. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.
3. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.
4. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks atau faksimilie, serta memo dan nota. 5. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat intern
dan surat ekstern. Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
Dalam modul ini akan dibahas secara terbatas pada jenis surat pribadi dan surat resmi.
1. Surat Pribadi
Sebagaimana disebutkan pada halaman sebelumnya bahwa Surat Pribadi
(Personal Letter) merupakan salah satu bentuk dari tulisan pribadi yang dibuat dan dikirim untuk urusan pribadi, baik kepada sesorang secara pribadi, lembaga resmi/tidak resmi, atau komunitas-komunitas lainnya. Tulisan pribadi biasanya lebih menyenangkan daripada jenis tulisan yang lain. Karena menyenangkan,
8 Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D
maka bahasanya pun hendaknya disusun yang menyenangkan. Ciri-ciri kebahasaan dalam surat pribadi adalah sbb: (1) bahasa alamiah, wajar, sederhana; (2) ujaran normal dengan kebiasaan sehari-hari; (3) isinya hidup; (4) menarik; (5) tidak formal; (6) riang dan penuh semangat (Tarigan, 1986). Tujuan surat pribadi adalah sebagai media komunikasi dan informasi tertulis yang terkait dengan urusan-urusan pribadi (personal business).
Contoh Surat Pribadi
Ada banyak contoh surat pribadi disesuaikan dengan tujuan dan maksud penulisan. Dalam pembahasan kali ini akan diberikan beberapa contoh surat pribadi.
Bacalah dengan seksama dan carilah makna yang terkandung dalam beberapa contoh surat pribadi dengan tujuan dan konteks yang berbeda.
Contoh
Rancho Lucas The Violet Hill Argentina 18 th May 1999
Dear God Hi,
I am writing this letter to you out of extreme urgency, otherwise I wouldn't have disturbed you. You know about the recent hailstorm in my place. Well, it has destroyed me. Everything in my farm was destroyed. My corn and kidney beans were almost ready and all it needed was a rainfall but instead of rainfall came a storm. If it had lasted for short period it would have been OK, but unfortunately it lasted for an entire night. It has put me at a serious disadvantage, you
see God, my sole source of income is that farm and now it is completely destroyed. Nothing is left. If I leave it like this my family will die of hunger, since we will not have anything to eat. I can't sit still and do nothing about it. I need 100 pesos to buy the seeds and reshow my field all over again and buy some food till the next harvest.
So dear God, please help me. I know you will not disappoint me. Sincerely Yours,
Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D 9 Source :
http://siapbelajar.com/wp-content/uploads/2014/10/B.Inggris-SMA-Kelas-11-Se1-Kurikulum-2013-Edisi-Revisi-E.pdf
Surat tersebut adalah surat pribadi dan ditujukan kepada Tuhan “God”. Disebut surat pribadi karena substansi dari surat tersebut terkait dengan masalah pribadi dan tidak resmi, serta gaya penulisan yang alami dan menggunakan bahasa yang bersifat pribadi. Contoh Bandung , May 25, 2014 To my best friend, Izza Mumtaz
Hi Izza, how are you?I hope you are ok. We have never met for long time. Since I and my family decided to move to Bandung, I‟ve never heard news about you ever. I hope you are always in the blessing of God there.
At the end of this month, my family plan to return to Lampung to visit my grandma. I hope on that day I can join the group to visit the hometown of all stay in touch with your friends.
Unluckily, I won‟t join them because I‟ll have a test at the same time. So. forgive for postpone to meet you, and I‟ll reschedule another time.
Say hello and my apology for my other friends. Hopefully next time we can meet.
Your friend, Faiz Althaf
Contoh surat diatas ditulis Faiz kepada seorang temannya Izza. Isinya tidak resmi, bahasa yang yang digunakan adalah bahasa yang tidak baku.
10 Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D
Contoh
Lotim, 15 Oct. 2014 Dear Brian,
On Saturday I went to mount Bromo. I stayed at Nisa and Ahmad’s house at Cemara Lawang, Probolinggo. It has a big garden with lots of colorful flowers and a fishpond.
On Sunday Nisa and I saw Batok mountain and went on the scenic ride on horseback. It was scary. Then we went to get a closer look at the mountain. We took pictures of the beautiful sceneries there.
On Monday we went to the zoo at Wonokromo. We saw cockatoos having a shower. In the afternoon I went home. It was fun.
Lovely, Lina
Source: https://aguswuryanto.files.wordpress.com
Contoh surat tersebut bergenre RECOUNT text. Tense yang banyak digunakan adalah past tense, karena bercerita tentang pengalaman yang sudah lewat.
Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D 11 Contoh
68 Pine Zaggat Lane Hampervile, NE 25385
January 5, 2005
Dear Joelen,
I am sorry about forgetting our lunch date. It was completely my fault; I was so busy at work that it must have slipped my mind. How about I treat you to lunch next Wednesday at the new Italian restaurant Julie's at 12.30PM? I have marked this date in my planner so I will not forget about it. I'd just like to apologize again for missing the lunch date.
Your Friend, Signature
DOEL
Namun terkadang surat pribadi ada yang tidak dilengkapi dengan alamat penulis maupun penerima surat.
Lima Bagian Surat Pribadi
1. Bagian pertama disebut heading. Berisi tanggal surat tersebut ditulis dan alamat penulis surat.
2. Bagian kedua disebut salutation. Berisi sapaan untuk penerima surat. Di sebagian besar surat, salutation diawali dengan "Dear...,"
3. Bagian ketiga disebut body. Merupakan isi atau bagian inti dari surat tersebut. 4. Bagian keempat disebut closing. Berisi penutup dari surat tersebut.Beberapa
contohnya adalah Yours truly, Sincerely, Friends Forever and Love.
5. Bagian kelima adalah signature. Berisi tanda tangan dan nama pengirim surat.
12 Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D
HEADING
SALUTATION
Cara Membuat Surat Pribadi
1. Mulailah surat Anda dengan menulis nama dan alamat di sudut kanan atas halaman. Hal ini penting sebagai informasi apabila alamat di amplop tersobek atau terbuang, sehingga Anda masih memiliki alamat yang tertulis dalam surat.
2. Berikutnya, menulis tanggal di mana Anda menulis surat Anda. Hal ini diletakkan di sisi kiri surat itu, tepat di atas di mana Anda akan menulis ucapan Anda. Tanggal ini penting agar orang yang membacanya tahu kapan surat
18720 Linnet Street, Apt #102 Tarzana, CA 91356 September 8, 2007
Dear Jasmina,
Hi, how are things going! I just got back from my vacation in Alaska. I had a really great time with my family. First, we flew on Delta Airlines from Los Angeles to Vancouver, Canada. It was so cool! My mom had to get all of us kids passports and stuff like four months in advance because Canada is a whole other country. We spent the night in Vancouver and went to the cruise ship the next day in time for lunch.
Man, the cruise ship was humongous and spectacular. Once we got onboard we went straight to our room. It was huge. My mom and dad had their bedroom with an enormous bed. Me and Rick shared a bedroom that had a bunk-bed, a dresser and a mirrored closet. Little André slept on the sofa-bed. The room had a huge porthole window and a ledge where you could sit and look out over the ocean. The bathroom had a shower and a toilet that made a sound like it could suck you down and spit you out into the sea. Well, I don’t want to tell you everything. I’ll save the rest for when we see each other face-to-face.
Your friend, Leana Young Leana Young 1 2 3 Heading Salutation Body Sender Addres sss 5 Signature Closing 4
Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D 13 ditulis. Hal ini juga membantu bagi orang yang ingin tetap surat mereka telah dikirim dan melihat kembali pada mereka.
3. Di bawah tanggal menulis ucapan salam Anda. Tergantung pada seberapa baik Anda tahu orang yang Anda akan kirimi surat. Anda bisa menggunakan "yang terhormat", "Hi" atau "Hello".
4. Selanjutnya adalah menulis isi surat Anda. Ini adalah tempat Anda meletakkan segala sesuatu yang Anda ingin sertakan dalam surat Anda. Ingat, jika Anda lupa Anda selalu dapat memasukkannya ke dalam nota bene (NB).
5. Bila Anda telah selesai menulis surat Anda, mengakhirinya dengan
menandatangani surat Anda. Namun sebelumnya, Anda perlu menuliskan kata untuk mengakhiri surat sebelum nama dan tandatangan Anda. Misalnya :
Your Friend, See You, From, dll.
6. Berikutnya, masuk atau menulis nama Anda di bawah tanda tangan.
7. Jika Anda lupa untuk memasukkan sesuatu dalam surat Anda atau Anda ingin menambahkan pesan tambahan, Anda dapat menggunakan postscript (PS). Ini ditulis di bawah nama Anda di bagian bawah surat.
Adapted from www.auspost.com.au Catatan :
Beberapa surat pribadi yang terkadang tidak sesuai dengan penulisan diatas, tapi langsung ke inti surat.
14 Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D
Formal Letter (Surat Resmi)
Formal letter umumnya dikirim secara resmi, menggunakan bahasa formal, dan terikat oleh aturan-aturan dalam penulisan surat. Surat resmi dapat dijumpai pada surat yang ditujukan ke kantor pemerintah, perusahaan-perusahaan dan sejenisnya. Surat resmi juga dapat berbentuk surat undangan yang dikirim untuk acara-acara resmi, seperti undangan rapat, undangan seminar, simposium, dll.
Bagian-bagian dari surat resmi:
1.Tanggal ditulis di pojok kanan atas. 2. Nama dan alamat pengirim. 3. Nama dan alamat yang dituju. 4. Salutation atau sapaan. 5. Margin diawali dari sisi kiri. 6. Isi surat.7. Frasa penutup, seperti Thank you, Awaiting your reply dll.
9. Dalam surat resmi, hanya menggunakan Yours Faithfully diikuti koma. Contoh
Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D 15 Contoh
16 Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D
Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D 17
Bagian-Bagian Surat Resmi
18 Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D
Struktur Surat resmi dapat diilustraikan sebagai berikut :
Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D 19
Contoh lain dari surat resmi adalah surat lamaran kerja.
Contoh Surat Lamaran :
Room 354, Block 6 20 November 2015 Model Village North Point Hong Kong Phone: 24862893 Mobile: 95427415 E-mail: [email protected] Mr William Chan Personnel Manager Wong And Lim Consulting PO Box 583
Kwai Chung Kowloon
Dear Mr Chan,
I am writing to apply for the post of Management Trainee, which was advertised on the Student Affairs Office notice board of the Hong Kong Polytechnic University on 20 November 2015.
My working experience at Lucky Star Garment Manufactory Limited improved my leadership skills, communication skills and ability to work in a team environment. I have fluent spoken and written English. I also have fluent spoken and written Mandarin, and can therefore work in mainland China.
Currently I am studying a B.A. in Management at the Hong Kong Polytechnic University, graduating in 2016. Subjects which I am studying that are relevant to the post of Management Trainee include Operations Management, Human Resources Management, Accounting, Marketing and Strategic Management.
My final year project is entitled Knowledge Management Practices in HK. Carrying out this project has improved my communication skills, my leadership skills and my ability to lead and supervise subordinates effectively. I have also learned how to run a project from the planning stage to its completion.
During my studies I have held the post of Executive in the Management Society. While leading and organizing Management Society activities I have improved my ability to lead and supervise subordinates effectively, ability to work under pressure and ability to work in a team environment.
20 Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D
Working for Wong And Lim Consulting appeals to me because it has a good reputation and it provides excellent training. Your organization produces a high-quality service, and I can contribute to this with my leadership skills and my ability to work under pressure.
I am available for interview at any time. I can be contacted most easily on the mobile phone number given above. I look forward to meeting you.
Yours sincerely,
Wong Wai Man Wilfred
Encl: Resume
Source: http://www2.elc.polyu.edu.hk/cill/jaleg.htm
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PEMBUATAN
SURAT
Dalam membuat surat resmi, ada beberapa hal perlu diperhatikan, antara lain :
1. Salutation (Greeting) a. Dear Mr. Brown b. Dear Ms White c. Dear Sir d. Dear Sirs e. Dear Madam f. Dear Sir or Madam g. Gentlemen
2. Starting (Body of Letter)
a. We are writing to inform you that ... b. to confirm ...
c. to request ... d. to enquire about ...
e. I am contacting you for the following reason.
Modul Guru Pembelajar Bahasa Inggris Kelompok Kompetensi Profesional D 21 g. Having seen your advertisement in ... , I would like to ...
h. I would be interested in (obtaining/receiving) ... i. I received your address from ... and would like to ... j. I am writing to tell you about ..
3. Referring to previous contact
a. Thank you for your letter of March 15 ... b. Thank you for contacting us.
c. In reply to your request ...
d. Thank you for your letter regarding ...
e. With reference to our telephone conversation yesterday ... f. Further to our meeting last week ...
g. It was a pleasure meeting you in London last month. h. I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
i. I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday..
4. Making a request
a. We would appreciate it if you would ... b. I would be grateful if you could... c. Could you please send me . . .
d. Could you possibly tell us/let us have... e. In addition, I would like to receive ... f. It would be helpful if you could send us ... g. I am interested in (obtaining/receiving...