Dalam suatu perusahaan, terutama perusahaan yang besar, informasi memegang peranan yang sangat penting sebagai alat pengawasan. Informasi sangatlah penting untuk pihak dalam dan luar perusahaan. Seorang manajer suatu perusahaan memerlukan informasi untuk mengetahui kegiatan apa yang telah terjadi dalam perusahaanya kemudian melakukan evaluasi apakah kegiatan yang telah dilakukan telah sesuai dengan apa yang sudah direncanakan. Para karyawan memerlukan informasi untuk melaksanakan kegiatan sehari-harinya. Informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan
perusahaan tersebut dihasilkan oleh suatu sistem informasi. Infomasi yang baik adalah informasi yang akurat, dipercaya dan dapat disediakan pada waktu yang diperlukan.
Alter (2006) berpendapat untuk sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja. “Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan/atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu dan/atau jasa bagi pelanggan”. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi. Menurut Hall (2001) sistem informasi adalah “sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai”.Menurut Bodnar dan Hopwood (2000) istilah sistem informasi “menganjurkan penggunaan teknologi computer di dalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada pemakai”. Sistem informasi berbasis komputer merupakan sekelompok perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat.
Sistem informasi berbasis komputer menurut Bodnar dan hopwood (2000) terdiri atas:
a. Sistem pengolahan Data Elektronik (EDP) b. Sistem Pengolahan Data (DP)
c. Sistem Informasi Manajemen (MIS) d. Sistem Pendukung Keputusan (DSS) e. Sistem Pakar (ES)
f. Sistem Informasi Eksekutif (EIS) g. Sistem informasi Akuntansi (AIS)
Berdasarkan kutipan di atas diketahui bahwa Sistem Informasi Akuntansi harus dijelaskan dari pengertian sistem, informasi, dan akuntansi. Menurut Romney dan Steinbart (2004) sistem adalah “rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. Sistem memerlukan sumber daya yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output. Pada dasarnya sesuatu dapat disebut sistem apabila memenuhi dua syarat. Pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bagian-bagian saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bagian-bagian inilah yang disebut subsistem, agar sistem dapat berfungsi secara efisien dan efektif subsistem-subsistem harus saling berinteraksi antara satu dengan lainnya. Interaksi ini bias tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antar subsistem. Syarat yang kedua adalah suatu sistem harus memiliki tiga unsur, yaitu input, proses dan output. Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti atau makna dalam pengambilan keputusan. Sedangkan akuntansi adalah “seni pencatatan, penggolongan dan peringkasan terhadap transaksi ekonomi yang menghasilkan informasi bersifat keuangan yang digunakan dalam pengambilan keputusan.
Penyajian informasi akuntansi merupakan salah satu bagian aktivitas akuntansi. Adapun aktivitas-aktivitas akuntansi sebagai alat informasi menurut Hadibroto (2002) terdiri dari :
a. Pencatatan data transaksi b. Penggolongan data tersebut
c. Penganalisaan data
d. Penyusunan laporan tertentu
e. Pemakaian data akuntansi untuk pengawasan efisiensi
f. Pemakaiaan data akuntansi untuk pengambilan keputusan berbagai tujuan.
Berdasarkan kutipan di atas dijelaskan bahwa untuk menghasilkan berbagai informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisis dan pengendalian transaksi yang mana kegiatan ini merupakan suatu prosedur yang dirangkaikan ke dalam suatu sistem yang disebut Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Adapun pengertian dari Sistem Informasi Akuntansi itu adalah seperti yang dikemukakan oleh dua pakar berikut ini.
a. Menurut Hadibroto (2002) sistem informasi akuntansi adalah “Susunan berbagai formulir peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanya dan laporan yang terkoordinaksikan secara merata yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen”.
b. Menurut Hall (2001) sistem informasi akuntansi adalah “ kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini kemudian dikomunkasikan kepada beragam pengambilan keputusan”.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan bagian perusahaan yang terdiri dari manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengelola data keuangan menjadi informasi yang dikelola baik secara manual maupun komputerisasi yang ditujukan kepada manajemen dan pihak luar perusahaan. Istilah Sistem informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan
siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Kejadian-kejadian ekonomi yang terjadi dalam suatu perusahaan menghasilkan transaksi-transaksi yang dapat dikelompokkan menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum.
Sistem Informasi Akuntansi untuk perusahaan dibentuk oleh berbagai siklus pemrosesan transaksi yang ada dalam suatu perusahaan. Siklus secara umum diartikan sebagai suatu tahapan atau prosedur yang teratur, yang terjadi secara berulang-ulang. Hubungan antara satu siklus dengan siklus yang lain tidak dapat dipisahkan. Pada dasarnya menurut Bodnad dan Hapwood (2001) perusahaan memiliki empat siklus kegiatan pemrosesan transaksi yaitu siklus pengeluaran (expenditure cycle), siklus pendapatan (revenue cycle), siklus produksi (production cycle) dan siklus keuangan (financial cycle).
Empat siklus pemrosesan transaksi tersebut merupakan subsstem dari sistem informasi akuntansi yaitu :
a. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle)
Siklus pengeluaran adalah siklus yang menggambarkan seluruh aktivitas yang berhubungan dengan usaha-usaha memperoleh sumber-sumber ekonomis dalam hal ini secara umum adalah barang dan jasa ke satuan-satuan lain dalam perusahaan dan usaha pembayaran atas perolehan sumber-sumber ekonomis tersebut. Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran terdiri dari :
1.Mengajukan order pembelian kepada pemasok (vendor) yang didasarkan atas dokumen kebutuhan akan permintaan bahan mentah.
2. Menerima dan melakukan pemeriksaan atas barang yang dipesan. 3. Mencatat hutang dagang atas jumlah pembelian yang dibeli secara
kredit.
b. Siklus Produksi (production cycle)
Siklus produksi adalah aktivitas yang berhubungan dengan pengubahan bahan mentah menjadi barang jadi sehingga memiliki nilai ekonomis yang lebih tinggi. Siklus produksi juga melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan control atas produk-produk fisik melalui proses manufaktur. Dalam hal ini termasuk menetapkan kebutuhan bahan baku mentah, otorisasi kerja yang harus dilakukan dan pelepasan bahan baku ke produksi, serta mengarahkan pergerakan barang dalam proses melalui berbagai tahap proses manufaktur. Siklus produksi dapat berjalan bila siklus pengeluaran telah dilakukan.
c. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Siklus Pendapatan merupakan prosedur
pendapatan
dimulai dari bagianpenjualan otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas.
Siklus keuangan terdiri dari aktivitas-aktivitas untuk memperoleh dana untuk menjalankan perusahaan dan pembayaran para kreditur dan pembagian keuntungan kepada para investor.
Dalam suatu perusahaan sangat memerlukan suatu informasi yang dibutuhkan oleh manajemen. Adapun kebutuhan-kebutuhan informasi tersebut antara lain :
a. Jumlah pendapatan dan biaya yang dihasilkan dalam suatu periode tertentu
b. Posisi keuangan perusahaan, yang meliputi aktiva, kewajiban dan ekuitas pada suatu saat tertentu.
c. Berbagai informasi manajerial lain yang terinci sebagai pendukung informasi.
d. Informasi lainnya yang harus disajikan kepada para stakeholder atau berbagai pihak yang berkepentingan dengan perusahaan.
Sistem informasi akuntansi mempunayi fungsi yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Menurut Romney dan Steinbart (2000) sistem informasi akuntansi dalam perusahaan member manfaat dalam hal-hal berikut :
a. Dapat member informasi keuangan dengan data yang akurat dalam waktu yang singkat guna pengambilan keputusan.
b. Menjamin tingkat kecermatan yang tinggi terhadap catatan akuntansi yang lengkap dan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk melindungi harta perusahaan
c. Memperoleh informasi secara efisiensi yaitu dengan pengeluaran yang relatif rendah.
Sistem informasi akuntansi juga berperan sebagai pengaman harta kekayaan perusahaan. Dengan adanya unsure pengendalian atau pengecekan dalam sistem akuntansi, berbagai kecurangan, penyimpangan dan kesalahan, dapat dihindarkan atau dilacak sehingga dapat diperbaiki. Karena bentuk perusahaan beragam, sasaran sistem informasi akuntansi juga beragam meskipun intinya tetap sama yaitu menyajikan informasi.
Pada dasarnya semua sistem informasi memiliki karakteristik umum, yakni tumbuh atau berkembang sepanjang masa, mempunyai arus informasi, melaksanakan tugas-tugas yang perlu sehubungan data untuk berbagai tujuan dan menggunakan berbagai sumber daya. Adapun karakteristik sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :
a. Merupakan suatu framework atau kerangka kerja yang terintegrasi dan terorganisasi di dalam suatu perusahaan
b. Informasi keuangan yang dihasilkan menggambarkan kegiatan operasi dan manajemen perusahaan serta prestasi yang dicapai
c. Merupakan alat pengawasan
d. Sebagai alat penyimpan data dan laporan atau storage
Sedangkan tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sama dengan tujuan penyusunan sistem akuntansi. Menurut Mulyadi (2001) sistem akuntansi adalah “organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan
oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Sistem akuntansi memusatkan perhatian pada transaksi yang berulang (repetitive) dan jumlahnya material. Transaksi transaksi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat kelompok besar antara lain :
a. Pembayaran Kas b. Penerimaan Kas c. Pembelian d. Penjualan
Adapun tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001) adalah :
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan interal, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reabilty) informasi akuntansi dan menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Berdasarkan tujuan diatas dapat dijelaskan bahwa setiap perusahaan sangat memerlukan penyusunan sistem informasi akuntansi yang lengkap. Namun ada kalanya sistem informasi akuntansi yang sudah ada tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan khususnya manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini umumnya terjadi pada perusahaan yang baru saja menerapkan sistem informasi akuntansi, dimana sistem informasi akuntansi pada perusahaan tersebut belum berfungsi secara baik. Penerapan sistem
informasi akuntansi pada perusahaan dapat membantu perusahaan untuk memperbaiki pengawasan akuntansi sehingga pertanggungjawaban atas penggunaan kekayaan perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik.