Berdasarkan interview dan observasi yang dilakukan langsung, kepada beberapa personel karyawan perusahaan, baik untuk tingkat manajemen untuk divisi dan/atau tingkatan manajemen untuk bagian, terdapatnya sistem akunting (BOFIS) sangat memudahkan pekerjaan pelaporan keuangan perusahaan yang berupa summary journal, general ledger, trial balance, income statement dan balance sheet. Hal ini disebabkan perusahaan terbantu dengan sistem akunting yang telah tersedia karena untuk memperoleh laporan-laporan tersebut personel karyawan tidak perlu mengentry setiap transaksi jual beli saham (done/match) melainkan cukup dengan mendownload data-data transaksi diakhir penutupan setiap hari bursa dari otoritas terkait seperti sistem E-clear yang dimiliki oleh KPEI (Kliring Penjaminan Efek Indonesia) dan sistem C-best yang dimiliki oleh KSEI (Kustodian Sentral Efek Indonesia)
IV.2.2.5 Pemantauan (Monitoring)
1. Divisi operasional tidak selalu memeriksa catatan pembukuan yang telah diposting bagian accounting (pembukuan) serta menginstruksikan untuk melakukan adjustment/recalls ketika terdapat kesalahan
Bagian accounting (pembukuan) melakukan kegiatan posting data transaksi tanpa diperiksa dan diverifikasi oleh divisi operasional karena memberikan kepercayaan penuh tanpa ada pemeriksaan dan verifikasi
Ketika transaksi diinput ke dalam BOFIS (Broker Office Informuliration System) maka tugas personel karyawan divisi operasional adalah memeriksa dan memverifikasi hasil posting tersebut untuk menghindari kesalahan dan perbedaan dengan bukti fisik
Anggapan bahwa bagian accounting (pembukuan) telah melaksanakan tugasnya dengan baik dan benar dan juga didukung dengan bagian keuangan (Cashier) sehingga divisi operasional tidak memeriksa dan memeriksa hasil posting transaksi oleh bagian accounting (pembukuan)
Dengan tidak adanya pemeriksaan atas input yang dilakukan oleh bagian accounting (pembukuan) maka sulit untuk melakukan kegiatan evaluasi atas suatu kesalahan yang terjadi sehingga kesulitan untuk menginstruksikan untuk didalam melakukan adjustment/recalls yang merupakan bagian dari tanggung jawab personel karyawan divisi operasional
Menurut hemat, ada baiknya ketika bagian accounting (pembukuan) melakukan posting data transaksi maka divisi operasional memberikan arahan yang jelas, lalu memeriksa serta memverifikasi sehingga ketika terjadi kesalahan didalam memposting data transaksi dapat segera dilakukan adjustment/recalls.
2. Divisi operasional tidak selalu memeriksa dan memverifikasi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi harian sebelum diserahkan ke bagian accounting (pembukuan)
Kepala divisi operasional perusahaan lalai dengan tidak melakukan pemeriksaan serta verifikasi terhadap otorisasi dokumen sebelum disahkan oleh pejabat yang berwenang dalam hal ini pimpinan perusahaan (direktur)
Salah satu tugas personel karyawan yang terdapat pada prosedur operasi baku yang telah ditetapkan oleh perusahaan menyebutkan bahwa kepala divisi operasional “memeriksa dan memverifikasi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi harian sebelum diserahkan ke bagian
accounting”. Prosedur ini telah menjadi ketetapan yang harus dijadikan panutan dan dilaksanakan
Karena bagian keuangan (Cashier) menyerahkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi harian langsung kepada bagian accounting (pembukuan) untuk di input ke dalam BOFIS maka divisi operasional tidak melakukan tugasnya yaitu memeriksa dan memverifikasi dokumen-dokumen tersebut
Dengan tidak diperiksa dan diverifikasinya dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi harian maka divisi operasional tidak tahu pasti perincian pengeluaran dana kas perusahaan yang digunakan
Berpendapat, seharusnya cheque dan/atau bilyet giro tidak diberikan oleh divisi operasional kepada bagian keuangan (Cashier) ketika tidak mengetahui rincian dari penggunaan pengeluaran dana kas perusahaan dengan pasti.
3. Bagian accounting (pembukuan) tetap menjurnal general voucher meski kolom “verified by” dan “approved by” tidak ditanda tangani
Berdasarkan pengamatan, bagian accounting (pembukuan) tetap menjurnal transaksi general voucher ke dalam sistem operasi BOFIS (Broker Office Informuliration System) meskipun formlir general voucher tidak diverifikasi, ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang baik itu kepala divisi operasi untuk kolom “verified by” dan juga direktur untuk kolom “approved by”.
Bagian accounting (pembukuan) tidak melaksanakan tugasnya dengan baik, meliputi memeriksa jurnal harian yang dibuat oleh staff accounting, memeriksa data yang diinput ke BOFIS sebelum diproses at the end of the day serta melakukan kesalahan pelanggaran atas prosedur operasi baku yang telah ditetapkan oleh perusahaan berupa “memastikan bahwa dokumen-dokumen yang diterima yang berhubungan dengan transaksi telah lengkap dan memadai”.
Kultur “ewuh pakewuh atau kesungkanan, atau saling
hormat-menghormati” pada bagian accounting (pembukuan) yang merasa tidak enak atas kinerja rekannya pada bagian keuangan (Cashier) sehingga tetap menjurnal formulir general voucher yang tidak mendapatkan persetujuan dari pejabat berwenang
Pembukuan atas jurnal perusahaan menjadi tidak akurat karena berdasarkan pada formulir general voucher yang tidak mendapatkan pengesahan oleh pejabat berwenang yang terkait
Berpendapat, bagian accounting (pembukuan) melaporkan terlebih dahulu kejadian tersebut kepada divisi operasional (Operational Support Division) sebelum menjurnal atau menolak melakukan penjurnalan general voucher sebelum dibuktikan kebenarannya oleh kepala bagian operasional dan disetujui oleh direktur perusahaan
4. Pemimpin perusahaan (direktur) sangat percaya kepada personel karyawannya tanpa memperhatikan, mengkontrol tugas kerja personel karyawan pada bagian keuangan (cashier)
Pemimpin perusahaan sangat percaya dengan seorang personel karyawan bagian keuangan (cashier) dan tidak mengotorisasi (tidak meminimalkan resiko) atas transaksi pengeluaran yang secara nyata dalam dokumen formulir permohonan pembayaran pada kolom “disetujui oleh”. Sedangkan pada kolom “diperiksa oleh” dibiarkan kosong tanpa ada tanda tangan dari kepala divisi operasional begitu juga dengan general voucher, kolom “approved by” tanpa otorisasi dari pimpinan perusahaan dan kolom “verified by” tidak ditanda tangani oleh kepala divisi tetapi untuk cheque dan/atau bilyet giro perusahaan dibubuhkan tanda tangan oleh pihak yang berwenang perusahaan dalam hal ini pimpinan perusahaan (direktur) tanpa mengisi “ditujukan kepada” serta tidak mencoret “atas pembawa”
Perusahaan seharusnya mengisi formulir permohonan pembayaran, general voucher dan cheque/bilyet giro secara benar, lengkap dan jelas sesuai prosedur operasi baku perusahaan
Dikarenakan pimpinan perusahaan yang sedang terburu-buru untuk mengejar meeting di luar kota sehingga melewatkan kontrol atas suatu resiko didalam pengisian formulir permohonan pembayaran, general voucher serta cheque/bilyet giro dan tidak menanyakan kembali segera setelah pimpinan perusahaan selesai tugas keluar kota.
Kepercayaan pimpinan perusahaan disalahgunakan oleh personel karyawan pada bagian keuangan dengan menyelewengkan sejumlah dana perusahaan untuk kepentingan pribadinya
Penulis menyarankan agar pimpinan perusahaan (direktur perusahaan) menyediakan/meluangkan waktu yang cukup sebelum menanda tangani cek, mengisi kolom “ditujukan kepada” atau menghubungi kepala divisi untuk melakukan konfirmasi atas ditanda tanganinya formulir permohonan pembayaran serta formulir general voucher sehingga kas perusahaan terlindungi dan dipergunakan sebagaimana mestinya sesuai kebutuhan perusahaan