PENGENDALIAN INTERNAL KAS
4. Informasi dan Komunikasi
a. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid
Organisasi harus mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid. Dalam kepanitiaan ini, transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas yang memang terjadi akan dicatat oleh sekertaris. Transaksi yang valid adalah transaksi yang benar adanya dan menyertakan dokumen yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang memberikan otoritas (ketua panitia). Transaksi penerimaan kas masuk dan transaksi pengeluaran kas yang sudah disetujui oleh ketua panitia selalu dicatat.
Bapak Sumarno mengatakan :
45
“Transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas yang saya catat hanya transaksi yang benar-benar terjadi dan diijinkan oleh ketua panitia serta ikut diketahui oleh bendahara.”
b. Mengklasifikasi transaksi sesuai kelompoknya
Organisasi harus menglasifikasikan transaksi sesuai dengan kelompoknya agar pencatatan transaksi menjadi tepat. Dalam kepanitiaan ini, semua aktivitas transaksi yang menyebabkan kas bertambah akan dicatat sebagai aliran kas masuk. Lalu semua aktivitas transaksi yang menyebabkan kas berkurang akan dicatat sebagai aliran kas keluar.
Transaksi non tunai akan dicatat sebagai memo sementara.
Bapak Sumarno mengatakan :
“Klasifikasi transaksi yang terjadi di sini pencatatannya hanya sederhana. Penerimaan pendapatan saya kelompokan pada daftar penerimaan kas, pengeluaran dana untuk belanja saya catat sebagai kas keluar, sedangkan untuk pembelian secara kredit ada catatan berbentuk bon (nota tagihan) yang kalau sudah dilunasi, akan dimasukkan ke dalam kelompok pengeluaran kas.”
c. Mencatat transaksi pada periode akuntansi yang tepat.
Organisasi harus mencatat transaksi pada periode akuntansi yang tepat agar keterangan tanggal tidak menyesatkan dan dapat ditelusuri. Dalam kepanitiaan ini, pencatatan transaksi-transaksi yang terjadi, baik itu pengeluaran kas, pemasukkan kas, dan memo sementara, selalu diberi tanggal terjadinya pada dokumen.
Bapak Sumarno mengatakan :
“Segala macam kwitansi, nota, kertas-kertas catatan saya beri tanggal supaya nantinya dapat saya olah pada laporan penerimaan kas dan pengeluaran kas yang direkap berdasarkan bulan.”
46
d. Menyajikan transaksi dan pengungkapan terkait dengan laporan keuangan secara tepat.
Organisasi harus menyajikan transaksi dan pengungkapan terkait laporan keuangan atau laporan kas secara tepat, agar pelaporan kas dapat dipertanggungjawabkan. Transaksi dalam kegiatan pembangunan akan tepat karena didukung oleh bukti-bukti dokumen yang ada. Dokumen-dokumen tersebut telah divalidasi kebenarannya. Sayangnya semua transaksi dicatat manual dengan mengendalkan ingatan dan ketelitian anggota organisasi. Dokumen-dokumen yang ada berupa:
(1) Kwitansi
Kwitansi digunakan untuk merekam transaksi yang berupa penerimaan kas dan pengeluarn kas. Pada penerimaan kas, kwitansi diisi oleh donatur amal jariyah yang meminta bukti karena mewakili lembaganya atau seseorang yang meminta tolong menyerahkan.
Kwitansi penerimaan amal jariyah berisi nama donatur, tanggal pendonasian, nominal dana yang didonasikan baik secara angka maupun terbilang, dan juga nama serta tanda tangan di bawahnya yang berisi nama terang dan tanda tangan donatur itu sendiri serta nama terang dan tanda tangan panitia yang menerima. Namun, sebagian donatur justru tidak ingin dicatat dan tidak meminta bukti pendonasian. Mereka hanya ingin dicatat dengan nama “hamba Allah”
saja pada saat pelaporan. Sedangkan kwitansi pengeluaran kas biasanya digunakan untuk tanda pencairan dana. Kwitansi berisi tanggal, nama dan tanda tangan penerima pencairan dana, keterangan penggunaan pencairan dana, dan jumlah pencairan dana yang dilakukan. Di bawahnya juga diberi tanda tangan dan nama ketua panitia sebagai otorisasi.
(2) Nota tagihan
Nota tagihan didapat dari supplier setelah memesan material. Nota tagihan berisi keterangan toko material, bahan material apa saja yang
47
dibeli beserta keterangan kualitas dan kuantitasnya, tanggal pembelian, dan cap dari pihak toko. Nota yang sudah dibayar lunas akan diberi cap lunas. Sedangkan nota tagihan yang belum lunas akan dijadikan catatan atau memo sementara.
(3) Catatan-catatan lain
Catatan lain yang ada biasanya berbentuk kertas. Contohnya setelah penghitungan dana kotak amal hari Jumat, akan ada catatan yang berisi keterangan tanggal kotak amal dihitung, besaran nominal yang di dapat, dan tanda tangan dari ketua panitia.
(4) Laporan kas setiap minggu
Laporan ini berisi data-data kas masuk dan kas keluar selama seminggu yang dicatat oleh sekertaris. Data kas masuk berisi keterangan perincian sumber dana dari mana saja, nominalnya, tanggal terjadi, dan di total ke bawah. Sedangkan data kas keluar berisi keterangan perincian data-data penggunaan kas untuk apa saja, tanggal terjadinya, dan nominal yang dikeluarkan terkait transaksi, setelah itu juga di total, lalu ditandatangin oleh ketua panitia. Laporan kas setiap minggu dibahas pada rapat kecil setelah sholat Jumat.
(5) Laporan kas bulanan
Laporan kas bulanan berupa penggabungan ringkasan dari laporan kas mingguan yang telah dibuat sebelumnya.
(6) Laporan pertanggung jawaban
Laporan ini dibuat setiap rapat besar tiga bulan sekali. Selain berisi kegiatan transaksi keuangan, juga berisi keterangan-keterangan lain seperti kinerja panitia dan progress-progres yang telah terjadi.
(7) Notulensi Rapat
Notulensi berisi apa saja hal-hal yang dibahas pada saat rapat pembangunan untuk menjadi panduan dalam pelaksanaan pembangunan setelah rapat termasuk pembahasan mengenai dana.
(8) Dokumen-dokumen pendukung
48
Dokumen-dokumen lain yang diarsipkan adalah dokumen dari pemborong dan dan dokumen dari arsitek.
Bapak Sumano mengatakan :
“Dokumen-dokumen yang ada pada saya ada kwitansi-kwitansi, bukti nota tagihan dari supplier, catatan-catatan setiap pembukaan dan penghitungan kotak amal, laporan kas setiap minggu, laporan kas setiap bulan, laporan pertanggung jawaban bila akan diadakan rapat besar, dan dokumen-dokumen lain yang diberikan pihak pemborong dan arsitek dulu. Selain itu juga saya yang membuat dan menyimpan notulensi-notulensi rapat pembangunan.”
5. Pengawasan
a. Supervisi yang efektif
Supervisi yang efektif meliputi monitor kerja karyawan dan mengamankan harta dengan mengawasi karyawan yang memiliki akses terhadap harta organisasi. Dalam kepanitiaan ini, pengawasan kinerja tenaga proyek dilakukan oleh kepala pelaksana atau pemborong.
Pengawasan dilakukan setiap hari minimal selama dua jam di tempat pembangunan. Akan ada koreksi yang dilakukan bila dutemukan kesalahan pada kinerja. Selain itu pihak pemborong dan panitia-panitia yang lain diawasi oleh ketua. Sedangkan tim panitia bekerja dibawah pengawasan dan arahan dari kepala dusun dan ketua RW. Sedangkan pengawasan terkait harta yang dilakukan meliputi harta stok material dan juga dana kas. Pengawasan terhadap material dilakukan oleh pemborong dengan cara mengecek persediaan material secara berkala. Pengecekan material dilakukan sehari dua kali, yang pertama saat petang hari, pemboorong akan mengecek sisa material dari stok awal dikurangi penggunaan hari itu, yang kedua dilakukan pada pagi hari untuk mengecek apakah ada persediaan yang hilang. Pemborong memiliki kunci ke gudang penyimpanan material. Pengawasan terhadap dana kas yang
49
dipegang oleh bendahara dilakukan oleh ketua dan sekertaris. Ketua sebagai pihak yang berwenang sebagai pemegang otoritas terhadap penggunaan dana, akan mengecek dengan cara bertanya berapa kas yang ada pada bendahara sekarang dan menanyakan saldo BMT terbaru apabila diketahui telah ada penransferan dana kas.
Bapak Jamiun mengatakan :
“Untuk pengawasan tenaga proyek dan material kami pecayakan kepada Pak Kholil selaku pemborong. Sedangkan untuk pengawasn dana kas saya sendiri yang melakukan.”
b. Pengauditan internal
Pengauditan internal meliputi evaluasi kepatuhan karyawan terhadap kebijakan dan prosedur organisasi dan terhadap aturan yang berlaku, selain itu evaluasi juga dilakukan terhadap efektivitas dan efisiensi.
Evaluasi terhadap tenaga proyek dilakukan setiap beberapa hari sekali oleh pemborong melalui briefing dan evaluasi secara langsung pada jam kerja. Sedangkan evaluasi untuk kinerja panitia dilakukan pada setiap rapat takmir apakah semua yang dikerjakan sudah sesuai dengan kebijakan dan prosedur organisasi. Evaluasi terhadap efektivitas dan efisiensi juga dilakukan pada saat rapat. Evaluasi terhadap efektivitas dan efisiensi lebih membahas terkait dengan aktivitas-aktivitas panitia dan dampaknya terhadap pembangunan. Apakah langkah-langkah yang dijalankan sudah efektif dan memberikan hasil yang terbaik dan apakah langkah-langkah dan keputusan yang diambil sudah merupakan yang paling efisien.
Bapak Jamiun mengatakan :
“Kami rutin mengadakan evaluasi pada semua kegiatan terkait pembangunan agar diketahui kekurangnnya dan dapat menimbulkan kinerja lebih baik untuk ke depan.”
50
Ringkasan Deskripsi Penerapan Komponen COSO
Untuk lebih mempermudah dalam mengetahui kesesuaian antara teori dan penerapan yang terjadi, penulis berusaha menyajikannya dalam bentuk tabel sesuai dengan deskripsi yang telah dibahas dan perbaikan pada bagian penerapan yang dirasa belum sesuai.
Tabel 4.1
Ringkasan Deskripsi Penerapan Komponen COSO Unsur-unsur
Organisasi harus menciptakan budaya yang menekankan pada integritas dan nilai-nilai etika.
Kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia adalah pelatihan, evaluasi, kompensasi, konseling, dan pemberian sanksi serta reward kepada anggota organisasi. koreksi para panitia
51
Struktur organisasi harus ditulisakan secara jelas dalam bentuk bagan agar diketahui siapa bertanggung jawab atas apa dan kepada siapa.
Penetapan otoritas dan tanggung jawab terdapat dalam deskripsi pekerjaan (jobdesk).
Peraturan dan Organisasi harus mempunyai Tidak sesuai.
52
kode etik
anggota
peraturan dan kode etik secara tertulis agar anggota mengetahui aktivitas yang boleh dan aktivitas yang tidak
Organisasi harus menciptakan budaya yang menekankan pada integritas dan nilai-nilai etika. berpengaruh terhadap kinerja anggota di dalamnya dalam mencapai tujuan organisasi
Sesuai. Panitia telah memiliki gaya
Tujuan organisasi harus ditetapkan sebagai hasil akhir yang ingin dicapai oleh
53 mempunayi tempat untuk membubuhkan tanda tangan dan nama terang demi kepentingan otorisasi.
Dokumen perlu mempunyai nomor urut cetak agar mudah
Setidaknya terdapat tiga bagian terpisah yang harus dimiliki oleh organisasi untuk menghindari peluang atas kecurangan dan pencurian harta yang dilakukan oleh anggota organisasi. Pemisahan tersebut terkait anggota yang
Sesuai. Anggota
54
mencatat, yang menyimpan, dan yang memberi otorisasi.
adalah ketua panitia.
Otorisasi yang memadai atas transaksi bisnis
Otorisasi adalah pemberian wewenang dari manajer atau ketua organisasi kepada bagian di bawahnya untuk melakukan aktivitas dan mengambil keputusan tertentu, serta pemberian ijin terkait transaksi.
Sudah sesuai karena terdapat tanda tangan dari ketua panitia dalam setiap dokumen transaksi.
Mengamankan harta dan catatan organisasi
Organisasi dapat melakukan beberapa hal untuk mengamankan harta dan informasi terkait kegiatan organisasi, yaitu: lemari yang terkunci, serta melakukan back up yang memadai.
Pembatasan akses terhadap penyimpanan dokumen, catatan, dan file organisasi
Sesuai. Terdapat pembatasan akses fisik terkait dengan kas atau dana
Aktivitas yang meliputi pengecekan independen antara lain :
Tidak sesuai.
Walaupun sudah dilakukan
pembandingan
55
1. Membandingkan
catatan dengan actual fisik.
2. Prinsip bahwa total debit sama dengan total kredit merupakan salah satu pengecekan.
Adanya review dan pengecekan dari pihak independen di luar organisasi. identifikasi anacaman yang mungkin terjadi. resiko terhadap ancaman yang mungkin terjadi
56 harus dicatat. Transaksi yang valid merupakan transaksi yang benar terjadi dan mempunyai kekuatan otorisasi yang memadai.
Sesuai. Sekertaris telah
mengidentifikasi dan mencatat transaksi yang telah diotorisasi oleh sesuai kelompoknya agar pencatatan menjadi tepat
Organisasi harus mencatat transaksi pada periode akuntansi yang tepat agar keterangan waktu tidak menyesatkan dan dapat ditelusuri.
Organisasi harus menyajikan transaksi dan pengungkapan terkait laporan keuangan atau laporan kas secara tepat, agar laporan kas dapat dipertanggungjawabkan.
Sesuai. Penyajian dan pengungkapan terkait transaksi dan laporan keuangan
Supervisi yang efektif meliputi:
1. Monitor kinerja karyawan
2. Mengawasi karyawan yang memiliki akses
57 sekertaris terait kas panitia.
Pengauditan internal
Pengauditan internal meliputi:
1. Evaluasi kepatuhan karyawan terhadap kebijakan dan prosedur organisasi dan terhadap aturan yang berlaku atas efektivitas dan efisiensi dilakukan
58 PENUTUP
Kesimpulan
Setelah melakukan pengamatan, menganalisis, dan mengvaluasi pelaksanaan pengendalian internal dalam pengadaan aset tetap (pembangunan Masjid Jami’ At Taqwa) yang dilakukan oleh panitia takmir dan panitia pembangunan, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pengendalian internal yang diterapkan sudah cukup sesuai dengan teori pengendalian internal COSO yang ada. Organisasi telah berupaya melakukan pengendalian internal yang meliputi komponen-komponen seperti lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, penialian resiko, informasi dan komunikasi, serta pengawasan. Hal ini dibuktikan melalui hasil analisis yang menunjukan bahwa sebagian besar elemen dari setiap komponen aktivitas pengendalian telah diterapkan secara sesuai.
Walaupun begitu, masih terdapat kelemahan-kelemahan pengendalian internal yang terjadi dan masih dapat dilakukan perbaikan dan peningkatan. Sebagian besar kelemahan pengendalian internal yang terjadi ada pada bagian dokumentasi terkait transaksi. Catatan yang ada hanya bersumber pada catatan arus kas masuk dan arus kas keluar. Nota dan kwitansi yang diarsipkan juga hanya memuat nominal uang yang dipakai dengan memberikan keterangan siapa yang menerima atau mengambil.
Semua pendokumentasian transaksi selama pembangunan juga dilakukan secara manual oleh pihak takmir masjid. Selain pada kelengkapan informasi terkait transaksi, kelemahan pengendalian internal lain yang kadang terjadi adalah walaupun sudah dibentuk panitia dengan posisi dan tugas masing-masing, terkadang bagian lain ikut membantu karena mendasarkan pada prinsip gotong royong.
Namun, menurut peneliti kelemahan-kelemahan tersebut tidak begitu berarti karena organisasi nirlaba lembaga keagamaan masjid ini mempunyai pengendalian yang sangat kuat dari sisi masing-masing individunya. Anggota takmir mempercayai bahwa dana yang ada pada mereka merupakan amanah dari para donatur yang tidak boleh disalahgunakan. Pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan ketakmiran masjid mempunyai ketaan yang lebih tinggi dibandingkan dengan pihak awam pada
59
umumnya. Sehingga, walalupun pengendalian internal yang diterapkan belum sempurna, prinsip kejujuran dan takut akan Tuhan yang tertanam pada diri panitia membuat organisasi terhindar dari kegiatan yang bersifat kecurangan.
Dengan adanya upaya penerapan pengendalian internal dalam organisasi nirlaba keagamaan seperti ini, diharapkan dapat menumbuhkan kepercayaan masyarakat kepada organisasi nirlaba yang bersangkutan. Pihak donatur yang dalam pembangunan ini secara keseluruhan adalah masyarakat, dapat mempunyai keyakinan bahwa dana yang mereka percayakan telah dikelola dengan baik.
Berdasasarkan kesimpulan tersebut, adapun saran yang ingin disampaikan oleh penulis adalah sebaiknya penitia takmir masjid dan panitia pembangunan dapat mempertahankan langkah-langkah pengendalian internal yang sudah sesuai. Selain itu, kelemahan dan kekurangan pengendalian internal yang terjadi dapat diminimlisir dan ditingkatkan lagi seperti diadakan peraturan tertulis mengenai kode etik, pembuatan peraturan tertulis tentang penghargaan atau hukuman yang diberikan kepada anggota yang berkinerja baik atau melakukan kesalahan. Selain itu, pencatatan transaksi, pembukuan, dan administrasi dapat diupayakan dengan lebih tertib dan rapi. Untuk ke depan, penulis juga menyarankan ada anggota takmir yang mempunyai latar belakang yang memadai terkait transaksi akuntansi, keuangan, dan pembukuan.
Keterbatasan
Dalam penelitian ini terdapat beberapa keterbatasan antara lain keterbatasan waktu wawancara. Wawancara harus dilakukan melalui persetujuan dan mengikuti waktu luang narasumber. Keterbatasan ini mengakibatkan pengumpulan informasi sedikit terhambat dan ada beberapa hal yang kurang bisa digali lebih mendalam.
Keterbatasan selanjutnya adalah akses ke beberapa dokumen yang tidak dapat penulis analisis. Keterbatasan ini mengakibatkan pengambilan untuk bukti lampiran dan analisis instrument terkait dokumen kurang bisa dihimpun secara lebih lengkap.