SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT. TOBA PULP LESTARI, Tbk
D. Prosedur Penggajian Pada PT. Toba Pulp Lestari, Tbk
4. Informasi dan komunikasi
Pada sistem penggajian dan pengupahan di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk, informasi dan komunikasi didasarkan pada prosedur yang sudah ada di perusahaan. Dalam proses pembuatan gaji dan upah akan dimulai dari entry data-data karyawan dari tiap manajer bagian yang akan diserahkan ke bagian PDE untuk diolah. Komunikasi juga dilakukan oleh tiap bagian agar tidak terjadi kesalahan dalam proses pemberian gaji dan upah, seperti pada saat ada penambahan jumlah karyawan. 5. Pemantauan
Pemantauan yang dilakukan oleh perusahaan dalam proses penggajian dan pengupahan telah memadai.
Dari penjelasan diatas dapat dilihat bahwa unsur-unsur sistem pengendalian internal di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk sudah ada. Untuk melihat apakah unsur-unsur sistem pengendalian internal sudah memenuhi prinsip-prinsip pengendalian internal yang baik dapat dilihat dalam tabel 3.1 berikut:
Tabel 3.1
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal yang Memenuhi Prinsip-prinsip Dasar Pengendalian Internal
No Prinsip-prinsip SPI Penerapan di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk Keterangan Memadai Tidak Memadai 1 Pemisahan fungsi
√ Di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk sudah ada pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar masing-masing fungsi dan job description yang jelas bagi karyawan .
2 Prosedur pemberian wewenang
√ Setiap bagian di PT. Toba
Pulp Lestari, Tbk sudah memiliki wewenangnya masing-masing,dan wewenang ini diberikan oleh pimpinan perusahaan, sesuai dengan bagianya.
No Prinsip-prinsip SPI Penerapan di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk Keterangan Memadai Tidak Memadai 3 Prosedur dokumentasi
√ Dokumentasi yang ada di
perusahaan sudah cukup baik, karena semua data dan dokumen yang ada telah disimpan dengan baik dan rapi.
4 Prosedur dan catatan akuntansi
√ Prosedur dan catatan pada PT. Toba Pulp Lestari, Tbk, sudah baik, ini terlihat dari dokumen dalam proses penggajian dan pengupahan sudah memadai. 5 Pengawasan
fisik
√ Pengawasan fisik dilakukan
secara berkala oleh perusahaan, dengan maksud kegiatan operasi perusahaan dapat berjalan dengan baik.
No Prinsip-prinsip SPI Penerapan di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk Keterangan Memadai Tidak Memadai 6 Pemeriksaan internal secara bebas
√ PT. Toba Pulp Lestari, Tbk
selalu melakukan pemeriksaan terhadap catatan akuntansi perusahaan dan laporan keuangan.
(Sumber : Mulyadi (2001 :163))
Dari tabel di atas dapat dianalisis menurut unsur-unsur sistem pengendalian internal yang baik, sistem pengendalian internal atas penggajian karyawan di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk sudah ada dan memadai. Ini dapat dilihat dari peraturan-peraturan yang telah dibuat oleh perusahaan, berhubungan dengan pengendalian internal atas sistem penggajian dan pengupahan sudah sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian internal yng baik menurut konsep.
Meskipun sistem pengendalian internal atas sistem penggajian dan pengupahan sudah memadai dan sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik tujuan yang diharapakan perusahaan belum bisa tercapai. Dikarenakan pelaksanaanya belum berjalan efektif, ini dapat dilihat dengan sudah ada peraturan yang secara tertulis dibuat oleh perusahaan tetapi belum dapat dilaksanakan dengan baik oleh karyawan perusahaan. Misalnya peraturan mengenai presensi, setiapa karyawan yang terlambat atau membolos akan mendapat sanksi yaitu
pengurangan gaji dan upah, namun dalam kenyataanya sanksi itu tidak diterapkan dan akibatnya banyak karyawan yang sengaja datang terlambat, pergi saat kerja dan pulang sebelum jam kerja habis.
Kelemahan dalam sistem pengendalian internal atas sistem penggajian dan pengupahan yang masih terdapat di PT. Toba pulp Lestari, Tbk dapat berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur sistem pengendalian internal yang baik di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk sudah memadai, namun dalam praktiknya belum bisa seperti yang diharapkan.
60 A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan terhadap sistem pengendalian internal atas penggajian karyawan pada PT. Toba Pulp Lestari, Tbk dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang ada di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk, sudah baik. Ini dapat dilihat dari peraturan-peraturan yang telah dibuat oleh perusahaan, berhubungan dengan pengendalian internal atas sistem penggajian dan pengupahan sudah sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian internal yng baik menurut konsep.
1.Pemisahan fungsi
Di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk sudah ada pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar masing-masing fungsi dan job description yang jelas bagi karyawan .Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah terpisah dari fungsi keuangandan fungsi pencatatan. Waktu hadir terpisah dari fungsi penggajian.Fungsi penggajian dipegang oleh PDE dan fungsi presensi dipegang oleh bagian upah.
2.Prosedur pemberian wewenang
Setiap bagian di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk sudah memiliki wewenang- nya masing-masing, dan wewenang ini diberikan oleh pimpinan perusahaan, sesuai dengan bagianya.Setiap fungsi diperusahaan yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan memiliki tugas dan wewenang masing-masing dalam menjalankan tugasnya. Pemberian
wewenang ini dilakukan oleh pimpinanPT. Toba Pulp Lestari, Tbk dan disosialisasikan kepada seluruh karyawan malalui manajer bagian. Contohnya bagia PDE (Pengolah Data Elektronik) berwenang dalam mencatat seluruh data karyawan dari tiap bagian untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan. Setiap bagian telah menjalankan tugas dan wewenangnya masing-masing.
3.Prosedur dokumentasi
Dokumentasi yang ada di perusahaan sudah cukup baik, karena semua data dan dokumen yang ada telah disimpan dengan baik dan rapi.Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan di PT. Toba Pulp Lestari, Tbk antara lain : kartu jam hadir, daftar gaji dan upah, rekap gaji dan upah, surat perintah kerja lembur, surat tugas, sampul gaji bukti kas keluar. Dengan adanya dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penggajian dan pengupahan ini membantu dalam memberikan pertanggungjawaban dalam proses pemberian gaji dan upah.
4.Prosedur dan catatan akuntansi
Prosedur dan catatan pada PT. Toba Pulp Lestari, Tbk sudah baik. Setiap ada perubahan yang terjadi dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan.Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh bagian personalia.Pembuatan daftar gaji dan upah diverifikasi kebenarannya dan
ketelitian perhitungannya oleh bagian personalia sebelum gaji dan upahdibayarkan. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang dipegang oleh manajer PDE. 5.Pengawasan fisik
Pengawasan fisik dilakukan secara berkala oleh perusahaan, dengan maksud kegiatan operasi perusahaan dapat berjalan dengan baik. Untuk memenuhi penjagaan aset dan catatan yang memadai, perusahaan menyimpan data yang berhubungan dengan gaji dan upah, penyimpanan data ini dilakukan oleh bagian PDE. Pengendalian aktiva dilakukan dengan cara seluruh pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti pengeluaran dan bagian akunting akan menverifikasinya terlebih dahulu 6.Pemeriksaan internal secara bebas
PT. Toba Pulp Lestari, Tbk selalu melakukan pemeriksaan terhadap catatan akuntansi perusahaan dan laporan keuangan. Komite audit yang wajib dilakukan oleh perusahaan karena sebagai internal control. Audit terhadap proses penggajian dan pengupahan dilakukan setiap tahun oleh direksi yang dipimpin oleh direktur utama, selain itu juga ada pemeriksaan dari kantor akuntan publik. Pemeriksaan dilakukan terhadap laporan tentang penggajian dan pengupahan.
Meskipun sistem pengendalian internal atas sistem penggajian dan pengupahan sudah baik dan sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian yang baik namun, tujuan yang diharapakan perusahaan belum bisa tercapai. Dikarenakan pelaksanaanya belum berjalan efektif, ini dapat dilihat dengan sudah
ada peraturan yang secara tertulis dibuat oleh perusahaan tetapi belum dapat dilaksanakan dengan baik oleh karyawan perusahaan. Misalnya peraturan mengenai presensi, setiapa karyawan yang terlambat atau membolos akan mendapat sanksi yaitu pengurangan gaji dan upah, namun dalam kenyataanya sanksi itu tidak diterapkan dan akibatnya banyak karyawan yang sengaja datang terlambat, pergi saat kerja dan pulang sebelum jam kerja habis.
B. Saran
Berdasarkan hasil penelitian sistem pengendalian internal atas penggajian karyawan yang dilakukan pada PT. Toba Pulp Lestari, Tbk, ada beberapa saran yang dapat digunakan sebagai usulan untuk pembaikan perusahaan :
1. Untuk lebih menjaga agar tidak terjadi kecurangan dalam proses penggajian dan pengupahan, perusahaan dapat melakukan pemantauan dalam proses penggajian dan pengupahan.
2. Agar peraturan-peraturan yang dibuat perusahaan mengenai pengendalian internal atas sistem penggajian dan pengupahan bisa efektif sesuai yang
diharapkan, perusahaan bisa lebih mensosialisasikan peraturan-peraturan yang telah dibuat supaya para karyawan bisa lebih mematuhi peraturan tersebut.
64 Yogyakarta.
Ginting, Paham, Syahfrizal Helmi Situmorang, 2006. Filsafat Ilmu dan Metode Penelitian. Penerbit USU Press. Medan.
Gondodiyoto, S. 2007. Audit Sistem Informasi + Pendekatan COBIT. Edisi Revisi. Penerbit Mitra Wacana Media. Jakarta.
Hall, James A. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Empat, Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
Hermanto. 2001. Sistem Pengendalian Intern. Edisi kelima. Penerbit FE-USU. Medan.
Idrus, Muhammad. 2009. Metode Penelitian Ilmu Sosial. Edisi Kedua. Penerbit Erlangga. Jakarta.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Cetakan ketiga. Penerbit Selemba Empat. Jakarta.
Soemarsoe S.R, 2003. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Lima. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
Suharli, M. 2006. Studi Empiris Terhadap Faktor yang Mempengaruhi Nilai Perusahaan Pada Perusahaan Go Publicdi Indonesia. Jurnal Maksi. Vol. 6 No. 1 Januari 2006 : 23-41.
Warren, Reeve Feeds. 2006. Pengantar Akutansi. Edisi Dua Puluh Satu. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.