Manager personalia menggunakan proses seleksi untuk menemukan tenaga kerja baru. Dalam proses seleksi dibutuhkan 3 masukan yang membantu proses seleksi, yaitu Job analysis memberikan informasi mengenai pekerjaan, spesifikasi orang dan standard performa dari setiap pekerjaan. HRP memberikan data pada pada manager pekerjaan mana yang seharusnya membuka lowongan sehingga proses akan lebih efektif, sedangkan para pelamar adalah
penting sehingga manager dapat memilih orang yang cocok dari para pelamar.
1) Kesempatan Pelamar
Adalah hal yang penting memiliki sejumlah besar pelamar yag berkualifikasi dimana dari situ akan diseleksi calon pegawai.
Tetapi beberapa pekerjaan sangatlah sedikit dikuasai hingga jumlah pelamarpun sedikit. Pekerjaan dengan bayaran yang murah atau pekerjaan dengan spesialisasi sangat tinggi adalah contoh posisi yang memiliki rasio seleksi yang rendah Rasio seleksi yan besar adalah 1: 25 sedangkan rasio seleksi yang rendah adalah 1:2. Dalam berbagai kasus, rasio seleksi yang rendah berarti kualitas pelamar yang rendah.
2) Kesempatan etika
Karena spesialis personalia sangat menetukan penerimaan karyawan baru, keputusan ditentukan oleh etika mereka bekerja. Menerima karyawan dari tetangga atau teman dekat, menerima pemberian dari seseorang yang ingin diterima akan mempengaruhi etika bekerja. Jika standard etika rendah kemungkinan karyawan baru tidak sesuai dengan apa yang diharapkan.
3) Distorsi Kepercayaan
Hasil penelitian di Amerika memperlihatkan bahwa 22 persen dari pelamar mencantumkan sesuatu yang tidak benar pada ijasah atau isi dari surat lamaran tersebut.
4) Kesempatan Organisasi
Umumnya pada organisasi akan membatasi seperti budget dan kebijakan yang akan menentukan proses seleksi. Tanpa pembatasan budget, teknik-teknikj rekrut dan seleksi dapat ditingkatkan tetapi kemungkinannya berdampak pada pengeluaran yang besar untuk dana tenaga kerja sehingga tidak terlalu efektif.
5) Kesempatan sama antara karyawan
Kesempatan yang sama pada setiap tahap seleksi bagi setiap pelamar adalah sesuatu yang harus dan harus dijaga agar tidak terjadi bias diskriminasi.
6) Proses Seleksi
Proses seleksi adalah urutan beberapa tahap dimana para pelamar harus melaluinya. Proses ini dirancang agar kandidat
yang lolos dari seleksi sesuai dengan jabatan yang lowong dari suatu pekerjaan.
Untuk menjamin faktor-faktor yang perlu diperhitungkan dalam seleksi dipertimbangkan, biasanya departemen personalia menggunakan tahapan seleksi seperti yang terlihat di bawah ini.
Gambar 4.1. Flow Proses Seleksi
1) Penerimaan Surat lamaran
Dalam proses seleksi adalah dua arah, organisasi memilih karyawan sedangkan pelamar memilih jenis pekerjaan yang
Penerimaan Surat Lamaran
Test Seleksi Karyawan
Interview
Cek Referensi
Test Kesehatan
Interview Supervisor
Demo Job
Keputusan Test
dilamar. Seleksi dimulai ketika surat panggilan dilayangkan pada pelamar. Disini dapat dilihat keseriusan pelamar dalam menanggapi panggilan tersebut. Jika pelamar datang sendiri ke kantor maka penampilan, sopan santun dan sifat-sifat lainnya dapat dijadikan penilaian pertama dalam seleksi.
2) Tes Seleksi Calon Karyawan
Tes seleksi adalah alat yang digunakan untuk memperoleh calon karyawan yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang ditawarkan. Peralatannya seperti kertas soal dan pencil; lainnya adalah simulasi saat bekerja.
Tes yang digunakan harus memiliki validitas yang akurat, artinya nilai test yang dihasilkan memiliki signifikan yang tinggi dengan performa pekerjaan yang ditawarkan atau relevan dengan kriteria lainnya. Tes juga harus memiliki sifat reabilitas yang tinggi artinya harus memiliki konsistensi yang tetap walau digunakan oleh berbagai individu.
3) Alat Tes
Terdapat berbagai macam jenis test karyawan, tetapi setiap test memiliki keterbatasan untuk digunakan. Saat ini telah banyak test yang telah divalidasi terhadap sejumlah besar orang. Tetapi seorang recruiter harus mengetahui dengan persis jenis tes mana yang sesuai untuk digunakan dalam seleksi suatu pekerjaan.
Tes psikologi. Digunakan untuk mengetahui / mengukur personalitas dan temperamen. Tes ini agak kurang reabilitasnya karena hubungan antara personalitas dengan performa kadang tidak tampak.
Tes pengetahuan. Reabilitasnya lebih tinggi karena menentukan kemampuan informasi dan pengetahuan yang dimilikinya misalnya tes matematika untuk akuntan, tes cuaca untuk pilot .
Tes performa. Mengukur kemampuan dari pelamar untuk mengerjakan sebagian pekerjaan yang ditawarkannya, misalnya tes mengetik untuk mengisi tukang ketik
Tes graphic response. Untuk mengetahui tingkat kebohongan dari pelamar.
Tes attitude. Tes attitude digunakan untuk beberapa kondisi untuk mengetahui attitude dari pelamar terhadap
beberapa pekerjaan yang dihadapinya. Tes attitude digunakan untuk mengetahui kejujuran dan perkiraan kelakuan saat bekerja
Tes kesehatan. Pada saat ini test tersebut menjadi sangat popular. Melalui tes urine dan darah, dapat diketahui apakah pelamar menggunakan obatan-obatan.
4) Interview
Seleksi interview adalah formal, pembicaraan yang dalam dan mengarah untuk mengevaluasi pelamar. Interviewer pada dasarnya mencari jawaban dari 3 pertanyaan yaitu : apakah pelamar dapat mengerjakan pekerjaannya; apakah pelamar akan mengerjakan pekerjaan; bagaimana cara membedakan antara sesama pelamar.
Interview biasanya dilakukan satu lawan satu antara interviewer dengan pelamar, tetapi dapat pula dilakukan antara grup pelamar dengan satu atau dua orang interviewer.
Pertanyaan dapat terstruktur, tidak terstruktur, campuran, pemecahan masalah, atau untuk menimbulkan stress.
Tabel 4.1. Format Pertanyaan Dalam Interview
Format
interview Tipe Pertanyaan Penggunaan Tidak
Terstruktur Pertanyaan terjadi saat
interview Digunakan untuk
membantu mengatasi masalah personal atau memberi pengertian mengapa mereka ditolak Tersruktur Checklist pertanyaan
dibuat, biasanya untuk ditanyakan pada seluruh pelamar
Berguna untuk
menghasilkan hasil yang valid, terutama digunakan untuk menghadapi pelamar dalam jumlah banyak Campuran Kombinasi terstruktur dan
tidak, biasanya digunakan dalam kenyataan interview
Pendekatan realistis menghasilkan pertanyaan-pertanyaan yang dapat dibandingkan serta insight Pemecahan
Masalah
Pertanyaan dibatasi pada situasi tertentu. Evaluasi dari pemecahan yang diberikan dan pendekatan yang digunakan pelamar
Berguna untuk mengerti alasan dari pelamar dan kemampuan analisis di bawah tekanan
Stress
Interview Sejumlah pertanyaan yang menekan dan terus menerus untuk menjadikan pelamar nyerah
Digunakan untuk pekerjaan penuh tekanan, misalnya menangani komplain
5) Proses Interview
Sebelum memulai interview, interviewer diharuskan mempersiapkan seperti pertanyaan-pertanyaan spesifik yang akan digunakan interviewer dimana jawaban-jawaban yang diberikan akan dapat menjadi penentuan kelayakan dari pelamar. Tingkatan pertanyaan yang biasanya diajukan oleh interviewer dapat dilihat di bawah ini :
Kesalahan interview dapat terjadi oleh beberapa penyebab yaitu :
Halo effect atau bias personal
Pengarahan pertanyaan yang salah
Dominasi interviewer
6) Referensi dan Latar Belakang
Untuk mengetahui tipe dari pelamar, apakah orang baik, cocok bekerja, latar belakang pendidikan dan lain-lain maka perlu dicek latar belakang dari orang tersebut melalui keluarganya, atau teman-teman, atau tempat dimana dia pernah bekerja.
Dari hasil studi diketahui bahwa pengecekan latar belakang pelamar ditujukan untuk mengetahui kejelekan orang tersebut (22%); verifikasi informasi (48%) dan mendapatkan data tambahan (30%).
7) Evaluasi Medis
Evaluasi medis dimaksudkan untuk mengetahui kesehatan dan kecelakaan yang pernah terjadi pada diri pelamar.
Hubungannya dengan organisasi adalah dalam hal :
Asuransi kesehatan yang harus dibayarkan oleh perusahaan
Dibutuhkan bagi kantor kesehatan setempat terutama bagi karyawan di industri makanan
Mengevaluasi apakah pelamar dapat tahan terhadap tekanan fisik atau mental.
8) Interview Dengan Supervisor
Ditujukan untuk mengetahui lebih detail kemampuan dari pelamar karena supervisor akan mengajukan pertanyaan yang lebih spesifik terhadap pekerjaan yang akan dihadapinya.
Supervisor diharapkan dapat menggali kompetensi, potensi, dan kelayakan lainnya dari diri pelamar.
9) Memperlihatkan Pekerjaan
Kandidat akan diperlihat jenis pekerjaan yang akan dihadapinya, tipe pekerjaan, peralatan, dan kondisi bekerja..
Penelitian menunjukkan efektivitas dari job preview akan mengurangi turnover dari karyawan.
10) Keputusan Diterima
Akhir dari proses seleksi adalah kandidat diterima sebagai karyawan. Untuk memelihara hubungan dengan masyarakat, sebaiknya bagi yang ditolak diberikan surat penolakan dan alasannya. File dari pelamar sebaiknya tetap disimpan untuk digunakan jika ada lowongan baru yang perlu diisi.