BAB III TINJAUAN KHUSUS RSUD dr. PIRNGADI
3.4 Instalasi Farmasi RSUD dr. Pirngadi Kota Medan
3.4.1 Sub instalasi kesekretariatan
Merupakan bagian dari instalasi farmasi rumah sakit yang bertugas melaksanakan kegiatan kefarmasian di instalasi farmasi. Kesekretariatan dipimpin
oleh seorang Apoteker yang disebut dengan sekretaris instalasi farmasi. Sub instalasi kesekretariatan dibagi menjadi tiga bagian, yaitu administrasi dan keuangan, farmasi klinis (Pelayanan Informasi Obat (PIO), Penyuluhan Kesehatan Masyarakat Rumah Sakit (PKMRS), konseling obat) serta pelayanan dan evaluasi.
3.4.1.1 Administrasi dan keuangan A. Administrasi
Dalam melaksanakan tugasnya bagian administrasi dibagi dua bagian, yaitu:
1. Umum, kepegawaian dan rumah tangga, tugasnya adalah:
a) Mencatat surat-surat yang masuk ke instalasi farmasi dan mengarsipkannya dengan rapi. Pada buku agenda, surat-surat yang masuk dicatat tanggal, asal surat, isi ringkas, nomor surat dan sebagainya.
b) Mencatat surat-surat yang keluar dari instalasi farmasi dan menyampaikan ke alamat yang dituju dengan pertanggungjawaban yang jelas dan mengarsipkannya.
c) Mengarsipkan data-data pegawai di instalasi farmasi. d) Membalas surat yang masuk ke instalasi farmasi.
e) Mengatur mutasi pegawai di lingkungan instalasi farmasi. f) Mengarsipkan resep dan kuitansi penjualan resep.
g) Mengurus permintaan keperluan rumah tangga di instalasi farmasi misalnya alat tulis, dan mengurus kerusakan alat-alat rumah tangga.
2. Akuntansi, laporan dan statistik, tugasnya adalah:
a) Mencatat semua data-data pengeluaran dan pemasukan obat-obatan, dan alat kesehatan
b) Melakukan pemeriksaan silang (cross check) dengan gudang dan sub instalasi distribusi setiap bulan dan menyesuaikannya dengan kartu administrasi persediaan farmasi
c) Membuat laporan bulanan penjualan obat-obatan yang terjual melalui resep setiap bulan
d) Membuat laporan pengeluaran obat-obatan, dan alat kesehatan yang dikeluarkan instalasi farmasi dalam bentuk laporan tahunan
e) Menyesuaikan jumlah uang hasil penjualan dengan kuitansi penjualan resep yang akan disetor ke bagian keuangan setiap hari
f) Membuat neraca rugi laba berdasarkan data dari semua bagian instalasi farmasi rumah sakit setiap akhir tahun. Berdasarkan data yang dikumpulkan tersebut dapat diketahui persediaan akhir setiap bulan dan setiap tahun.
B. Keuangan
Bagian keuangan bertugas membuat, mengatur, dan mengevaluasi perhitungan unit cost. Unit cost adalah biaya yang dikeluarkan oleh instalasi farmasi rumah sakit untuk keperluan pemeriksaan, perawatan, dan tindakan medis bagi pasien, yang dalam penggunaannya tidak dapat ditentukan jumlah satuannya seperti reagen, kapas, plester dan lain-lain.
Penentuan besarnya biaya unit cost untuk pasien rawat jalan, operasi dan rawat inap dapat dihitung dengan menggunakan rumus:
a. Pasien rawat jalan
bulan setiap berkunjung pasien Jumlah bulan setiap n dikeluarka yang farmasi perbekalan biaya Jumlah farmasi perbekalan cost Unit =
Keterangan: Data diambil minimal selama 3 bulan berturut-turut kemudian dihitung rata-ratanya.
b. Pasien rawat inap bulan setiap rawatan hari Jumlah bulan setiap n dikeluarka yang farmasi perbekalan biaya Jumlah farmasi perbekalan cost Unit =
Biaya unit cost untuk pasien JKN, Medan sehat, Pemprovsu dan umum besarnya sama. Jumlah biaya unit cost ini diproses menggunakan sistem komputerisasi, dihitung jumlahnya oleh petugas instalasi farmasi dan pembayarannya langsung diklaim oleh instalasi farmasi ke keuangan rumah sakit. Contoh rekapitulasi perhitungan unit cost dapat dilihat pada Lampiran 16, halaman 89.
Setiap bulan dibuat neraca rugi/laba untuk unit cost sehingga dapat dievaluasi secara berkala dan dapat segera disesuaikan jika terdapat perubahan yang signifikan.
3.4.1.2 Farmasi klinis
Adapun bagian dari farmasi klinis yang telah berjalan adalah: a. Pelayanan Informasi Obat (PIO)
Pemberian informasi obat dilakukan terhadap pasien yang mengambil obatnya di unit pelayanan farmasi rawat jalan. Dengan adanya informasi, diharapkan pasien mengerti tentang cara penggunaan obat, mewaspadai efek samping obat yang mungkin timbul selama penggunaan obat, mengetahui manfaat pengobatan sehingga dapat meningkatkan kepatuhan pasien dan tujuan pengobatan yang optimal dapat tercapai. PIO dilakukan di ruang konseling farmasi rawat jalan Medan Sehat dan Pemprovsu.
Adapun PIO yang diberikan meliputi:
- Pola hidup yang seharusnya dilaksanakan oleh pasien untuk menunjang pengobatan yang sedang dijalaninya,
- Memberikan informasi akan pentingnya kepatuhan dalam mengkonsumsi obat, dan
- Memberikan informasi tentang cara penggunaan obat. b. Penyuluhan Kesehatan Masyarakat Rumah Sakit (PKMRS)
Instalasi farmasi rumah sakit juga melakukan Penyuluhan Kesehatan Masyarakat Rumah Sakit yang pelaksanaannya dilakukan oleh apoteker. Penyuluhan diberikan kepada pasien yang menderita penyakit kronis seperti tuberkulosis, hipertensi dan diabetes melitus, cara penggunaan obat khusus seperti tetes hidung dan inhaler di ruang tunggu pelayanan farmasi rawat jalan Medan Sehat dan Pemprovsu.
c. Konseling pada pasien rawat jalan
Konseling merupakan suatu proses yang sistematik untuk mengidentifikasi dan penyelesaian masalah pasien yang berkaitan dengan penggunaan obat-obatan pada pasien rawat jalan dan pasien rawat inap. Konseling bertujuan memberikan pemahaman yang benar mengenai obat kepada pasien dan tenaga kesehatan mengenai nama obat, tujuan pengobatan, jadwal pengobatan, cara menggunakan obat, lama penggunaan obat, efek samping obat, tanda-tanda toksisitas, cara penyimpanan obat dan penggunaan obat-obat lain.
Kegiatan yang dilakukan dalam konseling meliputi: 1. Membuka komunikasi antara apoteker dengan pasien.
2. Mengidentifikasi tingkat pemahaman pasien tentang penggunaan obat melalui
three prime questions.
3. Menggali informasi lebih lanjut dengan memberi kesempatan kepada pasien untuk mengeksplorasi masalah penggunaan obat.
4. Memberikan penjelasan kepada pasien untuk menyelesaikan masalah penggunaan obat.
5. Mengedukasi pasien tentang gaya hidup (life style) yang sehat.
6. Melakukan verifikasi akhir dalam rangka mengecek pemahaman pasien. 7. Dokumentasi.
3.4.1.3 Perencanaan dan evaluasi - Perencanaan
Dalam proses perencanaan perbekalan farmasi (barang habis pakai, obat-obatan) IFRS melakukan perencanaan setiap tahun, tetapi untuk bahan atau barang yang perlu secara mendadak dapat diadakan kapan saja dengan persetujuan kepala IFRS.
- Evaluasi
Bagian kesekretariatan IFRS juga bertanggung jawab dalam melakukan evaluasi terhadap petugas medis IFRS, petugas non medis IFRS dan perbekalan farmasi (barang habis pakai dan obat-obatan). Dalam proses evaluasi ini, bagian kesekretariatan melakukan evaluasi setiap minggu pada petugas medis IFRS, sedangkan untuk petugas non medis IFRS dan perbekalan farmasi dilakukan setiap bulan.