3.3 Instalasi Farmasi RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan
3.3.2 Sub Instalasi Perbekalan
Sub instalasi perbekalan farmasi dipimpin oleh seorang apoteker. Sub instalasi ini bertugas membantu dan menunjang fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit dalam hal perencanaan, pengadaan, dan penyimpanan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan rumah sakit.
Sub instalasi perbekalan farmasi dibagi atas dua bagian, yaitu: 1. Unit perencanaan dan pengadaan.
Unit perencanaan dan pengadaan mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Merencanakan seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dan alat kesehatan di dalam rumah sakit. Perencanaan ini dilakukan berdasarkan data pemakaian
periode yang lalu, sisa persediaan, data catatan medik, Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN), Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, dan rencana pengembangan, kemudian ditambahkan sebesar 10%.
b. Memesan dan menyediakan perbekalan farmasi sesuai permintaan untuk kebutuhan rumah sakit.
Bahan-bahan obat dan alat kesehatan di pesan oleh bagian perencanaan dan pengadaan untuk kebutuhan selama satu bulan berdasarkan permintaan dari gudang kecuali ada permintaan kebutuhan khusus yang mendesak.
Prinsip pengadaan perbekalan farmasi yaitu tersedianya seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dengan jenis dan jumlah yang memadai sesuai dengan formularium yang berlaku di rumah sakit tersebut. Proses pengadaan perbekalan farmasi dapat dijelaskan melalui tahap berikut:
a. Sub instalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan formulir B2 (Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi) yang dapat dilihat pada Lampiran 3. Jika barang yang diminta hampir habis (dilihat dari kartu stok gudang) maka gudang akan membuat permohonan pembelian barang dengan menggunakan Formulir P1 (Lampiran 4) dan menyerahkannya pada unit pengadaan.
b. Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat pesanan/order pembelian kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) setelah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi. Untuk pemesanan obat-obat Askes harus sesuai dengan DPHO (Daftar Plafon Harga Obat) dan disetujui oleh petugas Askes.
c. Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti Codein, Pethidin dan Fentanyl dilakukan oleh unit pengadaan dengan menggunakan surat pesanan form N-9 (Lampiran 5) kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi atau apoteker yang ada ditempat. Sedangkan obat psikotropika seperti Diazepam dan Luminal dapat dipesan dari PBF lainnya selain PT. Kimia Farma. Contoh formulir pemesanan obat psikotropika dapat dilihat pada (Lampiran 6).
d. Barang pesanan kemudian diantar oleh PBF ke gudang dengan membawa faktur pembelian dan diperiksa oleh petugas gudang. Sebelum jatuh tempo pihak PBF akan datang untuk penagihan. Pada saat penagihan PBF membawa faktur asli beserta kuitansi, surat pesanan, SSP PPh, dan SSP PPN. Pembayaran dilakukan apabila berkas penagihan telah disetujui oleh Direktur Rumah Sakit (Lampiran 7-13).
2. Unit Gudang
Unit gudang bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi ke seluruh unit pelayanan yang ada di rumah sakit.
Unit gudang dibagi menjadi dua bagian, yaitu: a. Gudang obat-obatan
Bertugas membuat permohonan pembelian obat, menerima, menyimpan, dan menyalurkan perbekalan farmasi berupa obat-obatan. Gudang obat terbagi dua yaitu gudang obat Askes dan gudang obat swakelola. Gudang obat Askes khusus mengelola obat-obatan yang termasuk dalam DPHO (Daftar Plafon dan Harga Obat), sedangkan gudang swakelola mengelola obat-obat umum.
b. Gudang alat kesehatan habis pakai
Bertugas membuat permohonan pembelian alat kesehatan, menerima, menyimpan, dan menyalurkan alat kesehatan habis pakai seperti kapas, infus set, plester dan lain-lain. Bahan-bahan cairan seperti alkohol, formalin, dan hidrogen peroksida juga disimpan dan didistribusikan oleh gudang alat kesehatan habis pakai.
Penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan prinsip FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). Obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang terkunci. Obat-obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin, insulin, albumin, antitetanus dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin. Untuk obat-obat kanker ada yang disimpan di lemari tertutup dan ada juga yang disimpan di lemari pendingin dengan suhu 5-6oC, tergantung dari suhu penyimpanannya. Untuk obat bentuk salep, tetes mata, psikotropika, obat semprot hidung, injeksi, krim, disimpan di lemari tertutup. Obat-obat bentuk tablet, kapsul, larutan, injeksi bentuk serbuk disimpan di lemari terbuka. Untuk barang-barang yang dalam kotak, disusun di atas valet kayu sehingga obat tidak bersentuhan dengan lantai.
Seluruh perbekalan farmasi yang ada di gudang alat kesehatan dan gudang obat disalurkan ke:
1. Pelayanan farmasi rawat inap/rawat jalan
2. Pelayanan farmasi Jamkesmas/Medan Sehat/Pemprovsu
3. Pelayanan farmasi rawat inap (Askes, Medan Sehat, Pemprovsu) 4. Pelayanan farmasi ruangan
5. Pelayanan farmasi IBS ( Instalasi Bedah Sentral) 6. Pelayanan farmasi IGD
Seluruh permintaan tersebut dilayani sekali seminggu yakni pada hari Jumat dengan menggunakan Formulir B2 (Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi).
Apabila ada perbekalan farmasi yang persediaannya hampir habis, pihak gudang akan mencatat dan memintanya ke unit pengadaan sebulan sekali yang ditulis dalam lembar Permohonan Pembelian Barang Medis (Formulir P.1). Permintaan perbekalan farmasi ke pengadaan dapat dilakukan lebih dari satu kali dalam sebulan jika kebutuhan rumah sakit meningkat dibandingkan biasanya. Setelah Permohonan Pembelian Barang Medis dikirim ke pengadaan, maka pengadaan akan membuat order pembelian dan memesannya ke PBF.
Perbekalan farmasi yang telah dipesan selanjutnya akan diantar oleh PBF ke bagian gudang. Adapun prosedur penerimaan dan penyimpanan perbekalan farmasi di gudang instalasi farmasi yaitu:
1. Perbekalan farmasi masuk ke gudang disertai dengan faktur pembelian. 2. Petugas gudang memeriksa perbekalan farmasi, meliputi:
a. Petugas memeriksa kesesuaian perbekalan farmasi yang terdapat di dalam faktur dengan order pembelian
b. Nama perbekalan farmasi sesuai order pembelian c. Jumlah sesuai order pembelian
d. Bentuk sediaan sesuai dengan permintaan e. Dosis sediaan sesuai permintaan
f. Bentuk fisik sediaan/perbekalan farmasi g. Tanggal kadaluwarsa
3. Petugas gudang memeriksa tanggal faktur (tidak mendahului tanggal surat pesanan)
4. Petugas gudang menandatangani faktur pembelian sesuai tanggal terima faktur. Terdiri dari dua faktur, satu lembar untuk pengadaan, dan satu lembar lagi untuk gudang
Apabila telah sesuai maka barang yang diantar dicatat di buku barang masuk disertai potongan harganya, lalu dicatat di kartu stok gudang dan dimasukkan ke komputer oleh petugas gudang. Harga di buku barang masuk gudang sudah disesuaikan dengan Harga Pokok Penjualan (HPP) yaitu harga modal ditambah PPN 10%. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan faktur dan surat pesanan maka barang akan dikembalikan.
Keluar masuknya perbekalan farmasi dari gudang harus dicatat dalam buku besar barang masuk dan barang keluar kemudian dicatat dalam kartu stok gudang yang dapat dilihat pada Lampiran 14 serta dimasukkan ke komputer oleh petugas gudang. Gudang mengeluarkan barang berdasarkan permintaan dari sub Instalasi Distribusi dengan menggunakan Formulir B2 (Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi).
Setiap akhir bulan petugas gudang membuat laporan sisa stok dan menghitung jumlah dan kondisi (kadaluwarsa) perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang.