INTEGRASI RANCANGAN BASIS DATA UNTUK SIM
4.2. Integrasi Perancangan Basis Data
Pada saat perancangan basis data, perancang harus memposisikan dirinya pada conceptual view. Level ini merupakan gabungan dari beberapa user view. Hal ini berarti bahwa perancangan basis data hanya bisa dilakukan setelah mengetahui seluruh kebutuhan para pemakai di dalam sistem.
Untuk hal ini, maka perancangan basis data dapat dilakukan dengan mengikuti langkah sebagai berikut:
1. Langkah analisis kebutuhan, meliputi;
a. Analisis kebutuhan batasan/ruang lingkup sistem b. Analisis kebutuhan model bisnis
c. Analisis keterkaitan antar unit fungsional dalam sistem d. Analisis kebutuhan data dan informasi dalam sistem
e. Analisis kemungkinan perubahan situasi/kondisi/kebijakan yang terkait dengan kebutuhan data dan informasi dalam sistem
2. Langkah perancangan, meliputi; a. Perancangan tahap awal, meliputi:
1). Pengelompokan data berdasarkan entitas/obyek data 2). Standarisasi nama-nama atribut
3). Standarisasi penggunaan kode data pada atribut 4). Perancangan struktur relasi database awal 5). Normalisasi struktur relasi database awal
6). Penentuan PK, FK dan kerelasian antar struktur relasi hasil normalisasi
b. Perancangan tahap lanjutan, meliputi: 1). Standarisasi data, yaitu:
a). Standarisasi nama-nama atribut
b). Standarisasi atribut dan penggunaan kode data yang digunakan antar unit fungsional dalam sistem
2). Pengkodean nilai-nilai data yang digunakan secara berulang pada record, yaitu:
a). Untuk nilai-nilai data yang mutlak tidak akan mengalami perubahan di kemudian hari, maka nilai-nilai data perlu dikodekan. Hal ini bertujuan untuk efisiensi penggunaan memori dan menjaga konsistensi data.
Misal:
o Data Jenis_Kelamin disimpan sebagai L (untuk mengkodekan nilai data jenis kelamin Laki-laki) dan P (untuk mengkodekan nilai data jenis kelamin Perempuan)
o Data Status_Menikah disimpan sebagai M (untuk mengkodekan nilai data status Menikah) dan B (untuk mengkodekan nilai data status Belum Menikah)
o Data Status_Aktif disimpan sebagai A (untuk mengkodekan nilai data status Aktif) dan T (untuk mengkodekan nilai data status Tidak Aktif)
b). Untuk nilai-nilai data yang memiliki kemungkinan mengalami perubahan di kemudian hari, maka nilai-nilai data perlu dikodekan dan kemudian dirancang relasi referensi. Hal ini bertujuan untuk:
o Efisiensi penggunaan memori o Menjaga konsistensi data o Minimalisasi kerangkapan data o Kemudahan pemeliharaan data Misal:
o Data Agama dapat disimpan ke dalam kode-kode data agama, yaitu:
o I (untuk menyatakan agama Islam)
o K (untuk menyatakan agama Kristen-Katholik) o P (untuk menyatakan agama Kristen-Protestan) o H (untuk menyatakan agama Hindu)
o B (untuk menyatakan agama Budha)
o Kemudian dirancang sebuah relasi referensi, yaitu relasi AGAMA
o Data Kelompok_Mata_Kuliah dapat disimpan ke dalam kode-kode kelompok mata kuliah, yaitu:
o W (untuk menyatakan kelompok mata kuliah Wajib) o M (untuk menyatakan kelompok mata kuliah Wajib
Minat)
o P (untuk menyatakan kelompok mata kuliah Pilihan). o Kemudian dirancang sebuah relasi referensi, yaitu
relasi KELOMPOK_MATA_KULIAH.
o Data Alamat dapat disimpan ke dalam kode-kode data alamat sehingga menjadi sebagai berikut:
o Alamat (untuk menyimpan nilai data nama jalan dan nomor rumah atau nama dusun dan desa)
o Kode_Kecamatan (untuk mengkodekan nilai data Kecamatan)
o Kode_Kabupaten (untuk mengkodekan nilai data Kabupaten)
o Kode_Propinsi (untuk mengkodekan nilai data Propinsi)
o Kemudian dirancang 3 (tiga) buah relasi referensi, yaitu relasi KECAMATAN, KABUPATEN, dan PROPINSI.
c). Untuk kode data berupa kode blok, maka nilai-nilai kode data dalam kode blok perlu dipisahkan, dan kemudian dirancang relasi referensi. Hal ini bertujuan untuk kemudahan pemeliharaan apabila terjadi perubahan pada:
o Format kode o Urutan kode
o Perubahan lainnya pada kode blok Misal:
o Data NIM mahasiswa yang memiliki 4 (empat) komponen dengan format Angkatan-Jenjang-Prodi-NomorUrut, disimpan ke dalam 4 (empat) buah atribut, yaitu:
o Angkatan o Jenjang o Prodi o NomorUrut
o Kemudian dirancang 3 buah relasi referensi, yaitu ANGKATAN, JENJANG, dan PRODI
o Data NIK dosen yang memiliki 4 komponen dengan format NomorUrut-BulanTahunLahir-KelompokDosen, disimpan ke dalam 2 (dua) buah atribut, yaitu:
o NomorUrut o KelompokDosen
o Sedangkan komponen BulanTahunLahir dapat diperoleh dari atribut Tanggal_Lahir_Dosen
o Kemudian dirancang 1 (satu) buah relasi referensi, yaitu KELOMPOK_DOSEN.
3). Perancangan keamanan data, yaitu:
a). Keamanan data dari kemungkinan terjadinya kehilangan, kerusakan, kegagalan, atau permasalahan lainnya pada fisik memori, serta mekanisme backup dan restore data secara tersistem maupun manual.
b). Keamanan data dari kemungkinan akses secara illegal, pembatasan kewenangan akses, dan permasalahan lainnya pada akses data.
3. Langkah pengujian, meliputi:
a. Pengujian kelengkapan data dalam rancangan struktur relasi database. Pengujian dilakukan dengan cara mengecek kembali semua formulir isian data, dan semua keluaran/laporan maupun informasi yang harus ditampilkan di monitor yang digunakan/diperlukan oleh semua pemakai, dalam semua level manajemen, dalam semua unit fungsional dalam sistem
b. Pengujian kerangkapan data dalam rancangan struktur relasi database. Pengujian dilakukan dengan cara mengecek kembali semua rancangan struktur relasi database menggunakan semua kemungkinan nilai data
c. Pengujian kemungkinan terjadinya inkonsistensi data dalam rancangan struktur relasi database. Pengujian dilakukan dengan cara mengecek kembali semua rancangan struktur relasi database menggunakan semua kemungkinan nilai data
d. Pengujian untuk penggunaan bersama oleh para pemakai/aplikasi dalam unit fungsional lain dalam sistem. Pengujian dilakukan dengan cara mengecek kembali semua rancangan struktur relasi database dari semua sudut pandang unit fungsional dalam sistem
e. Pengujian fleksibilitas rancangan struktur relasi database untuk perubahan nilai-nilai data di kemudian hari. Pengujian dilakukan dengan cara mengecek kembali semua rancangan struktur relasi database berdasarkan kemungkinan terjadinya perubahan nilai-nilai
data dan kemudahan perubahan rancangan struktur relasi database sesuai perubahan tersebut
f. Pengujian fleksibilitas rancangan struktur relasi database untuk kebutuhan-kebutuhan pemakai/aplikasi baru. Pengujian dilakukan dengan cara mengecek kembali semua rancangan struktur relasi database berdasarkan kemungkinan terjadinya penambahan kebutuhan baru dan kemudahan perubahan rancangan struktur relasi database sesuai perubahan tersebut
4. Langkah implementasi, meliputi:
a. Pemilihan DBMS yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan institusi, dengan mempertimbangkan kemudahan untuk melakukan perubahan, pengembangan, dan migrasi data di masa mendatang; b. Pendefinisian rancangan struktur relasi database
c. Pengisian data dalam rancangan struktur relasi database, dapat menggunakan program aplikasi, query, atau fasilitas lain yang tersedia dalam DBMS
d. Penggunaan database, dapat menggunakan program aplikasi, query, atau fasilitas lain yang tersedia dalam DBMS
e. Dokumentasi rancangan struktur relasi database f. Pemeliharaan database
Contoh:
Kebutuhan data-data yang terkait dengan obyek mahasiswa bagi pemakai pada subsistem Akademik, Perpustakaan, dan Keuangan dalam contoh di atas:
Subsistem akademik: Relasi Mahasiswa: |NIM|Nama_Mahasiswa|Alamat|Tempat_Lahir|Tanggal_Lahir|Agama| Subsistem perpustakaan: Relasi Anggota: No_Anggota|Nama_Aggota|Alamat|Tgl_Masuk_Anggota| Subsistem keuangan: Relasi Pembayaran: |NIM|Nama_Mahasiswa|Tanggal_Bayar|Jumlah_Bayar|Jenis_Beaya| Jika diintegrasikan, maka ketiga relasi tersebut akan menjadi sebagai berikut:
Relasi Mahasiswa: |NIM|Nama_Mahasiswa|Alamat|Tempat_Lahir|Tanggal_Lahir|Agama| Relasi Anggota: No_Anggota|NIM|Tgl_Masuk_Anggota| Relasi Pembayaran: |NIM|Tanggal_Bayar|Jumlah_Bayar|Jenis_Beaya|
Penting:
Agar rancangan memenuhi batasan-batasan dalam definisi basis data, maka basis data harus dirancang dalam sebuah lingkup sistem (bukan hanya pada suatu subsistem tertentu). Dengan demikian, dalam sebuah organisasi, maka lingkup sistem mencakup:
o Seluruh subsistem dalam organisasi
o Seluruh pemakai dalam organisasi
o Seluruh level manajemen dalam organisasi yang
o Terintegrasi
o CBIS Contoh:
Basis data untuk Sistem Informasi di Perguruan Tinggi (SIPT) dapat terdiri atas sub sistem-sub sistem berikut:
o Sub Sistem Informasi Akademik (SIAKAD)
o Sub Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUSTAKAAN) o Sub Sistem Informasi Keuangan (SIKEUANGAN)
o Sub Sistem Informasi Kepegawaian (SIPEGAWAI) o Sub Sistem Informasi Penggajian (SIGAJI)
o Sub Sistem Informasi Inventaris (SIINVENTARIS)
o Sub Sistem Informasi Kemahasiswaan (SIKEMAHASISWAAN) o Sub Sistem Informasi Kerjasama dan Humas (SIKEHUMAS) o Sub Sistem Informasi Penelitian (SIPENELITIAN)
o Sub Sistem Informasi Pengabdian Kepada Masyarakat (SIPENGABDIAN) o Lainnya sesuai kebutuhan institusi
Khusus untuk SIAKAD, dapat terdiri atas serangkaian proses kegiatan yang merupakan sub sistem dari SIAKAD, meliputi:
o Penerimaan Mahasiswa Baru (SIPENMARU) o Herregisterasi (SIHEREGISTERASI)
o Perwalian mahasiswa (SIWALI)
o Pra-KRS, KRS, dan perubahan KRS (SIKRS) o Perkuliahan (SIKULIAH)
o Praktikum (SIPRAKTIKUM) o KP (SIKP)
o KKN (SIKKN) o Tugas Akhir (SITA) o Yudisium (SIYUDISIUM) o Wisuda (SIWISUDA) o Alumni (SIALUMNI)
Sehingga, saat merancang struktur relasi MAHASISWA misalnya, maka rancangan struktur relasi MAHASISWA tersebut harus dapat digunakan oleh semua pemakai, dalam semua level, dalam semua sub sistem dalam SIPT tersebut, serta dirancang agar fleksibel terhadap berbagai kemungkinan perubahan kebutuhan yang dapat terjadi di masa mendatang.