BAB II TINJAUAN PUSTAKA
D. Internal Auditor sebagai Sarana Manajemen Mencapai
Setiap kegiatan dalam perusahaan memiliki dua tingkatan, yang berada dalam dua sistem. Pertama adalah sistem operasi yaitu dirancang untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan, seperti memproduksi barang yang memenuhi standar (biaya, kualitas, dan jadwal). Yang lainnya adalah sistem kontrol atau sistem pengendalian, yang terdapat dalam sistem operasi. Sistem kontrol tersebut terdiri atas prosedur, aturan, dan instruksi yang dirancang untuk memastikan bahwa
tujuan sistem operasi akan tercapai. Kontrol meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan manajemen.
Internal Auditor mungkin tidak bisa sepenuhnya memahami sistem operasi dan jika pun mereka memahami, mereka mungkin tidak bisa menilai secara objektif. Tetapi Internal Auditor dididik untuk bisa mengevaluasi sistem kontrol secara objektif.
Internal audit yang merupakan alat bantu pengendalian manajemen (managerial control) melakukan kegiatan penilaian bebas terhadap semua kegiatan perusahaan harus selalu dalam keadaan dinamis dan aktif. Dalam rangka itu Internal Auditor dapat menyusun pengendalian internal yang baik dan tepat, mengadakan kontrol pelaksanaannya, mengukur dan menilai serta memberi saran-saran perbaikan dan komentar-komentar yang sangat diperlukan oleh manajemen. Manajemen yang berkepentingan langsung terhadap pengendalian internal dan Internal Auditor, harus sadar dan terbuka atas temuan (hasil) audit dan saran-saran perbaikan yang diberikan dan melakukan tindakan segera apa yang harus diperbaiki. Dengan demikian adanya sistem pengendalian internal yang selalu dinilai, dievaluasi akan menghasilkan suatu “keluaran” atau output seperti yang diharapkan atau direncanakan manajemen.
Dalam hubungannya dengan peranan internal auditor berikut ini diuraikan secara singkat pemahaman tentang pengendalian internal yaitu pengertian, tujuan, dan komponen dari pengendalian internal.
Romney (2006:229) mendefinisikan “Pengendalian internal (internal control) adalah: rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga
aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”.
Pengendalian internal yang dilakukan membantu manajemen dalam mengkoordinasikan dan mengawasi semua sumber daya perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Merupakan tanggung jawab direksi dan manajemen untuk membuat dan memelihara sistem pengendalian internal di dalam perusahaan. Namun pihak lain yang terkait seperti Internal Auditor dapat memberikan pertimbangan bagi manajemen dan direksi dalam merumuskan model pengendalian internal yang sesuai untuk dijalankan perusahaan.
Ikatan Internal Auditor (Institue of Internal Auditors – IIA), yang dikutip oleh Sawyer (2003:59), mendefinisikan pengendalian internal sebagai berikut:
…..setiap tindakan yang diambil manajemen untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan dan sasaran yang ditetapkan. Kontrol bisa bersifat preventif (untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan), detektif (untuk mendeteksi dan memperbaiki hal-hal yang tidak diinginkan yang telah terjadi), atau direktif (untuk menyebabkan atau mengarahkan terjadinya hal yang diinginkan). Konsep sistem kontrol merupakan gabungan komponen kontrol yang terintegrasi dan aktivitas-aktivitas yang digunakan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasaran-sasarannya.
Definisi di atas tentang pengendalian internal ataupun istilah sekarang yang sering disebut dengan kontrol, menggambarkan bahwa pengendalian internal dalam perusahaan mutlak dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian internal yang baik akan meningkatkan kemungkinan dapat dicegah, diketahui, diungkapkan, dan diselesaikannya kesalahan yang terjadi dalam perusahaan.
Bambang Hartadi (1999:3) mendefinisikan sistem pengendalian internal sebagai berikut:
Sistem Pengendalian Internal meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.
Menurut James A. Hall (2001:150), sistem pengendalian internal merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu:
1. Untuk menjaga aktiva perusahaan.
2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi.
3. Untuk mempromosikan efisiensi perusahaan.
4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Pengendalian internal yang baik dapat dilihat dari komponen yang dimilikinya. Adapun lima komponen pengendalian internal adalah sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian mempengaruhi kesadaran akan pentingnya pengendalian dari orang-orang sekitarnya dan merupakan pondasi bagi keempat elemen lainnya, yang menyediakan kedisiplinan dan struktur. Lingkungan pengendalian ini merupakan komponen yang amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian internal yang lain. Faktor yang berpengaruh dalam lingkungan pengendalian yaitu:
a. Nilai integritas dan etika. Manajemen dapat memiliki pegangan dalam melaksanaan tugasnya melalui integritas dan etika yang membentuk suatu standar moral dan prilaku.
b. Komitmen kepada kompetensi. Manajemen harus mempertimbangkan kemampuan, pengetahuan, dan keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam menugaskan karyawannya.
c. Filosofi manajemen dan gaya operasional. Dalam setiap menjalankan tugas dan fungsinya, manajemen percaya akan pentingnya pengendalian internal dan berusaha mengaplikasikannya dengan efektif. Kepercayaan akan pentingnya pengendalian akan membentuk gaya operasional yang akan mengkomunikasikan kesadaran akan pengendalian tersebut.
d. Partisipasi Dewan Direksi dan Komite Audit. Pemegang saham melakukan kontrol atas manajemen melalui fungsi dewan direksi dan komitenya. Dewan Direksi dan komitenya ikut memberikan saran kepada manajemen, serta mengawasi pengendalian internal.
e. Pemberian otoritas dan tanggung jawab. Pemberian otoritas dan tanggung jawab dipengaruhi oleh struktur organisasi. Setiap bagian perusahaan harus memahami bagaimana mereka dapat memberi kontribusi untuk mencapai tujuan perusahaan melalui otoritas dan tanggung jawab yang diberikan. Dengan demikian tujuan perusahaan harus dapat dipahami dengan jelas pula oleh setiap personel.
f. Kebijakan dan prosedur sumber daya manusia. Pada dasarnya sumber daya manusia merupakan unsur kunci dalam pelaksanaan pengendalian.
Sumber daya manusia yang digunakan haruslah memiliki kemampuan yang sesuai dengan tugas yang diberikan.
2. Penilaian Resiko
Penilaian resiko merupakan proses identifikasi dan analisis resiko yang berkaitan dengan usaha pencapaian tujuan entitas, sebagai dasar dalam manajemen resiko yang dilakukan. Proses penilaian risiko yang dapat dilakukan adalah dengan mengidentifikasi perubahan internal dan eksternal dan tindakan yang terkait yang mungkin diperlukan. Dengan demikian dapat dievaluasi kemungkinan adanya pelaksanaan operasional yang tidak sesuai. 3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dapat membantu
manajemen untuk menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diaplikasikan sesuai fungsi dari masing-masing tingkatan organisasi. Aktivitas pengendalian yang dapat dilakukan antara lain: pemisahan tugas, pengendalian pemrosesan informasi, pengendalian fisik, dan review kerja.
4. Informasi dan Komunikasi
Komponen ini terdiri dari proses identifikasi dan penangkapan yang
menghasilkan informasi, pertukaran dan komunikasi informasi sehingga orang dapat melaksanakan tanggung jawabnya. Informasi dan komunikasi penting dalam proses pemahaman individu tentang peran dan tanggung jawabnya dalam pengendalian.
Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Tindakan perbaikan yang mungkin diperlukan juga dapat dilakukan. Meskipun keseluruhan komponen pengandalian internal tersebut telah berjalan dengan efektif, namun tidak menjamin bahwa penyimpangan dan kecurangan tidak terjadi sama sekali. Pengendalian yang dirancang dan diaplikasikan sedemikian rupa pun tetap saja terdapat kemungkinan kelemahan yang bisa dimanfaatkan oleh pihak yang berkesempatan melakukan penyelewengan. Pengendalian yang sudah efektif dapat dirusak, baik karena kolusi pegawai atau penolakan manajemen. Di sisi lain, pengendalian yang bagus bisa jadi terlalu bagus, dimana lebih banyak biaya yang dikeluarkan dibandingkan kerugian yang ingin dikendalikan. Pengendalian bisa jadi berlebihan, atau bisa terlalu kaku sehingga membatasi imajinasi, inisiatif, dan inovasi karyawan. Oleh sebab itu, Internal Auditor harus menelaah pengendalian internal menggunakan cara pandang manajemen serta tetap mempertimbangkan orang, waktu, lingkungan, risiko, dan kondisi. Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan di atas mengenai pengendalian internal perusahaan, maka jelaslah bahwa pengendalian tersebut harus berjalan sebaik-baiknya demi tercapai tujuan perusahaan. Untuk menentukan sampai dimana pengendalian internal perusahaan dapat dipercaya telah memadai, maka manajemen memerlukan peran Internal Auditor untuk menilainya.
Agar dapat berjalan dengan baik maka pelaksanaan pengendalian internal dalam perusahaan memerlukan komitmen dari semua pihak. Ch Narotama dan
Wirawan (2004:30) menyatakan bahwa perusahaan yang memiliki pengendalian cukup efektif ditandai dengan beberapa ukuran sebagai berikut :
1. Semakin berkurangnya temuan-temuan yang tidak sesuai dengan standar akuntansi dan kebijakan-kebijakan manajemen perusahaan. 2. Semakin berkurangnya peran direksi dalam memecahkan masalah
yang dihadapi oleh satuan pengawas internal. 3. Laporan satuan pengawas internal yang tepat waktu. 4. Meningkatnya efisiensi dan efektivitas perusahaan. E. Laporan Internal Auditor
Hasil akhir dari pelaksanaan internal audit dituangkan dalam suatu bentuk laporan tertulis melalui proses penyusunan yang baik. Laporan hasil internal audit merupakan suatu alat penting untuk menyampaikan pertanggungjawaban hasil kerja kepada manajemen yaitu sebagai media informasi untuk menilai sejauh mana tugas-tugas yang dibebankan dapat dilaksanakan. Adapun isi atau materi laporan internal audit menurut Boynton dkk (2003:494) yaitu:
a. Suatu laporan tertulis yang ditandatangani harus dikeluarkan setelah pemeriksaan audit selesai. Laporan intern itu bisa dalam bentuk tertulis atau lisan dan dapat disampaikan secara formal ataupun informal.
b. Internal Auditor harus membahas kesimpulan dan rekomendasi pada tingkatan manajemen yang tepat sebelum mengeluarkan laporan tertulis yang final.
c. Laporan haruslah objektif, jelas, ringkas, konstruktif dan tepat waktu.
d. Laporan harus menyatakan tujuan, ruang lingkup, dan hasil audit, dan bila tepat, laporan itu juga harus berisi suatu pernyataan pendapat auditor.
e. Laporan dapat mencakup rekomendasi untuk perbaikan yang potensial dan mengakui kinerja serta tindakan korektif yang memuaskan.
f. Pandangan auditee tentang kesimpulan dan rekomendasi audit dapat disertakan dalam laporan audit.
g. Direktur auditing internal atau designee harus mereview dan menyetujui laporan audit final sebelum diterbitkan serta harus memutuskan kepada siapa laporan itu akan dibagikan.
Laporan dari bagian internal audit merupakan suatu alat komunikasi yang di dalamnya terdapat tujuan yang dimulai dari penugasan, luas pemeriksaan, batasan yang dibuat dan juga saran atau rekomendasi kepada pimpinan perusahaan. Tujuan dari laporan audit adalah:
1. Laporan auditor adalah merupakan kesimpulan dari hasil pemeriksaan. 2. Menyajikan temuan-temuan dari hasil pemeriksaan yang telah dilakukan
3. Sebagai dasar untuk kemudian diambil tindakan oleh manajemen terhadap penyimpangan yang terjadi.
Untuk mencapai tujuan tersebut maka laporan yang disampaikan haruslah memiliki unsur-unsur berikut ini:
a. Objektif
Laporan yang disusun harus mengungkapkan fakta dengan teliti berdasarkan data yang dapat diuji kebenarannya. Menyampaikan dengan jelas tentang pokok pemeriksaan yang telah dilakukan sehingga dapat diyakini kebenarannya.
b. Jelas
Laporan disusun dengan menggunakan bahasa yang jelas, tidak menimbulkan kesalahpahaman bagi penggunanya. Menerangkan dengan jelas dan lengkap agar dapat dimengerti oleh pihak-pihak yang menggunakannya.
c. Ringkas
dari hal-hal yang tidak relevan, tidak material seperti gagasan, temuan, kalimat dan sebagainya yang tidak menunjang tema pokok laporan, namun tetap menjaga kualitas informasi yang disampaikan melalui laporan tersebut sehingga dapat memenuhi kebutuhan pemakainya.
d. Membangun (Konstruktif)
Laporan yang bersifat membangun adalah laporan yang sedapat mungkin memaparkan rekomendasi tindakan perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengupayakan peningkatan operasi.
e. Tepat waktu
Laporan audit hanya dapat bermanfaat dengan maksimal bila laporan tersebut disajikan pada saat dibutuhkan. Sehingga Auditor harus mampu menyajikan laporan yang tepat waktu.
Sebelum disampaikan pada pengguna laporan, peninjauan kembali atas laporan (review) adalah tindakan bijak yang dapat dilakukan audit internal. Hal tersebut bertujuan untuk lebih memastikan kebenaran dan kelengkapannya. Laporan audit akan efektif bila terdapat pelaksanaan tindak lanjut agar proses audit yang berjalan benar-benar memberikan manfaat bagi perusahaan. Untuk itu departemen internal audit bertugas untuk memantau pelaksanaan tindak lanjut, menganalisis kecukupan tindak lanjut disertai identifikasi hambatan pelaksanaanya, dan memberikan laporan atas tindak lanjut tersebut.