IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Investigasi Sistem
Pengguna perpustakaan pada umumnya mengharapkan layanan perpustakaan yang memiliki kualitas layanan dalam hal kecepatan, kemudahan dan kenyamanan dalam memperoleh informasi yang diperlukan. Namun sejauh ini masih saja dirasakan kurangnya kenyamanan yang diharapkan misalnya, pengguna masih harus datang ke perpustakaan untuk mendapatkan informasi tercetak. Sarana internet yang disediakan berupa web site perpustakaan memang cukup memadai untuk mempercepat sampainya informasi koleksi kepada pengguna namun masih bersifat formal. Facebook memberikan peluang untuk mengembangkan aplikasi yang dapat bekerja di dalam platform Facebook yang mana aplikasi tersebut dapat melayani pengguna perpustakaan secara realtime, di mana saja, dengan tidak meninggalkan kenyamanan berinteraksi sosial di dalam halaman Facebook.
4.1.2.Studi Kelayakan 1. Kelayakan teknis
a. Hardware: Pengembangan sistem ini tidak memerlukan hardware tambahan selain peralatan komputer yang dipergunakan sehari-hari oleh perpustakaan.
b. Software: Dalam melakukan pengembangan sistem ini sudah tersedia dengan yaitu Facebook application yang dapat dioperasikan secara online. Software tambahan yang diperlukan adalah software yang sudah lazim dipergunakan dalam kegiatan perpustakaan berupa operating system, browser, dan database manager yang tersedia secara gratis (open source).
c. Netware: menggunakan fasilitas jaringan yang sudah ada yaitu jaringan pertemanan Facebook yang tidak terbatas lokasi dan status namun dapat dilakukan pembatasan sesuai kebutuhan.
d. Brainware: Sumber daya manusia yang terlibat dalam sistem ini cukup dengan kemampuan mengoperasikan peralatan standar saja.
e. Dataware: Data yang diolah dan disajikan berasal dari database perpustakaan yang sudah ada.
2. Kelayakan operasional
Kelayakan opersional yang menjadi perhatian dalam penelitian ini menyangkut kemampuan sistem mengakomodasi tujuan lembaga/institusi dalam memperoleh informasi dan kemampuan sistem menghasilkan informasi sesuai proses bisnis perpustakaan
a. Pencapaian tujuan lembaga/institusi
Tujuan perpustakaan adalah menjadi sarana penghimpun, pengolah dan penyebaran informasi. Sistem layanan depan melalui Facebook akan mampu memenuhi tujuan tersebut mengingat sifat dari jejaring sosial online ini yang sangat relasional dengan sendirinya membuat perpustakan terhubung dengan jaringan komunitas pengguna yang luas. b. Pemenuhan kebutuhan informasi
Kemampuan dari aplikasi Facebook dan fitur-fitur yang tersedia sangat memungkinkan kebutuhan informasi dari pengguna dapat terpenuhi.
3. Kelayakan organisasi
Dari survey dan pengamatan yang telah dilakukan menyangkut beberapa aspek antara lain penerimaan orang yang terlibat dalam organisasi, pengaruh sistem terhadap struktur organisasi serta kebutuhan pelatihan secara khusus. a. Penerimaan orang yang terlibat dalam organisasi
Didapati bahwa semua orang yang terlibat langsung dalam kegiatan layanan depan tidak menemui kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan sistem layanan depan melalui Facebook ini mengingat hampir semua pihak cukup mengenal dan terbiasa menggunakan Facebook dalam kegiatan pertemanan sehari-hari.
25
b. Pengaruh sistem terhadap struktur organisasi
Penerapan sistem baru pada layanan depan perpustakaan tidak memerlukan perubahan apa-apa dalam struktur organisasi. Setiap bidang layanan dapat tetap berjalan sebagaiumana mestinya meskipun ada sedikit penyesuaian kegiatan dimana layanan depan melalui Facebook ini merupakan sistem layanan yang berhubungan langsung dengan pengguna Facebook secara real time.
c. Kebutuhan akan pelatihan
Penerapan sistem ini sangat mudah dilaksanakan sehingga tidak memerlukan pelatihan secara khusus karena semua staf perpustakaan maupun para pengguna perpustakaan pada umumnya telah terbiasa menggunakan Facebook. Hanya ada beberapa fitur dalam Facebook yang perlu sedikit waktu untuk mempelajarinya karena biasanya jarang digunakan namun menjadi fitur penting dalam sistem ini antara lain fitur notes, event, disscussion.
4. Kelayakan Ekonomi
Manfaat secara ekonomi diperkirakan secara kualitatif melalui pengamatan bahwa dengan menerapkan sistem ini akan menghemat waktu dalam menelusur informasi perpustakaan karena pengguna akan lebih tertarik mengunjungi perpustakaan melalui sistem ini. Di pihak lain secara teknis tidak diperlukan biaya pemeliharaan tambahan mengingat Facebook memang menyediakan semua fasilitas tanpa memungut biaya.
4.2. Analisis Sistem
Kegiatan analisis sistem dilaksanakan dengan mengadakan survey di empat perpustakaan universitas yang dianggap telah memiliki kualifikasi layanan depan yang baik dan lengkap antara lain, perpustakaan Universitas Bina Nusantara, perpustakaan Universitas Indonesia, perpustakaan Universitas Pelita Harapan dan perpustakaan Institut Teknologi Bandung. Untuk mengetahui harapan pengguna perpustakaan terhadap layanan depan perpustakaan dilakukan survey dengan cara membagikan angket kepada pengguna perpustakaan dan staf perpustakaan. Selain
itu juga dilakukan survey terhadap web site perpustakaan dari keempat perguruan tinggi tersebut sebagai bagian dari komponen layanan depan.
Analisis sistem di Perpustakaan Sekolah Tinggi Alkitab Tiranus dilakukan terhadap aplikasi berbasis web yang sebelumnya sudah digunakan yaitu Senayan Library Management System (SLIMS).
4.2.1.Sistem yang ada
Sistem layanan depan yang diterapkan pada umumnya cukup lengkap dan modern dimana pada umumnya perpustakaan sudah memiliki sarana komputer dan layanan yang sudah terotomasi. Dari hasil angket diperoleh kesimpulan bahwa secara umum baik pengguna maupun staf perpustakaan mengharapkan peningkatan kualitas layanan depan yang lebih baik, lebih cepat, lebih mudah dijangkau, dan dapat mengakses melalui internet.
Survey terhadap web site perpustakaan dilakukan dengan tujuan mengidentifikasi sejauh mana komponen layanan depan telah diakomodasi secara online oleh web site perpustakaan. Hasil identifikasi tersebut selengkapnya disajikan dalam Tabel 2. Dari hasil survey terhadap web site perpustakaan tersebut dapat disimpulkan bahwa tidak semua fungsi layanan depan terakomodasi secara lengkap.
Analisis terhadap penggunaan Senayan Library Management System (SLIMS) pada Perpustakaan STAT disajikan pada Tabel 3. Analisis terhadap aplikasi SLIMS menunjukkan hanya terdapat tiga fungsi layanan depan yang dapat dilayani yaitu pencarian koleksi, reservasi dan kolaborasi. Sedangkan keenam fungsi layanan depan lainnya tidak terakomodasi oleh SLIMS.
Setelah dilakukan analisis terhadap layanan depan perpustakaan melalui analisis web site dan menginventarisassi harapan pengguna terhadap layanan depan serta analisis terhadap penggunaan aplikasi perpustakaan berbasis web (SLIMS) di perpustakaan Sekolah Tinggi Alkitab Tiranus maka penulis melakukan evaluasi terhadap penerapan layanan depan perpustakaan. Jika sistem layanan depan dapat melaksanakan keseluruhan fungsi layanan depan secara maksimal, lebih baik, lebih cepat, lebih mudah dijangkau maka informasi yang dibutuhkan pengguna akan lebih cepat diperoleh dan pengguna perpustakaan akan merasakan manfaat yang lebih besar lagi. Oleh karena itu penulis merekomendasikan pengembangan Sistem
27
Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook (SLDPMF) sebagai solusi untuk meningkatkan kualitas layanan depan perpustakaan.
Tabel 2 Hasil Survey Website Perpustakaan No Fungsi Layanan Depan Prosedur fungsi Perpusta- kaan BINUS Perpusta- kaan UI Perpusta- kaan UPH Perpusta- kaan ITB 1 Search Pencarian koleksi dengan kata kunci Search our collection Katalog Online Database Catalog Online catalogues 2 Reservasi Pemesanan koleksi dengan form pesanan atau kontak via chat box
My Reserva- tion status
ada Tidak ada Tidak ada
3 Konsultasi Pertanyaan literatur via chat box atau forum diskusi
Online Reference Service
Kontak Contact Us Tidak ada
4 Edukasi Informasi berupa pengarahan meningkatkan kemampuan literasi Research Education FAQ Panduan Forum diskusi Library FAQ Tidak ada 5 Survey kepuasan Form isian online terdokumentasi
Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada
6 Kompilasi Kritik dan saran Form isian online terdokumentasi
Tidak ada Tidak ada Tidak ada Usulan koleksi 7 Penyebaran Informasi New collection Most borrowed collections Binus Gallery What’s New on Library Berita News What’s new Agenda perpusta- kaan 8 Kolaborasi Kerjasama dengan pihak lain Jurnal online Yahoo chat box Link web site Katalog bersama
Tidak ada Katalog bersama E-Journal
Tabel 3 Analisa Penggunaan SLIMS di Perpustakaan STAT No Fungsi Layanan
Depan
Prosedur fungsi SLIMS
1 Search Pencarian koleksi dengan kata kunci ada
2 Reservasi Pemesanan koleksi dengan form pesanan
ada
3 Sosialisasi Sarana sosialisasi kepada pengguna perpustakaan
4 Konsultasi Pertanyaan literatur via chat box atau forum diskusi
Tidak ada
5 Edukasi Informasi berupa pengarahan meningkatkan kemampuan literasi
Tidak ada
6 Survey kepuasan Form isian online terdokumentasi Tidak ada 7 Kompilasi Kritik
dan saran
Form isian online terdokumenrasi Tidak ada
8 Penyebaran Informasi
Tidak ada
9 Kolaborasi Kerjasama dengan pihak lain Ada:
Berupa fasilitas UNICODE, fitur katalog bersama yang dapat menggabungkan database SLIMS
Tabel 4 Kebutuhan Informasi Berdasarkan Fungsi Layanan Depan No Fungsi layanan depan Informasi yang dibutuhkan Sumber
1 Search Data koleksi perpustakaan Database
perpustakaan
2 Reservasi Data pengguna Database
Perpustakaan
3 Sosialisasi Info Perpustakaan Staf
4 Konsultasi Info konsultatif Staf dan pengguna
5 Edukasi Materi edukasi Staf
6 Survey kepuasan Data responden Pengguna
7 Kompilasi Kritik dan saran
Data responden Pengguna
8 Penyebaran Informasi Info perpustakaan Staf
29
4.2.2.Identifikasi Kebutuhan Informasi
Untuk mencapai standar kualitas layanan depan yang lebih baik diharapkan dapat memenuhi fungsi layanan depan perpustakaan yang dapat melakukan pencarian koleksi, reservasi, sosialisasi, konsultasi, edukasi, survey kepuasan pengguna, kompilasi kritik dan saran, penyebaran informasi dan kolaborasi. Identifikasi kebutuhan informasi berkaitan dengan fungsi layanan depan perpustakaan disajikan pada Tabel 4.
4.2.3.Kebutuhan Fungsional
Dari kebutuhan informasi tersebut di atas maka dapat diketahui kebutuhan fungsional Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook (SLDPMF) dalam hubungan dengan fungsi layanan depan perpustakaan sebagaimana dijelaskan pada Tabel 5.
Tabel 5 Kebutuhan Fungsional dalam Hubungan Dengan Fungsi Layanan Depan No Kebutuhan Fungsional Sistem Kode
Fungsional Sistem
Fungsi Layanan
Depan
1 Login dan logout SLDPMF-01
2 Manipulasi data pengguna dan staf SLDPMF-02
3 Pencarian koleksi SLDPMF-03 -Pencarian
Koleksi
4 Pemesanan koleksi SLDPMF-04 -Reservasi
5 Peminjaman/pengembalian koleksi SLDPMF-05 6 Menampilkan kriteria laporan SLDPMF-06 7 Manipulasi data polling/survey, kritik/saran,
pertanyaan SLDPMF-07 -Sosialisasi -Edukasi -Survey -Kompilasi kritik/saran 8 Kontak pengguna dan staf perpustakaan SLDPMF-08 -Konsultasi
-Edukasi -Penyebaran Informasi -Kolaborasi
Untuk memperoleh gambaran umum dari sistem layanan depan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan fungsional tersebut maka dijelaskan dengan menggunakan diagram konteks pada Gambar 7.
Gambar 7 Diagram Kont
Gambar 8 D
onteks Sistem Layanan Depan Perpustakaan M
8 Diagram Aliran Data Tingkat-1 (DFD level-
n Melalui Facebook
-1)
31
Sistem berinteraksi dengan pengguna dan staf perpustakaan. Staf perpustakaan harus melakukan login dengan cara memasukkan password, setelah terjadi validasi login maka staf perpustakaan diizinkan masuk ke dalam sistem. Staf perpustakaan dapat melakukan manipulasi data koleksi, pemesanan, peminjaman/pengembalian, polling/survey, kritik/saran, pertanyaan, kontak pengguna, pengguna, staf perpustakaan dan menampilkan kriteria laporan.
Penjabaran dari diagram konteks tersebut dibuat berupa Diagram aliran data tingkat-1 (DFD Level-1) yang terdiri atas delapan proses yaitu: login buka/tutup, manipulasi data staf dan pengguna, pencarian koleksi, reservasi, manipulasi data koleksi dan transaksi, laporan, polling/saran/pertanyaan, kontak pengguna/staf. DFD level-1 (SLDPMF) ini dapat dilihat pada Gambar 8.
4.2.4.Rekomendasi Pengembangan Sistem
Dari hasil analisis terhadap sistem yang ada, kebutuhan fungsional dan kebutuhan informasi maka diperlukan pengembangan sistem layanan depan yang dapat mengatasi kekurangan pada sistem layanan yang ada, memenuhi kebutuhan informasi dan mengakomodir semua fungsi layanan depan perpustakaan yang dalam penelitian akan dikembangkan Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook.