HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2. Investigasi Sistem
Investigasi sistem dilakukan terhadap tiga aplikasi sistem yang sedang berjalan saat ini di Subdirektorat Deposit. Setiap tahun jumlah koleksi deposit semakin semakin meningkat hingga saat ini. Berdasarkan hasil pengamatan dan observasi, daftar koleksi tidak dapat disajikan secara cepat dan akurat. Fakta ini dapat dilihat dari daftar seluruh terbitan yang diterima tiap tahun jumlahnya masih sangat sedikit dibandingkan penerimaan koleksi deposit secara fisik. Hal ini dapat terjadi karena dalam proses pemasukan data yang menghasilkan daftar karya cetak dan rekam berbasis web ini dimasukkan datanya pada tiga aplikasi yang berbeda satu dengan lainnya.
Uraian dari proses kerja pada ketiga aplikasi sistem yang digunakan Subdirektorat Deposit adalah sebagai berikut:
(1) Unit kerja penerimaan yang memiliki tugas untuk menerima koleksi dari penerbit dan pengusaha rekaman, kemudian memasukkan data bibliografi dan data wajib serah ke sistem Delsys (Deposit library system) dan sebagian staf di unit kerja penerimaan juga melakukan pemasukan data pada aplikasi statistik deposit melalui portal deposit.
(2) Unit kerja pengolahan, terdiri dari empat unit kerja berdasarkan jenis koleksi yang diolah meliputi unit kerja monografi, literatur kelabu dan jenis terbitan berkala. Salah satu tugas yang dilakukan adalah pemasukan seluruh data bibliografi koleksi deposit ke aplikasi Inlis (Integrated library system).
Faktor yang menyebabkan tidak terintegrasinya aplikasi sistem dalam pengelolaan koleksi deposit di Subdirektorat Deposit dilatarbelakangi oleh berbagai hal. Berikut ini adalah uraian dari masing-masing aplikasi antara lain: (1) Aplikasi Penerimaan KCKR di portal deposit
Sistem pertama yang digunakan hingga saat ini di Subdirektorat Deposit adalah aplikasi untuk portal deposit yang dibuat pada tahun 2003. Pada saat itu unit kerja penerimaan masih menggunakan Microsoft Excel dalam pembuatan laporan penerimaan koleksi deposit. Empat unit kerja dalam pengolahan koleksi deposit juga memiliki aplikasi sistem masing-masing yang belum berbasis web, oleh sebab itu Subdirektorat Deposit berinisiatif untuk membuat suatu aplikasi baru yang dapat menampilkan informasi koleksi deposit yang dapat diakses melalui situs web Perpustakaan Nasional RI sebagai bentuk laporan pertanggungjawaban kepada penerbit serta media sosialiasi koleksi deposit kepada masyarakat maupun pemustaka.
Fitur yang dimiliki pada aplikasi ini adalah fitur pemasukan data dan fitur luaran data. Proses pemasukan data yang dapat dilakukan pada aplikasi ini terdiri dari:
(a) Pemasukan data terbitan (koleksi)
Cantuman yang dapat dimasukkan pada antarmuka terbitan atau koleksi terdiri dari: judul terbitan, jenis koleksi, tahun terbit, kota terbit, nama penerbit, kode deposit, nomor deposit, ISBN/ISSN, subyek (Gambar 3).
Gambar 3 Antarmuka Pemasukan Data Koleksi Portal Deposit (b) Pemasukan data wajib serah
Cantuman yang dimasukkan pada aplikasi ini terdiri dari: nama penerbit, alamat, nomor telepon, nomor faksimili, alamat surat elektronik, dan alamat situs web penerbit (gambar 4).
(c) Daftar koleksi deposit dan daftar wajib serah
Fitur lainnya yang dimiliki oleh aplikasi ini adalah informasi dari hasil proses pemasukan data berupa informasi daftar koleksi deposit dan daftar wajib serah (Gambar 5).
Gambar 5 Daftar Koleksi Aplikasi Portal Deposit (2) Aplikasi Inlis
Sistem kedua yang digunakan hingga saat ini di Subdirektorat Deposit adalah aplikasi Inlis. Aplikasi ini dibuat pada tahun 2008 yang digagas atas kerjasama antara Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dengan Subbidang Otomasi Perpustakaan. Tujuan awal dari pembuatan aplikasi ini adalah menggantikan sistem lama, yaitu VTLS yang digunakan oleh Bidang Pengolahan Pustaka dalam pemasukan data bibliografi. Faktor yang menyebabkan terjadinya penggantian sistem lama ke sistem baru ini adalah aplikasi lama ini merupakan aplikasi berbayar yang sangat mahal dan dalam proses pemasukan data terjadi pembatasan jumlah operator yang dapat mengoperasikan aplikasi ini.
Proses pemasukan data pada aplikasi Inlis merupakan pemasukan data bibliografi seluruh koleksi Perpustakaan Nasional RI baik koleksi deposit maupun koleksi pusat jasa informasi (Gambar 6). Cantuman yang termuat pada fitur pemasukan data ini terdiri dari: lembaga kepemilikan, nomor panggil (no. klasifikasi), nomor panggil deposit, judul koleksi, jenis koleksi, deskripsi fisik,
tempat terbit, penerbit, tahun terbit, seri, catatan, tajuk subjek, pengarang tambahan, nomor induk dan lokasi koleksi.
Gambar 6 Antarmuka Pemasukan Data Bibliografi Aplikasi INLIS
Luaran sistem aplikasi INLIS ini adalah berbentuk katalog yang berguna sebagai sarana temu kembali koleksi sesuai dengan luaran yang dibutuhkan oleh Bidang Layanan Koleksi agar pemustaka dapat mengakses koleksi Perpustakaan Nasional RI dengan mudah. Luaran yang dihasilkan oleh aplikasi INLIS dalam bentuk katalog ini ternyata belum dapat mengakomodir kebutuhan informasi koleksi deposit (Gambar 7). Subdirektorat Deposit membutuhkan suatu informasi statistik hasil dari penerimaan koleksi deposit secara khusus yang sangat berguna sebagai acuan untuk mengambil kebijakan dalam melakukan pengumpulan terbitan koleksi deposit dari wajib serah. Tidak tersedianya beberapa fitur yang dibutuhkan Subdirektorat Deposit yang salah satunya adalah fitur data wajib serah ini menyebabkan unit kerja penerimaan dan beberapa pustakawan yang mengolah koleksi deposit tidak menggunakan aplikasi Inlis dalam melaksanakan tugasnya.
Tidak tersedianya beberapa fitur yang dibutuhkan oleh Subdirektorat Deposit pada aplikasi Inlis ini dikarenakan pada saat perancangan awal aplikasi ini tidak terbangun komunikasi antara pengambil kebijakan di Subdirektorat Deposit dengan pengambil kebijakan di Subbidang Otomasi sebagai pelaksana dari pembuatan aplikasi Inlis, bahkan Kepala Subdirektorat Deposit pada saat itu
tidak mendukung keberadaan dari aplikasi ini untuk diterapkan di Subdirektorat Deposit, walaupun akhirnya saat ini seluruh unit kerja pengolahan diwajibkan menggunakan aplikasi ini untuk mengolah koleksi deposit, kecuali unit kerja penerimaan. Pada saat perancangan aplikasi ini tim yang dilibatkan hanya Subbidang Otomasi, Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Bidang Layanan Koleksi, sedangkan Subdirektorat Deposit tidak terlibat dalam pembuatan aplikasi ini, sehingga fitur yang disediakan pada aplikasi Inlis hanya mengakomodir kebutuhan informasi bagi Bidang Layanan Koleksi dan Bidang Pengolahan Bahan Pustaka saja.
Gambar 7 Katalog Perpustakaan Nasional RI pada Aplikasi INLIS
(3) Aplikasi Delsys (Deposit Library System)
Aplikasi ketiga yang digunakan Subdirektorat Deposit adalah aplikasi Delsys (Gambar 8). Aplikasi ini mulai aktif digunakan pada tahun 2009 sebagai pengganti penggunaan Microsoft Excel dalam pembuatan laporan penerimaan koleksi deposit. Aplikasi Delsys ini dianggap paling baik untuk digunakan sebab aplikasi yang tersedia yaitu Inlis yang digunakan oleh unit kerja pengolahan tidak menyediakan fitur untuk pembuatan laporan penerimaan koleksi deposit secara khusus yang tidak digabungkan dengan koleksi Perpustakaan Nasional RI hasil pembelian sendiri.
Fitur pemasukan data yang disediakan pada aplikasi sistem ini hampir sama dengan aplikasi penerimaan KCKR deposit pada portal deposit, yaitu pemasukan data koleksi dan pemasukan data wajib serah. Fitur pemasukan data koleksi terdiri dari: judul koleksi, jenis koleksi, pengarang, nama wajib serah, tempat terbit, tahun terbit, wilayah terbit, tanggal registrasi. Fitur pemasukan data kedua adalah fitur pemasukan data wajib serah yang terdiri dari: nama penerbit, pengelompokan wajib serah berdasarkan instansi pemerintah atau swasta, situs web, wilayah, kode wilayah dan kode wajib serah.
Gambar 8 Fitur Pemasukan Data Koleksi
Informasi yang dihasilkan dari aplikasi ini adalah statistik penerimaan koleksi deposit beserta data wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya ke Perpustakaan Nasional RI yang bermanfaat untuk mengetahui jumlah penerimaan koleksi deposit berdasarkan periode waku tertentu.
Hasil investigasi dari ketiga sistem berjalan yang terdiri dari aplikasi Inlis, Delsys dan informasi KCKR pada portal deposit ini dapat diambil kesimpulan bahwa ketiga sistem ini melakukan proses kegiatan yang sama yaitu pemasukan data bibliografi yang berakibat terjadinya duplikasi data. Perbedaan pemasukan data hanya terdapat pada beberapa bagian saja, antara lain :
(1) Kelengkapan cantuman data bibliografi.
Cantuman yang sama pada pemasukan data dari ketiga sistem ini meliputi nomor panggil, entri utama (pengarang), judul, tempat terbit, penerbit, tahun
terbit, jenis koleksi, dan jumlah eksemplar. Cantuman dalam aplikasi Inlis lebih lengkap dibandingkan cantuman yang ada pada dua aplikasi lainnya. Cantuman lain yang dimasukkan pada aplikasi Inlis meliputi deskripsi fisik, seri, catatan, tajuk subjek, pengarang tambahan dan badan kepemilikan. Dari uraian tersebut, maka dapat kita lihat bahwa aktifitas unit kerja penerimaan dan pengolahan adalah melakukan kegiatan yang sama, yaitu memasukkan data bibliografi yang sama dengan menggunakan aplikasi sistem yang berbeda satu sama lain atau dengan kata lain, dalam proses pemasukan data ke sistem informasi telah terjadi duplikasi data. Kondisi ini menyebabkan tidak efisien dan lamanya proses daftar data koleksi karya cetak dan karya rekam yang dapat diakses oleh masyarakat melalui website Perpustakaan Nasional.
(2) Pemasukan data wajib serah
Aplikasi Delsys dan informasi KCKR memberikan fasiltas menu untuk pemasukan data wajib serah yang berguna untuk menghasilkan informasi daftar wajib serah yang telah menyerahkan terbitannya sebagai koleksi deposit, sedangkan pada program Inlis tidak disediakan fasilitas tersebut.
Luaran yang dapat dihasilkan dari masing-masing aplikasi sistem ini sangat terbatas sesuai dengan kepentingan dan tujuan awal dari pembuatan sistem. Contoh nyata dapat dilihat dari program Inlis sebagai aplikasi yang resmi dalam pengolaan seluruh koleksi Perpustakaan Nasional RI. Luaran yang dihasilkan hanya terfokus dalam bentuk katalog yang berguna sebagai temu kembali informasi bagi pemustaka saja, sedangkan kebutuhan informasi lainnya yang dibutuhkan oleh pelaksana koleksi deposit adalah laporan penerimaan koleksi deposit dalam bentuk daftar wajib serah dan koleksi deposit secara khusus yang terpisah dari daftar koleksi dari hasil pembelian.
Laporan koleksi deposit ini sangat berguna sebagai rujukan dalam perencanaan pengumpulan terbitan yang ada di Indonesia dan sebagai sarana pertanggungjawaban publikasi daftar koleksi deposit yang telah diterima dari penerbit. Fakta di lapangan menunjukkan bahwa aplikasi Inlis tidak menyediakan aplikasi tersebut. Faktor inilah yang menyebabkan Subdirektorat Deposit dalam
melaksanakan pengelolaan koleksi deposit menambahkan aplikasi sistem tambahan dalam rangka pemasukan data bibliografi.
Tidak terintegrasinya sistem informasi yang dimanfaatkan Subdirektorat Deposit ini dapat terjadi karena kurangnya komunikasi antara Subdirektorat Deposit dengan Subbidang Otomasi. Faktor penyebab lainnya adalah pemetaan struktur organisasi Perpustakaan Nasional RI yang menempatkan subbidang otomasi dibawah Pusat Jasa Informasi masih kurang tepat (Lampiran 1). Posisi divisi otomasi perpustakaan yang belum berdiri sendiri ini menyebabkan tugas dan wewenang yang dimiliki oleh bagian otomasi ini diprioritaskan untuk memenuhi kebutuhan informasi divisi yang menaunginya langsung yaitu Pusat Jasa, sedangkan kebutuhan informasi Subdirektorat Deposit belum terperhatikan.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan agar semua kebutuhan sistem informasi seluruh unit kerja yang ada di Perpustakaan Nasional RI dalam rangka pengelolaan koleksi Perpustakaan Nasional RI dapat terintegrasi adalah dengan menempatkan Subbidang Otomasi menjadi divisi baru dibawah pengawasan langsung Deputi Pengembangan Bahan Pustaka yang memiliki wewenang dan tugas mengatur seluruh sistem informasi yang ada di Perpustakaan Nasional RI (Gambar 9), sehingga sistem informasi dapat diintegrasikan sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit kerja. Dibuatnya divisi baru yaitu Subbidang Otomasi menjadi Pusat Sistem informasi ini merupakan faktor penting yang dapat dipertimbangkan agar Subbidang Otomasi dapat mengakomodir seluruh kebutuhan sistem informasi dalam rangka pengolaan koleksi Perpustakaan Nasional RI.
Konsep pengembangan struktur organisasi bagi divisi otomasi perpustakaan ini telah dilakukan di Perpustakaan Nasional Singapura. Struktur organisasi pada Perpustakaan Nasional Singapura menempatkan unit kerja otomasi menjadi satu divisi yang berdiri sendiri yaitu Divisi Teknologi dan Inovasi yang membawahi dua subdivisi (Lampiran 2). Penempatan Divisi Otomasi menjadi Pusat Informasi yang membawahi beberapa bidang ini telah dikemukakan seorang ahli yang menyatakan bahwa setidaknya ada tiga bidang yang harus diperhatikan dalam pembentukan struktur organisasi, yaitu sistem informasi, teknologi informasi dan manajemen informasi (Richardus, 2000).
KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL RI Deputi Bidang Sumber Daya Perpustakaan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi Pusat Pengembangan Pustakawan Pusat Preservasi Bahan Pustaka Sekretariat Utama Bidang Reprografi Bidang Konservasi Subbid Mikrofilm Subbid Reproduksi Kelompok Jabatan Fungsional Subbid Perawatan dan Perbaikan Bahan Pustaka Subbid Teknis Penjilidan Bahan Pustaka Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Bidang Kerjasama Perpustakaan dan Otomasi Subbid Kerjasama Perpustakaan Bidang Layanan Koleksi Khusus Bidang Layanan Koleksi Umum Kelompok Jabatan Fungsional Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka Bidang Pengolahan Bahan Pustaka Bidang Akuisisi Kelompok Jabatan Fungsional Pusat Sistem Informasi Bidang Sistem Informasi Bidang Teknologi Informasi Direktorat Deposit Bahan Pustaka Subdirektorat Bibliografi Subdirektorat Deposit Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional
Gambar 9 Konsep Pengembangan Struktur Organisasi Perpustakaan Nasional RI