Pada tahapan investigasi sistem dilakukan studi kelayakan untuk sistem yang akan dibuat. Ditentukan apa yang menjadi tujuan dari dikembangkannya sistem untuk mengatasi masalah dan menciptakan peluang. Adapun beberapa hal yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1.
Pengumpulan Informasi
Hal yang utama dibutuhkan pada pembangunan sistem informasi manajemen adalah informasi. Untuk mendapatkan informasi tersebut dilakukan wawancara terhadap pihak-
pihak terkait, dalamhal ini pihak terkait tersebut adalah staf Divisi Finance dari PT Toyota
Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN). Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan
didapatkan informasi bahwa kurang terkelolanya aset yang telah dilakukan proses retirement,
dilihat dari segi keberadaan aset dan estimasi waktu untuk penjualan kembali aset yang telah di-retire. Oleh karena itu tak jarang terjadi kesulitan dalam penelusuran aset yang akan dijual.
36
Hal lain yang terjadi adalah adanya penumpukan asset retirement pada lokasi
ataupun gudang penyimpanan sementara, yang dikarenakan tidak adanya manajemen waktu untuk mengatur penjualan kembali aset, sehingga aset yang telah lebih lama dilakukan proses
retirement terkadang masih belum terjual sedangkan aset yang baru di-retirement sudah terjual. Hal ini tentunya mengakibatkan semakin menurunnya kondisi fisik dari aset yang telah lama disimpan sehingga dapat menurunkan nilai jualnya.
Semua hal yang berhubungan dengan pengelolaan aset perusahaan dilakukan pada
seksi Property Control, mulai dari pengadaan aset, transfer aset, sampai retirement asset.
Dengan pengalaman penulis ditempatkan di Property Control Section dapat lebih memahami
sistem yang dibuat untuk membantu kegiatan dan menyelesaikan permasalahan yang terjadi. Hal ini merupakan metode yang efektif untuk menambah pengetahuan tentang proses bisnis dari perusahaan sehingga akan memudahkan dalam perumusan masalah yang dihadapi serta informasi yang dikumpulkan relevan dengan apa yang dikerjakan.
2.
Memahami dan Mengevaluasi Sistem yang Ada
Pengelolaan aset yang dilakukan oleh PT TMMIN khususnya pada Property
Control Section sudah menggunakan sistem SAP. Sistem ini secara utuh mengatur dan
mendokumentasikan setiap perlakuan aset, mulai dari creating asset, transfer asset,
depreciation run, sampai retirement asset.
Semua aktifitas tersebut di atas sangat terbantu dengan adanya sistem SAP. Namun
terdapat sedikit kekurangan dari sistem dalam pengelolaan aset, yaitu pengelolaan asset after
retirement, karena aset masih dapat dimanfaatkan untuk dijual kembali sehingga menambah
pemasukan untuk perusahaan. Pengelolaan yang baik terhadap asset retirement secara tidak
langsung dapat menambah pemasukan bagi perusahaan, oleh karena itu management asset
retirement merupakan hal yang perlu diperhatikan. Keberadaan aset serta manajemen waktu dalam penjualan kembali aset menjadi sebuah produk dalam kegiatan manajemen. Sistem yang selama ini digunakan belum memfasilitasi hal tersebut. Sehingga dibutuhkan sistem
pelengkap, terutama yang mengkhususkan penggunaanya untuk asset retirement. Dengan
demikian semua aktifitas bisnis perusahaan yang berhubungan dengan asset retirement dapat
tertunjang dengan adanya sistem informasi manajemen yang utuh.
3.
Identifikasi Kebutuhan Pengguna
Pembangunan atau pengembangan teknologi informasi yang tepat pada umumnya berorientasi pada faktor kesesuaian budaya dan pengembangan solusi yang sesuai dengan kondisi pengguna. Dengan kata lain, pembangunan atau pengembangan solusi teknologi
informasi sebaiknya menggunakan pendekatan user centered. Karena tidak ada satu pun
aplikasi atau user interface yang dapat cocok untuk seluruh pengguna/organisasi dengan latar
belakang budaya yang berbeda. Kebutuhan pengguna mencakup masalah operasional dan
output sistem.
Berdasarkan hasil identifikasi terhadap pengguna diperoleh informasi bahwa dibutuhkan sebuah sistem dengan karakteristik :
a. Dapat menyediakan informasi mengenai keberadaan aset yang telah dilakukan proses
retirement. Setiap aset yang dimiliki perusahaan di tempatkan pada lokasi yang tercatat
pada sistem SAP. Setelah aset tersebut di-retirement, maka aset tersebut dipindahkan
37 hanya dipindahkan di dekat lokasi awal aset, sedangkan untuk aset non produksi biasanya aset tersebut dipindahkan sementara ke gudang ataupun lokasi lain seperti
workshop sebelum dijual kembali. Informasi keberadaan aset ini yang diperlukan untuk memudahkan pengelolaan pada saat penjualan nantinya.
b. Mengatur estimasi waktu asset retirement yang akan dijual kembali. Berdasarkan
kesepakatan beberapa divisi yang terkait dengan penjualan aset, bahwa estimasi waktu
dari aset dilakukan retirement sampai aset tersebut dijual adalah 30 hari. Hal yang biasa
terjadi adalah estimasi waktu tersebut tidak sesuai dengan penerapannya, terdapat aset yang sudah melampaui waktu yang ditentukan ternyata belum dijual, sehingga terkadang ada penumpukan aset khususnya untuk aset non produksi. Permasalahan ini sebagai
dampak tidak adanya sistem semacam reminder untuk estimasi waktu tersebut.
c. Dapat meningkatkan efisiensi serta memudahkan dalam pengelolaan data aset yang telah
dilakukan retirement. Efisiensi di sini adalah efisiensi beban kerja. Hal yang sebelumnya
terjadi adalah untuk mengetahui keberadaan aset untuk dikelola, perlu dilakukan pengecekan langsung di lapangan karena tidak ada data yang menunjukkan keberadaan
terkini aset. Dengan adanya sistem pencatatan history aset akan dengan mudah diketahui
keberadaan aset, untuk lebih memastikan lagi dicatat juga orang yang memberikan informasi tersebut, sehingga dapat diketahui orang yang bertanggung jawab akan keberadaan aset tersebut di lapangan.
d. Mudah dioperasikan serta tidak meyulitkan mengingat keterbatasan jumlah sumberdaya
manusia yang terlibat.
Untuk dapat lebih mendeskripsikan akan kebutuhan user yang nantinya akan
disesuaikan dengan kebutuhan sistem, salah satu alat yang digunakan adalah dengan
memberikan atau mengajukan form user requirement pada pengguna. Melalui form ini
didapatkan respon balik dari pengguna terhadap sistem yang diajukan,terutama kebutuhan yang lebih bersifat teknis sehingga dapat dijadikan acuan dalam pembangunan sistem. Di
dalam user requirement tersebut dituliskan beberapa opsi yang ditawarkan kepada pengguna
akan fungsi dari sistem yang akan dibuat. Dengan demikian pengguna dapat memberikan responnya dengan menyetujui atau mengoreksi setiap fungsi yang ditawarkan oleh pembuat sistem.
Berdasarkan pengajuan user requirement, pada intinya pengguna dapat menerima
desain tampilan dari sistem beserta fungsi-fungsi yang terdapat di dalamnya. Namun terdapat koreksi dari pengguna, yaitu dibatalkannya fungsi untuk menampilkan katalog aset yang direncanakan akan ditampilkan pada beranda. Untuk awal pengajuan sistem, fungsi-fungsi yang ditawarkan untuk sementara cukup merepresentasikan kebutuhan. Untuk selanjutnya apabila ada revisi dilakukan setelah pengujian sistem.
4.
Studi Kelayakan
Ada empat aspek yang dibahas dalam studi kelayakan, aspek-aspek tersebut dapat menjadi parameter yang dapat menunjukkan sistem layak untuk dikembangkan. Keempat aspek tersebut saling berkaitan antara satu dengan lainnya, sehingga dengan mengetahui secara detail keempat aspek tersebut, diharapkan sistem ini akan dapat berjalan dengan baik. Adapun keempat aspek tersebut dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut :
38
a.
Aspek Organisasi
Organisasi adalah suatu wadah yang memungkinkan sekelompok orang dapat meraih hasil yang sebelumnya tidak dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. Sistem informasi yang dibuat dapat bekerja secara efektif jika terdapat pemahaman tentang bagaimana organisasi berfungsi. Investigasi terhadap aspek organisasi akan menghasilkan tiga gambaran :
1) Bagaimana keadaan organisasi saat ini dengan sistem yang ada.
Dalam hal ini didapatkan informasi bahwa keadaan organisasi cukup baik dengan adanya sistem yang telah ada. Hanya terdapat sedikit permasalahan dengan belum adanya sistem yang menunjang kegiatan perusahaan terutama dalam pengelolaan
asset retirement. Permasalahannya adalah tidak adanya informasi yang jelas dan terdokumentasi secara sistematis mengenai keberadaan aset yang telah dilakukan
retirement.
2) Bagaimana dampak yang akan ditimbulkan dari sistem yang baru, baik manfaat
maupun kendala internal dan eksternal yang berkaitan dengan organisasi (manajerial).
Manfaat yang akan diperoleh dengan adanya sistem ini adalah terkelolanya asset
retirement secara sistem karena sistem menggunakan basis data sehingga memudahkan dalam pengelolaan data yang terkelola dalam sistem. Dengan demikian dapat membantu manajerial mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Kendala yang dihadapi adalah pada penambahan beban kerja yang akan diterima oleh pengguna sistem, karena sistem yang dibuat tidak secara langsung terintegritas dengan sistem yang telah ada, sedangkan sumberdaya manusia yang tersedia sudah cukup terbatas dengan banyaknya pekerjaan yang juga harus dilakukan.
3) Bagaimana sistem tersebut dapat mendukung strategi organisasi dalam mencapai
tujuan.
Pada umumnya tujuan utama dari didirikannya perusahaan adalah mendapatkan
keuntungan. Dengan adanya sistem informasi manajemen pengelolaan asset
retirement ini, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mendapatkan keuntungan. Seperti yang telah dijelaskan bahwa aset dapat dijual kembali meskipun
sudah mengalami masa retire. Dengan adanya sistem ini hal tersebut dapat
ditunjang pengelolaannya, sehingga aset-aset yang akan dijual diketahui dengan
baik keberadaanya. Dengan adanya sistem reminder pada sistem, maka rencana
penjualan kembali aset setiap bulannya dapat diketahui, dan dapat diprediksi pula pendapatan yang akan diperoleh dari penjualan tersebut. Hal ini tentunya dapat secara tidak langsung mendukung strategi perusahaan.
b.
Aspek Teknis
Ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak secara teknis sangat memengaruhi kelancaran kegiatan. Investigasi terhadap aspek teknis dilakukan dengan cara observasi langsung terhadap perangkat keras dan perangkat lunak. Spesifikasi
secara teknis dari perangkat keras dan perangkat lunak yang terdapat di property control
section PT TMMIN adalah tersedianya dua buah personal computer dan satu buah
notebook. Ketiga perangkat keras tersebut digunakan oleh seoang kepala seksi, seorang karyawan tetap, dan seorang karyawan magang. Jumlah perangkat keras dan pengguna
39 sudah sesuai, maka dapat dikatakan sudah memenuhi kebutuhan. Dari segi perangkat lunak ketiga perangkat keras tersebut menggunakan Sistem Operasi Windows XP. Program yang sering digunakan adalah Microsoft Office, sistem SAP, juga program untuk pengeditan gambar. Sampai saat ini belum ada perangkat lunak bahasa
pemrograman. Local server terdapat pada perangkat keras yang ada pada divisi ISTD
yang mengurus semua server yang ada pada perusahaan. Secara umum pengembangan
sistem informasi kebutuhan perangkat lunak yang ada saat ini sudah memenuhi
kebutuhan. Sistem ini dibuat untuk dioperasikan pada local server atau disebut juga
intranet perusahaan. Intranet berkaitan dengan sistem internal organisasi. Intranet menghubungkan jaringan data internal perusahaan, tetapi mencegah akses bagi pihak luar perusahaan. Intranet juga memfasilitasi pencarian data dari dalam perusahaan (Sekaran 2006).
c.
Aspek Operasional
Sejalan dengan perkembangan dunia teknologi informasi dan telekomunikasi yang semakin canggih, dibutuhkan kemampuan manajemen yang kuat dan berperspektif luas dalam menjalankan roda organisasi. Kemampuan dan kesiapan sumber daya manusia dalam mengoperasikan sistem yang dibuat perlu menjadi perhatian utama sebelum pembangunan atau pengembangan sistem informasi manajemen. Berdasarkan investigasi terhadap aspek operasional tersebut bahwa pada umumnya secara operasional SDM yang tersedia dapat menguasai perangkat lunak yang digunakan pada proses bisnis perusahaan. Untuk pengoperasian dan pemeliharaan sistem dapat dibantu oleh divisi ISTD yang memang berfungsi untuk menangani bidang perangkat lunak dan aplikasi- aplikasi yang ada pada perusahaan.
d.
Aspek Ekonomi
Pada intinya, investigasi aspek ekonomi untuk mengkaji keuntungan dan kerugian yang akan ditimbulkan oleh adanya sistem. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Dengan sistem ini akan didapatkan efisiensi dan
efektifitas dalam pengelolaan asset retirement. Implementasi dari sistem ini akan
mengefisiensikan waktu kerja dan load pekerjaan, karena informasi yang berhubungan
dengan asset retirement tercatat dengan baik pada sistem. Sehingga apabila informasi
segera dibutuhkan sistem dapat langsung menyediakan.