Kegiatan magang di PT TMMIN bermanfaat sebagai aktifitas akademik, juga merupakan
kegiatan recruitment oleh perusahaan. PT TMMIN menerapkan beberapa metode dalam
perekrutan calon karyawan, yaitu :
1. Reguler
Merekrut secara langsung (untuk umum) melalui informasi di internet maupun media cetak.
2. Kerjasama dengan universitas
Perekrutan melalui kerjasama dengan universitas-universitas yang dianggap berkualitas. Metode ini dilakukan dengan harapan mendapat karyawan yang bermutu dan mampu bersaing.
3. Internship Program
Internship program (program magang) merupakan program Toyota yang diberikan kepada mahasiswa dari perguruan tinggi sebagai tempat kerja praktek maupun magang. Mahasiswa
diharapkan mampu memberikan inovasi maupun improvement untuk meningkatkan unjuk
kerja perusahaan tersebut. Program ini dibagi menjadi 2 berdasarkan pesertanya, yaitu
Internship Program for University Student (IPUS) untuk mahasiswa program sarjana selama
3 bulan dan Internship Program Academic Student (IPAS) untuk mahasiswa program
diploma selama 6 bulan.
Pada kegiatan magang penulis diikutsertakan pada program IPUS yang dilakukan selama
3 bulan, namun karena penulis tergabung dalam tim improvement project pada Finance Division,
Financing & Asset Control Department, Property Control Section, maka kegiatan magang
diperpanjang menjadi 6 bulan. Penulis ditempatkan pada. Jam kerja karyawan yang ada di Head
Office adalah masuk pada pukul 08.00 dan pulang pada pukul 16.45 pada hari Senin sampai Kamis, sedangkan pada hari Jumat masuk pada pukul 08.00 dan pulang pada pukul 17.00.
Kegiatan sehari-hari yang dilakukan terbagi menjadi dua, pekerjaan yang bersifat
regular job dan improvement. Kedua jenis kegiatan ini mempunyai lingkup seputar manajemen
aset yang ada di PT TMMIN. Pada saat awal masa magang, Property Control Section di mana
penulis ditempatkan telah melewati tahapan Physical Control Asset (PCA), yang merupakan
kegiatan yearly activity. Kegiatan PCA adalah kegiatan melakukan pengecekan aset yang dimiliki
oleh PT TMMIN yang ada di inhouse dan outhouse area. Hal ini ditujukan untuk mengetahui
investasi yang dimiliki perusahaan yang merupakan salah satu tahapan dalam manajemen aset.
Beberapa pekerjaan regular job yang dilakukan setelah masa PCA adalah menangani Latest Good
Receipt (LGR), preparation tender outhouse area, serta validating PCA data.
Latest Good Receipt (LGR) merupakan proses pengadaan aset baru oleh perusahaan.
Aset-aset tersebut tercatat menggunakan budget perusahaan, oleh karena itu tugas dari Property
Control Section adalah memastikan aset tersebut sudah ditempatkan sesuai dengan yang tercatat
pada database. Untuk memastikan hal tersebut dilakukan GENBA (pengecekan langsung di
lapangan), untuk mencatat keberadaan aset, lokasi aset, serta label aset. Hasil pengecekan
kemudian dilaporkan kepada section head untuk diproses lebih lanjut.
Preparation tender outhouse area merupakan kegiatan persiapan dilakukannya
pelelangan aset yang sudah mengalami masa retirement untuk aset yang berada di outhouse area
33 ada pada vendor, memastikan kondisi fisik aset untuk estimasi harga penjualan aset, serta
melakukan penjadwalan penjualan dengan pihak vendor dan juga peserta tender.
Validating PCA data merupakan kegiatan yang dilakukan setelah kegiatan PCA
dilakukan. PCA terbagi menjadi dua, yaitu PCA inhouse area dan outhouse area. Inhouse area
berarti aset tersebut berada di dalam PT TMMIN yang terbagi di beberapa area, yaitu Sunter 1,
Sunter 2, Karawang, dan Head Office Sunter. Sedangkan outhouse area berarti aset-aset tersebut
berada di vendor PT TMMIN. Hasil dari kegiatan PCA tersebut berupa worksheet untuk setiap
area, yang kemudian dikompilasi menjadi satu dan juga di-input ke dalam database asset. Data
yang telah dikompilasi ini dilakukan validasi untuk persiapan PCA selanjutnya. Pada tahapan validasi data ditemukan beberapa permasalahan, seperti terdapat aset yang tidak ditemukan, aset yang berpindah tempat tanpa prosedur yang ditetapkan, tidak sesuainya penempatan aset dengan
data yang ada pada database SAP, serta ditemukannya aset dengan nomor aset yang sama
(Double Asset Number).
Pada program IPUS ini penulis ditugaskan untuk melakukan improvement pada bisnis
proses perusahaan. Tema yang diambil penulis untuk dijadikan improvement adalah Double Asset
Number. Setiap aset seharusnya memiliki nomor aset yang unik dan tidak dimiliki oleh aset lain.
Pada kasus double asset number ini satu nomor aset ditemukan pada lebih dari satu aset. Hasil
improvement ini kemudian disajikan dalam bentuk A3 report yang dipresentasikan pada mid review (Lampiran 3)dan final review (Lampiran 4). Improvement yang dilakukan mengacu pada
penerapan Toyota Business Practices (TBP). Pada awal kegiatan IPUS para peserta diikutkan
dalam pelatihan TBP. Adapun langkah-langkah improvement yang penulis lakukan sesuai dengan
TBP adalah :
1. Clarify The Problem
Tujuan dari klarifikasi problem adalah membuat permasalahan-permasalahan menjadi
jelas. Metodenya dengan mengetahui gap antara current situation dengan ideal condition.
Untuk permasalahan double asset number, kondisi idealnya adalah 100% tidak ditemukan
adanya double asset number pada hasil PCA, namun kondisi yang terjadi adalah terdapat
85.38 % aset yang tidak mempunyai masalah double asset number, sehingga gap yang
didapatkan adalah terdapat 14.62 % permasalahan double asset number.
2. Breakdown The Problem
Problem (gap) antara ideal situation dan current situation, biasanya besar dan samar
karena tersusun dari problem-problem kecil. oleh karena itu dilakukan tahapan breakdown
the problem untuk menemukan akar permasalahan secara efektif dan efisien. Pada
breakdown problem ini dipilih faktor yang dominan mempengaruhi permasalahan. Berdasarkan data di lapangan diperoleh fakta permasalahan terjadi di aset pada satu divisi, mempunyai deskripsi aset yang berbeda, aset tersebut mudah dipindahkan, terdapat di lokasi
plant, dan labelnya tertempel (eksis). Data tersebut dapat dijadikan patokan pengerucutan masalah, sehingga pemecahan masalah sesuai dengan target. Hal ini menandakan kurang
terkontrolnya dalam approval dan pencetakan label aset, karena faktanya di lapangan label
dengan nomor aset yang sama tersebut tertempel pada aset-aset.
3. Target Setting
Penggunaan Specific, Measurable, Achievable, Reasonable, Time base (SMART)
bertujuan untuk membantu penentuan target. Target yang ditetapkan adalah membuat dan
mengimplementasikan tools untuk mengontrol, mencatat, dan membantu dalam approving
34
4. Root Cause Analysis
Untuk menemukan root cause diperlukan investigasi secara terus-menerus dengan
melakukan genba genchi genbutsu (istilah yang dipakai toyota untuk melakukan investigasi).
Analisa root cause dilakukan pada semua aspek (4M : Man, Method, Machine, Material).
Pada permasalahan ini faktor man dan machine bukan merupakan faktor yang menjadi
sumber permasalahan, melainkan method dengan tidak adanya dokumen pendukung yang
menjadi patokan untuk melakukan pencetakan ulang label aset, tidak adanya data secara
sistem yang mencatat history pencetakan label. Aspek material yang terjadi adalah tidak
berjalan secara kontinyu dokumen untuk pencetakan label aset.
5. Develop Countermeasure
Hal yang dilakukan untuk tahapan develop countermeasure terbagi menjadi dua, yaitu
temporary countermeasure dan permanent countermeasure. Untuk temporary countermeasure dilakukan validasi data PCA dengan melakukan investigasi langsung di lapangan untuk memastikan fisik aset yang mempunyai nomor aset ganda, dengan mengacu
pada database SAP. Aset yang tidak sesuai dengan database SAP akan ditindaklanjuti
kemudian.
6. See Through Countermeasure
Countermeasure (penanggulangan) dilaksanakan sesuai rencana yang telah dibuat
pada langkah 5 (membuat rencana countermeasure). Perlu dilakukan koordinasi dengan
pihak-pihak yang terkait dengan masalah ini. Temporary countermeasure dan permanent
counter measure dilakukan mulai dari bulan Juni, perlu dilakukan koordinasi dengan pihak- pihak terkait agar jadwal yang dibuat sesuai rencana.
7. See Both Result & Process
Countermeasure (penanggulangan) dilaksanakan sesuai rencana yang telah dibuat
pada langkah 5 (membuat rencana countermeasure). Perlu dilakukan koordinasi dengan
pihak-pihak yang terkait dengan masalah ini. Berdasarkan hasil temporary countermeasure
data yang tervalidasi selama 3 bulan, mulai bulan Juni sampai Agustus, sedangkan untuk
permanent countermeasure hasil pengimplementasian control check tools selama Juni
sampai dengan Agustus menunjukkan 100% request label asset tercatat dengan baik,
sehingga mengurangi kemungkinan pencetakan ulang nomor aset yang memberikan dampak
double asset number. 8. Standarization
Bila dari hasil evaluasi diperoleh bahwa rencana tercapai maka dibuat standardisasi
dari sistem tersebut. Setelah dilakukan penerapan control check tools terbukti pencatatan
request label asset 100% tercatat dan mengurangi resiko pencetakan ulang nomor aset. Oleh
karena itu setiap ada request label asset dilakukan pencatatan terlebih dahulu pada control
check tools.
Dalam proses TBP tersebut terdapat beberapa hal yang dilakukan, diantaranya :
1. GENBA
Kegiatan GENBA ini dilakukan pada setiap area yang mengalami permasalahan
duplikasi nomor aset. Lokasi-lokasi tersebut antara lain Head Office, Sunter I Plant, Sunter II
Plant, dan Karawang Plant. Hal yang dilakukan adalah memeriksa secara langsung aset-aset yang secara data mengalami duplikasi nomor aset, apakah ditemukan secara fisik juga di lapangan. Kegiatan ini adalah sebagai salah satu proses validasi data. Pada kegiatan ini juga
35 dilakukan pengumpulan informasi terhadap pihak-pihak terkait mengenai permasalahan yang sedang dihadapi. Hal ini untuk mengetahui seberapa besar kepedulian para pihak terkait
terhadap permasalahan ini, dalam hal ini awareness user terhadap aset-aset yang
digunakannya. Selain itu juga juga sebagai pengumpulan informasi untuk melakukan analisis masalah lebih lanjut.
2. Validating Database
Dari hasil GENBA yang dilakukan di lapangan, kemudian data yang sebelumnya
mengalami kesalahan dilakukan update. Data yang digunakan pada PCA selanjutnya adalah
data yang sudah sesuai dengan yang ada secara fisik di lapangan.
3. Internal Meeting
Kegiatan internal meeting ini bertujuan untuk terus meng-update perkembangan
penyelesaian masalah setiap waktunya. Meeting biasanya dilakukan untuk menetapkan target
setiap waktu dan juga beberapa kegiatan yang mungkin tertunda agar dilakukan reschedule,
serta mengetahui kendala-kendala yang dihadapi setiap anggota dalam melakukan penyelesaian masalah untuk dicarikan jalan keluarnya.
4. Meeting with Other Division
Kegiatan ini tidak hanya melibatkan satu divisi, melainkan beberapa divisi yang
saling berhubungan. Divisi dimana penulis ditempatkan adalah Finance Division bekerja
sama dengan General Affair Division dan Plan Admin Division dalam pengelolaan aset. Oleh
karena itu perkembangan setiap permasalahan juga dikomunikasikan dengan divisi-divisi tersebut agar penyelesaian masalah ini bisa segera dilakukan.
Dari beberapa informasi dan fakta tersebut diperoleh suatu kesimpulan yang dituangkan
dalam A3 report. Hasil dari A3 report ini sebagai improvement yang disumbangkan penulis pada
perusahaan supaya dapat mengatasi permasalahan yang terjadi. Hasil dari improvement tersebut
dipresentasikan dalam dua tahap, yaitu pada saat mid review (Lampiran 3)dan juga final review
(Lampiran 4). Pada presentasi tersebut dihadiri oleh seorang pembimbing TBP, seorang
assessor, dan juga mentor yang membimbing penulis dalam menjalankan setiap aktifitas
improvement. Kegiatan selama magang ditampilkan dalam bentuk jurnal (Lampiran 5).