BAB III METODE PENELITIAN
E. Jadwal Dan Lokasi Penelitian
Jadwal penelitian dimulai sejak Agustus 2007 sampai dengan selesai. Lokasi penelitian dilaksanakan di kantor PT. Indomobil Finance cabang Padang Sidimpuan Jl. SM Raja No. 115, Padang Sidimpuan.
BAB IV
ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. DATA PENELITIAN
1. Gambaran Umum PT. Indomobil Finance Cabang Padang Sidimpuan a. Sejarah Ringkas Perusahaan
PT. Indomobil Finance Cabang Padang Sidimpuan merupakan perusahaan swasta yang berkantor pusat di Jl. MT Haryono Kav. 8, Jakarta. Perusahaan ini memiliki beberapa kantor cabang umum tersebar di seluruh Indonesia yang telah berjalan operasinya. Tugas yang dijalankan pada tahun 2001 yaitu bergerak di bidang leasing (pembiayaan) sepeda motor khususnya produk Suzuki. Tetapi sejak tahun 2007 perusahaan ini telah mengembangkan usahanya tidak hanya bekerjasama pada produk Suzuki saja, melainkan pada semua produk yang ada di Indonesia: Suzuki, Yamaha, Honda, dan Kawasaki.
Perusahaan ini bermula didirikan pada tanggal 10 Mei 2005 Jl. SM Raja No. 115 di Padang Sidimpuan dengan nama PT. Indomobil Finance. Tugas pokok PT. Indomobil Finance adalah membiayai pembelian sepeda motor dengan prinsip mudah, aman, dan menguntungkan. Prinsip “Mudah” maksudnya adalah proses pengajuan permohonan pembiayaan sederhana dengan persyaratan yang standar seperti identitas diri (KTP/SIM/Keterangan Domisili), proses persetujuan cepat dimana pada hari yang sama sudah dapat diketahui keputusan persetujuan tersebut tergantung dari prasyarat yang telah ditentukan, sampai proses pembayaran angsuran dapat dilakukan di banyak tempat seperti Dealer, Kantor Indomobil
Finance, Bank dan ATM. Prinsip “Aman” maksudnya bahwa barang dibiayai diasuransikan ke perusahaan asuransi, BPKP disimpan dalam tempat yang aman di kantor Cabang Padang Sidempuan dan tidak dijaminkan ke pihak lain. Dan prinsip “Menguntungkan” maksudnya pada saat pembiayaan juga terdapat program-program loyalty konsumen, seperti temu konsumen, program berhadiah, dan apabila diadakan repeat order maka akan mendapatkan fasilitas kredit yang lebih menarik seperti bunga yang lebh rendah dan tidak perlu melampirkan prasyarat ulang. Terdapat juga paket program kompetitif dari uang muka, angsuran dan jangka waktu pembayaran kredit.
PT. Indomobil Finance menetapkan misi sebagai berikut:
1. Beroperasi secara lugas dengan tetap mengindahkan aspek kehati-hatian (Nimble but prudent operation with balanced risk)
Penjelasannya adalah menjalankan bisnis dengan prosedur dan aturan sederhana, efisien dan cepat tetapi tetap menjalankan fungsi kontrol untuk meminimalisasikan resiko bisnis.
2. Memberikan produk berupa keuntungan financial atau jasa keuangan kepada segmen konsumen kelas bawah.
(To offer affordable and beneficial products to lower customer segment)
3. PT. Indomobil Finance memperkuat dan melebarkan infrastruktur (fasilitas) untuk mendukung kredit mikro (kredit untuk kebutuhan yang sifatnya konsumtif) dan kredit tanpa jaminan.
(Leverage PT. Indomobil Finance infrastructure for micro credit and unsecured loan)
4. Berkontribusi dalam meningkatkan distribusi sepeda motor berbagai produk
(Leverage and add value to all produk motorcycle distributionship)
Mendukung peningkatan penjualan sepeda motor berbagai merk(Suzuki, Honda, dan Yamaha) melalui jasa pembiayaan.
5. Mencapai harapan para konsumen, karyawan, pemegang saham, kreditur dan pemerintah.
(To meet the required return to stakeholders)
Yakni mencapai harapan:
a. Konsumen : memberikan pelayanan yang memuaskan
b. Karyawan : kesinambungan pekerjaan dan lingkungan kerja yang baik, pengembangan karir dan kesejahteraan.
c. Pemegang Saham : peningkatan nilai perusahaan d. Kreditur : Kelancaran pembayaran kewajiban
e. Pemerintah : Penyerapan tenaga kerja dan pendapatan negara
b. Strukrtur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu struktur yang menggambarkan pola hubungan kerja antara dua badan usaha atau lebih dalam suatu susunan hierarki serta pertanggungjawaban dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula. Salah satu cara untuk mengetahui organisasi serta bentuk organisasi yang digunakan perusahaan yang bersangkutan. Dimana tanpa adanya struktur organisasi, perusahaan akan kesulitan dalam menentukan batasan wewenang dan tanggung jawab masing-masing personal didalamnya.
Secara umum, Organisasi Perusahaan PT. Indomobil Finance dapat kita lihat pada gambar 4.1 dengan rincian secara ringkas sebagai berikut.
Halaman 51
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Indomobil Finance Sumber: PT. Indomobil Finance Cabang Padang Sidempuan
a. Kepala Cabang Tugas:
Mengawasi kegiatan perusahaan.
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan cabang. b. Kepala Operasional
Tugas:
Mengawasi kegiatan operasional. c. Departemen A/R
Tugas:
Menandatangani kwitansi penerimaan sebelum kwitansi didistribusikan.
Tanggung jawab:
Penugasan dan kontrol atas pelaksanaan tugas-tugas A/R operasional dan kolektor.
Wewenang:
Menandatangani kwitansi penerimaan, penghapusan denda angsuran, sebagai komite Back to Current A/R, merekomendasikan BPKB.
d. A/R Opersaional Tugas:
Menjalankan fungsi kontrol terhadap angsuran bolong dan follow up ke konsumen.
Kontrol atas pelaksanaan tugas penagihan oleh kolektor. Tugas:
Melaksanakan kegiatan penagihan ke konsumen
Membuat dan menyerahkan laporan hasil tagihan ke A/R Menyetor tagihan ke kasir.
e. Departemen Remedial Tugas:
Menyelamatkan semaksimal mungkin asset perusahaan dan debitur yang tidak memenuhi kewajibannya.
f. Departemen Finance Tugas:
Mencatat setiap transaksi baik pemasukan atau pengeluaran yang dilakukan dengan kas/Bank sampai menyusun Laporan Keuangan
g. Departemen Finance Tugas:
Mencatat setiap transaksi baik pemasukan atau pengeluaran yang dilakukan dengan kas/Bank sampai menyusun Laporan Keuangan.
Tanggung jawab:
Menjaga keseimbangan saldo antara Bank dengan perusahaan. Wewenang:
h. Departemen Marketing Tugas:
Menangani target penjualan Indomobil Finance dan dealer survey ke konsumen.
Tanggung jawab:
Kelengkapan dokumen kredit. Wewenang:
Menolak atau menerima permohonan kredit. i. Depertemen Kredit
Tugas:
Menginput data kontrak dan jadwal angsuran serta BPKP. Tanggung jawab:
Memeriksa kelengkapan dokumen. Wewenang:
Mengeluarkan BPKP.
C. Aktivitas Pengelolaan Piutang Perusahaan
PT. Indomobil Finance adalah perusahaan pembiayaan yaitu badan usaha diluar Bank dan Lembaga Keuangan bukan Bank, yang khusus didirikan untuk melakukan kegiatan yang termasuk dalam bidang usaha lembaga pembiayaan. Kegiatan usaha perusahaan Pembiayaan adalah:
a. Sewa Guna Usaha / Leasing b. Anjak Piutang / Factoring
c. Usaha Kartu Kredit d. Pembiayaan konsumen
Dan saat ini Indomobil Finance fokus pada kegiatan usaha pembiayaan konsumen. Dengan pembiayaan konsumen, kegiatan untuk pengadaan barang didasarkan pada kebutuhan konsumen dengan menggunakan sistem pembayaran angsuran atau berkala oleh konsumen. Hal ini akan menimbulkan piutang usaha.
Menurut perusahaan sendiri, piutang usaha (A/R) merupakan piutang yang timbul dari penjualan produk atau penyerahan jasa secara kredit dalam rangka kegiatan usaha perusahaan. Piutang usaha pada PT. Indomobil Finance sendiri timbul atas produk yang dibiayai Sepeda Motor Suzuki, Honda, dan Yamaha atau disebut Consumer Finance, dimana piutang usaha ini yang menjadi asset mayoritas perusahaan dan merupakan asset yang beresiko tinggi.
Pembentukan piutang usaha (A/R) pada PT. Indomobil Finance berasal dari transaksi penjualan barang yang terdiri dari dua kategori, yaitu:
1. Motor Baru 2. Motor Bekas
Pencatatan penambahan A/R (new boking) dilakukan secara “sentralisasi” yaitu semua pembayaran ke dealer dilakukan oleh Administrasi berdasarkan permintaan dana dari cabang melalui aplikasi “sentralisasi disbursement”.
Aktivitas pengelolaan piutang pada PT. Indomobil Finance diawali dari prosedur pemberian kredit sampai pada saat pelunasannya. Namun, perlu diketahui bahwa pengelolaan kredit pada PT. Indomobil Finance ini melibatkan berbagai pihak.
Karena kegiatan utama PT. Indomobil finance merupakan finance service, maka prosedur pengelolaan piutang merupakan kegiatan yang sangat kompleks. Oleh karena itu piutang usaha harus dikelola secara profesional agar likuiditas perusahaan terjamin. Gambaran umum kegiatan pembiayaan yang dilakukan oleh perusahaan dapat kita lihat pada Gambar 4.2 Skema Transaksi Pembiayaan.
Proses terjadinya piutang secara sederhana yang berlangsung pada PT. Indomobil Finance diawali pada saat pelanggan datang mengajukan pesanan kepada dealer atau langsung ke PT. Indomobil Finance di berbagai cabang. Pesanan pelanggan berupa Sepeda Motor Suzuki. Honda, dan Yamaha yang diajukan ke dealer untuk pembelian kredit harus dengan lengkap mengisi dokumen kredit sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan. Maka dealer akan mengirim dokumen kredit yang telah diisi tersebut kepada PT. Indomobil Finance.
Gambar halaman 59
Gambar 4.2 Proses transaksi Pembiayaan
Pada PT. Indomobil Finance, dokumen ini akan dianalisis. Pertama-tama akan diadakan pre-analysis yakni dengan melakukan “credit scoring”, jika hasil analisis menyatakan bahwa permintaan pelanggan tidak dapat dipenuhi, maka permintaan ditolak. Bagi pelanggan yang dinyatakan sesuai, maka akan dikirimkan ke bagian surveyor untuk kembali dianalisis, disebut final analysis dengan melakukan “credit analysis”. Kemudian, permintaan yang telah diterima dari final analysis ini akan dilanjutkan ke process approval.
Setelah proses analisis di awal prosedur permntaan kredit telah dinyatakan memenuhi semua syarat, maka dealer akan mengirmkan produk kepada pelanggan dan transaksi kredit akan dilakukan di bagian credit processor pada PT. Indomobil Finance sampai membuat BASTK (Berita Acara Serah Terima Kendaraan). Pelanggan akan menandatangani kontrak pada sebuah dokumen yaitu PPDCF (Persetujuan Pencairan Dana Consumer Finance) yang menyatakan telah menyetujui ketentuan yang telah disepakati bersama. Maka transaksi ini akan dikirimkan ke bagian Database A/R yang selanjutnya akan melaksanakan proses penagihan piutang. Selanjutnya, untuk menyelesaikan transaksi finance kepada pihak dealer akan dilaksanakan oleh bagian credit processor, yakni memeriksa voucher utang dan melunasinya. Untuk memperoleh dana dari kantor pusat (HO) dilakukan dengan cara centralized Disbursment yakni oleh HO dan setelah pencairan, maka Cabang melakukan Receive Flag yaitu sistem yang secara otomatis akan membentuk piutang usaha dan pencatatan lainnya.
Untuk dapat dilihat secara sederhana dan jelas, dapat dilihat dari Gambar 4.3 Prosedur Pemberian Kredit berikut:
GAMBAR HAL 61
GAMBAR 4.3 Prosedur Pemberian Kredit Keterangan:
BASTK: Berita Acara Serah Terima Kendaraan
Untuk lebih rinci, kita akan melihat lebih jelas pada saat prosedur awal pemberian kredit. Setelah aplikasi kontrak kredit sepeda motor non avalist disetujui oleh AO, maka aplikasi tersebut akan diproses lebih lanjut di bagian kredit. Bagian-bagian yang ada di Departemen Kredit adalah Kredit Asuransi, Kredit Collateral, Kredit Processor. Bagian-bagian tersebut mempunyai tugas yang berbeda, yakni:
Tugas Kredit Processor adalah :
1. Menganalisa dan Memeriksa Kelengkapan Dokumen a. Sebelum PP dibuat oleh SA di bagian marketing.
b. Sebelum disbursement, memeriksa kelengkapan dokumen dari dealer dan perhitungan PPDCF yang dibuat oleh SA di bagian Marketing.
Berkas kelengkapan dokumen yang diperiksa di Kredit: a. Berkas Aplikasi
Kwitansi kosong 2 Lembar Aplikasi kredit (APL-2)
Surat persetujuan dan kuasa pengambilan barang (NA-3)
Perjanjian pembiayaan konsumen dan penyerahan jaminan secara fiducia.
(PPKPJSF) (NAV-1)
Persetujuan dan kuasa menjaminkan (Insidentil) (U-2) Pernyataan penjaminan (Insedentil) (U-2)
Polis asuransi
b. Berkas dari Customer
Foto copy KTP pemohon
Foto copy KTP suami/istri pemohon
Foto copy KTP nama di STNK (jika berbeda dengan penandatanganan kontrak)
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy rekening listrik/telepon/PBB Slip gaji/pernyataan penghasilan c. Berkas dari Dealer
Kwitansi tagihan
Tanda terima uang muka (copy)
Surat jalan/BASTK (Berita Acara Serah Terima Kendaraan) Surat pernyataan BPKB
Gesekan nomor rangka dan nomor mesin Kunci kontak (kalau ada)
d. Berkas Indomobil PPDCF
Bukti pengeluaran uang 2. Entry Kontrak
Kegiatan ini merupakan dasar terbentuknya A/R, oleh kaena itu aplikasi kontrak yang sudah ada dibursement harus segera dientry pada hari itu juga. 3. Print Listing dan Cross Check Data Entry
Print Listing data entry merupakan fasilitas untuk mencetak daftar kontrak yang telah di-entry sebelum digabung dengan tujuan untuk mencocokkan dengan kontrak yang di-entry.
4. Print Kontrak/PPKF, Jadwal Angsuran, dan Amplop (Per nomor Kontrak) 5. Penggabungan Data Entry
6. Distribusi Dokumen
a. PPKPJSF (kontrak) warna kuning (NAV-1) b. Aplikasi angsuran
c. Aplikasi kredit warna biru
d. Polis Asuransi (Sali) dan petunjuk klaim asuransi e. Kartu kuning A/R
7. Filling Dokumen di Bagian Kredit a. PPKPJSF (kontrak asli) (NAV-1) b. Data Customer
c. Aplikasi kredit (asli) (APL-2) d. Kwitansi kosong 2 lembar
e. Surat persetujuan dan kuasa pengambilan barang (NA-3)
Pada prosedur pemberian kredit sampai pada saat piutang usaha telah dicatat, maka ketentuan penagihan sampai pada pelunasannya sudah disepakati bersama. Selanjutnya prosedur penagihan akan dilakukan oleh bagian kolektor. Secara umum, proses penagihan piutang pada PT. Indomobil Finance dapat kita lihat pada Gambar 4.4
Gambar 4.4 Prosedur Penagihan Piutang
Bentuk angsuran dilakukan berdasarkan jenis barang yang dijual, yakni: 1. Motor Baru (Reguler)
Bentuk angsuran untuk penjualan motor jenis ni dilakukan dengan dua jenis, yakni:
1) Angsuran Advance
a. Uang muka diterima di dealer
Jika uang muka dilakukan di dealer, maka jumlah uang yang harus ditransfer ke dealer adalah selisih dari jumlah pokok pembiayaan dikurangi dengan biaya administrasi dan asuransi pokok. Bagian finance HO berdasarkan sending data (data yang telah terkirim) dari cabang secara otomatis akan melakukan disbursement ke dealer.
Contoh: Harga Motor : Rp. 10.737.000 Down Payment-Gross : Rp. 5.925.000 - Administrasi : Rp. 100.000 - Asuransi : Rp. 430.000 - Angsuran I : Rp. 583.000 Down Payment-Net : Rp. 4.812.000 Bunga : Rp. 1.067.658
Maka jurnalnya adalah: JVI AUTO-HO
Perkiraan Antar Cabang Rp. 4812.000
Pada saat Receive Flag di cabang akan dicatat: JVI AUTO-CBG Piutang Usaha Rp. 5.925.000 Administrasi Rp. 100.000 Asuransi 430.000 Angsuran I 583.000 Perkiraan Antar Cabang 4.812.000 Untuk mencatat pendataan, jurnalnya:
Piutang Usaha Rp. 1.067.685
Pendapatan Ditangguhkan Rp. 1.067.685 b. Uang muka diterima di Indomobil
Jika uang muka diterima di PT. Indomobil finance, maka jumlah yang harus ditransfer ke dealer adalah selisih dari jumlah pembiayaan administrasi ditambah pembiayaan asuransi kredit yang tecantum pada BPU (Bukti Penerimaan Uang) atau Receive Voucher (RV) yang dibuat oleh cabang pada saat menerima uang muka dari pelanggan. Jurnalnya adalah:
Kas/Bank Rp. 5.925.000
Titipan Uang Muka Rp. 5.925.000 PIC Finance HO berdasarkan sending data dari cabang secara otomatis akan melakukan proses disbusement ke dealer, jurnalnya adalah: JVI AUTO-HO
Bank Rp.10.737.000 Dan perkiraan serta jurnal yang dilakukan pada cabang pada saat Receive Flag adalah:
JVI AUTO-Cabang
Piutang Usaha Rp. 5.925.000 Titipan Uang Muka 5.925.000
Administrasi Rp. 100.000
Asuransi 430.000
Angsuran I 583.000
Perkiraan Antar Cabang 10.737.000
Piutang Usaha Rp.1.067.658
Pendapatan yang ditangguhkan Rp. 1.067.658 2) Angsuran Arrear
Prosedurnya sama dengan angsuran advance, hanya angsuran I dibayar pada bulan berikutnya. Sehingga jurnal untuk angsuran I dicatat pada bulan berikutnya.
2. Motor Bekas
Penambahan piutang usaha yang terjadi dari pembiayaanmotor bekas yang berasal dari Ex AYD atau non Ex AYD
1) Ex AYD
a. Motor Bekas Reguler b. Konsinyasi
Motor bekas yang non Ex AYD polanya sama dengan motor baru yang reguler.
Penerimaan angsuran dapat dilakukan denga berbagai macam cara, yaitu: 1. Cash
Pelanggan melakukan pembayaran secara tunai ke kentor cabang atau kasir yang ada di dealer. Pada saat pelanggan melakukan pembayaran, ada dua, yaitu:
a. Pelanggan membayar tepat waktu
PIC Finance akan membuat Bukti Penerimaan Uang (BPU) atau Receive Voucher (RV)
Dengan contoh yang sama dengan yang di atas, maka jurnalnya adalah:
Kas Rp. 583.000
Piutang Usaha Rp. 583.000
Pendapatan yang Ditangguhkan Rp. 433.000
Pendapatan Bunga Rp. 433.000
b. Pelanggan terlambat membayar (overdue) dan dikenakan denda PIC Finance akan membuat BPU (RV) dan jurnalnya:
JVI AUTO di cabang
Kas Rp. 593.000
Piutang Usaha Rp. 583.000
Denda Rp. 10.000
Pendapatan Bunga Rp. 433.000 2. Bank
Pelanggan dapat melakukan pembayaran dengan menyetorkan uang tunai atau cek ke rekening Bank In Cabang.
Pada saat ada masuk uang di rekening Bank In Cabang maka PIC Finance membuat BPU (RV) Trade dengan jurnal:
JVI AUTO
Bank Rp. 583.000
Piutang Usaha Rp. 583.000
Pendapatan yang Ditangguhkan Rp. 433.000
Pendapatan Bunga Rp. 433.000
3. Pembayaran Antar Cabang
Transaksi antar cabang dicatat dengan menggunakan aplikasi interbranch, sehingga semua pencatatan yang terjadi dilakukan secara otomatis.
4. Cara Pembayaran Lain
Untuk lebih memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan, maka perusahaan berusaha memudahkan pelanggan untuk melakukan pembayaran, yakni dengan cara-cara:
a. Debet BRI
b. AUTODebet BCA c. ATM Permata, BCA, BRI
Penghapusan Piutang (WO)
Pengahapusan piutang (WO) adalah kebijakan manajemen untuk menghapuskan piutang usaha dari pembukuan perusahaan disebabkan karena suatu kasus, kondisi pelanggan tidak mungkin ditagih lagi. Pengajuan WO harus sesuai dengan ketentuan pengajuan WO pada Dept. Remedial. Prosedurnya dapat kita lihat pada Gambar 4.5 Prosedur Remedial.
Secara pencatatan Dept. Accounting, ada dua macam WO: 1. WO Otomatis
WO otomatis merupakan proses penghapusan piutang yang telah berumur lebih dari 150 hari terhitung dar tanggal jatuh tempo angsuran yang terakhir dibayar secara otomatis.
Kebijakan (polcy) pencatatan proses WO otomatis adalah:
Di buku cabang ada dua macam A/R, yaitu: A/R normal (bersaldo positif) dan A/R overdue 150 hari (bersaldo minus) agar cabang dapat tetap mengusahakan penagihannya.
Pencatatan A/R overdue > 150 hari dilakukan oleh PIC Accounting HO
Penerimaan angsuran atas A/R tersebut, maka:
- PIC cabang membukukan seperti piutang usaha normal
- PIC Accounting HO akan mengoreksi penerimaan yang telah dibukukan oleh cabang dan membukukannya sebagai pendapatan Ex WO
Semua pencatatan atas A/R over 150 hari dilakukan oleh PIC Accounting HO di buku masing-masing cabang.
2. WO SK Direksi
Yaitu penghapusan piutang melalui Surat Keputusan Direksi berdasarkan usulan dari Departemen Remedial HO. Nomor SK Direksi ini akan digunakan sebagai referensi yang dikirimkan ke cabang melalui faks.