BAB II : URAIAN TEOROTIS
2.6 Tata Ruang Jamuan
Tata Ruang Jamuan adalah serangkaian pekerjaan untuk menyikapi tempat jamuan. Ruang disini diartikan dengan tempat karena jamuan tidak hanya harus diartikan dengan tempat karena jamuan tidak hanya diselenggarakan di dalam
ruangan atau gedung, tetapi dapat juga dilaksanakan di tempat-tempat terbuka seperti di kebun, taman, ditepi pantai, di halaman, dan sebagainya. Sedangkan yang paling pokok dalam rangkaian pekerjaan ini adalah penyusunan dan pendekorasian ruangan atau tempat. Susunan maupun dekorasi tempat harus mencerminkan berbagai aspek yang terkandung dalam jamuan seperti sifat, tujuan, bentuk, klasifikasi jamuan, dan lain-lain. Penataan ruang jamuan harus berpedoman kepada Floor Plan yang yang telah disusun sebelumnya atau yang diperoleh dari seksi acara suatu kepanitian yang melaksanakan jamuan tersebut, yang diserahkan kepada seksi banquet pada wakatu berlangsungnya negosiasi / reservasi.
Beberapa hal yang harus diperhatikan serta dipertimbangkan dalam penetaan ruang jamuan antara lain adalah :
a. Kesesuaian tata letak furnitures maupun perlengkapan ruang dengan fisik ruangan, pintu kedatangan para tamu, pintu pelayanan, stage atau pentas, bar service, dan lain sebagainya.
b. Jalur lalu lintas bagi tamu-tamu serta pelayanan makanan dan minuman maupun enterteiment lainnya.
c. Arah pandang tamu baik tamu-tamu pada head table maupun tamu-tamu peserta jamuan lainnya, tamu pada head table kepada undangan/peserta lainnya, tamu-tamu dari meja peserta kearah head table, arah pandang ke stage jika di pentas diselenggarakan pula sesuatu acara.
d. Alur lalu lintas tamu untuk mengambil makanan bilamana pesta tersebut diselenggarakan dalam model system buffet.
e. Kesesuaian ruang dengan bersifat dan bentuk jamuan. Jika yang diselenggarakan adalah jamuan yang bersifat resmi dan fomal, misalnya state banquet, maka disamping ruang makan utama, harus disediakan pula tempat atau ruangan lain yang letaknya berdampingan (sebaiknya dihubungkan dengan pintu penghubung khusus). Di ruangan tersebut akan diselenggarakan acara social hour atau pre-dinner drink dimana para tamu/peserta jamuan berkumpul menunggu tibanya acara jamuan.
Pada prinsipnya hal-hal yang harus dikerjakan sehubungan dengan penataan ruang atau tempat jamuan adalah sebagai berikut :
- Ruangan harus dibersihkan sehingga bebas dari segala macam kotoran seperti debu, sampah, noda, dan lain sebagainya yang meliputi lantai, dinding, sudut ruangan, langit-langit, bagian yang terlihat maupun bagian yang tidak terlihat.
- Kondisi bersih juga harus diciptakan pada semua perlengkapan ruangan serta keteraturannya, sehingga menunjukkan ruangan atau tempat jamuan senatiasa dipelihara dengan seksama. Jangan sampai ada bola lampu yang putus, lukisan yang kotor dan tidak ditempatkan sebagaimana mestinya. - Di tempat-tempat yang tertentu diletakkan pot planted untuk menambah
atau bunganya yang layu, pot harus bersih, pengaturanya dilakukan sedemikian rupa sehingga serasi dalam pandangan.
- Fasilitas sanitasi seperti toilet juga harus diperhatikan dengan seksama demikian pula perlengkapannya.
- Semua perlengkaoan ruangan harus berfungsi dengan baik seperti stop kontak listrik, exhauster, pendingin ruangan, dan lain sebagainya.
2.6.1 Penyusunan Meja Banquet
Susunan meja banquet sangat menentukan kelancaran penyelenggaraan acara maupun keberhasilanya. Suatu acara banquet dapat menjadi tidak suskes atau mengalami kekacauan jika susunan meja tidak dibuat sebagai mana yang seharusnya. Oleh itu susunan meja untuk acara banquet harus berpedoman kepada
- Keinginan pihak pemesanan banquet. - Sifat acara banquet tersebut.
- Ukuran dan bentuk ruangan / tempat yang digunakan. - Tipe pelayanan yang akan ditampilkan.
- Jumlah tempat duduk yang disediakan. - Kualifikasi / golongan tamu yang akan hadir.
Berkenaan dengan susunan meja banquet ini. Menurut Marsum ( 1996 : 12-13), bila jumlah tamunya tidak begitu banyak maka susunan meja dapat berbentuk huruf U dan T. susunan meja seperti itu dapat juga dipergunakan untuk acara makan siang
atau makan malam yang tidak terlalu formal (tidak terlalu resmi). Dalam kesempatan seperti ini meja untuk para tamu penting harus diletakkan secara terpisah, terbentuk empat persegi panjang, atau boleh pula dengan bulat untuk variasi.
Susunan meja untuk keperluan jamuan makan resmi ini harus dikompromikan terlebih dahulu dengan penyelenggerakan banquet setelah ia mengajukan pesannya. Perlu diingat bahwa pada susunan meja untuk banquet harus tersedia jarak yng cukup antara meja utama (head table) dengan Meja-meja ranting, serta anatara satu kursi dengan kursi yang lain. Jadi harus ada tempat luang yang cukup agar tamu dapat duduk dengan enak, disamping supaya pelayanan banquet tersebut dapat berjalan dengan lancar. Gang tempat luang itu hendanknya dapat dilewati dengan aman oleh dua orang waiter yang bersimpangan meskipun mereka sedang membawa hidangan yang akan disajikan kepada para tamu.
2.6.2 Seating Plan (Rencana Tata Duduk)
Di dalam suatu acara jamuan makan resmi, jumlah keseluruhan tamu yang akan hadir sudah ditetapkan terlebih dahulu. Sedangkan yang paling dipertimbangkan atau diutamakan dalam seating plan ini adalah tata duduk atau pengaturanya kursi pa head table. Hal ini disebabkan :
- Yang dulu pada head table adalah Guest Of Honour, Host/hostess, dan tamu-tamu VIP lainnya.
- Dengan sendirinya tamu-tamu pada head table senantiasa menjadi tumpuan acara
- Tata duduk tamu pada head table diatur berdasarkan ketentuan protokoler. Oleh sebab itu penentuan letak head table serta susunan kursi untuk tamu-tamu dimeja utama tersebut didasarkan kepada :
- Posisi strategis yang ditijaun dari tata ruang.
- Posisi strategi ditinjau dari keberadaanya di kalangan peserta jamuan - Posisi strategis yang ditinjau dari aspek prestise.
- Posisi strategis ditinjau dari anturan protokoler.
Banquet seating plan pada umumnya dibuat rangkap 4 (tempat) yang masing-masing diserahkan kepada :
a. Panitia.
Melalui seating plan ini panitia dapat mengatur dan memeriksa rencana tata duduk.
b. Tamu
Denah susunan tempat duduk dipasang di depan pintu masuk atau pada ruangan tempat acara social hour diselenggarakan. Melalui bagan tersebut para tamu dapat melihat atau mengetahui pada meja dan kursi mana ia akan ditempatkan serta siapa yang duduk di sebelah kiri kananya
c. Banquet Manager
Berlaku sebagai referensi penyelnggaraan acara. d. Arsip
Tata urutan (Presence) dalam ini seating plan, faktor urutan atau preseance sangat penting untuk diperlukan. Preseance ditentukan berdasarkan beberapa aspek
diantaranya, kedudukan, pangkat, ataupun usia. Preseance berkaitan erat dengan ketentuan protokoler yang diberikan di dalam acara tersebut sehingga terdapat perbedaan pengaturan tata urutan ini di dalam jamuan resmi dengan jamuan sangat resmi / jamuan kenegaraan.
2.6.3 Preseance pada State Banquet
Dalam jamuan makan kenegaraan sebagaimana terlihat dalam gambar Preseance untuk State Baquet, dimana untuk head table yang terdiri dari meja panjang 8 meter (4 buah meja @ 2 Meter) di isi dengan tamu sebanyak 12 orang. Tamu lainnya duduk pada meja bundar yang berjumlah 8 meja dengan tamu 8 orang setiap meja. Jumlah tamu seluruhnya 76 orang.
Pihak meja utama (head Table) tersebut terdiri dari 2 pihak yaitu pihak tuan rumah ( host) dan pihak tam kehormatan ( VIP) :
a. Pihak Tuan Rumah ( Host) :
- Kepala Negara dan Ibu Negara ( B-I dan B-2 ) - Menteri Luar Negeri dan nyonya ( B-3 dan B-4 ) - Menteri Budpar dan nyonya ( B-5 dan B-6 ) b. Pihak Tamu Kehormatan :
- Kepala Negara Sahabat & Nyonya (A-1 dan A-2 ) - Menteri Luar Negeri dan Nyonya ( A-3 dan A-4 ) - Menteri Pariwisata (A-5 dan A-6 )
2.6.4 Preseance Untuk Jamuan Keliling Meja
Untuk jamuan makan dengan jumlah peserta terbatas dapat menggunakan sebuah meja panjang yang kursinya dapat disusun berkeliling meja. Dalam sususnan ini Host (tuan rumah) duduk berhadapan dengan hostess (nyonya rumah) dengan posisi pada kedua ujung meja. Duduk disebalah kanan tuan rumah adalah nyonya dari tamu kehormatan, dan yang duduk disebelah kanan nyonya rumah adalah tamu kehormataan (Guest Of Honour). Untuk orang yang dihormati harus senantiasa di dudukan di sebalah kanan. Selanjutnya perhatikan tata urutan pada gambar Preseance untuk jamuan keliling meja, dimana pria dan wanita harus duduk berselang-seling, dan suami-istri tidak duduk secara berdampingan.