PERANAN BANQUET DALAM MENANGANI WISATA KONVENSI DI HOTEL SHERATON MUSTIKA YOGYAKARTA
RESORT DAN SPA
KERTAS KARYA
OLEH
HELDHA WAHYUNI NIM 102204009
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
LEMBAR PERSETUJUAN
PERANAN BANQUET DALAM MENANGANI
WISATA kONVENSI DI HOTEL SHERATON MUSTIKA
YOGYAKARTA RSORT DAN SPA
OLEH
HELDHA WAHYUNI
102204009
Dosen Pembimbing, Dosen pembaca,
LEMBAR PENGESAHAN
JUDUL KERTAS KARYA : PERANAN BANQUET DALAM
MENANGANI WISATA KONVENSI
DI HOTEL SHERATON MUSTIKA
YOGYAKARTA RESORT DAN SPA
OLEH
: HELDHA WAHYUNI
NIM
: 102204009
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan,
Dr. Syahron Lubis, M.A.
NIP. 19511013 197603 1 001
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
Ketua,
ABSTRAK
Perkembangan industri perhotelan semakin meningkat dari tahun ke tahun, namun peningkatan ini harus diimbangi dengan mutu pelayanan yang baik. Sehingga wisatawan yang datang khususnya pengguna jasa hotel tetap merasa nyaman dan puas dengan pelayanan oleh pihak hotel. Hotel tidak hanya menyediakan fasilitas penginapan tetapi juga menyediakan makan minum dan usaha lainnya. Semua tidak terlepas dari peran banquet dalam memberikan kepuasan kepada tamu. Di dalam pelayanan banquet penyelenggaraan pertemuan atau konvensi dapat menjadi dinamistor perkembangan sector-sektor terkait, khususnya dalam bidang pariwisata seperti transportasi, akomodasi, hiburan dan fasilitas-fasilitas wisata lainnya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kegiatan konvensi dapat merupakan perpaduan antara kegiatan bisnis (meeting, congress) dan rekreasi, yang didalam perkembangannya membentuk wisata konvensi. Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Resort dan Spa sangat membantu untuk melaksanakan wisata konvensi dari segi pelayanan banqeuttend maka dari itu di ambilah judul tentang “Peranan Banquet Dalam Menangani Wisata Konvensi Di Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Resort And Spa” yang mempunyai Ballroom yang besar untuk melakukan kegiatan Wisata Konvensi.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah Swt, dimana atas segala rahmat
serta hidayahnya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Kertas karya ini
dibuat untuk melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan dari
Diploma III Program Studi Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
Utara.
Kertas karya ini disusun berdasarkan praktek kerja lapangan yang penulis
lakukan di Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Reosort Dan Spa serta sumber lain
yang mendukung, kertas karya ini berjudul “ Peranan Banquet Dalam Menangani Wisata Konvensi Di Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Resort Dan Spa ”.
Penulis mengucapkan terimakasih banyak kepada pihak-pihak yang mendukung
dalam menyelesaikan kertas karya ini, antara lain :
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya,
Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Arwina Sufika, SE., M.Si selaku ketua Program Studi D.III Pariwisata,
Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen
Pembimbing Kertas Karya yang telah meluangkan waktu untuk membimbing
3. Bapak Drs. Haris Sutan Lubis, MSP selaku Dosen Pembaca Kertas Karya
penulis.
4. Bapak Rizky Hadi Nasution, S.E, Bapak Hasrun Tanjung, S.E, Dan Bapak
Naimmuddin Deli Putra Selaku dosen Praktikum.
5. Bapak dan ibu seluruh staf pengajar di Program Studi Pariwisata Universitas
Sumatera Utara
6. Orang tua kandung penulis, Sarman dan Rubini yang telah mendukung baik
dukungan moral ataupun material.
7. Kepada Kedua Abang Kandung Penulis yang telah memberi dukungan dan
semangat bagi penulis.
8. Kepada Keluarga Kakak Indah terimakasih telah mendukung penulis selama
menyelesaikan Kertas karya tulis ini
9. Kepada Teman-teman seperjuangan Di Yogyakarta selama menjalani PKL
(praktek kerja lapangan) Sinta, Wella, Arde, Berlindo, Cristine.
10.Kepada semua teman-teman di Pariwisata perhotelan dan Usaha Wisata
stambuk 2010, Nurul, Jupri, Pebri, Cindy, Wella, Indra dan teman-teman
Tak ada kata lain yang penulis dapat ucapkan selain ucapan terimakasih
banyak, akhir kata penulis berharap semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi kita
semua.
Medan, 24 Oktober 2013
Penulis
Heldha Wahyuni
DAFTAR ISI Halaman
1.6 Sistematika Penulisan ……… 4
BAB II : URAIAN TEOROTIS ………. 6
2.6.4 Preseance Untuk Jamuan Keliling Meja ………... 31
2.7 Mise En Place ……… 32
Halaman
2.9 Table D’Hote ( Set Menu Banquet ) ……….. 37
2.10 Wisata Konvensi …….……… 39
BAB III : TINJAUAN UMUM TENTANG HOTEL SHERATON MUSTIKA YOGYAKARTA RESORT DAN SPA………... 44
3.1 Sejarah Berdirinya ………. 44
3.2 Klasifikasi ………... . 46
3.3 Fasilitas ………... . 43
3.4 Struktur Organisasi ……… 55
BAB IV : PERANAN BANQUET DALAM MENANGANI WISATA KONVENSI DI HOTEL SHERATON MUSTIKA YOGYAKARTA RESORT DAN SPA………
……….. .
57
4.1 Operasional Banquet ………... 57
4.2 Penyelenggaraaan Wisata Konvensi……… 59
4.3 Struktur Organisasi Banquet ………... 60
4.4 Permasalahan yang Timbul ………. 61
4.5 Mengatasi Keluhan Tamu ……… .. 63
4.5.1 Jenis – Jenis Keluhan ………. 63
4.5.2 Metode Penanganan Keluhan ………. 64
BAB V : PENUTUP ……… 67
5.1 Kesimpulan ……… 67
5.2 Saran ……….. 68
ABSTRAK
Perkembangan industri perhotelan semakin meningkat dari tahun ke tahun, namun peningkatan ini harus diimbangi dengan mutu pelayanan yang baik. Sehingga wisatawan yang datang khususnya pengguna jasa hotel tetap merasa nyaman dan puas dengan pelayanan oleh pihak hotel. Hotel tidak hanya menyediakan fasilitas penginapan tetapi juga menyediakan makan minum dan usaha lainnya. Semua tidak terlepas dari peran banquet dalam memberikan kepuasan kepada tamu. Di dalam pelayanan banquet penyelenggaraan pertemuan atau konvensi dapat menjadi dinamistor perkembangan sector-sektor terkait, khususnya dalam bidang pariwisata seperti transportasi, akomodasi, hiburan dan fasilitas-fasilitas wisata lainnya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kegiatan konvensi dapat merupakan perpaduan antara kegiatan bisnis (meeting, congress) dan rekreasi, yang didalam perkembangannya membentuk wisata konvensi. Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Resort dan Spa sangat membantu untuk melaksanakan wisata konvensi dari segi pelayanan banqeuttend maka dari itu di ambilah judul tentang “Peranan Banquet Dalam Menangani Wisata Konvensi Di Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Resort And Spa” yang mempunyai Ballroom yang besar untuk melakukan kegiatan Wisata Konvensi.
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Alasan Pemilihan Judul
Hotel merupakan bagian terpenting dari maju tidaknya ekonomi suatu daerah
berkembang. Karena tempat yang eksotis amat diperlukan adanya hotel itu agar para
masyarakat yang ingin datang ke suatu tempat eksotis itu menjadikannya tempat
persinggahan sementara, dan juga memberikan dampak positif bagi masyarakat
sekitarnya. Karena daerah itu akan banyak dikunjungi orang, didalam pemerintahan
suatu Negara termasuk Republik Indonesia, hotel memberikan angin segar dalam hal
devisa, yang mana itu datang dari para pelancong mancanegara yang singgah untuk
menikmati alam nusantara bangsa kita.
Sehingga perkembangan hotel sangat pesat, didalam hotel terdapat berbagai
sarana dan perasarana yang ada didalamnya. Sarana perakomodasian adalah salah
satu aspek yang tidak dapat lepas dari industri ini, dengan pesatnya perkembangan
pariwisatta di Indonesia maka diperlukan tempat-tempat penginapan bagi para
wisaatawan baik dalam maupun luar negeri. Hotel secara investasi yang bergerak di
bidang jasa fasilitas yang didalamnya terdapat berbagai aspek. Hotel tidak hanya
bertujuan mencari keuntungan semata tetapi lebih dititik beratkan pada kepuasan
tamu yang datang berkunjung baik untuk menginap juga melaksanakan berbagai
kegiatan di dalamnya seperti Meeting, Pertemuan-pertemuan, mengadakan pameran dan sebagainya,
Dalam melaksanakan usahanya industri perhotelan memiliki beberapa
department untuk menjalankannya, serta membuat pembagian tugas dan tanggung
membahas tentang Food & Beverage department dan dikhususkanya pada salah satu seksi yaitu banquet.
Keberadaan banquet dalam industri MICE adalah sangat penting, karena di
samping penyuplai bermacam-macam pelayanan makanan dan minuman dibutuhkan
tamu juga perlu penampilan khusus dan perencanaan acara (function) baik untuk
event domestik dan internasional. Untuk itu perlu diketahui bahwa pekerjaan di
banquet departemen perlu staf yang benar-benar profesional, mengingat yang
dilayani adalah pelayanan dalam makan & minum serta penanganan persiapan tempat
untuk konvensi maupun pameran. Sebagai bahan pelengkap buku ini, penulis merasa
perlu memberikan gambaran secara gamblang apa peranan banquet dalam bisnis
konvensi dan pameran. Berdasrkan hal tersebut, maka penulis merasa tertarik untuk
1.2 Masalah Yang Dihadapi
Pada saat penulis melaksanakan praktek kerja lapangan, penulis melihat
bahwa pelayanan Banquet di Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Resort Dan Spa kurang berkualiatas. Hal ini terlihat dari pelayanan yang diberikan pada tamu.
1.3 Batasan masalah
Agar penulisan kertas karya ini tidak terlalu meluas maka dalam hal ini
masalah khusus yang harus di bahas adalah bagaimana Peranan Banquet Dalam
Menangani Wisata Konvensi Di Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Resort dan Spa
1.4 Tujuan Pelulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :
1. Sebagai salah satu syarat akademis untuk menyelesaikan pendidikan D-3
Program Studi Pariwisata Bidang Keahlian Perhotelan pada Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Bahan pertimbangan antara teori yang didapat di bangku kuliah dengan
kenyataan yang ada di lapangan.
3. Memberikan sumbangan yang bersifat membangun demi kelancaran
operasional.
1.5 Metode Penelitian
1. Penelitian Perpustakaan
Dalam hal ini penelitian atau pengumpulan data dilakukan melalui data-data
dari perpustakaan atau diktat-diktat serta informasi yang dapat
2. Penelitian Laporan
Cara ini adalah mengumlkan data melalui informasi atau data yang di dapat
langsung dari hasil praktek kerja lapangan dengan cara turut bekerja langsung
dalam operasional.
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan kertas karya ini mempunyai sistematika yang bertujuan
untuk memperoleh suatu bentuk susunan karangan ilmiah yang sistematis,
yang memudahkan pembaca untuk mengikuti dan memahami kertas karya ini.
Untuk itu penulis menguraikan bab demi bab yang terdiri dari 5 bab sebagai
berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini diuraikan mengenai alasan pemilihan judul, batasan masalah, tujuan
penulisan, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II URAIAN TEORETIS
Bab ini urairan teoretis tentang pengertian dan ruang lingkup, sejarah jamuan,
BAB III TINJAUAN UMUM TENTANG HOTEL SHERATON MUSTKA YOGYAKARTA RESORT DAN SPA
Bab ini meninjau tentang Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta Resort dan Spa yang
mencakup sejarah berdirinya, Klasifikasi, Fasilitas yang dimiliki serta struktur
organisasi.
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
Bab ini menguraikan ringkasan mengenai pembahasan permasalahan, yaitu Peranan
banquet dalam menangani wisata konvensi di Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta
Resort dan Spa yang meliputi peranan banquet, pelaksaan pelayanan banquet, permasalahan yang timbul, serta mengatasi keluhan tamu.
BAB V PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir, kesimpulan dan saran yang merupakan jawaban atas
BAB II
URAIAN TEORITIS
2.1 Pengertian dan Ruang Lingkup
Banquet merupakan outlet Food & Beverage (F&B) department yang bertugas menangani atau menyelengarakan segala macam kegiatan pesta jamuan,
baik yang diselengarakan oleh suatu pihak yang membuat pesanan ke hotel. Bagi
hotel yang memiliki fasilitas yang cukup lengkap seperti ruang banquet (banquet
hall) dengan perangkat fasilitasnya, maka banquet memperoleh pendapatan yang cukup besar yaitu dari penyewaan gedung (hall rental), penjualan makanan, penjualan minuman, dan sebagainya.
Suatu seksi (Section) lainnya yang jugahampir bersamaan tugasnya dengan Banquet Section atau bagian konvensi, yaitu unit/seksi yang menangani bebagai
macam kegiatan pertemuan. Dengan demikian kesamaan tugas bidang banquet
dengan bidang konvensi ini iaah sama-sama melaksanakan tau menyelenggarakan
pertemuan. Perbedaanya ialah banquet section melaksanakan kegiatan yang lebih
terkonsentrasi kepada aspek jamuan (makan-minum dan entertainment) sedangkan seksi konvensi lebih menitik beratkan kepada aspek pertemuan seperti konferensi,
Pertemuan merupakan aktivitas atau kegiatan yang berlangsung di dalam
kehidupan resmi maupun didalam kehidupan ramai. Aktivitas didalam kehidupan
resmi secara umum erat kaitannya dengan acara persidangan, baik yang merupakan
persidangan mengikat merupakan acara-acara dalam kehidupan resmi yng terdiri dari
rapat-rapat, kongres, konferensi, musyawarah, muktamar, dan sebagainya. Sedangkan
bentuk persidangan tidak mengikat adalah seperti seminar, loka karya, symposium,
sarasehan, penataran, diskusi panel, training, dan lain -lain. Acara-acara persidangan
resmi dan mengikat pada umumnya mengahasilkan keputusan-keputusan yang
mengikat pesertanya untuk melaksanakan keputusan tersebut.
Yang dimaksud dengan acara-acara resmi adalah apabila penyelenggaraannya
berdasarkan ketentuan protokoler, sedangkan acara-acara yang diselenggarakan yang
berkaitan dengan kehidupan ramai ialah seperti jamuan, pameran, atau demo, dan
lain-lain.
Dengan demikian jelaslah bahwa convention section atau bagian konvensi yang terdapat didalam usaha jasa hotel bertugas memberikan pelayanan yang meliputi
berbagai acara dalam kehidupan resmi, sedangkan banquet department bergerak dalam pelayanan kehidupan ramai, maka banyak hotel yang menyatukan kedua
bagian ini menjadi suatu unit yang disebut Banquet & Convention Department.
Bermacam-macam istilah sudah di buat orang untuk menyatakan jamuan dan
sekaligus untuk menunjukkan kapasitas jamuan itu sendiri, seperti pesta, resepsi,
perhelatan, dan lain-lain. Demikian pula dengan istilah asing yang sering di jumpai
atau makan bersama sudah sejak berabad-abad lamanya menjadi bagian dari
kehidupan resmi (protokoler) serta dalam kehidupan ramai (pergaulan).
Penyelengaraaan jamuan dapat dilakukan diberbagai tempat yang sesuai untuk
tujuannya, seperti dirumah, di hotel, di restoran, di berbagai tempat yang
reprensentative, sedangkan tujuan penyelenggaraaannya juga bervariasi, misalnya
pekawinan, mitra bisnis dan lain sebagainya. Berdasarkan tujuan yang
bermacam-macam tersebut, maka jamuan dapat diselenggarakan dlam bentuk/sifat nya sebagai
berikut :
a. Jamuan Informal
Merupakan acara makan bersama yang didalam pelaksanaannya tidak
memiliki acara-acara yang bersifat protokolar. Penyelenggaraan jamuan
ini lebih terkonsentrasi kepada peningkatan hubungan antar individu dan
memperluas pergaulan meningkatkan hubungan kekeluargaan, kemitraan,
peningkatan prestise, serta berbagai tujuan kehidupan sosial lainnya,
b. Jamuan Semi Formal
Sering juga disebut sebagai jamuan setengah resmi. Sebagian dari
penyelenggaraannya di atur secara protokoler.
c. Jamuan Formal
Jamuan ini bersifat resmi sehingga pelaksannanya dilakukan berdasarkan
ketentuan-ketentuan protokoler. Suatu jamuan formal tidak hanya
kursi (seating arrangement) yang diatur berdasarkan ketentuan-ketentuan protokoler tersebut.
Melalui maksud dan tujuan pelaksanaanya, jamuan makan yang
diselenggarakan di hotel bermacam-macam, antara lain :
a. Pesta Ulang Tahun (hari Kelahiran)
b. Pesta Pekawinan (Wedding Party) c. Pesta Hari Jadi (Anniversary Party)
d. Jamuan Kenegaraan (State Banquet) e. Jamuan Syukuran Aneka Niat
f. Dan Sebagainya.
Selanjutnya berdasarkan tata pelaksanaannya, jamuan dapat pula dibeda-bedakan
menjadi :
a. Cocktail Party
Di dalam jamuan koktail ini suguhan utamanya adalam minuman yang
jenisnya sangat bervariasi seperti soft drink, hard drink, serta minuman
campuran. Sedangkan pada ruangan dimana jamuan diselenggarakan pada
umumnya tidak disediakan kursi sehingga peserta atau tamu harus berdiri.
Kalaupun kursi disediakan, jumlahnya hanya beberapa buah saja yang
b. Sitdown Dinner
Jamuan diselenggarakan pada malam hari dengan menyediakan makanan
lengkap serta minuman. Untuk pesta dengan nilai yang sangat eksklusif
disediakan anggur untuk tiap jenis makanan yang dihidangkan. Di dalam
jamuan seperti ini setiap tamu duduk dikursi dan mengahadapi meja
makan yang bentuknya bermacam-macam serta diatur sedemikian rupa.
c. Barbeque
Merupakan pesta atau kegiatan jamuan yang menyuguhkan makanan
dengan cara di bakar atau dipanggang seperti kambing, sapi, ayam,
binatang laut, dan lain sebagainya. Disebabkan bahan makanan tersebut
langsung dibakar di tempat jamuan oleh pengunjung, maka jamuan ini
biasanya diselenggarakan dilingkungan yang terbuka seperti taman,
kolam renag, tepi pantai, dan lain-lain.
2.2 Sejarah Jamuan
Sejarah jamuan dilatarbelakangi oleh kodrat kehidupan manusia yang saling
berinteraksi serta sejalan dengan peradaban manusia itu sendiri. Melalui beberapa
literatur Barat diterangkan bahwa pada masa dahulu kaum bangsawan Perancis, baik
keluarga maupun kerabat dari kaisar sering kali menyelnggarakan acara berkumpul
dengan menikmati makan enak diantara kelompoknya masing-masing.
Untuk mengundang orang-orang yang akan di jamu tersebut, penyelenggaraan
diatas sehelai kertas yang berkualitas tinggi serta dengan istilah ‘etiquette’. Namun demikian perubahan masa dan perkembangan jamuan merubah pengertian etiket
sebagaimana yang kita pahami pada saat ini, sehingga bukan lagi berarti kartu
undangan sebagaimana pergertian yang asli semula.
Pada tahun 1541 Duke of Brunswick menuliskan semua nama makanan yang
akan disajikannya didalam etiquette yang diedarkan kepada kaum bangsawan yang diundang untuk menghadiri jamuan tersebut. Penulisan nama-nama makanan yang
akan disajikan di atas etiquette yang menmpilkan jenis-jenis hidangan tersebut dengan istilah ‘menute’ yang lama-kelamaan berubah menjadi istilah ‘menu’ yang kita kenal sekarang ini. Proses jamuan tidak lagi hanya merupakan milik masyarakat
dari srata tertentu, tetapi sudah dipergunakan masyarakat semua lapisan sebagai
wadah meningkatkan interaksi sosial untuk bermacam-macam tujuan. Sedangkan
mode jamuan sehingga harus ada setiap penyelenggeraan jamuan tersebut, disajikann
setelah melewati perencanaan yang sangat cermat.
Sejalan dengan istilah banquet, sering pula istilah banqueting. Dalam hal ini
banqueting merupakan istilah yang dipergunakan bagi aspek-aspek yang berkenan dengan banquet, seperti pelayanan dari upacara-upacara yang bersifat khusus.
2.3 Organisasi Banquet Department
Sebagaimana telah dikemukan sebelumnya, bahwa banquet meliputi berbagai
kegiatan dalam menyelenggarakan macam-macam acara jamuan seperti makan siang
bersama, resepsi perkawinan, acara makan malam dengan dansa, pesta ulang tahun,
dan lain-lain. Macam-macam jamuan tersebut diselenggarakan di dalam hotel (inside
catering), yakni pada ruangan-ruagan khusus yang disediakan hotel. Pada hotel -hotel yang besar, sejumlah ruangan beraneka kapasitas (daya tampung) disediakan di
berbagai lokasi yang strategis sehingga beberapa jamuan dari pihak yang berbeda
dapat dilakukan secara bersamaan.
Di dalam kondisi demikian, bagian banquet akan mengalami kesibukan yang
luar biasa dengan pelaksanaan kegiatan yang sangat kompleks, yang meliputi
pengaturan ruangan, pengaturan petugas, persiapan alat-alat, pengaturan makanan dan
minuman sesuai pesanan penyelenggaraan jamuan (host), pelaksanaan pelayanan sesuai permintaan (request) ataupun model jamuan, dan sebagainya. Agar dapat melaksanakan tugas-tugas dan kewajibannya dengan sebaik-baiknya, maka bagian
banquet tidak hanya membutuhkan tenaga-tenaga professional yang sangat terampil
serta efisien dan efektif. Pada umumnya di dalam organisasi banquet perhotelan
a. Banquet Manager
Banquet manager merupakan pemimpin bagian banquet yang bertanggung
jawab atas kegiatan banquet secara keseluruhan yang meliputi kegiatan promosi
dan pemasaran banquet, pembinaan relasi, pelaksanaan operasional dan pelayanan. banquet manager bertanggung jawab Kepada Food & Beverage
Manager. Sebagai pemimpin bagian banquet, maka banquet manager berkewajiban untuk mengkordinasikan pengaturan, penyusunan serta
pelaksanaan banquet. Ia menerima pemesanan dari penyelenggara, melakukan
perundingan mengenai harga, mendikusikan susunan banquet serta menu dan model pelayanan, penyajian anggur, music yang akan diperdegarkan selama
jamuan berlagsung, permintaan khusus (special request) dan lain-lain. Keseluruhan hasil pembicaraan tersebut di tulis dalam suatu formulir yang
disebut function Statement dan ditandatangani oleh pemesan dan Banquet Manager.
b. Assistant Banquet Manager
Sebagai Deputy Banquet maka Assistant Banquet Manager membantu pelaksanaan tugas-tugas Banquet Manager dan mewakili/menggantikannya bila berhalangan. Namun konsentrasi tugas Assistant Banquet Manager tertuju pada
bidang operasional banquet yang meliputi persiapan, pelaksanaan pelayanan serta pengawasannya. Berdasarkan Function Bulletin yang diterbikan oleh
mengenai tata ruang banquet, personil, alat dan perlengkapan, serta melakukan
kordinasi dengan bagian-bagian terkait lainnya seperti :
- Front Office : untuk penerapan informasi mengenai acara banquet dan penyambutan tamu-tamu penting serta penyedian kamar bila ada permintaan
untuk itu.
- Housekeeping Departement : yakni dengan Upholsteree section untuk pengaturan ruangan serta menyusun meja kursi, dengan Florist Section
untuk menyediakna bunga, dengan Linen Room untuk penyediaan bermacam-macam jenis linen, dengan Houseman Section untuk kebersihan ruangan.
- Kitchen : untuk penyedian makanan sesuai pesanan. - Bar service : untuk penyedian minuman.
- Human Resources Development (personalia ) untuk meyediakan tenaga casual.
- Engineering & Power, untuk penyediaan arus listrik dengan kapasitas
sesuai kebutuhan.
- Stage operator : untuk penataan pentas, sound sysem dan lighting.
- Security : untuk pengamanan serta keamanan parking space.
c. Banquet Secretary
Banquet Secratay menangani kegiatan administrasi sehubungan dengan
pelaksanan acara banquet mulai dari kegiatan mendampingi banquet Manager selama melakukan Negosiasi, mencatat hal-hal statemet form, mempersipkan function Bulletin Sheet, menuliskan menu pada tent-card untuk diletakkan di
atas meja-meja makan, darter crew/petugas, menyusun denah ruangan (floor plan), menyusun rencana pengaturan kursi (seating Arrangement),
mendistribusikan function bulletin, dan sebagainya.
Di samping tugas-tugas tersebut, banquet secretary juga melaksanakan kegiatan administrasi lainnya, seperti menangani surat-surat masuk keluar, menerima
panggilan telepon, mencatat pesanan yang masuk, mencatat dan menangani
pengarsipan. Banquet Secretary bertanggung jawab kepada Banquet Manager /
Assistant banquet Manager. d. Banquet Head Waiter/es
Pada prinsipya Banquet Head Waiter adalah eksekutif yang paling bertanggung
jawab atas pelaksanaan operasional banquet, terutama yang menyangkut
ketenagaan maupun pelayanannya. Sehubungan dengan ruang lingkup tenggung
jawab tersebut maka banquet head waiter harus melakukann kegiatan-kegiatan
seperti :
a) Mempelajari dengan cermat function bulletin yang diterbitkan untuk setiap
- Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan baik crew/tenaga tetap maupun tenaga casual, segera menyusun formasi petugas yang meliputi server (pramusaji)
co-server/bus-boy dispencer, porter.
- Permintaan kepada banquet secretary agar melakukan pemanggilan terhadap tenaga casual yang dibutuhkan :
- Jenis dan jumlah alat-alat serta perlengkapan bagi penyelenggaraan banquet
yang meliputi perlengkapan pelayanan dan alat-alat makan minum agar
dipersiapkan oleh bagian stewarding.
- Model pelayanan alam jamuan, table arrangement, setting plan, alur penyajian, arus tamu, table set-up, type of service.
- Penentuan tugas-tugas, memberi briefing baik kepada karyawan tetap maupun tenaga casual.
b) Melakukan kordinasi kerja dengan bagian dapur dalam rangka penerapan model
pelayanan untuk setiap jenis menu/hidangan serta waktu penyajiannya.
c) Membentuk area pelayanan dan menetapkan seorang Captain Waiter (Banquet
Captain) untuk setiap satu section pelayanan.
d) Melakukan kordinasi kerja dengan bar service untuk pengadaan berbagai jenis
minuman dan jumlahnya, teknis pelayanan bar, penerimaan pesanan dan
pelayanan serta pembayaran jika minuman di jual tunai kepada para peserta
e. Banquet Captain
Jika Banquet Head Waiter bertanggung jawab terhadap kelancaran pelayanan
seluruh kegiatan banquet tersebut maka Banquet Captain bertanggung jawab atas kelancaran satu section yang dipercayakan kepadanya. Tugas dan
kewajiban Banquet Captain adalah mengkordinir pekerjaan para waiter yang
berada di bawah tanggung jawabnya, segera manakala terjadi sesuatu hambatan
pada section yang dipimpinnya. Banquet Captain juga berkewajiban
memperhatikan segala kebutuhan tamu dan memberikan informasi-informasi
yang diperlukan tamu selama jamuan berlangsung.
f. Bar Dispencer
Menyangkut pengadaaan bar pelayana minuman di dalam acara banquet, ada 2 sistem yang umumnya terdapat di Banquet Departement sitem yang pertama
adalah dengan membentuk section tersendiri dan merupakan bagian dari Banquet Deparment tersebut. Untuk penerapan sistem ini maka Banquet Department mengambil langsung minuman dari gudang dan diperhitungkan
sebagai stock bagian Banquet. Personil yang mengelola bar ini ditentukan Banquet Head Waiter yaitu Bar Dispencer serta Porter.
Tugas utama Bar Dispencer ( untuk kedua Sistem ) tersebut adalah :
- Menentukan lokasi yang sesuai/stategis untuk acara jamuan tersebut
- Melengkapi bar dengann minuman sesuai estimasi kebutuhan dan
bertanggung jawab stock minuman tersebut :
- Melaksanakan pelayanan minuman sesuai intruksi yang tercantum pada
function bulletin, pelayanan minuman atas tanggungan penyelenggara, pendistribusian minuman secara terbatas berdasarkan ketentuan panitia,
maupun penjualan minuman secara tunai yang dibayar oleh tamu yang
memesan (diluar tanggungan panitia ).
- Menyusun laporan mengenai penjualan minuman.
g. Banquet Waiter/Waiters
Ujung tombak pelayanan dalam acara banquet adalah para pramusaji
(waiter/waiters) yang mempunyai tugas utama sebagai penyajian makanan/hidangan. Disebabkan operasional banquet tidak continue dan sangat
ramai pada hari-hari atau masa tertentu, maka kebanyakan hotel tidak
menjadikan pramusaji secara keseluruhan sebagai pengawwai atau karyawan
tetap. Pengawai tetap ini terdiri dari orang-orang yang cukup berpengalaman
serta terampil dalam pelayanan banquet sehingga di dalam penyelenggaraan banquet diposisikan sebagai pemimpin seksi pelayanan (banquet captain). Pada
musim ramai jamuan dimana waiter/waiters diperlukan dalam jumlah yang banyak, maka pihak banquet akan merekrut tenaga tidak tetap yang disebut
tenaga casual. Tenaga casual ini pada umumnya dibayar per jam disamping
mendapatkan fasilitas makan minum pada waktu kerja. Tugas utama pramusaji
proses persiapan, melaksanakan table set-up, menyajikan hidangan sesuai ketentuan, melakukan clear-up meja makan, senantiasa memperlihatkan
kebutuhan tamu selama acara jamuan berlangsung dan bertanggung jawab atas
kelancaran perhidangan di section dimana ia ditempatkan. h. Sommelier ( Wine waiter )
Sommelier merupakan petugas yang secara khusus menagani pelayanan anggur yang dimulai dari persiapan, penyajian, dan penuangan minuman kepada tamu
yang menghendaki minuman trsebut. Somelier juga membantu pekerjaan pramusaji menyajiakan makanan tertentu seperti appetizer, main course (main-dish), side dinner untuk tingkatan hidangan tertentu, dan sebagainya.
i. Busboy
Membantu pramusaji melakukan clear-up meja dan membawa peralatan ke diswahsing area. Busboy tidak diperkenankan memberikan pelayanan
(menyajikan hidangan) kepada tamu.
j. Porter
Petugas yang membantu Bar Dispencer (barman) mengambil stock minuman dari gudang, menyusun minuman, menyediakan es, menggangkut botol-botol
2.4 Tata Operasioanal Banquet
Acara jamuan sebagai salah satu aktivitas dalam kehidupan ramai dapat
dilakukan oleh siapa saja, baik kelompok maupun perorangan. Jamuan juga dapat
dilakukan dimana saja baik di dalam ruangan, di tempat terbuka, di rumah pribadi, di
kantor, dan sebagainya. Namun demikian orang lebih menyukai untuk
menyelenggarakan jamuan tersebut di hotel disebabkan beberapa pertimbangan,
antara lain :
- Hotel dengan profilnya sebagai usaha jasa akomodasi, adalah juga
merupakan usaha jasa interaksi dan interpersonal yang memiliki fasilitas
lengkap bagi penyelenggaraan kegiatan dalam ruang lingkup tersebut,
seperti gedung dan fasilitasnya, area parkir yang cukup luas, lokasi
strategis, memiliki fasilitas audio visual maupun sarana komunikasi yang
lengkap.
- Sebagai suatu usaha jasa akomodasi, hotel memiliki fasilitas penginapan
berupa kamar-kamar dalam berbagai tipe serta dilengkapi dengan fasilitas
makan minum sehingga seiap adanya kebutuhan untuk hal-hal tersebut
dapat segera dipenuhi dengan mudah.
- Hotel dengan klasifikasi yang ditentukan secara international
menyebanbkan acara-acara yang dilakukan di dalamnya dapat menambah
- Keamanan, kenyamanan, sangat diperhatikan secara cermat dan ketat oleh
pihak hotel yang dengan sendirinya akan sangat menguntungkan bagi
pengguna jasa hotel.
- Tenaga pelaksana dari hotel di didik dan di latih secara khusus sehingga
memiliki keterampilan dan untuk melaksanakan berbagai acara baik dalam
kehidupan resmi maupun kehidupan ramai.
Faktor-faktor unggulan tersebut diatas telah dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh
hotel dengan jalan meningkatkan mekanisme pegolahan serta mengembangkan
sarana/fasilitas yang dimiliki. Salah satu diantaranya adalah menambah jumlah
maupun kapasitas ruang pertemuan diantara nya adalah menambah jumlah kapasitas
ruang pertemuan yang berarti memperbesar sumber pendapatan. Hotel yang
mengoprasikan beberapa ruang pertemuan maupun saran dan perasarana perjamuan
yang kapasitasnya bervariasi akan memperoleh pendapatan yang cukup besar dan
bahkan dapat melampaui pendapatan dari sektor penjualan kamar.
2.5
Reservasi BanquetReservasi banquet dapat diartikan sebagai permintaan dari seseorang atau sekelompok orang kepada Banquet atau jamuan untuk atas nama pihak pemesan dan
akan dilaksanakan pada waktunya yang ditentukan oleh pemesan.
Kegiatan reservasi biasanya diawali dengan kedatangan langsung pihak
pemesan ko hotel. Kedatangan secara langsung pihak yang memesan perlu dilakukan
karena itu yang menerima kedatangan pihak pemesan ini adalah Banquet Secretary. Akan tetapi perlu diingat bahwa kedatangan langsung pihak pemesan ke hotel bukan
merupakan keharusan. Adakalanya pemesan memanggil pihak pengelola banquet atau
bagian Sales & Marketing Hotel untuk mendatangi pemesan.
Material yang perlu dipersiapkan oleh Banquet Secretary sebelum
pembicaraan berlangsung antara lain adalah :
a. Denah ruangan-ruangan yang dimiliki
b. Contoh beberapa set menu dengan harganya.
c. Catatan mengenai ruangan yang telah di pesan.
d. Foto-foto yang menjadi model susunan ruangan dengan jumlah peserta
yang berbeda.
e. Seating Arrangement dari berbagai jamuan ekslusif yang pernah
diseleggarakan.
Sedangkan formulir yang juga harus dipersiapkan banquet secretary antara
lain adalah Function statement, floor plant Sheet Seating Plan Sheet. Dalam
hal pembicaraan pertama belum bisa membuat keputusan-keputusan dan
masih akan dilajutkan pada kesempatan berikutnya, maka berbagai formulir
tersebut belum diisi. Function Statement baru diisi/ditandatangani setelah segala sesuatunya jelas dan disepakati. Selama pembicaraan atau
diskusi/negosiasi antara Banquet Manager dengan pihak pemesan
disepakati. Tidak boleh ada hal-hal sekecil apa pun yang luput dari pencatatan.
Untuk keputusan-keputusn yang masih bersifat sementara atau belum final
dapat dicacat dengan pensil, dan di tulis dengan tinta manakala sudah menjadi
keputusan tetap. Premise yang harus di catat tersebut meliputi :
1. Nama orang yang memesan, alamat dan nomor telepon.
2. Nama perusahaan/instansi, alamat dan nomor telepon.
3. Nama orang yang bertanggung jawab atas pembayaran serat alamta dan
nomor telepon.
4. Type atau jenis acara yang diselenggarakan (pesta perkawinan, ulang tahun,
jamuan malam, dan lain-lain).
5. Hari, tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan acara banquet.
6. Jumlah peserta minimum (minimum No. Guaranteed) dan jumlah peserta
maksimum. Jumlah peserta minimum adalah yang I jamin pembayarannya
oleh pemesan. misalnya jumlah perserta minimum 200 oran tetapi yang
datang 150 orang, maka panitia/pemesan harus membaya sebanyak 200 orang
tersebut. Jika peserta yang akan datang melebihi angka 200, pemesan harus
membayar sesuai jumlah yang sebenarnya. Jumlah peserta maksimal jarang
ditentukan, dan jika dibuat hanyalah untuk estimasi jumlah yang diharapkan
hadir saja. Bagi yang terpenting adlah jamuan minimum tersebut.
8. Menu yang disediakan, harga perorang serta modal peleyanan yang di
kehendaki.
9. Minimum anggur dan minimum lainnya, baik alcoholic beverage maupun soff
drink.
10. Ketentuan pembayaran minuman yang disediakan.
Setelah keseluruhan premise yang dibicarakan sehubungan dengan pemesanan
banquet tersebut maka kedua belah pihak yakni pihak pemesan dan hotel yang
diwakili Banquet Manager akan mendatagani Function Statement. Sebagai tindak lanjut pelaksanaan reservasi tersebut Banquet Secretary mencatatkan pesanan itu di
dalam buku pesanan serta menuliskannya pada reservation Board. Beberapa waktu
sebelum tiba saat penyenggaraan acara jamuan, Banquet Secretary telah memperoleh approval Banquet Manager harus mengedarkan Function Bulletin kepada
bagian-bagian di hotel yaitu :
- General Manager
- Food & Marketing Manager (Public Relation, GRO)
- Accounting Department (Account Receivable, Purchasing) - Cost Control
- Front Office Departement (Concierge, Reception) - Housekeeping Department (Linen, Upholstering, florist) - General Store (Department Concern)
- Kitchen
- Engenering & Power
- Art & Decoration (Ice carving, Butter Carving) - Satge Operator (Sound System, Lighting) - Protective Service (Security)
- HRD Department (Casual)
Dengan beredarnya Function Bulletin tersebut maka semua bagian yang
menerimanya, baik yang langsung maupun tidak langsung terkait dengan acara
banquet sudah harus bersiap-siap untuk melaksanakan tugas-tugas serta
tanggung jawabnya maasing-masing. Bagi Banquet Department sendiri,
Function Bulltine menjadi pedoman penting bagi pelaksanaan acara banquet tersebut yang meliputi tata ruang jamuan (Floor Plan), tata Meja dan kursi (Table & Seating Arragement), Pengaturan/penyusunan alat- alat (mise en
Place), persiapan dan penataan bar (bar Prepation & Display), pengaturan dan penempatan petugas (personel requitment), pelayanan banquet (banquet service
operation) dan sebagainya.
2.6 Tata Ruang Jamuan
Tata Ruang Jamuan adalah serangkaian pekerjaan untuk menyikapi tempat
jamuan. Ruang disini diartikan dengan tempat karena jamuan tidak hanya harus
ruangan atau gedung, tetapi dapat juga dilaksanakan di tempat-tempat terbuka seperti
di kebun, taman, ditepi pantai, di halaman, dan sebagainya. Sedangkan yang paling
pokok dalam rangkaian pekerjaan ini adalah penyusunan dan pendekorasian ruangan
atau tempat. Susunan maupun dekorasi tempat harus mencerminkan berbagai aspek
yang terkandung dalam jamuan seperti sifat, tujuan, bentuk, klasifikasi jamuan, dan
lain-lain. Penataan ruang jamuan harus berpedoman kepada Floor Plan yang yang telah disusun sebelumnya atau yang diperoleh dari seksi acara suatu kepanitian yang
melaksanakan jamuan tersebut, yang diserahkan kepada seksi banquet pada wakatu
berlangsungnya negosiasi / reservasi.
Beberapa hal yang harus diperhatikan serta dipertimbangkan dalam penetaan
ruang jamuan antara lain adalah :
a. Kesesuaian tata letak furnitures maupun perlengkapan ruang dengan fisik ruangan, pintu kedatangan para tamu, pintu pelayanan, stage atau pentas, bar
service, dan lain sebagainya.
b. Jalur lalu lintas bagi tamu-tamu serta pelayanan makanan dan minuman
maupun enterteiment lainnya.
c. Arah pandang tamu baik tamu-tamu pada head table maupun tamu-tamu peserta jamuan lainnya, tamu pada head table kepada undangan/peserta
d. Alur lalu lintas tamu untuk mengambil makanan bilamana pesta tersebut
diselenggarakan dalam model system buffet.
e. Kesesuaian ruang dengan bersifat dan bentuk jamuan. Jika yang
diselenggarakan adalah jamuan yang bersifat resmi dan fomal, misalnya state banquet, maka disamping ruang makan utama, harus disediakan pula tempat
atau ruangan lain yang letaknya berdampingan (sebaiknya dihubungkan
dengan pintu penghubung khusus). Di ruangan tersebut akan diselenggarakan
acara social hour atau pre-dinner drink dimana para tamu/peserta jamuan berkumpul menunggu tibanya acara jamuan.
Pada prinsipnya hal-hal yang harus dikerjakan sehubungan dengan penataan
ruang atau tempat jamuan adalah sebagai berikut :
- Ruangan harus dibersihkan sehingga bebas dari segala macam kotoran
seperti debu, sampah, noda, dan lain sebagainya yang meliputi lantai,
dinding, sudut ruangan, langit-langit, bagian yang terlihat maupun bagian
yang tidak terlihat.
- Kondisi bersih juga harus diciptakan pada semua perlengkapan ruangan
serta keteraturannya, sehingga menunjukkan ruangan atau tempat jamuan
senatiasa dipelihara dengan seksama. Jangan sampai ada bola lampu yang
putus, lukisan yang kotor dan tidak ditempatkan sebagaimana mestinya.
- Di tempat-tempat yang tertentu diletakkan pot planted untuk menambah
atau bunganya yang layu, pot harus bersih, pengaturanya dilakukan
sedemikian rupa sehingga serasi dalam pandangan.
- Fasilitas sanitasi seperti toilet juga harus diperhatikan dengan seksama
demikian pula perlengkapannya.
- Semua perlengkaoan ruangan harus berfungsi dengan baik seperti stop
kontak listrik, exhauster, pendingin ruangan, dan lain sebagainya.
2.6.1 Penyusunan Meja Banquet
Susunan meja banquet sangat menentukan kelancaran penyelenggaraan acara maupun keberhasilanya. Suatu acara banquet dapat menjadi tidak suskes atau
mengalami kekacauan jika susunan meja tidak dibuat sebagai mana yang seharusnya.
Oleh itu susunan meja untuk acara banquet harus berpedoman kepada
- Keinginan pihak pemesanan banquet.
- Sifat acara banquet tersebut.
- Ukuran dan bentuk ruangan / tempat yang digunakan.
- Tipe pelayanan yang akan ditampilkan.
- Jumlah tempat duduk yang disediakan.
- Kualifikasi / golongan tamu yang akan hadir.
Berkenaan dengan susunan meja banquet ini. Menurut Marsum ( 1996 : 12-13), bila jumlah tamunya tidak begitu banyak maka susunan meja dapat berbentuk huruf
atau makan malam yang tidak terlalu formal (tidak terlalu resmi). Dalam kesempatan
seperti ini meja untuk para tamu penting harus diletakkan secara terpisah, terbentuk
empat persegi panjang, atau boleh pula dengan bulat untuk variasi.
Susunan meja untuk keperluan jamuan makan resmi ini harus dikompromikan
terlebih dahulu dengan penyelenggerakan banquet setelah ia mengajukan pesannya.
Perlu diingat bahwa pada susunan meja untuk banquet harus tersedia jarak yng cukup antara meja utama (head table) dengan Meja-meja ranting, serta anatara satu kursi
dengan kursi yang lain. Jadi harus ada tempat luang yang cukup agar tamu dapat
duduk dengan enak, disamping supaya pelayanan banquet tersebut dapat berjalan
dengan lancar. Gang tempat luang itu hendanknya dapat dilewati dengan aman oleh
dua orang waiter yang bersimpangan meskipun mereka sedang membawa hidangan yang akan disajikan kepada para tamu.
2.6.2 Seating Plan (Rencana Tata Duduk)
Di dalam suatu acara jamuan makan resmi, jumlah keseluruhan tamu yang
akan hadir sudah ditetapkan terlebih dahulu. Sedangkan yang paling dipertimbangkan
atau diutamakan dalam seating plan ini adalah tata duduk atau pengaturanya kursi pa
head table. Hal ini disebabkan :
- Yang dulu pada head table adalah Guest Of Honour, Host/hostess, dan tamu-tamu VIP lainnya.
- Dengan sendirinya tamu-tamu pada head table senantiasa menjadi tumpuan
acara
- Tata duduk tamu pada head table diatur berdasarkan ketentuan protokoler. Oleh sebab itu penentuan letak head table serta susunan kursi untuk tamu-tamu
dimeja utama tersebut didasarkan kepada :
- Posisi strategis yang ditijaun dari tata ruang.
- Posisi strategi ditinjau dari keberadaanya di kalangan peserta jamuan
- Posisi strategis yang ditinjau dari aspek prestise.
- Posisi strategis ditinjau dari anturan protokoler.
Banquet seating plan pada umumnya dibuat rangkap 4 (tempat) yang
masing-masing diserahkan kepada :
a. Panitia.
Melalui seating plan ini panitia dapat mengatur dan memeriksa rencana tata duduk.
b. Tamu
Denah susunan tempat duduk dipasang di depan pintu masuk atau pada ruangan
tempat acara social hour diselenggarakan. Melalui bagan tersebut para tamu dapat
melihat atau mengetahui pada meja dan kursi mana ia akan ditempatkan serta siapa
yang duduk di sebelah kiri kananya
c. Banquet Manager
Berlaku sebagai referensi penyelnggaraan acara.
d. Arsip
diantaranya, kedudukan, pangkat, ataupun usia. Preseance berkaitan erat dengan ketentuan protokoler yang diberikan di dalam acara tersebut sehingga terdapat
perbedaan pengaturan tata urutan ini di dalam jamuan resmi dengan jamuan sangat
resmi / jamuan kenegaraan.
2.6.3 Preseance pada State Banquet
Dalam jamuan makan kenegaraan sebagaimana terlihat dalam gambar
Preseance untuk State Baquet, dimana untuk head table yang terdiri dari meja
panjang 8 meter (4 buah meja @ 2 Meter) di isi dengan tamu sebanyak 12 orang.
Tamu lainnya duduk pada meja bundar yang berjumlah 8 meja dengan tamu 8 orang
setiap meja. Jumlah tamu seluruhnya 76 orang.
Pihak meja utama (head Table) tersebut terdiri dari 2 pihak yaitu pihak tuan rumah ( host) dan pihak tam kehormatan ( VIP) :
a. Pihak Tuan Rumah ( Host) :
- Kepala Negara dan Ibu Negara ( B-I dan B-2 )
- Menteri Luar Negeri dan nyonya ( B-3 dan B-4 )
- Menteri Budpar dan nyonya ( B-5 dan B-6 )
b. Pihak Tamu Kehormatan :
- Kepala Negara Sahabat & Nyonya (A-1 dan A-2 )
- Menteri Luar Negeri dan Nyonya ( A-3 dan A-4 )
2.6.4 Preseance Untuk Jamuan Keliling Meja
Untuk jamuan makan dengan jumlah peserta terbatas dapat menggunakan
sebuah meja panjang yang kursinya dapat disusun berkeliling meja. Dalam sususnan
ini Host (tuan rumah) duduk berhadapan dengan hostess (nyonya rumah) dengan posisi pada kedua ujung meja. Duduk disebalah kanan tuan rumah adalah nyonya dari
tamu kehormatan, dan yang duduk disebelah kanan nyonya rumah adalah tamu
kehormataan (Guest Of Honour). Untuk orang yang dihormati harus senantiasa di
dudukan di sebalah kanan. Selanjutnya perhatikan tata urutan pada gambar Preseance untuk jamuan keliling meja, dimana pria dan wanita harus duduk berselang-seling,
dan suami-istri tidak duduk secara berdampingan.
2.7 Mise En Place
Mise en place (Marsum. 1996 : 10) adalah mengatur dan menyusun alat-alat
siap pakai, mengelompokan menurut jenisnya dengan rapi serta meletakanya pada
suatu tempat tertentu. Mise en place dilaksanakan baik dibagian restoran maupu pada
bagian banquet. Pelaksanaanya juga tidak jauh berbeda di kedua bagian tersebut. Hanya saja pada bagian restaurant kegiatan mise en place didasarkan kepada
perkiraan dari njumlah tamu yang akan datang serta kemungkinan menu yang akan
menjadi permintaan para tamu tersebut. Sedangkan pada bagian banquet kegiatan mise en palce dapat dilakukan lebih mudah dan lebih terkonsentrasi.
a. Linen
Linen adalah semua peralatan yang digunakan pada bagian banquet yang
terdiri dari kain. Linen yang digunakan untuk menutup meja disebut dengan Napery atau table linen.
• Napery (table Linen)
1) Moulton / silencer / under cloth 2) Table cloth
3) Place mats (15 x 24 inch ), Tidak untuk jamuan
• Linen napkin
Untuk acara jamuan resmi harus berwarna putih, baik putih polos atau putih
berkembang-kembang putih dan berukuran 46 x 50 cm dan 50 x 55 cm.
• Skirting
Kain penutup samping meja (keliling atau setengah keliling) untuk buffet dan
bagian depan head table.
• Glass Towel
Peralatan untuk mengelap semua peralatan yang digunakan seperti cutlery, chineware, glass wares.
• Dust Towel
Kain khisis untuk memberishkan debu maupun remah-remah di meja dan kursi.
b. China Ware
China ware adalah semua pralatan makan minuman dengan bahan keramik,
porselen atau tembikar, yang bahan bakunya terdiri dari tanah liat. Alat-alat yang
terbuat dari keramik mempunyai daya tahan tinggi terhadap panas, berbeda dengan
alat-alat dari porselan atau tembikar yang tidak mempunyai ketahanan tinggi terhadap
suhu panas. China ware dalam istilah Indonesia, disebut juga dengan barang-barang
pecah-belah, yang sejenisnya antara lain :
- Dinner plate (joian plate) dengan diameter 25 cm merupakan ping besar untuk menyajikan berbagai macam hidangna pokok.
- Soup plate, piring cekung untuk hidangan sup, piring makan di rumah atau jamuan
buffet dengan diameter 22 cm.
- Soup bowl, yaitu mangkuk untuk menyajikan bebrapa jenis sup dan juga sreal,
dengna diameter 18 cm.
- Bread & Butter plate (B&B Plate), piring untuk menyajikan roti, dengan diameter 18 cm
- Dessert plate (Sweet Plate), piring tanggng untuk menyajikan bermacam-macam hidangna penutup dengan diameter 18 cm
c. Silver ware / earthen ware / cutlery
Peralatan ini merupakan alat-alat untuk makan, yaitu untuk memotong,
mencucuk, mengangkat, menyendok, serta menggunting makanan. Peralatan ini
umumnya terbuat dari bahan stainless stell, metal gold platted. d. Glassware
Semua jenis gelas untuk minum yang dipergunakan pada jamuan/banquet, dengan
bermacam-macam model seperti gelas tidak berkaki atau gelas berkaki (steam glass).
e. Peralatan lain-lain (miscellaneous)
Di samping kelompok peralatan yang telah dikemukan di atas, untuk
penyelenggaraan banquet masih banyak lagi macam perlengkapan atau peralatan
lainnya baik untuk keperluan makan minum, keperluan pelayanan dan lain
sebagainya. Peralatan yang tidak termasuk didalam golongan tersebut diatas
dikelompokan sebagai miscellaneous (rupa-rupa), antara lain sebagai berikut :
- Peralatan & perlengkapan bar dispencer seperti bottle opener, corck screw, long bar spoon.
- Peralatan dan perlengkapan meja seperti ashray, tentcard, flower vase, condiments, beverage, candle la bra, candle stand.
f. Table Set- Up
Berkenaan dengan mise en place, maka seperti juga direstoran, di dalam
penyelenggaraan banquet, kegiatan menata meja merupakan keharusan, pelaksanaan table set-up dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut :
- Meja dibersihkan,diperiksa apakah ada yang goyang disebabkan kaki meja rusak
atau permukaan lantai tidak rata. Kedudukan meja tidak boleh goyang sedikit
pun karena dapat merusak citra penyelenggaraan banquet.
- Pemasangan penutup meja, dimulai dari pemasangan moulton /silencer / under cloth, lalu di lanjutkan dengan pemetris, rata dan rapi, tidak bergelombang dan tidak boleh ada bagian yang terlipat.
- Proses berikut setelah pemasangan taplak meja adalah melengkapi meja dengan
table accessories yaitu flower & vase, table number, ashray, lampu meja, condiments serta nama masing-masing tamu yang akan duduk menghadapi meja
tersebut.
- Setelah melegkapi meja dengan table accessories, maka kegiatan dilanjutkan
dengan table set-up atau meletakkan alat-alat makan di meja makan.
2.8 Banquet Service Operation
Di dalam operasional pelayanan banquet, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah mengenai menu tenaga kerja dan pelayanan..Menu yang disusun
untuk suatu jamuan harus senantiasa diselaraskan dengan sifat serta bentuk dari
menu jamuan tersebut perlu diketahui berbagai hal dari acara jamuan itu. Jenis-jenis
menu jamuan berdasarkan sifat atau bentuk jamuan yang diselenggarakan adalah :
1. Cocktail party menu
Jamuan koktail bisa diselenggarakan untuk berbagai tujun seperti peresmian
gedung atau kantor baru, pembukaan kantor cabang, memperkenalkan suatu
produk perusahaan, penyelnggaraan pameran dan sebagainy. Cocktail party juga diselenggarakan sebelum tiba saat jamuan makan malam yang lazim
disebut dengan social hour, dengan tempat yang terpisah dari ruang jamuan makan tersebut.
2. Business Luncheon Menu
Pada umumnya Business Luncheon party merupakan acara jamuan yang sarat dengan nuansa promosi sehingga dilaksanakan sehubungan dnegan pemasaran
atau pengenalan suatu produk dan waktu pelaksanaanya bertepatan dengan
makan siang.
3. Buffet Reception Menu
Buffet party pada umumnya diselenggarakan untuk undangan yang cukup besar seperti untuk pesta perkawinan, peringatan ulang tahun, dan lain-lain.
Menu untuk jamuan buffet ini dapat dibuat dengan penempilan menu berat, oriental, menu nasional maupun tradisional. Yang paling penting dalam
penyususnan menu buffet adalah kesesuaian komposisi makanan sehingga
4. State Banquet Menu
Untuk jamuan yang akan bersifat resmi atau formal, menu yang disajikan
harus dengan bahan yang berkualitas terbaik. Merupakan komposisi makanan
yang terkenal mewah serta mahal. Pada course tertentu dapat disajikan
miniman pendamping (side menu drinks). Beberapa jenis makanan dari
berbagai daerah di Indonesia sangat baik untuk ditampilkan dalam jamuan
resmi.
2.9 Table D’Hote ( Set menu Banquet )
Berikut ini dikemukakan Table D’Hote atau Menu Banquet disususn oleh
Mrsum (1996 : 5- 63 ). Untuk keperluan banque pada umumya disediakan beberapa
macam susunan menu, dengan bermacam-macam dan dengan harga yang bervariasi
pula. Untuk tiap-tiap tipe banquet pada umumnya pihak pengusaha banquet menawarkan kepada pemesananya dua atau tiga macam susunan menu dengan harga
yang berbeda. Pemesanan banquet bebas memilih men yang sesuai dengan selera
yang dihendaki serta dana yang tersedia.
Semua menu pada umumnya dibuat seimbang, apakah menu tadi untuk tamu
vegetarian ataupun tamu yang nonvegetarian. Yang dimaksud dengan tamu
vegetarian adalah tamu-tamu yang hanya makan sayur-sayuran, buah-buahan,
padi-padian, kacang-kacangan serta umbi-umbian. Mereka tidak makan semua makanan
vegetarian adalah para tamu yang bisa makan apa saja tanpa pentangan (kecuali yang
diharamkan oleh kepercayaan atau agamanya)
Pemesan banquet dapat menambah dengan satu atau du macam items atau urutan makan yang lain tergantung pada kesukaan serta dana yang tersedia. Sat hal
yang harus diperhatikan ialah dipasang di atas meja makan untuk keperluan banquet
harus disusun dengan hati-hati, di desain dengan bagus, rapi, bersih dan menarik.
Petugas yang menagani banquet pun harus mempunyai pengetahuan yang mendalam
tentang persiapan dan penyajian tiap-tiap makanan yang dihidangkan. Daftar nggur
(wine List) untuk keperluan banquet harus membuat bermacam-macam minuman segar pilihan. Tentu saja wine list tersebut harus sesuai dengan anggur yang ada
dalam persedian.
2.10 Wisata Konvensi
Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan
tertentu di antara mereka sendiri.waktu itu belum terpikirkan bahwa konvensi
mempunyai potensi bisnis besar dalam dunia kepariwisataan yang peerlu digarap dan
dipasarkan. Selain itu, bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar,
istilah “konvensi” merepukan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan
dunia pariwisata. Umumnya konvensi merupakan form pertemuan besar baik dalam
jumlah peserta maupun jumlah anggaran yang dihabiskan. Sesugguhnya, tidak semua
pun, kelompok yang membutuhkan pertemuan ini mengharapkan kepuasan yang
maksimal dar kelompok yang mampu menyelenggarakannya. Kepuasan maksimal
artinya tersedianyasarana dan prasarana konvensi. Dalam arti lain konvensi dapat
diartikan “ pertemuan sekelompok orrang yang secara bersama- sama bertkar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraaan terbuka, saling siap untuk
mendengar dan didegar serta mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topic-topik yang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Kelompok ini bisa terdiri dari
10 orang atau lebih”
Dalam kata konvensi MICE sudah menjadi suatu sarana sekaligus produk
yang dapat dikatagorikan dan masuk dalam paket-paket wisata siap dijual kepada
asosiasi, organasasi, badan, lembaga, korporasi, perusahaan besar yang bermaksud
mengadakan suatu persidangan, pertemuan, konvnsi, konferensi, musyawarah, rapat
kerja, seminar, lokakarya, dan sebagainya dalam skala local, daerah nasional, refional
mauun internasional dikalangan industry pariwisata. MICE ( Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition ) digolongkan ke dalam industry pariwisata. Dalam
peristililah Indonesia MICE diartikan sebagai Wisata Konvensi, dengan batasan :
Usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran merupakan usaha dengan
kegiatan member jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang
(negarawan, usahawwan, cendekiawan, dan sebagainya). Untuk membhas
masalah-masalah yang berkitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan
akmodasi, hiburan, (entertainmet), perjalanan pra dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tour).
Menurut para pakar pariwisata, segala jenis persidangan (meeting) yang diselenggarakan di sebuah hotel yang memiliki ruang sidanng (meeting room) yang
dapat dimasukan ke dalam katagori wisata konvensi. Begitu pula berbagai jenis
pameran (exhibition) yang juga diselenggarakan di sebuah hotel termasuk didalamnya. Selanjutnya sebuah meeting atau exhibition yang diselenggarakan luar
hotel. Misalnya dib alai siding (convention hall) atau di sentra niaga ( trade Centre) atau pun di gedung yang memenuhi peryaratan juga dapat dimasukkan ke dalam
katagori wisata konvensi.
Dari berbagai sumber akronim MICE dapat diterangkan sebagai berikut :
Meeting adalah istilah bahasa Inggris yang berarti rapat, pertemuan
persidangan. Adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat, pertemmuan
persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung suatu asosiasi,
perkumpulan atau perserikatan. Tujuan yang hendak melalui rapat itu antara lain ialah
g. Mengembangkan profesionalisme anggota melalui konsultasi, pelatihan,
pendidikan.
h. Meningkatkan kulaitas sumber daya manuasia demi efisiensi dan produktifitas,
i. Menggalang kerja sama dan menumpuk semangat mitra kerja antar anggota demi
memajukan usaha.
j. Menyebarluaskan informasi kepada anggota mengenai masalah-masalah
Incentive istilah incentive oleh pemerintah Indonesia seperti tercantum dalam Undang-undang nomor 9 tatun 1990 tentang kepariwisataan, diartikan sebagai
perjalanan insentive, ini ditenetukn kegiatan usahanya dalam Surat Keputusan
menparpostel nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1 ayat b, yang
memutuskan Perjalanan Insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang
diselenggarakan oleh stuPErjalanan Insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha
sebagai imbalan penghargaan auatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestassi mereka dalamm kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang
bersangkutan.
Istilah Conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa
Indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam kaitannya dengan MICE, surat
keputusan Menteri Pariwista, Pos dan Telekomunikasi Nomor,
KM.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi, kogres atau konvensi
merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok yang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah- masalah yang berkaitann
dengan kepentingan bersama.
Exhibition, berate Pameran. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal itu diatur dalam surat
Keputusan Meparpostel RI Nomor KM.108/HM.703 /MPPT-91, Bab 1, pasal 1c,
informasi dan promosi yang ada hubunjganya dengann penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitanya dengan pariwisata.
Perkembangan bisnis MICE yang merupakan bagian dari industri pariwisata
masa kini dan telah memberikan warna yang beragam terhadap jenis kegiatan
pariwisata yang identik dengan pemberian pelayan/services. MICE dan bisnis
pariwisata merupakan bisnis dengan high-quality dan high-yield, yang memberikan kontribusi tinggi secara ekonomi terlebih bagi negara berkembang. High Quality
berarti kualitas pelayanan yang diberikan mampu memberikan kepuasan kepada
setiap peserta, high yield berarti kegiatan wisata konvensi mampu memberikan keuntungan yang besar pada penyelenggara wisata konvesi. Berkembangnya industri
MICE atau wisata konvensi sebagai industri baru yang bisa menguntungkan bagi
banyak pihak, karena industri MICE ini merupakan industri yang kompleks dan
melibatkan banyak pihak. Alasan inilah yang menjadikan tingkat pertumbuhan para
pengusaha penyelenggara MICE bermunculan, sehingga tidak dipungkiri industri
MICE sebagai industri masa kini yang banyak diminati oleh para pelaku bisnis
BAB III
TINJAUAN UMUM TENTANG
HOTEL SHERATON MUSTIKA YOGYAKARTA RESORT AND SPA
3.1 Sejarah Berdirinya
Sheraton Mustika Yogyakarta Resort & Spa merupakan salah satu Hotel
Bintang lima yang ada di Povinsi D.I Yogyakarta, dan merupakan Hotel yang berada
dalam naungan Starwood Hotels & Resorts Worlwide, Inc Starwood merupakan
merk terbesar dan paling terkenal yang berada di bawah naungan Starwoods Hotel &
Ressort Worldwide,inc. hotel di lebih dari 725 hotel di lebih dari 80 negara yang
tersebar mulai dari benua amerika sampai benua asia yang berada di setiap pusat
kota, daerah yang dekat dengan bandara yang terkenal di dunia, Starwoods hotel dan
World Wide, Inc berkantor pusat White Plains, New York dengan Bruce W.Duncan
sebagai chairman dan chief executive officer. Starwood.Hotel and Resort world Wide,inc memiliki merk merk sebagai berikut: Sheraton, Four points by Sheraton ,
W Hotel, Aloft W Hotel, The Luxury Collection, Le Meridian, Elemen, Westin ,
St.Regisdan, Leisure dengan merek-merek terkemuka yang memberikan
pengalaman utama bagi para pelancong di seluruh dunia melalui merek-merek
hotel tersebut. Saat ini ada 12 hotel starwood yang berada di Indonesia yaitu
Sheraton Lampung , Sheraton Bandung Resort and Tower, Sheraton Senggigih
beach Lombok, The Laguna Resort and Spa Nusa Dua Bali, Westin Resort Nusa Dua
Surabaya Hotel and Tower, Sheraton Bandara Hotel Jakarta, Sheraton Media Hotel
and Tower, dan terakhir Sheraton mustika Yogyakarta Resort and Spa .
Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta yang beralamatkan di Jln. Laksda Adi
Sucipto Km 8,7 Yogyakarta ini dimiliki oleh PT Mustika Princess Hotel atau PT
Mustika Ratu dengan owner atas nama Ibu Dra. Mooryati Soedibyo yang juga
sebagai owner dari Mustika Ratu yang dibuka dan diresmikan 16 September 1997 oleh bapak presiden Soeharto dan ITT Sheraton. Awalnya Sheraton Mustika
Yogyakarta Resort & Spa hanya bernama Sheraton Mustika Yogyakarta dan pada
tahun 1998. ITT Sheraton dibeli oleh Starwood Hotel & Resort Worlwide, Inc.
Sehingga diganti nama menjadi Shearton Mustika Yogyakarta Resort & Spa.
Pada tahun 2006 Sheraton Mustika Yogyakarta Resort & Spa ditutup
sementara, dikarenakan adanya bencana alam gempa yang terjadi di Yogyakarta dan
diperlukan renovasi total pada bangunan hotel. Sheraton Mustika Yogyakarta baru
dibuka lagi pada tanggal 8 Agustus 2008 sampai sekarang.
Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta mempunyai (visi) yaitu : Sheraton
Mustika Yogyakarta adalah hotel yang berkonsep resor dengan keramahtamahan
karyawannya dalam menyambut tamu dari maskapai penerbangan,pelaku wisata dan
pelaku bisnis dan pertemuan perusahaan yang mengkehendaki kehangatan dan
kenyamanan.
Dengan (misi) yaitu kami menawarkan layanan sangat pribadi dan lingkungan
bersahabat,santai dengan fasilitas spa dan rekreasi dan tempat tempat menarik yang
3.2 Klasifikasi Hotel
Jika ditinjau Klasifikasi Hotel Sheraton Mustika Resort and Spa Yogyakarta
dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu :
a. Berdasarkan komponen harga kamar
Hotel Sherton mustika Yogyakarta resort dan spa merupakan hotel yang
menggunakan sistem ”continental plan” dimana harga kamar termasuk satu kali sarapan pagi untuk 2pax.
b. Berdasarkan Jumlah Kamar (size number of room)
Dilihat dari ukuran hotel yang memiliki 246 kamar sehingga termasuk
Tabel 3.1
Tipe Kamar Sheraton Mustika Yogyakarta Resort & Spa
No. Tipe Kamar Ukuran Kamar Jumlah Kamar
1. Garden View Room 6m X 7m = 42m2 110 2. Volcano View Room 6m X 7m = 42m2 73
3. Club Room 6m X 7m = 42m2 30
4. Lagoon Access Room 6m X 7m = 42m2 16 5. Junior Suite Room 2x(6m X 7m) = 84m2 10 6. Lagoon Suite Room 2x(6m X 7m) = 84m2 2 7. Executive Suite Room 3x(6m X 7m) = 126m2 2 8. President Suite Room 4x(6m X 7m) = 168m2 2 9. Royal Suite Room 6x(6m X 7m) = 210m2 1 * sumber : flyer Sheraton Mustika Yogyakarta Resort & Spa (2013)
c. Berdasarkan Lokasi
Apabila dilihat dari lokasi Hotel Sheraton mustika Yogyakarta didirikan
maka hotel tersebut diklasifikasikan sebagai resort Hotel, sebab hotel tersebut terletak
di dekat bandara Adi Sucipto Yogyakarta.
d. Berdasarkan Lamanya Buka
Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta beroperasi sepanjang tahun , tidak ada
sela untuk berhenti sehingga hotel ini dimasukkan ke dalam jenis hotel All Year
e. Berdasarkan Kelas
Hotel di Indonesia digolongkan menjadi dua jenis, yaitu hotel melati dan hotel
bintang. Hotel melati diklasifikasikan menjadi melati satu, melati dua dan melati tiga.
Sedangkan hotel berbintang diklasifikasikan menjadi hotel bintang satu, bintang dua,
bintang tiga, bintang empat dan bintang lima.
Penggolongan hotel di Negara ini didasarkan pada tiga criteria yaitu; fisik,
operasional/manajemen, dan pelayanan. Jadi Hotel Sheraton Mustika Yogyakarta
termasuk hotel berbintang lima.
f. Berdasarkan Jenis Tamu Hotel
Tamu yang menginap pada unmumnya para pelaku bisnis (businessman),
disamping tamu-tamu yang datang untuk berwisata atau bertemu dengan keluarga.
Dengan demikian hotel ini di golongkan ke dalam “businessman hotel”.
g. Berdasarkan Lamanya Tamu Menginap (Length of Stay)
Tamu-tamu yang menginap di hotel Sheraton Mustika Yogyakarta rata-rata
hanya menginap 1-3 hari, namun ada juga tamu hotel yang menginap sampai satu
minggu, bahkan lebih dari satu bulan. Jika dilihat dari lamanya tamu menginap, hotel
ini termasuk ke dalam kategori “semi residental hotel”
3.3 Fasilitas
Adapun fasilitas-fasilitas yang di miliki Hotel Shraton Mustika Resort and
