BAB IV HASIL PENELITIAN
B. Analisis Hasil Penelitian
3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
(2001:385) adalah:
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji. 3. Prosedur distibusi biaya gaji.
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5. Prosedur pembayaran gaji.
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatn waktu kerja. 3. Prosedur pembuatan daftar upah. 4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 6. Prosedur pembayaran upah.
Penjelasan setiap prosedur di atas adalah sebagai berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk. Dalam hal ini dapat
setiap hadir dan pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu.
2. Prosedur pencatat waktu
Bagi perusahaan manufaktur berdasar pesanan, pencatatan waktu kerja perlu bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan. Waktu kerja dipakai sebagai pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
4. Prosedur distriusi biaya gaji dan upah
Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
5. Proseduir pembayaran gaji dan upah
Ini melibatkan fugsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pegeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan pah. Fungsi keuangan menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah
karayawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan juru bayar (pay master).
E. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan pengupahan
Sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja dimana sistem tersebut terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna menetapkan secara tepat dan teliti berapa gaji dan upah yang harus diterima oleh karyawan. Hal ini perlu mengingat banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-kecuragangan terhadap gaji dan upah ini. Jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain:
1. Adanya karyawan/pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan (tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya).
2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali.
3. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.
4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran.
7. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah
Setelah melihat berbagai kecuarangan diatas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah.
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:386) adalah sebagai berikut :
Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Sistem Operasi
3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didarakan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Prosedur Pencatatan
10. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fingsi akuntansi.
Praktik yang sehat
12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
13. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
14. Pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
15. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Salah satu unsur agar terciptanya pengendalian intern penggajian dan pengupahan seperti keterangan diatas adalah adanya pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas. Fungsi-fungsi tersebut adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur-unsur pengendalian inten yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian yang layak dan transaksi dicatat dengan benar.
BAB III
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah Deskriptif yaitu penelitian yang menguraikan tentang sifat-sifat, karakteristik, dan keadaan sebenarnya dari objek penelitian.
B. Jenis Data
Jenis data yang dikumpulkan penulis adalah :
1. Data Primer yaitu data yang didapat dari sumber pertama yang merupakan data mentah yang kelak akan diproses untuk tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan kebutuhan, misalnya dari individu atau perseorangan, antara lain contohnya adalah hasil wawancara dari pihak perusahaan.
2. Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari sumber yang sudah terdokumentasi di perusahaan. Antara lain : Sejarah perusahaan, Struktur organisasi, serta literatur – literatur terkait.
C. Tekhnik Pengumpulan Data
Ada tiga teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu :
1. Teknik observasi yaitu melakukan pengamatan langsung terhadap objek yang diteliti khususnya pada bagian kepegawaian.
2. Teknik wawancara yaitu melakukan tanya jawab secara langsung dengan bagian akuntansi, kepegawaian dan bagian yang terkait.
3. Teknik Kepustakaan yaitu dengan mengumpulkan buku-buku yang berhubungan dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dan pengendalian intern.
D. Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu dengan cara menetukan, mengumpulkan data, mengklarifikasikan, menginterpretasikan dan kemudian dianalisis serta dibandingkan dengan teoro-teori, lalu diambil suatu kesimpulan dan selanjutnya memberikan saran.
E. Responden
Adapun yang menjadi responden dalam penelitian ini adalah kepala Bagian Sumber Daya Manusia dan Akuntansi, serta staff dan karyawannya yang berkompeten terhadap objek penelitian.
F. Lokasi dan Jadwal Penelitian
Adapun tempat penelitian adalah Kantor PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Suprapto No.2 Medan dan waktu penelitian dimulai pada bulan Maret 2008 sampai dengan selesainya skripsi ini.
BAB IV
HASIL PENELITIAN A. DATA PENELITIAN
1. Gambaran umum PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara. a. Sejarah Singkat Perusahaan
Pada Tahun 1958 sesuai UU No. 86 tahun 1958, perusahaan- perusahaan swasta asing (Belanda) seperti HVA & RCMA dinasionalisasikan oleh pemerintah R.I, dan kemudian dilebur menjadi perusahaan milik pemerintah melalui peraturan pemerintah nomor 19 tahun 1959, selanjutnya pada tahun 1967 pemerintah melakukan pengelompokan menjadi perusahaan perkebunan negara (PPN) Aneka tanaman, PPN Karet dan Serat.
Melalui Keppres no. 144 tahun 1968, PPN yang ada di wilayah Sumatera Utara & Aceh dikelompokkan ulang menjadi Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) dialihkan menjadi Perusahaan terbatas Persero, dengan nama resmi PT. Perkebunan I s.d IX (Persero).
Pada Tahun 1994 PTP VI,VII, dan VIII digabung dalam kelompok PTP. SUMUT-III, kemudian berdasarkan peraturan pemerintah nomor. 9 tahun 1996 semua PTP yang ada di Indonesia dikelola kembali melalui penggabungan & Pemisahan proyek – proyek yang melahirkan PT. Perkebunan Nusantara (PTPN I s.d XIV). Terhitung sejak 11 Maret 1996, gabungan PTP VI,VII,dan VIII diberi nama PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero), yang kini berkantor pusat di Jl.
Letjend Soeprapto No. 2 Medan. Unit usaha yang dikelola PTPN IV sejumlah 38 usaha terletak di 10 daerah kabupaten/kota dalam satu provinsi Sumut.
b. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Umumnya suatu organisasi baik itu organisasi massa maupun organisasi usaha, haruslah mempunyai struktur organisasi agar perjalanan usaha dapat berlangsung dengan baik, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efektif. Yang memebedakan struktur organisasi pada perusahaan besar dan kecil adalah tingkat kerumitan masalah yang dihdapinya dan disesuaikan dengan jenis dan kegiatan usaha yang dijalankan perusahaan.
Penyusunan struktur organisasi sesuai denga prinsip organisasi yang dilaksanakan sebelum operasi fisik perusahaan, agar berjalan sebagaimana mestinya. Pembentukan struktur organisasi secara umum diikuti dengan penyusunan analisa jabatan dan uraian jabatan yang mempertegas dalam pembagian pekerjaan dalam arti pekerja mengetahui siapa yang menjadi atasan, pekerjaan apa yang diharapkan darinya dan apa yang harus dikerjakan, apa yang menjadi hak dan kewajibannya dan lain sebagainya. Oleh Karena itu struktur organisasi sangat penting peranannya untuk menghindari ketidakpastian dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas perusahaan.
Berikut ini akan dijelaskan mengenai struktur organisasi PTP. Nusantara IV (Persero) MedanSumatera Utara.
1. Unsur Pimpinan adalah Direktur Utama, yang terdiri dari : A. Bagian Sekretaris Perusahaan,terdiri atas :
1. Ur. Sekretariat
2. Ur. Public Relation / Corporate Communication
3. Ur. Legal, Hubungan Investor /Anak Perusahaan dan Privatisasi 4. Ur. Kepatuhan dan Manajemen Resiko
B. Bagian SP I, terdiri dari : 1. Ur. Pengawasan GU 1 2. Ur. Pengawasan GU 2 3. Ur. Pengawasan GU 3 4. Ur. Pengawasan GU 4
5. Ur. Pengawasan GU 5, GU 6, dan kantor Pusat. 2. Direktur Produksi, terdiri dari :
A. Bagian Tanaman,terdiri dari :
1. Ur. Peremajaan dan Pemel.TBM Kelapa sawit 2. Ur. Pemeliharaan TM Kelapa sawit
3. Ur. Produksi Kelapa sawit 4. Ur. Pemupukan
5. Ur. Budidaya Non Kelapa sawit B. Bagian Pengolahan,terdiri dari :
1. Ur. Pengolahan dan pengendalian Mutu KS 2. Ur. Pengolahan dan pengendalian Mutu Non KS 3. Ur. Pengendalian Lingk.Hidup
C. Bagian Tekhnik, Terdiri dari : 1. Ur. Mesin dan instalasi
2. Ur. Sipil, Alat Berat, dan kendaraan 3. Direktur Keuangan. Terdiri dari :
A. Bagian Keuangan, terdiri dari : 1. Ur. Pengelolaan Anggaran 2. Ur. Pengelolaan Kas 3. Ur. Pajak dan Asuransi B. Bagian Akuntansi, terdiri dari :
1. Ur. Tata Buku 2. Ur. Verifikasi 3. Ur. Pelaporan
4. Ur. Administrasi aset peusahaan C. Bagian Pemasaran terdiri dari :
1. Ur. Penjualan Produk Kelapa sawit 2. Ur. Penjualan Produk Non Kelapa sawit 3. Ur. Analisa Pasar dan Distribusi
4. Direktur Perencanaan Dan Pengembangan Usaha, Terdiri dari : A. Bagian Perencanaan, terdiri dari :
1. Ur. Perencanaan 2. Ur. Pengkajian
B. Bagian Pengembangan Usaha, terdiri dari : 1. Ur. Pengembangan Inti
2. Ur. Pengembangan plasma 3. Ur. Pengembangan Industri Hilir C. Bagian PKBL, terdiri dari:
1. Ur. Software
2. Ur. Hardware dan jaringan 5. Direktur SDM & UMUM, terdiri dari :
A. Bagian SDM, terdiri dari : 1. Ur. Personalia
2. Ur. Pengembangan SDM 3. Ur. Hubungan Industrial 4. Ur. Kesehatan dan SMK 3 B. Bagian Umum, terdiri dari : 1. Ur. Rumah Tangga 2. Ur. Sosial
3.Ur. Perencanaam dan pengelolaan Mitra Binaan dan Bina lingkungan 4. Ur. Monitoring dan pembinaan Mitra Binaan
C. Bagian Hukum dan Pertanahan, terdiri dari : 1. Ur. Hukum dan keamanan
2. Ur. Pertanahan 3. Ur. Perizinan
D. Bagian Pengadaan, terdiri dari :
1. Ur. Pengadaan Barang Tekhnik dan Pengolahan 2. Ur. Pengadaan Barang Tanaman dan Umum 3. Ur. Pedoman Harga dan Pergudangan 2. Kebijakan Perusahaan
Kebijakan perusahaan dituangkan dalam suatu Perjanjian Kerja Bersama. Kebijakan tersebut antara lain berisi tentang hari dan jam kerja. Dimana hari dan jam kerja kantor adalah 5 (hari) dari dalam 1 (satu) minggu yaitu hari Senin s/d Jumat. Jam kerja 1 (satu) hari bagi kantor direksi adalah 8 (delapan) jam sehari atau 40 (empat puluh) jam seminggu dengan ketentuan sebagai berikut: Senin s/d Kamis : Pukul 07.30 – 16.30 WIB, Jumat : Pukul 07.30 – 11.30 WIB.
Perusahaan memberikan imbalan kepada karyawannya berupa uang dan natura atas pekerjaan yang dilakukannya. Imbalan itu disebut take home pay, yang terdiri dari:
1) Gaji, yaitu imbalan berupa yang diterima karyawan dari perusahaan atau tugas yang dilakukannya yang komponennya terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap.
2) Catu beras, diberikan kepada karyawan yang terdiri dari: a) Karyawan diberikan sebesar 15 kg
b) Istri/suami tidak bekerja 9 kg c) Tiap anak (maksimal 3) 7,5 kg
3) Premi/lembur. Yang berhak memperoleh uang lembur adalah karyawan golongan IA s/d IID. Perhitungan uang lembur didasarkan kepada Keputusan Mentri Tenaga Kerja Republik Indonesia Nomor 72 tahun 1984 tanggal 31 Maret 1984 tentang Dasar Perhitungan Upah Lembur, dengan perhitungan sebagai berikut:
Gaji Pokok + Tunjangan Tetap + Beras Pekerja
173
Perhitungan upah lembur ditetapkan sebagai berikut:
• Hari biasa. Untuk jam kerja lembur pertama harus dibayar upah lembur sebesar 1,5 kali upah sejam. Untuk setiap jam kerja lembur berikutnya harus dibayar upah sebesar 2 kali upah sejam.
• Hari istirahat minggu/hari besar. Perhitungan upah kerja lembur untuk 7 jam kerja pertama, dibayar 2 kali upah sejam. Setelah 7 jam kerja, dibayar uang lembur sebesar 3 kali upah sejam.
• Tanggal 1 Januari, 17 Agustus dan Hari Besar Keagamaan. Untuk 7 jam kerja pertama, dibayar uang lembur sebesar 3 kali uang lembur 1 jam. Setelah 7jam kerja pertama, dibayar uang lembur sebesar 4 kali uang lembur 1 jam.
4) Tunjangan jabatan, diberikan kepada karyawan yang menduduki strata IV sampai dengan VII karena fungsi dan statusnya.
5) Tunjangan structural, diberikan kepada karyawan yang menduduki jabatan sebagai distrik manajer/general manajer, kepada bagian/kepala biro dan manajer yang ketentuannya diatur dalam peraturan perusahaan.
6) Tunjangan operasional, diberikan kepada karyawan yang menduduki jabatan kepala bidang, kepala urusan, asisten kepala, masisnis kepala, dan asisten yang ketentuannya diatur dalam peraturan perusahaan.
7) Tunjangan khusus, diberikan kepada karyawan yang dalam tugasnya mendukung kegiatan produksi yang besarnya sesuai dengan ketentuan perusahaan.
8) Santunan dan bantuan sosial/fasilitas. Perusahaan juga memberikan bantuan dana social bagi karyawan yang ditentukan sesuai dengan peraturan perusahaan. Misalnya: sewa rumah, transport, listrik, air, santunan social kepada seluruh karyawan sesuai masa kerja golongan, bantuan anak sekolah, kendaraan dinas bagi karyawan ter tentu, pendidikan, dan lain-lain.
3. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan a. Dokumen yang Digunakan
Adapun yang digunakan PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara dalam sistem penggajian dan pengupahan sebagai berikut :
1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak yang berwenang di kantor pusat. Dimana dokumen ini kemungkinan diperlukan bagian kepegawaian
sebagai dasar dalam pembuatan daftar gaji. Dokumen-dokumen ini antara lain :
a) Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai b) Surat Keputusan Pemberhentian Pegawai c) Surat Keputusan Kenaikan Jabatan d) Surat Keputusan Pemindahan Jabatan 2) Daftar Hadir
Daftar hadir diisi dengan menandatangani daftar hadir bagi seluruh karyawan. Daftar hadir ini sangat menetukan apakah seorang karyawan tersebut memperoleh tunjangan insentif atau tidak. Daftar hadir dibuat rangkap dua, dimana rangkap pertama akan diarsip oleh bagian kepegawaian dan rangkap kedua dikirim ke kasir untuk pembayaran gaji dan upah.
3) Dokumen Pembayaran Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh bagian sumber daya manusia, dimana dokumen ini berisi nama pegawai, nomor induk, nomor rekening, karyawan, dan jumlah gaji yang dibayarkan ke masing-masing pegawai. Dokumen gaji dibuat rangkap 2 dan untuk upah dibuat rangkap 4, dan akan didistribusikan. Untuk rangkap kedua (2 buah) sebagai arsip dalam bagian SDM, rangkap pertama (Bukti kas) dikirim ke bagian akuntansi dan rangkap keempat dikirim ke Bank.
4) Rekapitualsi daftar gaji & upah
Dokumen ini dibuat oleh bagian SDM, dimana dokumen ini berisi total pembayaran gaji dan upah setiap bulannya. Dokumen ini memuat gaji bruto, tunjangan-tunjangan dan potongan-potongan gaji dan upah serta iuran. Dokumen ini dibuat rangkap 4 yaitu 2 untuk bagian akuntansi, bagian keuangan, dan bagian SDM.
5) Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan. Dimana daftar yang diterima digunakan sebagai dasar untuk pembuatan bukti kas keluar. Kemudian bagian keuangan memberikan rekapitulasi ke pihak Bank dan mengeluarkan giro.
b. Catatan Akuntansi yang Digunakan.
Adapun catatan akuntansi yang digunakan adalah : 1) Buku Jurnal
2) Buku Besar
Kedua catatan ini berada di bagian akuntansi, dan proses pencatatannya sudah menggunakan sistem payroll data.
c. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem 1) Prosedur Personalia
a) Prosedur penerimaan karyawan
Penerimaan karyawan atau pegawai yaitu melalui rekrutmen dengan pemberitaan di mass media, kemudian diseleksi, ditraining. Khusus
untuk penerimaan karyawan strata IV (Golongan IIIA) dilakukan dengan 2 cara, yaitu: Promosi dan Rekrutmen.
b) Prosedur pemutusan hubungan kerja
Setiap pemutusan hubungan kerja perusahaan merundingkan terlebih dahulu denga Serikat Pekerja Perkebunan (SP Bun). Pemutusan hubungan kerja terdiri dari:
• Pemberhentian dengan hormat. Pemutusan hubungan kerja ini terjadi karena karyawan yang bersangkutan mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tidak cakap jasmani dan rohani, adanya penyederhanaan organisasi, efisiensi perusahaan, ataupun karena adanya permintaan oleh karyawan yang bersangkutan untuk berhenti bekerja.
• Pemberhentian tidak hormat. Pemutusan hubungan kerja ini terjadi karena karyawan yang bersangkutan melanggar peraturan disiplin perusahaan, dipidana karena melakukan pelanggaran/kejahatan yang tidak berkaitan dengan jabatannya, atau melakukan pelanggaran berat terhadap larangan-larangan yang ditetapkan oleh perusahaan. Kepada karyawan yang diberhentikan karena alasan-alasan tersebut dapat mengurus sendiri hak pensiunnya kepada pihak Depenbun.
2) Prosedur pencatatan waktu hadir
Setiap hari kerja karyawan diwajibkan untuk mengisi daftar hadir. Dengan menandatangani daftar hadir atau absensi yang diawasi oleh orang yang berwenang.
3) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Pembuatan daftar gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian sumber daya manusia. Daftar gaji dan upah dibuat rangkap empat yang didistribusikan ke bagian sumber daya manusia, akuntansi, keuangan, dan bank. Pembuatan daftar gaji ini dengan menggunakan komputer dengan perangkat data base (sistem payroll data).
4) Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan mengeluarkan bukti kas keluar berupa giro bayar setelah menerima daftar gaji dari bagian kepegawaian, selanjutnya dikirim ke bank dan kemudian pihak bank akan membayar gaji dengan menstransfer uang gaji tersebut ke rekening masing-masing pegawai yang tertera dalam dokumen daftar gaji.
Untuk mengetahui apakah bank telah membayar gaji dan upah secara benar dan tepat kepada pihak yang berhak, maka bagian akuntansi melakukan verifikasi kembali dengan rekening koran bank dengan daftar gaji.
5) Prosedur pencatatan daftar gaji
Pencatatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi, ke dalam jurnal dan buku besar dengan menggunakan komputer melalui sistem payroll data. Pencatatan gaji dan upah dilakukan dengan terlebih dahulu memverifikasi dengan rekening koran dengan daftar gaji yang diterima setiap bulan. 4. Sistem Pengendalian Intern Gaji dan upah
Adapun tujuan dari sistem pengendalian intern adalah untuk membeikan jaminan ketelitian dan ketepatan terhadap perhitungan dan pembayaran serta pencatatan gaji. Selain itu sistem pengendalian intern bertujuan untuk memberikan keyakinan bahwa gaji yang diberikan tepat kepada orang yang berhak menerimanya.
Dari hasil penelitian sistem pengendalian intern gaji dan upah yang diterapkan oleh PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Setiap pegawai diangkat dan diberhentikan melalui surat keputusan yang diotorisasi oleh pihak yang berwewenag di kantor pusat.
2. Terdapat pemisahan fungsi-fungsi yang terlibat dalam sistem penggajian yaitu bagian sumber daya manusia yang bertanggung jawab dalam pembuatan daftar gaji, bagian akuntansi dalam hal pencatatan gaji dan upah, dan bagian keuangan yang bertanggung jawab dalam pembayaran gaji dan upah karyawan melalui.
3. Setiap potongan - potongan yang dikenakan kepada karyawan atas gaji dan upah yang diterimanya adalah berdasarkan otorisasi dari fungsi sumber daya manusia.
4. Bagian akuntansi selalu melakukan pengendalian terhadap biaya pengeluaran gaji dan upah dengan memverifikasi daftar gaji dan upah dengan rekening koran yang diterima dari bagian keuangan.
5. Sistem penggajian dan pengupahan pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara telah menggunakan sistem komputer dengan program data base (sistem payroll data).
B. Analisis Hasil Penelitian
1. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi yang baik jika dikaitkan dengan pengendalian adalah yang dapat menggambarkan secara tegas garis wewenang dan tanggung jawab setiap bagian dalam organisasi. Dimana tanggungjawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut yaitu harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi-fungsi akuntansi serta suatu fungsi-fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dari bentuk organisasi seperti ini diperoleh berbagai keuntungan. Antara lain dengan adanya kesatuan perintah, bawahan hanya menerima perintah dari orang yang menjadi atasannya secara langsung berarti dia mempertanggung
jawabkan tugas-tugasnya kepada atasannya tersebut. Hubungan antara atasan dan