UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN
SKRIPSI
PERANAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DALAM MENDUKUNG PENGENDALIAN INTERN
GAJI DAN UPAH PADA PTP. NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN SUMATERA UTARA
OLEH:
NAMA : IRMA HERLIZA RIZKI
NIM : 050522088
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pesatnya perkembangan perekonomian baik secara nasional maupun global dewasa ini cenderung mendorong berkembangnya dunia usaha yang baru. Hal ini dapat memacu persaingan setiap perusahaan untuk tumbuh dan berkembang. Dengan berkembangnya perusahaan maka akan meningkat pula aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu memperoleh laba dari operasi normal perusahaan. Untuk memperoleh laba yang optimal, perusahaan harus dapat menggunakan sumber daya yang penting dimiliki perusahaan yaitu diantaranya : modal, metode yang digunakan, mesin atau perlengkapan kantor ataupun sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Namun dalam penggunaan sumber daya ini tidak jarang terjadi manipulasi dan pemborosan yang sangat merugikan perusahaan, oleh karena itu manajemen perusahaan harus menggunakan suatu alat pengendalian yang memadai untuk mengendalikan semua kegiatan usahanya.
jangka pendek maupun jangka panjang, melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dan pengendaliannya sampai pada tercapainya tujuan perusahaan. Kompensasi yang diterima karyawan dari perusahaan adalah gaji dan upah yang merupakan imbalan yang diberikan kepada karyawan sebagai balas jasa dari sumbangan yang telah diberikannya kepada perusahaan. Bagi perusahaan gaji dan upah merupakan biaya yang cukup besar jumlahnya dan salah satu unsur yang memiliki banyak resiko kemungkinan terjadinya manipulasi dan pemborosan, untuk itu manajemen perusahaan harus terus memberikan perhatian terhadap pengendalian internnya, dalam hal ini yaitu pengendalian intern gaji dan upah. Pengendalian intern merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi kekayaan perusahaan dari penyalahguanaan, mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi, dan memastikan bahwa peraturan yang berlaku dipatuhi sebagaimana mestinya.
Untuk dapat menciptakan pengendalian intern tidak terlepas dari sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan. Sistem akuntansi merupakan serangkaian dari formulir-formulir, catatan-catatan, laporan-laporan, serta alat-alat lainnya yang dikoordinasikan sehingga memberikan informasi yang diperlukan pimpinan perusahaan dalam pengambilan keputusan.
Terlepas dari itu semua harus disadari bahwa penyelewengan dan pemborosan bukan berarti sistem pengendalian intern itu lemah, tetapi merupakan pertanda bahwa terdapat kekurangan dalam pengendalian inern tersebut, yang harus diselidiki adalah apakah penyebabnya. Apabila struktur pengendalian intern sudah diterapkan dengan baik, tetapi diantara staff atau pegawai, mengadakan kolusi untuk melakukan kecurangan maka pengendalian intern itu akan sia-sia. Sistem akuntansi yang baik memperlihatkan prosedur urutan kegiatan sehingga secara otomatis pengawasan telah berjalan. Bila ada kejanggalan dalam kegiatan operasi perusahaan akan mudah ditelusuri kembali sehingga dapat segera diketahui timbulnya masalah, dan manajemen perusahaan dapat segera mengambil keputusan serta langkah-langkah apa yang akan dilakukan guna mengatasi masalah tersebut. Dengan demikian terjadi hubungan yang erat antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern dalam perusahaan termasuk pengendalian intern penggajian dan pengupahan.
mana perusahaan ini banyak mempekerjakan tenaga kerja dengan berbagai tingkatan. Perusahaan ini memberikan imbalan atas jasa karyawannya berupa gaji dan upah, dan telah menerapkan sistem akuntansi atas gaji dan upah untuk pengendalian atau pengawasan gaji dan upah. Jumlah karyawannya yang relatif banyak menyebabkan pengeluaran untuk gaji dan upah cukup besar dan penting. Sehingga perlu mendapat perhatian yang memadai dari pihak manajemen perusahaan.
Berdasarkan uraian diatas, penulis mengambil keputusan untuk menyusun skripsi ini dengan judul “Peranan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji dan Upah pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara? 2. Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
yang diterapkan oleh perusahaan dapat membantu manajemen dalam pengendalian intern gaji dan upah?
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis, untuk memperoleh pengetahuan mengenai pengendalian intern gaji dan upah.
2. Bagi Perusahaan, agar dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi manajemen perusahaan untuk meningkatkan pengendalian intern gaji dan upah.
E. Kerangka Konseptual
PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara
GAJI DAN UPAH
SA KARYAWAN
Peranan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam Mendukung Pengendalian Intern Gaji dan Upah pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian dan Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Menurut Hall (2001:5) “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau sebuah subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama”.
Sedangkan menurut Cole dalam Baridwan (1994 : 3) “ Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan fungsi utama dari perusahaan”.
Dari kedua defenisi diatas sistem dapat diartikan sebagai prosedur atau dapat juga diartikan sebagai unsur-unsur yang terpadu dengan sistem yang bersangkutan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.
Proses akuntansi merupakan kegiatan yang rutin terjadi dalam suatu perusahaan. Secara umum akuntansi dapat diartikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan untuk pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas dan kondisi perusahaan.
Menurut Boynton dalam buku Modern Auditing (2003:384)
Sedangkan menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Dari kedua defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur dari suatu sistem akuntansi adalah :
1. Formulir/dokumen
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer dipakai berbagai media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti papan ketik , mice, voice, dan cats. Adapun peranan formulir dan dokumen dalam sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan- laporan untuk pimpinan.
c. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan. Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat perintah permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
d. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Formulir digolongkan menjadi dua macam jika ditinjau dari pengolahan data akuntansi, yaitu dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document). Dokumen sumber adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampirkan dokumen sumber sebagai sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.
2. Catatan-catatan
Ada tiga catatan yang digunakan yaitu jurnal, buku besar, dan buku besar pembantu.
a. Jurnal
untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntansimanual adalah memperluas jurnal umum dua kolom menjadi jurnal banyak kolom (jurnal multikolom). Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai pada perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar penggunaan jurnal ini tidak praktis. Oleh karena itu jurnal multikolom diganti dengan beberapa jurnal khusus (special journal). Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulang-ulang. Jurnal khusus adalah suatu metode untuk mengikhtisarkan transaksi, yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Pada perusahaan besar jenis jurnal yang biasa digunakan adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal umum. Dalam jurnal terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya berupa jumlah mata uang transaksi tertentu kemudian diposting kerekening yang bersangkutan dalam buku besar.
b. Buku besar
Buku besar utama (primary ledger), yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum (general ledger). Adapun buku besar ini terdiri dari banyak rekening
sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini dapat dianggap sebagai tempat untuk menggolongkan data keuangan dan dapat pula dianggap sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
c. Buku besar pembantu
Apabila terdapat jumlah akun yang sangat besar dengan karakteristik yang sama, akun-akun tersebut dapat dikelompokkan ke suatu buku besar terpisah yang disebut buku besar pembantu (subsidiary ledger). Setiap buku besar pembantu diwakili dalam buku besar umum oleh sebuah akun perangkum yang disebut akun pengendali (controlling account). Dalam hal ini hasil penjumlahan atas saldo pada buku besar
pembantu harus sama dengan saldo pada akun pengendali yang bersesuaian. Dari hal ini buku besar pembantu dapat dianggap sebagai buku besar kedua yang mendukung akun pengendali pada buku besar umum. Buku besar dan buku besar pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), artinya tidak ada catatan akuntansi lain laagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku besar pembantu, karena proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.
3. Laporan
Sistem Penjualan Sistem pembelian Sistem Penggajian Sistem Pengawasan Produksi
Jurnal Besar Buku
[image:14.595.142.524.93.398.2]Buku Pembantu Laporan Keuangan Formulir Sistem Kas
Gambar 1 : Sistem Akuntansi
Sumber : Abdul Halim, 1994. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta, hal. 86
Menurut Baridwan (1994:7) dalam menyusun sistem akuntansi untuk suatu perusahaan diperlukan pertimbangan terhadap beberapa faktor yang penting, yaitu:
a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai.
b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga harta milik perusahaan, maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.
dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
Ada empat tujuan umum pengembangan sistem akuntansi yaitu: 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilakan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan interen, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
B. Hubungan antara Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Mulyadi (2001:163) mendefenisikan sistem pengendalian intern sebagai berikut: “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
Defenisi pengendalian intern menurut Tunggal (1995:1) adalah:
Pengendalian intern meliputi organisasi dan semua metode serta ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan kekayaan, memelihara kecermatan dan sampai seberapa jauh dapat dipercayanya data akuntansi. Meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan.
Sedangkan menurut Boynton (2003:373) dalam buku Modern Auditing dikatakan bahwa laporan COSO (Committee Of Sponsoring Organization) memberi defenisi Pengendalian Intern sebagai berikut:
Pengendalian Intern (internal control) adalah suatu proses, yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut:
a. Keandalan pelaporan keuangan
b. Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku c. Efektifitas dan efisiensi operasi.
menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dalam hal ini dapat diketahui apa yang menjadi tujuan pengendalian intern, yaitu: (1) menjaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan managemen.
Tujuan pengendalian intern dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Untuk mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya: Harta fisik perusahaan dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun rusak secara tidak sengaja. Hal yang sama juga berlaku untuk harta perusahaan yang tidak nyata seperti perkiraan piutang, dokumen penting, surat berharga, dan catatan keuangan. Sistem pengendalian dibentuk guna mencegah ataupun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat.
2. Untuk menjamin kebenaran data akuntansi: Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksnakan operasi perusahaan. Berbagai macam data digunakan untuk mengambil keputusan yang penting. Sistem pengendalian akuntansi intern bertujuan untuk mengamankan atau mengujikecermatan dan sampai sejauh data akuntansi dapat dipercaya dengan jalan mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat.
usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien.
4. Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan: Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi dua macam yaitu pengendalian akuntansi intern (internal accounting controls) dan pengendalian administrasi (administrative control). Pengendalian akuntansi intern adalah pengendalian meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Jika ini dijalankan maka akan menjamin keamanan kekayaan perusahaan dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian administrasi adalah pengendalian meliputi peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Penggolongan pengendalian akuntansi intern digolongkan oleh Tunggal (1995:3) sebagai berikut:
a. Pengendalian dasar: Ini merupakan pengendalian akuntansi intern yang dibentuk guna menjamin kebenaran, kelengkapan, dan ketelitian transaksi yang dicatat.
2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur-unsur pengendalian intern menurut Niswonger (1999:184) terdiri dari:
1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian risiko
3. Prosedur pengendalian 4. Pemantauan atau monitoring 5. Informasi dan komunikasi
Unsur-unsur diatas akan diuraikan sebagai berikut: 1. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Dalam hal ini faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha serta kebijakan personalia.
2. Penilaian resiko
3. Prosedur pengendalian
Ini ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan tercapai, termasuk pencegahan penggelapan. Adapun prosedur pengendalian terdiri dari pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan, pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan.
4. Pemantauan atau monitoring
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Sistem pengendalian internak dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi perubahan-perubahan besar dalam hal strategis, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi.
5. Informasi dan komunikasi
Tabel 1: Indikator dari Masalah Pengendalian Intern
Tanda Peringatan yang Menyangkut Manusia
Tanda Peringatan dari Sistem Akuntansi
1. Gaya hidup berubah jadi
mewah (tanpa memenangkan undian).
2. Hubungan sosial yang dekat dengan pemasok.
3. Menolak untuk mengambil cuti.
4. Sering meminjam dari karyawan lain.
5. Mengkonsumsi alkohol atau
obat-obatan secara berlebihan.
1. Dokumen yang hilang atau nomor-nomor transaksi yang tidak urut (yang bisa berarti bahwa dokumen sedang digunakan untuk transaksi penipuan).
2. Pengembalian uang kepada pelanggan mengalami kenaikan yang tidak lazim (pengembalian uang tersebut mungkin rekayasa saja).
3. Perbedaan diantara penerimaan tunai harian dan setoran ke bank (dapat berarti bahwa uang tersebut dikantongi terlebih dahulu sebelum disetor ke bank). 4. Keterlambatan pembayaran dari
pelanggan meningkat secara tiba-tiba(karyawan mungkin mengantongi pembayaran tersebut).
5. Keterlambatan dalam pencatatan transaksi (bisa merupakan upaya untuk menunda terdeteksinya penggelapan yang dilakukan).
Sumber : Warren 2005. Pengantar Akuntansi. Edisi Dua Puluh Satu, Salemba Empat. Jakarta. hal 189
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Penjelasan unsur-unsur tersebut diatas adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara tersebut sebagai berikut:
a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orangatau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation).
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual berbeda karakteristik pengendalian akuntansi internnya dengan perusahaan yang menggunakan sistem komputer, yang terlihat sebagai berikut:
1. Dalam sistem manual pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang (cross-check) dan spesialisasi pekerjan klerikal, sedangkan dalam sistem komputer karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan sek silang dalam pengolahan data, terutama yang menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi.
3. Dalam sistem manual menitikberatkan pengendalian ditangan manusia, yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, sedangkan dalam sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi.
Sistem pengendalian intern efektif jika mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Personalia yang mampu dan dapat dipercaya. 2. Tugas pertanggungjawaban
3. Pemberian kuasa yang tepat 4. Pembagian tugas
Pengendalian efektif dapat dicapai jika manajemen memilih tipe pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi tidak mau dan/atau tidak mampu mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan melalui perilaku yang diharapkan. Tipe pengendalian dikelompokkan menjadi dua golongan:
1. Pengendalian utama: Pengendalian terhadap personel.
Untuk melihat perlunya pengendalian dan apa tipe pengendalian yang efektif untuk mengatasinya dapat dilihat pada Tabel berikut ini:
Tabel 2: Penyebab Diperlukannya Pengendalian dan Tipe Pengendalian yang Efektif untuk Mengatasi Penyebab Tersebut
Penyebab Diperlukannya Tipe Pengendalian Efektif Pengendalian
Ketidaksesuaian antara tujuan Pengendalain utama: individu dengan tujuan organisasi Pengendalian terhadap personel
Pengendalian tambahan:
Pengendalian terhadap keluaran
Pengendalian terhadap tindakan
Tertentu
Keterbatasan Individu: Kurangnya atau ketiadaan
kompensasi personel Pengendalian terhadap personel Keterbatasan yang bersifat Penghindaran organisasi dari
manusiawi masalah pengendalian
Sumber: Mulyadi dan Setyawan, 2001. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta, 2001, hal. 647
Dalam melaksanakan sistem pengendalian para petugas harus dipisahkan dalam fungsinya sebagai berikut:
1. Mereka yang memprakarsai atau menyetujui transaksi. 2. Mereka yang melaksanakan transaksi itu.
Selain diadakan sistem itu harus diawasi secara terus menerus. sistem pengendalian intern tidak dapat berjalan dengan baik apabila tidak diawasi, dan apabila ada kolusi diantara sesama karyawan.
Setelah mengetahui pengertian, tujuan, unsur, karakteristik, dan kelompok sistem pengendalian intern, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern. Jika sistem penegndalian intern diterapkan dalam sistem akuntansi, maka dapat dipastikan objek pengendalian intern dan administratif dapat tercapai. Terlepas dari itu harus disadari bahwa penyelewengan dan pemborosan bukan berarti bahwa sistem pengendalian itu lemah, akan tetapi merupakan pertanda bahwa terdapatnya kekurangan dalam pengendalian tersebut, dan harus diselidiki apakah penyebabnya. Apabila struktur pengendalian intern sedah diterpakan dengan baik, tetapi diantara staff atau karyawan mengadakan kolusi maka pengendalian intern itu menjadi sia-sia.
C. Pengertian Gaji dan Upah
Sedangkan Ruky mendefenisikan upah dan gaji sebagai berikut:
Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya perhari atau malahan per jam. Gaji menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya sebulan. Lebih lanjut dia memaparkan bahwa upah dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung (direct
labor), maupun tidak langsung (indirect labor). Sebaliknya, pekerja
yang menerima gaji termasuk dalam kategori fixed cost (biaya tetap) atau overhead cost).
Berdasarkan defenisi di atas dapat disimpulkan perbedaan gaji dan upah adalah dari segi satuan waktu. Dimana satuan waktu untuk gaji lebih panjang daripada satuan waktu untuk upah. Menurut Ruky (2002:191), faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat “patokan gaji” (standar upah/gaji) perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Ketetapan pemerintah 2. Tingkat upah/gaji dipasaran 3. Kemampuan perusahaan
4. Kualifikasi sumber daya manusia yang digunakan 5. Tuntutan pekerjaan
Menurut Ruky (2002:191):
“UMR pada dasarnya adalah upah terendah (minimum) yang ditetapkan oleh pihak pemerintah (Daerah) yang harus dibayarkan kepada pekerja yang menduduki jabatan terendah dalam Struktur Peringkat Jabatan yang berlaku pada sebuah organisasi (perusahaan)”.
Tujuan utama penetapan upah minimum adalah sebagai jaring pengaman (safety net), yang berfungsi untuk mencegah agar upah tidak terus merosot di bawah daya beli pekerja. Tujuan penaikan upah minimum adalah untuk mengurangi kesenjangan upah tertinggi dan terendah yang dibayar perusahaan. Kenaikan ini diharapkan akan meningkatkan penghasilan pekerja pada jabatan yang terendah dalam organisasi, dari aspek makro diharapakan membantu mendorong peningkatan daya beli masyarakat dan ekonomi rakyat dan terakhir diharapkan memperbaiki rasio upah terhadap struktur biaya produksi.
Selain gaji dan upah, karyawan juga menerima jenis kompensasi lainnya. Misalnya tunjangan-tunjangan. Beberapa jenis tunjangan yang penting adalah:
1. Libur. Setiap tahun, untuk hari-hari libur tertentu bagi kebanyakan perusahaan membayar karyawan yang berlibur dimana mereka mendapat upah sebagaimana pada hari kerja biasa.
yang masa dinasnya sampai lima tahun. Jika di atas lima tahun cuti yang diberikan selama tiga minggu.
3. Bonus. Biasanya bonus dihitung pada akhir tahun. Besarnya bonus tergantung kesepakatan antara majikan dan karyawan dan bisa didasarkan pada seberapa jauh laba perusahaan, divisi, atau pabrik melampaui target yang telah ditentukan.
4. Asuransi. Banyak perusahaan membayara semua atau sebagian premi asuransi karyawan untuk kesehatan, perawatan gigi, atau asuransi jiwa. 5. Pensiun. Ini merupakan tunjangan yang disediakan hampir semua
perusahaan, akan tetapi karyawan biasanya baru akan menikmatinya dalam waktu lama setelah hal itu dihasilkan. Program ini sangat berbeda-beda antar perusahaan.
6. Premi lembur (Overtime premium pay). Merupakan tambahan tarif per jam apabila karyawan bekerja melampauai jam kerja normal.
1. Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mendapat tambahan penghasilan dengan bekerja secara lebih efisien.
2. Mengurangi biaya per unit produk jadi. Meskipun upah bisa meningkat dengan adanya program insentif, namun manajemen mengharapkan bahwa overhead pabrik tidak bertambah dalam jumlah besar.
D. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian dan pengupahan itu penting karena alasan berikut:
1. Karyawan sangat sensitif tehadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu.
2. Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.
3. Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk mrbayara gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.
dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya”.
Mulyadi (2002:258) menyinggung tentang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan seperti dibawah ini:
Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan.
Data-data dari karyawan harus disimpan secara akurat untuk merancang sistem penggajian dan pengupahan. Laporan periodik yang menggunakan data-data penggajian dan pengupahan harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi berjaga-jaga jika sewaktu-waktu badan-badan dimaksud melakukan inspeksi. Sistem akuntansi penggajian daan pengupahan harus dirancang untuk membayar gaji dan upah karyawan secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidakpuasan karyawan dan negosiasi menyangkut iuran dan tunjangan lainnya.
Dalam kenyataannya sistem penggajian dan pengupahan berbeda disetiap perusahaan, namun unsur-unsur utama yang umum terdapat dalam sebagian besar sistem ini adalah:
Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan data-data yang dibutuhkan dalam ssetiap periode penggajian.
2. Catatan pendapatan karyawan
Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian. Jumlah kumulatif ini diperlukan dalam rangka menghitung pemotongan pajak kesejahteraan sosial dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan.
3. Cek gaji dan upah
Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah (payroll checks) disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan,
yang memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap cek gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam register gaji.
1. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:374), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan daftar upah
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen-dokumen diatas dijelaskan sebagai berikut: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.
4. Daftar gaji dan daftar upah
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.
7. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar
Penjelasan terdahulu diketahui bahwa sistem terdiri dari prosedur-prosedur. Demikian pula sistem penggajian dan pengupahan menurut Baridwan (1994:212) terdiri dari tiga prosedur:
1. Prosedur personalia.
2. Prosedur pencatatan waktu.
3. Prosedur penggajian dan pengupahan.
Setiap prosedur di atas menggunakan berbagai dokumen untuk mencatat transaksi yang ada. Dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut:
1 Prosedur personalia
a. Surat permintaan karyawan baru. b. Surat lamaran kerja.
c. Surat perjanjian kerja. d. Surat pemberhentian kerja. 2. Prosedur pencatatan waktu
a. Catatan waktu hadir yang diperoleh dari • Clock card.
• Daftar hadir.
b. Catatan waktu kerja yang diperoleh dari • Buku catatan mandor.
• Daftar hadir,job card atau job ticket.
a. Daftar gaji dan daftar upah serta cek register. b. Cek gaji atau amplop gaji dan upah.
c. Laporan gaji dan upah karyawan. d. Catatan gaji dan upah karyawan.
Arens, at all menjelaskan bahwa dokumen-dokumen dari setiap fungsi usaha pada siklus penggajian dan kepegawaian terlihat seperti dibawah ini:
1. Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai, dokumennya terdiri dari catatan kepegawaian (personel record), formulir otorisasi pengurangan (deduction authorization form), formulir otorisasi tarif (rate authorization form).
2. Fungsi pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji, dokumennya terdiri dari kartu absen (time card), tiket waktu kerja (job time ticket), laporan ikhtisar penggajian (summary
payroll report), jurnal penggajian (journal payroll),berkas induk
penggajian (payroll master file).
3. Fungsi pembayaran gaji, dokumennya adalah cek gaji (payroll
check).
4. Fungsi penyiapan surat pemberitahuan dan pembayaran pajak, dokumennya adalah surat pemberitahuan pajak.
2. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan adalah: 1. Jurnal umum.
2. Kartu harga pokok produk 3. Kartu pembantu biaya. 4. Kartu penghasilan karyawan.
Catatan-catatan tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Jurnal umum
a. Tahap pertama. Berdasar dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian utang kewajiaban gaji ke dalam register bukti kas keluar:
Gaji dan Upah Rp.xxx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp.xxx
b. Tahap kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Rp.xxx Biaya Administrasi dan Umum Rp.xxx
Gaji dan Upah Rp.xxx
c. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek:
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp.xxx
Kas Rp.xxx
d. Tahap keempat. Berdasar bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya tenaga kerja kedalam buku pembantu.
Jurnal untuk mencatat biaya upah dibuat dalam empat tahap:
a. Tahap pertama. Bedasar dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian utang kewajiaban upah ke dalam register bukti kas keluar:
Gaji dan Upah Rp.xxx
b. Tahap kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya upah ke dalam jurnal:
Barang Dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja Rp.xxx Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Rp.xxx Biaya Administrasi dan Umum Rp.xxx
Gaji dan Upah Rp.xxx
c. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran upah ke dalam register cek:
Bukti kas keluar yang akan dibayar Rp.xxx
Kas Rp.xxx
d. Tahap keempat. Berdasar bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar upah, bagian kartu biaya tenaga kerja kedalam buku pembantu.
2. Kartu harga pokok produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah.
Ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal atau rekap daftar gaji dan upah.
4. Kartu penghasilan karyawan
Catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannyayang diterima oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan Jaringan prosedur dari penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:385) adalah:
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji. 3. Prosedur distibusi biaya gaji.
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5. Prosedur pembayaran gaji.
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatn waktu kerja. 3. Prosedur pembuatan daftar upah. 4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 6. Prosedur pembayaran upah.
Penjelasan setiap prosedur di atas adalah sebagai berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir
setiap hadir dan pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu.
2. Prosedur pencatat waktu
Bagi perusahaan manufaktur berdasar pesanan, pencatatan waktu kerja perlu bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan. Waktu kerja dipakai sebagai pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
4. Prosedur distriusi biaya gaji dan upah
Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
5. Proseduir pembayaran gaji dan upah
karayawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan juru bayar (pay master).
E. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan pengupahan
Sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja dimana sistem tersebut terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna menetapkan secara tepat dan teliti berapa gaji dan upah yang harus diterima oleh karyawan. Hal ini perlu mengingat banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-kecuragangan terhadap gaji dan upah ini. Jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain:
1. Adanya karyawan/pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan (tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya).
2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali.
4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran.
7. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah
Setelah melihat berbagai kecuarangan diatas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah.
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:386) adalah sebagai berikut :
Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Sistem Operasi
3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didarakan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Prosedur Pencatatan
10. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fingsi akuntansi.
Praktik yang sehat
12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
13. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
14. Pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
15. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
BAB III
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah Deskriptif yaitu penelitian yang menguraikan tentang sifat-sifat, karakteristik, dan keadaan sebenarnya dari objek penelitian.
B. Jenis Data
Jenis data yang dikumpulkan penulis adalah :
1. Data Primer yaitu data yang didapat dari sumber pertama yang merupakan data mentah yang kelak akan diproses untuk tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan kebutuhan, misalnya dari individu atau perseorangan, antara lain contohnya adalah hasil wawancara dari pihak perusahaan.
2. Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari sumber yang sudah terdokumentasi di perusahaan. Antara lain : Sejarah perusahaan, Struktur organisasi, serta literatur – literatur terkait.
C. Tekhnik Pengumpulan Data
Ada tiga teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu :
1. Teknik observasi yaitu melakukan pengamatan langsung terhadap objek yang diteliti khususnya pada bagian kepegawaian.
3. Teknik Kepustakaan yaitu dengan mengumpulkan buku-buku yang berhubungan dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dan pengendalian intern.
D. Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu dengan cara menetukan, mengumpulkan data, mengklarifikasikan, menginterpretasikan dan kemudian dianalisis serta dibandingkan dengan teoro-teori, lalu diambil suatu kesimpulan dan selanjutnya memberikan saran.
E. Responden
Adapun yang menjadi responden dalam penelitian ini adalah kepala Bagian Sumber Daya Manusia dan Akuntansi, serta staff dan karyawannya yang berkompeten terhadap objek penelitian.
F. Lokasi dan Jadwal Penelitian
BAB IV
HASIL PENELITIAN A. DATA PENELITIAN
1. Gambaran umum PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara. a. Sejarah Singkat Perusahaan
Pada Tahun 1958 sesuai UU No. 86 tahun 1958, perusahaan- perusahaan swasta asing (Belanda) seperti HVA & RCMA dinasionalisasikan oleh pemerintah R.I, dan kemudian dilebur menjadi perusahaan milik pemerintah melalui peraturan pemerintah nomor 19 tahun 1959, selanjutnya pada tahun 1967 pemerintah melakukan pengelompokan menjadi perusahaan perkebunan negara (PPN) Aneka tanaman, PPN Karet dan Serat.
Melalui Keppres no. 144 tahun 1968, PPN yang ada di wilayah Sumatera Utara & Aceh dikelompokkan ulang menjadi Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) dialihkan menjadi Perusahaan terbatas Persero, dengan nama resmi PT. Perkebunan I s.d IX (Persero).
Letjend Soeprapto No. 2 Medan. Unit usaha yang dikelola PTPN IV sejumlah 38 usaha terletak di 10 daerah kabupaten/kota dalam satu provinsi Sumut.
b. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Umumnya suatu organisasi baik itu organisasi massa maupun organisasi usaha, haruslah mempunyai struktur organisasi agar perjalanan usaha dapat berlangsung dengan baik, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efektif. Yang memebedakan struktur organisasi pada perusahaan besar dan kecil adalah tingkat kerumitan masalah yang dihdapinya dan disesuaikan dengan jenis dan kegiatan usaha yang dijalankan perusahaan.
Penyusunan struktur organisasi sesuai denga prinsip organisasi yang dilaksanakan sebelum operasi fisik perusahaan, agar berjalan sebagaimana mestinya. Pembentukan struktur organisasi secara umum diikuti dengan penyusunan analisa jabatan dan uraian jabatan yang mempertegas dalam pembagian pekerjaan dalam arti pekerja mengetahui siapa yang menjadi atasan, pekerjaan apa yang diharapkan darinya dan apa yang harus dikerjakan, apa yang menjadi hak dan kewajibannya dan lain sebagainya. Oleh Karena itu struktur organisasi sangat penting peranannya untuk menghindari ketidakpastian dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas perusahaan.
Berikut ini akan dijelaskan mengenai struktur organisasi PTP. Nusantara IV (Persero) MedanSumatera Utara.
1. Ur. Sekretariat
2. Ur. Public Relation / Corporate Communication
3. Ur. Legal, Hubungan Investor /Anak Perusahaan dan Privatisasi 4. Ur. Kepatuhan dan Manajemen Resiko
B. Bagian SP I, terdiri dari : 1. Ur. Pengawasan GU 1 2. Ur. Pengawasan GU 2 3. Ur. Pengawasan GU 3 4. Ur. Pengawasan GU 4
5. Ur. Pengawasan GU 5, GU 6, dan kantor Pusat. 2. Direktur Produksi, terdiri dari :
A. Bagian Tanaman,terdiri dari :
1. Ur. Peremajaan dan Pemel.TBM Kelapa sawit 2. Ur. Pemeliharaan TM Kelapa sawit
3. Ur. Produksi Kelapa sawit 4. Ur. Pemupukan
5. Ur. Budidaya Non Kelapa sawit B. Bagian Pengolahan,terdiri dari :
C. Bagian Tekhnik, Terdiri dari : 1. Ur. Mesin dan instalasi
2. Ur. Sipil, Alat Berat, dan kendaraan 3. Direktur Keuangan. Terdiri dari :
A. Bagian Keuangan, terdiri dari : 1. Ur. Pengelolaan Anggaran 2. Ur. Pengelolaan Kas 3. Ur. Pajak dan Asuransi B. Bagian Akuntansi, terdiri dari :
1. Ur. Tata Buku 2. Ur. Verifikasi 3. Ur. Pelaporan
4. Ur. Administrasi aset peusahaan C. Bagian Pemasaran terdiri dari :
1. Ur. Penjualan Produk Kelapa sawit 2. Ur. Penjualan Produk Non Kelapa sawit 3. Ur. Analisa Pasar dan Distribusi
4. Direktur Perencanaan Dan Pengembangan Usaha, Terdiri dari : A. Bagian Perencanaan, terdiri dari :
B. Bagian Pengembangan Usaha, terdiri dari : 1. Ur. Pengembangan Inti
2. Ur. Pengembangan plasma 3. Ur. Pengembangan Industri Hilir C. Bagian PKBL, terdiri dari:
1. Ur. Software
2. Ur. Hardware dan jaringan 5. Direktur SDM & UMUM, terdiri dari :
A. Bagian SDM, terdiri dari : 1. Ur. Personalia
2. Ur. Pengembangan SDM 3. Ur. Hubungan Industrial 4. Ur. Kesehatan dan SMK 3 B. Bagian Umum, terdiri dari : 1. Ur. Rumah Tangga 2. Ur. Sosial
3.Ur. Perencanaam dan pengelolaan Mitra Binaan dan Bina lingkungan 4. Ur. Monitoring dan pembinaan Mitra Binaan
C. Bagian Hukum dan Pertanahan, terdiri dari : 1. Ur. Hukum dan keamanan
D. Bagian Pengadaan, terdiri dari :
1. Ur. Pengadaan Barang Tekhnik dan Pengolahan 2. Ur. Pengadaan Barang Tanaman dan Umum 3. Ur. Pedoman Harga dan Pergudangan 2. Kebijakan Perusahaan
Kebijakan perusahaan dituangkan dalam suatu Perjanjian Kerja Bersama. Kebijakan tersebut antara lain berisi tentang hari dan jam kerja. Dimana hari dan jam kerja kantor adalah 5 (hari) dari dalam 1 (satu) minggu yaitu hari Senin s/d Jumat. Jam kerja 1 (satu) hari bagi kantor direksi adalah 8 (delapan) jam sehari atau 40 (empat puluh) jam seminggu dengan ketentuan sebagai berikut: Senin s/d Kamis : Pukul 07.30 – 16.30 WIB, Jumat : Pukul 07.30 – 11.30 WIB.
Perusahaan memberikan imbalan kepada karyawannya berupa uang dan natura atas pekerjaan yang dilakukannya. Imbalan itu disebut take home pay, yang terdiri dari:
1) Gaji, yaitu imbalan berupa yang diterima karyawan dari perusahaan atau tugas yang dilakukannya yang komponennya terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap.
2) Catu beras, diberikan kepada karyawan yang terdiri dari: a) Karyawan diberikan sebesar 15 kg
3) Premi/lembur. Yang berhak memperoleh uang lembur adalah karyawan golongan IA s/d IID. Perhitungan uang lembur didasarkan kepada Keputusan Mentri Tenaga Kerja Republik Indonesia Nomor 72 tahun 1984 tanggal 31 Maret 1984 tentang Dasar Perhitungan Upah Lembur, dengan perhitungan sebagai berikut:
Gaji Pokok + Tunjangan Tetap + Beras Pekerja
173
Perhitungan upah lembur ditetapkan sebagai berikut:
• Hari biasa. Untuk jam kerja lembur pertama harus dibayar upah
lembur sebesar 1,5 kali upah sejam. Untuk setiap jam kerja lembur berikutnya harus dibayar upah sebesar 2 kali upah sejam.
• Hari istirahat minggu/hari besar. Perhitungan upah kerja lembur
untuk 7 jam kerja pertama, dibayar 2 kali upah sejam. Setelah 7 jam kerja, dibayar uang lembur sebesar 3 kali upah sejam.
• Tanggal 1 Januari, 17 Agustus dan Hari Besar Keagamaan. Untuk
7 jam kerja pertama, dibayar uang lembur sebesar 3 kali uang lembur 1 jam. Setelah 7jam kerja pertama, dibayar uang lembur sebesar 4 kali uang lembur 1 jam.
5) Tunjangan structural, diberikan kepada karyawan yang menduduki jabatan sebagai distrik manajer/general manajer, kepada bagian/kepala biro dan manajer yang ketentuannya diatur dalam peraturan perusahaan.
6) Tunjangan operasional, diberikan kepada karyawan yang menduduki jabatan kepala bidang, kepala urusan, asisten kepala, masisnis kepala, dan asisten yang ketentuannya diatur dalam peraturan perusahaan.
7) Tunjangan khusus, diberikan kepada karyawan yang dalam tugasnya mendukung kegiatan produksi yang besarnya sesuai dengan ketentuan perusahaan.
8) Santunan dan bantuan sosial/fasilitas. Perusahaan juga memberikan bantuan dana social bagi karyawan yang ditentukan sesuai dengan peraturan perusahaan. Misalnya: sewa rumah, transport, listrik, air, santunan social kepada seluruh karyawan sesuai masa kerja golongan, bantuan anak sekolah, kendaraan dinas bagi karyawan ter tentu, pendidikan, dan lain-lain.
3. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan a. Dokumen yang Digunakan
Adapun yang digunakan PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara dalam sistem penggajian dan pengupahan sebagai berikut :
1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
sebagai dasar dalam pembuatan daftar gaji. Dokumen-dokumen ini antara lain :
a) Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai b) Surat Keputusan Pemberhentian Pegawai c) Surat Keputusan Kenaikan Jabatan d) Surat Keputusan Pemindahan Jabatan 2) Daftar Hadir
Daftar hadir diisi dengan menandatangani daftar hadir bagi seluruh karyawan. Daftar hadir ini sangat menetukan apakah seorang karyawan tersebut memperoleh tunjangan insentif atau tidak. Daftar hadir dibuat rangkap dua, dimana rangkap pertama akan diarsip oleh bagian kepegawaian dan rangkap kedua dikirim ke kasir untuk pembayaran gaji dan upah.
3) Dokumen Pembayaran Gaji dan Upah
4) Rekapitualsi daftar gaji & upah
Dokumen ini dibuat oleh bagian SDM, dimana dokumen ini berisi total pembayaran gaji dan upah setiap bulannya. Dokumen ini memuat gaji bruto, tunjangan-tunjangan dan potongan-potongan gaji dan upah serta iuran. Dokumen ini dibuat rangkap 4 yaitu 2 untuk bagian akuntansi, bagian keuangan, dan bagian SDM.
5) Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan. Dimana daftar yang diterima digunakan sebagai dasar untuk pembuatan bukti kas keluar. Kemudian bagian keuangan memberikan rekapitulasi ke pihak Bank dan mengeluarkan giro.
b. Catatan Akuntansi yang Digunakan.
Adapun catatan akuntansi yang digunakan adalah : 1) Buku Jurnal
2) Buku Besar
Kedua catatan ini berada di bagian akuntansi, dan proses pencatatannya sudah menggunakan sistem payroll data.
c. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem 1) Prosedur Personalia
a) Prosedur penerimaan karyawan
untuk penerimaan karyawan strata IV (Golongan IIIA) dilakukan dengan 2 cara, yaitu: Promosi dan Rekrutmen.
b) Prosedur pemutusan hubungan kerja
Setiap pemutusan hubungan kerja perusahaan merundingkan terlebih dahulu denga Serikat Pekerja Perkebunan (SP Bun). Pemutusan hubungan kerja terdiri dari:
• Pemberhentian dengan hormat. Pemutusan hubungan kerja ini
terjadi karena karyawan yang bersangkutan mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tidak cakap jasmani dan rohani, adanya penyederhanaan organisasi, efisiensi perusahaan, ataupun karena adanya permintaan oleh karyawan yang bersangkutan untuk berhenti bekerja.
• Pemberhentian tidak hormat. Pemutusan hubungan kerja ini
2) Prosedur pencatatan waktu hadir
Setiap hari kerja karyawan diwajibkan untuk mengisi daftar hadir. Dengan menandatangani daftar hadir atau absensi yang diawasi oleh orang yang berwenang.
3) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Pembuatan daftar gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian sumber daya manusia. Daftar gaji dan upah dibuat rangkap empat yang didistribusikan ke bagian sumber daya manusia, akuntansi, keuangan, dan bank. Pembuatan daftar gaji ini dengan menggunakan komputer dengan perangkat data base (sistem payroll data).
4) Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan mengeluarkan bukti kas keluar berupa giro bayar setelah menerima daftar gaji dari bagian kepegawaian, selanjutnya dikirim ke bank dan kemudian pihak bank akan membayar gaji dengan menstransfer uang gaji tersebut ke rekening masing-masing pegawai yang tertera dalam dokumen daftar gaji.
5) Prosedur pencatatan daftar gaji
Pencatatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi, ke dalam jurnal dan buku besar dengan menggunakan komputer melalui sistem payroll data. Pencatatan gaji dan upah dilakukan dengan terlebih dahulu memverifikasi dengan rekening koran dengan daftar gaji yang diterima setiap bulan. 4. Sistem Pengendalian Intern Gaji dan upah
Adapun tujuan dari sistem pengendalian intern adalah untuk membeikan jaminan ketelitian dan ketepatan terhadap perhitungan dan pembayaran serta pencatatan gaji. Selain itu sistem pengendalian intern bertujuan untuk memberikan keyakinan bahwa gaji yang diberikan tepat kepada orang yang berhak menerimanya.
Dari hasil penelitian sistem pengendalian intern gaji dan upah yang diterapkan oleh PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Setiap pegawai diangkat dan diberhentikan melalui surat keputusan yang diotorisasi oleh pihak yang berwewenag di kantor pusat.
3. Setiap potongan - potongan yang dikenakan kepada karyawan atas gaji dan upah yang diterimanya adalah berdasarkan otorisasi dari fungsi sumber daya manusia.
4. Bagian akuntansi selalu melakukan pengendalian terhadap biaya pengeluaran gaji dan upah dengan memverifikasi daftar gaji dan upah dengan rekening koran yang diterima dari bagian keuangan.
5. Sistem penggajian dan pengupahan pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara telah menggunakan sistem komputer dengan program data base (sistem payroll data).
B. Analisis Hasil Penelitian
1. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi yang baik jika dikaitkan dengan pengendalian adalah yang dapat menggambarkan secara tegas garis wewenang dan tanggung jawab setiap bagian dalam organisasi. Dimana tanggungjawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut yaitu harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi-fungsi akuntansi serta suatu fungsi-fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
jawabkan tugas-tugasnya kepada atasannya tersebut. Hubungan antara atasan dan bawahan dalam struktur garis ini akan menyebabkan disiplin yang tinggi dan pengendalian terhadap karyawan mudah dilakukan. Garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dapat memudahkan pengambilan tindakan terhadap kecurangan yang terjadi dan dapat ditelusuri unit mana yang bertanggung jawab terhadap kecurangan-kecurangan tersebut.
2. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Unsur-unsur sistem akuntansi terdiri dari dokumen-dokumen, catatan, dan prosedur-prosedur yang digunakan mengolah data untuk menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem Akuntansi penggajian dan pengupahan juga memiliki unsur-unsur tersebut. Dimana sistem penggajian dan pengupahan tersebut adalah koordinasi dari dokumen-dokumen, catatan-catatan, serta prosedur-prosedur yang menghasilkan informasi yang dapat menentukan secara cepat dan tepat tentang gaji dan upah setiap karyawan, yaitu berapa potongan yang dikenakan dan berapa pendapatan bersih yang akan diterima karyawan.
a. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan oleh PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara cukup efektif dalam mendukung pengendalian intern gaji dan upah. Ini dapat terlihat dengan adanya tanda tangan pada dokumen oleh pejabat yang mempunyai wewenang di bagiannya. Misalnya di dalam daftar gaji yang diotorisasi dari bagian sumber daya manusia mengenai kebenaran daftar gaji tersebut. Adapun dokumen yang digunakan antara lain surat pengangkatan karyawan, daftar gaji dan daftar upah karyawan, kartu jam kerja, rekap daftar gaji dan upah, daftar absensi atau daftar hadir.
b. Catatan Akuntansi yang Digunakan
3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara juga cukup efektif dalam mendukung pengendalian intern gaji dan upah. Hal ini dapat terlihat sebagai berikut :
a. Prosedur Personalia
jarang terjadi, karena sejak awal penerimaan karyawan, perusahaan telah benar-benar menyeleksi secara ketat setiap pelamar yang menghasilkan karyawan yang bertanggung jawab terhadap tugasnya masing-masing.
b. Prosedur Pencatatan Waktu
Setiap hari karyawan mengisi dan menandatangani daftar absensi yang telah disediakan dan diawasi secara ketat. Penandatanganan dilakukan oleh karyawan itu sendiri dan diawasi langsung. Prosedur seperti ini sangat baik apabila pengawas adalah orang yang bertanggung jawab dan jujur. Sebaliknya pengawas yang tidak jujur bisa saja bekerjasama dengan karyawan melakukan penitipan absen.
c. Prosedur Penggajian dan Pengupahan
1). Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
dapat diketahui bahwa prosedur pembuatan daftar gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik.
2). Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Pendistribusian gaji dan upah diberikan kepada tiap-tiap bagian yang menikmati manfaat tenaga kerja. Hal ini sangat baik untuk tetap dilaksanakan dalam rangka pengendalian yang lebih baik
3). Prosedur pembayaran gaji dan upah
mana dasar pencatatannya adalah daftar gaji dan upah yang telah ditandatangani karyawan.
Dari keterangan diatas penulis mengambil kesimpulan bahwa secara umum perusahaan telah melakukan setiap prosedur dengan baik. Untuk itu, perusahaan perlu mempertahankan hal ini.
4. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan
Dari hasil Penelitian penulis dan setelah dibandingkan dengan landasan teori yang terdapat di bab sebelumnya maka unsur pengendalian intern pada perusahaan ini telah cukup memadai, dimana hal ini dapat dijelaskkan sebagai berikut :
1. Struktur Organisasi
Dalam struktur organisasi PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara terlihat bahwa adanya pembagian yang jelas antar tiap bagian. Hal ini akan menyebabkan disiplin yang tinggi karena harus melaporkan hasil tugasnya tepat waktu kepada atasannya. Dengan demikian maka pengendalian terhadap karyawan mudah dilakukan. Pelaksnaan tanggung jawab setiap bagian secara umum telah berjalan dengan baik. Dimana fungsi pencatatan waktu hadir yang dilakukan oleh bagian pegawai. Bagian keuangan terpisah dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
2. Pegawai yang cukup
perusahaan memeperkerjakan karyawan sesuai denga kemampuan mereka, sehingga mereka bisa mempertanggungjawabkan pekerjaannya. Dalam hal ini karyawan yang diterima adalah yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya serta jujur dalam bekerja. Untuk memperoleh karyawan seperti ini maka perusahaan menerapkan prosedur penerimaan kayawan yang baik serta adanya pelatihan kerja kepada mereka. Penerimaan karyawan dilakukan di kantor pusat dan penempatan karyawan ditetapkan oleh pusat. Setiap penerimaan, penempatan, mutasi maupun pemberhentian karyawan dibuatkan surat keputusan yang ditandatangani oleh Direktur Utama dan Kepala Bagian Sumber Daya Manusia. Selain itu, ada pula surat perjanjian kerja antara karyawan dengan perusahaan.
3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan
yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat pengangkatan karyawan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Daftar hadir diotorisasi oleh bagian sumber daya manusia sebagai fungsi pencatat waktu. Daftar gaji dan upah diotorisasi oleh fungsi sumber daya manusia. Perubahan yang terjadi dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. Tarif upah dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. 4. Praktik-praktik yang sehat
Perusahaan telah menjalankan praktik-praktik yang sehat. Bagian sumber daya manusia sebagai fungsi pembuat daftar gaji dan upah, menyimpan catatan penghasilan karyawan. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Bagian akuntansi memverifkasi kebenaran dan ketelitian pehitungan pembuatan daftar gaji dan upah sebelum dilakukan pembayaran. Pengisian absensi dan kartu jam hadir diawasi oleh orang yang berwenang.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Secara keseluruhan dari hsil penelitian terhadap sistem penggajian dan pengupahan pada PTP. Nusantara IV (Persero) Medan Sumatera Utara adalah sudah cukup memadai guna dijadikan sebagai alat bantu pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Hal-hal yang dapat mendukung penulis dalam membuat kesimpulan tersebut :
1. Adanya dokumen-dokumen serta catatan-catatan akuntansi yang memadai seperti daftar gaji, daftar hadir, rekening koran bank, jurnal dan buku besar. Keseluruhan dokumen tersebut sudah terprogram dalam komputer, sehingga dapat meminimalkan kesalahan dalam pembayaran gaji dan upah.
2. Sistem wewenang dan prosedur penggajian dan pengupahan pada perusahaan ini sudah baik. Dapat dilihat dari setiap transaksi yang berhubungan dengan gaji dan upah harus mendapat otorisasi dari bagian yang berwewenang. Contoh : daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh bagian sumber daya manusia dan pembayaran gaji harus diotorisasi oleh bagian keuangan.
4. Pengawasan terhadap kehadiran karyawan dilakukan dengan menandatangani daftar absen secara langsung dan diawasi oleh dengan ketat sehingga tidak terjadi kecurangan.
5. Kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur kepegawaian yang diterapkan oleh perusahaan sangat mendukung terhadap pengendalian intern gaji dan upah. Salah satunya adalah bahwa setiap karyawan diangkat dan diberhentikan dan dipindah tugaskan melalui surat keputusan. Prosedur yang ada dalam perusahaan ini terdiri dari prosedur penerimaan karyawan dan perusahaan prosedur pemutusan hubungan kerja dan lain sebagainya. Dan setiap prosedur tersebut dilaksanakan oleh pihak yang berwewenang. B. Saran
Dari hasil penelitian yang dilakukan maka penulis mencoba memberikan saran guna meningkatkan sistem penggajian dan penguapahan sebagai alat bantu pengendalian intern terhadap gaji dan upah adalah sebagai berikut :
1. Kehadiran karyawan harus berpengaruh pada jumlah gaji dan upah yang diterimanya setiap periode penggajian pada setiap bulan. Hal ini supaya karyawan lebih serius lagi menanggapi masalah kehadiran.
<
