Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Gaji dan Upah. 36

BAB III SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH

H. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Gaji dan Upah. 36

Pada dasarnya sistem penggajian diberikan pada karyawan Perusahaan yang bersifat tetap.Jadi karyawan tersebut bekerja secara terus menerus dan melakukan pekerjaan sesuai dengan ruang lingkup dan wewenang yang di berikan kepada mereka.Menurut (Mulyadi ,2008 : 373),Dalam hal sistem gaji Perusahaan terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut:

Sistem gaji terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur distribusi biaya gaji

4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar 5. Prosedur pembayarab gaji

Sistem upah terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pencatatan waktu kerja 3. Prosedur pembuatan daftar upah 4. Prosedur distribusi biaya upah 5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar 6. Prosedur pembayaran upah

Jaringan prosedur yang membentuk sistem gaji dan upah dapat diuraikan sebagai berikut (Mulyadi ,2008 : 373):

1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Prosedur ini bertujaun untuk mencatata waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa,yang karyawan harus menandatangannya setiap hadir dan upang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa Clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan,daftar hadir

penuh,atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime),sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang berakhir ini umumnya bertarif di atas tarif gaji biasa).

2. Prosedur pencatatan waktu kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir di perusahaan selama 7 jam dalam suatu hasil kerja,jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demiikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

3. Prosedur pembuatan daftar gai dan upah

Dalam prosedur ini,fungsi pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru,kenaikan pangkat,pemberhentian karyawan,penurunan pangkat,daftar gaji bulan sebelumnya,dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak,informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.

4. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah

Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah,biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

5. Prosedur pembayaran gaji dan upah

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan.Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas

perusahaan banyak,pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.

Jaringan prosedur yang dilakukan oleh PT. Asuransi Bangun Askrida Syariah adalah sebagai berikut:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir

Pada PT. Asuransi Bangun Askrida Syariah,sistem absen pegawai telah menggunakan sistem komputer dan online,jadi pegawai hanya perlu scan jari dan selanjutnya komputer akan otomatis memproses waktu masuk,waktu keluar dan jumlah hari kerja karyawan dan langsung terhubung ke kantor pusat. Kantor pusat melakukan penghitungann gaji sesuai kehadiran.

2. Prosedur pembuatan daftar gaji

Daftar gaji dibuat langsung di kantor pusat ASKRIDA,semua tarif gaji pegawai,tunjangan-tunjangan dan potongan ditentukan oleh kantor pusat. Kantor pusat akan memberikan data daftar gaji kepada ASKRIDA Medan.

3. Prosedur pembayaran gaji

Bagian Sumber Daya Manusia dan Administrasi di kantor pusat melakukan verifikasi pembayaran gaji kepada bagian Sumber Daya Manusia dan Administrasi di daerah (medan), kemudian diserahkan ke bagian keuangan.

Bagian keuangan mengeluarkan giro yang berisikan gaji karyawan yang kemudian dikirim ke bank. Bank akan mentransfer gaji ke rekening masing-masing pegawai.

I. Bagan Alir Sistem Gaji dan Upah

Bagan Pencatatan Waktu Bagian Gaji Dan Upah

Ket:

KJH : kartu jam hadir RDG : Rekap daftar gaji SPG : surat pernyataan gaji GDG : Daftar gaji

Bagian Utang

KPK:

Kartu karyawan

Gambar Lanjutan Bagan Alir Dokumen Sumber : Mulyadi,2008:392

Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek

Menguangkan cek ke bank &

memasukkan uang ke

Gambar Lanjutan Bagan 3

BKK 2 RDG 1

Membuat bukti memorial

BKK 2 RDG 1 Bukti memorial

Jurnal umum

RDG 2 Daftar gaji 1 Bukti kas keluar 1

Selesai

BKK 2 RDG 1 Bukti memorial

Kartu biaya

KeteranganAlir Dokumen Sistem Penggajian 1. Bagian Pencatatan Waktu

Prosedur ini dimulai pada saat bagian pencatatan waktu mencatat jam hadir karyawan, dan membuat dokumen Kartu Jam Hadir lalu mengisi Daftar Hadir. Dokumen Kartu Jam Hadir dan Daftar Hadir Karyawan ini diserahkan ke bagian gaji.

2. Bagian gaji dan upah

Setelah menerima dokumen Kartu Jam Hadir dan Daftar Karyawan dari bagian pencatat waktu,kedua dokumen ini diarsipkan permanen menurut tanggal. Lalu bagian gaji membuat Daftar Gaji dan membuat Rekap Gaji.

 Surat pernyataan Gaji, 2 lembar Rekap Daftar Gaji dan lembar kedua Daftar Gaji diserahkan kebagian utang

 Daftar gaji lembar pertama dijurnal ke dalam Kartu Penghasilan Karyawan.

Setelah bagian gaji meneriama dokumen Daftar Gaji lembar kedua dan Bukti Kas Keluar dari bagian kasa, Daftar Gaji dan lembar kedua dan Bukti Kas Keluar diarsipkan permanen menurut tanggal sedangkan Kartu Penghasilan Karyawan diarsipkan menurut tanggal.

3. Bagian utang

Berdasarkan dokumen Daftar Gaji 2 rangkap,Rekap Daftar Gaji 2 rangkap Surat Pernyataan Gaji dan Kartu Penghasilan Karyawan yang dikirim dari bagian gaji, bagian utang membuat Bukti Kas Keluar (BKK) sebanyak 3 rangkap. Dokumen – dokumen tersebut didistribusikan ke:

 Bukti Kas Keluar lembar 1 dijurnal dalam register Buku Kas Keluar dan diserahkan ke bagian kasa.

 Lembar ke-2 dan ke-3 Buku Kas Keluar, 2 rangkap Daftar Gaji, lembar pertama Rekap Daftar Gagi, Surat Pernyataan Gaji, dan Kartu Penghasilan Karyawan diserahkan ke bagian kasa.

 Lembar ke-2 Rekap Daftar Gaji, dikirim ke bagian akuntansi.

Dokumen dari bagian kasa yaitu:

 Lembar 1 Bukti Kas Keluar, Lembar 1 Daftar Gaji dan lembar ke-2 Rekap Daftar Gaji diserahkan ke bagian akuntansi.

 Lembar 1 Bukti Kas Keluar dijurnal dalam Register Bukti Kas Keluar dan diberi nomor cek

4. Bagian kasa

Berdasarkan Bukti Kas Keluar lembar 1, lembar ke-2 dan ke-2 Bukti Kas Keluar, 2 rangkap Daftar Gaji, lembar pertama Rekap Daftar Gaji, Surat Ppernyataan Gaji, dan Kartu Penghasilan Karyawan, yang diterima dari bagian utang, bagian kasa mengisi cek,meminta tanda tangan atas cek, menguangkan cek ke Bank,memasukkan uang ke dalam Amplop Gaji,membayar gaji pada karyawan, meminta tanda tangan atas Kartu Penghasilan Karyawan dan membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukung.

Lalu dokumen-dokumen tersebut didistribusikan ke:

 Lembar ke-2 Rekap Daftar Gaji, lembar 1 Daftar Gaji dan lembar ke-1 Bukti Kas Keluar diserahkan kembali ke bagian utang.

 Lembar ke-2 Daftar Gaji, lembar ke-3 Bukti Kas Keluar dan Kartu Penghasilan Karyawan diserahkan ke bagian gaji.

 Surat Pernyataan Gaji dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan uang gaji.

5. Bagian jurnal/Akuntansi

Berdasarkan lembar ke-2 Bukti Kas Keluar, Rekap Daftar Gaji, lembar 1 dari bagian utang,bagian akuntansi membuat bukti memorial. Bukti memorial ini dijual dalam umum lembar ke-2 Bukti Kas Keluar, Rekap Daftar Gaji lembar 1 beserta Bukti Memorial dikirim ke bagian kartu biaya.Bukti Kas Keluar lembar 1 dijurnal dalam register cek,lembar ke-2 Rekap Daftar Gaji, Daftar Gaji lembar pertama, Bukti Kas Keluar lembar pertama diarsipkan menurut nomor urut dan proses selesai.

6. Kartu biaya

Lembar ke-2 Bukti Kas Keluar, lembar ke 1 Rekap Daftar Gaji, dan bukti memorial diarsipkan permanen menurut nomor urut.Bukti memorial juga dijurnal di Kartu Biaya.

Bagan Alir Dokumen Sistem Pengupahan

Membuat daftar jam kerja Mulai

Mencatat jam hadir

Kartu jam hadir

Membuat daftar hadir

KHJ Daftar hadir karyawan

Mulai

Mencatat jam kerja

Kartu jam hadir

KJK Daftar jam kerja karyawan

Gambar Lanjutan Bagan

Kartu biaya Kartu harga

pokok produk

KeteranganAlir Dokumen Sistem Pengupahan

1. Bagian dibawah Departemen produksi mencatat jam hadir dan membuat kartu jam dan daftar jam kerja.

2. Bagian pencatat waktu mencatat kehadiran karyawan dalam daftar hadir.

3. Bagian gaji dan upah ,dari daftar hadir karyawan dan daftar jam kerja ditandingkan lalu dibuat daftr upah,membuat Rekap Daftar Upah (RDU) dan Sutat Pernyataan Upah (SPU)

4. Bagian utang dari Kartu Penghasilan Karyawan, Surat Pernyataan Upah, Rekap Daftar Upah, daftar gaji di buat bukti kas keluar

5. Bagian kassa dari bukti-bukti di atas dijadikan dasar oleh kassa untuk:

 Mengisi cek dan memintakan tanda tangan dalam amplop

 Menguangkan cek ke bank

 Membayarkan upah pada karyawan

 Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukung 6. Bagian jurnal

Pada bagian ini semua bukti-bukti yang ada dimasukkan dalam jurnal dan terbagi dalam tiga tahap yaitu:

 Berdasarkan dokumen bukti kas keluar dicatat oleh bagian utang dalam register bukti kas keluar

 Berdasarkan bukti memorial bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji dalam jurnal umum.

Bagan aliran sistem penggajian pada PT. ASURANSI BANGUN ASKRIDA SYARIAH MEDAN

Sumber : PT Asuransi Bangun Askrida Syariah Medan Prosedur pencatatan

waktu hadir

Prosedur pembuatan daftar gaji

Prosedur pembayaran gaji

Sistem online Keputusan

pusat

Verifikasi dari pusat ke daerah Data dikirim ke

kantor pusat

Daftar gaji

Giro Jumlah gaji

sesuai kinerja

Bank

Slip gaji

KeteranganAlir Sistem Penggajian di Perusahaan PT. ASURANSI BANGUN ASKRIDA SYARIAH MEDAN

I. Pencatatan waktu hadir

Pada PT. Asuransi Bangun Askrida Syariah, sistem absen pegawai telah menggunakan sistem komputer dan online (finger Screen), jadi pegawai hanya perlu scan jari dan selanjutnya komputer akan otomatis memproses waktu masuk, waktu keluar dan jumlah hari kerja karyawan dan langsung terhubung ke kantor pusat. Kantor pusat melakukan penghitungann gaji sesuai kehadiran.Prosedur ini terpisah dari prosedur penggajian. Pencatatan waktu di hadir ASKRIDA sudah baik sesuai dengan tujuan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2008,164)

2. Pembuatan daftar gaji

Prosedur ini dilakukan oleh bagian penggajian kantor pusat. Bagian penggajian ini menerima rekap daftar hadir karyawan dari bagian operasional, membuat daftar gaji berdasarkan dokumen surat keputusan pengangkatan karyawan, masa kerja karyawan dan jabatan karyawan, mencatat biaya gaji, membuat rekap daftar gaji untuk masing-masing karyawan kantor cabang dan pusat. Laporan rekap daftar gaji telah termasuk kedalam unsur-unsur gaji yaitu gaji pokok, tunjangan keluarga, tunjangan kemahalan, tunjangan pofesi &

Keahlian, tunjangan pajak PPh 21, uang makan, potongan gaji ( BPJS, Pensiun, Askes YKP, Koperasi,Pinjaman Lainnya), kemudian diajukan ke pengurus untuk disetujui.Prosedur ini terpisah dari prosedur pembayaran gaji dan prosedur administrasi. Prosedur pembuat daftar gaji /penggajian pada ASKRIDA sudah

sesuai dengan tujuan sistem pengendalian intern menurut Mardi(2011:59), dan sesuai dengan unsur-unsur gaji menurut Sugiyarso(2005:97)

3. Pembayaran gaji

Bagian keuangan mengeluarkan giro yang berisikan gaji karyawan yang kemudian dikirim ke bank. Bank akan mentransfer gaji ke rekening masing-masing pegawai.

Prosedur pembayaran gaji di ASKRIDA sudah baik sesuai dengan prosedur dan prinsip-prinsip pengendalian intern Mulyadi (2008:164).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARANA

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitian dan pembahasan terhadap sistem pengendalian internal gaji dan upah pada karyawan PT. Asuransi Bangun Askrida Syariah Medan adalah sebagai berikut:

1. PT. Asuransi Bangun Askrida Syariah medan hanya memberlakukan pembayaran gaji pada karyawannya. PT. Asuransi Bangun Askrida Syariah Medan tidak memberikan pembayaran upah, hal ini disebabkan karena pembayaran penghasilan (gaji) kepada karyawan didasarkan pada tingkatan yang telah ditetapkan atas jam kerja.

2. Penerapan sistem pengendalian internal gaji dan upah karyawan pasa PT.

Asuransi Bangun Askrida Syariah Medan menunjukkan bahwa pengendalian internalnya baik dan dikategorikan memadai sesuai. Sudah adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab dalam struktur organisasinya, sistem otorisasi dan prosedur yang baik serta praktik yang sehat dalam melaksanakan fungsi tiap unit organisasi.

3. Unsur-unsur gaji pada PT. Asuransi Bangun Askrida Syariah Medan adalah sebagai berikut: Gaji Pokok, Tunjangan Keluarga, Tunjangan Kemahalan, Tunjangan Jabatan, Tunjangan Profesi & Keahlian, Tunjangan Pajak PPh 21, Uang Makan, dan Pemotongan Gaji.

4. Dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian pada PT. Asuransi Bangun Askrida Syariah Medan ini,yaitu: Daftar Gaji, Giro, dan Slip Gaji.

5. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem penggajian yang dilakukan oleh PT. Asuransi Bangun Askrida Syariah Medan adalah prosedur pencatatan waktu, prosedur pembuatan daftar gaji, dan prosedur pembayaran gaji.

Dalam dokumen TUGAS AKHIR SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA PT ASURANSI BANGUN ASKRIDA SYARIAH MEDAN OLEH : SILVIA ARTIKA (Halaman 45-64)