VI. HASIL DAN PEMBAHASAN 22
6.2 Jaringan Supply Chain PT MDS 30
PT. MDS Jababeka merupakan salah satu lokasi produksi PT. MDS disamping lokasi produksi lainnya yang dimiliki oleh PT. MDS. Teori Dasar Supply Chain Management (SCM) di PT. MDS dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Sistem SCM secara umum (Sumber : PT. MDS)
Gambar 9. merupakan teori Supply Chain Management (SCM) yang menggambarkan alur bahan baku masuk sampai produk dipasarkan di PT. MDS. Tetapi secara struktural tidak sepenuhnya bagian mata rantai berada pada Departemen SCM perusahaan. Bagian SCM membawahi 4 mata rantai yaitu pembelian, PPIC, Gudang, dan distribusi. Sedangkan produksi berada dibawah departemen sendiri yaitu departemen produksi. Namun, meskipun demikian tetap bagian produksi akan memproduksi produk berdasarkan SPK (Surat Perintah Kerja) yang dikeluarkan oleh bagian PPIC. Dari gambar 8. terlihat bahwa terdapat keterkaitan erat antara lima bagian dalam rantai Supply Chain Management (SCM). Apabila terdapat masalah di salah satu bagian, maka akan mempengaruhi bagian lainnya. Oleh sebab itu perlu adanya sistem yang tepat agar sistem berjalan dengan tepat. Adapun jaringan yang terlibat atau sering disebut sebagai anggota chain dari Rantai SCM seperti gambar diatas adalah :
6.2.1 Pengadaan
Dahulu bagian pengadaan atau pembelian bahan baku ini dianggap bagian kurang strategis, sehingga keberadaanya sering tidak terlalu dijadikan prioritas perusahaan. Beberapa perusahaan sering melakukan marger bagian pengadaan ini dengan bagian lainnya yang sesuai. Anggapan ini didasarkan pemahaman perusahaan yang kurang, perusahaan masih menganggap bagian pengadaan ini kegiatannya hanya mencakup kegiatan-kegiatan administratif saja. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan persaingan perusahaan, kini bagian pengadaaan ini tidak dianggap kurang strategi lagi bahkan sebaliknya bagian pengadaan merupakan bagian penting terkait keberhasilan perusahaan. Hal ini seperti diungkapkan Pujawan (2005) yang menyebutkan bahwa bagian pengadaan ini punya potensi untuk menciptakan daya saing perusahaan ataupun supply chain, bukan hanya dari perannya dalam mendapatkan bahan baku dengan harga murah, tetapi juga dalam upaya meningkatkan time to market (dalam perancangan produk baru), meningkatkan kualitas
PPIC Pembelian
Produksi
Gudang Distribusi
produk (dengan bekerjasama dengan supplier untuk menjalankan program-program kualitas), dan meningkatkan responsiveness (dengan memilih supplier yang bukan hanya murah, tetapi juga responsif).
Persediaan atau pengadaan bisa diklasifikasikan dengan berbagai cara. Berdasarkan bentuknya, persediaan bisa diklasifikasikan menjadi bahan baku (raw materials), barang setengah jadi (WIP), dan produk jadi (finished product). Yang dimaksud pengadaan dalam hal ini adalah pengadaan raw material. Klasifikasi ini biasaya hanya berlaku pada konteks perusahaan manufaktur.
Berdasarkan fungsinya, persediaan dapat dibedakan menjadi: a. Pipeline atau transit inventory.
Persediaan ini muncul karena lead time pengiriman dari satu tempat ke tempat lain. Barang yang tersimpan di truk sewaktu proses pengiriman adalah salah satu contohnya. Persedaiaan ini akan banyak jika jarak (dan waktu) pengiriman panjang. Jadi, persediaan jenis ini bisa dikurangi dengan mempercepat pengiriman misalnya dengan mengubah alat atau metode transportasi atau dengan mencari pemasok yang lokasinya lebih dekat (tentunya dengan mempertimbangkan konsekuensi lain seperti ongkos kirim, harga dan kualitas). b. Cycle stock.
Cycle stock adalah persediaan akibat motif memenuhi skala ekonomi. Persediaan ini punya siklus tertentu. Pada saat pengiriman jumlahnya banyak, kemudian sedikit demi sedikit jumlahnya berkurang akibat dipakai atau dijual sampai akhirnya habis atau hampir habis, kemudian mulai dengan siklus baru lagi.
c. Persediaan pengamanan (safety stock).
Persediaan pengamanan berfungsi sebagai perlindungan terhadap ketidakpastian permintaan maupun pasokan. Perusahaan biasanya menyimpan lebih banyak dari yang diperkirakan dibutuhkan selama suatu periode tertentu supaya kebutuhan yang lebih banyak dapat dipenuhi tanpa harus menunggu. Menentukan berapa banyaknya persedaiaan pengaman adalah pekerjaan yang sulit. Besar kecilnya persediaan pengaman terkait dengan biaya pengaman dan service level.
d. Anticipation stock
Anticipation stock adalah persediaan yang dibutuhkan untuk mengantisipasi kenaikan permintaan akibat sifat musiman dari permintaan terhadap suatu produk. Walaupun
anticipation stock juga pada hakikatnya adalah mengantisipasi permintaan yang tidak pasti, namun perusahaan bisa memprediksi adanya kenaikan dalam jumlah yang signifikan (bukan sekedar pola acak).
Persediaan juga dapat diklasifikasikan berdasarkan sifat ketergantungan kebutuhan antara satu item dengan item yang lainnya. Item-item yang yang kebutuhannya tergantung pada kebutuhan item lain dinamakan dependent demand item. Sebaliknya, kebutuhan independent demand item tidak tergantung pada kebutuhan item lain. Kalsifikasi ini dilakukan karena pengelolaan kedua jenis item ini biasanya berbeda. Yang termasuk dalam dependent demand item biasanya adalah komponen atau bahan baku yang akan digunakan untuk membuat produk jadi. Kebutuhan baku dan komponen tersebut ditentukan oleh banyaknya jumlah produk jadi yang akan dibuat dengan menggunakan komponen atau bahan baku tersebut. Ketergantungan permintaan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk struktur atau komposisi
produk atau bill of materials (BOM). Produk jadi basanya tergolong dalam independent demand item karena kebutuhan akan satu produk jadi tidak langsung mempengaruhi kebutuhan produk jadi yang lain.
PT. MDS merupakan salah satu perusahaan yang memegang prinsip bahwa bagian pengadaan merupakan salah satu bagian sangat penting dari perusahaan. Beberapa langkah kerjasama telah dilakukan untuk mencapai kesuksesan rantai pasok perusahaan. Kerjasama- kerjasama tersebut tidak hanya meliputi pengadaan kualitas bahan baku terbaik, melainkan sudah sampai riset untuk perancangan produk baru yang dilakukan dengan melibatkan bagian R & D perusahaan.
Transaksi baik bahan baku ataupun bahan jadi terus berlangsung. Bahan baku berupa daging baik daging sapi ataupun ayam di PT. MDS merupakan daging yang memenuhi standar yang ditetapkan oleh departemen R & D perusahaan. PT. MDS berusaha mencari
supplier bahan baku yang sedekat mungkin dari lokasi produksi perusahaan, hal ini dikarenakan untuk memperkecil biaya distribusi bahan baku itu sendiri. Sejauh ini supplier
daging sapi dan ayam terdiri atas supplier lokal dan supplier luar negeri. Untuk daging ayam sejauh ini cukup dipenuhi oleh supplier lokal saja, sedangkan untuk daging sapi terdiri atas
supplier lokal dan luar negeri.
Supplier lokal untuk daging ayam ataupun sapi diambil dari daerah Jawa Barat, Jawa Tengah, dan Jawa Timur. Sedangkan untuk supplier luar negeri untuk penyediaan daging sapi terdiri atas beberapa Negara di Asia Tenggara dan Negara Cina. Impor daging sapi terpaksa dilakukan karena supplier lokal tidak mampu memenuhi kebutuhan PT. MDS untuk penyediaan bahan baku tersebut. Transaksi pembelian bahan baku daging ini biasanya dilakukan secara terus menerus dan berjangka, artinya transaksi hanya dilakukan diawal saja. Selanjutnya supplier akan mengirimkan daging setiap bulannya sesuai dengan kapasitas yang diinginkan oleh perusahaan. Apabila terjadi kekurangan daging (Bahan baku) maka PT. MDS akan meminta suplay tambahan ke supplier pertama, apabila pihak supplier tidak mampu memenuhi permintaan perusahaan, barulah perusahaan mencari supplier lain secara mendadak dan dilakukan transaksi tidak berkala. Transaksi ini hanya dilakukan sekali yaitu hanya untuk memenuhi kekurangan bahan baku pada saat itu saja, tidak ada kesepakatan tambahan seperti dengan supplier transaksi berkala.
6.2.2 Distribusi
Setelah selesai di produksi, hal yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah mendistribusikan produk tersebut ke tangan konsumen. Pendistribusian ini merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan perusahaan. Hal ini dikarenakan pendistribusian memiliki peran dalam memelihara produk sampai ke tangan konsumen, apalagi produk yang dihasilkan oleh PT. MDS merupakan produk yang mudah rusak, sehingga membutuhkan startegi yang tepat untuk menjaga kesegaran produk tersebut sampai ke tangan konsumen. Pengirian produk ke pelanggan atau pemakai akhir tentunya melibatkan kegiatan transportasi. Aktivitas pengiriman ini bisa diakukan sendiri oleh perusahaan atau dengan menyerahkannya ke perusahaan jasa transportasi. Dalam cakupan kegiatan distribusi, perusahaan harus bisa merancang jaringan distribusi yang tepat. Keputusan tentang perancangan jaringan distribusi harus mempertimbangkan tradeoff antara aspek biaya, aspek fleksibilitas, dan aspek kecepatan respon terhadap pelanggan (Pujawan, 2005). Pertimbangan-pertimbangan inilah yang juga menjadi pertimbangan utama dalam mensukseskan distribusi produk-produk di PT. MDS.
Sejauh ini PT. MDS telah melakukan strategi distribusi yang tepat, yaitu dengan membagi kedalam dua strategi distribusi, yaitu distribusi A dan B. Pendistribusian produk Sosis Siap Saji tentunya harus berbeda dengan pendistriusian produk sosis lainnya, dikarenakan sosis siap saji cenderung tahan lama dibandingkan dengan sosis yang harus dimasak trlebih dahulu. Oleh sebab itu, suhu box mobil distribusi tidak harus besuhu rendah seperti halnya suhu box mobil untuk produk sosis yang dimasak terlebih dahulu. Pembagian pusat distribusi kedalam kedalam tiga daerah utama yaitu Bandung, Surabaya, dan Solo merupakan strategi yang tepat untuk mempercepat alur distribusi produk tersebut. Ini merupakan salah satu strategi pemilihan jalur distribusi yang cepat, disamping pemilihan jalur distribusi secara teknis.
a. Distribusi A
Distribusi A merupakan pendistribusian produk untuk produk chill. Produk chill
merupakan produk yang harus dijaga suhunya sampai ke tangan konsumen, produk ini merupakan produk yang harus dimasak terlebih dahulu oleh konsumen sebelum memakannya. Pendistribusian produk ini dilakukan oleh PT. Pangan Sehat Sejahtera (PSS) yang dikontrol pendistribusiannya oleh office PT. MDS yang terletak di Cikarang. Produk chill ini akan didistribusikan ke tiga titik distribusi produk yaitu Bandung, Surabaya, dan Solo. Bandung akan mendistribusikan produk ke wilayah Tasik dan sekitarnya, Cirebon dan sekitarnya. Sedangkan Surabaya akan mendistribusikan produk ke Bali dan sekitarnya, NTB/NTT dan sekitarnya. Adapun Solo akan mendistribusikan produk ke Semarang dan sekitarnya dan Yogyakarta dan sekitarnya. Pendistribusian produk chill ini menggunakan kendaraan khusus yang diatur suhu box kendarannya. Suhu disesuaikan dengan kondisi suhu untuk mempertahankan kualitas produk daging olahan.
b. Distribusi B
Distribusi kedua adalah distribusi B. Distribusi B merupakan pendistribusian untuk produk SSS (Sosis Siap Saji). Produk ini disebut juga produk RTE/Ready to Eat. Distribusi produk ini dilakukan langsung ke outlet-outlet Madusri. Selain disekitar Jawa (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, dan Jakarta), distribusi A ini juga mendistribusikan produk SSS ke luar jawa seperti Makassar, Sumatera, Kalimantan, dan Batam.
Model yang sedang dikembangkan PT. MDS saat ini adalah terus memperlebar jaringan distribusi produk dengan harapan produk sosis mampu menjangkau lebih luas lagi ke seluruh pelosok Indonesia. Motivasi lain pelebaran sayap ini adalah terus meningkatnya permintaan produk daging olahan PT. MDS ini dari berbagai wilayah. Selain menyediakan berbagai produk daging olahan untuk dijual ke pasar, PT. MDS kini mencoba mengikuti tender-tender beberapa industri makanan dalam penyediaan produk olahan daging. Penyediaan daging olahan untuk tender-tender seperti ini tidak seperti penyediaan daging olahan untuk produk perusahaan biasanya, karena karakteristik produk daging olahan harus sesuai dengan keinginan perusahaan yang memberikan tender tersebut. Salah satu contoh tender yang dimenangkan oleh PT. MDS tahun 2011 ini adalah tender penyediaan daging olahan untuk KFC. Oleh sebab itu, PT Madusari meningkatkan volume produksi tahun ini demi memenuhi permintaan dari KFC tersebut.
Distribusi merupakan salah satu rantai yang berada dalam lingkaran supplay chain management (SCM). Oleh sebab itu kesuksesan distribusi merupakan salah satu kesuksesan SCM itu sendiri. Disamping itu, kesuksesan rantai lain sangat mempengaruhi kesuksesan
distribusi itu sendiri. Proses produksi baik, akan tetapi produk tidak dapat didistribusikan dengan baik kepada konsumen, besar kemungkinan terjadi kerusakan pada produk. Apalagi produk PT. MDS merupakan produk olahan daging, amka perlu ada strategi tepat dalam mendistriusikan produk itu sendiri. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, pendistribusian produk PT. MDS digolongkan kepada dua jenis, yaitu distribusi A yang mendistribusikan
produk chill (produk yang harus dimasak terlebih dahulu oleh konsumen sebelum dikonsumsi) dan distribusi B (yang mendistribusikan produk Sosis Siap Saji/SSS (produk yang siap makan, tidak harus dimasak terlebih dahulu).
Pendistribusian produk chill menggunakan mobil khusus yang diatur suhu ruang box mobil tersebut. Suhu box mobil untuk mendistribusikan produk chill ini adalah sekitar 10- 15oC. Meskipun demikian, suhu box mobil bisa lebih rendah. Suhu lebih rendah ini disesuaikan dengan permintaan konsumen tentunya. Pendistribusian produk ini dilakukan oleh PT. Pangan Sehat Sejahtera (PSS) yang dikontrol pendistribusiannya oleh office PT. MDS di Cikarang. Jalur yang digunakan tentunya jalur darat, kecuali untuk wilayah luar Jawa dengan menggunakan kapal laut. Produk chill ini akan didistribusikan ke tiga titik distribusi produk yaitu Bandung, Surabaya, dan Solo. Bandung akan mendistribusikan produk ke wilayah Tasik dan sekitarnya, Cirebon dan sekitarnya. Sedangkan Surabaya akan mendistribusikan produk ke Bali dan sekitarnya, NTB/NTT dan sekitarnya. Solo akan mendistribusikan produk ke Semarang dan sekitarnya dan Yogyakarta dan sekitarnya. Selain daerah sekitar Jawa, distribusi A juga akan mendistribusikan produk ke luar jawa juga seperti Makassar, Sumatera, Kalimantan, dan Batam.
Pendistribusian produk SSS tidak seperti pendistribusian produk chill, yaitu menggunakan box mobil berpendingin kecuali untuk konsumen ternetu yang meminta didistribusikan dalam keadaan dingin. Produk SSSdidistribusikan langsung ke outlet-outlet di beberapa wilayah seperti Jakarta, Jawa barat, Jawa tengah, dan Jawa timur.
6.2.3 Gudang
Gudang merupakan salah satu aspek yang harus diperhatikan pula terkait kesuksesan perusahaan. Tidak mungkin semua produk yang dihasilkan langsung didistribusikan pada waktu itu juga, hal ini akan membuat terjadinya beberapa pendistribusian yang kurang efektif. Begitu pula bahan baku, tidak semuanya bahan baku yang datang bisa langsung dipakai saat itu juga, pastinya harus disimpan terlebih dahulu untuk skala besar. Pemakaian langsung bahan baku secara masal mungkin bisa bagi manufaktur yang masih berskala kecil. Penyimpanan yang baik akan sangat mempengaruhi kualitas dari produk/bahan baku tersebut, apalagi PT. MDS mengolah produk yang mudah rusak. Strategi membagi kedalam beberapa gudang merupakan langkah yang tepat untuk meminimalisir kerusakan produk dan mengefisienkan waktu pendistribusian. Gudang bahan baku khusus untuk menyimpan bahan baku, gudang finish goods khusus untuk penyimpanan sementara produk sebelum disimpan di gudang produk, dan gudang produk khusus menyimpan produk akhir sebelum didistribusikan.
Terdapat tiga gudang penting yang digunakan sebagai gudang penyimpanan di PT. MDS. Dua gudang penyimpanan terdapat di PT. MDS blok J yaitu gudang bahan baku yang sering disebut gudang bahan baku dan gudang hasil produksi yang disebut finish goods, sedangkan satu gudang di PT. Pangan Sehat Sejahtera yang menyimpan hasil produksi sebelum didistribusikan ke konsumen. Gudang bahan baku terdiri atas dua bagian, yaitu gudang untuk bumbu dan gudang untuk daging. Perbedaan dari kedua gudang ini terletak
pada suhu gudang tersebut. Suhu gudang untuk penyimpanan daging jauh lebih rendah dibandingkan dengan gudang penyimpanan bumbu. Perbedaan suhu ini didasarkan pada ketahanan bahan baku tersebut terhadap berbagai faktor kerusakan, seperti kerusakan akibat mikroorganisme. Suhu untuk gudang penyimpanan daging sekitar -15oC sampai -10oC. Sedangkan untuk penyimpanan bumbu suhu gudangnya sekitar 0oC. Untuk penyimpanan
finish goods, suhu gudang sama dengan suhu gudang bahan baku daging. Karena suhu yang sama, terkadang penyimpanan untuk hasil produksi dilakukan di gudang penyimpanan bahan baku daging.
Setelah disimpan sementara di gudang finish goods, produk didistribusikan ke gudang penyimpanan hasil produksi di PT. Pangan Sehat Sejahtera. Gudang ini terbagi atas 4 bagian ruang, yaitu ruang office yang terletak di lantai 2, ruang loading yang terletak di bagian paling depan gudang, ruang penyimpanan daging, dan ruang penyimpanan daging
frozen. Loading merupakan ruang yang digunakan untuk bongkar muat produk, disini terkadang dilakukan pengepakan produk juga. Suhu ruang ini sekitar 5-10oC. Ruang ini tidak digunakan sebagai ruang penyimpanan, akan tetapi dijadikan ruang untuk pengepakan, penerimaan produk, dan persiapan sebelum dimuat ke kendaraan untuk didistribusikan. Ruang yang digunakan untuk penyimpanan produk yaitu ruang penyimpanan daging yang bersuhu sekitar 0 sampai -5oC dan ruang penyimpanan daging frozen yang suhunya hampir mencapai -20oC. Prinsip utama yang dipegang terkait penyimpanan di PT. MDS adalah First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). Dua prinsip ini didasarkan pada kapasitas gudang itu sendiri serta kebutuhan pendistribusian produk. Selain dua prinsip untuk penyimpanan, terdapat dua jenis proses produksi yang diturunkan dari kondisi penyimpanan di gudang. Dua prinsip proses produksi yang diturunkan dari kondisi penyimpanan gudang adalah produk MTS (make to stock) dan MTO (Make to Order). Produk MTS yaitu proses produksi yang didasarkan pada data stok gudang, artinya hasil produksi akan disimpan sebagai stok gudang. Adapun Produk MTO yaitu proses produksi yang didasarkan pada data permintaan, artinya hasil produksi akan langsung didistribusikan ke konsumen. Produk MTO ini biasanya digunakan untuk memenuhi konsumen yang melakukan pemesanan produk dengan skala besar. Sedangkan berdasarkan perhitungan kondisi stok gudang terdapat dua jenis stok produk, yaitu stok total dan stok rilis. Stok total stok keseluruhan produk yang ada di gudang, sedangkan stok rilis adalah stok produk yang siap didistribusikan setelah , dilakukan berbagai pengurangan aspek lainnya. Untuk memudahkan kepala gudang dalam pendataan stok total gudang dilakukan pencataan pada setiap produk yang masuk ke gudang, baik ke gudang frozen ataupun ke gudang non-frozen. Data tersebut meliputi tanggal masuk gudang dan total pack produk. Selain pendataan dalam produk tersebut, produk-produk dikelompokan berdasarkan tanggal masuk gudang dan tanggal keluar gudang di rak-rak produk tersebut. Bagian pendataan gudang mencatat tanggal masuk, jumlah pack, dan tanggal keluar gudang di sebuah catatan kecil yang berada disamping pintu masuk gudang. Catatan- catatan ini akan dicek secara berkala untuk dimasukan kedalam database pusat kondisi gudang PT. Pangan Sehat Sejahtera.