FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSITUT PERTANIAN BOGOR
JAWABAN WAWANCARA
PT. TASPEN (PERSERO) CABANG BOGOR
1. Penyampaian informasi disesuaikan dengan struktur organisasi, dimana para karyawan yaitu pelaksana mengerjakan tugas yang telah diperintahkan setelah itu hasil kerjanya dapat diberikan/diinformasikan kepada kepala seksi, setelah itu kepala seksi membuatkan disposisi untuk diberikan kepada karyawan bidang lain atau kepada kepala bidang, dan dari kepala bidang kemudian akan dibuatkan laporan rangkuman yang lebih spesifik lagi yang akan diberikan kepada fungsional pengendali yang merupakan staf langsung kepala cabang, dari fungsional pengendali akan diperiksa dan akan diberikan langsung kepada kepala cabang. 2. Bidang yang strategis dalam Taspen yaitu bidang pelayanan, yang berurusan
langsung dengan peserta yang melayani berbagai keperluan peserta mengenai tahubungan hari tua pensiunan maupun asuransi. Karena Taspen merupakan BUMN yang bergerak di bidang jasa dalam melayani para pesertanya, maka bidang pelayanan harus dapat menjelaskan dengan baik produk-produk pelayanan jasa yang dapat diperlukan dan sesuai dengan kebutuhan peserta.
3. Hambatan berkomunikasi antar karyawan sudah pasti ada antara lain adanya perbedaan persepsi, pola pikir. Untuk permasalahan itu sendiri sering terjadi seperti kelalaian karyawan untuk segera menyelesaikan tugasnya karena karyawan lain sudah menunggu hasil pekerjaan karyawan tersebut untuk segera dibuatkan laporan dan adanya deadline untuk segera diserahkan kepada atasan. Permasalahan seperti itu sering terjadi karena karyawan yang ditugaskan untuk menyelesaikan tugasnya itu sedang tidak di tempat (dinas luar), lupa meletakkan tugas yang diberikan, sibuk mengerjakan tugas yang lain sehingga tugas yang harusnya segera diselesaikan jadi tertunda dan tidak tepat waktu. Karena permasalahan tersebut biasanya ada sedikit kerenggangan dalam berkomunikasi karena bawahan/pelaksana merasa selalu pekerjaan yang diselesaikan kurang diberikan kelonggaran waktu atau karena keseringan telat dalam menyelesaikan tugasnya sehingga atasan yang menegurnya itu sudah tidak mau mempercayakan lagi tugas itu kepada karyawan tersebut dan timbul kerenggangan hubungan antara yang bersangkutan.
Lanjutan Lampiran 2.
4. Penyampaian instruksi kerja bisa secara lisan dan tulisan. Secara lisan yaitu pada saat meeting atau dalam kelompok diskusi instruksi kerja dapat dilakukan, sedangkan untuk yang secara tulisan yaitu dapat berupa disposisi dan nota dinas. 5. Masing-masing bidang dalam perusahaan akan mengutamakan berkoordinasi
terlebih dahulu pada pelaksana maupun kepala seksi bidang itu sendiri, jika dalam penyelesaian tugasnya memerlukan koordinasi dengan bidang lain maka mereka akan menghubungi bidang yang bersangkutan untuk meminta bantuan dalam penyelesaian tugasnya. Contoh, yaitu bidang pelayanan akan menyelesaikan masalah klim peserta dan jika ada klim yang harus dibayarkan maka akan meminta bantuan kepada bidang keuangan.
6. Setiap karyawan dapat mengeluarkan pendapat atau gagasannya yaitu sesuai pada waktunya jika diadakan meeting ataupun dalam obrolan santai di waktu senggang, namun pendapat atau gagasannya itu harus yang berkaitan dengan kinerja perusahaan.
7. Karyawan dapat mengetahui prosedur/peraturan kerja melalui SOP (Standar Operating Procedure) dan JUKLAK (Petunjuk Pelaksanaan) yang telah dibuat perusahaan untuk menuntun karyawan dalam melakukan ataupun dalam menyelesaikan berbagai pekerjaannya.
8. Cara perusahaan untuk meningkatkan kesadaran karyawan untuk segera menyelsaikan tugas/pekerjaannya yaitu dengan memberikan deadline penyerahan laporan hasil kerja, cara lainnya yaitu dengan dilakukannya evaluasi kerja yang dilakukan setiap pagi guna memperbaiki kinerja karyawan dalam pelayanan kepada para peserta.
9. Bentuk komunikasi yang diterapkan perusahaan kepada karyawannya yaitu bentuk komunikasi internal dimana dalam penyelesaian tugasnya dengan menggunakan
software untuk memudahkan karyawannya dalam bekerja. Software yang digunakan yaitu JAD (Joint Application Document) yang digunakan oleh bidang pelayanan dan keuangan untuk membayarkan klim, dana pensiun, THT, serta dalam pemeliharaan data pensiun; SAP (System Application & Product) yang digunakan bidang oleh bidang personalia & umum dan bidang keuangan untuk membantu kegiatan operasional perusahaan; dan DMS (Database Management
Lanjutan Lampiran 2.
System) yang digunakan oleh semua bidang untuk melakukan kegiatan surat- menyurat dan absensi karyawan.
10.Yang menjadi indikator kinerja karyawan yaitu pencapaian yang dihasilkan karyawan dimana perusahaan bergerak pada bidang pelayanan jasa maka mengutamakan dalam hal melayani para peserta. Jika kepuasan peserta dalam hal pelayanan baik maka kinerja karyawan akan dianggap baik namun jika peserta merasa tidak puas dengan pelayanan yang diberikan karyawan maka kinerja karyawan tersebut akan dianggap menurun.
11.Penilaian kinerja karywan dilakukan setiap setahun dua kali, yaitu semester pertama pada akhir bulan juni dan untuk semester kedua dilakukan pada akhir bulan desember.
12.Cara perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kerja para karyawannya yaitu dengan memfasilitasi karyawan dalam mengadakan pelatihan perlu yaitu Latihan Pemantapan Kerja seperti pelatihan technical skill yang dapat meningkatkan keterampilan karyawan seperti menghitung secara tepat dan cepat, mengoperasikan komputer guna mempermudah karyawan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan dan meningkatkan pelayanan kepada para peserta. Kegiatan social gathering yaitu acara santai namun membicarakan mengenai pencapaian kinerja dan evaluasi kerja secara keseluruhan yang perlu dilakukan setiap dua bulan sekali guna memberikan wawasan dan pengetahuan baru pada karyawan serta dapat meningkatkan solidaritas di antara rekan kerja sehingga dapat menghasilkan kualitas kinerja yang baik.
13.Sebagian besar atau bahkan hampir semua karyawan hal yang memotivasi dalam bekerja yaitu pada penghasilan yang akan diterima berdasarkan pay for performance. Dimana karyawan akan mendapatkan penghasilan beserta tunjangan- tunjangan lain yang menjadi haknya selama bekerja di Taspen.
14.Peran individu sendiri dalam pencapaian tujuan perusahaan sangatlah penting namun masih ada yang tidak mematuhi deadline seperti laporan yang segera diserahkan kepada atasan/pimpinan, untuk peran yang dilakukan secara tim ataupun kelompok terlihat baik dengan adanya kerjasama dan kekompakan/kesolidan diantara para karyawan dalam pencapaian tugas.