BAB III : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI AKTIVA TETAP PADA
B. Jenis-jenis Aktiva Tetap
Berdasarkan hasil riset (survey) yang telah dilakukan oleh peneliti, PT. TOTAL LOGISTIK memiliki rincian aktiva tetap yang digolongkan berdasarkan jenis seperti disebutkan di bawah ini.
1. Tanah
Tanah merupakan harta yang dimiliki dan digunakan selama kegiatan perusahaan masih berlangsung. Masa pemakaiannya tidak terbatas dan
biasanya dijadikan tempat pendirian bangunan seperti kantor, gudang, parkir, dan lainnya. PT. TOTAL LOGISTIK terletak di daerah Sunggal kota Medan, sekitar lima belas kilometer dari pusat kota. Perusahaan ini memiliki luas 2000m2. Pada PT. TOTAL LOGISTIK, tanah yang dimilikinya dijadikan sebagai pendirian gedung, lapangan parkir, dan lainnya, yang meliputi beberapa kotak pembagian antara lain :
I. Sebahagian Areal parkir : 5 m x 10 m = 10 m2 II. Gedung (kantor) : 35 m x 10 m = 350 m2 III. Gedung (area produksi) : 400 m x 400 m = 1600 m2
Total = 2000 m2
2. Gedung
Gedung merupakan suatu bangunan yang berfungsi sebagai tempat berlangsungnya kegiatan perkantoran, produksi dan penyimpanan aktiva. Gedung pada PT. TOTAL LOGISTIK digunakan untuk ruang kantor, produksi, ruang adminstrasi, dan ruang lainnya.
3. Mesin
Mesin termasuk peralatan-peralatan yang menjadi bagian penting di PT. TOTAL LOGISTIK. Mesin-mesin yang ada di PT. TOTAL LOGISTIK terdiri dari, mesin fotokopi, mesin buka valve, mesin bhoot blasting, mesin painting bhoot, mesin valve fitting, mesin compressor, dan mesin genset.
4. Kenderaan
Kenderaan yang ada di PT. TOTAL LOGISTIK ada dua jenis yang pertama adalah sepeda motor yang berfungsi sebagai sarana penunjang bagi operasional kantor, yang kedua adalah truk yang digunakan untuk mengirim dan mengambil tabung.
5. Peralatan/Inventaris
Inventaris merupakan alat-alat yang digunakan pada PT. TOTAL LOGISTIK yang berupa inventaris kantor , seperti meja, kursi, komputer, lemari, arsip, papan tulis, AC, dan alat-alat lainnya.
C. Dokumen dalam Sistem informasi Akuntansi Aktiva Tetap
Formulir dokumen pada dasarnya merupakan wujud fisik rekaman transaksi perusahaan, formulir pada dasarnya digunakan untuk menetapkan tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat, atau menyelesaikan transaksi, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mengirim data dari satu pihak ke pihak lain, dan merekam transaksi atau meminta dilakukanya suatu kegiatan.
Menurut Mulyadi (2001:600), dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi aktiva tetap seperti disebutkan di bawah ini:
1. Surat permintaan otorisasi investasi (expenditures authorization request atau authorization for expenditures),
2. Surat permintaan reparasi (authorization for reparation), 3. Surat permintaan transfer aktiva tetap,
4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, 5. Surat perintah kerja (work order),
6. Surat order pembelian, 7. Laporan penerimaan barang, 8. Faktur dari pemasok,
9. Bukti kas keluar, 10. Bukti memorial.
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan aktiva tetap yang digunakan pada PT. TOTAL LOGISTIK adalah surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan reparasi, surat perintah kerja (work order), surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, bukti kas keluar, dan bukti memorial. Surat permintaan otorisasi investasi (expenditures authorization request). Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi dalam dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada manajemen PT. TOTAL LOGISTIK di pusat. Melalui bagian perlengkapan, usulan investasi diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi kelayakan. Studi kelayakan tersebut digunakan untuk menyusun anggaran investasi (capital budget) untuk disetujui/diotorisasi oleh manajemen perusahaan. Untuk
melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh manajemen perusahaan. Dokumen ini disebut surat permintaan otorisasi investasi.
Surat permintaan reparasi (authorization for repair), berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal. Surat perintah kerja (work order), yaitu dokumen yang memiliki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya. Surat order pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva kepada pemasok. Laporan penerimaan barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
Faktur dari pemasok, yaitu dokumen yang merupakan tagihan dari pemasok atas aktiva tetap yang telah dibeli. Bukti kas keluar, merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi keuangan setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut. Bukti memorial, digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.
D. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan pada PT. Total Logistikuntuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :
1. kartu aktiva tetap, 2. jurnal umum,
3. register bukti kas keluar.
Kartu Aktiva Tetap, yaitu catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu. Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan depresiasi aktiva tetap. Register Buku Kas Keluar, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas. Organisasi harus menyimpan catatan akuntansi dalam bentuk dokumen sumber, jurnal, dan buku besar, catatan ini menjadi jejak audit untuk informasi- informasi penting yang digunakan untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir.
E. Fungsi yang Terkait dalam Sistem informasi Akuntansi Aktiva Tetap
Fungsi yang terkait dalam transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap pada PT. TOTAL LOGISTIKseperti disebutkan di bawah ini.
1. Fungsi pemakai, 2. Wakil manajer, 3. Manajer,
4. Fungsi pembelian, 5. Fungsi penerimaaan, 6. Fungsi aktiva tetap, 7. Fungsi keuangan.
Fungsi pemakai, bertanggung jawab mengajukan usulan investasi dalam aktiva tetap dan mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap. Wakil manajer, berfungsi memberikan persetujuan terhadap usulan investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada di bawah wewenangnya. manajer, memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap yang dicantumkan dalam surat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi. Fungsi pembelian, memilih pemasok dan menerbitkan surat order pembelian pengadaan aktiva tetap. Fungsi ini berada di tangan bagian pembelian. Fungsi penerimaan, melakukan pemeriksaan terhadap aktiva tetap yang diterima dari pemasok yang hasilnya dicantumkan dalam laporan penerimaan barang.
Fungsi aktiva tetap, bertanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap pada PT. TOTAL LOGISTIK. Fungsi ini memiliki wewenang dalam penempatan, pemindahan, dan penghentian pemakaian aktiva tetap. Fungsi keuangan, bertanggung jawab dalam pembuatan dokumen sumber (bukti kas keluar dan bukti memorial) untuk pencatatan mutasi aktiva tetap dan penyelenggaraan buku
pembantu aktiva tetap. Disamping itu fungsi ini juga bertanggung jawab atas penyelenggaraan jurnal yang bersangkutan dengan aktiva tetap (register bukti kas keluar dan jurnal umum).
F. Jaringan Subsistem SistemInformasi Akuntansi Aktiva Tetap
Jaringan subsistem yang membentuk sistem informasi akuntansi aktiva tetap pada PT. TOTAL LOGISTIK adalah :
1. Sistem Pembelian Aktiva Tetap
Sistem Pembelian Aktiva Tetap, sistem ini dirancang untuk melaksanakan pencatatan harga pokok aktiva tetap yang diperoleh dari transaksi pembelian. Karena harga pokok aktiva tetap yang dibeli terdiri dari harga yang tercantum dalam faktur dari pemasok dan semua biaya yang dikeluarkan untuk pemasangan aktiva tetap sampai dengan dalam keadaan siap untuk dipakai, maka dokumen sumber yang dipakai dalam prosedur ini adalah bukti kas keluar (yang dilampiri dengan surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan buku memorial (yang dilampiri dengan surat perintah kerja).
Aktiva tetap dalam penyelesaiannya disajikan sebagai bagian dari aktiva tetap sebesar harga perolehan. Dengan demikian pencatatan perolehan aktiva tetap, dimana nilai aktiva tetap yang diperoleh dicatat sebesar harga beli ditambah dengan biaya – biaya yang dikeluarkan sampai aktiva tersebut siap digunakan. Biaya-biaya tersebut meliputi biaya ongkos angkut, biaya pemasangan, dan biaya percobaan.
Aktiva tetap perusahaan diperoleh melalui berbagai cara antara lain seperti pembelian, pembangunan, dan sumbangan. Aktiva tetap pada PT. TOTAL LOGISTIK diperoleh dengan cara pembelian, dan. PT. TOTAL LOGISTIK Medan setiap enam bulan sekali per tahun mengajukan usulan ke PT. TOTAL LOGISTIK PUSAT Jakarta di bagian perlengkapan untuk penambahan aktiva dan membuat laporan adanya kerusakan aktiva.
Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatatdalam register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut :
Aktiva Tetap xxx
Bukti Kas Keluar Yang Akan dibayar xxx 2. Sistem Pencatatan Penyusutan Aktiva Tetap
Dalam Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No. 16 disebutkan bahwa metode penyusutan yang digunakan untuk aktiva tetap ditelaah ulang secara periodik dan jika terdapat suatu perubahan signifikan dalam pola pemanfaatan ekonomi yang diharapkan dari aktiva tersebut, metode penyusutan harus diubah untuk mencerminkan perubahan pola tersebut. Perubahan metode penyusutan harus diperlakukan sebagai suatu perubahan kebijakan akuntansi dan dilaporkan pada laba atau rugi bersih untuk periode berjalan. Kesalahan mendasar dan perubahan kebijakan akuntansi dan beban penyusutan untuk periode sekarang dan masa yang akan datang harus disesuaikan. Metode yang digunakan untuk suatu aktiva dipilih berdasarkan pola yang diharapkan atas manfaat keekonomian dan secara konsisten digunakan dari periode ke periode kecuali terdapat perubahan dalam pola yang diharapkan atas manfaat keekonomian aktiva tersebut.
Pemilihan metode penyusutan tergantung dari sifat dan karakteristik aktiva tetap masing-masing.
Menurut Warren, et al (2005:509), faktor-faktor yang mempengaruhi biaya penyusutan yaitu:
1. Harga perolehan (acquisition cost) adalah faktor yang paling berpengaruh terhadap perhitungan biaya penyusutan,
2. Nilai residu (residual atau salvage value) merupakan taksiran nilai atau potensi arus kas masuk apabila aktiva tetap tersebut dijual pada saat penarikan/penghentian (retirement) aktiva tetap. Nilai residu tidak selalu ada, ada kalanya suatu aktiva tetap tidak memiliki nilai residu karena aktiva tetap tersebut tidak dijual pada masa penarikannya,
3. Umur ekonomis aktiva tetap (economical life time) terdiri dari: a) Umur fisik yaitu umur yang dikaitkan dengan kondisi fisik
suatu aktiva tetap. Suatu aktiva tetap dikatakan masih memiliki umur fisik apabila secara fisik aktiva tetap tersebut masih dalam kondisi baik (walaupun mungkin sudah menurun fungsinya),
b) Umur fungsional yaitu umur yang dikaitkan dengan kontribusi aktiva tetap tersebut dalam penggunaanya. Suatu aktiva tetap memiliki umur fungsional apabila aktiva tetap tersebut masih memberikan kontribusi bagi perusahaan.
Pencatatan biaya penyusutan yang harus dilakukan oleh PT. TOTAL LOGISTIK adalah sebagai berikut:
biaya penyusutan xxx
akumulasi penyusutan aktiva tetap xxx
3. Sistem Pengeluaran Modal Atas Pemakaian Aktiva Tetap
Sistem ini dirancang untuk mencatat tambahanharga pokokaktiva tetap dengan adanya pengeluaran modal. Setiap pengeluaran modal memerlukan dokumen surat permintaan otorisasi investasi dari manajemen puncak. Pelaksanaan surat permintaan otorisasi investasi dilakukan berdasarkan
dokumensurat perintah kerja. Pencatatan biaya yang terjadi untuk surat perintah kerja (work order) dilakukan menurut nomor surat perintah kerja yang bersangkutan, sehingga dapat dihitung besarnya pengeluaran modal untuk surat printah kerja tertentu, dan dapat dihitung tambahan harga pokok aktiva yang bersangkutan.
Selama penggunaan aktiva tetap dalam perusahaan tentu akan mengalami perbaikan atau penambahan agar aktiva tetap tersebut tetap dapat digunakan dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan tidak dapat menghindarkan diri dari pengeluaran-pengeluaran biaya untuk perbaikan dan pertambahan aktiva tetap tersebut. Pengeluaran-pengeluaran itu harus dianalisis karena akan mempengaruhi harga pokok (cost) yang kemudian mempengaruhi biaya penyusutan. Pengeluaran-pengeluaran biaya yang dilakukan untuk aktiva tetap setelah perolehan aktiva tetap tersebut pada PT. Total Logistik membedakannya atas:
1. Pengeluaran biaya (Revenue Expenditure),
Pengeluaran yang apabila bersifat umum dan memerlukan dana relatif kecil dan hanya memberikan tambahan manfaat pada periode akuntansi dimana biaya itu ditetapkan. Misalnya biaya pemeliharaan gedung, seperti biaya pengecatan gedung, biaya pemeliharaan kenderaan, seperti biaya penggantian oli, biaya pemeliharaan inventaris, komputer, dan mesin-mesini seperti servis secara berkala.
2. Pengeluaran modal (Capital Expenditure).
Pengeluaran biaya atas aktiva tetap yang bersifat pengeluaran tidak rutin dan memerlukan dana yang relatif besar dan dapat memberikan tambahan
manfaat lebih dari sartu periode akuntansi. Misalnya perluasan bangunan atau lahan parkir, penambahan ruangan kantor, pemasangan AC, dan pemasangan listrik.
Pengeluaran-pengeluaran biaya yang dikeluarkan oleh PT. TOTAL LOGISTIK atas pemakaian aktiva tetap biasanya untuk :
1. Biaya pemeliharaan (Maintenance), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk memelihara aktiva tetap dalam kondisi baik. Biaya ini sifatnya biasadan berulang-ulang serta tidak menambah umur aktiva,
2. Biaya perbaikan (Repairs), yaitu pengeluaran untuk memperbaiki aktiva tetap dari kerusakan sehingga menjadi baik dan dapat dipergunakan kembali,
3. Biaya penambahan (Additional), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menambah aktiva-aktiva lain yang lebih baru sehingga menambah mutu dan aktiva yang lebih baik,
4. Biaya perombakan (Rearrangement), yaitu pengeluaran biaya untuk perombakan mesin dan peralatan kemudian dipasang kembali, sehingga lebih ekonomis dan lebih efisien,
5. Biaya penggantian (Replacement), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menggantikan bagian-bagian dari aktiva tetap yang rusak agar aktiva tersebut berfungsi kembali sebagaimana mestinya.
Jurnal pengeluaran biaya reparasi aktiva tetap yang harus dicatat oleh PT. TOTAL LOGISTIK adalah :
biaya reparasi dan penambahan aktiva xxx
kas xxx
4. Sistem Pengawasan Intern Aktiva Tetap
Pengawasan terhadap suatu aktiva harus dilakukan secara tepat dan terorganisir. Alasan ini disebabkan keberadaan aktiva tetap merupakan sesuatu yang krusial dalam pelaksanaan oprasional perusahaan, karenanya harus diawasi dengan teliti bila tidak akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Pengawasan ini bertujuan untuk melindungi aktiva tetap tersebut dari berbagai macam kerusakan yang mungkin terjadi termasuk biaya-biaya. Pada dasarnya tujuan sistem pengawasan intern aktiva tetap bagi suatu perusahaan adalah untuk mengamankan harta benda perusahaan, mendapatkan data akuntansi tepat dan dapat dipercaya serta mendorong tingkat kepatuhan terhadap kebijaksanaan pihak manajemen. Pimpinan bertanggung jawab penuh dalam usaha pengawasan intern terhadap aktiva tetap. Manajemen perlu memperhatikan dan menentukan cara yang baik untuk menciptakan sistem pengawasan yang efektif dan efesien agar pelaksanaan prosedur-prosedur pengawasan dapat dilaksanakan sebaik mungkin.
Dalam melakukan pengawasan intern terhadap aktiva tetap, PT. TOTAL LOGISTIK melakukan pengawasan yang terdiri dari :
Pengawasan ini dibedakan menyangkut dan berhubungan dengan masalah sistem dan prosedur penyelenggara investasi dan menyangkut dan berhubungan dengan masalah teknis atua materi investasi, buku induk, dan buku lainnya,
b. Pengawasan fisik,
Pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui keadaan fisik aktiva tetap di lapangan apakah sesuai dengan catatan yang ada. Dalam hal ini pengawasan dilakukan dengan mengawasi jumlah dan kualitas aktiva tetap yang sebenarnya,
c. Pengawasan penggunaan.
Pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apakah suatu barang/inventaris benar digunakan dengan memperbaiki aspek efisiensi penggunaan. Pengawasan penggunaan ini sangat penting karena sangat menentukan nilai ekonomis aktiva tetap, seperti keamanan, keutuhan, keawetan, dan pendayagunaan barang-barang yang ada.
Unsur-unsur pengendalian intern aktiva tetap pada PT. TOTAL LOGISTIK adalah sebagai berikut :
1. Organisasi
Struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang melakukan pemisahan fungsi, berikut diuraikan organisasi sebagai unsur pengendalian intern antara lain :
a. Fungsi pemakai harus terpisah dari fungsi keuangan aktiva tetap.
Untuk mengawasi aktiva tetap dan pemakaiannya, fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisah dari fungsi pemakai aktiva tetap. Bagian perlengkapan dan bagian keuangan terpisah pada PT. TOTAL LOGISTIK.
b. Transaksi perolehan, penjualan, penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen. Untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi yang mengubah aktiva tetap,unit organisasi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja.
2. Sistem Otorisasi
Sistem otorisasi dirancang untuk memudahkan pengendalian intern terhadap anggaran pengadaan aktiva tetap, sistem otorisasi yang baik akan diuraikan sebagai berikut :
a. Anggaran Investasi Diotorisasi oleh Manajerdan Wakil Manajer.Karena investasi dalam aktiva tetap umumnya meliputi jumlah rupiah yang besar dan menyebabkan keterikatan dana dalam jangka waktu yang lama, maka penggunaan anggaran investasi merupakan sasaran yang baik sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap. Anggaran investasi dalam aktiva tetap ini diotorisasi oleh Manajer dan Wakil Manajer sebagai dasar dalam melaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva tetap.
b. Surat Permintaan otorisasi Investasi Diotorisasi oleh Wakil Manajer.Setiap realisasi Investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat persetujuan dari Wakil Manajer sebelum disetujui pelaksanaannya oleh Manajer PT. TOTAL LOGITIK Medan.
c. Surat Permintaan Otorisasi Reparasi Diotorisasi oleh Wakil Manajer.Surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal harus mendapat persetujuan otorisasi Wakil Manajer.
d. Surat Perintah Kerja Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian Perlengkapan.
Work order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan, reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.
e. Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian Perlengkapan.Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat order pembelian berada ditangan Wakil Manajer.
f. Laporan Penerimaan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan.Laporan penerimaan barang yang berisi persetujuan penerimaan aktiva tetap yang
dikirimkan oleh pemasok harus mendapat otorisasi oleh fungsi penerimaan.
g. Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan.Bukti kas keluar yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh fungsi keuangan.
h. Bukti Memorial Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan.Bukti memorial yang berisi persetujuan dilaksanakannya up dating terhadap kartu aktiva tetap dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi keuangan.
3. Prosedur Pencatatan
Perubahan Kartu Aktiva Tetap Harus Didasarkan Pada Bukti Kas Keluar dan Bukti Memorial yang Dilampiri dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap, yang Diotorisasi oleh Pejabat yang Berwenang.Setiap pemutakhiran data yang dicatat dalam kartu aktiva tetap harus dilakukan oleh fungsi keuangan, dan harus didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang serta dilampiri dokumen pendukung yang sahih.
4. Praktik yang Sehat
Praktik yang sehat memudahkan pengendalian intern terhadap aktiva tetap. Dalam melakukan pemeliharaan aktiva tetap perlu dilakukan pencocokan aktiva tetap scara fisik dengan kartu aktiva tetap. Berikut diuraikan pengendalian intern melalui praktik yang sehat antara lain :
a. Secara periodik Dilakukan Pencocokan Fisik Aktiva Tetap Dengan Kartu Aktiva Tetap. Pengawasan intern yang baik mensyaratkan data dalam kartu aktiva tetap secara periodik dicocokkan dengan aktiva tetap secara fisik.
b. Penggunaan Anggaran Investasi Sebagai Alat Pengendalian Investasi Dalam Aktiva Tetap.Pengawasan investasi dalam aktiva tetap yang baik dilaksanakan dengan menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam anggaran investasi. Anggaran investasi ini disusun setelah dilakukan telaah dan studi kelayakan terhadap usulan investasi.
c. Penutupan Asuransi Aktiva Tetap Terhadap Kerugian.Untuk mencegah kerugian yang timbul sebagai akibat kebakaran dan kecelakaan, aktiva tetap harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai. d. Kebijakan Akuntansi tentang Pemisahan Pengeluaran Modal (Capital
Expenditures) dengan Pengeluaran Pendapatan (Revenue Expenditures). Kebijakan akuntansi tentang pembedaan pengeluaran modal dan pengeluaran pendapatan harus dinyatakan secara eksplisit dan tertulis untuk menjamin konsistensi perlakuan akuntansi terhadap kedua macam pengeluaran tersebut.
5. Sistem Pemberhentian Aktiva Tetap
Suatu aktiva tetap dieliminasi dari neraca ketika dilepaskan atau apabila aktiva secara permanen dihentikan penggunaannya dan tidak ada manfaat ekonomis pada masa yang akan datang. Penghentian penggunaan aktiva tetap disebabkan karena aktiva tetap tersebut tidak dibutuhkan lagi, sudah usang dan
kegunaan aktiva tetap tersebut sudah berakhir. Dalam melakukan pencatatan aktiva tetap yang telah habis masa manfaatnya biasa dilakukan dengan cara dibuang dan dinonaktifkan. Aktiva tetap yang telah dibuang perkiraan dari aktiva tetap dan akumulasi penyusutan harus dihapuskan dan mengkredit perkiraan aktiva tetap sebesar harga perolehan dan mendebet akumulasi penyusutan sampai saat penyingkiran. Aktiva tetap yang telah dinonaktifkan biasanya dicatat sebagai aktiva lainnya.
PT. TOTAL LOGISTIK akan menghentikan penggunaan suatu aktiva tetap karena aktiva tetap tersebut tidak dibutuhkan lagi dan sudah usang.
BAB IV PENUTUP
Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna pada PT. TOTAL