TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI AKTIVA TETAP PADA PT. TOTAL LOGISTIK
oleh :
MUSRIYADI HASAN HARAHAP
092102017PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PADA PT. TOTAL LOGISTIK
Tanggal...….. Dosen Pembimbing Tugas Akhir
( Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
NIP. 19670904 199403 1 004 )
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : MUSRIYADI HASAN HARAHAP
NIM : 092102017
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
AKTIVA TETAP PADA PT. TOTAL
LOGISTIK
MEDAN, 2012
( MUSRIYADI HASAN HARAHAP)
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Alhamdulillah, Puji syukur yang tiada terhingga penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat sesuai dengan waktu yang direncanakan. Tugas akhir ini disusunsebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madyapada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka penulis menyusun tugas akhir ini dengan judul “Sistem informasi Akuntansi Aktiva Tetap pada PT. TOTAL LOGISTIK”.
Dalam penulisan tugas akhir ini tidak mungkin dapat penulis selesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak, baik dukungan moril maupun materil. Untuk itu dari lubuk hati yang paling dalam, penulis menghaturkan rasa hormat dan ucapan terima kasih atas bantuan dan bimbingan yang tiada terkira nilainya, kepada semua pihak yang terlibat.
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara beserta seluruh Dosen dan Staf pengajar yang telah mencurahkan perhatian dan membekali ilmu serta berbagi pengalaman kepada penulis selama masa perkuliahan.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi dan Bapak Drs. Chairul Nazwar, MSi, Ak selaku Sekretaris Departemen DIII Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
4. Teman seperjuangan Eko, Hafiz, bang Yanci, Riski, Oki, Isnan dan adik-adikku Madan, Yul, Hafiz, Imam serta semua taman-teman yang lainnya yang tak bisa disebutkan satu-persatu.
5. Teristimewa kepada kedua orang tua tercinta yang telah membesarkan ananda dengan rasa kasih sayang yang amat besar dan telah memberikan dorongan materil dan spiritual kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Program Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang. Harapan penulis, semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat dan masukan bagi pembaca sehingga dapat membantu penulisan tugas akhir lainnya.
Medan, Oktober 2012 Penulis
DAFTAR ISI
E. Kinerja Kegiatan Terkini... 16
BAB III : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI AKTIVA TETAP PADA PT. TOTAL LOGISTIK A. Pengertian dan Deskripsi Sistem informasi Akuntansi Aktiva Tetap ... …...17
C. Dokumen Dalam Sistem informasi Akuntansi
Aktiva Tetap ... …. … 22 D. Catatan Akuntansi... 25 E. Fungsi yang Terkait dalam Sistem informasi Akuntansi
Aktiva Tetap ... …... 25 F. Jaringan Subsistem Sistem informasi Akuntansi
Aktiva Tetap... ... ……. 27
BAB IV : PENUTUP
A. Kesimpulan ... ……. 39 B. Saran ... ……. 41
DAFTAR PUSTAKA ... ……. 42
DAFTAR GAMBAR
Gambar Keterangan hal.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam suatu perusahaan, akuntansi memegang peranan yang sangat penting karena akuntansi dapat memberikan informasi mengenai keuangan dari suatu perusahaan. Akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi yang menghasilkan informasi keuangan yang relevan. Mengingat pentingnya sistem informasi tersebut maka setiap perusahaan dituntut untuk memiliki suatu sistem informasi yang baik. Apabila sistem informasi tersebut tidak baik dikhawatirkan akan menghasilkan informasi keuangan yang kurang handal. Selain bermanfaat untuk menghasilkan laporan keuangan, sistem informasi akuntansi juga berguna untuk pengawasan. Salah satu bagian akuntansi yang memiliki faktor yang cukup besar dan memiliki andil untuk menghasilkan laporan keuangan adalah aktiva tetap.
Aktiva tetap dicatat sebesar harga perolehannya yaitu jumlah mata uang yang dikeluarkan atau utang yang timbul untuk memperoleh aktiva tetap sampai aktiva tersebut siap untuk digunakan. Perolehan aktiva tetap dapat ditempuh dengan berbagai cara, misalnya dengan pembelian tunai, pembelian secara kredit jangka panjang, pembelian dengan surat berharga, pertukaran, diperoleh dari hadiah atau sumbangan, dan dibangun sendiri. Di dalam menjalankan kegiatan operasi perusahaan, proses perolehan aktiva tetap tersebut tentu memerlukan pertimbangan-pertimbangan bagi pihak perusahaan. Karena kesalahan dalam mempertimbangkan cara memperoleh aktiva tetap juga akan mempengaruhi operasi perusahaan, terutama dari segi dana yang tersedia untuk memperoleh aktiva tersebut. Untuk itu diperlukan suatu perencanaan yang berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang tepat bagi para pengambil keputusan, tentang kebijakan apa yang perlu diambil untuk memperoleh aktiva tetap.
Seiring dengan berjalannya waktu, maka aktiva tetap yang telah dimiliki perusahaan tentunya mempunyai batas waktu tertentu untuk beroperasi, serta memerlukn perbaikan-perbaikan yang kadangkala juga membutuhkan dana yang tidak sedikit jumlahnya, disamping biaya-biaya pemeliharaan rutin agar dapat menunjang kegiatan pengoperasiaannya yang berkesinambungan. Dalam hal ini perlu penetapan apakah pengeluaran-pengeluaran yang berhubungan dengan aktiva tetap masuk kepada pengeluaran modal (Capital Expenditure) ataupun pengeluaran pendapatan (Revenue Expenditure). Penanganan aktiva tetap bertujuan untuk memperoleh efesiensi dan pengamanan terhadap aktiva agar dana yang diinvestasikan ke dalam aktiva tetap memperoleh manfaat yang maksimum sesuai dengan jangka waktu pemakaiannya, serta untuk menghindari ketidakwajaran pelaporan biaya dalam satu periode akuntansi. Aktiva tetap juga sangat erat kaitannya dengan umur ekonomis dari aktiva tersebut sehingga perusahaan perlu menerapkan suatu sistem informasi akuntansi aktiva tetap untuk dapat mengestimasikan secara lebih akurat umur ekonomis aktiva tetap tersebut. Hal ini sangat penting karena dengan estimasi umur ekonomis yang akurat, perusahaan dapat mentaksir masa penggunaan aktiva tetap tersebut secara lebih efektif.
B. Rumusan Masalah
Adapun masalah yang akan dibahas dalam tugas akhir ini adalah “apakah sistem informasi akuntansi aktiva tetap pada PT. Total Logistik sudah berjalan dengan baik”.
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang ingin dicapai oleh penulis adalah untuk mengetahui apakah penerapan sistem informasi akuntansi aktiva tetap di PT. Total Logistik sudah berjalan dengan baik.
2. Manfaat Penelitian
Penelitian yang akan dilakukan penulis pada PT. Total Logistik diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, bagi PT. Total Logistik, dan bagi penulis lainnya.
1. Bagi penulis yaitu sebagai bahan bacaan jika suatu saat penulis dimintai pendapat mengenai sistem informasi akuntansi aktiva tetap pada PT. Total Logistik,
2. Bagi PT. Total Logistik yaitu sebagai bahan bacaan dan pertimbangan untuk memperbaiki penerapan sistem informasi akuntansi aktiva tetap pada PT. Total Logistik yang sudah berjalan selama ini,
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal penulisan
Tempat : PT. TOTAL LOGISTIK
Berikut ini adalah penjelasan dari jadwal survei / observasi penulis
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan TugasAkhir
2. Rencana Isi
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN No. Kegiatan
1. Pengajuan dosen pembimbing
2. Pengajuan Judul
3. Pengumpulan Data
4. Pengolahan dan Analisis Data
5. Penyusunan Tugas Akhir
6. Bimbingan dan Penyempurnaan
Tugas Akhir
Dalam bab ini, penulis akan membahas, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas PT. Total Logistik, Struktur dan Uraian tugas, Kinerja usaha terkini.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang penerapan sistem informasi akuntansi aktiva tetap pada PT. Total Logistik.
BAB IV : PENUTUP
Dalam bab ini dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di PT. Total Logistik, dan saran penulis pada PT. Total Logistik, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.
PROFIL PT. TOTAL LOGISTIK
A. Sejarah Singkat
Perusahaan ini mempunyai ciri khas tersendiri di dalam kelahirannya atau berdirinya. Ciri khas itu dapat ditandai dengan sejarah lahirnya perusahaan yang sebenarnya dahulu bukan bergerak di bidang konsultan jasa perbaikan seperti sekarang. Jelasnya PT. Total Logistik lahir dan didirikan tahun 2002 di Jakarta tepatnya di Central Business Artha Gadiing Jakarta Utara dan sebagai Pimpinan perusahaan pada waktu itu adalah Janitra Limmantoro.
PT. Total Logistik sendiri pada waktu itu berada di Ibu kota yaitu di Jakarta Utara tepatnya, namun PT. Total Logistik dahulunya bergerak di bidang jasa pengangkutan melalui laut. Pada tahun 2004 kepemimpinan perusahaan berpindah tangan kepada Yudi Handono, Yudi Handono dan di jadikan perusahaan yang bergerak di bidang Ekspedisi, seperti Temas, Tanto.
berjalan terus. Kemudian pada tahun 2006 saham perusahaan ini di beli oleh keluarga besar Limmantoro agar tetap dapat menjadi perusahaan keluarga. Dengan keputusan bersama para keluarga dan pemegang saham perusahaan ini dialihkan menjadi perusahaan yang bergerak di bidang konsultan dan jasa perbaikan tabung gas 3 kg.
Jadi perusahaan ini mulai beroperasi pada tahun 2006 sampai sekarang dan membuka beberapa cabang di kota - kota besar seperti Medan, Pekan baru, Palembang dan Jambi.
B. Visi dan Misi Perusahaan
Visi PT. TOTAL LOGISTIK
Visi PT. Total Logistik adalah menuju tercapainya perdagangan barang yang handal untuk bersaing diera globalisasi
Misi PT. TOTAL LOGISTIK
Misi PT. Total Logistik adalah :
1. Memaksimalkan efisiensi untuk para pelanggan, cepat, tepat, terpercaya, professional, dan terjangkau.
2. Memaksimalkan sumber daya manusia dan struktur TI
Tujuan Perusahaan Secara Umum :
Dewasa ini dengan meningkatnya pertumbuhan industri – industri baikmanufaktur ataupun non manufaktur menuntut banyak pihak terutama pihak– pihak yang berhubungan langsung dengan industri untuk berfikir lebih cepatselain itu dituntut untuk menciptakan segala sesuatu harus efektif dan efisien,sehingga target keuntungan dari suatu proses produksi dapat dicapai secaramaksimal. Perusahaan secara keseluruhan, baik skala kecil menengah maupunbesar sesungguhnya memiliki tujuan primer yang sama, yaitu menghasilkankeuntungan atau laba, meningkatkan kesejahteraan pemilik perusahaan,manajemen dan karyawan, berkesinambungan, bertumbuh, dan menyediakanproduk spesifik untuk menjawab kebutuhan tertentu masyarakat. Sejalan denganitu, Levy dan Sarnat ( 1990:2 ) merinci tujuan perusahaan menjadi delapan.
macam yaitu :
1. Memaksimalkan laba 2. Memaksimalkan penjualan
3. Mempertahankan eksistensi perusahaan
4. Mencapai tingkat laba tertentu yang memuaskan 5. Mencapai pangsa pasar tertentu
6. Meminimalkan karyawan yang meninggalkan perusahaan
7.Kedamaian internal ( adanya pertentangan diantara jajaranmanagement)
Tanpa mengurangi maksud dan tujuan perusahaan yang telah dikemukakan diatas pada dasarnya tujuan umum perusahaan dibagi menjadi :
1. Tujuan memaksimalkan laba
2. Tujuan memaksimalkan nilai perusahaan
Tujuan memaksimalkan keuntungan atau laba ini biasanya dihubungkan dengan skala waktu jangka pendek, yaitu bagaimana mendayagunakan kapasitasperusahaan yang tersedia saat ini seoptimal mungkin, diikuti dengan pengendalian biaya seefektif mungkin, sehingga laba yang diperoleh adalah maksimal. Disamping itu, keadaan yang dihadapi oleh pengambil keputusan atau Management tergolong kondisi yang pasti. Lain halnya dengan tujuan
maksimalisasi nilai perusahaan. Tujuan ini merupakan sasaran jangka panjang, yaitu bagaimana memperbaiki kinerja perusahaan sehingga kinerja baik yang itumendorong naiknya harga saham dibursa efek dan pada akhirnya menaikkan nilai perusahaan.
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Struktur Organisasi PT. Total Logistik dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :
Gambar 2.1
Struktur Organisasi PT. Total Logistik
D. Uraian Tugas
WAKIL MANAGER
PENGAWAS
MANDOR
BUKA VALVE SHOOT BLASTING
PAINTING BOOTH
MALT NEKRING
SABLON PASANG VALVE
1.
Manajer• Mewakili Direksi pusat menjalankan perusahaan di kantor cabang
yang beliau pimpin.
• Memberikan laporan kemajuan cabang kepada Direksi pusat
termasuk keuangannya.
• Mengambil keputusan yang diperlukan agar kantor cabang berjalan
lancer.
• Menjalankan program perusahaan untuk kantor cabang itu
mengejar target.
2.
Wakil Manajer• Mewakili Manajer jika Manajer berhalangan.
• Bertanggung jawab atas masalah bagian keuangan perusahaan,
administratif dan urusan rumah tangga perusahaan.
3.
Pengawas• Melakukan pemantauan terhadap seluruh kegiatan para karyawan
dan pegawai selama berada di kantor.
• Berkoordinasi dengan Mandor dalam hal pemantauan.
• Mengarahkan para karyawan tentang pekerjaan apa yang harus
mereka kerjakan.
• Mengawasi dan melaporkan bentuk kecelakaan kerja karyawan.
• Berkoordinasi dengan Pengawas dalam hal pemantauan.
5.
Karyawan• Para karyawan memiliki 6 unit bagian yang mereka kerjakan secara
bergantian atau rotasi kecuali Painting booth tetap.
6 bagian tersebut adalah : a) Buka Valve b) Shoot Blasting c) Painting booth d) Malt Nekring e) Sablon f) Pasang Valve
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada PT. Total Logistik yang bergerak dibidang konsultan dan jasa perbaikan tabung gas 3 kg, semua kegiatan operasionalnya terpusat pemberian layanan yang memuaskan bagi para customer. PT. Total Logitik terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh PT.Total Logistik dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah berusaha memperbaiki citra tabung gas 3 kg yang di pandang masyarakat awam sangat menakutkan karena sering terjadinya ledakan yang diakibatkan kelalaian masyarakat itu sendiri.
Persahaan berusaha terus menerus memperbaiki segala kekurangan agar masyarakat luas dapat menggunakan tabung gas dengan rasa aman, untuk itu perusahaan akan terus berupaya mendengarkan segala keluhan dari masyarakat agar terciptanya tabung gas yang aman dan baik untuk digunakan.
TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian dan Deskripsi Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap
Sistem informasi akuntansi merupakan kegiatan untuk melaksanakan proses pengolahan data akuntansi secara efisien sehingga menghasilkan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan keputusan. Manajemen PT. TOTAL LOGISTIK sangat bertumpu pada sistem informasi yang dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan. Sistem merupakan elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem merupakan sumber daya yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output.
Menurut Romney dan Steinbart (2006; 2) menyebutkan bahwa definisi sistem sebagai berikut:
“sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama atau bisa dikatakan sebuah sistem merupakan kumpulan sumber daya yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu”.
Menurut Hall (2001; 6) menyebutkan defenisi sistem sebagai berikut:
“sistem adalah dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan
atau subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan bersama”. Dari definisi di atas dapat lebih rinci mengenai pengertian umum sistem sebagai berikut:
1. setiap sistem terdiri dari unsur-unsur,
Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar, tempat meraka berada. Informasi adalah data yang berguna yang di olah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan atau bisa dikatakan bahwa informasi adalah salah satu sumber daya bisnis yang vital yang berguna dalam pengambilan keputusan baik bagi pihak internal maupun eksternal. Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.
Informasi merupakan data yang telah mengalami proses pengolahan yang dapat menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan dalam pengambilan keputusan serta berguna bagi pihak yang membutuhkannya. Istilah sistem informasi menganjurkan penggunaan teknologi komputer di dalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada para pemakai.
Akuntansi pada dasarnya merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan keluaran berupa informasi akuntansi.
Sistem informasi akuntansi menurut Nugroho W (2001;4) adalah
“susunan berbagai formulir, cacatan, perlatan, termasuk komputer dan
berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan
menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen”.
Menurut Sofyan S. Harahap (2004), “aktiva tetap adalah aktiva yang menjadi milik perusahaan yang dipergunkan secara terus-menerus dalam kegiatan perusahaan, baik dalam penjualan barang, penjualan aktiva lain atau pembelian aktiva lainnya yang bukan untuk dijual”.
Menurut Kieso (2005:566) menyebutkan bahwa defenisi aktiva tetap adalah sebagai berikut:“aktiva tetap adalah sumber daya yang memiliki tiga karakteristik: memiliki bentuk fisik (bentuk dan ukuran yang jelas), digunakan dalam kegiatan operasional, dan tidak untuk dijual ke konsumen. Aktiva ini biasa dinamakan dengan properti, pabrik, dan peralatan (property, plant, and equipment); atau aktiva tetap (fixed assets)”.
Menurut Mulyadi (2001:591) menyebutkan bahwa defenisi aktiva tetap adalah sebagai berikut:“aktiva tetapadalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, diperoleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan operasional perusahaan, dan bukan bertujuan untuk dijual kembali, bersifat jangka panjang dan merupakan subjek penyusutan”.
Karena kekayaan ini mempunyai wujud, seringkali aktiva tetap disebut dengan aktiva tetap berwujud (tangible fixed assets). Aktiva tetap meliputi aktiva yang tidak dapat disusutkan (non depreciable) terdiri dari tanah/hak atas tanah dan aktiva yang dapat disusutkan (depreciable), mencakup bangunan, mesin serta peralatan lainnya ataupun sumber-sumber alam.
Transaksi yang mengubah aktiva tetap terdiri dari tiga kelompok yaitu : a. transaksi yang mengubah rekening aktiva tetap,
b. transaksi yang mengubah rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan,
c. transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.
Jenis transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap terdiri dari transaksi perolehan (pembelian, pembangunan dan sumbangan), pengeluaran modal, revaluasi, pertukaran, penghentian pemakaian, dan penjualan. Jenis transaksi yang mengubah akumulasi depresiasi aktiva tetap terdiri dari depresiasi, penghentian pemakaian, penjualan dan pertukaran. Dan jenis transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap adalah konsumsi berbagai sumber daya antara lain bahan dan suku cadang, sumber daya manusia, energi, peralatan, dan sumber daya lain untuk kegiatan reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.
B. Jenis-Jenis Aktiva Tetap
Berdasarkan hasil riset (survey) yang telah dilakukan oleh peneliti, PT. TOTAL LOGISTIK memiliki rincian aktiva tetap yang digolongkan berdasarkan jenis seperti disebutkan di bawah ini.
1. Tanah
biasanya dijadikan tempat pendirian bangunan seperti kantor, gudang, parkir, dan lainnya. PT. TOTAL LOGISTIK terletak di daerah Sunggal kota Medan, sekitar lima belas kilometer dari pusat kota. Perusahaan ini memiliki luas 2000m2. Pada PT. TOTAL LOGISTIK, tanah yang dimilikinya dijadikan sebagai pendirian gedung, lapangan parkir, dan lainnya, yang meliputi beberapa kotak pembagian antara lain :
I. Sebahagian Areal parkir : 5 m x 10 m = 10 m2 II. Gedung (kantor) : 35 m x 10 m = 350 m2 III. Gedung (area produksi) : 400 m x 400 m = 1600 m2
Total = 2000 m2
2. Gedung
Gedung merupakan suatu bangunan yang berfungsi sebagai tempat berlangsungnya kegiatan perkantoran, produksi dan penyimpanan aktiva. Gedung pada PT. TOTAL LOGISTIK digunakan untuk ruang kantor, produksi, ruang adminstrasi, dan ruang lainnya.
3. Mesin
4. Kenderaan
Kenderaan yang ada di PT. TOTAL LOGISTIK ada dua jenis yang pertama adalah sepeda motor yang berfungsi sebagai sarana penunjang bagi operasional kantor, yang kedua adalah truk yang digunakan untuk mengirim dan mengambil tabung.
5. Peralatan/Inventaris
Inventaris merupakan alat-alat yang digunakan pada PT. TOTAL LOGISTIK yang berupa inventaris kantor , seperti meja, kursi, komputer, lemari, arsip, papan tulis, AC, dan alat-alat lainnya.
C. Dokumen dalam Sistem informasi Akuntansi Aktiva Tetap
Menurut Mulyadi (2001:600), dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi aktiva tetap seperti disebutkan di bawah ini:
1. Surat permintaan otorisasi investasi (expenditures authorization request atau authorization for expenditures),
2. Surat permintaan reparasi (authorization for reparation), 3. Surat permintaan transfer aktiva tetap,
4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, 5. Surat perintah kerja (work order),
6. Surat order pembelian, 7. Laporan penerimaan barang, 8. Faktur dari pemasok,
9. Bukti kas keluar, 10. Bukti memorial.
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan aktiva tetap yang digunakan pada PT. TOTAL LOGISTIK adalah surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan reparasi, surat perintah kerja (work order), surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, bukti kas keluar, dan bukti memorial. Surat permintaan otorisasi investasi (expenditures authorization request). Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah
melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh manajemen perusahaan. Dokumen ini disebut surat permintaan otorisasi investasi.
Surat permintaan reparasi (authorization for repair), berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal. Surat perintah kerja (work order), yaitu dokumen yang memiliki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya. Surat order pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva kepada pemasok. Laporan penerimaan barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
D. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan pada PT. Total Logistikuntuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :
1. kartu aktiva tetap, 2. jurnal umum,
3. register bukti kas keluar.
Kartu Aktiva Tetap, yaitu catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu. Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan depresiasi aktiva tetap. Register Buku Kas Keluar, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas. Organisasi harus menyimpan catatan akuntansi dalam bentuk dokumen sumber, jurnal, dan buku besar, catatan ini menjadi jejak audit untuk informasi- informasi penting yang digunakan untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir.
E. Fungsi yang Terkait dalam Sistem informasi Akuntansi Aktiva Tetap
1. Fungsi pemakai, 2. Wakil manajer, 3. Manajer,
4. Fungsi pembelian, 5. Fungsi penerimaaan, 6. Fungsi aktiva tetap, 7. Fungsi keuangan.
Fungsi pemakai, bertanggung jawab mengajukan usulan investasi dalam aktiva tetap dan mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk merealisasikan perolehan aktiva tetap. Wakil manajer, berfungsi memberikan persetujuan terhadap usulan investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada di bawah wewenangnya. manajer, memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap yang dicantumkan dalam surat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi. Fungsi pembelian, memilih pemasok dan menerbitkan surat order pembelian pengadaan aktiva tetap. Fungsi ini berada di tangan bagian pembelian. Fungsi penerimaan, melakukan pemeriksaan terhadap aktiva tetap yang diterima dari pemasok yang hasilnya dicantumkan dalam laporan penerimaan barang.
pembantu aktiva tetap. Disamping itu fungsi ini juga bertanggung jawab atas penyelenggaraan jurnal yang bersangkutan dengan aktiva tetap (register bukti kas keluar dan jurnal umum).
F. Jaringan Subsistem SistemInformasi Akuntansi Aktiva Tetap
Jaringan subsistem yang membentuk sistem informasi akuntansi aktiva tetap pada PT. TOTAL LOGISTIK adalah :
1. Sistem Pembelian Aktiva Tetap
Sistem Pembelian Aktiva Tetap, sistem ini dirancang untuk melaksanakan pencatatan harga pokok aktiva tetap yang diperoleh dari transaksi pembelian. Karena harga pokok aktiva tetap yang dibeli terdiri dari harga yang tercantum dalam faktur dari pemasok dan semua biaya yang dikeluarkan untuk pemasangan aktiva tetap sampai dengan dalam keadaan siap untuk dipakai, maka dokumen sumber yang dipakai dalam prosedur ini adalah bukti kas keluar (yang dilampiri dengan surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan buku memorial (yang dilampiri dengan surat perintah kerja).
Aktiva tetap perusahaan diperoleh melalui berbagai cara antara lain seperti pembelian, pembangunan, dan sumbangan. Aktiva tetap pada PT. TOTAL LOGISTIK diperoleh dengan cara pembelian, dan. PT. TOTAL LOGISTIK Medan setiap enam bulan sekali per tahun mengajukan usulan ke PT. TOTAL LOGISTIK PUSAT Jakarta di bagian perlengkapan untuk penambahan aktiva dan membuat laporan adanya kerusakan aktiva.
Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatatdalam register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut :
Aktiva Tetap xxx
Bukti Kas Keluar Yang Akan dibayar xxx 2. Sistem Pencatatan Penyusutan Aktiva Tetap
Pemilihan metode penyusutan tergantung dari sifat dan karakteristik aktiva tetap masing-masing.
Menurut Warren, et al (2005:509), faktor-faktor yang mempengaruhi biaya penyusutan yaitu:
1. Harga perolehan (acquisition cost) adalah faktor yang paling berpengaruh terhadap perhitungan biaya penyusutan,
2. Nilai residu (residual atau salvage value) merupakan taksiran nilai atau potensi arus kas masuk apabila aktiva tetap tersebut dijual pada saat penarikan/penghentian (retirement) aktiva tetap. Nilai residu tidak selalu ada, ada kalanya suatu aktiva tetap tidak memiliki nilai residu karena aktiva tetap tersebut tidak dijual pada masa penarikannya,
3. Umur ekonomis aktiva tetap (economical life time) terdiri dari: a) Umur fisik yaitu umur yang dikaitkan dengan kondisi fisik
suatu aktiva tetap. Suatu aktiva tetap dikatakan masih memiliki umur fisik apabila secara fisik aktiva tetap tersebut masih dalam kondisi baik (walaupun mungkin sudah menurun fungsinya),
b) Umur fungsional yaitu umur yang dikaitkan dengan kontribusi aktiva tetap tersebut dalam penggunaanya. Suatu aktiva tetap memiliki umur fungsional apabila aktiva tetap tersebut masih memberikan kontribusi bagi perusahaan.
Pencatatan biaya penyusutan yang harus dilakukan oleh PT. TOTAL LOGISTIK adalah sebagai berikut:
biaya penyusutan xxx
akumulasi penyusutan aktiva tetap xxx
3. Sistem Pengeluaran Modal Atas Pemakaian Aktiva Tetap
dokumensurat perintah kerja. Pencatatan biaya yang terjadi untuk surat perintah kerja (work order) dilakukan menurut nomor surat perintah kerja yang bersangkutan, sehingga dapat dihitung besarnya pengeluaran modal untuk surat printah kerja tertentu, dan dapat dihitung tambahan harga pokok aktiva yang bersangkutan.
Selama penggunaan aktiva tetap dalam perusahaan tentu akan mengalami perbaikan atau penambahan agar aktiva tetap tersebut tetap dapat digunakan dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan tidak dapat menghindarkan diri dari pengeluaran-pengeluaran biaya untuk perbaikan dan pertambahan aktiva tetap tersebut. Pengeluaran-pengeluaran itu harus dianalisis karena akan mempengaruhi harga pokok (cost) yang kemudian mempengaruhi biaya penyusutan. Pengeluaran-pengeluaran biaya yang dilakukan untuk aktiva tetap setelah perolehan aktiva tetap tersebut pada PT. Total Logistik membedakannya atas:
1. Pengeluaran biaya (Revenue Expenditure),
Pengeluaran yang apabila bersifat umum dan memerlukan dana relatif kecil dan hanya memberikan tambahan manfaat pada periode akuntansi dimana biaya itu ditetapkan. Misalnya biaya pemeliharaan gedung, seperti biaya pengecatan gedung, biaya pemeliharaan kenderaan, seperti biaya penggantian oli, biaya pemeliharaan inventaris, komputer, dan mesin-mesini seperti servis secara berkala.
2. Pengeluaran modal (Capital Expenditure).
manfaat lebih dari sartu periode akuntansi. Misalnya perluasan bangunan atau lahan parkir, penambahan ruangan kantor, pemasangan AC, dan pemasangan listrik.
Pengeluaran-pengeluaran biaya yang dikeluarkan oleh PT. TOTAL LOGISTIK atas pemakaian aktiva tetap biasanya untuk :
1. Biaya pemeliharaan (Maintenance), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk memelihara aktiva tetap dalam kondisi baik. Biaya ini sifatnya biasadan berulang-ulang serta tidak menambah umur aktiva,
2. Biaya perbaikan (Repairs), yaitu pengeluaran untuk memperbaiki aktiva tetap dari kerusakan sehingga menjadi baik dan dapat dipergunakan kembali,
3. Biaya penambahan (Additional), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menambah aktiva-aktiva lain yang lebih baru sehingga menambah mutu dan aktiva yang lebih baik,
4. Biaya perombakan (Rearrangement), yaitu pengeluaran biaya untuk perombakan mesin dan peralatan kemudian dipasang kembali, sehingga lebih ekonomis dan lebih efisien,
Jurnal pengeluaran biaya reparasi aktiva tetap yang harus dicatat oleh PT. TOTAL LOGISTIK adalah :
biaya reparasi dan penambahan aktiva xxx
kas xxx
4. Sistem Pengawasan Intern Aktiva Tetap
Pengawasan terhadap suatu aktiva harus dilakukan secara tepat dan terorganisir. Alasan ini disebabkan keberadaan aktiva tetap merupakan sesuatu yang krusial dalam pelaksanaan oprasional perusahaan, karenanya harus diawasi dengan teliti bila tidak akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Pengawasan ini bertujuan untuk melindungi aktiva tetap tersebut dari berbagai macam kerusakan yang mungkin terjadi termasuk biaya-biaya. Pada dasarnya tujuan sistem pengawasan intern aktiva tetap bagi suatu perusahaan adalah untuk mengamankan harta benda perusahaan, mendapatkan data akuntansi tepat dan dapat dipercaya serta mendorong tingkat kepatuhan terhadap kebijaksanaan pihak manajemen. Pimpinan bertanggung jawab penuh dalam usaha pengawasan intern terhadap aktiva tetap. Manajemen perlu memperhatikan dan menentukan cara yang baik untuk menciptakan sistem pengawasan yang efektif dan efesien agar pelaksanaan prosedur-prosedur pengawasan dapat dilaksanakan sebaik mungkin.
Dalam melakukan pengawasan intern terhadap aktiva tetap, PT. TOTAL LOGISTIK melakukan pengawasan yang terdiri dari :
Pengawasan ini dibedakan menyangkut dan berhubungan dengan masalah sistem dan prosedur penyelenggara investasi dan menyangkut dan berhubungan dengan masalah teknis atua materi investasi, buku induk, dan buku lainnya,
b. Pengawasan fisik,
Pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui keadaan fisik aktiva tetap di lapangan apakah sesuai dengan catatan yang ada. Dalam hal ini pengawasan dilakukan dengan mengawasi jumlah dan kualitas aktiva tetap yang sebenarnya,
c. Pengawasan penggunaan.
Unsur-unsur pengendalian intern aktiva tetap pada PT. TOTAL LOGISTIK adalah sebagai berikut :
1. Organisasi
Struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang melakukan pemisahan fungsi, berikut diuraikan organisasi sebagai unsur pengendalian intern antara lain :
a. Fungsi pemakai harus terpisah dari fungsi keuangan aktiva tetap.
Untuk mengawasi aktiva tetap dan pemakaiannya, fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisah dari fungsi pemakai aktiva tetap. Bagian perlengkapan dan bagian keuangan terpisah pada PT. TOTAL LOGISTIK.
b. Transaksi perolehan, penjualan, penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen. Untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi yang mengubah aktiva tetap,unit organisasi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja.
2. Sistem Otorisasi
a. Anggaran Investasi Diotorisasi oleh Manajerdan Wakil Manajer.Karena investasi dalam aktiva tetap umumnya meliputi jumlah rupiah yang besar dan menyebabkan keterikatan dana dalam jangka waktu yang lama, maka penggunaan anggaran investasi merupakan sasaran yang baik sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap. Anggaran investasi dalam aktiva tetap ini diotorisasi oleh Manajer dan Wakil Manajer sebagai dasar dalam melaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva tetap.
b. Surat Permintaan otorisasi Investasi Diotorisasi oleh Wakil Manajer.Setiap realisasi Investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat persetujuan dari Wakil Manajer sebelum disetujui pelaksanaannya oleh Manajer PT. TOTAL LOGITIK Medan.
c. Surat Permintaan Otorisasi Reparasi Diotorisasi oleh Wakil Manajer.Surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal harus mendapat persetujuan otorisasi Wakil Manajer.
d. Surat Perintah Kerja Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian Perlengkapan.
Work order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal
untuk pembangunan, reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.
e. Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian Perlengkapan.Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat order pembelian berada ditangan Wakil Manajer.
dikirimkan oleh pemasok harus mendapat otorisasi oleh fungsi penerimaan.
g. Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan.Bukti kas keluar yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh fungsi keuangan.
h. Bukti Memorial Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan.Bukti memorial yang berisi persetujuan dilaksanakannya up dating terhadap kartu aktiva tetap dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi keuangan.
3. Prosedur Pencatatan
Perubahan Kartu Aktiva Tetap Harus Didasarkan Pada Bukti Kas Keluar dan Bukti Memorial yang Dilampiri dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap, yang Diotorisasi oleh Pejabat yang Berwenang.Setiap pemutakhiran data yang dicatat dalam kartu aktiva tetap harus dilakukan oleh fungsi keuangan, dan harus didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang serta dilampiri dokumen pendukung yang sahih.
4. Praktik yang Sehat
a. Secara periodik Dilakukan Pencocokan Fisik Aktiva Tetap Dengan Kartu Aktiva Tetap. Pengawasan intern yang baik mensyaratkan data dalam kartu aktiva tetap secara periodik dicocokkan dengan aktiva tetap secara fisik.
b. Penggunaan Anggaran Investasi Sebagai Alat Pengendalian Investasi Dalam Aktiva Tetap.Pengawasan investasi dalam aktiva tetap yang baik dilaksanakan dengan menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam anggaran investasi. Anggaran investasi ini disusun setelah dilakukan telaah dan studi kelayakan terhadap usulan investasi.
c. Penutupan Asuransi Aktiva Tetap Terhadap Kerugian.Untuk mencegah kerugian yang timbul sebagai akibat kebakaran dan kecelakaan, aktiva tetap harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai. d. Kebijakan Akuntansi tentang Pemisahan Pengeluaran Modal (Capital
Expenditures) dengan Pengeluaran Pendapatan (Revenue Expenditures).
Kebijakan akuntansi tentang pembedaan pengeluaran modal dan pengeluaran pendapatan harus dinyatakan secara eksplisit dan tertulis untuk menjamin konsistensi perlakuan akuntansi terhadap kedua macam pengeluaran tersebut.
5. Sistem Pemberhentian Aktiva Tetap
kegunaan aktiva tetap tersebut sudah berakhir. Dalam melakukan pencatatan aktiva tetap yang telah habis masa manfaatnya biasa dilakukan dengan cara dibuang dan dinonaktifkan. Aktiva tetap yang telah dibuang perkiraan dari aktiva tetap dan akumulasi penyusutan harus dihapuskan dan mengkredit perkiraan aktiva tetap sebesar harga perolehan dan mendebet akumulasi penyusutan sampai saat penyingkiran. Aktiva tetap yang telah dinonaktifkan biasanya dicatat sebagai aktiva lainnya.
BAB IV
PENUTUP
Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna pada PT. TOTAL LOGISTIK.
A. Kesimpulan
Berdasarkan data dan hasil riset (survey) yang dilakukan pada PT. TOTAL LOGISTIK, maka penulis menyimpulkan beberapa hal berikut ini.
1. Sistem informasi akuntansi aktiva tetap pada PT. TOTAL LOGISTIK telah berjalan dengan baik.
2. Aktiva tetap yang ada di PT. TOTAL LOGISTIK dikelompokkan menurut jenisnya yang masing – masing telah diberi kode tertentu.
3. Pada Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi, barang dapat diklasifikasi ke dalam: golongan, bidang, kelompok, sub kelompok dan sub-sub kelompok.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mengemukakan beberapa saran-saran kepada pihak manajemen pada PT. TOTAL LOGISTIK.
1. Sebaiknya PT. TOTAL LOGISTIK harus selalu mengawasi sistem informasi akuntansi aktiva tetap yang telah berjalan selama ini untuk menghindari terjadinya tindakan-tindakan yang dapat mengakibatkan kerusakan secara permanen dan penyelewengan dalam hal penggunaan dana untuk pengadaan aktiva tetap tersebut.
2. Sebaiknya PT. TOTAL LOGISTIK harus selalu memeriksa dokumen-dokumen yang terkait dalam transaksi pengadaan aktiva tetap karena hal ini menyangkut jumlah yang besar, sehingga perlu diawasi setiap surat otorisasi permintaan otorisasi investasi dan bukti kas keluar aktiva tetap. 3. Sebaiknya PT. TOTAL LOGISTIK harus selalu mengawasi setiap fungsi
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H, and William S.Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Buku I. Jakarta: Penerbit salemba empat.
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Buku I. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Harahap, Sofyan Syafri. 2004.Akuntansi Aktiva Tetap, Edisi Ketiga, Jakarta : Penerbit PT. Raja Grafindo .
Ikatan Akuntan Indonesia. 2008.Standar Akuntansi Keuangan, Edisi Revisi.Jakarta : Penerbit Salemba Empat.
Kieso, Donald E, Jerry J. Weygandt, and Paul D. Kimmel. 2005. Pengantar Akuntansi. Edisi Ke-7. Jakarta : Penerbit Salemba Empat.
Mulyadi. 2001.Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga. Jakarta : Penerbit Salemba Empat.
Romney, Marshall B, and Paul Jhon Steinbart. 2003.Sistem Informasi Akuntansi, Jilid 1, Edisi Kesembilan, Terjemahan oleh Deny Arnos Kwary, dan Dewi Fitriasari.Jakarta : Penerbit Salemba Empat.
Warren, Carl S, James M Reeve, and Philip E. Fess. 2006.Pengantar Akuntansi,Edisi Ke-21, Buku Kesatu, Cetakan Pertama, Terjemahan oleh Aria Farahmita, Amanugrahani, dan Taufik Hendrawan.Jakarta : Penerbit Salemba Empat.
