PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN
Oleh :
DIAN PEBYAYU W
112102072
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : DIAN PEBYAYU W
NIM : 112102072
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
AKTIVA TETAP PADA
PT PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN
Tanggal : ... 2014 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak NIP. 19550914 198103 1 005
Tanggal : ... 2014 Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi
Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA NIP. 19511114 198203 1 002
Tanggal : ... 2014 Dekan Fakultas Ekonomi USU
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : DIAN PEBYAYU W
NIM : 112102072
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
AKTIVA TETAP PADA
PT PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN
Medan, 2014
i
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini untuk dapat menyelesaikan pendidikan di program Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNIVERSITAS SUMATERA UTARA, dengan judul “ Sistem Informasi akuntansi aktiva Tetap pada PT Perkebunan Nusantara III Medan ”.
Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, penulis banyak mengalami kesulitan yang disebabkan karena keterbatasan waktu, literatur, serta kekurangan kemampuan penulis sendiri dalam menulis dan menganalisa secara ilmiah. Untuk itu dengan segala kerendahan hati menerima kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan tugas akhir ini.
Selama dalam penulis tugas akhir ini penulis banyak menerima masukan dan dorongan baik moral maupun materil. Untuk itu dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar - besarnya kepada :
1. Ayahanda dan Ibunda tercinta yang telah mencurahkan kasih sayang yang tidak terhingga serta dukungan baik moril dan materil dan doa disetiap sujudnya.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec.Ac,Ak selaku dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas sumatera Utara.
untuk membimbing penulis dalam tugas akhir ini.
5. Pimpinan dan seluruh karyawan PT Perkebunan Nusantara III Medan yang telah banyak membantu penulis dalam memberikan izin dan menyediakan data - data yang diperlukan dalam penyusunan tugas akhir ini.
6. Kepada Sahabat saya Nuraisyah Thania, Siti Annisa, Putri Pratiwi, Zainal abdi, dan untuk abang saya Yuspan Handoko dan Azhari Fajar yang telah banyak memberikan motivasi yang sangat luar biasa.
7. Teman - teman mahasiswa stambuk 2011 jurusan Diploma III Akuntansi yang telah memberikan dorongan serta semangat baik dari segi moril Akhir kata, penulis berharap kiranya apa yang disajikan dalam tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis sendiri dan orang lain.
Medan, 2014
Penulis
iii
DAFTAR ISI
HALAMAN
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI...iii
DAFTAR TABEL...v
DAFTAR LAMPIRAN... vi
BAB 1 PENDAHULUAN... 1
A.Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah... 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 5
D.Rencana Penulisan... 6
1. Jadwal Survei / Observasi... 6
2. Rencana Isi... 7
BAB II PT PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN... 9
A.Sejarah Ringkas... 9
B. Struktur Organisasi... 13
C. Uraian Tugas ( job description )... 14
D.Jaringan Usaha ... 20
E. Kinerja Usaha Terkini... 21
F. Rencana Usaha ...23
3. Perolehan aktiva Tetap... 27
4. Penyusutan Aktiva Tetap... 28
5. Pengeluaran Selama Penggunaan Aktiva Tetap... 30
6. Penarikan Aktiva Tetap... 31
B. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 34
C. Pengertian Pengendalian Internal... 34
D. Unsur - Unsusr Pengendalian Intern Aktiva Tetap... 35
E. Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Pengendalian Internal... 39
F. Prosedur Dokumen Aktiva Tetap... 40
1.Catatan Akuntansi... 40
2.Prosedur Dokumen aktiva Tetap... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 44
A. Kesimpulan... 44
B. Saran... 45
DAFTAR PUSTAKA... 46
v
DAFTAR TABEL
No : Judul Halaman
Medan ... 47 2 Surat Balasan Riset dari PT PERKEBUNAN NUSANTARA III
1
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam menghadapi perkembangan usaha yang semakin maju, sebuah perusahaan harus memiliki suatu tujuan dalam menjalankan perusahaannya. Tujuan umum berdirinya suatu perusahaan yaitu memperoleh laba.
Dalam mencapai tujuan tersebut suatu perusahaan membutuhkan akuntansi yang memegang peranan yang sangat penting karena akuntansi dapat memberikan informasi mengenai keuangan dari perusahaan tersebut. Akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi yang menghasilkan informasi keuangan yang relevan. Mengingat pentingnya sistem informasi tersebut maka setiap perusahaan dituntut untuk memiliki suatu sistem akuntansi yang baik. Apabila sistem informasi tersebut tidak baik dikhawatirkan akan mempengaruhi perolehan laba suatu perusahaan tersebut.selain itu juga digunakan untuk pengawasan informasi keuangan.informasi tersebut disajikan dalam bentuk laporan keuangan.
laporan keuangan utama yang dihasilkan dari proses akuntansi adalah neraca dana laba rugi. Salah satu pos dalam neraca adalah aktiva tetap. Aktiva tetap adalah salah satu bagian akuntansi yang memiliki faktor yang cukup besar dan memiliki andil untuk menghasilkan laporan keuangan.
Sistem aktiva tetap perusahaan memproses trnasaksi yang berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghapusan aktiva tetap. Sistem yang efektif akan mendukung keputusan manajemen, pelaporan keuangan, dan pelaporan ke pihak yang berwenang, dan juga memiliki pengendalian internal yang memadai.
Tujuan spesifikasi dari sistem aktiva tetap adalah :
1. Memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal.
2. Mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik aktiva tetap di dalam organisasi. 3. Mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva –
aktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode – metode yang wajar.
4. Menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu merencanakan investasi aktiva tetap dimasa yang akan datang.
5. Mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar. Karakteristik aktiva tetap adalah :
1. Aktiva tetap relatif mahal, dan biaya sulit ditentukan
2. Aktiva tetap dapat digunakan dalam jangka panjang, biasanya selama beberpa tahun. Jika aktiva tetap telah habis dipakai atau usang, perusahaan harus menyusutkannya.
3
Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dan dengan tujuan yang sama.
Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi.
Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen – komponen yaitu : 1. Orang – orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan
melaksanakan berbagai fungsi.
2. Prosedur – prosedur, baik manual maupun yan terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas – aktivitas organisasi.
3. Data tentang proses proses bisnis organisasi.
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Kelima komponen ini secara bersama – sama memungkinkan Sistem Informasi Akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu :
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset – aset organisasi, termasuk data organisasi, data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan handal.
PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN juga memiliki berbagai macam aktiva tetap seperti tanah, gedung, kendaraan, komputer, mesin fotokopi, mesin genset, Air Conditioner, mesin penghancur kertas dan peralatan lainnya. PTPN III Medan tidak dapat menjalankan kegiatan operasional tanpa adanya aktiva tetap tersebut, karena aktiva tetap memiliki peranan yang sangat penting bagi suatu perusahaan, maka diperlukan pengawasan dan perusahaan juga harus memperhatikan masalah pada biaya reparasi dan pemeliharaan apakah relatif konstan atau semakin meningkat sepanjang umur manfaat aktiva tetap karena itu, pihak manajemen harus berhati –hati dalam menerapkan kebijakan khususnya jumlah pengeluaran pendapatan ( revenue expenditire ), sebaliknya pengeluaran untuk aktiva aktiva di atas jumlah minimal yang harus dikapitalisasi sebagai pengeluaran modal ( capital expenditire ).
5
Berdasarkan uraian – uraian di atas maka penulis tertarik untuk meneliti bagaimana pelaksanaan akuntansi aktiva tetap berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan dalam prakteknya diperusahaan. Maka dalam penyusunan tugas akhir penulis mengambil judul “ SISTEM INFORMASI AKUNTANSI AKTIVA TETAP PADA PT.PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN ’’.
B. Rumusan Masalah
Setiap perusahaa akan selalu mengalami permasalahan dalam menjalankan kegiatan perusahaannya. Masalah yang dihadapi oleh perusahaan tersebut adalah berbeda – beda satu sama lainnya, sama halnya dengan PTPN III Medan. Berdasarkan pada latar belakang diatas maka peneliti merasa tertarik untuk mengadakan serangkaian penelitian dan memaparkannya. Maka dirumuskan permasalahan sebagai berikut :
Apakah sistem informasi akuntansi aktiva tetap pada PT.
PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN sudah berjalan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan merupakan hasil akhir yang ingin dicapai, tanpa adanya tujuan yang jelas akan mengakibatkan suatu kegiatan yang kurang terarah. Sesuai dengan penjelasan diatas yang menjadi tujuan penelitian ini adalah :
b.Untuk mengetahui metode penyusutan yang diterapkan perusahaan. c. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi aktiva tetap
pada PTPN III Medan.
d. Untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan studi akhir.
2. Manfaat Penelitian
Adapun yang diharapkan dapat menjadi manfaat dari penelitian ini adalah : a. Peneliti, untuk memahami tentang sistem informasi akuntansi aktiva tetap dan penerapanya dalam praktek dan sebagai salah syarat menyelesaikan studi akhir Diploma.
b.Perusahaan, untuk menjadi sumbangan penulisan berupa saran atau usul bagi pihak manajemen dan sebagai bahan masukan untuk pencatatan lebih lanjut atas aktiva tetap.
c. Pembaca, sebagai informasi untuk penelitian lebih lanjut dan menambah pengetahuan serta bahan kepustakaan.
D. Rencana Penulisan
Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis mempunyai sistematika penulisan yang terdiri dari jadwal survei / observasi dan sistematika penulisan.
1. Jadwal Survei / Observasi
7
Tabel 1.1
Jadwal Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir
Kegiatan
Juni 2014
Juli 2014 I II III IV I 1 Pengajuan Judul Akhir
2 Pengajuan Dosen pembimbing 3 Pengumpulan Data
4 Penyusunan Tugas Akhir 5 Penyempurnaa Tugas Akhir 6 Penyelesaian Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Sistematika penulisan ini terdiri dari empat bab, yaitu pendahuluan, PTPN III Medan, sistem informasi aktiva tetap pada PTPN III Medan, dan penutup dimana satu sama lain saling berkaitan.
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan, manfaat, dan rencana penulisan.
BAB II : PT.PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN
BAB III : SISTEM INFORMASI AKTIVA TETAP PADA PT.
PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN
Dalam hal ini penulis menguraikan tentang pengertian sistem informasi akuntansi, aktiva teap, metode data perolehan dan penyusutan aktiva tetap, manajemen aktiva tetap, dan usnsur- unsur pengendalian intern aktiva tetap PTPN III Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Merupakan bagian akhir dari penyusunan tugas akhir yang terdiri dari kesimpulan serta saran yang dihasilkan dari penelitian ini. Dilengkapi dengan daftar pustaka sebagai referensi dari kesimpulan yang diperlukan dalam penelitian.
9
BAB II
PT PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN
A. Sejarah Ringkas
PT. Perusahaan Nusantara III (Persero) Medan berada di Jalan Sei Batanghari No. 2 Medan. PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) selanjutnya disebut perusahaan didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 8 tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, Dalam rangka restrukturisasi Badan Usaha Milik Negara (BUMN) di bidang perkebunan.
Pemerintah telah melakukan realokasi pengelolaan areal perkebunan dibawah BUMN perkebunan, dimana PT Perkebunan III, IV, V telah dinyatakan bubar dan sejak tanggal tersebut digabung kedalam perusahaan baru yaitu PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), walaupun substansinya masih meneruskan usaha sebelumnya, dengan perubahan dalam struktur ekuitas (jumlah laba dan saldo laba) dan penambahan serta pengurangan beberapa aset kewajiban. Perusahaan didirikan berdasarkan akta No. 36 tanggal 11 Maret 1996 dari Harun Kamil, SH. Notaris di Jakarta dan telah memperoleh pengesahan dari Mentri Kehakiman Republik Indonesia dalam surat keputusannya No. C2-8331 HT.01,01.Th.96 tanggal 8 Agustus 1996, serta diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 81 tanggal 8 Oktober 1996, tambahan No. 8674.
ketentuan Undang-Undang No. 19 tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara dan Undang-Undang No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas serta peraturan Pemerintah No. 45 tahun 2005 tentang pendirian, pengurusan, pengawasan dan pembubaran Badan Usaha Milik Negara, akta perubahan ini telah mendapat persetujuan dari Mentri Hukum dan hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No. AHU-731697.AH.01.02 Tahun 2008 tanggal 14 Oktober 2008.
Pada saat ini PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) memiliki lahan perkebunan yang didukung dengan Pabrik pengolahan untuk masing-masing komoditi.Lahan perkebunan PTPN III tersebar di 6 (enam) Daerah Tingkat II di Provinsi Sumatera Utara yaitu Kabupaten Deli Serdang, Serdang Bedagai, Simalungun, Asahan, Labuhan Batu, dan Tapanuli Selatan. Sampai dengan tahun 2010 Luas lahan yang dikelola mencapai 159.026.89 Ha yang terdiri dari tanaman karet seluas 37.788.31 Ha, tanaman kelapa sawit seluas 105.026.89 Ha, dan areal lain-lain seluas 16.840.67 Ha, yang didukung oleh 11 Pabrik Kelapa Sawit (PKS) dengan total Kapasitas 423.33 ton tandan Buah Segar (TBS)/Jam, 11 Unit Pabrik pengolahan Karet (PPK) dengan kapasitas 142.41 to karet kering (KK)/Hari.
Perseroan melakukan pengolahan hasil tanaman dari kebun sendiri, Kebun PIR Plasma maupun dari pihak-pihak lain menjadi barang setengah jadi atau barang jadi dengan bentuk produk sebagai berikut:
a. Komoditi Karet : Lateks Pusingan, Crumb Rubber dan Sheet. b. Komoditi Kelapa Sawit : Crude Palm Oil (CPO) dan Palm Karnel.
11
yang dihasilkan, seluruh BUMN di Indonesia telah membentuk Kantor Pemasaran Bersama (KTB) yang berkedudukan di Jakarta- Indonesia.
[image:20.595.269.400.169.297.2]Logo Perusahaan
Gambar 2.1
Logo PT. Perkebunan Nusantara III ( Persero)
Lambang gambar Dan Makna Warna Logo PT.Perkebunan Nusantara III(Persero) adalah :
1. Gambar 12 helai daun Kelapa Sawit di sebelah kiri bola dunia dan 7 urat pada daun karet yang berwarna hijau di sebelah kanan bola dunia, melambangkan bahwa PTPN III memiliki 12 Paradigma Baru dan 7 Strategi Bisnis yang saling mendukung agar tercapai tujuan PTPN III, yaitu selalu menjadi Perusahaan Perkebunan terbaik dengan Team Work yang Solid dan Inovatif, serta ditunjang dengan Green Tekhnology, Green Business dan ramah lingkungan.
produksi Lateks dan Produk turunannya sedangkan yang berwarna Orange adalah produksi CPO beserta turunannya, yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia
Visi, Misi perusahaan dan Tata Nilai
Visi
Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan agribisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis yang terbaik.
Misi
Adapun misi perusahaan meliputi :
1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan.
2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan. 3. Memperlakukan karyawan sebagai aset strategi dan
mengembangkannya secara optimal.
4. Menjadikan perusahaan terpilih yang memberikan imbal hasil terbaik bagi para investor- investor.
5. Menjadikan perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis. 6. Memotifasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan
komunitas.
7. Melaksanakan seluruh aktifitas perusahaan yang berwawasan
Tata Nilai
13
1. Proactivity – selalu bersikap proaktif denagn penuh inisiatif yang
2. mengevaluasi resiko yang mungkin terjadi.
3. Excellence – selalu memperlihatkan gairah keunggulan dan berusaha
bekerja keras untuk hasil maksimal sesuai kompetensi kita.
4. Team-work – selalu mengutamakan kerja sama tim, agar mampu
menghasilkan sinergi optimal bagi perusahaan.
5. Innovation – selalu menghargai kreatifitas dan menghasilkan inovasi
dalam metode dan produk baru.
6. Responsibility – selalu bertanggung jawab atas akibat keputusan yang
diambil dan tindakan yang dilakukan.
B. Struktur Organisasi
Sebuah perusahaan yang besar maupun kecil tentunya sangat memerlukan adanya struktur organisasi perusahaan, yang menerangkan kepada seluruh karyawan untuk mengerti apa tugas dan batasan-batasan tugasnya, kepada siapa dia bertanggung jawab sehingga pada akhirnya aktivitas akan berjalan secara sistematis dan terkoordinir dengan baik dan benar.
C. Uraian Tugas ( job description )
Dalam organisasi PT. Perkebunan Nusantara III Medan sumber wewenang berasal dari RUPS dan kemudian didelegasikan kepada Dewan Komisaris, dan Dewan Komisaris mendelegasikan kepada Direktur terkait yaitu : Direktur Produksi , Direktur Keuangan , Direktur Pemasaran , dan Direktur SDM.Berikut ini adalah uraian tugas direksi PT perkebunan Nusantara III Medan yang dapat dilihat sebagai berikut :
1. Rapat Umum Pemegang Saham (R.U.P.S)
Tugas rapat umum pemegang saham (R.U.P.S) :
a. Mengangkat dan memberhentikan Dewan Komisaris.
b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan penggunaan modal atau aset perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
c. Mengawasi Dewan Komisaris dalam melaksanakan tugas yang telah dibebankan kepadanya oleh pemegang saham.
2. Dewan Komisaris
Tugas dewan komisaris :
a. Memberikan nasehat kepada pimpinan
b. Membantu pimpinan didalam menginvestasikan dana perusahaan c. Mengawasi jalannya perusahaan.
3.Satuan Pengawasan Intern
Tugas satuan pengawasan intern :
15
lanjutmencapai sasaran perusahaan secara efisien, efektif dan ekonomis.
b. Mengelola dan bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan pemeriksaan.
c. Dalam melaksanakan tugasnya kepada BPI memperhatikan pedoman BPIBUMN dan ketentuan lainnya serta di bantu oleh kepala seksi bawahan.
4. Direktur Utama
Tugas direktur utama :
a. Membangun perusahaan kelas duniayang berbasis agribisnis. b. Mewujudkan portofolio bisnis perusahaan yang memberikan
keuntungan dan nilai tambah.
c. Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui Teknologi Informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data, serta memberdaya gunakan secara maksimal.
d. Melaksanakan kebiasaan perusahaan, sesuai dengan yang diatur di dalam anggaran perusahaan, serta ketentuan yang digariskan oleh Rapat Umum Pemegang Saham.
e. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas para anggota Direksi dan mengawasi secara umum.
g. Bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.
h. Menetapkan langkah-langkah pokok dalam melaksanakan kebijakan pemerintah.
5. Direktur Produksi
Tugas direktur produksi :
a. Menetapkan dan mewujudkan sarana strategi di bidang produksi. b. Mengendalikan biaya produksi pada tingkat yang lebih efisien. c. Merencanakan program sertifikasi ISO 9000 dan ISO 14000.
d. Menyusun perencanaan dibidang pekerjaan yang tercantum dalam kebijaksanaan Direksi.
e. Melaksanakan peraturan-peraturan dan pengendalian dari unit-unit usaha dan sarana pendukungnya mencakup tanaman.
f. Melaksanakan pemberian dan pengawasan terhadap kegiatan yang tercantum pada kebijaksanaan Direksi.
g. Melaksanakan rencana rehabilitasi dan investasi dibidang tanaman maupun sarana pendukung produksi lainnya dari unit-unit usaha yang telah ada.
6. Direktur Keuangan
Tugas direktur keuangan :
a. Menyusun perencanaan dibidang keuangan.
17
c. Mengelola Administrasi keuangan secara umum pada bidang keuangan dan perkantoran serta segala sesuatunya yang berkaitan dengan itu.
d. Melaksanakan pengendalian pengawasan terhadap bidang-bidangnya.
7. Direktur Sumber Daya Manusia
Tugas direktur sumber daya manusia :
a. Menetapkan kebutuhan SDM (Kompetensi, Kuantitas, dan Waktu) b. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan, penyelesaian
hukum dan agrarian, kesepakatan, kesehatan, dan keamanan serta sosial umum.
c. Menyusun perencanaan dibidang ketenaga kerjaan dan masalah umum serta kesejahteraan karyawan.
d. Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan dibidang yang dikelolanya.
e. Mengelola sumber daya manusia yang ada secara umum.
f. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang-bidang diatas.
8. Direktur Perencanaan dan Pengembangan
Tugas direktur perencanaan dan pengembangan :
b. Menetapkan strategi dan kebijakan bidang perencanaan dan pengembangan usaha serta mengevaluasi pelaksanaannya.
c. Membangun sistem aliansi dalam pengembangan portofolio bisnis dan disertifikasi usaha.
d. Fokus pada pengembangan usaha baru dan pengembangan industri hilir.
9. Bagian Tanaman
Tugas Bagian Tanaman :
a.Menyusun rencana jangka pendek (anggaran belanja) dalam bidang tanaman dan produksi.
b. Menyelenggarakan pengadaan bahan-bahan tanaman.
10.Bagian Teknik
Tugas Bagian Teknik :
a.Membantu Direksi melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dalam merencanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan mesin-mesin, sipil / bangunan baik dari kebun sendiri (inti) maupun dikebun pelasura (pir) dan daerah pengembangan.
b. Membuat rencana perawatan / pemeliharaan mesin-mesin, traksi dan bangunan sipil.
11.Bagian Keuangan
19
a.Membuat laporan kepada Direksi mengenai realisasi keuangan serta menyelenggarakan administrasi keuangan dan barang-barang kebutuhan masyarakat.
b. Mengurus hal-hal yang berhubungan dengan asuransi perusahaan. c.Bekerja sama dengan bagian pemasaran hasil dan pemasukan uang
dan pengendalian / pengeluaran untuk kebutuhan perusahaan.
12.Kepala Bagian Keuangan
Tugas Kepala Bagian Keuangan :
a.Melaksanakan pengalihan keuangan meliputi seluruh fungsi fungsi perencanaan, pencarian sumber-sumber penerimaan, penyimpanan/pendapatan pada kertas folio terbaik, pengalokasian penggunaan pengawasan.
b. Melaksanakan kegiatan administrasi Keuangan Perpajakan dan Asuransi Aset perusahaan.
c.Membina kerja sama yang baik dengan biro/bagian terkait sehingga tugas-tugas dan kerjasama yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik.
13.Kepala Urusan Kas dan Bank
Tugas Kepala Urusan Kas dan Bank :
b. Mengkoordinir penyusunan rencana pembagunan hutang pokok dan bangunan atas penarikan kredit investasi yang akan, sedang dan telah diproses penarikannya.
c.Mengkoordinir penyusunan rencana pembayaran kepada pihak ketiga secara mingguan, dua mingguan, dan bulanan.
Wewenang Kepala Urusan Kas dan Bank :
a.Menjalankan program kerja dalam rangka keuangan organisasi dilengkapi Urusan Kas dan Bank.
b. Memberikan penilaian dan pembimbingan karyawan dilengkapi Urusan Kas dan Bank.
c.Menilai dan mengevaluasi pelaksaan tugas-tugas bawahannya
D. Jaringan Usaha
1. Kelapa Sawit - Minyak sawit dan Inti sawit
PT. Perkebunan nusantara III menjadikan minyak dan inti sawit sebagai komoditi yang memebrikan kontribusi besar bagi pendapatan perusahaan.Mutu produk minyak dan inti sawit yang dihasilkan perusahaan sudah dikenal dipasar lokal maupun internasional dengan pasokan yang tepat waktu kepada pembeli.
2. Karet - Lateks, Crumb Rubber dan Rubber Smoke Sheet
21
internasional, disejumlah pabrik ban terbesar seperti Bridgestone, Good Year, Firestone, Han kook dan lainnya.
3. Industri Hilir Karet - Rubber threads, Rubber Dockfender, Rubber Article, Rubber Cowmat, Coveyor Belt, Rubber Karlet dan Resin. Pabrik industri hilir karet didirikan pada tahun 1965 untuk mengantisipasi perubahan fluktuasi pad karet alam dan persaingan kuat karet sintesis PT perkebunan Nusantara III sekarang ini memiliki 3 fasilitas pengolahan yang disebut dengan pabrik Rubber Thread, Pabrik Rubber article, Rubber Cowmat, Convenyor Beh, Rubber Karlet dan kesin.ini adalah produk utama pabrik - pabrik tersebut. Produk perusahaan telah menerima Indonesian Industries Standart ( SII ) Certificate, International Quality certificate ISO 9001:2000 dan ISO 14001 1996, TUV dan OCOTEX.
E. Kinerja Usaha Terkini
1. Penghargaan Karet Nusantara Award 2007
Pada tanggal 2007 bertempat di Hotel Aston Palembang, Kementrian Negara BUMN menyerahkan Karet Nusantara Award 2007 kepada beberapa kebun / unit yang ada di BUMN Perkebunan. Motivasi dari Kementrian Negara BUMN sebagai pemegang saham dalam acara tersebut, perlunya memberikan dorongan kepada seluruh elemen perkaretan BUMN Perkebunan dengan memberikan penghargaan terhadap kinerja yang telah dilakukan para manajer kebun dan pabrik khususnya pada tahun 2006 atas pencapaian kinerja dan produktivitas.
Pada hari kamis, tanggal 6 Desember 2007 bertempat dihotel Borobudur Jakarta, PT Perkebunan Nusantara III memperoleh penghargaan Indonesia Quality Award Tahun 2007.penganugerahan diberikan oleh Menteri Negara BUMN yang diwakili Sekretaris kementrian Nerara BUMN Bapak Muhammad Said Didu kepada Bapak Ir. H. Amri Siregar selaku Direktur Utama.pada tahun 2007 terjadi peningkatan skor Balridge PTPN III dari tahun 2006 dengan skor 467 menjadi 479 dan meraih predikat “ Good Performance “ .Peningkatan tersebut tentunya menaikkan nilai dan image perusahaan yang pada gilirana akan memberikan kontribusi dalam terwujudnya PTPN III menjadi perusahaan kelas dunia pada tahun 2010.
3. Sawit Nusantara Award 2008
23
Tabel 1.2
Sawit Nusantara Award 2008
Kategori Kebun / Unit Peringkat
Kebun Inti Kebun Mambang Muda II ( kedua )
Pabrik Kelapa Sawit
PKS. Rambutan I ( pertama ) PKS. Sei Silau II ( kedua ) PKS. Sei Mangkei III ( Ketiga ) Peningkatan
Produktivitas Kebun Kelapa Sawit
Kebun Mambang Muda III ( Ketiga )
Peningkatan
Produktivitas Pabrik Kelapa Sawit
PKS. Rambutan I ( pertama ) PKS. Sei Silau III ( ketiga )
Sumber : PT Perkebunan Nusantara III Medan
F. Rencana Usaha
Dalam perencanaan kegiatan untuk pelaksanaan sistem kearsipan pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan untuk masa yang akan datang tentunya berorientasi pada visi dan misi PT. Perkebunan Nusantara III Medan yaitu meenjadi perusahaan agrobisnis dunia dengan kinerja prima dan tata kelola terbaik pada tahun 2009.
Peralatan pada PT. Perkebunan Nusantara III pada umumny sudah cukup baik. Rencana kedwpannya terkait sistem kearsipan PT. Perkebunan Nusantara III yanag akan dilakukan adalah :
1. PT. Perkuban Nusantara III akan Mempergunakan peralatan dalam sistem kearsipan adalah sebgai berikut :
Guide adalah petunjuk tempat berkasa - berkas arsip disimpan dana sekaligus berfungsi sebagai pemisah anatar berkas - berkas tersebut .
b. Tickler ( berkas pengingat )
Tickler adalah semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu arsip.
c. Kartu kendali arsip
Kartu kendali arsip digunakan untuk peminjaman oleh setiap pejabat yang memerlukan arsip. Kartu ini harus diberikan rangkap tiga, masing - masing digunakan untuk :
1) Disertakan pada surat yang dipinjam.
2) Ditinggal pada arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam.
25
BAB III
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI AKTIVA TETAP PADA
PT.PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN
A. Akuntansi Aktiva Tetap
1. Pengertian Aktiva Tetap
Aktiva tetap adalah aktiva yang menjadi hak milik perusahaan dan dipergunakan terus - menerus dalam kegiatan menghasilkan barang dan jasa perusahaan. Aktiva ini dicantumkan di Neraca dalam lajur Aset ( Aktiva ) dengan judul Land Building & Equipment atau Plant & Equipment, Fixed Assets, Tangible Assets, Property and Equipment atau aktiva tetap dan lain - lain.
Aktiva tetap memiliki pengertian yang berbeda - beda tetapi pada prinsipnya pengertian tetap ini memiliki makna dan tujuan yang sama. Ada beberapa definisi aktiva tetap yang diungkapkan oleh para ahli, seperti definisi aktiva tetap menurut Mulyadi ( 2001 : 591 ) menyebutkan bahwa aktiva tetap adalah aktiva yang menjadi hak milik perusahaan dan dipergunakan secara terus - menerus dalam kegiatan menghasilkan barang dan jasa perusahaan.
Menurut PAI ( Prinsip Akuntansi Indonesia ) mendefinisikan aktiva tetap sebagai aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun lebih dahulu, yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam kegiatan rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun.
a. Dimiliki untuk digunakan dalam produksi atau penyediaan barang atau jasa, untuk direntalkan kepada pihak lain, atau untuk tujuan administratif.
b. Diharapkan untuk digunakan selama lebih dari satu tahun.
Pengertian aktiva tetap dalam akuntansi yaitu semua aktiva berwujud yang dimiliki dan digunakan oleh perusahaan untuk membantu operasi perusahaan dalam menghasilkan barang dan jasa.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia ( IAI ) dalam standar akuntansi Keuangan ( 2004 : No. 16 ) dikemukakan definisi aktiva tetap adalah sebagai “ Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun lebih dahulu, yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaaat lebih dari satu tahun’’.
Sesuai dengan definisi yang telah dikemukan oleh Ikatan Akuntan Indonesia ( IAI ) diatas tentang aktiva tetap, maka definisi aktiva tetap menurut PTPN III Medan telah disesuaikan dengan Standar Akuntansi Keuangan.
Dari definisi aktiva tetap di atas dinyatakan bahwa aktiva tetap tersebut mempunyai masa manfat lebih dari satu periode akuntansi, digunakan dalam bentuk operasi perusahaan dan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan. Aktiva tetap mempunyai usia yang terbatas kecuali tanah dan aktiva tetap bersifat non moneter dalam arti masa manfaatnya diterima dari penggunaan atau penjualan jasa - jasa dan bukan dari pengubahannya menjadi sejumlah uang tertentu.
2. Penggolongan Aktiva Tetap
27
1) Aktiva berwujud ( tangible assets ) seperti lahan, mesin, gedung. 2) Aktiva tidak berwujud ( intangible assets ) seperti hak cipta, hak
paten, franchise, dan lain - lain. b. Sudut disusutkan atau tidak
1) Aktiva tetap yang dapat disusutkan ( deprecisted plant assets ) seperti gedung, mesin, peralatan dan lain - lain.
2) Aktiva tetap yang tidak dapat disusutkan ( underpreciated plant assets ) seperti tanah.
Sesuai dengan pengetian yang dikemukan oleh Ikatan Alumni Indonesia di atas terkait ciri - ciri aktiva tetap, maka seluruh kategori yang ada pada PTPN III Medan telah disesuaikan dengan Standar AKuntansi Keuangan dimana aktiva tetap yang dimiliki ciri - ciri sesuai dengan yang dimaksudkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia yaitu berwujud dimiliki oleh perusahaan serta tidak dimaksudkan untuk dijual kembali. Beberpa aktiva tetap yang dimiliki oleh PTPN III Medan adalah antara lain :
Bangunan gedung dan kelengkapan halaman Peralatan kantor
Komputer Kendaraan Mesin
3. Perolehan Aktiva Tetap
dan mengadakan kontrak kerja dengan pihak lain ( tender ). Kedua cara ini dipilih berdasarkan pertimbangan atas efisiensi, kemampuan sumber daya perusahaan, serta sifat, jenis dan mutu aktiva yang dibutuhkan. Kedua cara tersebut diuraikan sebagai berikut :
a. Membeli tunai
Pemebelian aktiva tetap secara tuanai dilakukan apabila perusahaan kurang memilki kapasitas untuk membuat sendiri, baik dari segi kemampuan sember daya maupun terbatasnya kesempatan ( waktu ) dan manajemen perusahaan mempertimbangkan bahwa akan lebih efisiensi jika aktiva tersebut dibeli secara tunai dari pada di akuisisi dengan cara lain. Cara ini juga merupakan perolehan aktiva tetap yang lazim dipergunakan oleh perusahaan lainnya. Adapun aktiva tetap yang dibeli perusahaan secara tunai adalah inventaris kantor.
b. Kontrak kerja dengan pihak lain
Proses pengakuisisian aktiva jenis ini dilkaukan dengan cara pemberian tender kepada kontraktor yang menawarkan jasa pengadaan atau pembangunan aktiva tetap bagi perusahaan. Apabila telah telah diperoleh kesempatan antara perusahaan dengan kontraktor maka perusahaan memberi kepercayaan kepada kontraktor untuk membangun aktiva tetap tersebut, dimana perusahaan membayar sejumlah uang sebagai imbalan jasa yang diberikan oleh kontraktor sesuai dengan kesepakatan kerja. Contoh aktiva tetap PTPN III Medan yang diperoleh dengan cara tersebut adalah Rumah Sakit dan Poliklinik, Bangunan Kantor, Perumahan, Jalan dan jembatan dll.
29
Menurut Akuntansi definisi Penyusutan ( depreciation ) merupakan “ Biaya yang dibebankan terhadap produksi akibat penggunaan aktiva tetap itu dalam proses produksi ”.
a. Faktor - faktor yang menentukan beban penyusutan : 1) Harga pokok
Harga pokok merupakan hal yang penting dalam menghitung biaya penyusutan. Mengenai beberapa harga pokok aktiva dan hal - hal apa yang termasuk dalam harga pokok telah dibahas di awal.
2) Nilai residu
Yang dimaksud dengan nilai residu adalah nilai taksiran realisasi ( penjualan melalui kas ) aktiva tetap tersebut setelah akhir penggunaanya atau pada saat dimana aktiva tetap itu harus ditarik dari kegiatan produksi. Nilai residu harus tetap ada.
3) Umur teknis
Yang dimaksud dengan umur teknis adalah taksiran jangka waktu penggunaan aktiva tetap itu dalam kegiatan produksi.
4) Pola pemakaian
Pola pemakaian aktiva tetap itu dalam kegiatan produksi harus dipertimbangkan dalam hubungannya denan pembebanan penyusutan terhadap produksi.
a. Penyusutan dihitung atas aktiva tetap dan menggunakan metode garis lurus yang ada pada akhir pembukuan dengan ketentuan bahwa perolehan tersebut dalam tahun buku minimal 9 ( sembilan ) bulan kalender. Untuk tanaman karet, sawit dan kakao mulai disusutkan sejak tanaman tersebut menghasilkan dengan perkiraan masa manfaat 20 sampai dengan 25 tahun.
b. Terhadap aktiva tetap tanaman dan non tanaman yang dinilai disusutkan berdasarkan sisa umur manfaat aktiva yang bersangkutan dengan metode garis lurus. Untuk aktiva tetap tanaman dengan perkiraan masa manfaat 20 sampai dengan 25 tahun sedangkan umtuk aktiva tetap non
tanaman dengan perkiraan masa manfaat 5-20 tahun.
5. Pengeluaran Selama Penggunaan Aktiva Tetap
Pemeliharaan atas aktiva diperlukan agar aktiva tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan ini dapat berbentuk reparasi, penambahan, dan perombakan. Untuk semua ini perusahaan tentu mengeluarkan dana yang tidak sedikit. Pengeluaran - pengeluaran ini tidak dapat dihindarkan karena hal itu diperlukan agar produktifitas dari aktiva tersebut tetap bertahan sampai mencapai taksiran umur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Taksiran umur tersebut ditentukan perusahaan dengan mempertimbangkan bahwa untuk mencapai umur tersebut aktiva tetap memerlukan pemeliharaan.
31
memberi manfaat dalam periode berjalan yang bersifat berulang - ulang dan tidak menambah mutu aktiva maupun memperpanjang umur aktiva dibebankan ke perkiraan beban dan disebut sebagai pengeluaran pendapat ( revenue expenditure ). Pengeluaran yang dilakukan PTPN IIII Medan sehubungan dengan aktiva tetap untuk periode yang berakhir per 31 desember 2012 hanya terdiri dari pengeluaran pendapatan. Adapun beban - beban tersebut adalah :
a. Beban Pengkajian, Penelitian dan Pengembangan b. Beban Pemeliharan Bangunan Perusahaan
c. Baban Pemelliharaan allat pertanian dan inventaris kecil d. Beban pemakaian alat pertanian
e. Beban lain - lain
6. Penarikan Aktiva Tetap
Aktiva tetap perusahaan dapat dihentikan operasinya baik secara normal maupun secara terpaksa. Aktiva tetap yang dihentikan penggunaanya dapat disebabkan aktiva tetap sudah berakhir masa umurnya, aktiva tetap rusak dan tidak dapat dipergunakan lagi oleh perusahaan.
Akibat yang timbul dari penghentian aktiva tetap beroperasi ini adalah timbulnya kerugian ataupun keuntungan. Menurut PSAK (2007 : 16 ) “ Keuntungan atau kerugian yang timbul dari penghentian atau pelepasan suatu aktiva tetap diakui sebagai keuntungan atau kerugian dalam laporan laba rugi ”.
produksi dapat terganggu apabila ternyata aktiva tetap merupakan sarana yang vital bagi perusahaan.
Cara penarikan aktiva tetap yang dilakukan oleh PT PERKEBUNAN NUSANTARA III Medan dilakukan melalui tahapan - tahapan sebagai berikut :
a. Bagian akuntansi membuat surat kepada : 1) Bagian tanaman
Untuk penarikan aktiva tetap tanaman 2) Bagian teknik
Untuk penarikan aktiva non tanaman, tidak termasuk alat - alat pertanian dan investasi kecil dan alat - alat rumah sakit.
3) Bagian sumber daya manusia
Untuk penarikan aktiva tetap non tanaman, khususnya alat - alat rumah sakit.
b. Bagian akuntasi dan teknik terkait beseta petugas Kebun/unit akan memeriksa langsung aktiva tetap yang akan ditarik/diundurkan. Hasil pemeriksaan akan dituangkan dalam berita acara penarikan beserta lampiran yang ditandatangani bersama oleh petugas
33
d. Berdasarkan surat keputusan Direksi, Kebun/Unit melakukan pengalihan dari pos aktiva tetap ke pos aktiva tetap non produktif, e. Bagian akuntasni berdasarkan surat keputusan Direksi membuat permohonan untuk mendapatkan rekomendasi persetujuan Komisaris
terhadap penghapusan aktiva tetap non produktif tersebut.
f. Berdasarkan rekomendasi persetujuan Komisaris, Direksi membuat surat penghapusan aktiva tetap non produktif tersebut.
g. Kebun / Unit membukukan penghapusan, contoh tanaman karet dengan membuat jurnal.
Dalam hal aktiva tetap produktif yang kondisinya masih baik tetapi tidak aktif digunakan atau beroperasi sepenunhnya, manajemen perusahaan mengalihkannya ke aktiva tetap non operatif. Aktiva tetap ini digolongkan sebagai aktiva lain - lain, dan penyusutannya dibebankan diluar kegiatan usaha pokok perusahaan. Prosedur penarikan aktiva non produktif ke aktiva tetap produktif non operatif adalah :
1. Kebun membuat usulan penarikan aktiva tetap produktif ke aktiva tetap produktif non operatif kepada bagian akuntansi dan dilengkapi dengan alasan / penjelasan sebab – sebab aktiva tetap tersebut diusulkan sebagai aktiva tetap produktif non operatif.
3. Atas dasar Berita Acara tersebut diatas, Bagian akuntansi menindaklanjuti sampai terbitnya surat keputusan direksi untuk penarikan dari aktiva tetap produktif ke aktiva tetap produktif non operatif dan selanjutnya kebun membukukan dengan jurnal.
B. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Widjajanto (2001 : 41 ) menyatakan pengetian Sistem Informasi akuntansi adalah “ Susunan berbagai formulir catatan, perlatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Sistem informasi akuntansi juga berperan sebagai pengecekan harta kekayaan perusahaan. Dengan adanya unsur - unsur pengendalian atau pengecekan dalam sistem akuntansi, berbagai kecurangan, penyimpanan, dan kesalahan dapat dihindarkan atau dilacak sehingga dapat diperbaiki. Apabila kita kaitkan pengertian terhadap sistem, sistem itu sendiri terdiri dari rangkaian input, proses dan output. Menurut definisi, data adalah bahan baku informasi. Dengan demikian dikatakan bahwa informasi akuntansi disusun berdasarkan input yag berupa data akuntansi. Sedangkan proses yang mengubah data akuntansi menjadi informasi akuntansi adalah proses akuntansi.
C. Pengertian Pengendalian Internal
35
perusahaan atau organisasi tertentu. Perusahaan pada umumnya menggunkan Sitem Pengendalian Internal untuk mengarahkan operasi perusahaan dan mencegah terjadinya penyalahgunaan sistem.
Menurut Mulyadi ( 2002 : 181 ), menyatakan bahwa “ Sistem Pengendalian Internal suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan ponsel lain, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yakni kendala pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi ”.
Menurut Bodnar dan Hopwood ( 2003 : 18 ) “ Pengendalian Internal adalah yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan keandalan laporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, ketaatan atas ketentuan dan peraturan yang berlaku ”.
Berdasarkan pengertian - pengertian diatas kita dapat memahami bahwa pengendalian internal merupakan suatu proses yang terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk dilaksanakan oleh orang - orang untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian tujuan - tujuan tertentu yang saling terkait.
Dengan adanya penerapan pengendalian intern dalam setiap kegiatan operasi perusahaan, maka diharapkan tidak akan terjadi tindakan - tindakan penyelewengan yang dapat merugikan peruahaan, misalnya penggelapan baik yang dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja.
D. Unsur - Unsur Pengendalian Intern Aktiva Tetap
Struktur organisasi adalah sustu susunan pembagian tanggung jawab menurut fungsi dan hirarkis. Penyusunan struktur organisasi
dengan demikian harus memperthitungkan semua fungsi yang ada dalam perusahaan dan kemudian membagi habis fungsi - fungsi tersebut kepada pihak - pihak yang harus mempertanggungjawabkannya. Unsur
pengendalian intern antara lain :
a. Fungsi pemakai harus terpakai dari fungsi akuntansi aktiva tetap . Untuk mengawasi aktiva tetap dan pemakaianya, fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisahkan dari fungsi pemakai aktiva tetap.
b. Transaksi perolehan, penjualan, penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara indenpenden. Untuk menciptakan pengencekan intern dalam setiap transaksi yang mengubah aktiva tetap, unit organisasi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah aktiva tetap yang
dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja. 2. Sistem Otorisasi
Sistem otorisasi dirancang untuk memudahkan pengendalian intern anggaran pengadaan aktiva tetap, sistem otorisasi yang baik akan diuraikan sebagai berikut :
37
meliputi jumlah tupiah yang besar yang menyebabkan keterikatan dana dalam jangka waktu yang lama, maka penggunaan anggaran investasi merupakan sasaran yang baik sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap. Anggaran investasi dalam aktiva tetap ini diotorisasi oleh pemilik perusahaan sebagai dasar dalammelaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva tetap.
b. Surat permintaan otorisasi investasi diotorisasi oleh direktur yang bersangkutan. Setiap realisasi investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat persetujuan dari direktur yang bersangkutan sebelum disetujui pelaksanaanya oleh direktur utama perusahaan.
c. Surat permintaan otorisasi oleh direktur utama. Surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal harus mendapat persetujuan otorisasi oleh direktur utama. d. Surat perintah kerja diotorisasi oleh kepala departemen yang
bersangkutan.work order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan, reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.
f. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh penerimaan. Laporan penerimaan aktiva tetap yang dikirimkan oleh pemasok harus mendapat otorisasi oleh fungsi penerimaan.
g. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Bukti kas keluar yang berisi pesetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh fungsi akuntansi.
h. Bukti memorial diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Bukti memorial yang berisi persetujuan dilaksanakannya up dating terhadap kartu aktiva tetap dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi.
3. Prosedur Pencatatan
Perubahan kartu aktiva tetap harus didasarkan pada bukti kas keluar dan bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Setiap pemutakhiran data yang dicatat dalam kartu aktiva tetap harus dilakukan oleh fungssi akuntansi dan harus didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang serta dilampiri dokumen pendukung yang sahih.
4. Praktik yang sehat
Praktik yang sehat memudahkan pengendalian intern terhadap aktiva tetap. Dalam melakukan pemeliharaan aktiva tetap perlu
39
tetap. Berikut diuraikan pengendalian intern melalui prakti yang sehat antara lain :
a. Secara periodik dilakukan pencocokan fisik aktiva tetap dengan kartu aktiva tetap. Pengawasan intern yang baik mensyaratkan data dalam kartu aktiva tetap secara fisik.
b. Penggunaan anggran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap. Pengawasan investasi dalam aktiva tetap yang baik dilaksanakan dengan menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam anggaran investasi. Anggaran investasi ini disusun setelah dilakukan studi kelayakan terhadap usulan investasi.
c. Penutupan asuransi aktiva tetap terhadap kerugian. Untuk mencegah kerugian yang timbul sebagai akibat kebakaran dan kecelakaan, aktiva tetap harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai.
d. Kebijakan akuntansi tentang pemisahan pengeluaran modal ( capital expenditure ) dengan pengeluaran pendapatan ( revenue expenditure )
Kebijakan akuntansi tentang perbedaan pengeluaran mpdal dan pengeluaran pendapatan harus dinyatakan secara eksplisit dan tertulis untuk menjamin konsistensi perlakuan akuntansi terhadap kedua macam pengeluaran itu.
Sistem informasi akuntansi dirancang sedemikian ruoa oleh suatu perusahaan sehingga dapat memenuhi fungsinya yaitu menghasilkan informasi akuntansi yang tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya. Dalam suatu sistem informasi akuntansi terkandung unsur - unsur pengendalian, maka baik buruknya sistem informasi sangat mempengaruhi fungsi manajemen dalam melakukan pengendalian internal, karena informasi yang dihasilkannya akan dijadikan salah satu dasar dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan. Mengingat begitu pentingnya penerapan sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan, maka tidak dapat dibayangkan bagaimana jadinya kalau suatu perusahaan tidak memiliki sistem informasi akuntansi yang memadai. Perusahaan tersebut mungkin tidak dapat memperoleh informasi yang relevan dan dapat dipercaya yang perlu dijadikan dasar dalam mengambil keputusan yang menyangkut aktivitas dan kelangsungan hidup perusahaan.
Selanjutnya karena sistem informasi akuntansi di dalamnya mengandung unsur - unsur pengendalian, maka perusahaan mungkin tidak dapat menjalankan pengendalian - pengendalian yang diterapkannya dengan baik. Karena pengendalian tidak dijalankan dengan baik, tidak menutup kemungkinan terjadinya penyimpangan - penyimpangan dan kecurangan - kecurangan yang dilakukan dengan sengaja atau tidak sengaja. Jika penyimpangan dan kecurangan sudah terjasi otomatis aktiva yang dimiliki perusahann terancam keselamatanya dan aktivitas yang dilakukan menjadi tidak efektif dan efisiensi.
41
1. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akuntans depresiasi aktiva tetap adalah :
a. Kartu aktiva tetap b. Jurnal umum
c. Registrasi bukti kas keluar
Kartu aktiva tetap, yaitu catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu.
Jurnal umum, digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah dibangun, biaya - biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan depresiasi aktiva tetap. Register bukti kas keluar, digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas. Dalam hal ini PTPN III Medan telah melakukan dan menggunakan pencatatan akuntansi seperti yang diuraikan di atas.
2. Prosedur Dokumen Aktiva Tetap
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengolah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan adalah :
jumlah rupiah yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetapdilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi kepada manajemen puncak. Melaui staff direksi, usulan investasi diteliti kelayakan teknis dan
ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi kelayakan. Studi kelayakan tersebut digunakan untuk menyusun anggran investasi ( capital budget ) untuk disetujui/
diotorisasi oleh rapat umum pemegang saham. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh rapat umum pemegang saham. Dokumen ini disebut surat permintaan otorisasi investasi.
b. Surat rermintaan reparasi ( authorization for repair ), berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan
pengeluaran modal.
c. Surat permintaan transfer aktiva tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap. d. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, dokumen
ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap.
43
mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya. f. Surat order pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi
pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva kepada pemasok.
g. Laporan penerimaan barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok. h. Faktur dari pemasok, yaitu dokumen yang merupakan tagihan dari
pemasok atas aktiva tetap yang telah dibeli.
Berdasarkan data yang diperoleh dari perusahaan sebagaimana mestinya disajikan pada bab - bab sebelumnya, maka selanjutnya mencoba menyimpulkan secara keseluruhna dan memberikan saran yang diharapkan dapat membantu perusahaan untuk melaksanakan praktek akuntansi yang tepat dalam kondisi yang dihadapi perusahaan, sesuai denga Standar Akuntansi Keuangan yang ditetapkan oleh Ikatan akuntansi Indonesia. Adapun kesimpulan yang menggambarkan penerapan akuntansi aktiva tetap pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan adalah sebagai berikut :
1. PT Perkebunan Nusantara III Medan merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dibidang perkebunan sawit dan karet di Provinsi sumatera Utara.
2. PT Perkebunan Nusantara III Medan memperoleh aktiva dengan dua cara, yakni pembelian tunai dan kontrak kerja dengan pihak lain.
3. Metode penyusutan aktiva tetap yang diterapkan oleh perusahaan adalah metode garis lurus.
45
B. Saran
1. Penggolongan aktiva tetap yang tetap dan sistematis akan memudahkan pencatatan dan pengawasan aktiva tetap. Hal ini perlu diteruskan khususnya jika terjadi penambahan aktiva tetap.
DAFTAR PUSTAKA
Hall, James A, 2009, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta
Harahap, Sofyan Syafri, 2002, Akuntansi Aktiva Tetap, Edisi pertama, Penerbit PT. Raja Grafindo, Jakarta.
Idrus, Muhammad, 2009, Metode Penelitian Ilmu Sosial Pendekatan Kulitatif dan Pendekatan Kuantitatif, Erlangga. Jakarta.
Mulyadi, 2002, Auditing, Buku Dua, Edisi Ke Enam, Salemba Empat, Jakarta. Niswonger, Warren, Reeve, Fees, 2000, Prinsip – prinsip Akuntansi, Edisi 19,
penerjemah: Alfonsus Sirait dan Helda Gunaean Jilid 1, Erlangga, Jakarta. Warren, Carl S, James M. Reeve, Philip E. Fess,2005, Pengantar Akuntansi,
Terjemahan oleh Aria Farahmita, Amanungrahani, dan Taufik H,2005, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
