KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT, atas limpahan rahmat dan karuniaNYA penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap Pada Sumatera Eye
Center Medan”. Adapun maksud dari penulisan tugas akhir ini merupakan salah
satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Diploma III, Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.
Dalam penulisan tugas akhir ini mungkin masih banyak terdapat kekurangan dan kekeliruan, oleh sebab itu penulis banyak menerima bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak baik secara moril maupun materiil.
Secara khusus penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang tidak terhingga kepada kedua orang tua tercinta, ayahanda Sutan Nauli Hrp dan ibunda Maslin Daulay, yang telah berjuang keras memberikan perhatian dan kasih sayang tanpa batas sejak penulis masih dalam buaian hingga saat ini dan nanti sehingga penulis dapat menyelesaikan perkuliahan ini. Dan juga kepada keluargaku tercinta terima kasih telah membuatku bangga dan bahagia menjadi bagian dari keluarga besar kita.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR LAMPIRAN ... v
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4
1. Tujuan Penelitian ... 4
2. Manfaat Penelitian ... 4
D. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II SUMATERA EYE CENTER MEDAN A. Sejarah Ringkas ... 7
B. Struktur Organisasi ... 9
C. Uraian Tugas (job description)... 10
D. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 13
E. Kinerja Usaha Terkini ... 14
F. Rencana Kegiatan ... 15
BAB III TOPIK PENELITIAN A. Aktiva Tetap ... 17
D. Fungsi yang Terkait ... 27 E. Jaringan Subsistem ... 29 F. Unsur Pengendalian Intern ... 32
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... 37 B. Saran ... 38
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Struktur Organisasi Sumatera Eye Center Medan
Lampiran 2. Surat Balasan Riset Oleh Sumatera Eye Center Medan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap organisasi memiliki sasaran yang akan dicapai, baik yang bersifat jangka pendek maupun jangka panjang, yaitu memperoleh laba dan menaikkan nilai perusahaan. Perusahaan tidak akan dapat mencapai sasaran tersebut tanpa adanya aktiva (asset) yang dapat menjamin kelancaran operasional rutin perusahaan, terutama aktiva tetap (fixed assets). Aktiva tetap merupakan asset perusahaan yang sangat penting, tanpa adanya aktiva tetap mustahil sebuah perusahaan dapat menjalankan kegiatan operasional rutinnya dengan baik.
(machine), kendaraan (vehicles), goodwill, hak cipta (copy rights), dan lain sebagainya.
Di dalam menjalankan kegiatan operasi perusahaan, proses perolehan aktiva tetap tersebut tentu memerlukan pertimbangan-pertimbangan bagi pihak perusahaan, karena kesalahan dalam mempertimbangkan cara memperoleh aktiva tetap juga akan mempengaruhi operasi perusahaan, terutama dari segi dana yang tersedia untuk memperoleh aktiva tetap tersebut. Untuk itu diperlukan suatu perencanaan yang berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang tepat bagi para pengambil keputusan, tentang kebijakan apa yang perlu diambil untuk memperoleh aktiva tetap.
Seiring dengan berjalannya waktu, maka aktiva tetap yang telah dimiliki perusahaan tentunya mempunyai batas waktu tertentu untuk beroperasi, serta memerlukan perbaikan-perbaikan yang kadangkala juga membutuhkan dana yang tidak sedikit jumlahnya, disamping biaya-biaya pemeliharaan rutin agar dapat menunjang kegiatan pengoperasiannya yang berkesinambungan. Dalam hal ini perlu penetapan apakah pengeluaran-pengeluaran yang berhubungan dengan aktiva tetap masuk kepada pengeluaran modal (capital expenditure) ataupun pengeluaran pendapatan (revenue expenditure).
Aktiva tetap juga sangat erat kaitannya dengan umur ekonomis dari aktiva tersebut sehingga perusahaan perlu menerapkan suatu sistem informasi akuntansi aktiva tetap untuk dapat mengestimasikan secara lebih akurat umur ekonomis aktiva tetap tersebut. Hal ini sangat penting karena dengan estimasi umur ekonomis yang akurat, perusahaan dapat mentaksir masa penggunaan aktiva tetap tersebut secara lebih efektif.
Mengingat pentingnya aktiva tetap (fixed assets) bagi sebuah organisasi/ perusahaan, maka penulis tertarik untuk menganalisis aktiva tetap tersebut kedalam sebuah skripsi minor yang diaplikasikan oleh perusahaan dengan judul “Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap Pada Sumatera Eye Center Medan.”
B. Perumusan Masalah
Didalam ilmu akuntansi, pembahasan masalah dalam sistem informasi akuntansi aktiva tetap sangatlah luas, sehingga penulis merasa perlu membatasi permasalahan yang akan dibahas dalam skripsi minor ini. Dalam kesempatan ini penulis hanya akan membahas tentang aktiva tetap berwujud (tangible asset), khususnya pada masalah berikut “Apakah Sistem Informasi Akuntansi Aktiva Tetap yang diterapkan oleh Sumatera Eye Center Medan telah sesuai dengan prinsip cepat, aman dan murah.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan perlakuan akuntansi aktiva tetap yang cepat, aman, dan murah dalam perusahaan.
2. Untuk mengetahui gambaran yang jelas mengenai perlakuan akuntansi aktiva tetap apakah sesuai dengan semestinya dan terhindar dari terjadinya kesalahan dalam penyusunan dan pengaturannya.
3. Sebagai salah satu syarat guna menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Membantu penulis dalam memahami perlakuan akuntansi aktiva tetap
dalam suatu perusahaan.
2. Memberi informasi dan pengetahuan kepada penulis tentang perlakuan akuntansi aktiva tetap yang diterapkan dalam perusahaan dan membandingkannya dengan teori yang diperoleh di bangku kuliah. 3. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan untuk peningkatan kualitas
D. Sistematika Penulisan
Agar penulisan tugas akhir ini lebih terarah dan dapat mempermudah penulis dalam pengerjaan hal-hal yang dibahas, penulis membuat beberapa bab sesuai dengan kebutuhan pembahasan antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini membahas alasan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan,
BAB II : SUMATERA EYE CENTER MEDAN
Bab ini membahas uraian tentang sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, definisi sistem, perbedaan pengertian sistem dan prosedur, deskripsi aktiva tetap, dokumentasi, catatan akuntansi, fungsi yang terkait, jaringan subsistem, unsur pengendalian intern, dan bagan alir dokumen jaringan yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap,
BAB III : ANALISIS DAN EVALUASI
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
SUMATERA EYE CENTER MEDAN
A. Sejarah Ringkas
Berdirinya suatu perusahaan tidak terlepas dari maksud dan tujuan yang hendak dicapai perusahaan tersebut. Tujuan perusahaan, yaitu suatu unit kegiatan yang menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan maksud untuk memperoleh keuntungan dan agar dapat memberikan kepuasan kepada masyarakat. Sumatera Eye Center Medan (SMEC) Berdiri sejak tanggal 14 September 2005 sesuai dengan izin dari Dinas Kesehatan Kota Medan No. 445 / 9277 / 05 dan diresmikan oleh Bapak Walikota Medan pada tanggal 04 maret 2006. Adapun para dokter yang kini berpraktek di Sumatera Eye Center Medan merupakan para dokter yang berpraktek di Gleni Eye Center ditambah dengan dokter-dokter spesialis mata lainnya yang berasal dari luar kota Medan.
dalam meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat, dalam kerangka mewujudkan manusia di Indonesia yang cerdas, produktif, maju, mandiri dan sejahtera lahir batin.
Agar dapat berhasil menjelajahi masa depan berikut dengan segala ketidakpastiannya, Sumatera Eye Center Medan memerlukan visi yang akan memberinya tujuan, acuan dan arah dalam menyalurkan segala aktifitas usahanya. Tidak ada peta yang dapat membimbing organisasi dalam menjalani daerah tidak di kenal ini. Pimpinan puncak Sumatera Eye Center Medan harus dapat melihat jauh ke depan dan melakukan explorasi untuk memperkirakan rute yang harus ditempuh oleh organisasinya.
“ Bertekad menjadi klinik mata yang utama di Sumatera dengan memegang teguh komitmen untuk memberikan kualitas terbaik dalam pelayanan kesehatan mata dan nilai tambah bagi stakeholder.”
Adapun misi dari Sumatera Eye Center Medan adalah :
1. Melakukan promosi kesehatan untuk pemberdayaan masyarakat tentang pentingny peran mata sehat.
2. Mencegah, menanggulangi dan merehabilitasi gangguan penglihatan dan kebutaan di masyarakat.
3. Memfasilitasi pemerataan pelayanan kesehatan mata yang bermutu.
5. Menggalang kemitraan dengan masyarakat dan pihak-pihak terkait di dalam dan luar negeri untuk mewujudkan mata sehat 2020.
B. Struktur Organisasi
Pengorganisasian adalah suatu aktivitas yang menghasilkan suatu struktur organisasi. Organisasi adalah sarana untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh orang-orang yang bekerja didalamnya. Struktur adalah susunan dari suatu bidang pekerjaan yang akan diduduki sesuai dengan keahlian masing-masing. Jadi struktur organisasi adalah susunan, fungsi departemen dan posisi mereka dalam organisasi serta hubungan antara bagian-bagian yang satu dengan yang lainnya sehingga dapat tercipta suatu tim kerja yang baik dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan perusahaan.
Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan sepenuhnya kepada bawahannya dalam bidang pekerjaan sepanjang yang menyangkut bidang kerjanya Sumatera Eye Center Medan dipimpin oleh seorang General Manager yang membawahi beberapa manajer bagian yang terdiri dari :
1. Manajer bidang perencanaan 2. Manajer bidang operasi
C. Uraian Tugas (job description)
Adapun uraian tugas dari Sumatera Eye Center Medan adalah:
1. Direktur
Fungsi-fungsi dari direktur, antara lain :
a. Mengambil keputusan dalam menetapkan kebijakan dan pengendalian kegiatan perusahaan,
b. Menyetujui dan menolak pengangkatan dan pemberhentian setiap bagian dalam penambahan tenaga kerja,
c. Memelihara dan meningkatkan motivasi kerja karyawan,
d. Mengadakan perencanaan tentang keadaan perusahaan dimasa yang akan datang,
e. Menyetujui dan Memberikan pengesahan atas pembelian alat inventaris perusahaan,
f. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas setiap bagian serta menerima laporan tertulis dari setiap bagian tersebut.
2. Direktur Perencanaan dan Pengembangan
Fungsi-fungsi dari direktur perencanaan dan pengembangan dan pengembangan, antara lain :
a. Melakukan pengawasan atas setiap bagian yang berkaitan dengan pelaksanaan dan pengembangan perusahaan,
c. Mengadakan pengawasan terhadap aktivitas kompetitor yang dapat mempengaruhi pemasaran dan mengambil langkah-langkah sepenuhnya, d. Membantu direktur utama dalam menjalankan tugasnya
3. Direktur Keuangan
Fungsi-fungsi dari direktur direktur keuangan, antara lain :
a. Mengkoordinasi kegiatan penyusunan (budget) tahunan perusahaan sampai saat pengesahan untuk disampaikan kepada direktur utama,
b. Membina serta menyelenggarakan kegiatan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan yang teratur,
c. Mengkoordinasi kelancaran semua penerimaan dan pengeluaran kas, d. Menetapkan sumber pendapatan dan pembiayaan perusahaan,
e. Menyiapkan laporan biaya proyek dan dan laporan keuangan secara keseluruhan,
f. Memberikan pengarahan dan memotivasi karyawan agar bekerja lebih giat guna untuk pencapaian tujuan perusahaan,
g. Dalam melaksanakan tugasnya, berhak mendelegasikan wewenangnya kepada dan meminta pertanggungjawaban dari kepala bagian administrasi dan keuangan, bagian kasir dan kepala bagian umum dan personalia.
4. Bagian Operasional
Fungsi-fungsi dari operasional, antara lain :
b. Bertanggungjawab melaksanakan wewenang yang telah didelegasikan oleh atasan demi kepentingan perusahaan.
5. Bagian Pendistribusian
Fungsi-fungsi dari pendistribusian, antara lain :
a. Bertanggungjawab terhadap barang yang didistribusikan kepada konsumen,
b. Memeriksa kembali barang yang akan didistribusikan apakah sesuai dengan yang di harapkan konsumen,
c. Bertanggungjawab terhadap keamanan dan menjaga setiap fisik barang akan tetap utuh apabila sampai kepada konsumen.
6. Bagian Administrasi dan Keuangan
Fungsi-fungsi dari bagian administrasi dan keuangan, antara lain : a. Melakukan Verifikasi atau pengecekan ulang atas semua bukti-bukti kas,
penerimaan dan pengeluaran kas,
b. Melakukan Verifikasi atas semua bukti penjualan tunai, faktur penjualan tunai dan nota pembelian barang serta bukti pemesanan barang dari perusahaan ke konsumen,
c. Melakukan penyusunan laporan keuangan seperti neraca dan daftar laba rugi perusahaan,
7. Bagian Umum dan Personalia
Fungsi-fungsi dari bagian umum dan personalia, antara lain : a. Menyediakan tenaga kerja yang berkualitas sesuai minat dan ahlinya, b. Melaksanakan pembayaran gaji kepada karyawan sesuai dengan waktu
yang telah ditentukan perusahaan,
c. Mengawasi karyawan apakah telah melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugasnya masing-masing.
8. Bagian Kasir
Fungsi-fungsi dari direktur bagian kasir, antara lain : a. Menerima uang kas yang berasal dari penjualan barang,
b. Memberikan tanggal dan cap lunas pada tiap bukti penerimaan dan pengeluaran kas,
c. Melaksanakan penerimaan dan pengeluaran kas sesuai dengan ketentuan yang berlaku umum,
d. Mencatat setiap adanya terjadi transaksi perusahaan,
e. Membantu bagian administrasi dan keuangan dalam membuat laporan bulanannya.
D. Jaringan Usaha / Kegiatan
Center Medan memiliki beberapa orang Dokter Spesialis Mata yang memiliki jadwal praktek tetap di perusahaan. Dokter-dokter tersebut juga merupakan dokter-dokter yang bekerja di beberapa rumah sakit swasta yang berada di Medan maupun di luar kota. Pemilik yang juga merupakan seorang Dokter Spesialis Mata, menilai bahwa dokter-dokter tersebut memiliki kualitas yang bagus sehingga diminta untuk menjadi bagian dari perusahaan.
Selain menjalin kerja sama dengan dokte-dokter tersebut, Sumatera Eye Center Medan juga menjalin kerja sama dengan beberapa Rumah Sakit lain yang berada di Medan maupun di luar Medan. Sumatera Eye Center Medan sering menerima pasien rujukan yang berasal dari Rumah Sakit yang merupakan mitra perusahaan. Hal ini disebabkan kualitas perusahaan yang telah diakui oleh berbagai pihak.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan yang tentu saja membutuhkan waktu yang tidak singkat untuk mewujudkan itu semua. Dan salah satu faktor penting untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal, tentu diperlukan kinerja yang maksimal oleh semua pihak yang terkait dengan perusahaan. Sejalan dengan hal tersebut, Sumatera Eye Center Medan juga senantiasa berupaya untuk dapat mewujudkan visi dan misi yang telah digariskan oleh perusahaan.
mata yang utama di Sumatera dengan memegang teguh komitmen untuk memberikan kualitas terbaik dalam pelayanan kesehatan mata dan nilai tambah bagi stakeholder. Untuk mewujudkan keinginan tersebut, perusahaan telah melakukan berbagai upaya dan pengembangan perusahaan oleh pemilik yang bekerja sama dengan berbagai pihak.
Kualitas pelayanan kepada pasien terus ditingkatkan, sehingga pasien merasa aman dan nyaman untuk mempercayakan kesehatan matanya kepada perusahaan. Pemeliharaan alat-alat kesehatan rutin dilakukan untuk memastikan tidak akan menimbulkan masalah ketika digunakan, sehingga keselamatan dan keamanan pasien bisa lebih terjamin. Pasien yang berobat ke Sumatera Eye Center didominasi oleh pasien yang berasal dari luar kota, yang sebahagian besar belum mengenal situasi Kota Medan dengan baik. Untuk memberikan kenyamanan kepada pasien-pasien yang berasal dari luar kota tersebut, Sumatera Eye Center menyediakan jasa transportasi untuk membawa pasien hingga ke tempat tujuan.
Contoh-contoh di atas merupakan sebahagian kecil dari upaya perusahaan untuk terus meningkatkan kinerja dan kualitas perusahaan. Dan diharapkan visi dan misi yang digariskan oleh perusahaan dapat terwujud dengan dilakukannya berbagai peningkatan dan pengembangan yang terus dilakukan oleh perusahaan.
F. Rencana Kegiatan
Sumatera Eye Center Medan menyediakan berbagai jasa pelayanan untuk kesehatan mata. Jasa-jasa kesehatan tersebut antara lain:
b. Pemeriksaan ketajaman penglihatan.
c. Pengobatan terhadap ketergantungan penggunaan kacamata
d. Pengobatan penyakit diabetes melitus melalui tindakan laser pada retina. e. Pengobatan terhadap berkurangnya ketajaman penglihatan.
Selain hal di atas, perusahaan juga menyediakan jasa operasi mata untuk beberapa metode pengobatan. Hingga saat ini, telah banyak tindakan operasi mata yang dilakukan oleh perusahaan. Salah satu operasi yang sering dilakukan oleh SMEC adalah operasi untuk penderita mata katarak. Operasi dilakukan dengan peralatan medis yang mutakhir dan tidak memerlukan waktu yang lama. Sehingga pasien hanya membutuhkan perawatan rutin pasca operasi tanpa perlu untuk mendapat perawatan inap.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Aktiva Tetap
Sebelum membahas defenisi aktiva tetap, terlebih dahulu harus penulis sampaikan pengertian sistem dan prosedur. Akuntansi pada dasarnya merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan keluaran berupa informasi akuntansi. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur- unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari defenisi ini dapat diuraikan lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut :
a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur,
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan,
c. Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem, d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Berikut ini adalah transaksi yang mengubah aktiva tetap pada Sumatera Eye Center Medan, namun sebelum itu penulis ingin menguraikan aktiva tetap yang dimiliki oleh Sumatera Utara Eye Center Medan antara lain :
a. Bangunanan gedung dan gudang, b. Peralatan kantor,
c. Komputer,dan d. Kendaraan.
Transaksi yang bersangkutan dengan aktiva tetap terdiri dari tiga kelompok yaitu :
1) Transaksi yang mengubah rekening aktiva tetap,
2) Transaksi yang mengubah rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan,
3) Transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.
1) Transaksi Perolehan
Aktiva tetap perusahaan diperoleh melalui berbagai cara antara lain seperti pembelian, pembangunan, dan sumbangan. Sumatera Eye Center Medan memperoleh aktiva tetap berupa gedung dengan cara membeli dengan harga Rp. 500.000.000,00. Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatat dalam register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut ;
Gedung 500.000.000,00
Bukti Kas Keluar Yang Akan dibayar 500.000.000,00
2) Transaksi Pengeluaran Modal
Transaksi pengeluaran modal adalah transaksi yang bersangkutan dengan aktiva tetap yang mempunyai manfaat lebih dari satu tahun, maka pada saat terjadinya, pengeluaran modal tersebut dicatat sebagai sebagai tambahan harga pokok aktiva tetap yang bersangkutan, dan didepresiasikan dalam tahun-tahun yang menikmati manfaat pengeluaran modal tersebut. Transaksi pengeluaran modal ( capital expenditure ) dicatat dalam register bukti kas keluar, untuk pembelian aktiva tetap berupa gedung diatas dijurnal sebagai berikut:
Gedung 500.000.000,00
Bukti kas keluar yang akan dibayar 500.000.000,00
3) Transaksi Depresiasi Aktiva Tetap
penulis pada Sumatera Eye Center Medan, metode penyusutan yang digunakan adalah menggunakan metode garis lurus (straight line method). Transaksi depesiasi yang dicatat oleh Sumatera Eye Center Medan adalah sebagai berikut :
Beban penyusutan Gedung 50.000.000,00
Akumulasi penyusutan Gedung 50.000.000,00
4) Transaksi Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap
Jika berdasarkan pertimbangan teknis atau ekonomis suatu aktiva tetap tidak lagi layak untuk diteruskan pemakaiannya, manajemen dapat memutuskan untuk menghentikan pemakaian aktiva tetap yang bersangkutan. Karena aktiva tetap memiliki rekening akumulasi depresiasi, yang merupakan rekening penilai ( valuation account ), maka penghentian pemakaian aktiva tetap dicatat dalam
rekening aktiva tetap dan rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan. Jika nilai jual aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya berbeda dari nilai buku aktiva tetap pada saat dihentikan pemakaiannya, penghentian pemakaian aktiva tetap menimbulkan laba atau rugi. Transaksi penghentian aktiva tetap, dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut:
Akumulasi depresiasi xxx Rugi penghentian pemakaian aktiva tetap xxx
Aktiva Tetap xxx
5) Transaksi Reparasi dan Pemeliharaan Aktiva Tetap
Dalam masa pemanfaatan aktiva tetap, perusahaan melakukan pemeliharaan dan reparasi aktiva tetap untuk menjaga dan mempertahankan kondisi aktiva tetap agar layak beroperasi. Berdasarkan kebijakan akuntansi yang dirumuskan oleh manajemen perusahaan, pengeluaran untuk reparasi aktiva tetap digolongkan kedalam dua golongan, yaitu pengeluaran modal dan pengeluaran pendapatan. Biaya reparasi yang mempunyai manfaat lebih dari satu tahun diperlakukan sebagai pengeluaran modal, sehingga pengeluaran tersebut ditambahkan kedalam harga pokok aktiva tetap yang bersangkutan. Biaya reparasi yang bermanfaat hanya dalam tahun terjadinya diperlakukan sebagai pengeluaran pendapatan, sehingga pengeluaran tersebut disajikan sebagai biaya yang mengurangi pendapatan penjualan dalam tahun terjadinya. Biaya pemeliharaan aktiva tetap merupakan pengeluaran pendapatan yang diperlakukan sebagai biaya dalam periode terjadinya. Sumatera Utara Eye Center Medan mengeluarkan biaya reparasi dan perbaikan yang bermanfaat untuk lebih dari satu tahun sehingga transaksi reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap yang merupakan pengeluaran modal dicatat dalam register bukti kas keluar dengan jurnal sebagai berkut:
Biaya reparasi dan pemeliharaan kendaraan 5.000.000,00
Bukti kas keluar yang akan dibayar 5.000.000,00
6) Manajemen Aktiva Tetap
mengatur penggunaan, pemindahan, pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap. Jika masing-masing fungsi memiliki wewenang untuk menggunakan, memindahkan, dan menghentikan pemakaian aktiva tetap, penggunaan aktiva tetap tidak akan optimum, karena aktiva tetap yang menganggur di suatu fungsi tidak dapat segera dimanfaatkan oleh fungsi lain. Dalam struktur organisasi, fungsi yang bertanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap berada di tangan bagian aktiva tetap. Wewenang yang dimiliki oleh bagian aktiva tetap adalah sebagai berikut :
a. Menempatkan aktiva tetap ditangan fungsi pemakai aktiva tetap,
b. Memberikan otorisasi pemindahan aktiva tetap dari fungsi satu ke fungsi lainnya,
c. Memberikan otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap,
d. Memberikan otorisasi pengiriman aktiva tetap ke pihak luar untuk keperluan reparasi.
Dalam hal ini Sumatera Utara Eye Center Medan telah menempatkan fungsi yang bertanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap kepada bagian aktiva tetap dengan wewenang seperti diatas.
7) Struktur Kode Aktiva Tetap
jawab dalam pemakaian aktiva tersebut. Oleh karena itu, jika perusahaan menggunakan kode angka kelompok (group code), maka berikut ini disajikan struktur kode aktiva tetap.
Contoh penggunaan kode aktiva tetap disajikan sebagai berikut :
X XX XX XX XX XX
Golongan aktiva tetap Jenis aktiva tetap Tahun perolehan Fungsi
Lokasi portability
Dalam hal ini Sumatera Utara Eye Center Medan telah menggunakan metode diatas dan dapat dilihat pada pemberian kode gudang seperti dibawah ini, Gedung 2 2 03 3 22101 0
Keterangan : 2, gedung 2 gudang
03, tahun perolehan
B. Dokumen
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan adalah :
1. Surat permintaan otorisasi investasi (expenditures authorization request atau authorization for expenditures),
2. Surat permintaan reparasi (authorization for reparation), 3. Surat permintaan transfer aktiva tetap,
4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, 5. Surat perintah kerja (work order),
6. Surat order pembelian, 7. Laporan penerimaan barang, 8. Faktur dari pemasok,
9. Bukti kas keluar, 10. Bukt i memorial.
untuk menyusun anggaran investasi (capital budget) untuk disetujui / diotorisasi oleh rapat umum pemegang saham. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh rapat umum pemegang saham. Dokumen ini disebut surat permintaan otorisasi investasi.
Surat Permintaan Reparasi (authorization for repair), berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal. (contoh surat lihat di lampiran). Surat Permintaan Transfer Aktiva Tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap. Surat Permintaan Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap.
Surat perintah kerja (work order), yaitu dokumen yang memiliki dua fungsi yaitu sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang di pakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya.
Surat Order Pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva kepada pemasok. Laporan Penerimaan Barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut.
Daftar Depresiasi Aktiva Tetap, berisi sejumlah biaya depresiasi aktiva tetap yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu, yang merupakan dasar pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya depresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tersebut. Bukti Memorial, digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.
Dalam hal ini Sumatera Utara Eye Center Medan belum melakukan dokumentasi seperti diatas sepenuhnya, hal ini dikarenakan masih sedikitnya jumlah aktiva tetap yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Selain itu Sumatera Utara Eye Center Medan adalah perusahaan yang kepemilikan sahamnya hanya dimiliki oleh satu orang saja, sehingga kebijakan untuk membeli aktiva tetap sepenuhnya merupakan wewenang dari pemilik perusahaan tersebut.
C. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :
Kartu Aktiva Tetap, yaitu catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu. Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan depresiasi aktiva tetap. Register Buku Kas Keluar, digunakan untuk mencatat transajsi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas. Dalam hal ini telah melakukan pencatatan Sumatera Utara Eye Center Medan akuntansi seperti yang diuraikan diatas.
D. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :
1. Fungsi pemakai,
2. Fungsi riset dan pengembangan, 3. Direktur yang bersangkutan, 4. Direktur utama,
5. Fungsi pembelian, 6. Funsi penerimaan, 7. Fungsi aktiva tetap, 8. Fungsi akuntansi.
investasi yang telah disetujui oleh rapat umum pemegang saham serta berfungsi mengelola pemakaian aktiva tetap.
Fungsi riset dan pengembangan, bertanggung jawab mengajukan usulan investasi aktiva tetap yang dimanfaatkan bersama oleh lebih dari satu fungsi. Fungsi ini juga bertanggung jawab melaksanakan studi kelayakan setiap usulan investasi dari fungsi lain dalam perusahaan.
Direktur yang bersangkutan, berfungsi memberikan persetujuan terhadap usulan investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada dibawah wewenangnya. Direktur Utama, memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap yang dicantumkan dalam surat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi.
Dalam hal ini Sumatera Utara Eye Center Medan telah membagi fungsi-fungsi yang terkait dalam mengubah harga pokok aktiva tetap seperti yang diuraikan diatas, hanya saja pada bagian fungsi pemakai tidak diajukan usulan terhadap rapat umum pemegang saham, karena perusahaan masih berbentuk perseorangan pembelian aktiva tetap harus disetujui oleh pemilik perusahaan saja
.
E. Jaringan Subsistem
Jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap adalah : 1. Sistem pembelian aktiva tetap,
2. Sistem perolehan aktiva tetap melalui pembangunan sendiri, 3. Sistem pengeluaran modal,
4. Sistem penghentian pemakaian aktiva tetap, 5. Sistem transfer aktiva tetap,
6. Sistem revaluasi aktiva tetap,
7. Sistem akuntansi depresiasi aktiva tetap.
Sistem perolehan aktiva tetap melalui pembangunan sendiri, sistem ini dirancang untuk mencatat harga pokok aktiva tetap yang diperoleh perusahaan dari pembangunan yang dilaksanakan sendiri oleh perusahaan. Surat perintah kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mengumpulkan biaya kontruksi. Jika suatu aktiva tetap yang dibangun sendiri telah selesai, maka bukti memorial (yang dilampiri dengan surat perintah kerja), dipakai sebagai dokumen sumber untuk mencatat harga pokok aktiva tetap tersebut kedalam kartu aktiva tetap dan jurnal umum. Sistem Pengeluaran Modal, sistem ini dirancang untuk mencatat tambahanharga pokokaktiva tetap dengan adanya pengeluaran modal. Setiap pengeluaran modal memerlukan dokumen surat permintaan otorisasi investasi dari manajemen puncak. Pelaksanaan surat permintaan otorisasi investasi dilakukan berdasarkan dokumensurat perintah kerja. Pencatatan biaya yang terjadi untuk surat perintah kerja (work order) dilakukan menurut nomor surat perintah kerja yang bersangkutan, sehingga dapat dihitung besarnya pengeluaran modal untuk surat printah kerja tertentu, dan dapat dihitung tambahan harga pokok aktiva yang bersangkutan.
Sistem transfer aktiva tetap, sistem ini dirancang untuk mencatat transfer aktiva tetap dari suatu pusat pertanggung jawaban ke pusat pertanggung jawaban yang lain. Karena biaya depresiasi, biaya reparasi dan pemeliharaan harus dibebankan kepada pusat pertanggung jawaban yang menggunakan aktiva tetap, semua perpindahan aktiva tetap harus segera diikuti oleh fungsi akuntansi, agar fungsi ini dapat membebankan biaya-biaya tersebut beardasarkan data likasi aktiva tetap yang teliti. Dokumen untuk meminta otorisasi transfer aktiva tetap adalah surat permintaan transfer aktiva tetap. Semua transfer aktiva tetap dalam lingkungan intern perusahaan harus diotorisasi oleh bagian aktiva tetap. Surat permintaan transfer aktiva tetap dipakai sebagai dasar pencatatan kedalam kartu aktiva tetap.
Sistem revaluasi aktiva tetap, sistem ini dirancang untuk mencatat transaksi penilaian kembali aktiva tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial. Sistem pencatatan depresiasi aktiva tetap, sistem ini dirancang untuk mencatat biaya depresiasi aktiva tetap tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial.
Dalam hal ini Sumatera Eye Center Medan juga telah menerapkan sistem-sistem yang merupakan jaringan subsistem-sistem yang membentuk sistem-sistem akuntansi aktiva tetap seperti yang diuraikan diatas.
F. Unsur Pengendalian Intern
Struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang melakukan pemisahan fungsi, berikut diuraikan organisasi sebagai unsur pengendalian intern antara lain :
a. Fungsi Pemakai Harus Terpakai dari Fungsi Akuntansi Aktiva Tetap. Untuk mengawasi aktiva tetap dan pemakaiannya, fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisah dari fungsi pemakai aktiva tetap.
b. Transaksi Perolehan, Penjualan, Penghentian Pemakaian Aktiva Tetap Harus Dilaksanakan oleh Lebih dari Unit Organisasi yang Bekerja Secara Independen. Untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi yang mengubah aktiva tetap,unit organisasi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja.
2. Sistem Otorisasi
Sistem otorisasi dirancang untuk memudahkan pengendalian intern terhadap anggaran pengadaan aktiva tetap, sistem otorisasi yang baik akan diuraikan sebagai berikut :
Anggaran investasi dalam aktiva tetap ini diotorisasi oleh pemilik perusahaansebagai dasar dalam melaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva tetap.
b. Surat Permintaan otorisasi Investasi Diotorisasi oleh Direktur yang Bersangkutan. Setiap realisasi Investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat persetujuan dari direktur yang bersangkutan sebelum disetujui pelaksanaannya oleh direktur utama perusahaan.
c. Surat Permintaan Otorisasi Reaparasi Diotorisasi oleh Direktur Utama. Surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal harus mendapat persetujuan otorisasi oleh Direktur Utama.
d. Surat Perintah Kerja Diotorisasi oleh Kepala Depertemen yang Bersangkutan. work order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan, reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.
e. Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Pejabat yang Berwenang. Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat order pembelian berada ditangan Direktur Utama.
tetap yang dikirimkan oleh pemasok harus mendapat otorisasi oleh fungsi penerimaan.
g. Bukt i Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi. Bukti kas keluar yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh fungsi akuntansi.
h. Bukt i Memorial Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi. Bukt i memorial yang berisi persetujuan dilaksanakannya up dating terhadap kartu aktiva tetap dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi.
3. Prosedur Pencatatan
Perubahan Kartu Aktiva Tetap Harus Didasarkan Pada Bukti Kas Keluar dan Bukti Memorial yang Dilampiri dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap, yang Diotorisasi oleh Pejabat yang Berwenang. Setiap pemutakhiran data yang dicatat dalam kartu aktiva tetap harus dilakukan oleh fungsi akuntansi, dan harus didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang serta dilampiri dokumen pendukung yang sahih.
4. Praktik yang Sehat
a. Secara periodik Dilakukan Pencocokan Fisik Aktiva Tetap Dengan Kartu Aktiva Tetap. Pengawasan intern yang baik mensyaratkan data dalam kartu aktiva tetap secara periodik dicocokkan dengan aktiva tetap secara fisik.
b. Penggunaan Anggaran Investasi Sebagai Alat Pengendalian Investasi Dalam Aktiva Tetap. Pengawasan investasi dalam aktiva tetap yang baik dilaksanakan dengan menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam anggaran investasi. Anggaran investasi ini disusun setelah dilakukan telaah dan studi kelayakan terhadap usulan investasi.
c. Penutupan Asuransi Aktiva Tetap Terhadap Kerugian. Untuk mencegah kerugian yang timbul sebagai akibat kebakaran dan kecelakaan, aktiva tetap harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai.
d. Kebijakan Akuntansi tentang Pemisahan Pengeluaran Modal (capital expenditures) dengan Pengeluaran Pendapatan (revenue expenditures).
Kebijakan akuntansi tentang pembedaan pengeluaran modal dan pengeluaran pendapatan harus dinyatakan secara eksplisit dan tertulis untuk menjamin konsistensi perlakuan akuntansi terhadap kedua macam pengeluaran tersebut. Dalam hal ini Sumatera Utara Eye Center Medan telah melakukan seluruh unsur pengendalian intern seperti yang telah dikemukakan diatas.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik beberapa kesimpulan dan saran yang mungkin akan sangat berguna bagi para pimpinan, dan seluruh pihak yang berkepentingan serta para mahasiswa yang berminat pada topik permasalahan yang diuraikan.
A. Kesimpulan
Pada bab ini penulis mencoba untuk mengambil kesimpulan berdasarkan uraian mengenai analisis dan evaluasi atas hasil-hasil dari penelitian yang telah diperoleh dari perusahaan Sumatera Utara Eye Center Medan sebagai berikut:
1. Sumatera Utara Eye Center Medan telah menerapkan sistem informasi akuntansi aktiva tetap yang memenuhi prinsip cepat, aman, dan murah. 2. Meskipun ada beberapa bagian dari sistem yang telah diuraikan
sebelumnya belum atau tidak dilaksanaan, hal itu karena Sumatera Utara Eye Center Medan adalah perusahaan yang berbentuk perseorangan, sehingga tidak ada Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ), selain itu Sumatera Eye Center Medan juga tidak memiliki aktiva tetap yang tersebar di berbagai daerah.
4. Besarnya penyusutan pada Sumatera Eye Center Medan setiap tahunnya dihitung dengan menggunakan metode garis lurus yang menghasilkan jumlah beban penyusutan yang sama setiap tahunnya sepanjang umur manfaat suatu aktiva tetap, dan nilai sisa aktiva tetap dianggap Rp. 0 perhitungan dilakukan oleh bagian akuntansi setiap akhir tahun buku.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, maka penulis mencoba dengan pengetahuan yang didapat dari pendidikan, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh penulis. Adapun saran yang dapat dikemukakan penulis adalah:
1. Tingkat keamanan pada umatera Utara Eye Center Medan sebaiknya perlu ditingkatkan lagi, mengingat banyaknya barang-barang aktiva yang tidak tergolong murah.
2. Hubungan antara manajemen dengan karyawan perlu lebih transparan. 3. Pemeliharaan terhadap aktiva tetap sangat perlu diperhatikan, dikarenakan
pengeluaran untuk biaya penggantian terhitung cukup besar. Hal ini dilakukan agar aktiva tidak cepat rusak, sehingga pengeluaran biaya dapat diminimumkan sekecil mungkin.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, H. George dan William S. Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi, Buku I, Edisi Ke-6, Penerjemah Amir Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan, Salemba Empat, Jakarta, 2000.
Hall, A. James, Sistem Informasi Akuntansi, Buku 2, Edisi ke- 1, Penerjemah Amir Abadi Jusuf, Salemba Empat, Jakarta, 2002.
Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Edisi Revisi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2002.
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, Cetakan ke-3, Salemba Empat, Jakarta, 2001.
