TUGAS AKHIR
PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS
AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
BAYU ROSADI
102102057
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : BAYU ROSADI
NIM : 102102057
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal……… Januari 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
NIP. 19670904 199403 1 004
( Drs. Firman Syarif, M.Si,Ak )
Tanggal……… Januari 2013 Ketua Program Studi D-III Akuntansi
NIP. 131 127 370
( Drs. Rustam, M.Si, Ak )
Tanggal……… Januari 2013 Plt. Dekan Fakultas Ekonomi USU
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : BAYU ROSADI
NIM : 102102057
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP
PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan,...Januari 2013
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Alhamdulillah Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga Penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul: ”Peranan Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara”. Adapun tugas akhir ini dibuat oleh Penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyelesaian tugas akhir ini, Penulis banyak menerima bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan ketulusan hati, izinkanlah penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak selaku Pelaksana Tugas Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak, Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara..
3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Ahmad Faizul, SE, M.Si, selaku Kasub. Umum dan Perlengkapan yang telah membantu penulis melengkapi data yang dibutuhkan oleh penulis. Serta Bapak dan Ibu Dosen yang telah memberikan pengajaran dan ilmu yang sangat berguna kepada Penulis selama masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Kedua orang tua tercinta, Ayahanda Rafian Arief dan Ibunda Nadirah Tanjung, beserta kakak, abang-abang, dan bunde saya, yang selalu memberikan doa, dukungan dan motivasi.Terima kasih untuk segala pengorbanan yang tidak ternilai.Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan kalian. Amin ya Allah. 7. Teman - teman semasa kuliah dan magang Dicky, Faisal, Fikih, Tomi, Amin,
Hafis, Yogi, Anggi, Afis, Fildzah, Tari, Sandra, Iga, Indri, Evva, Mentari Humaira, dan seluruh teman-teman khususnya stambuk 2010 yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu. Terima Kasih atas persahabatan yang tidak akan pernah penulis bisa lupakan.
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian tugas akhir ini masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang. Semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca sekalian.
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN………... .. vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal Survey/Observasi ... 4
2. Rencana Isi ... 5
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU ... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description ... 15
D. Jaringan Kegiatan ... 20
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 21
Halaman BAB III PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS
AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 25
A. Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap ... 25
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 25
2. Pengertian dan Klasifikasi Aktiva Tetap ... 27
B. Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi USU ... 28
C. Transaksi yang Mengubah Aktiva Tetap ... 31
D. Dokumen yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU ... 38
E. Catatan Akuntansi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU .. 40
BAB IV PENUTUP ... 42
A. Kesimpulan ... 42
B. Saran ... 43
DAFTAR PUSTAKA ... 45
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Semakin pesatnya persaingan usaha, perkembangan ilmu pengetahuan, dan perkembangan yang luar biasa pada teknologi jelas akan membawa dampak bagi ilmu akuntansi. Akuntansi sebagai media informasi keuangan memegang peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Salah satu perannya adalah sebagai alat berpikir dalam membuat perencanaan dan pengendalian perusahaan. Agar peran-perannya dapat berfungsi dengan baik, untuk itu sangat di perlukan informasi akuntansi yang relevan dan dapat di andalkan. Untuk dapat menghasilkan informasi yang memenuhi kualitas relevan dan dapat di andalkan diperlukan suatu sistem yang mengatur dan mengelola data akuntansi serta menghasilkan informasi akuntansi yang di sebut sistem informasi akuntansi.
setiap perusahan, baik bergerak dalam bidang jasa, perdagangan maupun industri pasti memiliki aktiva tetap untuk menjalankan kegiatan operasional setiap harinya. Aktiva tetap merupakan harta perusahaan yang masa penggunaannya lebih dari satu periode normal akuntansi (biasanya di atas satu tahun penggunaan). Perolehan aktiva tetap dapat ditempuh dengan berbagai cara.
Di dalam menjalankan kegiatan operasi perusahaan, proses perolehan aktiva tetap tersebut tentu memerlukan pertimbangan-pertimbangan bagi pihak perusahaan. Karena kesalahan dalam mempertimbangkan cara memperoleh aktiva tetap juga akan mempengaruhi operasi perusahaan, terutama dari segi dana yang tersedia untuk memperoleh aktiva tersebut.
3
Fakultas Ekonomi USU juga memiliki berbagai macam aktiva tetap seperti tanah, gedung, kendaraan, komputer, mesin fotokopi, mesin genset, air conditioner, mesin penghancur kertas dan peralatan lainnya. Fakultas Ekonomi tidak dapat menjalankan kegiatan operasional tanpa adanya aktiva tetap tersebut. Mengingat pentingnya aktiva tetap (fixed assets) bagi sebuah organisasi/ perusahaan khususnya Fakultas Ekonomi, maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis tertarik mengambil judul “PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS AKTIVA TETAP PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis merumuskan masalah : 1. Bagaimana Peranan Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap pada
Fakultas Ekonomi USU?
2. Apakah Sistem Informasi Akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU sudah berjalan dengan baik ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan maksud untuk memberi manfaat antara lain :
1. Bagi peneliti, untuk menambah wawasan dan pengetahuan mengenai peranan sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap khususnya pada Fakultas Ekonomi USU.
akuntansi atas aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU yang sudah berjalan selama ini.
3. Bagi calon peneliti, dapat digunakan sebagai bahan perbandingan dalam melakukan penelitian mengenai peranan sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap pada waktu yang akan datang.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1.Bagi peneliti sebagai salah satu syarat menyelesaikan pendidikan di Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi.
2.Untuk mengetahui seberapa besar pentingnya peranan sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU.
D. Rencana Penulisan
Rencana penulisan terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
1. Jadwal Survei / Observasi
5
Tabel 1.1
Jadwal Survey/Observasi
NO Keterangan Januari
I II III IV
1 Pengajuan Judul Tugas Akhir
2
Pengajuan Proposal dan Dosen
Pembimbing
3 Pengumpulan Data dan Penyusunan
Tugas Akhir
4
Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas
Akhir
5 Pengesahan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Adapun sistematika penulisan laporan tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :
BAB I. PENDAHULUAN
Dalam Bab ini menguraikan dan menjelaskan secara ringkas mengenai latar belakang , perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta memaparkan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
BAB III. PERANAN SISTEM INFORMASI ATAS AKTIVA TETAP DIFAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Bab ini membahas tentang pengertian dari Sistem Informasi Akuntansi dan Aktiva Tetap, membahas Aktiva Tetap yang terdapat di Fakultas Ekonomi USU, transaksi yang akan mengubah aktiva tetap dan membahas dokumen dan catatan yang digunakan diFakultas Ekonomi USU. BAB IV. PENUTUP
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota medan atau dengan kata lain di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala ) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja ( Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen, Pendidikan tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
9
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan komptensi dalam bidang ilmu Ekonomi Pembangunan, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan Inter dan Nasional.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu gambaran skematis tentang pola interaksi dari hubungan kerja sama orang-orang pada tiap bagian yang terdapat dalam suatu organisasi perusahaan, yaitu mengenai hubungan antara pembagian tugas dan fungsi-fungsi dari pekerjaan yang akan dilakukan serta wewenang yang mengalir dari atasan menuju bawahan dan sebaliknya.
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
11
Gambar 2.1
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. Dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K) Purek I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D
Purek II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng Purek III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Purek IV : Prof. Dr. Ningrum Natasha Sirait, S.H, M.L.I Purek V : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Plt. Dekan : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Hamzah, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak : Prof. Dr. Ramli, MS
13
:Prof. Dr. Ritha F.Dalimunthe ,SE, M.Si : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS : Prof. Dr. Rismayani, MS
: Prof. Dr. lic. rer.reg.Sirojuzilam, SE : Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D
: Dr. Syafaruddin Ginting S,MAFIS : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
: Dr. Endang Sulisya Rini, M.Si : Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak : Dr.Murni Daulay, M.Si
: Prof. Dr. Syaad Afifuddin S,M. Ec
DEPARTEMEN AKUNTANSI
Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, SE, MAFIS, Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak
DEPARTEMEN MANAJEMEN
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN
PROGRAM STUDI S-1 AKUNTANSI
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM STUDI S-1 MANAJEMEN
Ketua : Dra. Endang Sulistia Rini, M.Si
PROGRAM STUDI S-1 EKONOMI PEMBANGUNAN
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.SOc, Sc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si
PROGRAM STUDI D-III KEUANGAN
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN
15
Kasub. Keuangan : Eka Yuliani,SE
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE
LEMBAGA- LEMBAGA PENUNJANG
Puslitbank
Pengarah : Drs.H.Arifin Lubis, MM, AK Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Kepala Unit Layanan : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak
Bagian Perpustakaan
Ketua : Mylita, SE
C. Job Description
Salah satu fungsi dari Fakultas adalah melaksanakan urusan Tata Usaha dan Administrasi Fakultas.Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha di Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang - undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrsi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrsi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
5. Melaksanankan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. 10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
17
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun dan mempersiapkan laporan kerja disetiap sub bagian
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. 3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
19
7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 8. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiata mahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
10.Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Kegiatan
21
perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian- penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya: Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Paskah, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil/genap b. Perkuliahan semester ganjil/genap
23
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.
4. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
5. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, dan Departemen. 6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied
Approach, Workshop, Seminar, dan Loka karya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.
11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Loka karya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
14. Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.
BAB III
PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
ATAS AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sistem Informasi Akuntansi atas Aktiva Tetap
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Nilai kegunaan akuntansi sebagai salah satu fungsi dalam suatu perusaahaan semakin meningkat,sejalan dengan semakin besarnya skala operasi dan kompleksnya kegiatan. Akuntansi merupakan suatu sistem pengukuran dan pengkomunikasian untuk menyediakan informasi bagi suatu unit organisasi dalam membantu pihak-pihak yang berkepentingan membuat pertimbangan dan keputusan yang beralasan guna mengendalikan sumber-sumber ekonomik yang optimal dalam rangka pencapaian sasaran ( goal ) yang telah ditetapkan. Fakultas Ekonomi USU dalam kegiatan operasionalnya tak lepas dari penerapan sistem informasi akuntansi sebagai alat perencanaan,pengendalian dan dasar pengambilan keputusan.
memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut(Soemarso,2004 : 14).
Berdasarkan defenisi di atas maka dapat di tarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi menurut (Kieso, 2007 : 72) menyatakan bahwa “Sistem informasi akuntansi adalah sistem pengumpulan dan pemrosesan data transaksi serta penyebaran informasi keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan .” Sedangkan menurut (Widjajanto, 2001 : 4) menyatakan bahwa :
Sistem informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan dan data lainnya menjadi informasi, dan informasi ini akan dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan.
Menurut (Romney dan Steinbart, 2006 : 6) sistem informasi Akuntansi terdiri dari 6 komponen,yaitu:
1. People yang mengoperasikan sistem tersebut dan melakukan berbagai macam fungsi.
27
6. Internal control and security measures, yang mengamankan data dalam sistem informasi akuntansi.
2. Pengertian dan Klasifikasi Aktiva Tetap
Didalam menghasilkan laporan keuangan, Aktiva Tetap mempunyai pengaruh yang besar dalam pengunaan Sistem Informasi Akuntansi. Hampir setiap perusahan, dalam bidang jasa, perdagangan maupun industri pasti memiliki aktiva tetap untuk menjalankan kegiatan operasional setiap harinya,termasuk pada Fakultas Ekonomi USU.
Menurut (Soemarso,2004 : 233) , dikemukakan definisi aktiva tetap adalah “Aktiva tetap adalah aktiva bernilai besar yang sifatnya tetap atau permanen, digunakan dalam kegiatan perusahaan dan tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan normal dan memiliki masa manffat lebih dari satu tahun.”
Menurut (Harahap, 2002 : 1) menyebutkan bahwa defenisi aktiva tetap adalah sebagai berikut: Aktiva tetap adalah salah satu pos dalam laporan keuangan khususnya Neraca dan juga mempengaruhi laporan laba rugi melalui pos biaya penyusutan.
a. Berdasarkan sudut substansi :
1. Tangible Assets ( aktiva tetap berwujud ) seperti Lahan, Mesin, Gedung, dan Peralatan.
2. Intangible Assets ( aktiva yang tidak berwujud ) seperti HGU, HGB, Goodwill-Patents, Copyright, Hak Cipta, Franchise, dan lain-lain.
b. Berdasarkan sudut disusutkan atau tidak
1. Depreciated Plant Assets yaitu aktiva tetap yang disusutkan seperti Building (Bangunan), Equipment (Peralatan), Machinary (Mesin), Inventaris, Jalan, dan lain-lain.
2. Undepreciated Plant Assets, aktiva tetap yang tidak disusutkan seperti Land (Lahan).
c. Berdasarkan Jenis
Aktiva tetap berdasarkan jenis dapat dibagi sebagai berikut: 1. Tanah
B. Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi USU
Berdasarkan hasil riset (survey) yang telah dilakukan oleh peneliti, Fakultas Ekonomi USU memiliki rincian aktiva tetap yang digolongkan berdasarkan jenis seperti disebutkan di bawah ini :
1. Tanah
29
bangunan dengan total luas lantai 133.141 m2. Pada Fakultas Ekonomi USU, tanah yang dimilikinya dijadikan sebagai pendirian gedung perkuliahan, kantor, perpustakaan, lapangan parkir, dan lainnya. Fakultas Ekonomi USU memiliki luas lahan sekitar 34.696 m2 atau sekitar 34 Ha. 2. Gedung
Fakultas Ekonomi USU mempunyai gedung dan bangunan yang cukup luas dengan berbagai kategori seperti ruang perkantoran, ruang kuliah, ruang diskusi/rapat, ruang dosen, ruang laboratorium , pusat kegiatan mahasiswa, gudang dan lain-lain yang merupakan sarana yang menunjang kegiatan akademika.
3. Mesin
Mesin-mesin yang ada di Fakultas Ekonomi USU terdiri dari mesin ketik manual dan listrik (portable dan standard) ,mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, mesin potong kertas, mesin genset,mesin penghisap debu (vacuum cleaner).
4. Kendaraan
5. Peralatan/Inventaris
Pada Fakultas Ekonomi USU peralatan terbagi ke dalam 2 kategori, yakni peralatan administrasi untuk keperluan yang ditempatkan pada perkantoran dan peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan proses belajar mengajar.
Aktiva tetap yang terdapat di Fakultas Ekonomi merupakan Barang Milik Negara (BMN). Klasifikasi dan kodefikasi BMN didasarkan pada ketentuan tentang klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) yang berlaku. Pada Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi (SIMAK) Barang Milik Negara (BMN), barang dapat diklasifikasi ke dalam: golongan, bidang, kelompok, sub kelompok dan sub-sub kelompok. Jika terdapat Barang Milik Negara (BMN) yang belum terdaftar pada ketentuan tersebut, agar menggunakan klasifikasi dan kode barang yang mendekati jenis dan atau fungsinya. Dalam hal ini pada Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan metode di atas dan dapat dilihat pada pemberian kode sepeda motor seperti di bawah ini: Sepeda Motor 3.02.01.04.001
Keterangan : 3, alat bergerak. 02, alat angkutan.
01, alat angkutan darat bermotor. 04, sepeda motor.
31
C. Transaksi yang mengubah aktiva tetap
Transaksi-transaksi yang mengubah aktiva tetap terdiri dari tiga kelompok yaitu :
a) Transaksi yang mengubah rekening aktiva tetap
b) Transaksi yang mengubah rekening akumulasi depresiasi aktiva tetap yang bersangkutan,
c) 1Transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.
Jenis transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap terdiri dari transaksi, perolehan (pembelian, pembangunan dan sumbangan), pengeluaran modal, revaluasi, pertukaran, penghentian pemakaian dan penjualan. Jenis transaksi yang mengubah akumulasi depresiasi aktiva tetap terdiri dari depresiasi, penghentian pemakaian, penjualan dan pertukaran. Dan jenis transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap adalah konsumsi berbagai sumber daya antara lain bahan dan suku cadang, sumber daya manusia,energi, peralatan, dan sumber daya lain untuk kegiatan reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap.
1. Transaksi perolehan
tersebut meliputi biaya ongkos angkut, biaya pemasangan, dan biaya percobaan.Jika aktiva tetap diperoleh dari pertukaran maka harga pasar aktiva yang diserahkan tidak diketahui, maka harga pasar yang diterima dicatat sebagai hasil perolehan aktiva tetap. Sesudah harga perolehan dan dalam masa penggunaan maka untuk aktiva yang umurnya tidak terbatas seperti tanah, dilaporkan dalam neraca sebesar harga perolehannya, sedangkan untuk aktiva tetap yang umurnya terbatas dicantumkan dalam neraca sebesar harga perolehan dikurangi dengan akumulasi depresiasi/deplesi. Harga perolehan dikurangi akumulasi depresiasi/deplesi disebut nilai buku.
Aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU diperoleh dengan cara pembelian tunai, dan donasi atau sumbangan. Fakultas Ekonomi USU setiap enam bulan sekali per tahun mengajukan usulan ke pihak Biro Rektor di bagian perlengkapan untuk penambahan aktiva dan membuat laporan adanya kerusakan aktiva. Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatat dalam register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut :
Aktiva Tetap xxx
Kas Keluar ( yang dibayar ) xxx
Jika aktiva tetap diperoleh dari sumbangan, harga pokok aktiva tetap dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut:
Aktiva tetap xxx
33
2. Transaksi pengeluaran aktiva tetap
Selama penggunaan aktiva tetap dalam perusahaan tentu akan mengalami perbaikan atau penambahan agar aktiva tetap tersebut tetap dapat digunakan dengan baik. Oleh karena itu, perusahaan tidak dapat menghindarkan diri dari pengeluaran-pengeluaran biaya untuk perbaiakan dan pertambahan aktiva tetap tersebut. Pengeluaran-pengeluaran itu harus dianalisis karena akan mempengaruhi harga pokok (cost) yang kemudian mempengaruhi biaya penyusutan. Pengeluaran-pengeluaran biaya yang dilakukan untuk aktiva tetap setelah perolehan aktiva tetap tersebut pada Fakultas Ekonomi USU membedakannya atas:
1. Pengeluaran Biaya (Revenue Expenditure)
Pengeluaran yang bersifat umum dan memerlukan dana relatif kecil dan hanya memberikan tambahan manfaat pada periode akuntansi dimana biaya itu ditetapkan. Misalnya biaya pemeliharaan gedung, seperti biaya pengecatan gedung, biaya pemeliharaan kenderaan, seperti biaya penggantian oli, biaya pemeliharaan inventaris, komputer, dan mesin-mesin seperti servis secara berkala.
2. Pengeluaran Modal (Capital Expenditure)
Pengeluaran-pengeluaran biaya yang dikeluarkan oleh Fakultas Ekonomi USU atas pemakaian aktiva tetap biasanya untuk :
A. Biaya pemeliharaan (Maintenance), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk memelihara aktiva tetap dalam kondisi baik. Biaya ini sifatnya biasa dan berulang-ulang serta tidak menambah umur aktiva,
B. Biaya perbaikan (Repairs), yaitu pengeluaran untuk memperbaiki aktiva tetap dari kerusakan sehingga menjadi baik dan dapat dipergunakan kembali,
C. Biaya penambahan (Additional), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menambah aktiva-aktiva lain yang lebih baru sehingga menambah mutu dan aktiva yang lebih baik,
D. Biaya perombakan (Rearrangement), yaitu pengeluaran biaya untuk perombakan mesin dan peralatan kemudian dipasang kembali, sehingga lebih ekonomis dan lebih efisien,
E. Biaya penggantian (Replacement), yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menggantikan bagian-bagian dari aktiva tetap yang rusak agar aktiva tersebut berfungsi kembali sebagaimana mestinya.
Jurnal pengeluaran biaya reparasi aktiva tetap yang harus dicatat oleh Fakultas Ekonomi USU adalah :
35
3. Transaksi Penyusutan ( Depreciation ) Aktiva Tetap
Dalam (Jay dan Fred, 1987, 491) menyatakan “Penyusutan adalah pengalokasian harga perolehan aktiva secara sistematik dan rasional selama masa manfaat dari aktiva bersangkutan. Penyusutan untuk periode akuntansi dibebankan ke pendapatan baik secara langsung maupun tidak langsung.”
Dari definisi diatas, jelas menunjukkan bahwa penyusutan bukanlah merupakan suatu proses penilaian aktiva atau prosedur pengumpulan dana untuk mengganti aktiva. melainkan merupakan suatu metode untuk mengalokasikan harga perolehan aktiva tetap ke periode-periode akuntansi berikutnva.Faktor-faktor yang menentukan beban penyusutan yaitu harga pokok,nilai residu,umur teknis dan pola pemakaian.
Dalam menyusutkan aktiva tetap terdapat beberapa metode dimana pemilihan metode penyusutan tergantung dari sifat dan karakteristik aktiva tetap masing-masing. Menurut (Harahap, 2002 : 56) metode-metode tersebut adalah sebagai berikut :
A. Metode yang didasarkan pada faktor waktu Metode ini terbagi 4 yaitu :
1. Penyusutan garis lurus (Straight line method)
2. Penyusutan pembebanan menurun (Decreasing charge depreciation)
- Metode jumlah angka tahun (Sum of year’s-digits method) - Metode saldo menurun (Declining balance method)
- Metode saldo menurun ganda (Double declining balance method)
3. Metode anuitas (Annuity method)
4. Metode penyisihan dana (Sinking Fund method) B. Metode yang didasarkan pada faktor penggunaan :
1. Metode jam pemakaian/ unit jam jasa (Service hours method) 2. Metode output produksi/ jumlah unit produk (Productive
C. Metode berdasarkan tarif kelompok dan tarif gabungan (Group and Composite rate method)
1. Penyusutan kelompok (Group Depreciation) 2. Penyusutan gabungan (Composite Depreciation)
Fakultas Ekonomi sebagai unit kerja Universitas Sumatera Utara hanya melaporkan aktiva tetap setiap 6 bulan sekali pertahun tanpa ada melakukan penyusutan pada aktiva tetapnya. Seluruh laporan aktiva tetap di bawah unit kerja USU disatukan kemudian dilaporkan ke Departemen Keuangan di bawah wewenang Menteri Keuangan sebagai Bendahara Umum Negara. Laporan aktiva tetap di USU disusutkan oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Negara sebagai perpanjangan tangan dari Menteri Keuangan. Biasanya metode yang diterapkan menggunakan metode garis lurus (Straight line method). Hasil penyusutan aktiva tetap diterbitkan setiap enam bulan sekali per tahun. Alasan menggunakan metode penyusutan garis lurus (Straight line method) adalah kegunaan ekonomis dari suatu aktiva tetap akan menurun secara proporsional setiap periode, biaya reparasi dan pemeliharaan tiap-tiap periode jumlahnya relatif tetap, kegunaan ekonomis berkurang karena terlewatnya waktu, penggunaan (kapasitas) aktiva tiap-tiap periode relatif tetap. Dokumen sumber yang dipakai untuk pencatatannya adalah bukti memorial. Pencatatan biaya penyusutan yang harus dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
37
4. Transaksi penghentian penggunaan aktiva tetap
Proses penghentian penggunaan aktiva tetap menurut (Skousen, 2004 : 808) dapat terjadi dalam berbagai kondisi sebagai berikut:
a. Asset Retirement by Sale
Hasil penjualan aktiva tetap dapat diterima dalam bentuk kas atau piutang. Bila harga jual lebih tinggi di banding dengan nilai buku aktiva yang bersangkutan berarti ada keuntungan, sedangkan jika harga jual lebih rendah dari nilai buku berarti ada kerugian. b. Asset Retirement by Exchange for Other Non monetary Assets
Seringkali perusahaan melakukan penghentian penggunaan aktiva tetap melalui pertukaran dengan aktiva tetap nonmoneter lainnya, maka aktiva tersebut dicatat sebesar nilai wajarnya atau nilai pasar aktiva yang diterima. Jika harga perolehan aktiva baru lebih tinggi dari book value aktiva lama maka diperoleh keuntungan atau sebaliknya.
c. Retirement by Involuntary Conversion
Penghentian penggunaan aktiva tetap karena konversi terpakas dapat terjadi kerusakan berat akibat terjadinya peristiwa-perisyiwa seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, dan sebagainya.”
Fakultas Ekonomi USU akan menghentikan penggunaan suatu aktiva tetap karena aktiva tetap tersebut tidak dibutuhkan lagi dan sudah usang. Fakultas Ekonomi menyimpan seluruh aktiva tetap yang tidak dibutuhkan lagi di dalam gudang penyimpanan. Seluruh aktiva yang tidak dibutuhkan lagi tetap dicatat dalam laporan aktiva karena aktiva tersebut merupakan kekayaan milik negara.
D. Dokumen yang di gunakan pada Fakultas Ekonomi USU
Formulir dokumen pada dasarnya merupakan wujud fisik rekaman transaksi perusahaan, formulir pada dasarnya digunakan untuk menetapkan tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat, atau menyelesaikan transaksi, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mengirim data dari satu pihak ke pihak lain, dan merekam transaksi atau meminta dilakukannya suatu kegiatan.
Dokumen yang digunakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk merekam data transaksi aktiva tetap yang bersangkutan adalah : 1. Surat permintaan otorisasi investasi ( expenditure authorization request)
Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relative besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relative panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang.
2. Surat permintaan reparasi ( authorization for repair )
Berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparsi yang merupakan pengeluaran modal.
3. Surat permintaan transfer aktiva tetap
Berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap.
4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap.
39
5. Surat perintah kerja (work order )
Berfungsi sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap.
6. Surat order pembelian
Diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok.
7. Laporan penerimaan barang
Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
8. Faktur dari pemasok
Merupakan tagihan dari pemasok untuk aktiva tetap yang dibeli. 9. Bukti kas keluar
Merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelahdokumen surat permintaan otorisasi invesatsi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsitersebut.
10. Bukti memorial.
Pedoman dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah diatur sesuai dengan Keputusan Presiden No. 8 Tahun 2003 dan Peraturan Pemerintah No. 95 Tahun 1995. Perencanaan pengeluaran investasi dalam dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada Pembantu Dekan II. Melalui bagian perlengkapan, usulan investasi diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi kelayakan. Studi kelayakan tersebut digunakan untuk menyusun anggaran investasi (capital budget) untuk disetujui / diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh Dekan dan Pembantu Dekan II. Dokumen yang di gunakan adalah surat permintaan otorisasi investasi.Sedangkan yang memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap yang dicantumkan dalam surat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan otorisasi reparasi adalah Dekan Fakultas Ekonomi USU.
E. Catatan Akuntansi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU
Catatan akuntansi yang digunakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :
1. Kartu Aktiva Tetap
41
2. Jurnal Umum
Untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap dan depresiasi aktiva tetap.
3. Register Bukti Kas Keluar
PENUTUP
A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Sistem informasi akuntansi atas aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU telah berjalan dengan cukup baik.
2. Aktiva tetap yang terdapat di Fakultas Ekonomi merupakan Barang Milik Negara (BMN).
3. Aktiva tetap yang ada di Fakultas Ekonomi USU dikelompokkan menurut jenisnya yang masing – masing telah diberi kode tertentu.
4. Klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) didasarkan pada ketentuan tentang klasifikasi dan kodefikasi Barang Milik Negara (BMN) yang berlaku.
5. Fakultas Ekonomi melaporkan aktiva tetap setiap 6 bulan sekali pertahun tanpa ada melakukan penyusutan pada aktiva tetapnya Laporan aktiva tetap di USU disusutkan oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Negara sebagai perpanjangan tangan dari Menteri Keuangan.
43
7. Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan aktiva tetap yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU adalah surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan reparasi, surat perintah kerja (work order), surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, bukti kas keluar, dan bukti memorial.
8. Catatan akuntansi yang digunakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah Kartu Aktiva Tetap, Jurnal Umum, Registrasi Bukti Kas Keluar.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mencoba memberikan beberapa saran yang di harapkan dapat berguna bagi Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan sistem informasi akuntasi.
1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan diharapkan dapat menyusun sendiri besarnya penyusutan aktiva tetap untuk menentukan
alokasi biaya terhadap penggunaan aktiva tetap tersebut, agar dapat lebih mandiri dan dapat mengatur segala penyusutan dan anggaran yang dapat akan disusun.
penting tersebut.
3. Fakultas Ekonomi USU diharapkan mampu meningkatkan pengawasan terhadap unit pengelola aktiva tetap untuk menghindari terjadinya kecurangan dan penyelewengan oleh pihak ekstern maupun intern dalam hal penggunaan dana untuk pengadaan aktiva tetap tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H, and William S.Hopwood, 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.
Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.
Harahap, Sofyan Syafri, 2002. Akuntansi Aktiva Tetap, Edisi Keempat, PT. Raja Grafindo, Jakarta.
Kieso, Donald E, Jerry J. Weygandt, and Terry D. Warfield, 2007. Akuntansi Intermediate, Edisi Ke-12, Erlangga, Jakarta.
M.Smith, Jay, K.Fred Skousen,1987. Akuntansi Intermediate, Edisi Kesembilan, Erlangga, Jakarta
Romney, Marshall B, and Paul Jhon Steinbart, 2006. Accounting Information System, 10th edition, Pearson Education International, New Jersey.
S.R,Soemarso, 2004. Akuntansi Suatu Pengantar, Buku I,Salemba Empat,Jakarta
Stice, Earl K, James D. Stice, and K. Fred Skousen, 2004. Intermediate Accounting, 15th edition, South-Western College Publishing, Ohio.
