SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA LOTTE MART CENTER POINT MALL
C. Unsur - Unsur Pengendalian Internal Kas
1. Jenis – jenis Penerimaan dan pengeluaran Kas Pada Lotte Mart Center Point Mall
Jenis penerimaan kas yang ada pada Lotte Mart Center Point Mallbersumber dari pelanggan (Customer), berupa pembayaran atas rangkaian layanan/ penjualan jasa dalam bentuk kredit maupun tunai yang dilakukan perusahaan baik berupa pengiriman barang, pergudangan, distributor, dan beacukai.
Adapun prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Lotte Mart Center Point Mallmeliputi serangkaian proses pencatatan pengkitisarian, sampai dengan pelporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun sistem komputerisasi.
Secara lebih rinci adalah sebagai berikut :
a. Kasir menerima uang dari langganan berupa cash dan kredit b. Kasir mengeluarkan bukti penerimaan uang dari customer
c. Kasir mencatat penerimaan kas daftar interm purcheses daftar harian dan langsung ke bagian Finance
d. Finance menyiapkan Data Mutasi setor ke bank distribusikan terhadap sebagai berikut : 1) BNI Kredit dan Debit
2) BCA Kredit dan Debit
e. Bagian Piutang memposting dalam buku pembantun piutang dan mengarsipkan bukti penerimaan kas.
f. Bagian buku besar mencatat penerimaan uang harian ke dalam jurnal dan setiap periode memposting jurnal penerimaan kas ke buku besar.
Dengan teknik pengawasan terhadap penerimaan kas seperti itu kemungkinan timbulnya hal – hal yang tidak diinginkan terhadap kas akan kecil, dimana bukti kas masuk yang dibuat oleh kasir dapat diawasi oleh bagian finance dengan cara membandingkan daftar
penerimaan kas dengan bukti setor yang langsung diterima oleh bagian keuangan dari bank. Jadi, disini bukti setor ke bank dapat dijadikan sebagai bukti pendukung oleh bagian keuangan.
Unsur pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas menurut Mulyadi ( 2001 : 60 ) untuk organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat adalah :
a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi akuntansi, b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi,
c. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahaan bukuan (giro bilyet) d. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar
piutang yang harus ditanggung dan ditagih yang disebut fungsi akuntansi.
e. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
f. Hasil perhitungan kas duekam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
h. Kas dalam perjalanan ( baik yang ada ditangan kasir maupun yang ada ditangan penagih perusahaan ) harus diasuransikan (
cash-in-safe- dan cash-in-transit insurance).
E. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Lotte Mart Center Point Mall
Salah satu penerimaan kas Lotte Mart Center Point Mall adalah penerimaan dari piutang adapun prosedurnya penerimaan angsuran piutang di lakukan oleh bendahara yang didasarkan daftar angsuran piutang. Bendahara membuat kwitansi kas masuk rangkap dua lembar sebagai bukti penerimaan kas. Lembar 1 diserahkan ke bendahara, sedangkan lembar 2 diserahkan pada bendahara kantor bersamaan dengan penerimaan angsuran. Otorisasi kwitansi kas masuk dilakukan oleh bendahara dan ketua. Sebagai bukti pembayaran angsuran oleh debitur, debitur juga menandatanganikwitansi tersebut.
Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalamsistem akuntansi penerimaan kas dari piutang antara lain :
1. FungsiAkuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan dan pembukuan yang dibutuhkan serta membuat laporan keuangan yang dipaparkan dalam RAT.
Fungsi ini bertanggung jawab dalam pengarsipan dalam hal surat menyurat. Fungsi administrasi dilaksanakan oleh bagian administrasi. 3. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam penerimaan dan pengeluaran kas yang berasal dari anggota.
4. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab dalam hal tagihan atau piutang dari anggota dan melaporkan ke bagian akuntansi agar dibukukan dan dicatat.Fungsi ini dilakukan oleh bagian penagihan sendiri terpisah dari bagian kas.
5. Fungsi Piutang
Fungsi ini bertanggung jawab dalam pengelolaan piutang yang diterima dari angsuran anggota dan bertanggung jawab dalam pembuatan daftar piutang.
Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut:
1. Surat Pemberitahuan
Dokumen ini digunakan untuk memberitahukan kepada anggota beberapa jumlah saldo piutang mereka dan jumlah angsuran yang harus dibayar pada bulan tersebut.
Dokumen ini merupakan bukti dari pembayaran angsuran yang melakukan pembayaran secara langsung kepada penagih perusahaan.Dokumen digunakan sebagai bukti penerimaan kas.
3. Bukti pengeluaran kas
Dokumen ini merupakan bukti dari pengeluaran kas pada Finance Eka Bakti.
4. Kartu piutang
Kartu piutang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat jumlah piutang yang dimiliki oleh koperasi.Kartu piutang ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dasar dalam pembuatan jurnal penerimaan kas. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut:
1. Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber diantaranya dari penerimaan piutang. 2. Neraca
Neraca merupakan laporan keuangan yang dibuat oleh fungsi akuntansi yang ada pada koperasi makmur abadi yang menunjukkan tentang posisi keseimbangan keuangan Koperasi Eka Bakti.
Laporan harian ini mencatat jumlah penerimaan kas selama sehari pada Koperasi Eka Bakti penerimaan kas yang berasal dari piutang akan tercantum dalam laporan harian kas dari piutang.
4. Laporan keuangan
Laporan keuangan dibuat dengan tujuan memberikan informasi mengenai keadaan keuangan koperasi.
Prosedurpengeluarankas
Salah satu pengeluaran kasLotte Mart Center Point Mall adalah pemberian pinjaman kepada anggota, adapun prosedur-prosedurnya antara lain :
1. Prosedur pemberian pinjaman a) Permohonan dari anggota :
Prosedur permohonan pinjaman dimulai dengan kedatangan pemohon pinjaman ke Koperasi Eka Bakti yang ditemui oleh bendahara. Pemohon kredit kemudian mengisi surat permohonan kredit,kecuali rincian gaji karena yang berhak mengisinya adalah bendahara gaji kantor Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Sumatera Utara.
b) Verifikasi permohonan
Di bagian ini calon pemohon kredit akan melakukan verifikasi dulu untuk ditetapkan sebagai calon pemohon kredit, verifikasi yang dilakukan adalah mengisi formulir yang di berikan oleh pengurus ,
dan pengurus memeriksa perlengkapan berkas calon pemohon kredit yang harus sesuai dengan persyaratan.
c) Penetapan calon peminjam
Setelah calon peminjam melakukan verifikasi, di tahap inilah calon pemohon kredit ditetapkan sebagai calon pemohon kredit yang sah oleh pengurus karena telah melengkapi persyaratan kelengkapan berkas.
d) Persetujuan dari pengurus
Keputusan pemberian kredit didasarkan pada rincian gaji pemohon kredit yang dimintakan bendahara ke bendahara kantor. Jika pemohon kredit dapat membayar angsuran kredit, maka pemberian kredit akan disetujui.
e) Realisasi pinjaman
Prosedur realisasi pencairan kredit dilakukan oleh bendahara. Otoritas kwitansi kas keluar dilakukan oleh bendahara dan ketua. Sebagai bukti atas pemberian kredit oleh koperasi, debitur juga menandatangani kwitansi tersebut. Bendahara melakukan perhitungan pemberian kredit. Penghitungan pemberian kredit dilakukan dengan cara mengurangi jumlah pinjaman yang diberikan dengan sisa pinjaman sebelumnya dan potongan-potongan yang harus di bayar oleh debitur. Potongan-potongan-potongan itu adalah simpanan wajib kredit dan dana resiko kredit. Setelah perhitungan dilakukan , bendahara membuat kwitansi kas keluar
rangkap dua lembar, lembar 1 diserahkan untuk bendahara sedangkan lembar 2 untuk debitur bersamaan dengan penyerahan uang. Surat permohonan kredit dan rincian gaji di arsip oleh bendahara.
F. Sistem Pengendalian Internal terhadap Pengeluaran Lotte Mart