OBJEK DAN METODE PENELITIAN
4 Penarikan Kesimpulan
4.1 Gambaran umum Perusahaan 1 Sejarah Perusahaan
4.1.3 Job Description
Adapun uraian tugas ( job description ) pada bagaian dimana penulis melaksanakan penelitian yaitu SDM adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan SDM
a. Menysun perhitungan beban kerja tiap unit kerja berdasarkan bilangan biji kantor dan indikator tambahan lainnya.
b. Menganalisa dan Menghitung kebutuhan jumlah dan kualitas SDM c. Menyusun rencana kerja dan Anggaran ( RKA ) bidang SDM. 2. Penempatan Pegawai
a. Mengadministrasikan data penempatan pegawai secara mutakhir meliputi identitas pegawai.
1) Nama 2) Pangkat 3) Nippos
4) Latar belakang Pendidikan 5) Penempatan
b. Merencanakan aktifitas dan program penempatan pegawai meliputi rencana jabatan atau pekerjaan yang diisi kualifikasi SDM yang di butuhkan.
c. Mengidentifikasikan kenjangan antara kebutuhan dan tuntutan jabatan atau pekerjaan dengan ketersediaan kualifikasi SDM dan selanjutnya membuat usulan penanganan kesenjangan meliputi diklat, pembinaan, coaching atau conselling.
d. Menyusun aktifitas rekrutmen dan seleksi penempatan meliputi invertarisasi pegawai, penelitian catatan pegawai dan penentuan pengisian jabatan atau pekerjaan melalui dewan pertimbangan jabatan UPT.
3. Pengembangan SDM
a. Mengadminitrasikan data kinerja masa lampau pegawai.
b. Mengolah data kinerja pegawai untuk identifikasi kebutuhan pelatihan dan program pengembangan lainnya.
c. Mengusulkan ke kantor wilayah kebutuhan program pelatihan unit kerja baik yang bersifat tahunan maupun isidentil.
d. Menyelenggarakan program pelatihan yang didelegasikan pelaksanaannya ke UPT oleh kantor wilayah
e. Mengadministrasikan sejarah pelatihan pegawai secara tertertib dan teratur.
4. Pemeliharaan dan Pembinaan SDM
a. Mengadministrasikan data kinerja history pegawai b. Mengolah data kinerja pegawai
5. Melaksanakan pemberhentian SDM
a. Investarisir data pegawai menjelang pension
b. Memproses administrasi pegawai menjelang pension
c. Memfasilitasi dan menginisialkan program persiapan pensiun sesuai dengan minat para pensiun.
6. Administrasi kepegawain kantor
a. Verifikasi data pembayaran ( gaji ) b. Mengawasi pengisian Peg-18
c. Melaporkan aktifitas bidang SDM ( Sumber Daya Manusia ) terbagi atas beberapa bagian, dimana tiap bagaian memiliki tugasnya masing-masing. Bagian yang terdapat dalam SDM beserta uraian tugas ( job description )nya adalah sebagai berikut : 1. Agendaris
a. Persiapan
a) Persiapan aLat Tulis
b) Persiapan kelengkapan lainnya c) Persiapan Disposisi surat b. Administrasi surat masuk dan Keluar
a) Menerimasurat pos yang beralamat untuk kantor pos /sgg bandung 40000
b) Membuka surat pos dan mencatatnya dalam agenda H 1) Nomor Surat
2) Tanggal Surat 3) Uraian Singkat Surat 4) Tindak Lanjut
5) Jenis Surat dan Alamat
c. Mensortir surat sesuai kategori ( Biasa dan Rahasia ) dan tingkat respon yang diperlukan ( biasa atau segera )
d. Mendiposisikan surat untuk masing masing bagian sesuai tujuan surat
e. Menyimpan dalam map tunda untuk tindak lanjut sampai batas yang ditentukan
f. Menyimpan dalam arsip surat 2. ATM/Perpustakan
a. Inventarisir ketersediaan ATM di kantor Pos/SGG Bandung
b. Melaksanakan tender penyediaan ATM prosedur dan diketahui Supervisior SDM
c. Memastikan ketersediaan ATM kantor d. Memebuhi permintaan kebutuhan ATM
1) Permintaan ATM kantor pos dengan menggunakan Per-7 yang harus ditandatangani minimal asisten supervisior terkait.
2) Melihat data permintaan terakhir bagi bagian/Kp cabang yang meminta ATM
3) Koordinasi dengan bagian ekspeditur untuk memantau ada tidaknnya barang yang diminta
4) Memenuhi permintaan ATM dan menarsipkan daftar permintaan
e. Menerima kiriman buku yang diterima dari kantor pusat/lainnya f. Memeriksa kebenaran buku yang diterima dengan daftar kiriman g. Memberikan nomor buku sesuai agenda pembukuan
h. Mengawasi keluar masuknya buku pustaka dengan buku serah terima
3. Expeditur Administrasi a. Persiapan
1) Mempersiapkan alat tulis 2) Mepersiapkan buku serah
3) Mempersiapkan kelengapan lainnya b. Distribusi surat
1) Menerima dari agendaris surat untuk diserahkan ke masing masing bagian tujuan
2) Mensortir surat berdasarkan kategori surat ( biasa atau urgent )
3) Menyatukan surat dalam bendel untuk masing masing bagian
4) Mendistribusikan surat ke masing-masing bagian, dan jika diperlukan menggunakan serah yang harus di paraf si penerima surat
5) Menghapus surat yang kembali ke bagian SDM c. Distribusi ATM kantor
1) Menerima dari ATM/Perpustakan barang yang diminta melalui Per-7
2) Memilah barang yang diminta jika tidak ada barang yang diminta diberikan keterangan di per-7 tersebut.
3) Mendistribusikan barang yang diminta 4) Menghapuskan dalam buku permintaan. 4. Administrasi
a. Mengumpulkan data- data atau informasi kepegawaian dan TKK b. Mengisi model Peg-12
c. Membuat laporan peg-17
d. Administrasi naskah kepegawaian dan TKK dalam Bendel
e. Menyiapkan laporan kepegawaian bulanan dan laporan pendukung lainnya
f. Merekomendasikan nama pegawai yang akan mengikuti pelatihan / Ujian
g. Administrasi formulir dan bendel cuti
h. Rekomendasi pengaturan dan pengganti pegawaiyang cuti 5. Koordinator Gaji,PPH dan Resitusi
a. Melaksanakan pengelolaan potongan gaji
1) Menyiapkan, memeriksa kebenaran baskah potongan gaji Kprk/Kp Cabang
2) Mengadministrasikan naskah nsakah potongan gaji 3) Menyetorkan potongan gaji ke pihak bank atau lainnya b. Melaksanakan Pengelolaan pembayaran gaji
1) Membuat daftar pembayaran gaji
2) Melakukan pembayaran kepada yang berhak 3) Menyusun naskah daftar gaji dan tunjangan
4) Melaporkan naskah naskah pembayaran gaji c. Mengelola petanggungan PPH
1) Menetapkan masing-masing PPh pegawai 2) Mencatat PPH Kug-12A
3) Menyusun naskah daftar gaji dan tunjungan 4) Melaporkan naskah-naskah pembayaran gaji d. Melaksanakan pengelolaan restitusi
1) Memeriksa kuitansi pengobatan pegawai/pensiun
2) Menetapkan besarnya penggantian biaya pengobatan sesuai aturan yang berlaku
3) Laporan restitusi 6. Pembayaran Pensiun
a. Melaksanakan administrasi pensiun
1) Menyiapkan, memeriksa dan mengirimkan naskah penjualan pensiun dan THT
2) Mengadministrasikan naskah-naskah pensiun 3) Membuat laporan pensiun
4) Mengirimkan naskah pensiun b. Pengelolaan pembayaran uang pensiun
1) Membuat daftar pembayaran pensiun
2) Melakukan pembayaran pensiun kepada yang berhak 3) Menyusun naskah pensiun, THT, Taspen dan dana
4) Menyetorkan potongan pensiun ke pihak lan atau tidak 7. Sekretaris Kepala Kantor
a. Melaksanakan kesekretariatan kepala kantor 1) Mengelola administrasi surat menyurat 2) Mengatur rencana dan agenda kerja
3) Mengelola tata laksana rumah tangga kantor b. Melaksanakan pengelolaan surat surat rahasia
1) Mengagendakan surat rahasia 2) Mengetik surat rahasia
3) Mengirimkan surat rahasia yang telah di tandatangani Kepala kantor
4) Mengarsipkan surat yang telah selesai c. Public Relation
1) Menyeleksi, mengkomunikasikan informasi dan kebijakan Kepala Kantor yang relevan
Menghubungkan komunikasi internal dan eksternal.