Sense Of Belongin didalam perusahaan GMF sudah diterapkan didalam setiap program employee relations yang telah berjalan selama ini.
Berikut pernyataan yang disampaikan oleh Farin selaku Corporate Communication Officer GMF:
“Ya, tentu. Kami melakukan tahap-tahap dari strategi PR yang ada, yaitu dengan cara melaksaakan kegiatan komunikasi
24
93
internal perusahaan, menjalin komunikasi antara manajemen dengan karyawan, menjalin hubungan baik, dan memberikan informasi tentang apapun yang beroperasi didalam perusahaan, termasuk mengadakan special event, dll. Dengan begitu rasa memiliki akan meningkat”.25
Strategi Employee Relatons yang selama ini berjalan merupakan kegiatan komunikasi internal perusahaan, yang mana bertujuan untuk menciptakan sense of belonging perusahaan melalui informasi yang telah disampaikan oleh manajemen, karna dengan memberikan informasi manajemen kepada karyawan akan menciptakan hubungan baik antara manajemen dengan karyawannya.
Berikut pernyataan yang disampaikan Farin terhadap hasil dari upaya Program Employee Relations dalam peningkatan Senses of Belonging persuahaan:
“Sejauh ini sebagian karyawan GMF telah menunjukan apreasiasinya dalam setiap kegiatan Employee Relations yang kami laksansakan. Hal tersebut memberikan dampak positif terhadap kemajuan sense of belonging karyawan kami. Dan kami akan terus meningkatkanya.”
Empat Langkah Strategi Employee Relations Department Corporate Communications PT. GMF AeroAsia Tangerang, Indonesia. No. Langkah-langkah Proses kerja public
relations
Hasil dari proses kerja Public Relations PT.
GMF AeroAsia 1. Fact Finding Dalam proses
identifikasi masalah,
corporate comunication PT. GMF AeroAsia melakukan survey.
Dengan hasil survey yang dijalankan pada awal tahun tersebut,
maka corporate
communication
25
94
Target khalayak
penelitian survey
tersebut adalah seluruh karyawan.
Didukung oleh setiap kepala dinas yang ada didalamnya.
Survey tersebut
dilakukan setiap awal
tahun, yang mana
dipegang oleh tim direksi.
menerima action plan yang diutus oleh direksi menjadi action list, dan
bentuk itulah yang
menjadi kunci utama tim corporate
communication mengerjakan
perencanaan dan
program tiap tahunnya. Tahap fact finding yang dikelola oleh corporate communication GMF dilakukan apabila ada sebuah kendala dan
permasalahan internal
yang muncul saja. Corporate
communication
melakukan fact finding dengan metode activity
analysis, observasi,
benchmark, serta survey kepada kepala divisi perusahaan. Hal tersebut untuk mengetahui data-data serta identifikasi
masalah mengenai
employee relations
GMF. 2 Planning program Setelah proses fact
finding selanjutnya corporate communication memuat perencanaan program employee relations yang disusun mencangkup penentuan tujuan program,
kemudian juga strategi
utama, taktik dan
program untuk
menjangkau
keberhasilan program.
Pada proses perencanaan program ini corporate communication PT.
GMF AeroAsia
membuat perencanaan untuk pengelolaan media internal, mengenai hal apa saja yang akan dilakukan dan dibuat
sebelum melakukan
pembuatan media
internal yaitu seperti: 1. Membuat media
internal karyawan
menjadi lebih
95
proses kerja yang lebih baik lagi. 2. Menetapkan tujuan pengelolaan media internal karyawan dan event corporate emloyee relations untuk memudahkan tim corporate communication dalam memberikan informasi pada karyawannya dan menciptakan keserasian informasi antar unit maupun dengan atasan. 3. Menetapkan khalayak atau sasaran pesan dari pengelolaan media internal karyawan dan event corporate. 4. Mendata event corporate yang dilaksanakan pada tahun tersebut. 5. Mendata budgeting yang diajukan oleh corporate communication dalam program employee relations.
3. Programming Tahap selanjutnya
mengimplementasikan program, tindakan, dan komunikasi yang telah
Mekanisme tugas dan tanggung jawab dalam
tahap implementasi
96
dibuat untuk mencapai tujuan tertentu dalam menyelesaikan tujuan
programnya dimana
mencangkup tindakan apa saja yang akan dilakukan, dan psan apa
saja yang ingin
disampaikan, serta jenis media apa saja yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan yang dimaksud.
perencanaan proses kerja
sebelumnya. Dalam
proses implementasi ini, corporate
communication
melakukan beberapa
perencanaan
programnya, antara lain yaitu seperti: 1. Pembagian tugas dan tanggung jawab pada karayawan corporate communication dalam pelaksanaan kegiatan employee relations. 2. Media internal menjadi sebuah fasilitas karyawan dalam menerima pesan dari manajemen. Media cetak yang dimiliki perusahaan adalah GMF News, dan Bulletin Peniti. 3. Event corporate komunikasi internal yang menjadi salah satu aplikasi corporate communication dalam mengelola employee relations. 4. Evaluating Proses PR selalu
dimulai dari
mengumpulkan fakta dan diakhiri dengan
Berdasarkan hasil yang
dilihat dari
implementasi, pada
97
pengumpulan fakta,
untuk mengetahui
apakah prosedurnya
sudah selesai atau belum, seorang praktisi PR perlu melakukan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil. Maka, tahap ini akan melibatkan pengukuran atas hasil tindakan dimasa lalu.
Penyesuaian dapat
dibuat dalam program yang sama, atau setelah suatu masa berlalu.
corporate
communication GMF
melakukan evaluasi
terhadap program yang telah dijalankan, yaitu:
1. Corporate communication menggunakan metode survey dan wawancara didalam evaluasi rapat akhir. 2. Mereka melakukan evaluasi fact finding sebelum dan setelah menjalankan sebuah rencana program 3. Pihak yang terlibat dalam evaluasi adalah tim corporate communcation sendiri, dan juga
sebagian dinas
yang ikut bekerja
sama dalam program employee relations. 4. Evaluasi akhir biasanya dilakukan setelah program yang
ada pada action plan satu per satu telah dilakukan. 5. Diakhir kegiatan tiap akhir tahunnya dilakukan evaluasi akhir, dimulai dari budgeting-
98 concepting, sampai tahap Lembar Pertanggung Jawaban dan di masukan kedalam Annual report.
(sumber: hasil wawancara terhadap corporate communication PT. GMF AeroAsia 2013)
Tabel 4.1 Empat Langkah Strategi Employee relations
4.3 Pembahasan
Setelah melakukan penelitian, penulis dapat melihat bagaimana Komunikasi internal yang dikelola oleh corporate communication GMF, bahwa komunikasi antar manajer dan komunikasi (khalayak/karywan dari top management, middle management dan lower management) yang berada didalam organisasi dilakukan secara timbal balik.
Organisasi perusahaan merupakan bagian dari manajemen yang harus berjalan secara bersama sama dalam mencapai tujuan perusahaan. Corporate communication GMF mengelola komunikasi internal tersebut demi terciptanya timbal balik komunikasi yang baik antara manajemen dengan karyawanya.
Pemimpin yang berhasil adalah pemimpin yang mampu mengelola atau mengatur organisasi secara efektif dan mampu melaksanaakan kepemimpinan secara efektif pula. Untuk itu pemimpin harus betul-betul dapat menjalankan fungsinya sebagai seorang pemimpin.
99
Tercapainya tujuan dari organisasi, tentunya harus diiringi dengan manajemen perusahaan yang baik, karyawan yang baik, atau dengan kata lain dalam organisasi harus tercipta kualitas hubungan yang baik (good relationship quality) dalam manajemen dan juga karyawannya.
Untuk menciptakan good relationship quality, diperlukan sebuah strategi employee relations yang baik dalam proses penyampaian informasi terhadap karyawannya.
Komunikasi internal termasuk komunikasi organisasi yang penting dalam keberlangsungan pembentukan mutual understanding diantara anggota organisasi, agar tercipta suatu kondisi yang sinkron dan budaya serta iklim organisasi yang penting dalam pencapaian visi dan misi organisasi. Komunikasi internal disa dilakuakan dengan lisan, melalui media elektronik, visual dan tulisan.
Strategi employee relations yang dikelola oleh departement corporate communication PT. GMF AeroAsia, untuk terciptanya program eployee relations yang baik diperlukan empat tahap strategi PR, yaitu: fact finding, planning, programming, dan evaluating.
Tujuan dari kegiatan employee relations sebagai sarana komunikasi internal secara timbal balik yang dipergunakan dalam suatu organisasi/perusahaan, untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan komunikasi antara manajemen perusahaan dengan para karyawannya, sebagai sarana saluran atau alat komunikasi dalam upaya menjelaskan tentang kebijaksanaan, peraturan dan ketatakerjaan dalam
100
sebuah organisasi/perusahaan, sebagai sarana saluran atau alat komunikasi internal bagi pihak karyawan untuk menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi serta laporan kepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan).
Pelaksanaan kegiatan employee relations, program media internal dan special event memiliki tujuan yang amat baik yaitu dapat meningkatkan kualitas dan keterampilan karyawan. Selain itu juga bertujuan sebagai motivasi kerja dan prestasi kerja karyawan dalam mencapai produktivitas yang tinggi.
Tahap fact finding yang dikelola oleh corporate communication GMF dilakukan apabila ada sebuah kendala dan permasalahan internal yang muncul saja. Karna pada dasarnya identifikasi masalah adalah untuk kegiatan program kerja yang sifatnya memperbaiki. Corporate Communication PT.GMF AeroAsia melakukan survey tiap awal tahunnya, namun dilakukan sebatas untuk mengetahui keinginan karyawan seperti apa.
Fact finding dalam Strategi Employee Relations adalah tahap untuk mengetahui data-data sebelum melakukan program strategi employee relations, yang mana tujuan employee relations tersebut adalah untuk meningkatkan hubungan baik antara manajemen dengan karyawannya, agar terhindarnya noise/distorsi komunikasi, maka keberhasilan fact finding menyangkut kesuksesan program tersebut.
101
Langkah-langkah Fact finding yang dikelola oleh Corporate Communication GMF adalah pertama-tama dengan menentukan tujuan dari setiap kegiatan tersebut, lalu setelah itu Corporate Communication GMF melakukan survey-survey terhadap karyawannya jika diperlukan.
Survey yang dilakukan corporate communication tersebut dibantu oleh perwakilan setiap dinas, karena karyawan yang dimiliki oleh perusahaaan tersebut tidak sedikit.
Program employee relations PT.GMF AeroAsia tidak seluruhnya dipegang oleh departement corporate communication. Ada beberapa divisi lain yang mengelola program employee relations tersebut. Antara lain adalah divisi HRD. Divisi HRD mengelola seluruh employee relations yang sifatnya team-building, education, dan pelatihan.
Perbedaan pengelolaan employee relations Departement corporate communication dengan Human Resourches Departement adalah:
a) Departement Corporate communication: mengelola keseluruhan mengenai internal communication perusahaan.
b) Human Resourches Departement: mengelola keseluruhan program building, educating, dan pelatihan karyawan.
Corporate communication melakukan fact finding dengan metode activity analysis, observasi, benchmark, serta survey kepada kepala divisi perusahaan. Hal tersebut untuk mengetahui data-data serta identifikasi masalah mengenai employee relations perusahaan tersebut.
102
Corporate communication menjadi mediator komunikasi antara management dan karyawannya, maka dari itu tahap perencanaan adalah tahap yang penting sebelum merealisasikan program-program kerja tersebut.
Mediator manajemen perusahaan adalah hal yang penting dalam tugas seorang corporate communication, dengan adanya employee relations didalam strategi corporate tersebut, maka akan menghasilkan hubungan yang baik antara manajemen dengan karyawannya.
Corporate communication melakukan tahap perencaaan program kerja employee relations pada awal tahun. Mereka tidak mengelola perencanaan tersebut dengan bebas dan terbuka. Tetapi dikelola dan melalui persetujuan oleh direksi corporate secretary. Dinas corporate secretary adalah induk management daripada corporate communication.
Bentuk perencanaan tersebut di turunkan kepada divisi corporate communication dengan action-plan-list. Action-plan-list tersebut sudah terdata program kerja setiap hari, bulan, dan tahunya, dan program employee relations termasuk didalamnya.
Tahap planning program kerja melibatkan persetujuan dari pihak lain, antara lain dengan divisi keuangan. Budgeting program tahunan yang dikeluarkan oleh corporate communication PT.GMF AeroAsia berbeda-beda. Khusus program employee relations tersebut, corporate communication harus melkukan ajuan budgeting terlebih dahulu, yang
103
kemudian akan diproses oleh direksi dan management corporate secretary. Lalu kemudian akan diturunkan melalui divisi keuangan.
Semua program yang dikelola oleh corporate communication didasari oleh kelangsungan dan keberhasilan program corporate. Apabila perencanaan tersebut terjadi hambatan, maka tahap programming dan evaluating akan tidak berjalan sempurna.
Programming/communicating program kerja corporate communication PT.GMF AeroAsia berjalan dengan tim kerja yang terdiri dari empat orang corporate communication officer. Untuk melaksanakan kegiatan employee realtions yang dilakukan rutin setiap tahun tersebut membutuhkan bantuan divisi lain. Antara lain, tim redaksi. Salah satu program employee relations yang dilakukan oleh corporate communication adalah pengelolaan media internal, yang kedua adalah special events.
Pengelolaan media internal tersebut dibagi menjadi dua, yaitu ; a) media cetak,
pengelolaan media cetak yang dikelola corporate communication adalah sebagai berikut:
- GMF News (Bulletin),
- Line Coops (Technical Buletin area Line Maintenance), - Penity (Pengetahuan dan Informasi Safety),
- Front Line (Leadership management bulletin). b) Media sosial internet.
104
Media sosial internet dikelola oleh corporae communication dalam menyampaikan berita dan informasi mengenai perusahaan. Media tersebut antara lain:
- PDCA Cascading Communication, - Portal (intranet),
- email to everyone
Seluruh pengelolaan media internal tersebut bertujuan untuk penyampaian informasi antara manajemen dengan karyawan. Segala hal mengenai kegiatan yang dilaksanakan management corporate akan dipublish dan diberitakan didalam media internal tersebut.
Seluruh media tersebut adalah sebagai tools yang digunakan oleh corporate communication GMF, seluruh program beserta tahapan strategi PR yang dijalankan tersebut adalah bentuk dari strategi employee relations Corporate Comunication PT. GMF AeroAsia, yang bertujuan untuk menghubungkan komunikasi atasan dengan bawahannya, kemudian akan menciptakan hubungan baik antara manajemen dan karyawannya, sehingga upaya-upaya tersebut semata-mata untuk meningkatkan rasa memiliki (sense of belonging) karyawannya
Selain program media internal, corporate communication juga mengelola program employee relations melalui special events dan kegiatan protocoler.
Kegiatan special event tersebut antara lain: - Mid year communication
- Kick Off
105 - Halal Bihalal Ramadhan
- Buka Puasa bersama - Upacara Bulanan
Sebagian besar kegiatan yang dilakukan oleh corporate communication adalah program kerja employee relations. Hal tersebut dikarenakan corporate communication PT.GMF AeroAsia berdiri dibawah divisi corporate secretary, dimana corporate secreatry adalah sebuah dinas yang mengelola seluruh kegiatan-kegiatan corporate, lalu kemudian diturunkan kepada divisi corporate communication.
Program-program internal komunikasi yang dilaksanakan oleh Corporate Communication adalah program employee relations, corporate communication sebagai mediator manajemen agar terjalin hubungan baik antara manajemen dengan karyawannya. media-media yang disediakan tersebut adalah salah satu contoh strategi employee relations Corporate Comunication PT. GMF AeroAsia dalam menghubungkan komunikasi atasan dengan bawahannya.
Langkah keempat yaitu memasuki tahap evaluating, corporate communication melakukan evaluasi diakhir setiap selesainya kegiatan tersebut berlangsung. Dengan melakukan rapat internal divisi corporate communication dan sebagian dinas corporate secretary.
Berdasarkan hasil yang dilihat dari implementasi, pada proses kerja akhir corporate communication GMF melakukan evaluasi terhadap program yang telah dijalankan.
106
Corporate communication menggunakan cara atau teknik khusus dalam melakukan evaluasi, yaitu survey dan wawancara. Mereka melakukan evaluasi sebelum dan setelah menjalankan sebuah rencana program. Pihak yang terlibat dalam evaluasi adalah tim corporate communcation sendiri, dan juga sebagian dinas yang ikut bekerja sama dalam program employee relations. Evaluasi akhir biasanya dilakukan setelah program yang ada pada strategic action plan satu per satu telah dilakukan.
Employee relations atau hubungan karyawan merupakan asset penting dalam suatu perusahaan, dan karyawan itu sendiri secara praktiknya banyak terkait erat dengan organisasi. Oleh sebab itu dengan adanya kegiatan employee relations diharapkan dapat membina suatu hubngan yang baik dan harmonis antara manajemen dengan karyawan, begitu juga sebaliknya. Dengan adanya hubungan baik dengan karyawan, penyampaian infromasi mengenai operasional perusahaan akan berjalan baik, serta sense of belonging karyawan akan meningkat.
Seluruh program beserta tahapan strategi PR yang dijalankan tersebut adalah bentuk dari strategi employee relations Corporate Comunication PT. GMF AeroAsia, yang bertujuan untuk menghubungkan komunikasi atasan dengan bawahannya, kemudian akan menciptakan hubungan baik antara manajemen dan karyawannya, sehingga upaya-upaya tersebut semata-mata untuk meningkatkan sense of belonging karyawannya. Tingkat rasa memiliki (Sense of Belonging) karyawan akan meningkat dan stabil apabila hubungan baik manajemen dengan karayawan terjalin baik. Sense of belonging karyawan GMF terlihat dari bentuk
107
apresiasi karyawan selama ini yang sebagian besar selalu mengikuti setiap kegiatan employee relations yang dilaksanakan oleh Corporate communication.