Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2015:73) “Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami secara umum (memiliki standar cara penulisan)”.
Menurut Jogiyanto (2014:725) “Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi”. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada Data Flow Diagram (DFD), sifatnya global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut :
1. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan tertuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD.
2. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
3. Tipe Data
Bentuk dari dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan cetak, tampilan layar monitor variabel, parameter dan file-file. Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
4. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.
5. Volume
Volume perlu dicatat dalam kamus data tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data dalam satu periode tertentu. Volume rata-rata
menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume terbanyak.
Volume ini digunakan untuk mengidentifikasi besarnya simpanan luar
yang digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data. Periode ini perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data dan terdiri dari item-item data apa saja.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
Kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yaitu notasi tipe data dan notasi struktur data.
1. Notasi Tipe Data
Tabel II.2. Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan X Setiap Karakter 9 Angka Numerik A Karakter Alphabet Z
Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
.
Titik, sebagai pemisah ribuan
,
Koma, sebagai pemisah pecahan
-
Hypen, sebagai tanda penghubung
/
Slash, sebagai tanda pembagi
2. Notasi Struktur Data
Tabel II.3. Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan = Terdiri dari + And (dan) ()
Pilihan Ya atau Tidak
{}
Iterasi atau perulangan proses
[]
Pilihan salah satu pilihan
|
Pemisah pemilihan dalam tanda []
*
Keterangan atau catatan
@
Petunjuk (Key atau Field)
Sumber : Jogiyanto (2014:730)
2.2.3. Pengkodean
Menurut Jogiyanto (2014:384) pengkodean digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer atau sejenisnya dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dalam kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus seperti %,/,-,+,#,: dan lain sebagainya.
1. Struktur Kode
Menurut Jogiyanto (2014:384) struktur kode sebagai berikut : a. Mudah diingat
Kode harus mudah diingat agar dapat memudahkan pengguna dan dimengerti. Kode agar dapat diingat dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya. Misalnya QGX325 untuk matakuliah sistem informasi akan sulit diingat. Kode yang terlalu panjang sebaiknya dipecah menjadi bagian-bagian yang leih pendek. Misalnya kode 03361425035 akan lebih mudah diingat bia ditulis 033-614-625-035.
b. Harus unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.
c. Fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
d. Efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien jika direkam disimpan komputer.
e. Konsisten
Bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan. Misalnya perusahaan hanya membeli barang dagangan dari seorang pemasok saja, maka dapat dipergunakan kode-kode barang yang sudah dipergunakan oleh pemasok.
f. Harus distandarisasi
Kode harus distandarisasikan untuk seluruh tingkatan dari departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian, dan dapat cenderung kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut. Misalnya penggunaan kode tanggal harus standar, yaitu tanggal, bulan, dan tahun.
g. Spasi dihindari
Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam menggunakannya. Misalnya kode 2121 AL dapat ditulis tanpa spasi menjadi 2121AL yang dapat berarti lain. h. Hindari karakter yang mirip
Karakter-karakter yang mirip bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode. Misalnya huruf O,I,Z,S dan V dapat membingungkan dengan angka 0,1,2,5 dan huruf U.
i. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama. Misalnya panjang dari kode adalah 6 digit, maka kode 2110A sebaiknya ditulis 02110A.
2. Macam-macam kode
Menurut Jogiyanto (2014:386) macam-macam kode diantaranya : a. Kode Mnemonik
Kode Mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode
karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Misalnya kode P untuk mewakili pria dan kode W untuk mewakili wanita akan mudah untuk diingat.
b. Kode urut
Kode urut disebut juga dengan kode seri merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.
c. Kode blok
Kode blok mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
d. Kode group
Kode group merupakan kode berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti. Misalnya adalah kode ISBN pada buku-buku. e. Kode desimal
Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka nol sampai dengan angka 9 atau dati 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.
2.2.4. ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut Yanto (2016:32) “ERD adalah suatu diagram untuk menggambarkan desain konseptual dari model konseptual suatu basis data relasional”. Sebagai contoh jika membuat ERD dari sistem perpustakaan maka bahan sebagai objek ERD bisa berupa anggota, buku, peminjaman, pengembalian dan sebagainya.
ERD menjadi salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional. Penggunaanya yang sangat luas diakibatkan beberapa faktor, yaitu Kemudahan, penggunaan secara luas computer aided software engineering (CASE), dukungan konsep matematika (kalkulus relasional) yang tangguh, hubungan entitas antar entitas merupakan konsep pemodelan alamiah yang sesuai dengan kenyataan dunia nyata.
Model E-R sering digunakan sebagai sarana komunikasi antara perancang basis data dan pengguna sistem selama tahap analisis dari proses pengembangan basis data dalam kerangka pengembangan sistem informasi secara utuh. Model data E-R pertama kali diperkenalkan oleh Chen (1976) pada artikelnya yang mendiskusikan konstruksi utama dari model E-R, hubungan antar entitas (relationship) serta atribut-atribut yang bersesuaian dengan tiap entitas. Model yang diperkenalkan oleh Chen kemudian diperluas dan dikembangkan oleh Teorrey, Yang, Fry (1986), serta Story (1991) saat ini model E-R masih berkembang, namun tidak ada notasi baku untuk pemodelan E-R. ERD terdiri dari 3 komponen utama, yaitu:
Entitas (entity)
Atribut (attribute)
Relasi (Relationship)
Sumber : Yanto (2016:32)
Gambar II.7. Komponen ERD (Entity Relationship Diagram) 1. Entitas (Entity)
Entitas adalah suatu objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dengan objek lainnya. Objek tersebut dapat berupa orang, benda ataupun hal lainnya. Entitas digambarkan dalam bentuk persegi panjang.
Sumber: Yanto (2016:32)
Gambar II.8. Entitas
Dilihat dari jenisnya entitas terbagi menjadi dua yaitu: a. Entitas Kuat (Strong Entity)
Entitas kuat adalah entitas yang dapat berdiri sendiri tidak bergantung pada entitas lainnya, entitas kuat memiliki atribut key dan entitas kuat digambarkan sebagai kotak persegi panjang bergaris tunggal. Contoh entitas kuat adalah entitas pegawai.
b. Entitas Lemah (Weak Entity)
Entitas lemah adalah entitas yang tidak dapat berdiri sendiri. Entitas lemah merupakan hasil dari pembentukan entitas kuat, entitas lemah tidak memiliki atribut key dan entitas lemah digambarkan sebagai kotak persegi panjang bergaris ganda. Contoh entitas lemah adalah entitas pegawai kontrak, pegawai tetap.
Pegawai
Status
Pegawai Tetap Pegawai Kontrak
Entitas Lemah Entitas Kuat
Sumber: Yanto (2016:34)
Gambar II.9. Jenis Entitas 2. Atribut (Attribute)
Atribut merupakan semua informasi yang berkaitan dengan entitas. Atribut sering dikenal sebagai property dari suatu entitas atau objek. Atribut digambarkan dalam bentuk lingkaran elips.
Sumber: Yanto (2016:32)
Macam-macam atribut:
a. Atribut Sederhana (Simple Attribute)
Atribut sederhana adalah atribut yang nilainya tidak dapat dibagi lagi menjadi banyak atribut yang lebih kecil. Contoh atribut sederhana harga.
Harga
Sumber : Yanto (2016:34)
Gambar II.11. Atribut Sederhana b. Atribut Komposit (Composite Attribute)
Atribut komposit adalah atribut gabungan yang nilainya dapat dipecah menjadi bagian yang lebih kecil. Contoh atribut komposit adalah alamat.
Alamat
Kota Prov Kd-pos No_jln
Sumber : Yanto (2016:35)
Gambar II.12. Atribut Komposit c. Atribut Bernilai Tunggal (Single Values Attribute)
Atribut bernilai tunggal adalah jenis atribut yang nilainya hanya satu dari suatu entitas. Contoh atribut bernilai tunggal adalah tanggal_lahir dari entitas mahasiswa.