I. Fungsi :
A. perumusan kebijakan teknis di bidang arsip, dokumentasi dan perpustakaan;
B. pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang arsip, dokumentasi dan perpustakaan;
C. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang arsip, dokumentasi dan perpustakaan; dan D. pelaksanaan tugas lain yang diberikan Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
II. Uraian Tugas
A. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas :
1. menghimpun peraturan perundang-undangan, mengolah data dan informasi, petunjuk teknis yang berhubungan dengan Ketatausahaan, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, keuangan, pendataan dan pelaporan sebagai pedoman kerja;
2. menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan Ketatausahaan, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, keuangan, pendataan serta menyiapkan bahan untuk pemecahan masalah;
3. menyusun program kerja dan anggaran kinerja berdasarkan tugas pokok dan fungsi Sub Bagian Tata Usaha berpedoman kepada rencana strategis Kantor Arsip, Dokumentasi Dan Perpustakaan dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah;
4. menyiapkan data statistik kantor;
5. menghimpun, mengoordinasikankan dan sinkronisasi perencanaan satuan kerja lingkup Kantor;
6. menyiapkan bahan pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Kantor; 7. mengumpulkan, menghimpun, mengoordinasikan dan membuat laporan kemajuan
pelaksanaan kegiatan;
8. melaksanakan inventarisasi dan dokumentasi kegiatan pembangunan kantor;
9. melaksanakan pengawasan dan evaluasi administrasi pelaksanaan kegiatan pembangunan kantor;
10. melaksanakan penatausahaan keuangan dan aset Kantor; 11. meneliti laporan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Bendahara;
12. menyelenggarakan anggaran belanja Kantor dengan berpedoman kepada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) yang telah ditetapkan;
13. melaksanakan urusan perbendaharaan yang meliputi gaji, kegiatan dan barang; 14. menyiapkan bahan untuk pengusulan pejabat pengelola keuangan kantor; 15. melaksanakan verifikasi , akuntansi keuangan dan aset;
16. menyiapkan bahan laporan keuangan dan aset serta pelaksanaan tindak lanjut laporan hasil pemeriksaan;
18. mengatur penyaluran, pemakaian alat tulis kantor, inventaris dan kepustakaan;
19. melaksanakan administrasi, penggandaan dan pendistribusian surat masuk, surat keluar, perjalanan dinas, penyimpanan berkas kerja, kepegawaian, data dan bahan serta keprotokoleran;
20. menyiapkan dan melaksanakan urusan hukum, organisasi dan hubungan masyarakat;
21. mengelola administrasi kepegawaian, menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK) dan Bezetting Pegawai;
22. melakukan kajian dan analisa formasi kebutuhan pegawai pada Kantor; 23. menyiapkan bahan pembinaan dan pengembangan sumber daya aparatur;
24. menyiapkan, meneliti dan memproses bahan kenaikan pangkat, Kenaikan Gaji Berkala, pensiun, Cuti, Kartu Pegawai, Kartu Isteri, Kartu Suami dan Kartu Taspen, tugas belajar, izin belajar, Pendidikan dan Pelatihan (diklat) struktural dan fungsional;
25. menyiapkan bahan usulan pemberian penghargaan (reward) dan pemberian hukuman disiplin (punish);
26. menyiapkan dan menyampaikan laporan disiplin aparatur;
27. menyusun laporan bulanan, triwulan, semester, LAKIP, LKPJ dan LPPD Kantor;
28. menjaga dan memelihara kebersihan, ketertiban, keindahan, kenyamanan, kelestarian lingkungan dan keamanan kantor;
29. membuat laporan kegiatan sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;dan 30. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya
B. Seksi Pengelolaan Kearsipan mempunyai tugas :
1. menghimpun dan mengolah peraturan perundang-undangan, pedoman, petunjuk teknis, data dan informasi serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan pengelolaan kearsipan dan dokumentasi sebagai pedoman dan landasan kerja;
2. menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan pengelolaan kearsipan;
3. menyusun rencana, program kerja dan anggaran berbasis kinerja berdasarkan tugas pokok dan fungsi Seksi Pengelolaan Kearsipan berpedoman kepada rencana strategis Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah; 4. menyelenggarakan penelitian, pengkajian dan pengembangan sistem, sarana dan prasarana
kearsipan Daerah;
5. melakukan pembinaan dan penyuluhan kearsipan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah; 6. mengoordinir pengendalian dan pengawasan arsip pada Satuan Kerja Perangkat Daerah
melalui pembinaan bersama kelapangan;
7. mengadakan arsip dan dokumentasi Micro Film, Audio Visual pada kegiatan perangkat daerah, penyimpanan dan perawatannya; menyelenggarakan program pengelolaan arsip in aktif dan arsip statis;
8. melakukan penilaian dan akuisisi arsip Satuan Kerja Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) dan instansi vertikal, Badan Usaha Milik Negara (BUMN), lembaga pendidikan organisasi massa, organisasi politik, organisasi profesi, Lembaga Swadaya Masyarakat, Badan usaha swasta, arsip perorangan dan organisasi lain tingkat kabupaten sepanjang tidak bertentangan dengan organisasi induknya;
9. melakukan kerja sama di bidang kearsipan dengan instansi/lembaga di dalam maupun diluar daerah/luar negeri;
10. melaksanakan penerimaan arsip in aktif dan arsip statis dari Satuan Kerja Perangkat Daerah sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan;
11. mengumpulkan, mencatat, mengklasifikasikan dan mengelola arsip in aktif dan arsip statis; 12. melakukan penyimpanan, perawatan, pengawetan dan restorasi penjilidan arsip;
13. menyelenggarakan penelitian keberadaan arsip in aktif dan arsip statis; 14. melakukan penilaian arsip dalam rangka penyusutan dan pemusnahan arsip; 15. menyiapkan bahan untuk pelaksanaan tugas kelompok arsiparis;
16. melaksanakan koordinasi bidang kearsipan antara Satuan Kerja Perangkat Daerah dan lembaga lainnya;
17. membuat laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; 18. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas.
C. Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas :
1. menghimpun dan mengolah peraturan perundang-undangan, pedoman, petunjuk teknis, data dan informasi serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan pengelolaan perpustakaan sebagai pedoman dan landasan kerja;
2. menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan pembinaan kearsipan serta menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah;
3. menyusun rencana, program kerja dan anggaran berbasis kinerja berdasarkan tugas pokok dan fungsi Seksi Pengelolaan Perpustakaan berpedoman kepada rencana strategis Kantor Arsip, Dokumentasi dan Perpustakaan dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah; 4. mengadministrasikan buku-buku di perpustakaan;
5. melakukan pelayanan pada pengunjung dan peminjam;
6. melakukan pelayanan Warung Informasi Teknologi (WARINTEK); 7. melestarikan sarana, prasarana dan koleksi pustaka;
8. menjalin kerjasama dengan kepustakaan dalam dan luar daerah;
9. melakukan pembinaan terhadap perpustakaan di sekolah-sekolah dan di masyarakat; 10. mengoordinasikan pelaksanaan pustaka keliling;
11. membuat laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan 12. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
D. Seksi Pembinaan Dan Pengembangan Sumber Daya mempunyai tugas :
1. menghimpun dan mengolah peraturan perundang-undangan, pedoman, petunjuk teknis, data dan informasi serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan pembinaan dan pengembangan sumber daya sebagai pedoman dan landasan kerja;
2. menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan pembinaan dan pengembangan sumber daya ;
3. menyusun rencana, program dan anggaran berbasis kinerja kerja berdasarkan tugas pokok dan fungsi Seksi Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya berpedoman kepada rencana strategis Kantor Arsip, dan Dokumentasi dan Perpustakaan dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah;
4. melakukan pengkajian, pengembangan dan pemberdayaan sumber daya manusia kearsipan (arsiparis);
5. melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan SKPD, pemerintahan nagari dan lembaga lainnya dalam rangka meningkatkan mutu aparatur pengelola arsip dan perpustakaan pada masing masing unit kerja
6. memfasilitasi dan mengoordinasikan pembentukan jaringan informasi arsip statis di daerah dan luar daerah/luar negeri;
7. melaksanakan penyuluhan dan bimbingan teknis kearsipan dan perpustakaan kepada pengelola arsip dan perpustakaan SKPD, pemerintahan nagari dan lembaga lainnya;
8. melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan kabupaten / kota, propinsi dan arsip/perpustakaan nasional untuk peningkatan mutu dan penyelenggaraan kearsipan dan perpustakaan;
9. melaksanakan pengkajian pengembangan sarana dan prasarana sumber daya manusia pengelola kearsipan dan perpustakaan;
10. membuat laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan 11. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya
BUPATI SOLOK,
dto
SYAMSU RAHIM
Disalin sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN HAM
LAMPIRAN XI
PERATURAN BUPATI SOLOK NOMOR :
TANGGAL :
FUNGSI DAN URAIAN TUGAS