BAB II TINJAUN LITERATUR
4.2. Kategori/Analisis Data
Berdasarkan hasil wawancara, penulis menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan pengkodean (coding). Dengan pedoman ini, kemudian penulis membaca kembali transkrip wawancara dan melakukan pengkodean (coding), melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan dan menunjukkan hubungan antar bagian yang diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Adapun kategori tersebut adalah sebagai berikut:
1. Life cycle Arsip a. Akuisisi b. Deskripsi c. Pemeliharaan d. Perawatan e. Penggunaan (pelayanan) f. Temu Kembali 2. Penciptaan Kearsipan a. Proses Kearsipan b. Peranan Kearsipan 3. Penempatan Kearsipan a. Tempat Penyimpanan Arsip b. Pengkodean Arsip
4. Penyebab Kerusakan Arsip 5. Jadwal Retensi Arsip 6. Arsiparis
4.2.1. Daur Hidup (life cycle) Arsip Statis
Daur hidup arsip merupakan konsep yang sangat penting, banyak bagian yang saling berhubungan yang harus bekerja sama untuk membantuk suatu program manajemen kearsipan yang efektif. Daur hidup arsip BPAD Propinsi Sumatera Utara mencakup pada beberapa kegiatan yaitu:
4.2.1.1. Akuisisi (acquisition)
Kegiatan akuisisi di anggap penting di lingkungan BPAD Provinsi Sumatera Utara akan hilang begitu saja. Dalam proses akuisisi (pengadaan) arsip Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara biasanya menerima langsung arsip-arsip tersebut dari penciptanya. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1,I2,I3), berikut:
I1 : Dalam proses pengadaan, biasanya kami menerima arisp-arsip yang diserahkan langsung oleh penciptanya seperti lembaga pemerintah, pejabat dan instansi-instansi pendidikan.
I2 : ya, pengadaan arsip statis itu biasanya yang kami peroleh langsung dari penciptanya, seperti instansi pemerintah lainnya yang ada di Provinsi Sumatera Utara. Biasanya dari, arsip biro umum, pemerintahan, perkebunan, arsip kepegawaian, dll.
I3 : Kalau untuk kegiatan pengadaan sendiri, dari pengadaan arsip biasanya dari lembaga-lembaga pemerintahan dan dari unit kerja masing-masing. Kebanyakan arsip-arsip yang ada di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara berasal dari lembaga pemerintahan sedangkan yang berasal dari masyarakat umum belum ada. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1 berikut:
I1 : “Selama ini arsip statis yang ada disini hanya berasal dari lembaga pemerintah, kalau dari masyarakat sendiri belum ada”.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara sudah mengadakan kebijakan untuk meminta arsip-arsip kepada lembaga-lembaga pemerintahan, akan tetapi kebijakan tersebut belum sepenuhnya dilaksanakan oleh lembaga-lembaga yang bersangkutan. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1) berikut:
I1 : “ada, kami sudah menurunkan atau mengirim surat dari gubernur kepada unit kerja yang ada untuk menyerahkan arsip-arsip yang mereka miliki ke lembaga kearsipan, ada sebagian unit kerja yang menyerahkan...”.
Dari beberapa pernyataan di atas menunjukkan bahwa sebenarnya BPAD Provinsi Sumatera Utara telah membuat suatu kebijakan, dimana kebijakan tersebut mengharuskan para pencipta arsip untuk menyerahkan karya mereka kepada BPAD Provinsi Sumatera Utara, namun kebijakan tersebut belum sepenuhnya terlaksana karena masih ada sebagian pencipta arsip tidak mau menyerahkan karya mereka hal ini dikarenakan kurangnya kesadaran mereka tentang pentingnya sebuah arsip.
4.2.1.2. Deskripsi (Description)
Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan yang di lakukan setelah kegiatan akuisisi atau pengadaan dalam daur hidup arsip. Dalam proses pendeskripsian pada BPAD Provinsi Sumatera Utara terdapat beberapa kriteria yang digunakan oleh para arsiparis untuk mendeskripsikan sebuah arsip yaitu nilai informasi, bentuk arsip, pokok permasalahan, jenis arsip, keaslian arsip, kondisi penyusunan, JRA (jadwal retensi arsip) dan tanggal arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1,I2, dan I3)
I1 : “…kriteria yang kami gunakan untuk deskripsi arsip, seperti nilai informasi arsip, bentuk arsipnya, kalau arsipnya kertas maka disusun berdasarkan kertas semua…”.
I2 : “oh, kalau itu ya ada, kriteria arsip itu sendiri seperti nilai arsip, bentuk fisiknya maksudnya arsip tersebut masih dalam bentuk dokumen atau sudah disalin ke dalam bentuk digital…”. “…kriteria ini dilakukan hanya menurut lembaga kerjanya dan tahun pembuatan arsip tersebut dan juga penentuan kode-kode arsip itu”.
I3 : “kriterianya, ya harus memang memiliki nilai dan sesuai dengan JRA kriterianya. JRA memiliki keterangan permanen dan dimusnahkan, tetapi dilihat juga berapa tahun masa arsip itu”.
Gambar 2. Kartu Deskripsi Arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara telah melakukan proses pendeskripsian terhadap arsip yang ada. Hal ini dimaksudkan untuk dapat memberikan akses-akses informasi mengenal sebuah arsip seperti asal-usul arsip tersebut, isi dan sumber arsip, bagaimana arsip itu ditemukan dan hubungannya dengan arsip lain. Sehingga arsip yang tersimpan nantinya dapat ditemukan.
4.2.1.3. Pemeliharaan (Preventive Conservation)
Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan sebuah arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara kegaitan pemeliharaan di lakukan dengan baik hal ini terbukti dengan dilakukannya berbagai macam kegiatan perlindungan/pemeliharaan terhadap arsip-arsip yang ada seperti dilakukannya pembersihan fisik arsip agar keawetannya terjaga, dilakukannya fumigasi dan meletakkan kapur barus. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1,I2,I3, dan I4) berikut:
I1 : “sebenarnya sama dengan perawatan yang dilakukan, arsip-arsip tadi dipelihara seperti pembersihan fisik arsip agar keawetan fisiknya tetap terjaga…”.
I2 : “pemeliharaannya sendiri ya, arsip-arsip yang di terima tadi dibersihkan dari debu-debu yang menempel pada kertas, setelah itu keadaan fisiknya juga harus di perhatikan.
I3 : “pemeliharaannya sendiri ya itu tadi, dilakukannya fumigasi dan diletakkan kapur barus”.
I4 : “untuk pemeliharannya sendiri ya, kita lakukan fumigasi dan pemberian kapur barus yang dimasukkan ke dalam kotak-kotak arsip-arsip tersebut. Dari pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan yang dilakukan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara terhadap arsip-arsipnya sudah dikatakan baik, hal ini ditandai dengan selalu dilakukannya pembersihan terhadap arsip-arsip yang sudah berdebu dan melakukan fumigasi untuk untuk menghindari adanya rayap-rayap yang dapat merusak keutuhan dari arsip-arsip tersebut.
4.2.1.4. Perawatan (Currative Conservation)
Kegiatan perawatan bertujuan untuk melestarikan informasi yang tersimpan sebagai arsip dan mudah untuk melakukan penemuan kembali informasi yang suatu saat diperlukan. Pada dasarnya perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara sama, yaitu dengan melakukan fumigasi setiap 3 bulan sekali dan melakukan kapur barus pada kotak-kotak arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1,I2,I3,I4) berikut:
I1 : “kalau untuk perwatannya, kita sudah lakukan fumigasi. Fumigasi itu dilakukan setiap tahun yang selama 3 bulan sekali yang memakai bahan kimia, atau kalau misalnya fumigasi itu tidak ada, kita menggunakan kapur barus yang dimasukkan ke dalam kotak-kotak arsip tersebut, selain itu suhu ruangan dan cahaya juga di atur”.
I2 : “kalau proses perawatannya sendiri, ya dilakukan penyemprotan atau sering disebut dengan fumigasi. Kegiatan ini dilakukan setiap tahun, sekitar 3 atau 4 kali dalam setahun. Selain itu, kita juga menyediakan kapur barus untuk diletakkan ke dalam lemari arsip-arsip itu”.
I3 : “untuk perawatan arsip statisnya dilakukan fumigasi dilakukan 3 bulan sekali dalam setahun dan bisa juga menggunakan kapur barus dan ada alat listrik yang dipakai untuk mengusir rayap”.
I4 : “cara perawatannya, biasanya dilakukan fumigasi dan bahan yang digunakan PH3, kalau dulu kami menggunakan metepromit. Karena sekarang penggunaan metepromit itu sudah dilarang karena besarnya
resiko yang terjadi, jadi kami menggunakan PH3, itu lah zat kimia yang kami gunakan”.
Dari pernyataan informan di atas jelas terlihat bahwa antara kegiatan perawatan dan pemeliharaan arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara memiliki kesamaan. Kegiatan ini dilakukan 3 sampai 4 bulan bulan sekali setiap tahunnya. Dengan adanya fumigasi maka arsip-arsip yang ada pada BPAD sangat terawat, walau kadang-kadang ada arsip-arsip yang diserahkan oleh pencipta sudah dalam keadaan rusak, akan tetapi BPAD Propinsi Sumatera Utara terus berupaya untuk melestarikannya, hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1) berikut:
I1 : “sampai saat ini belum ada, karena kita kan sudah melakukan perawatan tadi. Tetapi, dari instansi sendiri, sudah ada yang menyerahkan arsip yang rusak misalnya kertasnya yang koyak atau sudah lapuk. Kalau disini kita memang betul-betul rawat arsip-arsip itu”.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara selalu dan terus berupaya untuk melestarikan arsip-arsip yang ada agar nilai informasinya tidak berkurang, walau terkadang ada arsip yang sudah rusak BPAD Provinsi Sumatera Utara tetap mengupayakan kandungan nilai informasi pada arsip tersebut tetap terjaga.
4.2.1.5. Layanan Pengguna (Informasi services)
Arsip merupakan sebuah sumber informasi, maka arsip juga memiliki daya guna bagi pengguna yang membutuhkan. Untuk menggunakan arsip yang ada pada BPAD Provinsi Sumatera Utara, pengguna harus mengikuti prosedur terlebih dahulu yang diantaranya arsiparis memberikan daftar pertelaan arsip, setelah itu data arsip yang dibutuhkan dicatat oleh arsiparis yang kemudian diambilkan ke rak. Akan tetapi untuk dapat melakukan peminjaman pengguna harus memiliki surat pengantar dari unit kerja mereka agar tidak terjadi penyalah gunaan arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1,I2,I3,I4) berikut:
I1 : “...tapi, apabila mereka ingin meminjam mereka harus memiliki surat dari unit kerja atau instansi mereka masing-masing yang menyatakan bahwa mereka hanya memanfaatkan arsip hanya untuk penelitian dalam rangka penyusunan skripsi, contohnya ya kayak adek ini, hehe...”.
I2 : “layanan penggunanya, untuk ruangan khusus sih belum ada, cuman kalau si peminjam ingin melihat atau meminjam arsip, dia harus menemui arsiparis (Bu’Zulaikha), ibu itu nanti yang melihat daftar pertelaan, arsip apa yang ingin dicari oleh si peminjam”.
I3 : “layanan penggunanya tersedia, seperti kalian kan yang ingin mencari tau tentang arsip, dengan menggunakan daftar pertelaan arsip statis yang telah ada yang bisa digunakan oleh pengunjung, dan untuk mencari arsipnya liat dulu di daftar pertelaan arsip”.
I4 : “untuk pelayanannya, kami menyediakan ruangan untuk pengguna, tetapi ruangannya belum bisa dikatakan ruangan khusus, karena jika pengguna ingin meminjam arsip tersebut, maka pengguna itu harus membawa surat keterangan yang menyatakan bahwasanya dia memang membutuhkan arsip itu, agar arsip-arsip tadi tidak disebarluaskan kepada orang lain, hehe...”.
Gambar 3. Ruangan Arsip yang berisi foto pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Untuk ruangan pelayanan arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi (BPAD) Provinsi Sumatera Utara sudah ada walau mereka menyatakan ruangan tersebut tidak dikatakan sebagai ruangan khusus untuk pengguna arsip tetapi setidaknya BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah menyediakan ruangan untuk pengguna yang ingin memanfaatkan arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I2, I3, I4) berikut:
I2 : “layanan penggunanya, untuk ruangan khusus sih belum ada...”.
I3 : “ada, itu dia ruangannya yang ada di depan namanya ruangan layanan arsip”.
I4 : “untuk pelayanannya, kami menyediakan ruangan untuk pengguna, tetapi ruangannya belum bisa dikatakan ruangan khusus...”.
Selanjutnya sistem layanan arsip yang digunakan pada BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah layanan yang dilakukan secara tertutup dan manual, bukan melalui suatu jaringan atau program komputer. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1 dan I3) berikut:
I1 : “ya sistem tertutup. Karena, kalau tidak dilakukan seperti itu ya itu tadi bisa-bisa semua rahasia tetang arsip tersebut tersebar di masyrakat umum atau diluar sana”.
I3 : “sistemnya masih bersifat manual dan tidak yang melalui internet atau menggunakan komputer...”.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara berupaya untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna, salah satunya yaitu melalui arsip. Walau pada BPAD Provinsi Sumatera Utara tidak menyediakan ruangan khusus untuk pengguna arsip dan pelayanan yang diberikan secara tertutup.
4.2.1.6. Temu Balik/Temu Kembali
Agar pelayanan pengguna bisa berjalan dengan lancar haruslah memiliki suatu sistem yaitu yang dinamakan dengan sistem temu kembali. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara telah ada sistem temu kembali arsip yang diterapkan. Sistem temu kembali itu dinamakan daftar pertelaan, dimana daftar pertelaan tersebut dibuat dengan pengkodean pada arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1, I2,I3) berikut:
I1 : “Ada dong, kita menggunakan daftar arsip yang sering disebut dengan daftar pertelaan arsip”.
I2 : “sistem temu baliknya,itu tadi berdasarkan daftar pertelaan”. I3 : “sistem temu baliknya,itu tadi daftar pertelaan arsip”.
Gambar 4. Daftar Pertelaan Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Dengan adanya sistem temu balik arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara para arsiparis dengan mudah menemukan arsip yang dibutuhkan, jika dibandingkan dengan sebelum adanya sistem temu balik tersebut para arsiparis mengalami kesulitan untuk menemukan sebuah arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I2) berikut:
I2 : “sebelum menggunakan daftar pertalaan tadi, iy kami mengalami kesulitan. Tapi, setelah menggunakan daftar tersebut kami jadi lebih mudah dalam menemukan arsip yang dibutuhkan, hanya dengan melihat kode dari arsip tersebut”.
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem temu balik yang ada pada BPAD Provinsi Sumatera Utara dinamakan daftar pertelaan arsip, dimana dengan adanya daftar tersebut memudahkan arsiparis untuk menemukan arsip yang dibutuhkan.
4.2.2. Penciptaan Arsip 4.2.2.1. Proses Kearsipan
Secara umum proses kearsipan merupakan proses pengendalian arsip secara efisien, efektif dan sistematis. Dimana proses kearsipan ini adalah menjalankan kegiatan seluruh daur hidup arsip yang mencakup akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan dan sebagainya. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara proses ini diawali dengan pemisahan antara arsip aktif dan arsip nonaktif, setelah itu baru dilakukan pendeskripsian. Setelah pendeskripsian dan menentukan maka arsip yang harus disimpan dan mana yang dimusnahkan, hal ini
berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penjelasan tersebut sesuai dengan pernyataan informan (I1,I2,I3,I4) berikut:
I1 : “dalam proses pengolahan, biasanya dari semua unit kerja dilingkungan pemerintah provinsi. Tapi, sampai sekarang ini belum ada lembaga pemerintahan maupun instansi yang menyerahkan arsip statisnya, yang diserahkan hanya arsip yang disimpan dalam karung yang masih bersifat kacau balau, setelah itu kita sendiri yang memilah dan memisahkan arsip statis dan arsip lainnya, bukan dari unit kerja itu”.
I2 : “itu pertama-tama kita adakan pemisahan antara arsip dan nonarsipnya atau antara unit kerja yang satu dengan unit kerja yang lainnya. Setelah itu, baru kita memakai skema untuk mendapatkan found dari instansi tersebut yang ingin kita olah. dari situ kita lakukan pendeskrispian pengolahan dari nonaktif ke aktifnya, baru kita masukkan ke deskripsi atau dicatat”.
I3 : “oh prosesnya, dari arsip aktif ke arsip inaktif dilihat dari jadwal retensi arsip dilihat masa retensinya, dilihat berapa tahun masanya setelah habis masa retensinya masuklah ke masa inaktifnya, setelah habis masa inaktifnya misalnya tadi masa aktifnya 5 tahun baru lah dilihat keterangannya, apakah arsip itu di musnahkan atau di permanenkan, yang permanen itu lah arsip statis”.
I4 : “ya, pertama-tama kita terima arsip dari unit kerja, setelah itu kita pilih lah arsip-arsip yang masih aktif, inaktif dan arsip yang dipermanenkan, tapi untuk melihat arsip tersebut masih aktif atau tidak, kita menggunakan JRA”.
Setelah proses pengarsipan selesai dilakukan maka arsip-arsip yang sudah dipisahkan untuk di simpan dilakukan terlebih dahulu manufare yaitu menyatukan arsip-arsip yang sama dan kemudian barulah disimpan. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I2) berikut:
I2 : “Manufare itu istilahnya menyatukan, kemungkinan aja saya menyusun rupanya dibagian lain juga memiliki arsip yang sama jadi kita menyatukan arsip tersebut. setelah manufare itu diteliti mereka panggil berdasarkan inisial (manufer titik), selanjutnya kita serahkan ke mereka lalu dibungkus dan dimasukkan ke dalam kotak lalu disimpan ke lemari opek di ruang arsipnya”.
Berdasarkan pernyataan informan di atas disimpulkan bahwa proses kearsipan pada BPAD Propinsi Sumatera Utara merupakan kegiatan melakukan daur hidup arsip dan kemudian barulah dilakukan penyimpanan arsip tersebut.
4.2.2.2. Peranan Kearsipan
Arsip sangat memiliki peranan yang sangat penting, dengan arsip kita bisa mengetahui sejarah. Begitu juga hanya bagi BPAD Provinsi Sumatera Utara peranan arsip sangatlah penting karena arsip merupakan bukti sejarah yang memiliki nilai informasi yang sangat tinggi. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1,I2,I3,I4)
I1 : “oo, arsip itu merupakan tulang punggung dari organisasi, karna apa tidak akan ada 1 kegiatan pun yang dilaksanakan di kantor mana pun tanpa ada arsip itu ya. Jadi, arsip itu memang sangat-sangat penting,…”. I2 : “Peranan kearsipan buat saya, sangat penting karena arsip merupakan
sejarah yang memiliki nilai informasi, yang kedepannya perlu menambah pengetahuan dan arsip ini juga disebut sebagai memori dan juga harta yang kemudian hari dapat digunakan untuk generasi yang akan dating”. I3 : “peranan kearsipan sangat penting, jika tidak punya arsip kita tidak tau
sejarahnya gimana. Itu lah pentingnya arsip. misalnya afri nannti tamat, kan memiliki ijazah, nah ijazah itu lah yang bisa disebut sebagai arsip buat afri.itu lah bukti identik dan autentik bagi pribadi, bangsa dll”. I4 : “menurut saya sangat penting lah dek. Karena arsip itu merupakan
satu-satunya bukti sejarah yang ada dan memiliki nilai yang tinggi. Coba adek bayangkan, kalau arsip tersebut tidak ada, dari mana kita tau tentang sejarah dulu kalau tidak dari arsip-arsip itu. Itu sebabnya, arsip itu memang sangat-sangat penting”.
Walaupun arsip memiliki peranan yang sangat penting akan tetapi BPAD Provinsi Sumatera menilai masih kurangnya kesadaran beberapa instansi akan pentingnya nilai arsip tersebut. Mereka menilai arsip itu sebagai tumpukan sampah dan merasa arsip itu tidak penting bisa jadi ini terjadi karena kurangnya perhatian dari pimpinan. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1,I2) berikut:
I1 : “ia, perhatian dari pimpinan yang kurang”.
I2 : “iya benar, masih banyak yang belum mengenal arsip itu apa”.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip itu memiliki peranan yang sangat penting bagi BPAD Provinsi Sumatera Utara karena arsip memiliki nilai informasi tentang sejarah, walau terkadang masih ada isntansi yang
tidak tahu arti pentingnya arsip tersebut, sehingga suatu instansi menganggap bahwa arsip itu hanyalah sampah.
4.2.3. Penempatan Kearsipan 4.2.3.1. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip haruslah efektif dan nyaman agar kelestarian arsip itu selalu terjaga. BPAD Provinsi Sumatera Utara menyadari bahwa untuk penyimpanan arsip haruslah disediakan ruangan khusus agar nilai arsip itu tetap terjaga kelestariannya, akan tetapi untuk sementara waktu ini BPAD Provinsi Sumatera Utara belum memiliki ruangan khusus untuk penyimpanan arsip. Arsip masih disimpan didalam sebuah lemari yang biasa mereka sebut dengan opek. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1,I2,I3,I4) berikut:
I1 : “kalau untuk arsip statis belum memiliki ruangan khusus, makanya arsip-arsip statis ini untuk sementara diletakkan di dalam lemari yang ada di depan itu. Sebenarnya arsip-arsip itu di sediakan ruangan khusus”. I2 : “tempat penyimpanan arsip itu, ya hanya sebuah lemari saja yang
disebut lemari opek”.
I3 : “tempat penyimpanannya ya dengan menggunakan lemari yang disebut dengan apek”.
I4 : “untuk tempat untuk tempat penyimpanannya ya, dimasukkan kedalam sebuah lemari yang sudah disediakan. Biasanya lemari-lemari tersebut dikunci karena arsip-arsip yang disimpan sangat rahasia, itu lah dia tadi arsip statis”.
Gambar 5. Arsip yang disimpan dalam Lemari Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Dari beberapa pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah menyadari akan pentingnya tempat penyimpan arsip haruslah memiliki ruangan khusus, akan tetap untuk sementara waktu BPAD Provinsi Sumatera Utara masih menyimpan arsip pada sebuah lemari yang disebut opek.
4.2.3.2. Pengkodean Arsip
Di dalam pengklasifikasian suatu arsip diberikan kode agar dapat dibedakan dengan arsip yang lain. Menajemen arsip yang baik sudah menggunakan pengkodean dalam membedakan arsip agar mudah ditemukan kembali. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara juga menggunakan pengkodean pada arsip yang mereka sebut dengan found. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1,I2,I4) berikut:
I1 : “untuk pengkodeannya, sama seperti buku yaitu menggunakan klasifikasi, arsip juga seperti itu, tapi istilahnya bukan klasifikasi melainkan sering disebut sebagai found.
I3 : “untuk arsip statis disebut referensi. Dimana dalam referensi itu ada found dan jumlah itemnya.
I4 : “untuk proses pengkodean kita menggunakan found, dimana found itu kode dari unit kerja dan tahu arsip itu dibuat.
Pengkodean yang dilakukan pada arsip di BPAD Provinsi Sumatera Utara berdasarkan inisiatif arsiparis untuk memberikan kode pada arsip menurut jadwal masuknya ke BPAD dan juga berdasarkan pada keputusan menteri. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I3) berikut:
I3 : “pengkodean arsip statisnya inisiatif kami sendiri, misalnya dinas Pu kami memiliki kode )35. Kalau dari kabupaten 042. Sebenarnya mulainya dari awal 001, menggunakan 3 angka desimal jadi arsip mana yang duluan masuk”.
I3 : “iya, pengkodeannya menurut arsip yang duluan masuk, karena kami mengerjakannya menurut instansi, tapi kalau menurut keputusan menteri ada kodenya, misalnya untuk politik ada kodenya 200, kan ada itu kode klasifikasi”.
Gambar 6. Contoh Pengkodean Arsip Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara melakukan pengkodean pada arsip berdasarkan pengklasifikasian