BAB II TINJAUN LITERATUR
2.6. Peraturan Tentang Arsip Statis di Indonesia
2.6.1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pasal 1 ayat 26 “Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional”.
Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya (Pasal 1 ayat 24). Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
g. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dari penjelasan di atas dapat diuraikan bahwa arsip statis memiliki nilai guna sejarah yang dipermanenkan dalam upaya kegiatan pengelolaan dan penyelenggaraan arsip yang memiliki tujuan dalam meningkatkan kualitas pelayanan yang efektif dan efisien.
2.6.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pada pasal 1 ayat 21, Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Pasal 2, Penyelenggaraan kearsipan dilakukan di tingkat nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi dalam suatu sistem kearsipan nasional.
1. Penyelenggaraan kearsipan ditingkat nasional merupakan tanggung jawab ANRI.
2. Penyelenggaraan kearsipan di tingkat provinsi merupakan tanggung jawab gubernur sesuai kewenangannya.
3. Penyelenggaraan kearsipan ditingkat kabupaten/kota merupakan tanggung jawab bupati/walikota sesuai kewenangannya.
4. Penyelenggaraan kearsipan ditingkat perguruan tinggi merupakan tanggung jawab pimpinan perguruan tinggi sesuai kewenangannya.
Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pengolahan dan penyelenggaraan arsip memiliki peran yang sangat penting guna memanfaatkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan dapat dipermanenkan.
2.6.3. Keputusan Presidan Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004
Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis, Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf c, dilakukan terhadap arsip yang:
a. memiliki nilai guna kesejarahan b. telah habis retensinya, dan/atau
c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.
Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta. Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut:
a) penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan.
b) penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah
c) pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan
d) verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya.
e) penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip, dan f) pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada
kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.
Dari pengertian di atas maka dapat diketahui bahwa arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus memiliki nilai yang autentik, terpercaya, utuh, dan yang dapat dipergunakan.
2.6.4. Standar Internasional Deskripsi Arsip
Menurut International Standard on Archival and Description (General) : ISAD (G), ICA (2000), merupakan standar umum deskripsi arsip statis yang berlaku Internasional. Deskripsi arsip disusun secara bertingkat (multilevel description) yang terdiri atas 26 elemen pendeskripsian arsip lembaga /instansi/ organisasi pemerintah.
Keduapuluh enam elemen yang disampaikan dalam aturan umum ini siap digunakan, tetapi tidak semua elemen mutlak digunakan dalam setiap
pendeskripsian arsip statis. Tujuan deskripsi arsip adalah untuk mengidentifikasi dan menjelaskan konteks dan isi dari arsip-arsip tersebut dalam mempromosikan aksesibilitas. Hal ini dicapai untuk menciptakan dan mengorganisasikan hasil yang tepat dan akurat.
Secara umum, deskripsi arsip yang dimaksud adalah proses pembentukan aturan atas kepemilikan arsip untuk menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan. Dengan kata lain, produksi pengganti deskripsi tujuan utamanya adalah untuk membantu arsiparis dalam menemukan arsip yang masih memiliki nilai guna.
Serangkaian elemen yang sangat dipertimbangkan penting untuk pertukaran informasi deskriptif secara internasional adalah:
1. Identity statemen area. 2. Context area.
3. Content and structure area.
4. Conditions of access and use area. 5. Allied materials area.
6. Note area, description control area.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa standar deskripsi arsip statis untuk khasanah arsip maka pengolahan arsip statis di Lembaga Kearsipan memiliki suatu pola standar yang sesuai dengan tujuan dan pertukaran informasi untuk mendapat hasil yang tepat dan akurat.