BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2 Kategori
35 Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dari pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca kembali transkrip wawancara lalu memilih data yang relevan dengan judul penelitian sehingga menghasilkan beberapa kategori. Kategori tersebut adalah:
4.2.1 Sistem Informasi Perpustakaan
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil wawancara dengan keempat informan adalah sistem informasi perpustakaan. Sistem informasi perpustakaan adalah suatu sistem di dalam suatu perpustakaan yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data harian, penunjang kegiatan dalam penyimpanan data, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi merupakan kebutuhan yang sangat mutlak dalam mengelola dan mengolah seluruh kegiatan yang ada di dalam perpustakaan.
Untuk mengelola dan mengolah kegiatan yang ada di dalam Perpustakaan PTKI tersebut tentunya dibutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan perpustakaan untuk melakukan sejumlah kegiatan kerumahtanggaannya seperti pada proses sirkulasi, pengadaan buku, pendataan anggota perpustakaan, pengatalogan, dan pembuatan laporan/statistik perpustakaan.
Sistem informasi di Perpustakaan PTKI masih bersifat manual menggunakan aplikasi perangkat lunak Ms. Word. Hal ini dikemukakan oleh I1 dan I2 yang menyatakan:
36 I1 : “Kegiatan di perpustakaan masih manual dengan menggunakan
program microsoft word”
I2 : “Masih manual. Kami mengelola data dengan bantuan microsoft word
dan inilah yang menyebabkan kinerja perpustakaan menjadi lambat.”
Berdasarkan jawaban dari I1 dan I2 di atas dapat dijelaskan bahwa Perpustakaan PTKI belum memiliki sebuah sistem informasi terautomasi yang dapat mempermudah mereka dalam mengelola dan mengolah perpustakaan tersebut serta dapat meningkatkan kinerja perpustakaan agar lebih efektif dan efisien.
4.2.2 Kebutuhan Fungsional Sistem
Kebutuhan Fungsional sistem adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Sistem informasi perpustakaan pada umumnya mengolah sejumlah kegiatan sistem kerumahtanggaan perpustakaan. Beberapa kegiatan yang ada di dalam Perpustakaan PTKI meliputi kegiatan:
1. Pengadaan
Pengadaan yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka termasuk di dalamnya.
Di Perpustakaan PTKI kegiatan pengadaan bahan pustaka diperoleh dari organisasi induk yaitu mengadakan pembelian bahan pustaka setiap setahun sekali
37 dan sumbangan para alumni dari berbagai jurusan yang ada di PTKI. Kemudian bahan pustaka tersebut langsung diinventarisasi oleh pustakawan. Inventarisasi dilakukan oleh pustakawan secara manual menggunakan aplikasi perangkat lunak Ms. Word. Hal ini dapat dilihat dari jawaban I1 dan I2
I1 :“Dalam menginventaris buku, kami menggunakan program Ms. Word
dengan menginput data berupa nomor buku sewaktu pengolahan, nomor klasifikasi, judul buku, pengarang, jumlah eksemplar, bahasa yang digunakan, impresium, dan keterangan (sumber buku berasal, pembelian atau sumbangan alumni).”
I2 :”sewaktu pengadaan kami menginventarisasi buku dengan menginput
data nomor buku sewaktu pengolahan, nomor klasifikasi, judul buku, pengarang, jumlah eksemplar, bahasa yang digunakan. impresium, dan keterangan (sumber buku berasal, pembelian atau sumbangan alumni).”
Berdasarkan jawaban dari kedua informan di atas dapat diketahui bahwa adanya kegiatan penginventarisasian pada buku dilakukan dengan cara manual menggunakan aplikasi perangkat lunak Ms. Word. Maka dari itu diharapkan dalam sistem baru nantinya bahwa sistem harus mampu menyediakan modul pengadaaan berupa penginventarisasian buku untuk mempermudah pustakawan dalam melakukan pengolahan koleksi bahan pustaka.
38 Pengatalogan, yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan.
Di dalam Perpustakaan PTKI kegiatan pengatalogan dilakukan secara manual menggunakan aplikasi perangkat lunak Ms. Word dengan menginput data dari buku tersebut. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I2
I1 : “Ya tentu saja ada. Dalam mengatalog buku kami menggunakan DDC edisi 21 dan E-DDC yang ada di dalam komputer diprogram Ms. Word
mengetik manual kemudian mencetaknya menjadi katalog berbentuk
kartu. Isi katalog itu sendiri meliputi nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik buku.”
I2 : “Saya mengatalog buku berdasarkan nama pengarang, judul buku, dan
deskripsi fisik buku. saya ketik di program Ms. Word kemudian mencetaknya ke bentuk katalog”
Dari hasil penjelasan di atas dapat diketahui bahwa Perpustakaan PTKI telah melakukan pengatalogan secara manual dengan menggunakan aplikasi perngkat lunak Ms. Word. Maka dari itu, pada sistem baru harus mampu menyediakan modul pengatalogan untuk mempermudah mereka dalam mengatalog buku.
39 Pengawasan Sirkulasi, yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
Di dalam perpustakaan PTKI kegiatan sirkulasi dilakukan secara manual. Pada transaksi peminjaman dan pengembalian pustakawan mencatat di dalam buku besar data mahasiswa (peminjam), judul buku yang dipinjam, pengarang buku dan tanggal peminjaman. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1, I2, I3, dan I4:
I1 : “Kegiatan di perpustakaan masih manual sehingga kinerja
perpustakaan lambat dan kurang fleksibel. Pustakawan mencatat nama peminjam, judul buku, pengarang buku dan tanggal peminjaman ataupun pengembalian”
I2 :“semua masih serba manual. Mencatat nama peminjam, judul buku, pengarang buku dan tanggal peminjaman ataupun pengembalian. Kami menginginkan sistem automasi untuk mengurangi beban pekerjaan ini”
I3: “Belum maksimal karena semua masih manual, serba mencatat”
I4 : “Kurang efektif dan efisien. Mereka masih serba mencatat. Hal ini
yang membuat bosan karena harus menunggu lama dan mengantri”
Dari penjelasan ke empat informan tersebut dapat diketahui bahwa dalam transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi masih manual artinya pustakawan mencatat data transaksi peminjaman dan pengembalian ke dalam buku besar dan hal ini menyebabkan proses lambat dan memakan waktu yang lama.
40 Selain itu perpustakaan PTKI juga memiliki kebijakan perpustakaan yaitu bagi anggota pespustakaan yang terlambat dalam pengembalian buku akan dikenakan sanksi dengan membayar denda. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I2:
I1 : “Kebijakaan perpustakaan yaitu peminjam bahan pustaka hanya bisa
dilakukan oleh dosen, pegawai dan mahasiswa yang memiliki kartu peminjaman perpustakaan PTKI yang masih berlaku. Sedangkan koleksi perpustakaan, ada sebagian koleksi yang tidak boleh dipinjam dan dibawa keluar perpustakaan seperti: buku referensi, majalah jurnal, dan koran. Kebijakan ini berlaku bagi setiap pengguna perpustakaan tanpa terkecuali. Apabila ada peminjam yang terlambat mengembalikan buku maka akan dikenakan sanksi berupa membayar denda sebesar Rp. 250/hari”
I2: “Apabila anggota perpustakaan terlambat pengembalian buku maka
akan dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp. 250/hari. Setiap pengguna perpustakaan wajib mentaati peraturan yang berlaku tanpa terkecuali.”
Maka dari itu, di dalam sistem yang baru nantinya sistem harus mampu menyedikan modul sirkulasi dan modul sanksi/denda keterlambatan pengembalian buku yang dapat mempermudah dan meningkatkan kinerja perpustakaan menjadi efektif dan efisien.
41 Anggota perpustakaan merupakan salah satu faktor penting di dalam sebuah perpustakaan. Anggota perpustakaan disebut juga sebagai pengguna. Dalam menerbitkan kartu anggota, Perpustakaan PTKI mewajibkan seluruh mahasiswa untuk mendaftarkan diri ke perpustakaan dan mengisi formulir pendaftaran. Hal ini dikemukakan oleh I2:
“Untuk anggota baru, mahasiswa wajib datang ke perpustakaan dan mengisi formulir pendaftaran sebagai anggota Perpustakaan PTKI. Data formulir pendaftraran mencakup nama mahasiswa, stambuk/NIM, tempat/tanggal lahir, alamat mahasiswa, dan telepon/nomor handphone.”
Berdasarkan penjelasan I2 tersebut dapat diketahui bahwa dalam membuat kartu anggota perpustakaan, seluruh mahasiwa wajib datang ke perpustakaan dan mengisi formulir pendaftaran. Maka dari itu, di dalam sistem baru nantinya harus menyediakan modul keanggotaan agar mempermudah Perpustakaan PTKI dalam mengelola data anggota perpustakaan mereka.
5. Statistik
Statistik, yaitu berupa kegiatan pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka, jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka, yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian, dan sebagainya.
42 Di dalam Perpustakaan PTKI, pustakawan membuat statitik data pengunjung, statistik data peminjaman koleksi bahan pustaka, dan statistik pengadaan koleksi bahan pustaka. Hal ini sesuai dengan pernyataan I2
I2: “kualitas kerja dapat dinilai dari hasil laporan atau statistik perpustakaan. Di sini ada membuat data statistik sebagai laporan akhir tahun mencakup laporan pengunjung perpustakaan, laporan peminjaman koleksi bahan pustaka dan juga laporan pengadaan koleksi bahan pustaka berupa laporan inventarisasi.”
Dari penjelasan I2 di atas dapat diketahui bahwa Perpustakaan PTKI juga membuat laporan guna mengukur kualitas kerja perpustakaan tersebut selama satu tahun. Apakah meningkat ataukah menurun. Maka dari itu, sistem baru harus mampu menyediakan modul statistik untuk mengakomodir kegiatan pembuatan laporan pada Perpustakaan PTKI.
6. OPAC (Online Public Access Catalogue)
OPAC adalah sarana temu kembali informasi secara online. OPAC memudahkan pengguna untuk menemukan informasi yang diinginkannya sehingga pengguna tidak kesulitan dalam proses temu kembali informasi. Dalam perpustakaan PTKI, katalog masih berbetuk kartu yang disusun di dalam lemari berdasarkan abjad nama pengarang. Namun katalog ini sangat jarang digunakan karena sebagian pengguna perpustakaan tidak mengerti cara menggunakannya. Hal ini sesuai dengan pernyataan I3 dan I4:
43 I3: “Kadang langsung ke rak mencari koleksinya, ya kalau tidak jumpa
saya tanya sama pegawai di sini”
I4: “Saya pernah menggunakan katalog. Tapi saya tidak menemukan
koleksi tersebut di rak. Padahal saya mencari koleksi tersebut berdasarkan judul buku dan pengarang. Jika saya tidak menemukan maka saya langsung bertanya sama pegawai kemudian mencarinya kembali ke rak”
Berdasarkan kedua penjelasan informan tersebut maka dapat diketahui bahwa Perpustakaan PTKI sudah memiliki sarana temu kembali berupa katalog berbentuk kartu namun pengguna perpustakaan jarang menggunakan karena mereka tidak mengerti cara penggunaanya sehingga para pengguna perpustakaan kesulitan dalam menemukan informasi yang mereka butuhkan.
Ada baiknya pustakawan PTKI mengadakan sosialisasi kepada para pengguna agar mereka mengerti dan memahami fungsi katalog sebagai sarana temu kembali informasi dan juga di dalam sistem baru nantinya harus menyediakan modul OPAC agar mempermudah para pengguna Perpustakaan PTKI untuk menelusur koleksi baik itu berdasarkan nama pengarang ataupun judul buku yang dibutuhkan pengguna.
4.2.3 Kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem manual
Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi kapan saja diperlukan. Di dalam sebuah sistem tentu saja terdapat kelemahan dan
44 kelebihan dalam pengoperasiannya.. maka dari itu diperlukan adanya analisis sistem untuk mengetahui permasalahan dan memperbaharui sistem yang lama tersebut guna mendapatkan pemecahan masalah (solusi) berupa sistem baru yang lebih baik dan bermanfaat bagi perpustakaan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I2
I1 : “kendala sudah pasti ada. Misalnya saja dalam proses sirkulasi,
pengadaan buku, pendataan anggota perpustakaan, pembuatan laporan, pengatalogan dan sistem temu kembali informasi yang membutuhkan waktu yang lama dan proses yang lambat.”
I2 : “Tentu saja ada. Namanya juga masih manual, semua masih serba
mencatat walaupun ada juga beberapa kegiatan yang menggunakan Ms. Word namun kami masih saja kesulitan mengelola dan mengolah perpustakaan ini sehingga dalam proses pengerjaan terlalu lambat dan waktu yang dibutuhkan juga relatif lama.”
Berdasarkan kedua pernyataan di atas dapat diketahui bahwa sistem yang berjalan saat ini mengalami kendala dan hambatan. Maka dari itu dibutuhkan sistem baru yang sudah terautomasi untuk lebih memudahkan perpustakaan dalam mengelola dan mengolah seluruh kegiatan yang ada di dalam perpustakaan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 berikut:
I1 : “Sebenarnya dengan sistem yang sekarang ini kami masih bisa
mengatasinya, namun jika memang dengan adanya sistem baru seperti sistem yang sudah terautomasi kenapa tidak dicoba. Mungkin dengan