57 LAMPIRAN 1
PEDOMAN WAWANCARA
Kepala Perpustakaan dan Pustakawan
1. Data tentang organisasi, meliputi:
a) Sasaran dan tujuan organisasi b) Bagan dan struktur organisasi
c) Tugas dan fungsi unit-unit dalam organisasi d) Kebijakan organisasi
2. Data tentang personel, mencakup:
a) Wewenang dan tanggung jawabnya b) Tugas pokok pekerjaannya
c) Hubungan antar personel tersebut d) Apa kebutuhan informasinya
3. Data tentang prosedur kerja
e) Bagaimana tentang arus kerja/kegiatan kerja yang ada f) Metode kerja yang digunakan
g) Jadwal dan volume pekerjaan yang ada h) Bagaimana kriteria penentuan kualitas kerja
4. Data tentang lingkungan kerja
58 b) Sumber daya yang tersedia
c) Suasana kerja yang sinergis dan responsif
Pengguna Perpustakaaan
1. Data tentang prosedur kerja
1) Bagaimana tentang arus kerja/kegiatan kerja yang ada 2) Metode kerja yang digunakan
3) Jadwal dan volume pekerjaan yang ada 4) Bagaimana kriteria penentuan kualitas kerja
2. Data tentang lingkungan kerja
1) Bagaimana pengaturan fisik ruangan kerja 2) Sumber daya yang tersedia
59 DAFTAR LAMPIRAN PERTANYAAN WAWANCARA
Kepala Perpustakaan dan Pustakawan
Data tentang Organisasi
1. Apa yang menjadi sasaran dan tujuan dari Perpustakaan PTKI? 2. Bagaimana susunan struktur organisasi Perpustakaan PTKI? 3. Apa saja tugas dan fungsi setiap unit perpustakaan?
4. Apa yang menjadi kebijakan dalam perpustakaan?
Data tentang Personil
1. Apa wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai perpustakaan? 2. Apa saja tugas dari masing-masing pegawai?
3. Bagaimana hubungan antara pegawai perpustakaan?
4. Apa yang menjadi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan?
Data tentang Prosedur Kerja
1. Apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan? 2. Bagaimana kegiatan kerja dalam perpustakaan dilakukan? 3. Bagaimana jadwal dan volume kerja yang ada di perpustakaan? 4. Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas kerja?
Data tentang Lingkungan Kerja
60 7. Apakah suasana dalam Perpustakan PTKI sudah dapat dikatakan
sinergis dan responsif?
8. Adakah kendala dalam mengelola dan mengolah perpustakaan?
Pengguna Perpustakaan
1. Apa yang menjadi kebutuhan informasi anda saat ini?
2. Bagaimana cara anda menemukan informasi yang dbutuhkan ini?” 3. Apakah anda tidak pernah menggunakan katalog?
4. Bagaimana solusinya apabila anda tidak menemukan koleksi tersebut? 5. Apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan?
6. Bagaimana kegiatan kerja dalam perpustakaan dilakukan? 7. Bagaimana jadwal dan volume kerja yang ada di perpustakaan? 8. Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas pelayanan? 9. Apa dan bagaimana pengaturan fisik ruangan perpustakaan ini? 10. Apa saja sumberdaya yang tersedia di dalam Perpustakaan PTKI?
61 LAMPIRAN II
HASIL TRANSKRIP WAWANCARA
1. Hasil Transkrip Wawancara Informan 1
Wawancara ini dilakukan pada tanggal 10 November 2015, pukul 09.00 wib. Bertempat di Perpustakaan PTKI Medan tepatnya di ruang Kepala Perpustakaan PTKI Medan. Kondisi wawancara dilakukan dengan santai, dikarenakan informan sedang tidak menjalankan aktivitas apapun. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan I1.
P: “Selamat pagi pak”
I1: “Iya, selamat pagi juga. Ada yang bisa saya bantu”
P: “Saya Laylan, mahasiswa USU bermaksud ingin mengadakan penelitian di Perpustakaan PTKI ini. Saya ingin menanyakan beberapa hala mengenai Perpustakaan PTKI.”
I1: “Iya boleh saja, silahkan Laylan”
P: “ Baik, pak. Langsung saja ya pak. Apa yang menjadi sasaran dan tujuan dari Perpustakaan PTKI pak?”
62 P: “Bagaimana susunan struktur organisasi Perpustakaan PTKI pak?”
I1: “Perpustakaan PTKI memiliki 1 kepala perpustakaan yaitu saya sendiri, ada 5 pegawai perpustakaan.”
P: “Apa saja tugas dan fungsi setiap unit perpustakaan pak?”
I1: “Dari ke 5 pegawai perpustakaan tersebut memiliki tugas dan fungsinya masing-masing sesuai dengan pembagian tugas. Ada bagian pengatalogan, ada juga bagian pengadaaan dan inventarisasi buku, ada juga bagian peminjaman dan pengembalian buku.”
P: “Apa yang menjadi kebijakan dalam perpustakaan pak?
I1: “Kebijakaan perpustakaan yaitu peminjam bahan pustaka hanya bisa dilakukan oleh dosen, pegawai dan mahasiswa yang memiliki kartu peminjaman perpustakaan PTKI yang masih berlaku. Sedangkan koleksi perpustakaan, ada sebagian koleksi yang tidak boleh dipinjam dan dibawa keluar perpustakaan seperti: buku referensi, majalah jurnal, dan koran. Kebijakan ini berlaku bagi setiap pengguna perpustakaan tanpa terkecuali. Apabila ada peminjam yang terlambat mengembalikan buku maka akan dikenakan sanksi berupa membayar denda sebesar Rp. 250/hari”
63 I1: “Wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai yaitu mematuhi
peraturan yang berlaku, melayani pengguna dengan sukarela, melaksanakan tugas dan kewajiban dengan benar dan tepat waktu.”
P: “ Apa saja tugas dari masing-masing pegawai pak?”
I1: “Mereka membagi tugas masing-masing. Ada yang mencatat inventarisasi pada buku induk, ada yang melayani pengguna di bagian sirkulasi, ada yang memberikan stempel pada buku, merapikan buku-buku di rak.”
P: “Bagaimana hubungan antara pegawai perpustakaan pak?”
I1: Hubungannya erat dan juga harmonis. Apabila ada masalah mereka segera menyelesaikannya secara bersama.
P: “Apa yang menjadi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan pak?
I1:“Kebutuhan informasi tentang koleksi pada perpustakaan berupa penambahan koleksi perpustakaan yang menyangkut tentang ilmu-ilmu murni seperti fisika, kimia, teknik yang sesuai dengan jurusan yang ada di PTKI ini ”
P: “Apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan pak?”
64 bahsa yang digunakan. Impresium, dan keterangan (sumber buku berasal, pembelian atau sumbangan alumni.”
P: “setelah itu adakah lagi kegiatan lain dalam perpustakaan ini selain pengadaan pak?”
I1: “Ya tentu saja ada. Dalam mengatalog buku kami menggunakan DDC edisi 21 dan E-DDC yang ada di dalam komputer diprogram Ms. Word mengetik manual kemudian mencetaknya menjadi katalog berbentuk kartu. Isi katalog itu sendiri meliputi nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik buku”
P: “bagaimana dengan kegiatan sirkulasi di perpustakaan ini pak?”
I1: “Kegiatan di perpustakaan masih manual sehingga kinerja perpustakaan lambat dan kurang fleksibel. Pustakawan mencatat nama peminjam, judul buku, pengarang buku dan tanggal peminjaman ataupun pengembalian”
P: “Bagaimana kegiatan kerja dalam perpustakaan dilakukan pak?”
I1: “Kegiatan di perpustakaan masih manual dengan menggunakan program microsoft word.”
65 I1: “Perpustakaan mulai beroperasi dari hari senin s/d jum’at dan melayani pengguna pada jam 08..00 WIB-11.30 istirahat 1 jam sehingga buka lagi dari jam 13.00 WIB sampai jam 16.00 WIB.”
P: “Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas kerja pak?
I1: “Itu bisa dinilai dari hasil kerja, tanggung jawab, kerja sama, kejujuran dan prakarsa atau kemampuan mengambil keputusan.”
P: “Apa dan bagaimana pengaturan fisik ruangan perpustakaan pak?”
I1: “Tidak ada ruangan tersendiri untuk bagian-bagian tertentu. Semua tergabung di dalam perpustakaan. Sebenarnya ada 2 hal yang menjadi pertimbangan dalam pengaturan ruangan perpustakaan ini yaitu Pertimbangan umum itulah yang mencakup jumlah anggota, sumber dana, juga kebutuhan infromasi setiap pengguna dan pertimbangan teknis meliputi luas ruangan baca untuk pengguna, intensistas cahaya, kenyamanan pengguna dan fasilitas yang dimiliki perpustakaan”
P: “Apa saja sumberdaya yang tersedia di dalam Perpustakaan PTKI pak?”
I1: “Sumberdaya berupa komputer, koleksi tercetak seperti buku, kamus, koran, ensiklopedia dan foto copy namun jarang digunakan.”
66 I1: “Belum begitu sempurna karena masih ada pengamanan yang kurang.
Hal ini menjadi penyebab pencurian beberapa aset perpustakaan.”
P: “ oh begitu pak. baik pak saya mau tanya lagi nih. Apakah ada kendala dalam mengelola dan mengolah perpustakaan ini pak?’
I1: “kendala sudah pasti ada. Misalnya saja dalam proses sirkulasi, pengadaan buku, pendataan anggota perpustakaan, pembuatan laporan, pengatalogan dan sistem temu kembali informasi yang membutuhkan waktu yang lama dan proses yang lambat”
P: “jadi apa harapan bapak untuk perpustakaan ini ke depannya?”
I1: “Sebenarnya dengan sistem yang sekarang ini kami masih bisa mengatasinya, namun jika memang dengan adanya sistem baru seperti sistem yang sudah terautomasi kenapa tidak dicoba. Mungkin dengan sistem yang baru kinerja perpustakaan lebih meningkat dan pustakawan lebih mudah mengelola seluruh kegiatan yang ada di dalam perpustakaan.”
P: ”Baik pak, Terima kasih atas waktu dan partisipasinya pak. Selamat pagi pak”
67 2. Hasil Transkrip Wawancara Informan 2
Wawancara ini dilakukan pada tanggal 10 November 2015, pukul 10.00 wib. Bertempat di Perpustakaan PTKI Medan. Kondisi wawancara dilakukan dengan santai, dikarenakan informan sedang tidak menjalankan aktivitas apapun. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan I2.
P: “Selamat pagi bu”
I2: “Iya, selamat pagi juga. Ada yang bisa saya bantu”
P: “Saya Laylan, mahasiswa USU bermaksud ingin mengadakan penelitian di Perpustakaan PTKI ini. Saya ingin menanyakan beberapa hal mengenai Perpustakaan PTKI.
I2: “Iya, dengan senang hati, silahkan duduk, Laylan”
P: “ Apa yang menjadi sasaran dan tujuan dari Perpustakaan PTKI bu?”
I2: “sasaran Perpustakaan PTKI adalah mencapai visi dan misi perpustakaan yaitu agar terciptanya Tri Dharma Perguruan Tinggi. Tujuan nya adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi setiap penggunanya”
P: “Bagaimana susunan struktur organisasi Perpustakaan PTKI bu?”
68 P: “Apa saja tugas dan fungsi setiap unit perpustakaan bu?”
I2: “ Setiap pegawai perpustakaan tersebut memiliki tugas dan fungsinya masing-masing yaitu bagian pengatalogan, ada juga bagian pengadaaan dan inventarisasi buku, ada juga bagian peminjaman dan pengembalian buku”
P: “Apa yang menjadi kebijakan dalam perpustakaan bu?
I2:”Apabila anggota perpustakaan terlambat pengembalian buku maka akan dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp. 250/hari. Setiap pengguna perpustakaan wajib mentaati peraturan yng berlaku tanpa terkecuali.”
P: “ Apa wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai perpustakaan bu?”
I2: “Wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai yaitu mematuhi peraturan yang berlaku, melayani pengguna dengan sukarela, melaksanakan tugas dan kewajiban dengan benar dan tepat waktu.”
P: “ Apa saja tugas dari masing-masing pegawai bu?”
69 P: “Bagaimana hubungan antara pegawai perpustakaan bu?”
I2: ”Baik-baik saja. Tidak ada masalah.”
P: “Apa yang menjadi kebutuhan informasi setiap pengguna perpustakaan bu?
I2:” Ya, sebagian besar koleksi yang membahas tentang teknik, fisika, dan juga kimia.”
P: “Bagaimana syarat jadi anggota Perpustakaan PTKI bu?”
I2: “Untuk anggota baru, mahasiswa wajib datang ke perpustakaan dan mengisi formulir pendaftaran sebagai anggota Perpustakaan PTKI. Data formulir pendaftraran mncakup nama mahasiswa, stambuk/NIM, tempat/tanggal lahir, alamat mahasiswa, dan telepon/nomor handphone.”
P: “Apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan bu?”
I2: “sewaktu pengadaan kami menginventarisasi buku dengan menginput data no buku sewaktu pengolahan, no. klasifikasi, judul buku, pengarang, jumlah eksemplar, bahsa yang digunakan. Impresium, dan keterangan (sumber buku berasal, pembelian atau sumbangan alumni).”
70 I2: “iya, Saya mengatalog buku berdasarkan nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik buku. saya ketik di program Ms. Word kemudian mencetaknya ke bentuk katalog.”
P: “bagaimana dengan kegiatan sirkulasi di perpustakaan ini bu?”
I2: “semua masih serba manual. Mencatat nama peminjam, judul buku, pengarang buku dan tanggal peminjaman ataupun pengembalian. Kami menginginkan sistem automasi untuk mengurangi beban pekerjaan ini”
P: “Bagaimana kegiatan kerja dalam perpustakaan dilakukan bu?”
I2: ” Masih manual. Kami mengelola data dengan bantuan microsoft word dan inilah yang menyebabkan kinerja perpustakaan menjadi lambat.”
P: “Bagaimana jadwal dan volume kerja yang ada di perpustakaan bu?
I2: “Perpustakaan mulai beroperasi dari hari senin s/d jum’at dan melayani pengguna pada jam 08..00 WIB-11.30 istirahat 1 jam sehingga buka lagi dari jam 13.00 WIB sampai jam 16.00 WIB”
P: “Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas kerja bu?
71 P: “Apa dan bagaimana pengaturan fisik ruangan perpustakaan bu?”
I2:” Tidak ada ruangan yang terbagi karena semua tergabung jadi satu ruangan di dalam perpustakaan”
P: “Apa saja sumberdaya yang tersedia di dalam Perpustakaan PTKI bu?”
I2:”Ada komputer, ada juga koleksi berupa buku, majalah, koran, karya ilmiah, dan lain-lain”
P: Apakah suasana dalam Perpustakaan PTKI sudah dapat dikatakan sinergis dan responsif bu?”
I2:”Ya, belum terlalu sinergis dan responsif. Karena ruangan ini minim
fasilitas.”
P: “Apakah ada kendala dalam mengelola dan mengolah perpustakaan ini
Bu?”
I2: “Tentu saja ada. Namanya juga masih manual, semua masih serba mencatat walaupun ada juga beberapa kegiatan yang menggunakan Ms. Word namun kami masih saja kesulitan mengelola dan megolah perpustakaan ini sehingga dalam proses pengerjaan terlalu lambat dan waktu yang dibutuhkan juga relatif lama.”
P: “Ya bu, terima kasih atas waktunya ya bu. Saya rasa ini cukup. Selamat
72 I2: “Ya sama-sama. Pagi juga”
3. Hasil Transkrip Wawancara Informan 3
Wawancara ini dilakukan pada tanggal 10 November 2015, pukul 10.30 wib. Bertempat di lantai 2 Perpustakaan PTKI Medan. Informan adalah mahasisiwi jurusan TPL semester 5. Kondisi wawancara dilakukan dengan santai, dikarenakan informan sedang tidak menjalankan aktivitas apapun. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan I3.
P: “Apa yang menjadi kebutuhan informasi kakak saat ini?
I3: “Banyak, tapi saya lagi mencari buku yang membahas tentang teknik”
P: “Bagaimana cara kakak menemukan informasi yang kakak butuhkan”
I3: “Kadang langsung ke rak mencarinya, ya kalau tidak jumpa saya tanya sama pegawai di sini”
P: “Jadi kakak tidak pernah menggunakan katalog?”
I3: “Tidak pernah karena saya tidak mengerti cara menggunakannya”
P: “Setahu kakak apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan kak?”
I3: “Ada bagian peminjaman buku, pengembalian buku, mengkatalog buku, trus ada juga bagian pengadaan buku”
73 I3: “Belum maksimal karena semua masih manual, serba mencatat”
P: “Bagaimana jadwal dan volume kerja yang ada di perpustakaan kak?
I3: “Jadwal buka perpustakaan dari jam 08.00 WIB sampai 16.00 WIB, tapi jam 11.30 istirahat sampai jam 13.00 WIB.
P: “Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas pelayanan kak?
I3: “Perbaikan kinerja. pegawai melayani pengguna terlalu lama karena mereka harus bolak balik mencatat”
P: “Apa dan bagaimana pengaturan fisik ruangan perpustakaan ini kak?”
I3: “Ruangan ini sudah cukup luas, namun belum nyaman karena terkadang ruangan terasa panas. Kalau pencahayaan sudah memadai.”
P: “Apa saja sumberdaya yang tersedia di dalam Perpustakaan PTKI kak?”
I3: “Koleksi perpustakaan berupa buku-buku, kamus,kumpulan skripsi, tapi itu pun masih banyak yang belum lengkap. Mesin foto copy tapi sekarang jarang digunakan”
P: “Apakah menurut kakak suasana dalam Perpustakan PTKI sudah dapat dikatakan sinergis dan responsif?”
I3: “Belum karena semua tertata dalam satu ruangan.”
74 I3: “Ya kak sama-sama.”
4. Hasil Transkrip Wawancara Informan 4
Wawancara ini dilakukan pada tanggal 10 November 2015, pukul 11.00 wib. Bertempat di dalam ruang baca Perpustakaan PTKI Medan. Informan adalah mahasiswa jurusan TMI semester 3. Kondisi wawancara dilakukan dengan santai, dikarenakan informan sedang tidak menjalankan aktivitas apapun. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan I4.
P: “Selamat siang bang. Bolehkah minta waktunya sebentar. Ada beberapa hal yang ingin saya tanyakan sama abang”
I4: “Siang juga kak, iya boleh-boleh saja, silahkan.”
P: “Langsung saja ya bang, Apa yang menjadi kebutuhan informasi saat ini bang?
I4:“ Saya sedang mencari koleksi yang berhubungan dengan tugas saya ”
P: “Bagaimana cara abang menemukan informasi yang abang butuhkan ini?”
I4: “Saya langsung ke rak mencarinya.”
P: “Jadi abang tidak pernah menggunakan katalog?”
75 P: “Jadi bagaimana solusinya setelah abang tidak menemukan koleksi
tersebut?”
I4: “ saya tanya sama pegawai kemudian mencarinya kembali ke rak”
P: “Setahu abang apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan bang?”
I4: “Yang saya tahu hanya bagian peminjaman dan pengembalian buku saja”
P: “Bagaimana kegiatan sirkulasi dalam perpustakaan dilakukan bang?”
I4:”Kurang efektif dan efisien. Mereka masih serba mencatat. Hal nii yang membuat bosan karena harus menunggu lama dan mengantri”
P: “Bagaimana jadwal dan volume kerja yang ada di perpustakaan bang?
I4: “Jadwal buka perpustakaan jam 08.00 sampai jam 11.30 WIB”
P: “Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas pelayanan bang?
I4: “hasil kinerja pegawai perpustakaan.”
P: “Apa dan bagaimana pengaturan fisik ruangan perpustakaan ini bang?”
I4:”Kurang teratur”
76 I4:”Buku, kamus, ensiklopedia, koran ”
P: “Apakah menurut abang suasana dalam Perpustakan PTKI sudah dapat dikatakan sinergis dan responsif?”
I4: “Ruangan masih panas dan kurang nyaman.”
P: ”Ya.. Terima kasih bang atas waktunya.”
77 LAMPIRAN III
78 LAMPIRAN IV
DOKUMENTASI GAMBAR
79 Koleksi Perpustakaaan PTKI Medan
80 Kartu Anggota Perpustakaan PTKI Medan
81 Inventarisasi Buku Induk
82 Wawancara dengan pustakawan PTKI Medan
83 Koleksi Karya Ilmiah jurusan TKI PTKI Medan
54 DAFTAR PUSTAKA
Arif, Ikhwan. 2003. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan.
Alter, Steven. 1992. Information System: A Management Perspective The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc.
Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta.
Corbin, John.1985. Managing the Library Automation Project, Oryx Press, Canada.
Duval, Beverly K, Main Linda. Automated Library System: an Librarian Guide’s and Teaching Manual. London: Meckler.
Gordon B. Davis. 2003.Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Andi Offset. Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan:
USU Press..
Hall. James A. 2001. Accounting Information System. 3rd Edition. South Western College Publishing.
Indonesia. 2007. Undang-Undang Republik Indonesia No 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Jakarta: Sekretaris Negara.
Ishak. 2008. Pengelolaan Perpustakaan berbasis Teknologi Informasi.
Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Pustaha. Vol 4. no.2 (desember).
Isa, Irwan. 2014. Pentingnya Sistem Informasi dalam Keberhasilan Sebuah
Proyek.Yogyakarta: Graha Ilmu
Jogiyanto, HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Edisi Kedua. Yogyakarta: Andi
Jogiyanto, Hartono. 1999. Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Andi Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Lasa. HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta : Gama Media
55 Moloeng, Lexy J. 2007. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosdakarya
Pendit, Putu Laxman. 2003. Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi: Suatu Pengantar Diskusi Epistemology. Jakarta: JIP-FSUI
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.2011. Standar Nasional Perpustakaan (SNP Pujianto. 2009. Ananlisis Kebutuhan Sistem. Pujianto.blog.ugm.ac.id diakses pada
oktober 2015
Putri..2013.Perpustakaan Khusus.
Siregar, Belling. 2007. Gedung dan Perlengkapan Perpustakaan. Medan:Program Studi Ilmu Perpustakaan. Fakultas Sastra: USU.
Sugiono. 2010. Metode penelitian Kuantitatif dan Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Sugiyono. 2008. Metode Penelitian Pendidikan: Pendekatan kuantitatif,
kualitatif,R&D. Bandung: Afabeta
Sulistyo-Basuki .2011.Sistem Pengelolaan Perpustakaan Khusus Kedinasan. diakses 12 september 2015
Surachman, Arif. 2005. Pengelolaan Perpustakaan Khusus
diakses 11 september 2015
Suratmo, Gunawan F. 2002. Ed.1. Panduan Penelitian Multidisiplin.Bogor: Institut Pertanian Bogor Press
Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Jakarta: Andi
Tedd, Lucy A. 1993. Introduction to Catalouging and Classification, 8th Edition, Englewood: Libraries Unlimited
Whitten, Jeffery L., D. Bentley, Kevin C. Dittman. 2004. Metode Dessain &
Analisis Sistem. Ed.6. diterjemahkan oleh Tim Penerjemah Andi.
Yogyakarta: Andi.
56 Zwass, Vladimir. 1998. Foundations of Information Systems. International
25 BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Gambaran Umum (Latar Penelitian)
Perpustakaan Politeknik Teknologi Kimia Industri (PTKI) terletak di Jalan Medan Tenggara VII Medan. Perpustakan ini berdiri sejak adanya PTKI yaitu pada tahun 1983 dengan bantuan Grant Aids dari Pemerintah Jepang (JICA) dengan areal seluas kurang lebih 8 Ha. Dengan kondisi yang sederhana dan apa adanya di salah satu ruangan kelas milik PTKI, perpustakaan ini dikelola oleh sejumlah pegawai. Namun, pada tahun 2012 dibangun sebuah bangunan khusus untuk perpustakaan. Di bangunan baru ini perpustakaan mulai dikelola dengan baik. Perpustakaan ini terdiri dari 2 lantai. Lantai pertama berisi koleksi tercetak seperti buku, kamus, buku referensi, dan lain sebagainya, sedangkan di lantai dua berisi koleksi grey literature berupa koleksi skripsi mahasiswa PTKI. Jumlah koleksi secara keseluruhan mencapai 11.524 eksemplar dan 1.147 Judul. Perpustakaan PTKI dikelola oleh seorang kepala perpustakaan dan 5 orang pegawai perpustakaan. Jumlah anggota perpustakaan yang aktif sekitar 1.680 orang yang terdiri dari dosen berjumlah 80 orang dan mahasiswa yang terdiri dari 3 jurusan yaitu Jurusan TKI (Teknologi Kimia Industri) berjumlah 750 orang, Jurusan TMI (Teknologi Mekanik Industri) berjumlah 750 orang dan Jurusan TPL (Teknologi Penyuluhan Lapangan) berjumlah 100 orang.
26 mahasiswa, NIM, tanggal peminjaman dan buku yang dipinjamnya. Demikian pula saat pengembalian buku. Pada kegiatan pengadaan dan pengatalogan buku juga masih dengan sistem manual.
3.2 Metode Penelitian
Metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif. Penelitian kualitatif deskriptif adalah penelitian untuk membuat gambaran mengenai situasi atau kejadian apa adanya. Menurut Suratmo (2002, 16) “metode deskripsi adalah penelitian didasarkan pada data deskripsi dari suatu status, keadaan, sikap, hubungan, atau suatu sistem pemikiran dalam suatu masalah yang menjadi objek penelitian.
Menurut Glaser dan Strauss dalam Pendit (2003, 297), data kualitatif dapat mengungkapkan elemen-elemen yang diperlukan untuk membentuk teori tentang hubungan antar manusia, yaitu kondisi, norma, penyimpangan, proses, pola dan sistem sosial yang ada di sebuah masyarakat, sesuai dengan apa yang selama ini dialami dan dirasakan oleh orang-orang di masyarakat itu.
27 3.3 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan di Perpustakaan Politeknik Teknologi Kimia Industri (PTKI) Jalan Medan Tenggara No. VII Medan, Sumatera Utara. Waktu penelitian dilakukan pada bulan Mei-Juni 2015
3.4 Proses Penelitian
Untuk mendapatkan hasil penelitian yang diharapkan, maka ada beberapa proses yang harus dilakukan, adapun proses penelitian yang akan dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
3.4.1 Penentuan Informan
Dalam menetapkan informan penelitian ini menggunakan teknik purposive
sampling. Purposive sample adalah teknik penentuan sampel dengan
pertimbangan tertentu sesuai kajian Sugiyono (2010, 85). Selanjutnya menurut Arikunto (2010, 183) pemilihan sampel secara purposive pada penelitian ini akan berpedoman pada syarat-syarat yang harus dipenuhi sebagai berikut:
a. Pengambilan sampel harus didasarkan atas ciri-ciri,sifat-sifat atau karakteristik tertentu, yang merupakan ciri-ciri pokok populasi.
b. Subjek yang diambil sebagai sampel benar-benar merupakan subjek yang paling banyak mengandung ciri-ciri yang terdapat pada populasi.
28 Dalam teknik purposive sampling ini dipilih 3 orang yang menjadi informan dalam penelitian.
Tabel 3.1 Identifikasi Informan
Informan (I) Jabatan
I1 Kepala Perpustakaan PTKI Medan
I2 Pustakawan
I3 Pengguna
I4 Pengguna
3.4.2 Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini teknik pengumpulan data yang digunakan adalah :
a. Metode observasi (Pengamatan)
Arikunto (2006, 156) mengemukan bahwa ‘’observasi atau juga yang disebut dengan pengamatan adalah suatu kegiatan yang meliputi pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang diselidiki dengan menggunakan seluruh alat indera’’.
29 menjadi rahasia Perpustakaan PTKI Medan. Peneliti dalam observasi hanya mengamati kegiatan yang ada di perpustakaan.
b. Interview (wawancara)
Menurut Moleong (2007, 186), wawancara adalah percakapan yang dilakukan oleh dua pihak yaitu antara pewawancara (interviewer) dan terwawancara (interviewee) dengan maksud tertentu.
Tujuan wawancara adalah untuk mengumpulkan data dan informasi yang lengkap, akurat dan adil. Teknik pengumpulan data selain dengan observasi bisa juga melalui wawancara terhadap informan dengan mengetahui lebih dalam lagi mengenai kebutuhan sistem informasi pada Perpustakaan PTKI Medan. Pedoman wawancara juga diperlukan agar tidak menyimpang dari tujuan penelitian, pedoman wawancara juga disusun berdasarkan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti dan untuk mendukung wawancara ini akan menggunakan alat bantu berupa pedoman wawancara dan alat perekam suara.
3.4.3 Analisis data
30 Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif. Adapun tahapan analisis data dalam penelitian ini, menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Editing Data
Editing data adalah pengecekan data yang telah diperoleh secara
berulang-ulang. Pengecekan ini bertujuan untuk memperbaiki kualitas data yang diperoleh.
b. Kategorisasi
Kategorisasi adalah menyusun informasi atau data serta mengelompokkan data berdasarkan kategorisasi yang berbeda berdasarkan pada pedoman tertentu.
c. Penafsiran Data
Dalam penelitian kualitatif, tujuan penafsiran data ialah untuk mencapai teori substantif. Adapun yang dimaksud dengan teori subtantif adalah suatu teori dasar, dimana peneliti harus menampakkan atau menjabarkan metafora atau rancangan yang telah dikerjakannya dalam analisis dengan bahasanya sendiri. (Moloeng 2007, 251)
31 3.5 Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
a. Data Primer, yaitu hasil dari wawancara dan pengamatan peneliti, seperti sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.
b. Data Sekunder, yaitu data yang mendukung data primer dan diperoleh melalui studi kepustakaan seperti : buku, jurnal, dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian.
3.6 Keabsahan data
Penelitian kualitatif harus mengungkap penelitian yang objektif. Oleh karena keabsahan data dalam sebuah penelitian sangatlah penting. Melalui proses keabsahan data maka validitas penelitian dapat tercapai. Dalam penelitian ini untuk mendapatkan keabsahan data dilakukan dengan triangulasi. Menurut Moleong (2007,330) “triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu atau keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu”.
32 1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara dan hasil dokumentasi. Penulis mewawancarai staf atau pustakawan Perpustakaan PTKI Medan. Penulis juga melakukan kegiatan pengumpulan berbagai informasi dan data dari beberapa dokumen yaitu melalui buku, majalah,jurnal, hasil seminar maupun artikel.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada Bab II untuk dipergunakan pada pembahasan penelitian dan menguji terkumpulnya data tersebut serta diperkuat dengan artikel jurnal,buku yang menguras tentang analisis kebutuhan sistem informasi.
3. Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara metode dokumentasi, serta metode observasi. Metode yang dapat digunakan pada penelitian ini ialah wawancara ke sumber penelitian dan observasi. Peneliti melakukan analisa dari hasil wawancara dan hasil observasi yang dilakukan langsung oleh peneliti terhadap keempat informan penelitian di Perpustakaan PTKI Medan.
33 Pada tahap kedua peneliti melakukan analisis kebutuhan sistem informasi perpustakaan yang sedang berjalan di Perpustakan PTKI dan memberikan rekomendasi sistem yang sesuai dengan kebutuhan sistem yang diinginkan. Tahap ini dilakuka dengan cara obeservasi dan wawancara.
3.7.1 Kebutuhan Fungsional Sistem
34 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Karakteristik Informan
[image:40.595.120.484.351.528.2]Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Perpustakaan, pustakawan, dan pengguna Perpustakaan PTKI Medan. Adapun karakteristik informan penelitian pada Perpustakaan PTKI Medan sebagai berikut :
Tabel 4.1 Karakteristik Informan
Informan (I) Jabatan Lokasi
I1 Kepala Perpustakaan PTKI Medan
Perpustakaan PTKI Medan
I2 Pustakawan Perpustakaan PTKI Medan I3 Pengguna Perpustakaan PTKI Medan I4 Pengguna Perpustakaan PTKI Medan
Wawancara dilakukan berdasarkan pedoman wawancara yang telah dibuat dan pelaksanaan wawancara dilakukan secara langsung oleh peneliti kepada informan penelitian. Peneliti juga melakukan pengamatan langsung di dalam perpustakaan untuk melihat data Perpustakaan PTKI.
35 Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dari pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca kembali transkrip wawancara lalu memilih data yang relevan dengan judul penelitian sehingga menghasilkan beberapa kategori. Kategori tersebut adalah:
4.2.1 Sistem Informasi Perpustakaan
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil wawancara dengan keempat informan adalah sistem informasi perpustakaan. Sistem informasi perpustakaan adalah suatu sistem di dalam suatu perpustakaan yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data harian, penunjang kegiatan dalam penyimpanan data, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi merupakan kebutuhan yang sangat mutlak dalam mengelola dan mengolah seluruh kegiatan yang ada di dalam perpustakaan.
Untuk mengelola dan mengolah kegiatan yang ada di dalam Perpustakaan PTKI tersebut tentunya dibutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan perpustakaan untuk melakukan sejumlah kegiatan kerumahtanggaannya seperti pada proses sirkulasi, pengadaan buku, pendataan anggota perpustakaan, pengatalogan, dan pembuatan laporan/statistik perpustakaan.
36 I1 : “Kegiatan di perpustakaan masih manual dengan menggunakan
program microsoft word”
I2 : “Masih manual. Kami mengelola data dengan bantuan microsoft word
dan inilah yang menyebabkan kinerja perpustakaan menjadi lambat.”
Berdasarkan jawaban dari I1 dan I2 di atas dapat dijelaskan bahwa Perpustakaan PTKI belum memiliki sebuah sistem informasi terautomasi yang dapat mempermudah mereka dalam mengelola dan mengolah perpustakaan tersebut serta dapat meningkatkan kinerja perpustakaan agar lebih efektif dan efisien.
4.2.2 Kebutuhan Fungsional Sistem
Kebutuhan Fungsional sistem adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Sistem informasi perpustakaan pada umumnya mengolah sejumlah kegiatan sistem kerumahtanggaan perpustakaan. Beberapa kegiatan yang ada di dalam Perpustakaan PTKI meliputi kegiatan:
1. Pengadaan
Pengadaan yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka termasuk di dalamnya.
37 dan sumbangan para alumni dari berbagai jurusan yang ada di PTKI. Kemudian bahan pustaka tersebut langsung diinventarisasi oleh pustakawan. Inventarisasi dilakukan oleh pustakawan secara manual menggunakan aplikasi perangkat lunak Ms. Word. Hal ini dapat dilihat dari jawaban I1 dan I2
I1 :“Dalam menginventaris buku, kami menggunakan program Ms. Word
dengan menginput data berupa nomor buku sewaktu pengolahan, nomor
klasifikasi, judul buku, pengarang, jumlah eksemplar, bahasa yang
digunakan, impresium, dan keterangan (sumber buku berasal, pembelian
atau sumbangan alumni).”
I2 :”sewaktu pengadaan kami menginventarisasi buku dengan menginput
data nomor buku sewaktu pengolahan, nomor klasifikasi, judul buku,
pengarang, jumlah eksemplar, bahasa yang digunakan. impresium, dan
keterangan (sumber buku berasal, pembelian atau sumbangan alumni).”
Berdasarkan jawaban dari kedua informan di atas dapat diketahui bahwa adanya kegiatan penginventarisasian pada buku dilakukan dengan cara manual menggunakan aplikasi perangkat lunak Ms. Word. Maka dari itu diharapkan dalam sistem baru nantinya bahwa sistem harus mampu menyediakan modul pengadaaan berupa penginventarisasian buku untuk mempermudah pustakawan dalam melakukan pengolahan koleksi bahan pustaka.
38 Pengatalogan, yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan.
Di dalam Perpustakaan PTKI kegiatan pengatalogan dilakukan secara manual menggunakan aplikasi perangkat lunak Ms. Word dengan menginput data dari buku tersebut. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I2
I1 : “Ya tentu saja ada. Dalam mengatalog buku kami menggunakan DDC
edisi 21 dan E-DDC yang ada di dalam komputer diprogram Ms. Word
mengetik manual kemudian mencetaknya menjadi katalog berbentuk
kartu. Isi katalog itu sendiri meliputi nama pengarang, judul buku, dan
deskripsi fisik buku.”
I2 : “Saya mengatalog buku berdasarkan nama pengarang, judul buku, dan
deskripsi fisik buku. saya ketik di program Ms. Word kemudian
mencetaknya ke bentuk katalog”
Dari hasil penjelasan di atas dapat diketahui bahwa Perpustakaan PTKI telah melakukan pengatalogan secara manual dengan menggunakan aplikasi perngkat lunak Ms. Word. Maka dari itu, pada sistem baru harus mampu menyediakan modul pengatalogan untuk mempermudah mereka dalam mengatalog buku.
39 Pengawasan Sirkulasi, yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
Di dalam perpustakaan PTKI kegiatan sirkulasi dilakukan secara manual. Pada transaksi peminjaman dan pengembalian pustakawan mencatat di dalam buku besar data mahasiswa (peminjam), judul buku yang dipinjam, pengarang buku dan tanggal peminjaman. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1, I2, I3, dan I4:
I1 : “Kegiatan di perpustakaan masih manual sehingga kinerja
perpustakaan lambat dan kurang fleksibel. Pustakawan mencatat nama
peminjam, judul buku, pengarang buku dan tanggal peminjaman ataupun
pengembalian”
I2 :“semua masih serba manual. Mencatat nama peminjam, judul buku,
pengarang buku dan tanggal peminjaman ataupun pengembalian. Kami
menginginkan sistem automasi untuk mengurangi beban pekerjaan ini”
I3: “Belum maksimal karena semua masih manual, serba mencatat”
I4 : “Kurang efektif dan efisien. Mereka masih serba mencatat. Hal ini
yang membuat bosan karena harus menunggu lama dan mengantri”
40 Selain itu perpustakaan PTKI juga memiliki kebijakan perpustakaan yaitu bagi anggota pespustakaan yang terlambat dalam pengembalian buku akan dikenakan sanksi dengan membayar denda. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I2:
I1 : “Kebijakaan perpustakaan yaitu peminjam bahan pustaka hanya bisa
dilakukan oleh dosen, pegawai dan mahasiswa yang memiliki kartu
peminjaman perpustakaan PTKI yang masih berlaku. Sedangkan
koleksi perpustakaan, ada sebagian koleksi yang tidak boleh dipinjam
dan dibawa keluar perpustakaan seperti: buku referensi, majalah
jurnal, dan koran. Kebijakan ini berlaku bagi setiap pengguna
perpustakaan tanpa terkecuali. Apabila ada peminjam yang terlambat
mengembalikan buku maka akan dikenakan sanksi berupa membayar
denda sebesar Rp. 250/hari”
I2: “Apabila anggota perpustakaan terlambat pengembalian buku maka
akan dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp. 250/hari. Setiap
pengguna perpustakaan wajib mentaati peraturan yang berlaku tanpa
terkecuali.”
Maka dari itu, di dalam sistem yang baru nantinya sistem harus mampu menyedikan modul sirkulasi dan modul sanksi/denda keterlambatan pengembalian buku yang dapat mempermudah dan meningkatkan kinerja perpustakaan menjadi efektif dan efisien.
41 Anggota perpustakaan merupakan salah satu faktor penting di dalam sebuah perpustakaan. Anggota perpustakaan disebut juga sebagai pengguna. Dalam menerbitkan kartu anggota, Perpustakaan PTKI mewajibkan seluruh mahasiswa untuk mendaftarkan diri ke perpustakaan dan mengisi formulir pendaftaran. Hal ini dikemukakan oleh I2:
“Untuk anggota baru, mahasiswa wajib datang ke perpustakaan dan
mengisi formulir pendaftaran sebagai anggota Perpustakaan PTKI. Data
formulir pendaftraran mencakup nama mahasiswa, stambuk/NIM,
tempat/tanggal lahir, alamat mahasiswa, dan telepon/nomor handphone.”
Berdasarkan penjelasan I2 tersebut dapat diketahui bahwa dalam membuat kartu anggota perpustakaan, seluruh mahasiwa wajib datang ke perpustakaan dan mengisi formulir pendaftaran. Maka dari itu, di dalam sistem baru nantinya harus menyediakan modul keanggotaan agar mempermudah Perpustakaan PTKI dalam mengelola data anggota perpustakaan mereka.
5. Statistik
42 Di dalam Perpustakaan PTKI, pustakawan membuat statitik data pengunjung, statistik data peminjaman koleksi bahan pustaka, dan statistik pengadaan koleksi bahan pustaka. Hal ini sesuai dengan pernyataan I2
I2: “kualitas kerja dapat dinilai dari hasil laporan atau statistik
perpustakaan. Di sini ada membuat data statistik sebagai laporan akhir
tahun mencakup laporan pengunjung perpustakaan, laporan peminjaman
koleksi bahan pustaka dan juga laporan pengadaan koleksi bahan pustaka
berupa laporan inventarisasi.”
Dari penjelasan I2 di atas dapat diketahui bahwa Perpustakaan PTKI juga membuat laporan guna mengukur kualitas kerja perpustakaan tersebut selama satu tahun. Apakah meningkat ataukah menurun. Maka dari itu, sistem baru harus mampu menyediakan modul statistik untuk mengakomodir kegiatan pembuatan laporan pada Perpustakaan PTKI.
6. OPAC (Online Public Access Catalogue)
43 I3: “Kadang langsung ke rak mencari koleksinya, ya kalau tidak jumpa
saya tanya sama pegawai di sini”
I4: “Saya pernah menggunakan katalog. Tapi saya tidak menemukan koleksi tersebut di rak. Padahal saya mencari koleksi tersebut
berdasarkan judul buku dan pengarang. Jika saya tidak menemukan maka
saya langsung bertanya sama pegawai kemudian mencarinya kembali ke
rak”
Berdasarkan kedua penjelasan informan tersebut maka dapat diketahui bahwa Perpustakaan PTKI sudah memiliki sarana temu kembali berupa katalog berbentuk kartu namun pengguna perpustakaan jarang menggunakan karena mereka tidak mengerti cara penggunaanya sehingga para pengguna perpustakaan kesulitan dalam menemukan informasi yang mereka butuhkan.
Ada baiknya pustakawan PTKI mengadakan sosialisasi kepada para pengguna agar mereka mengerti dan memahami fungsi katalog sebagai sarana temu kembali informasi dan juga di dalam sistem baru nantinya harus menyediakan modul OPAC agar mempermudah para pengguna Perpustakaan PTKI untuk menelusur koleksi baik itu berdasarkan nama pengarang ataupun judul buku yang dibutuhkan pengguna.
4.2.3 Kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem manual
44 kelebihan dalam pengoperasiannya.. maka dari itu diperlukan adanya analisis sistem untuk mengetahui permasalahan dan memperbaharui sistem yang lama tersebut guna mendapatkan pemecahan masalah (solusi) berupa sistem baru yang lebih baik dan bermanfaat bagi perpustakaan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 dan I2
I1 : “kendala sudah pasti ada. Misalnya saja dalam proses sirkulasi,
pengadaan buku, pendataan anggota perpustakaan, pembuatan laporan,
pengatalogan dan sistem temu kembali informasi yang membutuhkan
waktu yang lama dan proses yang lambat.”
I2 : “Tentu saja ada. Namanya juga masih manual, semua masih serba
mencatat walaupun ada juga beberapa kegiatan yang menggunakan Ms.
Word namun kami masih saja kesulitan mengelola dan mengolah
perpustakaan ini sehingga dalam proses pengerjaan terlalu lambat dan
waktu yang dibutuhkan juga relatif lama.”
Berdasarkan kedua pernyataan di atas dapat diketahui bahwa sistem yang berjalan saat ini mengalami kendala dan hambatan. Maka dari itu dibutuhkan sistem baru yang sudah terautomasi untuk lebih memudahkan perpustakaan dalam mengelola dan mengolah seluruh kegiatan yang ada di dalam perpustakaan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I1 berikut:
I1 : “Sebenarnya dengan sistem yang sekarang ini kami masih bisa
mengatasinya, namun jika memang dengan adanya sistem baru seperti
45
sistem yang baru kinerja perpustakaan lebih meningkat dan pustakawan
lebih mudah mengelola seluruh kegiatan yang ada di dalam
perpustakaan.”
Dari pernyataan kedua informan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam penggunaaan sistem manual yang ada terdapat kendala dan keluhan sehiungga dalam mengelola dan mengolah perpustakaan PTKI membutuhkan waktu yang lama dan proses yang lambat.
4.3 Rekomendasi Kebutuhan Fungsional Sistem Perpustakaan PTKI
Peneliti melakukan analisis kebutuhan sistem informasi perpustakaan yang sedang berjalan di Perpustakaan PTKI dan memberikan rekomendasi sistem informasi terautomasi yang sesuai dengan kebutuhan fungsional sistem yang diinginkan oleh Perpustakaan PTKI.
46 Perpustakaan PTKI. Kebutuhan sistem informasi Perpustakaan PTKI meliputi modul:
1. Pengadaan bahan pustaka
Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi. Modul pengadaan ini berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku.
Bahan-bahan pustaka yang telah dimiliki oleh Perpustakaan PTKI baik yang diperoleh dengan cara pembelian yang bersumber dari anggaran proyek PTKI per tahunnya, hadiah, sumbangan para alumni, ataupun tukar-menukar telah dicatat dalam buku induk. Kegiatan ini dinamakan inventarisasi. Dat yang dibutukhkan untuk modul inventarisasi yaitu:
1) nomor buku sewaktu pengolahan, 2) nomor klasifikasi,
3) judul buku, 4) pengarang,
5) jumlah eksemplar, 6) bahasa yang digunakan. 7) impresum,
8) keterangan (sumber buku berasal, pembelian atau sumbangan alumni).
47 atas. Modul pengadaan ini menghasilkan Daftar Usulan Pengadaan Buku Baru dan Daftar Inventarisasi Buku Perpustakaan. Modul pengadaan ini harus terintegrasi dan memiliki link ke database penerbit-penerbit buku di luar perpustakaan.
2. Pengatalogan
Katalog perpustakaan adalah daftar bahan pustaka yang ada dalam perpustakaan. Tujuan pengatalogan adalah untuk memudahkan pengguna perpustakaan mengetahui koleksi perpustakaan dengan efektif dan efisien. Data yang dibutuhkan untuk modul pengatalogan berupa:
1) pengarang 2) judul buku
3) impresium (penerbit, tempat terbit, dan tahun terbit) 4) deskripsi fisik buku
Di dalam sistem yang baru nantinya harus memiliki fitur lengkap berupa modul pengatalogan menggunakan standar metadata Dublin Core. Modul pengatalogan harus terintegrasi dengan aplikasi E-DDC versi terbaru agar pustakawan dapat dengan mudah mengklasifikasi buku-buku baru. Adapun fungsi modul pengatalogan adalah untuk mengelola data koleksi buku maupun koleksi berkala.
48 Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pengguna dalam hal peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan. Di dalam pelayanan sirkulasi terdapat proses peminjaman dan pengembalian. Pustakawan mencatat data kepeminjaman ke dalam sebuah buku besar. Data dibutuhkan untuk modul peminjaman yaitu:
1) nama peminjam/mahasiswa 2) NIM
3) Jurusan
4) Nomor klasifikasi/nomor registrasi 5) Judul buku
6) Pengarang buku 7) Tanggal peminjaman
Dalam hal ini tentunya, di dalam sistem baru nantinya harus mampu menyediakan fitur-fitur yang mendukung kegiatan peminjaman, pengembalian, dan pengelolaan sanksi bagi peminjam yang terlambat dalam pengembalian buku. Ditambah dengan pengadaan barcode scanner untuk memindai nomor panggil atau nomor akses buku sewaktu transaksi peminjaman sedang berlangsung. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan proses peminjaman buku.
4. Pengembalian
49 2) Nomor registrasi
3) Judul buku 4) Pengarang
5) Tanggal pengembalian
Di dalam sistem yang baru nantinya mampu menyediakan modul pengembalian dan memiliki ke lima field sehingga pustakawan dengan mudah melayani para pengguna mengembalikan buku tanpa harus mencatat ke dalam buku khusus pengembalian seperti keadaan saat ini. Apabila ada pengguna yang terlambat dalam mengembalikan buku, di dalam modul pengembalian ini tersedia modul pemberian sanksi atau pembayaran denda per buku per hari.
5. Keanggotaan Perpustakaan
Keanggotaan perpustakaan sangat diperlukan untuk mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan. Untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Anggota Perpustakaan PTKI terdiri dari dosen, staff, dan mahasiswa. Data keanggotaan juga berpengaruh terhadap proses peminjaman buku pada perpustakaan. Kedua hal ini berkaitan juga dengan statistik yang ada di perpustakaan. Dalam modul keanggotaan, data yang dibutuhkan terdiri dari:
50 5) telepon/nomor handphone
Di dalam sistem baru nantinya harus mampu menyediakan fitur-fitur lengkap mengenai pendataan keanggotaan perpustakaan. Modul keanggotaan harus terintegrasi dengan database kemahasiswaan yang dimiliki oleh PTKI tujuannya agar data anggota perpustakaan lebih akurat tanpa harus meng-entry ulang. Modul keanggotaan ini berfungsi untuk mengelola data anggota seperti penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota.
6. OPAC (Online Public Access Catalogue)
Modul OPAC adalah alat bantu temu kembali secara online yang dapat diakses oleh pengguna perpustakaan. Pengguna/pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Di samping itu, mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata kunci, pengarang, kata kunci pengarang, subyek, kata kunci subyek dan sebagainya. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual, pengguna/pustakawan hanya dapat diakses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan subyek.
51 diakses oleh pengguna yang berkunjung langsung ke perpustakaan secara bersamaan.
Agar katalog online tidak hanya dapat diakses saat pengguna berkunjung ke perpustakaan melainkan dapat diakses dari jarak jauh (remote area) oleh pengguna secara geografis berada jauh dari perpustakaan, maka direkomendasikan agar katalog online berbasis web (WebPAC) sehingga pengguna dapat mengetahui bahan perpustakaan apa saja yang dimiliki Perpustakaan PTKI dengan mengakses WebPAC menggunakan PC, laptop maupun telepon seluler.
7. Statistik
Modul statistik berfungsi untuk mengelola laporan-laporan yang ada di perpustakaan seperti:
1) Laporan pengunjung perpustakaan 2) Laporan anggota perpustakaan
3) Laporan peminjaman koleksi bahan pustaka
4) Laporan pengembalian dan sanksi keterlambatan pengembalian buku 5) Laporan pengadaan koleksi bahan pustaka
6) Laporan inventarisasi buku baru 7) Laporan deposito
53 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan observasi yang telah peneliti lakukan, maka dapat disimpulkan bahwa kebutuhan fungsional sistem informasi untuk Perpustakaan PTKI mencakup modul pengadaan bahan pustaka berupa inventarisasi buku, modul pengatalogan, modul peminjaman, modul pengembalian dan sanksi keterlambatan pengembalian buku, modul keanggotaan, modul OPAC (Online Public Access Catalogue), dan modul statistik.
5.2 Saran
Setelah memberi kesimpulan terhadap hasil penelitian yang telah dilakukan peneliti, maka ada saran yang dapat peneliti berikan kepada Perpustakaan PTKI Medan yaitu sebagai berikut:
5 BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1 Perpustakaan Khusus
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Khusus
Perpustakaan berkembang pesat dari waktu ke waktu menyesuaikan dengan perkembangan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Perkembangan tersebut juga membawa dampak kepada “pengelompokkan” perpustakaan berdasarkan pola-pola kehidupan, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi tadi. Istilah-istilah perpustakaan “membengkak” menjadi sangat luas namun cenderung mempunyai sebuah spesifikasi tertentu. Dilihat dari perkembangan teknologi informasinya perpustakaan berkembang dari perpustakaan tradisional, semi-tradisional, elektronik, digital hingga perpustakaan “virtual”. Kemudian dilihat dari pola kehidupan masyarakat berkembang mulai perpustakaan desa, perpustakaan masjid, perpustakaan pribadi, perpustakaan keliling, dan sebagainya. Kemudian juga dilihat dari perkembangan kebutuhan dan pengetahuan sekarang ini banyak bermunculan istilah perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan anak-anak, perpustakaan sekolah, perpustakaan akademik (perguruan tinggi), perpustakaan perusahaan, dan lain sebagainya.
6 Dimana dari kedua perpustakaan tersebutlah berkembang istilah lain yang disesuaikan dengan cara pengelolaan, pengguna, tujuan, teknologi yang digunakan, pengetahuan yang dikemas, serta tujuan perpustakaan didirikan. Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan, institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya.
Perpustakaan khusus biasanya juga mempunyai karakteristik khusus apabila dilihat dari fungsi, subyek yang ditangani, koleksi yang dikelola, pemakai yang dilayani, dan kedudukannya. Sehingga dari hal tersebut nantinya akan terlihat dengan jelas perbedaannya dengan perpustakaan-perpustakaan pada umumnya.
Menurut Undang-Undang Negara Republik Indonesia No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan pasal 1 angka 7 menyatakan
“Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau organisasi lain.”
Sedangkan menurut Surachman (2005) menyatakan
7 pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya.”
Dalam bukunya yang berjudul Pengantar Ilmu perpustakaan Hasugian (2009, 79) menyatakan
“Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga atau institusi swasta yang layanannya diperuntukkan bagi pengguna di lingkungan lembaga atau isntansi yang bersangkutan.”
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan khusus adalah salah satu jenis perpustakaan yang didirikan atau dibentuk oleh sebuah lembaga (pemerintah/swasta) atau perusahaan atau asosiasi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya di lingkungan instansi terkait. Dengan demikian perpustakaan PTKI termasuk ke dalam perpustakaan khusus karena perpustakaan ini merupakan perpustakaan yang didirikan oleh lembaga atau instansi dan bernaung di bawah instansi induknya yaitu Departemen Perindustrian Nasional.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Khusus
8 Sedangkan tujuan perpustakaan khusus menurut Standar Nasional Perpustakaan (2011) antara lain:
1. Menunjang program lembaga induk, 2. Menunjang penelitian lembaga induk,
3. Menggalakkan minat baca dilingkungan unit kerja lembaga induk, 4. Memenuhi kebutuhan pemustaka dilingkungan perpustakaan. 2.1.3 Fungsi Perpustakaan Khusus
Setiap perpustakaan memiliki fungsi yang berbeda-beda tergantung pada jenis perpustakaannya. Pada dasarnya perpustakaan memiliki fungsi sebagai tempat penyimpanan, pendidikan, penelitian, institusi pengelola informasi, dan juga sebagai tempat rekreasi para penggunanya. Demikian halnya dengan perpustakaan khusus yang selalu dikaitkan dengan visi dan misi yang diembannya memiliki fungsi yaitu:
1. perpustakaan rujukan, 2. pusat deposit, dan
3. pusat sumber belajar masyarakat dilingkungan lembaga induk (Standar Nasional Perpustakaan, 2011)
Jika diitinjau dari tujuannya, perpustakaan khusus memang berfungsi sebagai pusat dan sumber informasi bagi pemustaka. Baik ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan instansi induknya atau tidak. Perpustakaan khusus juga mempunyai fungsi lain, yaitu sebagai mediator bagi pemustaka perpustakaan yang ingin mendapatkan informasi. Berikut ini beberapa fungsi yang dimiliki perpustakaan khusus (pawit 2010, 386) yang dikutip oleh Putri (2013), yaitu:
1. Fungsi edukatif
9 2. Fungsi informatif
Perpustakaan tidak hanya menyediakan koleksi yang berupa buku-buku saja, tetapi juga menyediakan koleksi lain, seperti majalah, surat kabar, bahkan koleksi berupa non buku seperti VCD. Tersedianya koleksi-koleksi itu akan memberikan semua informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka. Segala informasi yang dimiliki perpustakaan khusus diharapkan dapat menjawab pertanyaan pemustaka akan pentingnya informasi.
3. Fungsi rekreatif
Fungsi rekreasi yang dimaksud adalah rekreasi secara psikologis. Pemustaka dapat berimajinasi dengan memanfaatkan koleksi perpustakaan. Selain itu, pemustaka juga dapat mengisi waktu luang mereka dengan membaca novel, surat kabar ataupun majalah yang ada di perpustakaan. Kondisi masyarakat yang sangat beragam, baik pada tingkat pengetahuan, pendidikan, maupun usianya, membuat sumber informasi yang disediakanpun harus disesuaikan dengan keragaman kondisi masyarakat tersebut
2.1.4 Koleksi Perpustakaan Khusus
Koleksi adalah salah satu unsur penting dari perpustakaan. Karena koleksi bagian dari sumber informasi yang ada di sebuah perpustakaan. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai perpustakaan tidak akan mampu memberikan pelayanan optimal kepada pengguna.Sedangkan menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pasal 1 “koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/ atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan.”
10 Menurut Standar Nasional Perpustakaan (2011) jenis koleksi yang harus disediakan oleh perpustakaan khusus:
1. Perpustakaan memiliki jenis koleksi khusus, koleksi deposit, terbitan berkala, koleksi referensi, literatur kelabu, dan audio visual.
2. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan lokal dan koleksi muatan lokal.
3. Lingkup koleksi perpustakaan terdiri dari berbagai disiplin ilmu sesuai kebutuhan pemustaka di lingkungan lembaga induk dan masyarakat di sekitarnya.
Sedangkan menurut Surachman (2005) koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi. Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak maupun media rekam lainnya.
11 Pada buku (Bimbingan Teknis Perpustakaan Khusus, 2010,7) yang dikutip oleh Putri (2013), terdapat beberapa koleksi dasar perpustakaan khusus. Koleksi dasar merupakan koleksi minimal yang harus dimiliki oleh perpustakaan tersebut agar tugas pokok dan misi perpustakaan dapat terpenuhi.
1. Koleksi buku sekurang-kurangnya 1.000 judul dalam bidang kekhususannya, sekurang-kurangnya 80% koleksinya terdiri dari subyek/disiplin ilmu tertentu sesuai dengan kebutuhan informasi induknya. 2. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan dari dan tentang instansi
induknya.
3. Perpustakaan melanggan minimal 10 judul majalah yang berkaitan dengan kekhususan instansi induknya. Jenis koleksi, sekurang-kurangnya meliputi: buku yang terkait di bidangnya, serial, koleksi referensi, dan laporan.
2.1.5 Ciri Perpustakaan Khusus Pada Institusi
Ada beberapa hal yang menjadikan perpustakaan khusus memiliki ciri tersendiri sehingga perpustakaan ini digolongkan ke dalam perpustakaan yang berdiri dalam sebuah isntitusi. Menurut Sulistyo Basuki (1991) ciri-ciri perpustakaan khusus ialah:
12 badan induknya. Fungsi informasi perpustakaan khusus ini ialah menyediakan jawaban atas pertanyaan segera dari staf badan induknya. Jawaban ini harus lebih cepat daripada kalau staf badan induk mencari sendiri. Fungsi ini seringkali dikaitkan dengan penyediaan informasi bagi staf badan induk walaupun tidak diminta. Karena fungsi informasi tersebut maka perpustakaan khusus didirikan sebagai kebutuhan dan antisipasi kebutuhan informasi
2. Perpustakaan khusus memiliki berbagai sifat, tergantung pada badan induknya. Keberadaan perpustakaan khusus sangat bervariasi, tergantung pada tata susunan organisasi yang menjadi badan induknya.Maka perpustakaan khusus akan dapat ditemukan pada berbagai tempat seperti kompleks perbankan,kompleks pabrik, gedung bersusun, pusat penelitian. Perpustakaan khusus terdapat pada badan yang bergerak dalam bidang bisnis serta bertujuan mencarl keuntungan (seperti bank, perusahaan iklan, konsultan); pada departemen dan lembaga negara non departemen; pada pemerintah daerah; pada badan peradilan; pada lembaga yang tidak bertujuan mencari keuntungan seperti rumah sakit, panti sosial.
3. Perpustakaan khusus hanya memberikan jasanya pada pemakai tertentu saja. Pemakai yang dilayani perpustakaan khusus sudah jelas kriterianya yaitu terbatas pada staf badan induknya.
4. Perpustakaan khusus memberikan jasa terbatas pada ruang lingkup subjek tertentu. Perpustakaan khusus membatasi layanan dan ·koleksinya terbatas pada satu subyek saja. Penentuan subyek ini ditentukan oleh bidang aktivitas dan kepentingan badan induk. Orientasinya selalu khusus, bukan koleksi umum seperti perpustakaan umum.
5. Karakteristik perpustakaan khusus ialah selalu berskala "mini". Perpustakaan khusus hanya memiliki sedikit staf, koleksi terbatas, acapkali pula ruang kerjanya terbatas. Ada perpustakaan khusus yang memiliki koleksi sekitar 1000 buku namun sangat spesifik, ada pula yang memiliki ruang sekitar 4 x 5 meter saja namun jasa dan layanannya amat diperlukan. Hal demikian tidak perlu mengecilkan hati pengelola perpustakaan khusus, karena memangskala mereka ialah mini. Lain halnya dengan perpustakaan umum yang selalu menempati gedung besar dengan koleksi ribuan judul dalam semua bidang.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa terdapat 5 ciri perpustakaan khusus pada institusi yaitu berdasarkan fungsi perpustakaan, berdasarkan organisasi induk yang menaunginya, berdasarkan jasa perpustakaan kepada pengguna, berdasarkan layanan koleksi dan berdasarkan skalanya.
13 Sistem informasi terdiri dari dua kata yaitu sistem dan informasi. Sistem pada dasarnya merupakan kumpulan unsur-unsur atau elemen-elemen yang saling terkait atau saling berhubungan anatar unsur yang satu dengan unsur yang lain.
Hall (2001) mendefinisikan sistem informasi sebagai sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
Sedangkan menurut Wilkinson (1992) menyebutkan sistem informasi sebagai kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output) yang berguna untuk mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
Lain halnya menurut Isa (2014, 7) menyebutkkan sistem informasi diibaratlkan suatu kumpulan manusia/pengguna, data dan prosedur yang bekerja sama utnuk mencapai tujuan yang sama yaitu manajemen informasi.
Dari defenisi di atas maka yang dimaksud dengan Sistem informasi (SI) adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Sistem informasi mencakup sejumlah komponen yaitu manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja.
14 Dalam sebuah sistem informasi terdapat komponen-komponen yang saling berkaitan satu sama lain yaitu:
1. Perangkat Keras, mencakup persnti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
2. Perangkat Lunak, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
3. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4. Orang/manusia, mencakup semua orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi
5. Basis Data, merupakan sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
6. Jaringan Komputer, yakni sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) yang dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai (Kadir 2003, 70)
Ke enam komponen tersebut memiliki keterkaitan yang sangat erat antara komponen yang satu dengan komponen yang lainnya sehingga membentuk satu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan.
2.2.2 Karakteristik Sistem Informasi
Sebuah sistem memiliki karakteristik ataupun sifat-sifat sebagai berikut (Jogiyanto, 1999) :
1. Komponen Sistem (System Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa suatu kesatuan subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (System Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan suatu sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (System Environment)
15 4. Penghubung Sistem (System Interface)
Merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lain dan memungkinkan sumber daya yang mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.
5. Masukan Sistem (Input System)
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk subsistem yang lain.
6. Pengolah Sistem (System Output)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. 7. Sasaran Sistem (System Objectives)
Sistem harus mempunyai sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa karakteristik sistem terdiri dari komponen sistem, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem, masukan sistem, pengolah sistem, dan sasaran sistem.
2.2.3 Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem informasi juga beragam jenisnya tergantung pada institusi/organisasi yang menggunakannya. Di sini akan membahas sistem informasi perpustakaan secara rinci dan detail.Sistem Informasi Perpustakaan menurut Gordon B. Davis (2003) :
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data harian, penunjang kegiatan dalam penyimpanan data, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
16 Sistem informasi perpustakaan adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi pelayanan publik yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku dan pembuatan laporan harian, bulanan ataupun tahunan guna mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut O’Brian dalam buku Yakub yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012, 17) mendefinisikan,
Sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang tergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik, perintah dan prosedur pemrosesan informasi, saluran telekomunikasi atau jaringan, dan data yang disimpan atau sumber daya data.
Di dalam perpustakaan, sistem automasi perpustakaan juga disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated Library System) sering juga diistilahkan dengan penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan, di mana kegiatan perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi. Automasi Perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dikerjakan dengan lebih efektif dan efisien. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan memilik lebih banyak waktu untuk mengawasi perkembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) telah diambil alih oleh komputer.
Cakupan dari automasi perpustakaan menurut Arif (2003) yaitu: 1. Pengadaan koleksi
2. Katalogisasi, inventarisasi
17 5. Penyediaan katalog (OPAC)
6. Pengelolaan anggota
Sedangkan unsur-unsur dari automasi perpustakaan menurut Arif (2003, yaitu:
1. Pengguna (users)
2. Perangkat keras (hardware) 3. Perangkat lunak (software) 4. Jaringan (Network)
5. Data
Untuk mencapai tujuan dalam meng-automasikan sejumlah kegiatan yang ada di dalam perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pem
