RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN PADA SMA NEGERI 15
SURABAYA
Oleh:
Nama : Dhinda Ratna Octavia NIM : 08.39010.0006
Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ...1
1.2 Perumusan Masalah ...3
1.3 Batasan Masalah ...3
1.4 Tujuan ...4
1.5 Manfaat ...5
1.6 Sistematika Penulisan ...6
BAB II HASIL SURVEY ... 8
2.1 Sekilas Tentang SMA NEGERI 15 SURABAYA ...8
2.2 Sarana dan Prasarana ...9
2.3 VISI SMA NEGERI 15 SURABAYA ...10
2.4 MISI SMA NEGERI 15 SURABAYA ...11
2.5 Struktur Organisasi SMA NEGERI 15 SURABAYA ...11
2.6 Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas ...12
BAB III LANDASAN TEORI ... 15
3.1 Pengenalan Perpustakaan ...15
3.2 Konsep Dasar Sistem Informasi ...17
3.3 Konsep Dasar Basis Data ...20
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 28
4.1 Kebutuhan Sistem ...29
4.2 Desain Sistem ...30
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 72
5.1 Implementasi Sistem ...72
5.2 Cara Setup Program ...73
5.3 Penjelasan Pemakaian Program ...77
BAB VI PENUTUP ... 118
6.1 Kesimpulan ...118
6.2 Saran ...118
DAFTAR PUSTAKA ... 119
LAMPIRAN ... 120
Lampiran 1. Hasil Wawancara ...120
Lampiran 2. Lidah Buku ...122
Lampiran 3. Laporan Kunjungan Anggota...123
Lampiran 4. Laporan Pengusulan Buku Baru ...124
Lampiran 5. Laporan Seleksi Buku Baru ...125
Lampiran 6. Laporan Peminjaman Koleksi ...126
Lampiran 7. Laporan Pengembalian Koleksi ...127
Lampiran 8. Listing Program ...128
1.1Latar Belakang Masalah
Perpustakaan merupakan faktor penting di dalam penunjang transformasi
antara sumber ilmu (buku) dengan pencari ilmu (pengunjung). Perpustakaan juga
sering disebut jantung dari sekolah dimana di dalamnya terdapat kumpulan buku,
majalah, koran yang disusun berdasarkan sistem tertentu yang digunakan sebagai
media dalam mencari ilmu dan wawasan bagi banyak orang khususnya para siswa dan
para guru di SMA Negeri 15 Surabaya. Sehingga, peranan perpustakaan sangatlah
penting dalam usaha dan upaya menunjang civitas akademik yang ada pada SMA
Negeri 15 Surabaya.
Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas dan
kuantitas suatu lembaga pendidikan. Penggunaan teknologi informasi dalam lingkup
perpustakaan pada SMA Negeri 15 Surabaya tidak hanya sebagai proses otomatisasi
terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan
kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses transaksi yang terjadi
akan menjadi efektif, efisien, terukur, dan fleksibel. Teknologi Informasi juga dapat
mendukung ketersediaan informasi yang terintegrasi sebagai upaya menciptakan
berbagai kemudahan-kemudahan dalam melakukan semua transaksi yang ada di
perpustakaan misalnya proses peminjaman buku, pengembalian buku, inventarisasi
buku dan pencarian daftar buku (katalog) dengan berbagai jenis kategori buku yang
tersedia.
2
Perpustakaan di SMA Negeri 15 Surabaya dalam penggunaan pencarian
katalog buku masih menggunakan cara yang manual. Semua pencarian dilakukan
dengan cara melihat satu per satu judul buku yang ada di rak buku. Hal ini tentunya
kurang efektif dan cenderung membuang banyak waktu padahal, koleksi buku yang
dimiliki oleh SMA Negeri 15 Surabaya sangat banyak seperti buku-buku pelajaran,
buku-buku ilmiah, majalah, koran , kliping dan berbagai koleksi lainnya. Hal ini
tentunya membutuhkan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dalam
mengelompokkan jenis-jenis buku berdasar kode bukunya dimana setiap kode buku
mewakili jenis kategori buku dan nomor raknya. Sehingga dalam proses pencarian
buku menjadi lebih mudah, efektif dan efisien serta tidak membuang banyak waktu
dengan adanya katalog komputer yang dapat diakses oleh pengguna.
Perpustakaan yang ada pada SMA Negeri 15 Surabaya memiliki berbagai
transaksi yang memiliki rutinitas yang tinggi dan harus diolah dengan baik oleh
petugas. Banyaknya data maupun informasi yang akan diolah oleh perpustakaan di
SMA Negeri 15 Surabaya dengan sistem yang manual dan belum terkomputerisasi
akan banyak menyita waktu dan akan menghasilkan data atau informasi yang kurang
akurat.
Penerapan sistem basis data diperpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya yang
masih menggunakan manual dengan cara menulis dikertas atau dibuku catatan
misalnya pengolahan transaksi peminjaman, pengembalian dan inventarisasi buku
dianggap kurang memberikan hasil pelaporan informasi yang kurang akurat dan akan
memicu kesalahan yang sering terjadi yaitu disebabkan oleh kesalahan manusia
Berdasarkan pada permasalahan di atas, maka pada Proyek Sistem Informasi
ini akan dibuat Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan pada SMA Negeri 15
Surabaya yang dapat memberikan kemudahan terhadap pengguna, membuat fitur –
fitur untuk memenuhi kebutuhan petugas perpustakaan dan pengunjung perpustakaan,
dan terintegrasi dengan sistem. Dengan adanya aplikasi perpustakaan yang
terkomputerisasi ini, diharapkan dapat menambah nilai guna terhadap perpustakaan di
SMA Negeri 15 Surabaya, terutama bagi petugas perpustakaan dalam pengolahan data
transaksi yang terjadi seperti peminjaman, pengembalian dan investarisasi buku serta
dalam pembuatan laporan-laporan tiap periodiknya.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas perlu dirumuskan suatu perumusan masalah
yaitu bagaimana merancang sistem informasi perpustakaan berbasis desktop dan
website yang terintegrasi, serta dapat menghasilkan laporan-laporannya yang sesuai
kebutuhan dan mudah diterapkan sehingga mampu diterima oleh pengguna?.
1.3Batasan Masalah
Dalam membuat proyek sistem informasi ini diperlukan pembatasan agar tidak
menyimpang dari topik yang diambil. Pembatasan tersebut dijelaskan di bawah ini:
1. Sistem informasi ini mengelola file master rak, file master kategori, file master
penerbit , file master pengarang, file master koleksi, dan file master anggota.
2. Sistem informasi ini melakukan proses transaksi yang didalamnya terdapat
transaksi kunjungan anggota sebagai transaksi awal yang dilakukan anggota
pada saat pertama kali masuk perpustakaan. Transaksi berikutnya adalah
4
memudahkan anggota dalam melakukan pencarian koleksi. Kemudian dalam
sistem informasi perpustakaan ini mengatur tentang transaksi peminjaman dan
pengembalian koleksi oleh anggota yang didalam transaksi ini proses
pemasukan data-datanya menggunakan scanner barcode sehingga bisa
langsung diketahui data-data buku yang akan dipinjam dan dikembalikan.
Sistem informasi ini juga menghandel proses transaksi usulan buku baru oleh
anggota yang nantinya akan dilakukan proses transaksi seleksi buku baru oleh
admin perpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya. Transaksi berikutnya adalah
transaksi yang bisa diakses melaui website oleh seluruh anggota perpustakaan
yaitu transaksi pemesanan buku.
3. Sistem informasi perpustakaan dibuat untuk menghasilkan informasi yang
melaporkan data-data transaksi per periode, seperti: laporan kunjungan
anggota, laporan seluruh peminjaman koleksi oleh anggota, laporan
pengembalian koleksi oleh anggota, laporan pengusulan buku baru oleh
anggota, laporan seleksi buku baru oleh admin perpustakaan, laporan
pemesanan buku via website oleh anggota.
1.4Tujuan
Dengan melihat perumusan masalah yang ada, dalam proyek sistem informasi
ini didapatkan tujuan yang akan dibahas. Tujuan tersebut dijelaskan di bawah ini.
1. Membuat sistem informasi perpustakaan yang berisi fitur-fitur untuk
menyimpan data master, menyimpan transaksi kunjungan anggota pencarian
koleksi, peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, pengusulan buku baru,
2. Membuat sistem informasi yang membuat efektif dan efisien dalam pencatatan
maupun pelaporan sehingga data yang dihasilkan valid, lengkap, dan cepat
dalam pelaporan.
3. Membuat sistem informasi dengan tampilan menu yang mudah dengan tujuan
untuk memudahkan dan mempercepat dalam menggunakan aplikasinya.
1.5Manfaat
1. Bagi Kepala Sekolah
Manfaat rancang bangun sistem informasi perpustakaan ini bagi kepala sekolah
adalah agar kepala sekolah dapat meninjau data kunjungan dan keaktifan siswa
untuk mengunjungi perpustakaan. Sehingga dapat menilai antusiasme siswa
dalam belajar, dan mengambil kebijakan-kebijakan bagi sekolah yang
dipimpinnya.
2 Bagi Perpustakaan
Manfaat rancang bangun sistem informasi perpustakaan ini bagi perpustakaan
adalah agar dapat memonitor dan menjaga koleksi perpustakaan agar tidak hilang.
3 Bagi Petugas Perpustakaan
Manfaat rancang bangun sistem informasi perpustakaan ini bagi petugas
perpustakaan adalah dapat memudahkan pekerjaan mereka dalam mencatat
peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan.
4 Manfaat bagi pengunjung perpustakaan
Manfaat rancang bangun sistem informasi perpustakaan ini bagi pengunjung
6
pengembalian koleksi perpustakaan, serta dapat memudahkan pengunjung untuk
mencari koleksi yang diinginkan.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika yang digunakan dalam penulisan Proyek Sistem Informasi ini
dibagi menjadi beberapa Bab dan Sub-Bab. Adapun pembagian Bab ini sebagai
berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini mengutamakan perumusan dan penjelasan masalah
umum dari perpustakaan yang ada pada SMA Negeri 15
Surabaya, sehingga dapat diperoleh gambaran umum mengenai
seluruh penelitian yang dilakukan oleh penulis. Bab ini
menyangkut beberapa masalah yang meliputi : Latar Belakang
Masalah, Tujuan, Identifikasi Permasalahan Ruang Lingkup
Permasalahan, dan dilanjutkan dengan Sistematika penulisan
Proyek Sistem Informasi.
BAB II : HASIL SURVEY
Bab ini memberikan uraian tentang gambaran umum tentang
SMA Negeri 15 Surabaya yang menguraikan tentang keadaan,
lokasi, kondisi, situasi dan hal lain yang berkaitan dengan
instansi/lembaga tersebut seperti sejarah berdirinya dan struktur
organisasi SMA Negeri 15 Surabaya. Dalam bab ini terdapat
deskripsi tugas pada setiap struktur organisasi yang ada serta
BAB III : LANDASAN TEORI
Bab ini memberikan uraian tentang berbagai macam teori yang
digunakan dalam penyusunan Proyek Sistem Informasi. tentang
konsep dan prinsip dasar yang diperlukan untuk memecahkan
masalah sistem informasi perpustakaan pada SMA Negeri 15
Surabaya yang menjadi fokus utama penyusunan proyek sistem
informasi ini.
BAB IV : ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Berisi tentang permasalahan yang ada dan solusi yang diajukan
dalam pembuatan aplikasi sistem informasi perpustakaan pada
SMA Negeri 15 Surabaya. Dalam bab ini juga membahas
document flow, systemflow, DFD, ERD, desain I/O, dan desain
uji coba .
BAB V : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Menjelaskan tentang spesifikasi kebutuhan dari aplikasi
perpustakaan, implementasi aplikasi perpustakaan, uji coba dan
analisis hasil uji coba dari implementasi aplikasi perpustakaan
pada SMA Negeri 15 Surabaya.
BAB VI : PENUTUP
Pada bab ini merupakan bab yang berisi tentang kesimpulan dan
saran dari perancangan dan pembuatan sistem informasi
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sekilas Tentang SMA NEGERI 15 SURABAYA
Tepatnya pada bulan Juni 1983, bersamaan dengan perubahan sistem
Pemerintahan Daerah Tingkat II, yakni Pemerintahan Desa menjadi Kelurahan,
sehingga Desa Dukuh menanggal, yang asalnya dipimpin oleh seorang Kepala Desa
berubah menjadi dipimpin oleh seorang Kepala Kelurahan. Tanah Ganjaran atau
Bengkok yang asalnya di kelola oleh Kepala Desa harus dikembalikan kepada Bagian
Pertanahan atau Pemerintah Kota Madya Surabaya, yang sekarang menjadi
Pemerintah Kota Surabaya.
Masyarakat mengusulkan agar di Desanya ada SMA Negeri dan beberapa ruas
jalan yang baru, dan akhirnya Pemerintah Kodya Surabaya memaklumi, dengan
melalui Kantor Wilayah Departemen Pendidkan dan Kebudayaan Propinsi Jawa
Timur, maka SMPP Negeri Surabaya (sekarang SMAN 16 Surabaya), ditunjuk
sebagai sekolah yang harus membuka Filial SMA baru, yakni SMAN 15 Surabaya,
dan untuk sementara harus bertempat di SDN Dukuh Menanggal Surabaya, dan
kegiatan belajar mengajarnya pada siang hari (selama 3 tahun).
Pada bulan Juni Tahun 1986 (Tahun Ajaran 1986/1987), Kegiatan Belajar
Mengajar dipindahkan di Gedung Baru, tepatnya di Jl.Menanggal Selatan 103 –
Kelurahan Dukuh Menanggal – Kecamatan Gayungan ( dulu Kec.Wonocolo ) –
Surabaya, walaupun disekitar Gedung sekolah masih berupa sawah / Lahan basah,
dengan kelas yang terbatas, tidak sesuai dengan jumlah murid, tetapi merupakan suatu
kebanggaan waktu itu, karena gedung sudah milik sendiri. Dengan terpaksa, kegiatan
belajar mengajar diselenggarakan pagi sampai dengan siang dan siang sampai dengan
sore, selama beberapa tahun.
Peranan para kepala sekolah sebagai Leader /Pemimpin dan Penanggung jawab
sangat berarti dalam memajukan sekolah dari tahun ke tahun, dengan beberapa kali
pergantian kepala sekolah, melalui kerja keras, yang dilandasi semangat berjuang
untuk beribadah, dengan mengalami segala suka dan duka, kelebihan dan
kekurangannya dan dibantu oleh seluruh komponen sekolah dengan loyalitas dan
dedikasi yang tinggi, termasuk BP-3 / KOMITE dan stakes holder dan instansi
terkait, maka terwujudlah SMA Negeri 15 yang seperti sekarang ini, sebagai SMA
Unggulan yang dikenal dan diperhitungkan , favorite yang dipercaya, dibanggakan
dan digandrungi, sering dijadikan mitra dalam Magang dan Studi Banding oleh
sekolah-sekolah yang lain, baik secara regional maupun nasional.
2.2 Sarana dan Prasarana
Sarana dan Prasarana yang terdapat pada SMA Negeri 15 Surabaya yang
digambarkan pada Gambar 2.1, yaitu: Kelas, Kantin, Laboratorium, Masjid,
10
Gambar 2.1 Denah SMA Negeri 15 Surabaya
2.3 VISI SMA NEGERI 15 SURABAYA
Visi yang dibawakan oleh SMA Negeri 15 Surabaya adalah “Terwujudnya
Sekolah Unggul, Hygienis yang berwawasan Nasional dan Global”. Dengan visi tersebut jelas secara nyata SMA Negeri 15 Surabaya harus selalu berpegangan pada
kualitas produk yang dimiliki sehingga dapat menghasilkan output yang dapat
memiliki keunggulan bersaing dalam menghadapi persaingan yang semakin
2.4 MISI SMA NEGERI 15 SURABAYA
Demikian halnya dengan Misi yang dimiliki oleh Lembaga Bimbingan Belajar
SMA NEGERI 15 Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Mengoptimalkan potensiyang dimiliki semua komponen sekolah.
2. Melakukan pembelajaran secara efektif dengan mengacu pada model
pembelajaran inovatif.
3. Melakukan pembimbingan secara intensif sehingga gairah belajar siswa selalu
tinggi.
4. Mendayagunakan sarana dan prasarana yang ada seoptimal mungkin
5. Menerapkan management partisipasif dan management strategis dalam
pengelolaan sekolah.
6. Menciptakan lingkungan sekolah yang bersih, sehat, bebas dari pengaruh
obat-obatan terlarang, dan tindakan tercela.
Melakukan kerjasama dengan Sekolah Unggul dari Negara Maju
2.5 Struktur Organisasi SMA NEGERI 15 SURABAYA
SMA NEGERI 15 SURABAYA berlokasi di Jalan Menaggal Selatan No. 103
Gayungan Surabaya. Dengan Bapak Drs. H. Abu Djauhari, MM. selaku Kepala
Sekolah, serta nomer telpon dan fax yang dapat dihubungi untuk informasi lebih
12
2.6 Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas
2.6.1. Struktur Organisasi SMA NEGERI 15 Surabaya
Gambar 2.2 Struktur Organisasi SMA NEGERI 15 Surabaya
2.6.2. Pembagian Tugas SMA NEGERI 15 Surabaya
1. Kepala Sekolah
a. Memimpin Organisasi.
b. Mengawasi semua kegiatan yang terjadi dalam organisasi.
c. Bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan yang ada di
organisasi.
d. Bertanggung jawab atas kelancaran tugas dari bagian Administrasi
e. Menerima laporan dari bagian Administrasi Akademik, Keuangan,
dan Pembelian, berupa laporan Akademik, laporan Keuangan,
laporan Laba Rugi.
2. Wakasek Kurikulum
a. Bertanggung jawab penuh kepada kepala sekolah.
b. Bertanggung jawab dalam menyediakan dan membuat kurikulum
yang berkualitas.
c. Mengoreksi kurikulum yang sedang berjalan, agar kualitas tetap
terjaga.
d. Bertanggung jawab atas kelancaran tugas dari bagian kurikulum
dalam membuat suatu program yang berkualitas.
e. Bertanggung jawab atas kebijakan yang dilakukan terhadap
pelaksanaan akademik.
f. Membuat laporan mengenai progress akademik yang telah
dilakukan maupun yang sedang dalam proses pengerjaan.
3. Wakasek Kesiswaan
a. Bertanggung jawab penuh kepada kepala sekolah.
b. Bertanggung jawab atas kegiatan kesiswaan, mulai dari
ektrakurikuler, tata tertib, kepribadiaan, uks dan even yang
berkenaan dengan kesiswaan.
c. Membuat laporan yang berkenaan dengan kesiswaan.
4. Tata Usaha
14
b. Bertanggung jawab atas proses perekapan yang terjadi pada
organisasi, yaitu absensi siswa, absensi guru, penggajian,
pengeluaran operasional.
c. Mengelola dokumen yang berkaitan dengan perekapan dari
organisasi.
d. Menyerahkan laporan rekapitulasi kepada kepala sekolah.
5. Wakasek Sarana Prasarana
a. Bertanggung jawab penuh kepada kepala sekolah.
b. Bertanggung jawab dalam menyediakan dan peminjaman sarana
prasarana sekolah.
c. Membuat laporan yang berkenaan dengan sarana prasarana.
6. Bimbingan Konseling(BK)
a. Bertanggung jawab dalam memberikan layanan dan berkonsultasi
kepada siswa yang sedang bermasalah yang mempengaruhi
kinerjanya sebagai pelajar atau calon siswa
b. Bertanggung jawab atas image organisasi dalam hal pelayanan.
7. Guru
a. Bertanggung jawab atas proses blajar mengajar kepada siswa.
b. Bertanggungjawab atas membuat image sekolah dari sisi prestasi
siswa.
8. Siswa
BAB III
PERANCANGAN SISTEM
3.1 Pengenalan Perpustakaan
3.1.1 Pengertian, Tujuan dan Tugas Pokok Perpustakaan
Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung, yang digunakan
untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya, juga sebagai pusat sumber
informasi yang diatur menurut sistem dan aturan yang baku, dan
didayagunakan untuk keperluan pendidikan dan penelitian (Basuki, 1991).
Perpustakaan secara umum bertujuan untuk menciptakan masyarakat
terpelajar dan terdidik, terbiasa membaca, berbudaya tinggi serta mendorong
terciptanya pendidikan sepanjang hayat, dan juga melakukan layanan
informasi literal kepada masyarakat. Karena tujuannya memberi layanan
informasi literal kepada masyarakat maka tugas pokok adalah :
a. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku sebagai
sumber informasi.
b. Mengolah dan merawat pustaka.
c. Memberikan layanan bahan pustaka.
3.1.2 Koleksi Perpustakan
Beberapa jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan adalah:
1. Buku
Beberapa jenis buku yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan sekolah
sebagai berikut:
a. Buku Teks.
16
b. Buku Penunjang.
c. Makalah dan Kliping.
2. Koleksi Referensi
Isi buku referensi tidak mendalam dan kadang-kadang hanya memuat
informasi tertentu saja.
3. Jenis Serial (Terbitan Berkala)
Pada umumnya terbitan berkala berupa majalah dan koran. Jika dilihat dari
isinya majalah dibedakan majalah populer, semi populer dan ilmiah.
4. Brosur yaitu buku atau lembaran-lembaran lepas yang memuat
masalah masalah aktual yang bersifat sementara.
5. Bahan Pandang Dengar (Audio Visual) Bahan pandang dengan memuat
informasi yang dapat ditangkap secara bersamaan oleh indra mata dan
telinga.
3.1.3 Klasifikasi Bahan Pustaka dan Penempatan Koleksi
Koleksi perpustakaan harus diolah dan diatur secara sistematis,
dengan tujuan untuk memudahkan penemuan kembali koleksi yang
dibutuhkan. Kegiatan pengaturan atau pengelompokan bahan pustaka
berdasarkan aturan tertentu disebut dengan klasifikasi.
Tujuan klasifikasi dapat dirinci sebagai berikut:
a. Menghasilkan urutan yang berguna.
b. Penempatan yang tepat Bila bahan pustaka diperlukan pemakai, pustaka
yang diinginkan mudah diketemukan serta mudah dikembalikan.
c. Penyusunan mekanis Bahan pustaka baru mudah disisipkan diantara
3.1.4 Jenis Layanan Perpustakaan
Beberapa Jenis Layanan Perpustakaan secara umum adalah sebagai
berikut:
a. Layanan peminjaman bahan pustaka (layanan sirkulasi).
Layanan sirkulasi atau layanan pemijaman dan pengembalian bahan
pustaka adalah satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman
dan pengembalian buku. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah
buku-buku selesai diproses dengan lengkap dengan label-labelnya seperti
kartu buku, kartu tanggal kembali, dan call number pada punggung buku.
b. Layanan referensi
Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan dan
hanya untuk dibaca ditempat.
c. Layanan ruang baca
Layanan ruang baca adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan
berupa tempat layanan untuk melakukan kegiatan membaca di
perpustakaan
3.2 Konsep Dasar Sistem Informasi 3.2.1 Sistem
Menurut Herlambang dan Haryanto (2005), definisi sistem dapat dibagi
menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan
secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan
sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.
18
dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan
tertentu.
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua
jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan
sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai
elemen pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen
pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
3.2.2 Sistem Informasi
Menurut Herlambang dan Haryanto (2005), data adalah fakta-fakta atau
kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu.
Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai
arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas,
Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya.
Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang
digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
3.2.3 Analisis dan Perancangan Sistem
Menurut Kendall dan Kendall (2003), Analisis sistem dilakukan dengan
tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang
terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan
perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah
tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam
membangun aplikasi.
Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis,
merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis
yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
Berikut ini adalah proses dalam analisis dan perancangan sistem:
1. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem
dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity
merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi,
dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute
yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang
berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.
2. Data Flow Diagram
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan
pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram
yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem
ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD
berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam
sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan
untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam
20
DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses
data tersebut (Kendall, 2003).
3.3 Konsep Dasar Basis Data 3.3.1 Database
Menurut Yuswanto (2005), database merupakan sekumpulan data
yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda
antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional,
sebuah database hanya merupakan sebuah file.
Menurut Marlinda (2004), database adalah suatu susunan/kumpulan
data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang
diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan
metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan
informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi
masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data,
kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user
(banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan),
dan masalah data independence (kebebasan data).
3.3.2 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004), sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk
organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama
yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis
Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis
Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat
opsional). Keuntungan sistem basis data adalah:
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan
dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update
dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidakkonsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari
pemakai yang tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.
6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi.
8. Data bersifat mandiri (data independence).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti
data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan
pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan
data.
Kerugian sistem basis data adalah:
22
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Perangkat lunaknya mahal.
4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen
yang terkait.
3.3.3 Database ManagementSystem
Menurut Marlinda (2004), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk
pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program
pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk
membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi
yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL.
Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan
di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau
memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya
model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari
pemakai untuk mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang
didefinisikan oleh DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan
pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan
sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren
yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari
satu pemakai pada saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary
3.4 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi Manusia dan Komputer dideskripsikan sebagai sebuah disiplin
ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari system computer
interaktif untuk dipakai leh manusia, beserta studi tentang factor-faktor utama
dalam lingkungan (Rizky, 2007). Deskripsi IMK menurut Rizky (2007) adalah
24
computer saling bekerjasama sehinggal manusia merasa puas dengan cara yang
paling efektif.
Menurut Rizky (2007), komponen-komponen penting dalam IMK yaitu
interaksi, manusia, dan Komputer. Interaksi adalah komunikasi yang terjadi antara
manusia dan komponen. Jenis-jenis komunikasi tersebut antara lain command
entry, menus and navigation, forms and spreadsheets, question and answer
dialogue, natural language dialogue, windows icon menu pointer, dan direct
manipulation. Komponen selanjutnya yaitu manusia yang dalam hal ini adalah
pengguan yang sangat dapat berupa seseorang ataupun sekelompok pengguna
yang bekerja dalam sebuah tim atau organisasi dan saling berkeitan dalam
mengerjakan tugas tertentu. Manusia dalam konteks IMK merupakan faktor utama
yang perlu diperhatikan dalam konteks psikologi yang disebut cognitive
psikology. Komponen terakhir dalam IMK yang juga harus diperhatikan adalah
komputer. Komputer diartikan sebagai perangkat keras ataupun perangkat lunak
dari berbagai macam jenis yang nantinya akn berinteraksi dengan unsur manusia.
Rizky (2007) menjelaskan bahwa sebelum memulai sebuah proses desain
interface, terdapat beberapa tip desain yang harus diperhatikan, antara lain :
1. Memenuhi kaidah estetika
Sebuah desain dapat disebut baik secara estetika jaka (1) didalamnya
terdapat perbedaan yang jelas dan kontras antara elemen dalam sebuah
tampilan, misalnya tampilan tombol yang berbeda warna dengan
tampilan textbox, (2) terdiri dari beberapa kelompok yang jelas antara
dipisah dengan alignment yang rapi, (4) sederhana dan tidak terlalu
banyak aksesoris(Gambar, animasi, icon) yang terkesan sia-sia.
2. Dapat dimengerti
Sebuah desain harus dapat dimengerti dengan cepat dari segi tampilan
secara visual, fungsi yang akan ditonjolkan, penggunaan kata-kata
yang singkat dan jelas baik dalam tampilan maupun dalam perintah.
Penggunaan metafora atau pemisalan yang berlebihan dalam sebuah
fungsi harus dihindari.
3. Kompatibilitas
Sebuah desain interface harus dapat memenuhi kompatibilitas dari
berbagai segi antara lain (1) kompatibilitas pengguna yaitu dapat
digunakan oleh pengguna dari kalangan yang lebih luas, baik
berdasarkan strata pendidikan maupun berdasarkan usia, (2)
kompatibilitas penggunaan yaitu dapat memenuhi fungsi dan tujuan
yang ingin dicapai dari perancangan sebuah perangkat lunak dan
perangkat keras yang digunakan, (3) kompatibilitas produk yaitu agar
perangkat lunak dapat berjalan dengan baik di berbagai perangkat
keras yang ada dan sistem operasi yang menjadi target aplikasi.
4. Komprehensif
Sebuah system yang baik akan membimbing penggunanya agar dapat
dan lebih mudah memahami apa yang harus diperhatikan, bagaimana
cara melakukan sesuatu, kapan dan di mana melakukan sesuatu, dan
26
5. Kongfigurabilitas
Sebuah sistem juga harus dapat dikonfirmasi ulang jika pengguna
mengingatkan sesuatu berdasarkan fungsi tertentu.
6. Konsistensi
Pengguna dapat melakukan kontrol jika suatu saat terjadi kesalahan
dalam proses serta pemilihan fungsi tambahan dari sebuah sistem.
Hindari desan yang nantinya akan membatasi pengguna dalam
memilih tampilan tertentu.
7. Kontrol pengguna
Pengguna dapat melakukan control jika suatu saat terjadi kesalahan
dalam proses serta pemilihan fungsi tambahan dari sebuah sistem.
Hindari desain yang nantinya akan membatasi pengguna dalam
memilih tampilan tertentu.
8. Efisien
Desain dibuat seefisien mungkin, terutama dalam penempatan
komponen, misalnya penempatan tombol dalam sebuah panel yang
dapat menarik perhatian pengguna.
9. Mudah dikenali
Gunakan antar muka yang sudah dikenal oleh pengguna, misalnya
penempatan icon Cut, Copy, Paste secara standar dalam sebuah
toolbar.
10. Toleransi
Tidak ada sebuah system yang sempurna, karenanya terdapat beberapa
sebuah pesan yang dapat membimbing pengguna untuk keluar dari
kesalahan yang terjadi.
11. Sederhana
Lima cara untuk membuat desain sederhana dan tetap sesuai dengan
keinginan pengguna, yaitu (1) sembunyikan komponen visual jika
tidak diperlukan, (2) sediakan pilihan standar atau default, (3)
minimalkan penggunaan berbagai mancam alignment, (4) usahakan
agar fungsi yang sering digunakan terlihat, (5) perhatikan konsep
BAB IV
ANALIS DAN DESAIN SISTEM
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada perpustakaan
SMA Negeri 15 Surabaya, proses pendataan data-data master seperti koleksi
buku, data anggota, data kategori buku, maupun data penerbit masih dilakukan
dengan cara manual yaitu menggunakan buku untuk mencatat koleksi buku, daftar
anggota, kategori buku, data penerbit yang ada di perpustakaan. Hal ini bisa
mengakibatkan kesalahan dalam menentukan tata peletakan buku karena data
master tidak dikelola dengan teratur dan dampaknya letak buku tidak bisa dicari
dengan mudah. Begitu juga dengan proses peminjaman buku, pengembalian buku,
pengusulan buku, kunjungan anggota dan pemesanan buku (booked buku ) alat
masih dilakukan dengan menggunakan catatan-catatan yang memungkinkan
terjadinya kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan manusia seperti tidak
validnya data pembayaran denda, tidak validnya data pemesanan buku dan data
pengusulan buku. Sistem yang sedang berjalan saat ini pada perpustakaan SMA
Negeri 15 Surabaya, di temukan kekurangan yaitu kurangnya monitoring terhadap
maintenance data master serta kurang akuratnya laporan yang dihasilkan oleh
transaksi peminjaman dan perpanjangan, pengembalian dan denda, kunjungan
anggota, pengusulan buku maupun pemesanan buku.
Hal ini berakibat pada ketidaksesuaian laporan-laporan yang dihasilkan
oleh transaksi-transaksi yang ada pada perpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya
tiap periodiknya. Kekurangan lain yang kerap kali terjadi pada perpustakaan
SMA Negeri 15 Surabaya adalah sulitnya anggota dalam mencari koleksi buku
yang akan dipinjam pada perpustakaan karena pendataan koleksi tidak disertai
dengan klasifikasi tertentu dan tanpa adanya penomeran atau pengkodean untuk
buku-buku koleksi yang ada pada perpustakaan. Mengacu pada permasalahan
yang ada, perpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya membutuhkan sistem informasi
perpustakaan yang terkomputerisasi agar setiap rutinitas pekerjaan yang dilakukan
pada perpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya berjalan dengan baik, efektif dan
efisien. Untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada untuk lebih
jelasnya,dapat dijelaskan pada sub bab dibawah ini :
4.1 Kebutuhan Sistem
Sistem yang diperlukan oleh perpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya
adalah sebuah sistem yang dapat menangani dan memenuhi semua proses yang
ada diperpustakaan secara terkomputerisasi sehingga setiap kebutuhan akan
informasi dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan akurat. bagi admin
perpustakaan sistem ini berguna dalam proses maintenance data master, seperti
master koleksi, master kategori, master penerbit, master rak, maupun master
anggota. Bagi petugas perpustakaan sistem ini berguna dalam memudahkan dan
mempercepat penanganan proses transaksi peminjaman dan perpanjangan maupun
pengembalian dan denda sehingga membantu petugas perpustakaan dalam
mengambil keputusan secara cepat, tepat, dan akurat. Bagi anggota
mempermudah dalam melakukan transaksi pencarian buku, mengisi data
kunjungan anggota, mengusulkan buku ataupun pemesanan buku sehingga
informasi mengenai buku yang akan dipinjam akan lebih cepat , tepat dan akurat.
30
dalam hal mengecek ataupun mengetahui laporan-laporan yang dihasilkan dalam
setiap proses transaksi yang dihasilkan di perpustakaan
4.2 Desain Sistem
Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan
masalah pada sistem yang sedang berjalan dan merupakan suatu sistem yang baik
dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Rancangan yang baik harus melalui
beberapa tahap-tahap perncangan mulai dari System Flow, Context Diagram,
HIPO, ERD, DFD, Conceptual Data Model (CDM), Phisical data Model (PDM),
DBMS, dan desain input outputnya.
4.2.1 Sistem Flow
Sistem flow ini menunjukkan jalannya Sistem yang ada di perpustakaan
SMA Negeri 15 Surabaya. Semua kegiatan dilakukan secara komputerisasi,
tujuannya agar segala proses kegiatan di perpustakaan dapat berjalan dengan
efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang lama, yaitu sistem proses
yang dilakukan manual. Adapun entity pada sistem flow antara lain Anggota,
A. Sistem Flow Pemeliharaan File Master
Proses Pemeliharaan File Master
Admin
Penerbit Buku Input Koleksi
Input Data
Rak Kategori Penerbit Koleksi Anggota
Siswa
Guru
Selesai
Gambar 4.1 Sistem flow Pemeliharaan File Master
Sistem flow pemeliharaan file master menggambarkan proses dalam mengolah
data-data master yang ada diperpustakaan, dengan proses yang telah
terkomputerisasi. Pada proses pemeliharaan file master, database rak, penerbit,
32
kedalam database sehingga memudahkan admin dalam pengelolaan dan
pemeliharaan data master.
B. Sistem flow Transaksi Kunjungan Anggota
Transaksi Kunjungan Anggota
Gambar 4.2 Sistem flow Kunjungan Anggota
Sistem Flow proses transaksi kunjungan anggota, proses ini dilakukan
pada saat anggota pertama kali masuk perpustakaan. Transaksi ini berguna untuk
absensi anggota yang masuk perpustakaan dimana anggota harus memasukkan
id_anggota. Id_anggota akan dicek secara otomatis yang diambil dari database
dengan benar karena jika salah maka transaksi kunjungan akan gagal. Sehingga
data anggota yang dimasukkan tidak dapat tersimpan dalam database. Transaksi
kunjungan ini akan menghasilkan laporan kunjungan anggota yang bisa dicetak
tiap-tiap periodiknya.
C. Sistem flow Transaksi Pencarian Koleksi, Pengusulan, Seleksi dan Pembelian Buku Baru
Transaksi Pencarian Koleksi, Usulan buku, seleksi dan pembelian buku
Admin Input Kata Kunci
Buku
34
Sistem Flow proses transaksi pencarian koleksi, pengusulan buku baru,
seleksi dan pembelian buku baru adalah proses transaksi yang saling
berhubungan. Transaksi ini bermula dari anggota memasukkan kata kunci untuk
pencarian koleksi kemudian dilanjutkan dengan proses pengusulan buku baru oleh
anggota perpustakaan yang akan disimpan dal suatu database usulan buku baru.
Kemudian dari database usulan buku baru tersebut dilakukan proses seleksi oleh
kepala perpustakaan. Setelah proses seleksi buku sudah ditentukan maka
dilanjutkan oleh transaksi pembelian buku baru. Setelah pembelian buku baru
maka data-data koleksi buku baru akan disimpan ke dalam data master kemudian
D. Sistem flow Transaksi Peminjaman Buku dan Pengembalian Buku
Transaksi Peminjaman buku dan Pengembalian Buku
Petugas Perpustakaan
Penge mbali an
Perhitungan Denda
36
Sistem Flow proses transaksi peminjaman buku dan pengembalian buku
adalah transaksi yang menggunakan sistem barcode scan. Transaksi ini bermula
dari pengecekan id_anggota oleh petugas perpustakaan. Hal ini karena yang boleh
meminjam diperpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya hanya anggota yang
memiliki id_anggota. Kemudian setelah id_anggota benar maka akan dicek
apakah anggota tersebut masih mempunyai tanggungan buku yang harus
dikembalikan. Jika masih mempunyai tanggungan buku yang harus dikembalikan
maka anggota harus mengembalikannya terlebih dahulu yang kemudian akan
masuk pada transaksi pengembalian. Apabila anggota tidak mempunyai
tanggungan buku yang harus dikembalikan maka anggota dapat meminjam buku
yang data-datanya diproses dengan menggunakan barcode scan dan data
peminjaman akan tersimpan di database peminjaman dan perpanjangan serta
meng-update jumlah stok pada database koleksi. Begitu pula dengan transaksi
pengembalian yang dilakukan dengan sistem barcode scan . Apabila ada denda
maka anggota diwajibkan membayar denda sesuai dengan ketentuan yang ada di
perpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya. Setelah proses denda diproses barulah
transaksi pengembalian tersebut disimpan kedalam database pengembalian.
Sedangkan jika anggota ingin melakukan perpanjangan maka siste akan mengecek
apakah buku tersebut sudah dalam status dipesan apa tidak. Kalau buku dalam
status dipesan maka anggota tidak bisa memperpanjang peminjaman. Sedangkan
apabila buku tersebut tidak dipesan maka anggota boleh melakukan peminjaman
E. Sistem flow Transaksi Pemesanan Buku Via Online
Pemesanan Buku Online(Booking Online)
Anggota
Mulai
Input id password anggota
Gambar 4.5 Sistem flow Pemesanan Buku Via Online
Sistem Flow proses transaksi pemesanan buku via online dilakukan oleh
anggota yang dimulai dari memasukkan id_anggota kemudian sistem mengecek
id_anggota jika benar maka akan masuk kepada menu utama. Kemudian anggota
memasukkan daftar buku yang dipesan kemudian sistem akan menyimpan secara
38
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) A. Context Diagram
Context diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan asal data dan
menunjukkan aliran data tersebut. Context diagram Sistem informasi
perpustakaan pada SMA Negeri 15 Surabaya ini terdiri dari 5 eksternal entity
yaitu anggota, petugas perpustakaan, admin, kepala perpustakaan, dan kepala
sekolah.
Transaksi Pembelian Buku Baru
Transaksi Peminjaman dan Perpanjangan Transaksi Pengembalian dan Denda Display Pemesanan Online
Rekap Pengembalian dan Denda Rekap Peminjaman dan perpanjangan Buku
Bukti Pembayaran Denda (2)
Data Penerbit
Rekap Usulan dan pembelian buku (2) Rekap Pembayaran Denda
Rekap Kunjungan Anggota Rekap usulan dan pembelian buku baru Transaksi Seleksi Buku baru
Cetak Pemesanan Buku Bukti Pembayaran Denda
Display Koleksi
Transaksi Pemesanan Online Transaksi Pengusulan buku baru Transaksi pencarian koleksi
Transaksi Kunjungan Anggota
0
Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan di SMAN 15 Surabaya
Aliran data yang keluar dari masing-masing eksternal entity mempunyai
arti bahwa data berasal dari eksternal entity tersebut. Sedangkan data yang masuk
mempunyai arti informasi data yang ditujukan untuk eksternal entity.
B. HIPO
Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat HIPO
terlebih dahulu. Karena dengan adanya HIPO, alur proses dari sistem akan lebih
teratur dan jelas. HIPO dari sistem informasi perpustakaan SMA Negeri 15
Surabaya dapat dilihat pada Gambar dan yang lainnya.
0
40
C. DFD level 0 Sistem Informasi Perpustakaan
Setelah membuat context diagram dari sistem informasi perpustakaan pada
SMA Negeri 15 Surabaya, untuk selanjutnya context diagram tersebut akan dibagi
menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Context diagram dapat dilihat pada
Gambar 4.8. Dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, dan DFD
Level 0 itu sendiri terdiri dari tiga proses utama lima external entity dan 14 data
store yang semuanya itu saling berkaitan. Tiga proses utama itu juga dapat dibagi
menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses yang kecil itu sendiri
masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Tak terkecuali dengan
Cetak Detil Pemesanan Simpan Pengembalian & denda Simpan Peminjaman Simpan Kunjungan
Rekap Pembayaran Denda Rekap Kunjungan Anggota
Rekap usulan dan pembelian buku baru
Transaksi Seleksi Buku baru
Rekap Kunjungan Anggota Rekap Usulan dan pembelian buku (2)
Rekap Peminjaman dan perpanjangan Buku
Bukti Pembayaran Denda (2) Rekap Pengembalian dan Denda Display Pemesanan Online
Transaksi Pengembalian dan Denda Transaksi Peminjaman dan Perpanjangan
Bukti Pembayaran Denda Transaksi Pemesanan Online
Display Koleksi
Cetak Pemesanan Buku
Transaksi Pengusulan buku baru Transaksi Kunjungan Anggota
Transaksi Pembelian Buku Baru Data Penerbit
6 Trans Kunjungan Anggota
7 Trans Peminjaman & Perpanjangan
8 Trans Pengembalian & Denda
9 Trans Pengusulan Buku
10 Trans Pemesanan Online
12 Detil Peminjaman & Perpanjangan
13 Detil Pengembalian & Denda
14 Detil Pengusulan Buku
15 Detil Pemesanan Online
42
Pada Gambar 4.9 merupakan DFD Level 1 Sub Proses maintenance data
master dari sistem informasi perpustakaan pada SMA Negeri 15 Surabaya .
Simpan ke Master Koleksi Simpan Penerbit ke master koleksi
Simpan Kategori ke master koleksi
Simpan Rak ke master koleksi Simpan Anggota ke master koleksi
Simpan Data Koleksi
Simpan Data Master Koleksi
Gambar 4.9 DFD level 1 Maintenance Data Master
Pada Gambar 4.10 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Transaksi dari sistem
melakukan pembayaran
Tambah ke Koleksi Update ke Detil Pengusulan
Update Pengusulan Data Anggota
Data Koleksi
Transaksi Pembelian Buku Baru Transaksi Seleksi Buku baru
Simpan Detil Pemesanan Simpan Detil Pengusulan
Simpan Pemesanan Simpan Usulan Buku
Simpan Detil Pengembalian Simpan Pengembalian & denda Simpan detil peminjaman
Simpan Peminjaman
Transaksi Pengembalian dan Denda Transaksi Peminjaman dan Perpanjangan
Display Pemesanan Online
Simpan Kunjungan
Bukti Pembayaran Denda Display Koleksi
Transaksi Pemesanan Online Transaksi Pengusulan buku baru Transaksi pencarian koleksi
6 Trans Kunjungan Anggota
7 Trans Peminjaman & Perpanjangan
8 Trans Pengembalian & Denda 9 Trans Pengusulan Buku
10 Trans Pemesanan Online 11 Detil Kunjungan
12 Detil Peminjaman & Perpanjangan
13 Detil Pengembalian & Denda 14 Detil Pengusulan Buku
15 Detil Pemesanan Online 1
44
Pada Gambar 4.11 merupakan DFD Level 1 Sub Proses Membuat Laporan
dari sistem informasi perpustakaan pada SMA Negeri 15 Surabaya.
Cetak Pemesanan Buku Rekap Peminjaman dan perpanjangan Buku Bukti Pembayaran Denda (2)
Rekap Pengembalian dan Denda
Rekap Kunjungan Anggota
Rekap usulan dan pembelian buku baru
Rekap Pembayaran Denda
Rekap Usulan dan pembelian buku (2) Rekap Kunjungan Anggota 6 Trans Kunjungan Anggota
7 Trans Peminjaman & Perpanjangan
8 Trans Pengembalian & Denda
9 Trans Pengusulan Buku
10 Trans Pemesanan Online
11 Detil Kunjungan
12 Detil Peminjaman & Perpanjangan
13 Detil Pengembalian & Denda
14 Detil Pengusulan Buku
15 Detil Pemesanan Online
1
4.2.3 Entity Relational Diagram (ERD)
Entity relational diagram adalah suatu alat untuk mempresentasikan model
data yang ada pada Sistem dimana terdapat entity dan relationship. Entity
merupakan objek yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat
berupa abstrak/nyata, misal dapat berupa orang, objek/waktu kejadian.
A. Conceptual Data Model (CDM)
Untuk menggambarkan konsep database sistem informasi
perpustakaan dapat digambarkan conceptual data model (CDM), sehingga
dapat diketahui table apa saja yang dipakai dan relasi-relasinya. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.12 dibawah ini.
Mengacu
46
B. Physical Data Model (PDM)
Setelah didapatkan konsep database pada conceptual data model
(CDM) maka selanjutnya degenerate ke Physical Data Model (PDM). Di
PDM ini kita dapat mengetahui hasil dari relasi-relasi yang dibangun di CDM.
Dimungkinkan adanya table baru hasil dari relasi CDM. Database PDM
merupakan bentuk fisik dari database yang digunakan dalam aplikasi. Untuk
lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.13 :
KODE_PEMESANAN = KODE_PEMESANAN A LA MA T_PENERBIT numeric(4)
CONTA CT_PERSON varchar(50) KATEGORI KODE_KATEGORI varchar(20) A LA MA T varchar(25) TGL_LA HIR datetime EMA IL varchar(20) NO_TELP numeric(12) STA TUS_A NGGOTA varchar(20) PASSWORD varchar(50) TRA NSA KSI_PEMINJAMAN_DA N_PERPA
KODE_PEMINJA MA N varchar(20) KODE_A NGGOTA varchar(20) TANGGA L_PINJAM datetime TGL_KEMBA LI datetime
TRA NS_PENGEMBA LIA N_DAN_DENDA KODE_PENGEMBALIAN varchar(20) KODE_A NGGOTA varchar(20) TGL_PENGEMBA LIA N datetime DENDA numeric(4) KODE_PEMINJA MA N varchar(20)
TRA NS_PEMESA NA N_BUKU KODE_PEMESA NAN varchar(20) KODE_A NGGOTA varchar(20) TGL_PESAN datetime TGL_PENGA MBILA N datetime NAMA_KOLEKSI4 varchar(20) A LA MA T varchar(25)
TRA NS__SELEKSI___PEMBELIA N_BUK KODE_SELEKSI varchar(50) NAMA_KOLEKSI6 varchar(50) STA TUS_V A LIDASI varchar(50) DETIL_PEMINJA MAN
KODE_PEMINJA MA N varchar(20) KODE_KOLEKSI varchar(20) STA TUS varchar(50)
DETIL_PENGEMBALIAN KODE_KOLEKSI varchar(20) KODE_PENGEMBALIAN varchar(50) TGL_PENGEMBA LIA N datetime
4.2.4 Struktur Basis Data dan Tabel
Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan
digunakan dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan pada SMA 15
Surabaya. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu-persatu detil dari struktur
tabel untuk setiap tabel.
1. Nama tabel : Pengarang
Fungsi : Untuk menyimpan data pengarang
Primary key : Kode_Pengarang
Foreign key : Kode_Koleksi
Tabel 4.1 Pengarang
Field name Type Field Size Description
Kode_Pengarang Varchar 50 Primary key
Nama_Pengarang Varchar 50 Nama Pengarang
Tanggal Lahit Datetime - Tanggal Lahir
Kota Varchar 50 Kota
Alamat Varchar 25 Alamat
2. Nama tabel : Rak
Fungsi : Menyimpan data rak
Primary key : kode_rak
48
Tabel 4.2 Rak
Field name Type Field Size Description
Kode_Rak Varchar 20 Primary key
Nama_Rak Varchar 25 Nama Rak
3. Nama tabel : Penerbit
Fungsi : Menyimpan data penerbit
Primary key : kode_penerbit
Foreign key : -
Tabel 4.3 Penerbit
Field name Type Field Size Description
Kode_Penerbit Varchar 20 Primary key
Nama_Penerbit Varchar 25 Nama penerbit
Kota_penerbit Varchar 20 Kota penerbit
Alamat_Penerbit Numeric 4 Tahun Penerbit
Contact_Person Varchar 50 Contact Person
4. Nama tabel : Kategori
Fungsi : Menyimpan data kategori
Primary key : kode_kategori
Tabel 4.4 Kategori
Field name Type Field Size Description
Kode_kategori Varchar 20 Primary key
Jenis_kategori Varchar 25 Jenis kategori
5. Nama tabel : Koleksi
Fungsi : Menyimpan data koleksi.
Primary key : kode_koleksi
Foreign key : kode_rak, kode_penerbit, kode_pencarian
Tabel 4.5 Koleksi
Field name Type Field Size Description
Kode_Koleksi Varchar 20 Primary key
Kode_Rak Varchar 20 Foreign Key
Kode_Penerbit Varchar 20 Foreign Key
Kode_Kategori Varchar 20 Foreign Key
Kode_Pengarang Varchar 20 Foreign Key
Nama_Koleksi Varchar 25 Nama Koleksi
Jumlah_Stok Varchar 10 Jumlah Stok
Edisi_Buku Varchar 20 Edisi Buku
Kelas Numeric 2 Kelas
6. Nama tabel : Anggota
Fungsi : Menyimpan data anggota
Primary key : Id_Anggota
50
Tabel 4.6 Anggota
Field name Type Field Size Description
Kode_anggota Varchar 20 Primary key
Nama_Anggota Varchar 25 Nama Anggota
Alamat Varchar 25 Alamat
Tgl_Lahir Datetime - Tgl Lahir
Email Varchar 20 Email
No_Telp Numeric 12 No Telp
Status_Anggota Varchar 20 Status Anggota
Password Varchar 50 Password
7. Nama tabel : Transaksi_Kunjungan
Fungsi : Menyimpan data transaksi kunjungan.
Primary key : kode_kunjungan
Foreign key : id_anggota
Tabel 4.7 Transaksi Kunjungan
Field name Type Field Size Description
Kode_kunjungan Varchar 20 Primary key
Kode_anggota Varchar 20 Foreign Key
Nama_Anggota Varchar 25 Nama Anggota
Jam_Kunjung Datetime - Jam kunjung
8. Nama tabel : Transaksi Peminjaman
Fungsi : Menyimpan data Peminjaman
Foreign key : Id_anggota
Tabel 4.8 Transaksi Peminjaman
Field name Type Field Size Description
Kode_peminjaman Varchar 20 Primary key
Kode_Anggota Varchar 20 Foreign Key
Tanggal_Pinjam Datetime - Tanggal Pinjam
Tanggal_Kembali Datetime - Tanggal Kembali
9. Nama tabel : Detil Peminjaman
Fungsi : Menyimpan data detil Peminjaman
Primary key : Kode_detil_peminjaman
Foreign key : Kode_Peminjaman, kode_koleksi
Tabel 4.9 Transaksi Detil Peminjaman
Field name Type Field Size Description
Kode_Detil_Peminja
man
Varchar 20 Primary key
Kode_Peminjaman Varchar 20 Foreign Key
Kode_Koleksi Varchar 20 Foreign Key
Status Varchar 50 Tanggal Kembali
10. Nama tabel : Transaksi Pengembalian & denda
Fungsi : Menyimpan data Pengembalian & denda
Primary key : Kode_pengembalian
52
Tabel 4.10 Transaksi Pengembalian dan Denda
Field name Type Field Size Description
Kode_pengembalian Varchar 20 Primary key
Kode_Anggota Varchar 20 Foreign Key
Tanggal_Pengembali
an
Datetime - Tanggal Pengembalian
Kode_Peminjaman Varchar 20 Foreign Key
Denda Numeric 4 Denda
11. Nama tabel : Detil Pengembalian
Fungsi : Menyimpan data detil Pengembalian
Primary key : Kode_detil_pengembalian
Foreign key : Kode_Koleksi, Kode_Pengembalian
Tabel 4.11 Transaksi Detil Pengembalian
Field name Type Field Size Description
Kode_Detil_Pengem
balian
Varchar 20 Primary key
Kode_Pengembalian Varchar 20 Foreign Key
Kode_Koleksi Varchar 20 Foreign Key
Tanggal_Pengembali
an
Datetime - Tanggal Pengembalian
12. Nama tabel : Transaksi Pemesanan Buku
Primary key : Kode_pemesanan
Foreign key : Kode_anggota
Tabel 4.12 Transaksi Pemesanan Buku
Field name Type Field Size Description
Kode_Pemesanan Varchar 20 Primary key
Kode_Anggota Varchar 20 Foreign Key
Tanggal_Pesan Datetime - Tanggal Pesan
Tgl_pengambilan Datetime - Tanggal pengambilan
Kode_Koleksi Varchar 20 Foreign Key
13. Nama tabel : Transaksi Pengusulan
Fungsi : Menyimpan data transaksi pengusulan
Primary key : Kode_pengusulan
54
Tabel 4.13 Transaksi Pengusulan
Field name Type Field Size Description
Kode_pengusulan Varchar 20 Primary key
Kode_Anggota Varchar 20 Foreign Key
Kode_koleksi Varchar 20 Foreign Key
Nama_Koleksi Varchar 25 Nama Koleksi
Jenis_Kategori Varchar 25 Jenis Kategori
Nama_Penerbit Varchar 25 Nama Penerbit
Edisi_Buku Varchar 25 Edisi Buku
Nama_Pengarang Varchar 50 Nama Pengarang
Status Varchar 25 Nama Penerbit
14. Nama tabel : Trans. Seleksi dan Pembelian Buku Baru
Fungsi : Menyimpan data seleksi dan pembelian buku baru
Primary key : Kode_Seleksi
Foreign key : Kode_Pengusulan
Tabel 4.14 Detil Transaksi Peminjaman
Field name Type Field Size Description
Kode_Seleksi Varchar 50 Primary key
Kode_Pengusulan Varchar 20 Foreign Key
15. Nama tabel : Detil Pengembalian
Fungsi : Menyimpan data detil pengembalian
Primary key : Kode_detil_pengembalian
Foreign key : kode_pengembalian, kode_koleksi
Tabel 4.15 Detil Pengembalian
Field name Type Field Size Description
Kode_detil_pengem
balian
Varchar 20 Primary key
Kode_pengembalian Varchar 20 Foreign Key
Kode_koleksi Varchar 20 Foreign Key
4.2.5 Desain Input-Output
Desain I/O merupakan perencanaan dari desain interface yang akan dibuat
pada program agar pengguna dapat membayangkan apakah Sistem yang akan
dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini dimaksudkan agar terjalin kerja
sama antara pengguna Sistem dengan pemakai Sistem sehingga Sistem baru yang
dibuat ini dapat memenuhi kebutuhan kedua belah pihak.
A. Desain Input
Desain input merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari
tampilan atau user interface dari suatu program. Pada sistem informasi
inventarisasi dibuat beberapa desain input interface.
Pada Gambar 4.15 merupakan gambar desain input untuk form login.
Form desain input login digunakan jika user ingin masuk ke dalam
56
miliki. Jika user name dan password benar maka user dapat masuk ke dalam
program. User dapat mengakses menu-menu yang ada pada program, tetapi
hanya sesuai dengan hak akses yang mereka miliki.
Gambar 4.15 Desain Form Login
Pada Gambar 4.16 merupakan gambar desain interface untuk
menu. Menu digunakan agar user dapat mengakses form-form program
yang diinginkan. Menu yang ada sesuai dengan hak akses user yang telah
ditentukan saat login.
Gambar 4.17 Desain Input Form Rak
Pada Gambar 4.17 merupakan desain form Rak. Form desain input
rak digunakan untuk mengelola data-data rak apa saja yang ada pada
perpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya. Dalam desain form rak terdapat
tombol simpan, ubah, batal dan keluar digunakan untuk maintenance data
58
Gambar 4.18 Desain Input Form Penerbit
Pada Gambar 4.18 merupakan desain form Penerbit. Form desain
input penerbit digunakan untuk mengelola data-data penerbit apa saja yang
ada pada perpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya. Dalam desain form
penerbit terdapat simpan, ubah, batal dan keluar digunakan untuk
Gambar 4.19 Gambar Desain Input Pengarang
Pada Gambar 4.19 merupakan desain form Pengarang. Form desain
input pengarang digunakan untuk mengelola data-data pengarang yang ada
pada perpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya. Dalam desain form
pengarang terdapat tombol simpan, ubah, batal, dan keluar digunakan
untuk maintenance data pengarang.
60
Gambar 4.20 Gambar Desain Input Kategori
Pada Gambar 4.20 merupakan desain form Kategori. Form desain
input kategori digunakan untuk mengelola data-data kategori apa saja yang
ada pada perpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya. Dalam desain form
kategori terdapat tombol simpan, batal, dan keluar digunakan untuk
Gambar 4.21 Gambar Desain Input Koleksi
Pada Gambar 4.21 merupakan desain form Koleksi. Form desain
input koleksi digunakan untuk mengelola data-data koleksi apa saja yang
62
koleksi terdapat tombol simpan, ubah, batal dan keluar digunakan untuk
maintenance data koleksi.
Gambar 4.22 Gambar Desain Input Anggota
Pada Gambar 4.22 merupakan desain form Anggota. Form desain
input anggota digunakan untuk mengelola data-data anggota yang ada
pada perpustakaan SMA Negeri 15 Surabaya, misal : guru dan siswa.
Dalam desain form anggota terdapat tombol simpan, ubah, batal dan
Gambar 4.23 Gambar Desain Input Transaksi Anggota
Pada Gambar 4.23 merupakan desain form transaksi kunjungan
anggota. Terdapat 2 masukan yaitu id_anggota dan nama , ketika diketikan
id_anggota kemudian tekan enter maka akan secara otomatis nama
anggota akan keluar sesuai dengan id_anggota yang dimasukkan dan akan
masuk dan otomatis tersimpan kedalam datagridview yang ada
64
Gambar 4.24 Gambar Desain Input Transaksi Pencarian Koleksi
Pada Gambar 4.24 merupakan desain form transaksi pencarian
buku. Terdapat 2 masukan yaitu jenis kategori dan kata kunci, serta 2
tombol yaitu: tombol cari dan keluar. Tombol cari digunakan untuk
mencari data koleksi sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan. Tombol
Gambar 4.25 Gambar Desain Input Transaksi Peminjaman
Pada Gambar 4.25 merupakan desain form transaksi peminjaman
dan perpanjangan. Terdapat 5 tombol yaitu: tombol cari, tambah, simpan,
batal dan keluar. Tombol cari digunakan untuk mencari kode anggota atau
nama anggota yang di masukkan. Tombol tambah digunakan untuk
menambahkan kode koleksi kedalam Datagridview. Tombol simpan
digunakan untuk menyimpan data transaksi peminjaman maupun
66
membatalkan transaksi yang dilakukan dan layar akan akan otomatis
bersih. Sedangkan tombol keluar digunakan untuk menutup aplikasi.
Gambar 4.26 Gambar Desain Input Transaksi Pengembalian dan Denda
Pada Gambar 4.26 merupakan desain form transaksi pengembalian
dan denda. Terdapat 4 tombol yaitu: tombol >>, simpan, batal dan keluar.
Tombol >> digunakan untuk memasukkan data didalam Datagridview.
Tombol simpan digunakan untuk menyimpan data transaksi pengembalian
dan denda. Tombol batal digunakan untuk membatalkan transaksi
pengembalian dan denda. Sedangkan tombol keluar digunakan untuk
Gambar 4.27 Gambar Desain Input Transaksi Pengusulan Buku Baru
Pada Gambar 4.27 merupakan desain form transaksi pengusulan
buku. Terdapat 3 tombol yaitu: tombol usul, batal dan keluar. Tombol
simpan digunakan untuk menyimpan data transaksi pengusulan buku yang
dilakukan anggota. Tombol batal digunakan untuk membatalkan
pengusulan buku yang dilakukan anggota, dan secara otomatis form akan
terhapus bersih. Sedangkan tombol keluar digunakan untuk menutup
68
Gambar 4.28 Gambar Desain Input Transaksi Pemesanan Buku
Pada Gambar 4.28 merupakan desain form transaksi pemesanan
buku via online. Terdapat 4 tombol yaitu: tombol pesan, batal, cetak dan
keluar. Tombol pesan digunakan untuk menyimpan data transaksi
pemesanan buku yang dilakukan anggota. Tombol batal digunakan untuk
membatalkan pemesanan buku yang dilakukan anggota, dan secara
otomatis form akan terhapus bersih.Tombol cetak digunakan untuk
mencetak daftar buku yang dipesan. Sedangkan tombol keluar digunakan
