RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI AKADEMIK
PADA SMA NEGERI 15 SURABAYA
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: RIKA SAPUTRI
NIM
: 08.39010.0008
Program
: DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
: Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
ABSTRAK ... v
2.2 Struktur Organisasi SMA Negeri 15 Surabaya ... 10
2.3 Deskripsi Tugas SMA Negeri 15 Surabaya... 11
2.4 Analisis Sistem yang sedang Berjalan ... 13
2.5 Dokumen Input/Output yang sedang Digunakan ... 23
BAB III LANDASAN TEORI ... 25
Halaman
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN... 76
5.2 Cara Setup Program ... 76
5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 80
BAB VI PENUTUP... 103
6.1 Kesimpulan ... 103
6.2 Saran ... 104
DAFTAR PUSTAKA ... 105
BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini sangat mempengaruhi
berbagai bidang termasuk salah satunya bidang pendidikan. Pemanfaatan
teknologi pada dunia pendidikan akan sangat membantu dalam peningkatan
kualitas dunia pendidikan itu sendiri, dimana dunia pendidikan saat ini dituntut
untuk memberikan informasi yang cepat dan akurat.
Semakin banyaknya lembaga pendidikan swasta setingkat SMA maka
pihak sekolah dituntut untuk bersaing secara sehat dengan lembaga pendidikan
lain untuk mendapat perhatian dari siswa untuk menuntut ilmu di sekolah
tersebut, demikian juga yang dilakukan oleh SMA Negeri 15 Surabaya.
Semakin banyaknya siswa-siswi yang menuntut ilmu di SMA Negeri 15
Surabaya dan data yang diproses masih secara manual dan kurang teratur dimana
data yang terpencar-pencar serta informasi yang dibutuhkan tidak dapat diperoleh
dengan cepat sehingga pengolahan data yang berhubungan dengan proses
pengolahan nilai dan absensi, menyebabkan pembuatan rekapitulasi absensi
hingga penulisan rapor menemui berbagai kendala seperti data yang kurang valid
sehingga diperlukan banyak perubahan, waktu yang lama, dan lain sebagainya.
Hal ini sangat mempengaruhi proses belajar- mengajar yang terjadi disekolah
sehingga banyak jam pelajaran yang kosong karena pihak pengajar sedang
melakukan rekapitulasi nilai, atau rekapitulasi absensi. Wali kelas sebagai orang
yang bertanggung jawab dalam mengawasi mutu akademik siswa sesuai dengan
kelas yang ditangani, mempunyai kesulitan dalam mendapatkan data yang valid
secara cepat, sehingga diperlukan waktu yang cukup lama untuk mengumpulkan
data, serta menuliskannya kembali pada rapor semester sebelum sebagai laporan
akademik kepada orangtua atau wali murid siswa. Untuk mempermudah proses
pengolahan data dan absensi menjadi sampai menjadi rapor tanpa membutuhkan
waktu dan kendala seperti yang ditemukan pada proses sebelumnya, maka
dibutuhkan suatu Sistem informasi penilaian secara online yang terintegrasi
dengan modul pengolahan absensi serta pengolahan nilai sehingga mempermudah
proses rekapitulasiitulasi hingga pengadaan data. Selain itu dengan adanya sistem
informasi penilaian secara online yang telah terintegrasi, walikelas, guru, dan tata
usaha mendapat kemudahan untuk menyimpan serta mengolah data nilai dan
absensi hingga mempermudah dalam proses memasukkan data nilai siswa per
mata pelajaran dan proses pembuatan rekapitulasiitulasi absensi bagi tata usaha,
hingga pencetakan rapor oleh walikelas.
Untuk membuat sistem informasi penilaian secara online dan absensi yang
terintegrasi dengan baik, maka informasi yang dihasilkan harus tepat dan akurat
serta data-data yang diperlukan berada di satu tempat (terpusat), sehingga pada
saat mengolah data menjadi informasi tidak terjadi kesalahan, misalnya : data
yang dimasukkan tidak valid, data yang dimasukkan tidak lengkap, dll. Dan dalam
pembuatan sistem informasi akademik, cara manual dirasakan sangat tidak efisien
sehingga diperlukan cara lain dalam pembuatannya, yaitu menggunakan metode
3
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan, maka secara garis
besar rumusan permasalahan yang terdapat dalam tugas akhir ini yaitu bagaimana
merancang dan membuat sistem informasi adminsitrasi akademik yang
sebelumnya masih terpisah agar terintegrasi menjadi satu pada absensi siswa,
penilaian siswa dan penjadwalan serta dapat menghasilkan laporan yang sesuai
kebutuhan dan mudah diterapkan sehingga mampu diterima oleh pengguna?
1.3Batasan Masalah
Dalam pembuatan sistem ini kami memberikan batasan-batasan
permasalahan sebagai berikut :
1. Subsistem Sistem Informasi Akademik yang dibahasa meliputi :
• Maintenance data siswa dan kelas yang teintegrasi dengan sistem
informasi administrasi alokasi kelas dan registrasi beserta pendaftaran
siswa pada SMA Negeri 15 Surabaya.
• Maintenance data guru dan mata pelajaran.
• Penjadwalan kelas terhadap guru
• Rekapitulasiitulasi absensi Guru dan Siswa.
• Proses nilai ujian (Ulangan Subyektif, Ulangan Obyektif, Tryout,
Ulangan BBS).
• Rekapitulasi nilai siswa per matapelajaran yang nanti diserahkan ke
wali kelas untuk dimasukkan ke dalam rapor siswa.
2. Sistem ini tidak membahas mengenai keamanan data dan jaringan.
4. Standarisasi mutu pendidikan mengikuti pola pembelajaran kurikulum pada
SMA Negeri 15 Surabaya.
5. Aplikasi web hanya terfokus pada inputan penilaian siswa yang dilakukan
oleh guru, sedang aplikasi desktop terfokus pada penjadwalan, absensi
siswa dan absensi guru.
1.4Tujuan
Berdasarkan dari perumusan masalah di atas maka dari pembuatan sistem
ini yaitu merancang dan membuat sistem informasi adminsitrasi akademik yang
sebelumnya masih terpisah agar terintegrasi menjadi satu pada absensi siswa,
penilaian siswa dan penjadwalan serta dapat menghasilkan laporan yang sesuai
kebutuhan dan mudah diterapkan sehingga mampu diterima oleh pengguna.
1.5Manfaat
Sistem Informasi Administrasi Akademik dapat dimanfaatkan oleh
pengguna. Pengguna tersebut antara lain:
a. Kepala sekolah
Bagi kepala sekolah bermanfaat mengetahui laporan-laporan yang nantinya
akan dihasilkan oleh sistem informasi ini.
b. Tata usaha
Bagi tata usaha bermanfaat untuk melakukan maintenance terhadap pendataan
serta mempercepat proses penjadwalan untuk guru,absensi guru, dan absensi
5
c. Guru
Bagi guru bermanfaat untuk melakukan maintenance terhadap pendataan nilai
untuk siswa yang dilakukan secara online.
d. Siswa
Bagi mahasiswa bermanfaat untuk mengetahui informasi absensi dan nilai
untuk setiap mata pelajaran dengan melihat hasil rekapitulasi nilai siswa per
mata pelajaran yang sudah dimasukkan ke dalam rapor masing-masing.
1.6Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan di dalam memahami permasalahan dan
pembahasannya, maka penulisan Laporan Proyek Sistem Informasi ini dibuat
dengan sistematika sebagai berikut
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini di bahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah,
pembatasan masalah, tujuan dari sistem, yang akan di buat dan sistematika
penulisan.
BAB II HASIL SURVEY
Bab kedua menjelaskan mengenai identitas perusahaan, meliputi sejarah
berdirinya perusahaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada perusahaan, serta
struktur organisasi perusahaan tersebut.
BAB III LANDASAN TEORI
Dalam bab ini di bahas tentang teori-teori yang berkaitan dalam
Teori-teori tersebut antara lain : Pembelajaran, Definisi Belajar, Analisa
Sistem Informasi, Konsep Dasar Sistem, Akademik, Biro Akademik, Data
dan Informasi, Interaksi Manusia dan Komputer, dan Aplikasi Web.
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Bab ini dibahas mengenai metode-metode penelitian yang digunakan dalam
membangun sistem dan bagaimana perancangan sistem dibuat, dalam bentuk
sistem flow, data flow diagram, diagram berjenjang, entity relationship
diagram, struktur tabel, dan rancangan input dan output.
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN SISTEM
Dalam bab ini di bahas tentang kebutuhan hardware dan software, instalasi
program, penggunaan program, dan evaluasi dari implementasi program
yang telah di buat.
BAB VI PENUTUP
Bab ini berisi mengenai kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat
bermanfaat untuk pembaca laporan sistem informasi penjadwalan,absensi guru
dan absensi siswa serta sistem penilaian yang telah dibangun ini. Kesimpulan
yang dihasilkan didapat berdasarkan hasil evaluasi dari sistem yang telah dibuat
dan diterapkan. Saran yang diberikan lebih mengacu dalam hal pengembangan
sistem, baik dalam pemrograman yang masih dalam cakupan aplikasi desktop,
aplikasi web, atau aplikasi mobile. saran yang diperoleh dari akibat logis
BAB II HASIL SURVEY
2.1Gambaran Umum Perusahaan
2.1.1 Sekilas Tentang SMA Negeri 15 SURABAYA
Tepatnya pada bulan Juni 1983, bersamaan dengan perubahan sistem
Pemerintahan Daerah Tingkat II, yakni Pemerintahan Desa menjadi Kelurahan,
sehingga Desa Dukuh menanggal, yang asalnya dipimpin oleh seorang Kepala
Desa berubah menjadi dipimpin oleh seorang Kepala Kelurahan. Tanah Ganjaran
atau Bengkok yang asalnya di kelola oleh Kepala Desa harus dikembalikan
kepada Bagian Pertanahan atau Pemerintah Kota Madya Surabaya, yang sekarang
menjadi Pemerintah Kota Surabaya.
Masyarakat mengusulkan agar di Desanya ada SMA Negeri dan
beberapa ruas jalan yang baru, dan akhirnya Pemerintah Kodya Surabaya
memaklumi, dengan melalui Kantor Wilayah Departemen Pendidkan dan
Kebudayaan Propinsi Jawa Timur, maka SMPP Negeri Surabaya (sekarang
SMAN 16 Surabaya), ditunjuk sebagai sekolah yang harus membuka Filial SMA
baru, yakni SMA Negeri 15 Surabaya, dan untuk sementara harus bertempat di
SDN Dukuh Menanggal Surabaya, dan kegiatan belajar mengajarnya pada siang
hari (selama 3 tahun).
Pada bulan Juni Tahun 1986 (Tahun Ajaran 1986/1987), Kegiatan
Belajar Mengajar dipindahkan di Gedung Baru, tepatnya di Jl.Menanggal Selatan
103 – Kelurahan Dukuh Menanggal – Kecamatan Gayungan ( dulu
Kec.Wonocolo ) – Surabaya, walaupun disekitar Gedung sekolah masih berupa
sawah / Lahan basah, dengan kelas yang terbatas, tidak sesuai dengan jumlah
murid, tetapi merupakan suatu kebanggaan waktu itu, karena gedung sudah milik
sendiri. Dengan terpaksa, kegiatan belajar mengajar diselenggarakan pagi sampai
dengan siang dan siang sampai dengan sore, selama beberapa tahun .
Peranan para kepala sekolah sebagai Leader /Pemimpin dan Penanggung
jawab sangat berarti dalam memajukan sekolah dari tahun ke tahun, dengan
beberapa kali pergantian kepala sekolah, melalui kerja keras, yang dilandasi
semangat berjuang untuk beribadah, dengan mengalami segala suka dan duka,
kelebihan dan kekurangannya dan dibantu oleh seluruh komponen sekolah dengan
loyalitas dan dedikasi yang tinggi, termasuk BP-3 / KOMITE dan stakes holder
dan instansi terkait, maka terwujudlah SMA Negeri 15 yang seperti sekarang ini,
sebagai SMA Unggulan yang dikenal dan diperhitungkan , favorite yang
dipercaya, dibanggakan dan digandrungi, sering dijadikan mitra dalam Magang
dan Studi Banding oleh sekolah-sekolah yang lain, baik secara regional maupun
nasional.
2.1.2 Sarana dan Prasarana
Sarana dan Prasarana yang terdapat pada SMA Negeri 15 Surabaya yang
digambarkan pada Gambar 2.1, yaitu: Kelas, Kantin, Laboratorium, Masjid,
9
Gambar 2.1 Denah SMA Negeri 15 Surabaya
2.1.3 VISI SMA NEGERI 15 SURABAYA
Visi yang dibawakan oleh SMA Negeri 15 Surabaya adalah
“Terwujudnya Sekolah Unggul, Hygienis yang berwawasan Nasional dan Global”. Dengan visi tersebut jelas secara nyata SMA Negeri 15 Surabaya harus selalu berpegangan pada kualitas produk yang dimiliki sehingga dapat
menghasilkan output yang dapat memiliki keunggulan bersaing dalam
2.1.4 MISI SMA NEGERI 15 SURABAYA
Demikian halnya dengan Misi yang dimiliki oleh Lembaga Bimbingan
Belajar SMA NEGERI 15 Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Mengoptimalkan potensiyang dimiliki semua komponen sekolah.
2. Melakukan pembelajaran secara efektif dengan mengacu pada model
pembelajaran inovatif.
3. Melakukan pembimbingan secara intensif sehingga gairah belajar siswa
selalu tinggi.
4. Mendayagunakan sarana dan prasarana yang ada seoptimal mungkin
5. Menerapkan management partisipasif dan management strategis dalam
pengelolaan sekolah.
6. Menciptakan lingkungan sekolah yang bersih, sehat, bebas dari pengaruh
obat-obatan terlarang, dan tindakan tercela.
7. Melakukan kerjasama dengan Sekolah Unggul dari Negara Maju.
2.2 Struktur Organisasi SMA Negeri 15 SURABAYA
SMA Negeri 15 SURABAYA berlokasi di Jalan Menaggal Selatan No.
103 Gayungan Surabaya. Dengan Bapak Drs. H. Abu Djauhari, MM. selaku
Kepala Sekolah, serta nomer telpon dan fax yang dapat dihubungi untuk informasi
11
Gambar 2.2. Struktur Organisasi SMA Negeri 15 Surabaya
2.3 Deskripsi Tugas SMA Negeri 15 Surabaya
1. Kepala Sekolah
a. Memimpin Organisasi.
b. Mengawasi semua kegiatan yang terjadi dalam organisasi.
c. Bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan yang ada di
organisasi.
d. Bertanggung jawab atas kelancaran tugas dari bagian Administrasi
Akademik, Keuangan, Pengajaran, dan Kurikulum secara
langsung.
e. Menerima laporan dari bagian Administrasi Akademik, Keuangan,
dan Pembelian, berupa laporan Akademik, laporan Keuangan,
2. Wakasek Kurikulum
a. Bertanggung jawab penuh kepada kepala sekolah.
b. Bertanggung jawab dalam menyediakan dan membuat kurikulum
yang berkualitas.
c. Mengoreksi kurikulum yang sedang berjalan, agar kualitas tetap
terjaga.
d. Bertanggung jawab atas kelancaran tugas dari bagian kurikulum
dalam membuat suatu program yang berkualitas.
e. Bertanggung jawab atas kebijakan yang dilakukan terhadap
pelaksanaan akademik.
f. Membuat laporan mengenai progress akademik yang telah
dilakukan maupun yang sedang dalam proses pengerjaan.
3. Wakasek Kesiswaan
a. Bertanggung jawab penuh kepada kepala sekolah.
b. Bertanggung jawab atas kegiatan kesiswaan, mulai dari
ektrakurikuler, tata tertib, kepribadiaan, uks dan even yang
berkenaan dengan kesiswaan.
c. Membuat laporan yang berkenaan dengan kesiswaan.
4. Tata Usaha
a. Bertanggung jawab penuh kepada kepala sekolah.
b. Bertanggung jawab atas proses perekapan yang terjadi pada
organisasi, yaitu absensi siswa, absensi guru, penggajian,
13
c. Mengelola Document yang berkaitan dengan perekapan dari
organisasi.
d. Menyerahkan laporan rekapitulasi kepada kepala sekolah.
5. Wakasek Sarana Prasarana
a. Bertanggung jawab penuh kepada kepala sekolah.
b. Bertanggung jawab dalam menyediakan dan peminjaman sarana
prasarana sekolah.
c. Membuat laporan yang berkenaan dengan sarana prasarana.
6. Bimbingan Konseling(BK)
a. Bertanggung jawab dalam memberikan layanan dan berkonsultasi
kepada siswa yang sedang bermasalah yang mempengaruhi
kinerjanya sebagai pelajar atau calon siswa
b. Bertanggung jawab atas image organisasi dalam hal pelayanan.
7. Guru
a. Bertanggung jawab atas proses blajar mengajar kepada siswa.
b. Bertanggungjawab atas membuat image sekolah dari sisi prestasi
siswa.
8. Siswa
a. Bertanggung jawab atas sikap dan perilaku siswa untuk sekolah.
2.4 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada SMA NEGERI 15
SURABAYA dapat disimpulkan suatu analisis sistem yang masih dilakukan
2.4.1 Document Flow Data Guru
Pada bagian ini ditampilkan bagaimana proses pengisian data guru oleh bagian
Tata Usaha. Bagaimana keterkaitan Document guru bagi kelancaran proses belajar
mengajar pada SMA Negeri 15 Surabaya.
Para guru memberikan data pribadi pada form yang telah diisi kemudian
diberikan kepada bagian Tata Usaha untuk diinputkan kedalam data master guru,
15
2.4.2 Document Flow Pengelolahan Mata Pelajaran
Pada Gambar 2.4 bagian pengelolaan mata pelajaran ini adalah bagaimana SMA
Negeri 15 Surabaya dalam mengelola mata pelajarannya sesuai dengan mutu dan
kurikulum yang diatur pada sekolah tersebut atas sepengetahuann Wakil Kepala
Sekolah Bidang Akademik. Dijelaskan bahwa Wakepsek Akademik memberikan
awalan kurikulum mata pelajaran kepada Tata Usaha untuk dikaji dan melakukan
verifikasi atas usulan kurikulum, lalu kurikulum yang telah diverifikasi diberikan
kembali ke Wakepsek Akademik
2.4.3 Document FlowPenjadwalan
Pada pengelolaan penjadwalan disini adalah alur proses dalam
pembuatan jadwal pelajaran baik bagi siswa maupun bagi tenaga pengajar dalam
hal ini adalah guru. Data yang digunakan dalam pembuatan jadwal adalah data
kesediaan ploting mengajar bagi guru apakah yang bersangkutan dapat mengajar
pada kelas dan mata pelajaran tertentu, dalam waktu tertentu juga Tata Usaha
akan memberikan tenggat agar penjadwalan bisa segera di laksanakan.
Jika data pengajar telah sesuai dengan jadwal guru, mata pelajaran dan
kelas yang akan diajar maka, pihak Tata Usaha segera membukukan penjadwalan
sesuai dengan yang telah disepakati bersama dan jadwal yang terbaru akan
diserahkan kepada guru yang bersangkutan dan laporan tembusan jadwal kepada
17
2.4.4 Document Flow Absensi Siswa
Pada Bagian ini ditampilkan hubungan antar entitas ( bagian / instansi )
yang terlibat dengan aplikasi perhitungan absensi serta penghitungan nilai dengan
alur kerja manual sebagai berikut:
Pada bagian perhitungan absensi siswa ,adapun penerapannya melibatkan
tiga bagian yang saling berinteraksi, yaitu: Wali kelas, Tata Usaha, dan kepala
sekolah. Proses ini dimulai dengan murid memberikan data absensi kelas harian
harian kepada wali kelas dimana setalah diperiksa kemudian diserahkan kebagian
Tata Usaha, yang kemudian oleh Tata Usaha data absensi harian tadi di lakukan
perhitungan untuk mengolah rekap data absensi bulanan dimana hasil akhirnya
nanti ada dua buah data yaitu data siswa aktif untuk kepala sekolah dan data
laporan rekap bulanan yang kemudian diolah kembali menjadi rekap semester
yang menghasilkan laporan absensi semester dan diserahkan kepada wali kelas.
19
2.4.5 Document Flow Absensi Guru
Pada bagian perhitungan absensi guru ,adapun penerapannya melibatkan
tiga bagian yang saling berinteraksi, yaitu: Guru, Tata Usaha, dan kepala sekolah.
Proses ini dimulai dengan guru memberikan data absensi kebagian Tata Usaha,
yang kemudian oleh Tata Usaha data absensi harian tadi di lakukan perhitungan
untuk mengolah rekap data absensi bulanan dimana hasil akhirnya nanti ada dua
buah data yaitu data guru aktif untuk kepala sekolah dan data laporan rekap
bulanan yang kemudian diolah kembali menjadi rekap semester yang
menghasilkan laporan absensi semester dan diserahkan kepada wali kelas. Proses
21
2.4.6 Document Flow Penilaian Siswa
Pencatatan nilai siswa yang masih dicatat secara manual mengakibatkan banyak
kesalahan dalam pengisian Rapor. Pihak Guru juga merasa kesulitan untuk
mengevaluasi hasil belajar anak didiknya karena harus membuka satu persatu
rapor atau buku laporan, cara tersebut tidak efektif dikarenakan belum tentu juga
data tersebut akurat. Oleh karena itu penulis membuat rancangan DocumentFlow.
23
2.5 Document I/O yang sedang digunakan
Dalam proses-proses transaksi yang akan dilakukan dan demi tercapainya
kelancaran kegiatan seperti transaksi penjadwalan, transaksi absensi untuk siswa
dan guru, dan transaksi penilaian siswa pada umumnya dibutuhkan dokumen input
maupun output. Oleh karena itu, pada SMA Negeri 15 Surabaya, terutama pada
bagian tata usaha itu sendiri juga terdapat beberapa jenis dokumen input maupun
output yang digunakan dalam melakukan berbagai transaksi.
Dokumen-dokumen yang digunakan sampai saat ini masih berupa formulir
BAB III LANDASAN TEORI
Landasan Teori Tentang Permasalahan
Pada bab ini akan dijelaskan dasar-dasar teori yang berhubungan dengan
permasalahan yang dibahas dan juga menjelaskan sistem yang digunakan pada
proyek sistem informasi ini. Hal ini sangat penting karena teori-teori tersebut
digunakan sebagai landasan pemikiran dalam proyek sistem informasi ini, adapun
teori-teori yang digunakan adalah sebagai berikut:
3.1 Pembelajaran
Pembelajaran merupakan kegiatan yang berupaya membelajarkan
pebelajar. Dalam usaha membelajarkan pebelajar ini banyak upaya yang dapat
dilakukan. Upaya ini dilakukan dengan mengelola faktor metode yang dirancang
agar sesuai dengan faktor kondisi dalam rangka meningkatkan hasil belajar yang
efisien, efektif dan menarik (Wardhani, 2003:6). Salah satu sarana yang dapat
digunakan melalui teknologi adalah internet. Dengan internet, pebelajar pada
umumnya dapat belajar dengan mudah tanpa batas ruang dan waktu dan dapat
diakses kapanpun, dimanapun, dan siapapun dapat menggunakannya.
3.2 Definisi Belajar
Belajar merupakan kegiatan pebelajar yang terjadi kapan saja dan dimana
saja, baik dengan bimbingan pembelajar (guru/dosen) maupun dengan usaha
sendiri. Belajar merupakan suatu proses memperoleh bagian kecakapan,
keterampilan dan sikap melalui berbagai pengalaman pebelajar sehinggan
memperoleh perubahan tingkah laku. Dengan keunikan ini maka dituntut adanya
perlakuan pembelajaran khususnya strategi penyampaian (terutama pada sub
variabel media pembelajaran) yang kompleks dan unik untuk setiap pebelajar
(Wardhani, 2003:6). Untuk itu diperlukan media pembelajaran yang interaktif
yang dapat membangkitkan minat pebelajar untuk menyerap ilmu pengetahuan.
3.3 Analisa Sistem Informasi
Analisa sistem informasi adalah penggunaan dari sistem informasi ke
dalam bagian sub sistem untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, hambatan, kesempatan yang terjadi serta kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan
sebelum tahap design sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan
sangat penting, karena kesalahan pada tahap ini akan sangat berpengaruh pada
tahap selanjutnya. Langkah- langkah untuk menganalisis sistem tersebut menurut
Jogiyanto (1989) adalah :
a. Mengidentifikasi masalah.
b. Memahami kerja sistem yang ada.
c. Menganalisis sistem.
27
3.4 Konsep Dasar Sistem
Menurut Hicks (Soenarya, 2000) ”Sistem adalah seperangkat unsur-
unsur yang saling berkaitan, saling bergantung, dan saling berinteraksi atau
suatu kesatuan usaha yang terdiri dari bagian- bagian yang saling berkaitan satu
dengan yang lainya, dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan dalam lingkungan
yang kompleks”. Definisi lain dari sistem adalah kumpulan unsur yang berkaitan
satu dengan lainya secara signifikan.
Sesuatu dapat dikatakan sistem bila terjadi hubungan ata interelasi dan
interdependensi baik internal maupun eksternal antara subsistem. Interkasi,
interelasi, dan interpendensi di dalam sistem disebut hubungan internal. Bila
interaksi, interelasi, dan interpendensi tejadi antar sistem, hubungan itu disebut
hubungan eksternal. (Soenarya, 2000).
Sistem-sistem mempunyai input dan output. Mereka bergantung kepada
beberapa himpunan masukan yang diproses untuk mencapai sasaran sistem.
Semua sistem menghasilkan beberapa output yang dibutuhkan oleh sistem- sistem
lainnya. Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Tujuan biasanya
dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang
lingkup yang lebih sempit. Sasaran menentukan masukan dan keluaran yang
3.5 Akademik
Kata akademik berasal dari bahasa yunani yaitu academos yang
mempunyai arti sebuah taman umum (plaza) di sebelah barat laut kota Athena.
Nama Academos adalah nama seorang pahlawan yang terbunuh pada saat perang
legendaris Troya. Pada plaza inilah filosof Socrates berpidato dan membuka arena
perdebatan mengenai berbagai hal. Tempat ini juga menjadi tempat Plato
melakukan dialog dan mengajarkan pikiran-pikiran filosofinya kepada
orang-orang yang datang.
Semakin banyak pengikut yang mengikuti filosofi daripada Plato dan
Socrates maka sejak saat itu nama academos berubah menjadi akademik, yaitu
semacam tempat perguruan, orang-orang yang mengikuti disebut dengan
academia. Berdasarkan hal tersebut inti dari pengertian akademik adalah keadaan
orang-orang yang bisa dan dapat menyampaikan serta menerima gagasan,
pemikiran, ilmu pengetahuan, dan sekaligus dapat mngujinya secara jujur,
terbuka, dan leluasa. (Fadjar, 2002 : 5)
3.5.1 Biro Akademik
Menurut arti kata biro akademik adalah bagian yang mengelola proses
pengelolaan pengajaran akademik yang meliputi pengelolaan layanan,
pengelolaan data-data transaksi akademik, mengelola hubungan masyarakat untuk
meningkatkan citra universitas atau institusi atau sekolah atau lembaga belajar
29
Baik dalam skala lokal (domestik) maupun dalam skala yang bersifat
internasional, mengembangkan mekanisme pemberdayaan alumni dan jaringan
alumni melalui Trace Study yang dikelola dengan baik, serta mengelola proses
seleksi murid-murid (mahasiswa/siswa) dari semua program pendidikan dan
profesi yang ditawarkan. (
http://www.uad.ac.id/in/lembaga/biro-akademik-a-admisi.html)
3.6 Data dan Informasi
Data adalah apapun dan atau semua fakta yang dikumpulkan, disimpan,
dan diproses oleh suatu sistem informasi, sedangkan informasi adalah data yang
telah diatur dan diproses sehingga dapat memiliki arti (Romney, 2000). Informasi
dapat berupa dokumen laporan, atau jawaban suatu pertanyaan. Dokumen
merupakan catatan transaksi atau data suatu perusahaan/instansi.
Terdapat enam karakteristik yang membuat informasi menjadi berguna dan
berarti :
1. Relevant : informasi adalah relevant bila dapat mengurangi
ketidakpastian, meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan
dalam membuat prediksi, atau memastikan, membenarkan pikiran
mereka.
2. Reliable : informasi adalah reliable bila bebas dari kesalahan atau bisa
dan secara tepat menampilkan kejadian yang atau aktifitas organisasi.
3. Complete : informasi adalah complete bila dapat mencakup aspek-aspek
4. Timely : informasi adalah timely bila dapat menyediakan tepat waktu
bagi para pembuat keputusan untuk mengunakannya dalam membuat
keputusan.
5. Understandable : informasi adalah understandable bila informasi yang
ditampilkan dengan format yang dapat dibaca dan dimengerti oleh user
6. Verifiable : informasi adalah verifiable bila dua orang yang
berpengetahauan menghasilkan informasi yang sama.
3.7 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi manusia dan komputer menurut Wicaksono (2005:3) adalah
bidang studi yang mempelajari, manusia, teknologi komputer dan interaksi antara
kedua belah pihak, merupakan suatu disiplin ilmu yang mempelajari desain,
evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh
manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.
Adapun karakteristik dari desain antar muka yang memperhatikan
usability adalah sebagai berikut :
1. User centered design
yang menitik beratkan kepada user dan task sejak awal pembuatan desain.
2. Participative design
User diartikan sebagai bagian dari tim desainer, agar terbentuk suatu desain
yang mudah dioperasikan.
31
memenuhi spesifikasi usability yang diinginkan.
4. Experimental design
Terdapat testing usability oleh user secara formal pada percobaan awal,
simulasi dan evaluasi prototype secara keseluruhan.
5. User supportive design
Melakukan pelatihan, seleksi manual jika diperlukan, seperti bantuan dari
”ahli” disekitarnya, misal :
a. online : spesifikasi bantuan konten desain.
b. offline : customer service.
3.8 Analisis dan Perancangan Sistem
Menurut Kendall dan Kendall (2003:7), analisis dan perancangan sistem
dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan
sistem informasi terkomputerisasi. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk
dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Perancangan
sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian
komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan,
menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta
mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan
seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
3.8.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Marlinda (2004:28) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah
gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity
beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam
suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya
mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan
antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar
entity.
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
33
perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua
jenis model, yaitu:
a. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara konseptual.
b. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara fisikal.
3.8.2 Data Flow Diagram (DFD)
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan
pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram
yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini
dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi
untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat
yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan
dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih
kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam
sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241).
Simbol-simbol dasar dalam DFD tersebut antara lain:
a. External Entity
Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,
informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan
simbol entitas dalam DFD dengan model Gane dan Sarson.
Gambar 3.2 Simbol External Entity
b. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau
entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.
Gambar 3.3 Simbol Data Flow
c. Process
Suatu proses yang merupakan beberapa tindakan atau sekelompok tindakan
dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbol Process.
35
d. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol data store.
Gambar 3.5 Simbol Data Store
3.9 Database
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan
data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang
diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan
metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi
optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk
mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan
inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi,
multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi
(kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).
3.10 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk
menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah
organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (Hardware),
Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau
Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi
(Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
3.11 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri
sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,
menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi
perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang
disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data
sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
37
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk
mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh
DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data
yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan
sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila
satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada
saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary.
3.12 Microsoft Visual Studio 2005
Menurut Leong (2004:5) Visual Basic .NET adalah suatu konsep
pemrograman yang dibangun dengan teknologi yang dapat berjalan pada berbagai
platform sistem operasi dan perangkat keras. Konsep pemrograman ini
Common Language Runtime (CLR) dan Class Library. CLR adalah dasar dari
framework, sedangkan Class Library adalah komponen lain yang menjadi objek
dasar pengembangan kode program dan tampilan grafis.
Hal yang membedakan antara Visual Basic klasik dengan Visual Basic
.NET adalah tentang penggunaan Object Oriented Programming (OOP). Di dalam
.NET, semua pemrograman yang kita lakukan adalah merupakan objek. Visual
Basic versi ini menerapkan konsep OOP secara penuh dan murni. Oleh karena itu,
agar penggunaan .NET menjadi lebih mudah, kita perlu memahami betul tentang
konsep dari OOP itu sendiri.
3.13 Microsoft Office Visio 2003
Menurut Rahman (2004:1) Produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah
Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file
yang umum, yang berarti Anda dapat membagi diagram gambar Visio Anda
dengan pengguna Visio lain, tanpa memperhatikan produk yang Anda digunakan.
Visio 2003 merupakan hasil pengembangan dari Visio versi sebelumnya, seperti
Visio 2000/2002, Visio 5 dan Visio Technical. Dibandingkan dengan Visio versi
sebelumnya, Visio 2003 jauh lebih lengkap dan terintegrasi. Visio 2003 termasuk
dalam rangkaian program Microsoft Office yang dalam keadaan default terinstal
dalam folder instalasi Visio 11 yang berada pada folder Microsoft Office.
Visio Standart merupakan solusi gambar atau diagram yang membantu
profesional bisnis, seperti manajer proyek, sales dan pemasaran, person HR, staf
39
spesialis IT, developer, dan mahasiswa teknik di dalam memvisualisasikan ide,
informasi, dan sistem serta prototipe suatu objek. VisioProfessional juga
Analisis terhadap suatu sistem merupakan suatu langkah penting dalam
pemahaman permasalahan yang ada, sebelum dilakukannya pengambilan
keputusan atau tindakan dalam menyelesaikan permasalahan tersebut.
4.1 Analisis Sistem
Agar lebih memahami konsep yang maksud pembelajaran dari aplikasi
yang akan di bangun, berikut Gambar 4.1 mengenai sistem yang akan di bangun
Gambar 4.1 menjelaskan bahwa SIAA yang mengatur hubungan antara
entitas database dan physical file yang diupload oleh Tata Usaha. SIAA
memungkinkan juga agar sistem memberikan feedback berupa inputan penilaian
siswa yang dilekatkan atau embeded dalam web browser kepada guru sesuai
dengan mata pelajaran yang diajar oleh guru dalam kelas tertentu.
41
dalam melakukan inputan master guru, siswa, absensi guru, absensi siswa dan
mata pelajaran, lalu dengan data master yang diinputkan oleh Tata Usaha, maka
akan didapat transaksi penjadwalan dan transaksi absensi.
Sedangkan web browser digunakan oleh guru dalam proses inputan
transaksi penilaian siswa yang harus dinputkan oleh guru masing-masing mata
pelajaran pada suatu kelas mengenai laporan kondisi akademik daripada
siswa-siswa yang diajarnya dalam bentuk raport.
4.2 Desain sistem 4.2.1 System Flow
Dalam menentukan arah atau alur suatu sistem dibutuhkan suatu cara
perancangan untuk mendeskripsikan bagaimana tiap langkah yang dilakukan
dalam sistem dan pengguna dapat diketahui, agar didapatkan suatu gambaran
mengenai cara kerja dari sistem yang akan dibangun berdasarkan alur rancangan
sistem terkomputerisasi.
4.2.1.1 System Flow Data Diri Guru
Pada bagian ini ditampilkan bagaimana proses pengisian data pribasi guru
oleh bagian Tata Usaha. Bagaimana keterkaitan dokumen guru bagi kelancaran
proses belajar mengajar pada SMA Negeri 15 Surabaya. Yang mana proses
pengisian yang dilakukan oleh Tata Usaha semua dilakukan menggunakan
aplikasi database yang terintegrasi
Para guru memberikan data pribadi pada form yang telah diisi kemudian
diberikan kepada bagian Tata Usaha untuk diinputkan kedalam database master
4.2.1.2 System Flow Pengelolaan Mata Pelajaran
Pada sistem flow pengelolaan mata pelajaran ini didapat bahwa semua
data yang dibutuhkan dari usulan Wakepsek Akademik oleh Tata Usaha di
masukkan kedalam database pada tabel Mata Pelajaran, yang mana pada
pengelolaan semua dilakukan secara integrasi.
43
Pada gambar 4.3 Antara Wakepsek Akademik dan Tata Usaha dapat
berbagi data yang mengalir sehingga proses sinkronisasi data dapat berjalan walau
yang bersangkutan tidak saling bertemu.
4.2.1.3 System Flow Penjadwalan
Proses penjadwalan dimulai dari guru yang memberikan form kesediaan
plotting jadwal guru mengajar mata pelajaran sesuai dengan kelas yang telah
disepakati sebelumnya. Yang selanjutnya oleh bagian Tata Usaha diinputkan
kedalam database pada tabel penjadwalan
Penjadwalan ini mengambil data dari tabel mata pelajaran selaku master
mata pelajaran yang akan diambil oleh guru, juga tabel master guru selaku tenaga
pengajar yang mengajar dan data kelas dimana siswa dan jumlah kelas, seperti
yang tampak pada Gambar 4.4.
4.2.1.4 System Flow Absensi Siswa dan Guru
Aliran sistem adalah bagian yang menunjukkan arus kerja secara
45
Dalam rancangan kerja aplikasi dalam hal pemrosesan data absensi.
Terdapat dua entitas yang berhubungan dengan proses. Namun hanya satu entitas
yang berhubungan langsung dengan sistem. Dua entitas tersebut adalah siswa, dan
bimbingan sekolah. Karena data absensi didapat dari dan didukung oleh data
personal siswa. Sedangkan pihak bimbingan konseling selaku pihak yang
bertanggung jawab atas hal- hal non akademik, seperti : keadaan psikologi siswa,
serta masalah siswa diluar maupun didalam lingkungan sekolah, juga harus
membuat laporan tentang presentase kehadiran siswa ke sekolah. Yang secara
tidak langsung berhubungan dengan masalah kepribadian siswa yang menjadi
lingkup kerja bimbingan konseling.
Dalam rancangan sistem flow sistem informasi penilaian dan absensi di
SMA Negeri 15 Surabaya. Proses dimulai pada entitas siswa sebagai sumber data
mentah absensi harian, yang kemudian di proses oleh bimbingan konseling untuk
diinputkan kedalam database sistem dengan metode komputerisasi dibantu dengan
sistem yang mana dalam proses penyimpanan data absensi siswa, bimbingan
konseling dibantu untuk mencari data siswa dengan metode pencarian berdasar
NIS, Nama, ataupun kelas. Karena bimbingan konseling juga mempunyai
tanggunga jawab untuk melaporkan rekapitulasi absensi per-4 bulan. Maka dalam
sistem ini kami memberi menu untuk membuat rekapitulasi, yang dapat
memudahkan kerja bimbingan konseling dalam hal pembuatan rekapitulasi
dengan waktu yang singkat serta tingkat akurat data yang tinggi. Proses
selengkapnya dalam sysflow absensi dapat dilihat dalam Gambar 4.5 dan Gambar
47
4.2.1.5 System Flow Penilaian Siswa
Sedangkan pada sistem flow penilaian sendiri terdapat dua (Guru dan
WaliKelas) entitas tersebut yang mempunyai akses kedalam sistem. Proses
dimulai saat guru menginputkan nilai masak dari proses penilaian ujianyang
dilakukan sebelumnya, baik itu nilai materi maupun praktek, yang selanjutnya
nilai tersebut disimpan kedalam database, guru yang mempunyai hak akses untuk
menginputkan nilai hanya guru yang berkepentingan atau guru yang mempunyai
hak atas kelas dana mata pelajaran yang ditanggung.
Proses selanjutnya sistem akan melakukan penghitungan untuk nilai yang
sudah disimpan dalam database. Walikelas, mempunyai hak untuk masuk kedalam
sistem dengan fasiiltas mencetak raport. Nilai yang telah diproses sebelumnya
digabungkan dengan hasil rekapitulasi absensi yang dimiliki siswa, lalu dicetak
kedalam raport siswa. Bagan sysflow dapat dilihat selengkapnya pada Gambar
49
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Desain DFD dalam sistem sering digunakan untuk menggambarkan suatu
sistem yang telah ada atau sistem baru yang telah dikembangkan secara logika
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.”
(H.M,1989:700)
4.2.2.1. Context Diagram
Desain contex diagram dalam sistem ini seperti dalam Gambar 4.8.
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD yang
menggambarkan entitas-entitas yang berhubungan dengan suatu sistem informasi.
Context diagram untuk sistem informasi administrasi akademik dapat
dilihat pada Gambar 4.8. terdapat 4 (Empat) external entity, yaitu Siswa,
Data Form Absensi Siswa
Data Trans Pelajaran Siswa
Data Trans Jadwal Pelajaran Guru Data Trans Absensi Siswa
Data Rekap Nilai Pelajaran Siswa Data Jadwal Pelajaran Siswa View
Data Trans Penilaian Data Input Personal Guru Data Trans Absensi Guru Data Rekap Nilai Kelas Pelajaran Guru
Data Jadwal Pelajaran Guru View
Data Raport Siswa Data Display Jadwal Pelajaran Siswa Data Jadwal Pelajaran Guru
Data Jadwal Pelajaran Siswa
Data Mata Pelajaran
0
Sistem Informasi Administrasi Akademik SMA Negeri 15 Surabaya
+
Tata Usaha
SIswa
Guru
Wali Kelas
Walikelas, Guru dan Tata Usaha. Masing-masing entity yang terhubung
memberikan input dan output sistem.
4.2.2.2 Digram Berjenjang
Diagram berjenjang merupakan alat perancangan sistem yang dapat
menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan
jelas dan terstruktur. Pada rancangan sistem informasi administrasi akademik ini
terdiri dari 4 (tiga) proses utama yaitu proses mengelola data induk, melakukan
transaksi dan mencetak laporan. Masing-masing dari proses utama tersebut akan
dijabarkan kembali ke dalam beberapa sub proses. Dari diagram berjenjang
berikut ini akan terlihat masing-masing sub level dari Data Flow Diagram (DFD)
Seluruh proses yang terbentuk merupakan penjabaran dari masing-masing
proses diatasnya dimana proses mengelola data induk, melakukan transaksi dan
mencetak laporan dapat diturunkan (decomposition) lagi menjadi beberapa sub
proses. Adapun secara garis besar, diagram berjenjang yang membangun
rancangan aplikasi digambarkan seperti pada Gambar 4.9.
51
4.2.2.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Akademik
Berikut ini adalah data flow diagram level 0 merupakan hasil dari
dekomposisi proses context level diagram yang membuat Sistem Informasi
Administrasi Akademik menjadi lebih mendetail dan penjabarannya akan semakin
jelas.
Terdapat 3 (tiga) proses, yaitu mengelola data induk yang berisi tentang
data-data master seperti master guru dan mata pelajaran, berikutnya adalah proses
melakukan transaksi mengenai data-data penjadwalan dan penilaian siswa, yang
terakhir terdapat proses mencetak laporan berisikan cetakan hasil dari transaksi
penjadwalan dan mencetak raport siswa, seperti pada Gambar 4.10.
Pada DFD level 0 ini menggambarkan diagram yang sudah diturunkan dari
context diagram, hal ini untuk memperjelas setiap proses yang akan terjadi pada
tiap-tiap proses. Pada DFD level 0 terbagi menjadi 4 sub proses, yaitu :
1. Mengelola Data Induk
Input data siswa, data guru, data mata pelajaran serta memasukkan data
kelas.
2. Melakukan Transaksi
Tata Usaha dapat melakukan transaksi mengenai data-data penjadwalan
dan penilaian siswa.
3. Mencetak Laporan
Pada sub proses ini dilakukan untuk mengetahui dan mencetak nilai siswa
4.2.2.4 DFD Level 1 Sub Proses Mengelola Data Induk
DFD Level 1 proses mengelola data induk merupakan hasil dekomposisi
dari level 0 mengenai pemeliharaan master guru dan mata pelajaran yang
digunakan dalam sistem informasi administasi akademik ini. Dan hanya terdapat 1
(satu) entitas dalam level 1 ini yang merupakan pelaku utama dalam proses ini Ambil data Siswa Kelas
Ambil data jadwal
Ambil data Pelajaran
Ambil data Rekap Jadwal Ambil Data Nilai Siswa
Data Jadwal Pelajaran Siswa View Data Rekap Nilai Pelajaran Siswa
Data Absensi Ngajar
Data Input Guru Data Trans Absensi Guru
Data Trans Pelajaran Siswa
Data Rekap Nilai Kelas Pelajaran Guru Data Input Personal Guru
Data Update Nilai Siswa
Data Jadwal Pelajaran Guru View
Data Trans Penilaian
Data Raport Siswa
Data Display Jadwal Pelajaran Siswa
Data update Jadwal Pelajaran Data Input Absensi Siswa
Data input Mata Pelajaran
Data Trans Jadwal Pelajaran Guru Data Trans Absensi Siswa
Ambil Data Siswa Data Form Absensi Siswa
Data Jadwal Pelajaran Guru
Data Jadwal Pelajaran Siswa
Data Mata Pelajaran
53
4.2.2.5 DFD Level 1 Sub Proses Melakukan Transaksi
DFD Level 1 proses melakukan transaksi merupakan hasil dekomposisi
dari level 0 mengenai pemeliharaan master guru dan mata pelajaran yang
digunakan dalam sistem informasi administasi akademik ini. Juga proses
melakukan transaksi mengenai penjadwalan guru, kelas dan mata pelajaran yang
menentukan proses pembelajaran. Disampingkan hal tersebut transaksi yang
digunakan untuk melakukan penilaian yang dilakukan kepada siswa, seperti pada
Gambar 4.12.
Data Form Absensi Siswa
Ambil Data Siswa Data Jadwal Pelajaran Guru
Data Jadwal Pelajaran Siswa Ambil data jadwal
Data input Mata Pelajaran Data Mata Pelajaran
4.2.2.6 DFD Level 1 Sub Proses Mencetak Laporan
DFD Level 1 proses mencetak laporan merupakan hasil dekomposisi dari
level 0 mengenai cetakan hasil penjadwalan yang dilakukan setelah proses
pemilihan jadwal sesuai dengan guru yang mengajar mata pelajaran serta kelas
yang diajar oleh guru dan juga mencetak hasil inputan nilai raport siswa yang Ambil Data Guru Absensi Mengajar
Data Absensi Ngajar Data Input Guru
Data T rans Absensi Guru Data Input Personal Guru Data Rekap Nilai Kelas Pelajaran Guru
Ambil Data Absen Siswa
Data T rans Pelajaran Siswa
Data T rans Absensi Siswa Data Input Absensi Siswa
Ambil data Siswa Kelas
Data Display Jadwal Pelajaran Siswa Data Jadwal Pelajaran Guru View
Data update Jadwal Pelajaran Ambil data Pelajaran
Data T rans Jadwal Pelajaran Guru
Data Update Nilai Siswa Data T rans Penilaian
SIswa
Memasukkan Nilai Raport Siswa
Memasukkan Absensi dan Data Diri Guru
55
Ambil data Rekap Jadwal
Data Jadwal Pelajaran Siswa View Data Rekap Nilai Pelajaran Siswa
Ambil Data Nilai Siswa
Data Raport Siswa
Melakukan Cetak Jadwal Siswa
4.2.3 Desain Database
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem, langkah berikutnya
perancangan sistem. Dimana dalam perancangan sistem ini dapat memberikan
tentang gambaran sistem yang dibuat. Dengan menggunakan model dan beberapa
tahap yaitu :
a. Conceptual Data Model (CDM)
b. Physical Data Model (PDM)
c. Rancangan Basis data
4.2.3.1 Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) untuk sistem yang direncanakan terlihat
dalam Gambar 4.14.
57
4.2.3.2 Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) untuk sistem yang direncanakan terlihat
dalam Gambar 4.15.
ID_KELAS = ID_KELAS
4.2.4 Struktur Tabel
Dalam hal merancang struktur tabel yang diperlukan, meliputi nama tabel,
nama atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key, foreign key, dan
sebagainya. Rancangan basis data aplikasi ini terdiri dari tabel-tabel sebagai
berikut:
A. Tabel siswa
Primary Key : NIS
Fungsi : untuk menyimpan data siswa
Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
NIS Varchar(5) Primary Key -
Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
NIG Varchar(5) Primary Key -
Tabel 4.1. Struktur Tabel siswa
59
Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
Alamat_guru Varchar(45) - -
No_tlp Varchar(12) - -
email Varchar(20) - -
C. Tabel Mata Pelajaran
Primary Key : id_matapelajaran
Fungsi : menyimpan data mata pelajaran
Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
id_matapelajaran Varchar(5) Primary Key -
Nama_matapelajaran Varchar(25) - -
D. Tabel Kelas
Primary Key : id_kelas
Fungsi : untuk menyimpan informasi kelas
Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
Id_kelas Varchar(5) Primary Key -
Nama_kelas Varchar(25) - -
Tabel 4.3. Struktur Tabel mata pelajaran
E. Tabel Detil_Pelajaran
Primary Key : id_detilpelajaran
Foreign Key : id_kelas, id_matapelajaran
Fungsi : untuk menyimpan informasi mata pelajaran untuk kelas
Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
Id_detilpelajaran Varchar(30) Primary Key -
Id_kelas Varchar(30) Foreign Key -
Nama_kelas Varchar(30) Foreign Key -
F. Tabel Penjadwalan
Primary Key : id_jadwal
Fungsi : menyimpan transaksi penjadwalan
Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
Id_jadwal Varchar(5) Primary Key -
Nama_jadwal Varchar(25) - -
Tahun_ajaran Datetime - -
G. Tabel Detil_jadwal
Primary Key : id_detiljadwal
Foreign Key : id_jadwal, id_matapelajaran
61
Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
Id_detiljadwal Varchar(30) Primary Key -
Id_jadwal Varchar(30) Foreign Key -
Id_matapelajaran Varchar(30) Foreign Key -
Hari Varchar(30) - -
Jam_mulai Time - -
Jam_selesai Time - -
H. Tabel Absensi Siswa
Primary Key : id_absensi_siswa
Fungsi : menyimpan data absensi siswa
Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
Id_absensi_siswa Varchar(5) Primary Key -
Tanggal_absensi Datetime - -
Nis Varchar(7) Foreign Key -
Kelas Varchar(40) - -
keterangan Varchar(10) - S=sakit,
i=ijin,
a=alpha Tabel 4.8. Struktur Tabel Absensi Siswa
I. Tabel Absensi Guru
Primary Key : id_absensi
Fungsi : menyimpan data absensi guru
Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
Id_absensi Varchar(5) Primary Key -
Tanggal_absen
si
Datetime - -
Jam_masuk Time - -
Jam_keluar Time - -
NIG Varchar(40) Foreign Key
J. Tabel Nilai
Primary Key : id_nilai
Fungsi : menyimpan transaksi penilaian siswa
Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
Id_nilai Varchar(5) Primary Key -
Ulangan_subyektif Numeric(10) - -
Ulangan_obyektif Numeric(10) - -
Tryout Numeric(10) - -
Ulangan_BBS Numeric(10) - -
Tahun_ajaran Datetime - -
Nilai_akhir Numeric(10) - -
Tabel 4.9. Struktur Tabel Absensi Guru
63
4.2.5 Desain Antar Muka (I/O)
Untuk membagi fungsionalitas masing-masing user, maka desain user
interface akan dibagi menjadi 4 (empat) data master dan 4 (empat) data transaksi,
yaitu :
4.2.5.1 Desain Antar Muka Form Master Mata Pelajaran
Pada Gambar 4.16 dijelaskan bahwa form login hanya memuat 2 (dua)
isian yaitu berupa username yang merupakan nama dari user dan password
didapat secara otomatis pada saat menginputkan data guru. User pada desktop
hanya satu yaitu seorang admin sedangkan untuk web , user nya adalah guru.
4.2.5.2 Desain Antar Muka Form Master Mata Pelajaran
Pada Gambar 4.17 dijelaskan bahwa form master mata pelajaran hanya
memuat 2 (dua) isian yaitu berupa id_pelajaran dan nama_pelajaran sebagai data
65
4.2.5.3 Desain Antar Muka Form Master Siswa
Pada Gambar 4.18 dijelaskan bahwa form master siswa memuat 8
(delapan) isian yaitu berupa NIS, nama_siswa, alamat, no telepon, nama ayah,
nama ibu, no telepon ayah, dan no telepon ibu sebagai data awalan berupa master
siswa yang diinputkan oleh bagian Tata Usaha.
4.2.5.4 Desain Antar Muka Form Master Guru
Pada Gambar 4.19 dijelaskan bahwa form master guru memuat 5 (lima)
isian yaitu berupa NIG, nama, alamat, no telepon, dan email sebagai data awalan
berupa master guru yang diinputkan oleh bagian Tata Usaha.
67
4.2.5.5 Desain Antar Muka Form Master Kelas
Pada Gambar 4.20 dijelaskan bahwa form master kelas hanya memuat 2
(dua) isian yaitu berupa id_kelas dan nama_ruangan sebagai data awalan berupa
master pelajaran yang diinputkan oleh bagian Tata Usaha.
4.2.5.6 Desain Antar Muka Form Transaksi Penjadwalan
Pada Gambar 4.21 dijelaskan bahwa form transaksi penjadwalan memuat
7 (tujuh) isian yaitu berupa id_jadwal, mata_pelajaran, nama_ruang_kelas,
nama_guru, kelas, jam_masuk, dan jam_keluar sebagai data pilihan transaksi
penjadwalan yang diinputkan oleh bagian Tata Usaha.
Sedangkan untuk mencetak hasil dari transaksi penjadwalan ini, dapat
memilih menu Laporan dan pilih rekap penjadwalan dan user hanya
menginputkan nama guru maka akan langsung dicetak laporan penjadwalan
seperti yang terlihat pada gambar 4.22 di bawah ini.
69
4.2.5.7 Desain Antar Muka Form Transaksi Absensi Siswa
Pada Gambar 4.23 dijelaskan bahwa form transaksi absensi siswa memuat
5 (lima) isian yaitu berupa id_absensi, tanggal, NIS, nama, dan keterangan sebagai
data awalan berupa transaksi absensi siswa yang diinputkan oleh bagian Tata
Usaha.
Sedangkan untuk mencetak hasil dari transaksi absensi siswa ini, dapat
memilih menu Laporan dan pilih rekap absensi siswa dan user hanya memilih
tanggal absensi yang akan di cetak maka akan langsung dicetak laporan absensi
siswa seperti yang terlihat pada gambar 4.24 di bawah ini.
71
4.2.5.8 Desain Antar Muka Form Transaksi Absensi Guru
Pada Gambar 4.25 dijelaskan bahwa form transaksi absensi guru memuat
5 (lima) isian yaitu berupa id_absensi, tanggal, NIG, jam_masuk, dan jam_keluar
sebagai data awalan berupa transaksi absensi siswa yang diinputkan oleh bagian
Tata Usaha.
Sedangkan untuk mencetak hasil dari transaksi absensi guru ini, dapat
memilih menu Laporan dan pilih rekap absensi guru dan user hanya memilih
tanggal absensi yang akan di cetak maka akan langsung dicetak laporan absensi
guru seperti yang terlihat pada gambar 4.26 di bawah ini.
73
4.2.5.9 Desain Antar Muka Form Transaksi Penilaian Siswa
Pada Gambar 4.27 dijelaskan bahwa form transaksi penilaian siswa
memuat 8 (delapan) isian yaitu berupa id_nilai, nama_siswa, nama mata plajaran,
nama kelas ,ulangan_subyektif, ulangan_obyektif, tryout, dan ulangan_BBS
sebagai data pilihan transaksi penilaian siswa yang diinputkan oleh Guru mata
pelajaran yang mengajar siswa pada kelas yang bersangkutan.
Sedangkan untuk mencetak hasil dari transaksi penilaian ini, dapat
memilih menu Laporan dan pilih rekap penjadwalan dan user hanya
menginputkan nama guru mengajar maka akan langsung dicetak laporan penilaian
seperti yang terlihat pada gambar 4.28 di bawah ini.
75
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
5.1 Implementasi Sistem
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan
program Sistem Informasi Administrasi Akademik pada SMAN 15 SURABAYA,
yaitu :
a. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut:
1. Processor Intel Pentium IV atau lebih tinggi.
2. Memory DDR RAM 256 MB atau lebih tinggi.
3. VGA 32MB bit dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih tinggi.
4. Hardisk 10 GB
b. Software dengan spesifikasi sebagai berikut:
1. Microsoft Windows XP SP1
2. Microsoft SQL Server 2005
3. Microsoft Visual Studio 2005
4. .NET Framework 2.0 atau yang lebih tinggi.
5.2 Cara Setup Program
Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user harus
menginstalasi aplikasi terlebih dahulu user harus menginstal dari aplikasi ini
supaya bisa digunakan. Langkah-langkah instalasinya akan dijelaskan di bab ini,
pertama user harus memastikan bahwa komputer user terdapat .net framework
77
add or remove program (berisi tentang informasi software yang telah di install
computer anda), lalu jika sudah masuk ke dalam add or remove program anda
bisa check apakah sudah terdapat .net framework 2.0 seperti pada Gambar 5.1.
Gambar 5.1 Tampilan add or remove program
Jika komputer telah terinstal .net framework 2.0 maka tidak perlu menginstal
kembali. Untuk .net framework 1.0 atau yang lebih tinggi digunakan untuk
platform Microsoft Visual Basic 2000 sedangkan .net framework 2.0 atau yang
lebih tinggi, digunakan untuk platform Microsoft visual basic 2005 Setelah
instalasi berakhir. Program ini langsung dapat di install secara langsung pada
drive maupun folder mana saja. setelah itu program dapat dijalankan
sebagaimana biasanya.
Setelah itu user harus menjalankan installer dari apliksasi, maka akan muncul
tampilan awal dari proses menginstalasi aplikasi Sistem Informasi Administrasi
Gambar 5.2. Tampilan Halaman Awal Instalasi
Pada tampilan Select Installation Folder,seperti pada Gambar 5.3 user dapat
memilih lokasi aplikasi akan diinstalasi. Jika user akan mengganti lokasi aplikasi akan
diinstalasi maka tekan tombol Browse dan cari lokasi aplikasi akan diinstalasi, seperti
79
Gambar 5.4. Tampilan Confirm Insallation
Pada tampilan Confirm Installation, seperti pada Gambar 5.4 user memilih tombol
Next untuk memulai proses instalasi aplikasi seperti pada gambar 5.5. Setelah proses
instalasi selesai maka akan muncul tampilan Installation Complete, seperti pada
Gambar 5.6.
Gambar 5.6. Tampilan Installation Complete
5.3 Penjelasan Pemakaian Program
Dalam bab ini juga dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta
cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari tampilan awal, dalam
tampilan awal seperti yang terlihat pada gambar 5.7 Tampilan Utama Aplikasi.
Didalam tampilan utama terdapat menu login.Menu login digunakan untuk validasi
user dalam penggunaan program. Dalam menu login terdapat data username dan
password yang harus diisi oleh user, jika user tidak tepat dalam menginputkan data,
maka akan muncul pesan error.
81
Gambar 5.7. Tampilan Menu Utama Berbasis Desktop
Gambar 5.8. Tampilan Menu Login
Untuk contoh, user memasukkan username dan password seperti yang terlihat pada
gambar 5.8 Tampilan login aplikasi user admin, maka user dapat menggunakan
program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada Gambar 5.9 Tampilan menu user
Gambar 5.9. Tampilan Menu Utama untuk user Tata Usaha
Sedangkan tampilan utama aplikasi berbasis web dapat dilihat pada gambar 5.10.
Didalam tampilan utama terdapat menu login.Menu login digunakan untuk validasi
user dalam penggunaan program. Dalam menu login terdapat data username dan
password yang harus diisi oleh user, jika user tidak tepat dalam menginputkan data,
maka akan muncul pesan error.
83
Gambar 5.10. Tampilan Menu Utama berbasis web
Gambar 5.11. Tampilan Menu Login berbasis web
Untuk contoh, user memasukkan username dan password seperti yang terlihat pada
gambar 5.11 Tampilan login aplikasi user admin, maka user dapat menggunakan
program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada Gambar 5.12 Tampilan menu
