PADA SMA KEMALA BHAYANGKARI 1
SURABAYA
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: ARDO YOGA PRATAMA
NIM
: 08.39010.0007
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PENERIMAAN SISWA BARU
PADA SMA KEMALA BHAYANGKARI 1 SURABAYA
PROYEK SISTEM INFORMASI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Ahli Madya Komputer
Oleh:
Nama : ARDO YOGA PRATAMA
. NIM : 08.39010.0007
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
Do not just avoid the impossible thing
By trying the impossible thing,
Ku persembahkan kepada
Orang tua tercinta
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PENERIMAAN SISWA BARU
PADA SMA KEMALA BHAYANGKARI 1 SURABAYA
Telah diperiksa dan diuji
Surabaya,Januari 2012
Mengetahui: Disetujui:
Kaprodi DIII Manajemen Informatika Pembimbing
ABSTRAKSI
SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya adalah sebuah yayasan yang
bergerak di bidang akademik atau Sekolah Menengah Atas swasta . Penerimaan
siswa baru adalah langkah awal dalam melakukan penerimaan murid baru yang
berkualitas dan sangat berpengaruh kepada kredibilitas SMA Kemala
Bhayangkari 1 Surabaya.
Namun dengan seiringnya perkembangan zaman calon siswa baru yang
ingin mendaftar semakin banyak sehingga diperlukan sistem informasi yang
efektif dan efisien untuk mengkontrol dan mengurangi kesalahan yang dilakukan
oleh user.
Sehingga dibutuhkan pengelolaan data secara komputerisasi yang
terintegrasi antara pembelian formulir, seleksi, dan pembayaran uang gedung
calon siswa baru. Untuk itu proses penerimaan siswa baru dilakukan di satu
tempat dimana diharapkan dapat mempercepat proses pendaftaran. Diharapkan
dengan adanya langkah tersebut bisa mengatasi masalah yang sedang terjadi pada
SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya serta dapat menghasilkan laporan yang
informatif dan akurat.
Kata Kunci : Penerimaan siswa baru, dekstop.
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAKSI ...iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI... vii
DAFTAR TABEL ...ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II GAMBARAN UMUM SEKOLAH... 7
2.1 Gambaran Umum SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya ... 7
2.2 Struktur Organisasi SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya ... 7
2.3 Deskripsi Tugas ... 8
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 10
2.5 Dokumen Input/Output ... 13
BAB III LANDASAN TEORI ... 17
3.1 Sistem... 17
3.2 Sistem Informasi ... 17
3.3 Penerimaan Siswa baru ... 18
3.4 Konsep Dasar Sistem ... 19
3.5 Konsep Dasar Informasi ... 21
3.6 Analisa dan Perancangan Sistem ... 21
3.7 Microsoft Visual Studio 2005 ... 23
3.8 Crystal Report ... 26
3.9 Microsoft SQL Server 2005 Express ... 27
3.10 Database ... 28
3.11 Entity Relationship Diagram ... 30
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 38
4.1 Analisis Sistem ... 39
4.2 Desain Sistem ... 39
4.2.1 Document Flow ... 39
4.2.2 Sistem Flow ... 43
4.2.3 HIPO (Hierarchical Input Process Output) ... 48
4.2.4 Context Diagram ... 49
4.2.5 DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ... 50
4.2.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ... 51
4.2.7 DFD Level 2 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ... 54
4.2.8 ERD(Entity Relational Diagram) ... 58
4.2.9 Struktur File ... 60
4.2.10 Desain I/O ... 67
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 78
5.1 Sistem yang Digunakan ... 78
5.2 Cara Setup Program ... 78
5.3 Penjelasan Pemakaian Program Dekstop ... 83
5.3.1 Form Master ... 85
5.3.2 Form Transaksi... 89
5.3.3 Form Laporan ... 97
BAB VI PENUTUP ... 101
6.1 Kesimpulan ... 101
6.2 Saran ... 102
DAFTAR PUSTAKA ... 103
LAMPIRAN... 105
Gambar 4.1 Dokumen Flow Registrasi ... 40
Gambar 4.2 Dokumen Flow Penilaain Test Akademik ... 41
Gambar 4.3 Dokumen Flow Penerimaan Siswa ... 42
Gambar 4.4 Sistem Flow Pembelian Formulir ... 43
Gambar 4.5 Sistem Flow Pengembalian Formulir ... 44
Gambar 4.6 Sistem Flow Seleksi Calon Siswa Baru ... 45
Gambar 4.7 Sistem Flow Pembayaran UG dan SPP 1 ... 47
Gambar 4.8 HIPO Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ... 48
Gambar 4.9 Context Diagram Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru .. 49
Gambar 4.10 DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ... 50
Gambar 4.11 DFD Level 1 Mengelola Data Master ... 51
Gambar 4.12 DFD Level 1 Transaksi ... 52
Gambar 4.13 DFD Level 1 Pembuatan Laporan ... 53
Gambar 4.14 DFD Level 2 Pembelian Formulir ... 54
Gambar 4.15 DFD Level 2 Pengembalian Formulir ... 55
Gambar 4.16 DFD Level 2 Seleksi Calon Siswa Baru ... 56
Gambar 4.17 DFD Level 2 Pembayaran UG dan SPP 1 ... 57
Gambar 4.18 Conceptual Data Model (CDM) ... 58
Gambar 4.19 Physical Data Model (PDM) ... 59
Gambar 4.20 Desain Input Form Login ... 67
Gambar 4.21 Desain Input Form Master Gelombang ... 68
Gambar 4.22 Desain Input Form Master Login ... 69
Gambar 4.23 Desain Input Form Master Syarat Siswa ... 69
Gambar 4.24 Desain Input Form Master Ganti Password ... 70
Gambar 4.25 Desain Input Form Transaksi Pembelian Formulir ... 71
Gambar 4.26 Desain Input Form Transaksi Registrasi ... 72
Gambar 4.27 Desain Input Form Transaksi Seleksi Calon Siswa ... 73
Gambar 4.28 Desain Input Form Transaksi Pembayaran UG dan SPP 1 ... 74
Gambar 4.29 Desain Output Laporan Pembelian Formulir ... 75
Gambar 4.30 Desain Output Laporan Registrasi Calon Siswa Baru ... 76
Gambar 5.18 TampilanPemilihan Jenis Printer ... 91
Gambar 5.19 TampilanForm Transaksi Registrasi ... 92
Gambar 5.20 TampilanForm Cari Formulir ... 93
Gambar 5.21 TampilanForm Transaksi Seleksi Calon Siswa Baru ... 94
Gambar 5.22 Tampilan Transaksi Pembayaran Uang Gedung ... 95
Gambar 5.23 Tampilan Form Cari Formulir Calon Siswa Baru yang Lolos Seleksi ... 96
Gambar 5.24 Tampilan Laporan Pembelian Formulir ... 97
Gambar 5.25 Tampilan Laporan Siswa yang Diterima ... 98
Gambar 5.26 Tampilan Laporan Siswa yang Belum Membayar Uang Gedung 99 Gambar 5.27 Tampilan Laporan Siswa yang Diterima ... 100
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Tabel Login ... 60
Tabel 4.2 Tabel Gelombang ... 61
Tabel 4.3 Tabel Syarat Siswa Baru ... 61
Tabel 4.4 Tabel Formulir ... 62
Tabel 4.5 Tabel Registrasi ... 62
Tabel 4.6 Tabel Seleksi ... 64
Tabel 4.7 Tabel UG ... 65
Lampiran 1. Hasil Wawancara ... 105
Lampiran 2. Surat Keterangan Survei ... 106
Lampiran 3. Laporan Pembelian Formulir ... 107
Lampiran 4. Laporan Siswa Yang Diterima ... 108
Lampiran 5. Laporan Siswa Yang Belum Membayar UG dan SPP 1 ... 109
Lampiran 6. Laporan Siswa Yang Sudah Membayar UG dan SPP 1 ... 110
Lampiran 7. Listing Program ... 111
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Teknologi dan informasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan
dalam perkembangannya. Untuk mengelola informasi dibutuhkan teknologi yang
baik dan canggih. Teknologi yang dibutuhkan bukan saja berupa perangkat keras
(Hardware) dan juga berupa perangkat lunak (Software), tetapi mempunyai nilai
yang besar bagi yang menggunakannya.
Sebagaimana juga dibutuhkan oleh SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya
sebagai salah satu sekolah menengah atas yang bonafide di Surabaya. Selama ini
beberapa hal manajemen dan pengelolaan masih dilakukan secara manual antara
lain masalah pendaftaran calon siswa baru. Pembelian formulir calon siswa baru
dilakukan oleh bagian tata usaha dilakukan secara langsung menggunakan
applikasi Microsoft excel, dimana efektif tetapi tidak efisien dalam
pengerjakannya.
Setiap pembelian formulir calon siswa baru menghasilkan form registrasi
calon siswa baru yang kemudian diisi oleh calon siswa baru. Dengan adanya data
yang diisi oleh calon siswa baru nantinya akan di kelola dan di filter berdasarkan
syarat dan ketentuan yang berlaku di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.
Dengan pengelolaan yang masih dilakukan secara semi manual banyak
terdapat kelemahan, seperti pengolahan data pembelian formulir dan registrasi
yang kurang cepat dan akurat, serta banyaknya kesalahan dalam penginputan dan
pembuatan laporan penerimaan siswa baru.
Berdasarkan uraian permasalahan diatas, maka dirancanglah sistem
informasi penjualan berbasis desktop yang dapat diakses secara efektif dan efisien
berdasarkan privilege yang ada. Sistem informasi penerimaan siswa baru ini
memberikan kemudahan dalam melakukan pendaftaran calon siswa baru serta
terdapat juga standart ketentuan SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.
Dengan pembuatan sistem informasi ini, kami harap mampu untuk
mengintegrasikan proses penerimaan siswa baru dan pembayaran uang gedung,
dan juga pencetakan laporan agar dapat optimal, efektif, dan efisien.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas maka dirumuskanlah
permasalahannya yaitu bagaimana merancang bangun sistem informasi
penerimaan siswa baru berbasis desktop yang dapat membantu SMA Kemala
Bhayangkari 1 Surabaya dalam mengontrol data penerimaan calon siswa baru
agar dapat mudah diakses oleh user dan menghasilkan laporan yang informatif?
1.3Batasan Masalah
Batasan masalah dalam rancang bangun sistem informasi penerimaan
siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya ini adalah sebagai berikut:
1. Sub Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru
Sub sistem informasi pendaftaran siswa baru meliputi :
a. Transaksi Sistem Pembelian Formulir Calon Siswa Baru
b. Transaksi Sistem Registrasi Calon Siswa Baru
c. Transaksi Sistem Seleksi Calon Siswa Baru
3
2. Sub Sistem Penyedian Laporan - laporan
Laporan yang terdapat pada aplikasi ini adalah :
a. Laporan Pembelian Formulir Calon Siswa Baru
b. Laporan Siswa yang diterima
c. Laporan Siswa yang Belum Membayar Uang Gedung
1.4 Tujuan
Sistem yang dibuat memiliki tujuan untuk merancang bangun sebuah
sistem penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya secara
terkomputerisasi sehingga mampu memudahkan dan menghasilkan kinerja yang
optimal pada sekolah.
1.5Manfaat
Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi
penerimaan siswa baru berbasis desktop ini adalah sebagai berikut:
1. Kepala Sekolah
Kepala Sekolah merupakan guru yang merangkap sebagai kepala dalam
menentukan kebijakan yang nantinya akan di sampaikan kepada yayasan.
a. Bagi kepala sekolah bermanfaat mengetahui data jumlah pendaftar dan
jumlah siswa yang diterima di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.
b. Mengetahui grafik pendaftar di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya
Bagian penjualan merupakan pegawai yang bertugas melakukan
pengelolaan data dan penerimaan uang dari siswa dan bertugas untuk membuat
laporan penerimaan uang.
a. Dapat mempercepat transaksi pembelian formulir dan pembayaran uang
gedung dengan cepat, efektif ,dan efisien.
b. Dapat mengetahui data-data calon siswa baru.
c. Dapat melakukan transaksi pembelian formulir calon siswa baru, registrasi
calon siswa baru, seleksi calon siswa baru, dan pembayaran uang gedung.
d. Dapat mengetahui laporan dari penerimaan siswa baru secara cepat dan
akurat.
3. Bagian Keuangan
Bagian keuangan merupakan pegawai yang bertugas untuk melayani
transaksi pembelian formulir dan pembayaran uang gedung calon siswa baru.
a. Dapat melakukan transaksi pembelian formulir dan pembayaran uang
gedung calon siswa baru.
b. Dapat mengetahui laporan pembelian formulir dan pembayaran uang
gedung calon siswa baru dengan cepat dan akurat.
4. Siswa
a. Bagi siswa bermanfaat dalam hal kecepatan untuk proses pendaftaran
siswa baru.
5
Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalasah yang sedang
dibahas, maka sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi penerimaan
siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya adalah sebagai berikut:
Bab pertama pendahuluan menjelaskan mengenai latar belakang dalam
pembangunan sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala
Bhayangkari 1 Surabaya, perumusan masalah yang ingin diselesaikan dari sistem
yang sudah ada, pembatasan masalah untuk sistem pada akhirnya, tujuan dari
pembangunan sistem informasi penjualan dan pembelian, juga kontribusi yang
diharapkan dapat bermanfaat untuk kemajuan perusahaan.
Bab kedua hasil survey menjelaskan mengenai identitas perusahaan,
meliputi sejarah berdirinya perusahaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada
perusahaan, serta struktur organisasi perusahaan tersebut.
Bab ketiga landasan teori berisi tentang definisi dan penjelasan yang lebih
detil mengenai konsep yang digunakan untuk merancang desain sistem yang akan
dibangun yaitu meliputi penjelasan mengenai konsep dasar sistem informasi,
variabel-variabel dalam sistem penjualan dan pembelian, Entity Relationship
Diagram (ERD), sistem flow, Data Flow Diagram (DFD), program penunjang
pembuatan sistem, dan teori-teori lain yang berhubungan dengan pembangunan
dan pengembangan sistem.
Bab keempat analisis dan desain sistem berisi penjelasan tentang jenis
model yang diambil atau digunakan dan menjelaskan mengenai identifikasi
masalah dan bagaimana sistem tersebut dibuat, dilanjutkan dengan perancangan
DFD ), EntityRelationship Diagram ( ERD ), Conceptual Database dan Physical
Database.
Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang sistem yang
digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware
maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara
penggunaan dari aplikasi ini
Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan dan saran yang
diharapkan dapat bermanfaat untuk pembaca laporan sistem penerimaan siswa
baru yang telah dibangun ini. Kesimpulan yang dihasilkan didapat berdasarkan
hasil evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan diterapkan. Saran yang diberikan
lebih mengacu dalam hal pengembangan sistem, baik dalam pemrograman yang
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1Gambaran Umum SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya
Sma Kemala Bhayangkari 1 Surabaya yang terletak di jl. A.Yani no 30-32
Surabaya adalah suatu yayasan yang bergerak di pendidikan. SMA Kemala
Bhayangkari 1 Surabaya didirikan pada tanggal 1 Januari 1978, pada awal berdirinya
bernama SMA Bhayangkari 1.
SMA Bhayangkari 1 merupakan perkembangan dari SMP Bhayangkari 1
yang sudah berdiri sejak 3 Januari 1973. Kemudian atas prakarsa Drs. Agus Rakhmat
didirikanlah SMA Bhayangkari 1, sekaligus Drs. Agus Rakhmat menjabat sebagai
Kepala Sekolah.
SMA Bhayangkari 1 pada saat berdiri baru memiliki 1 tingkat kelas dengan
jumlah siswa 87 orang yang dibagi menjadi 2 kelas, dan selanjutnya makin
berkembang.
2.2 Struktur Organisasi SMA Kemala Bhayangkari 1
Struktur organisasi merupakan sistem pengendali jalannya kegiatan dimana
terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada
organisasi tersebut, yang dapat dilihat pada gambar 2.1.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Sekolah
2.3 Deskripsi Tugas
Berdasarkan struktur organisasi pada Gambar 2.1 diatas, maka dapat dijelaskan deskripsi tugas dari masing-masing bagian, yakni:
1. Yayasan:
a. Merupakan pemilik sekolah.
b. Menyediakan modal bagi sekolah.
c. Melakukan pengawasan kerja dan pengembangan proses kerja dalam sekolah
9
2. Kepala Sekolah:
a. Bertanggung jawab dalam hal pengelolaan dan pengembangan kinerja
sekolah.
b. Bertanggung jawab dalam proses jalannya proses belajar mengajar.
c. Membawahi semua bagian guru yang ada pada sekolah.
3. Komite Sekolah:
a. Bertanggung jawab dalam hal pengawasan dalam proses belajar mengajar.
b. Memeriksa kebijakan yang akan di kembangkan.
4. Kepala Tata Usaha:
a. Bertindak sebagai penerima transaksi yang ada pada sekolah.
b. Memiliki tanggung jawab untuk melaporkan segala transaksi yang ada pada
kepala sekolah.
5. Wakasek Kurikulum:
a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pelaksana kurikulum yang berlaku.
b. Memeriksa apakah kurikulum sudah sesuai dengan yang diharapkan.
c. Mengatur segala kebijakan yang berhubungan dengan kurikulum.
6. Wakasek Kesiswaan:
a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pengatur segala kebijakan yang
berhubungan dengan siswa
a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pengatur segala sarana yang
dibutuhkan untuk proses belajar mengajar.
8. Wakasek Humas:
a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pengatur informasi yang
dibutuhkan untuk pengembangan sekolah.
b. Merupakan bagian yang menghubungkan antara siswa, guru, dan wali murid.
9. Unit Laboratorium:
a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pengelola laboratorium.
10. Unit Perpustakaan:
a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pengelola perpustakaan.
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada SMA Kemala
Bhayangkari 1 Surabaya, dapat dibuat suatu analisis sistem. Analisis sistem yang ada
yaitu sebagai berikut:
A.Dokumen Flow Registrasi
Dokumen flow ini memberikan gambaran alur proses pendaftaran calon siswa
baru secara manual. Dimulai dari siswa membeli formulir, kemudian menghasilakan
kwitansi pembelian formulir dan form formulir yang kemudian diisi oleh calon siswa
11
pada database registrasi dan dikelola sehingga menghasilkan jadwal test akademik
yang diberikan kepada calon siswa baru.
Registrasi
Input ke database registrasi
Gambar 2.2 Dokumen Flow Registrasi
B. Dokumen Flow Penilaiaan Test Akademik
Dokumen flow ini memberikan gambaran alur proses penilaian test akademik
secara manual, kemudian akan diseleksi berdasarkan nilai test akademik yang sesuai
dengan standart SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Bagi siswa yang memenuhi
Penilaian Test Akademik
Gambar 2.3 Dokumen Flow Penilaian Test Akademik
C. Dokumen Flow Penerimaan Siswa
Dokumen flow penerimaan siswa ini merupakan lanjutan dari dokumen flow
penilaiaan test akademik, dimana calon siswa yang baru akan melakukan registrasi
berdasarkan kwitansi pembelian formulir. Dimana akan ada pengecekan nomor
kwitansi pembelian formulir dan melakukan pembayaran uang gedung. Selesai
menyelesaikan administrasi maka proses tersebut akan di arsipkan dan siswa
13
Gambar 2.4 Dokumen Flow Penilaian Test Akademik
2.5 Dokumen Input/Output
Berdasarkan hasil dari studi lapangan pada SMA Kemala Bhayangkari 1
Surabaya, terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani
proses yang ada pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Dokumen input output
yang didapat salah satunya adalah sebagai berikut:
a. Formulir Calon Siswa Baru
Formulir calon siswa baru digunakan untuk mencatat pendaftaran calon siswa
output yaitu bukti pembelian formulir dan form formulir. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada Gambar 2.5.
15
b. Formulir Calon Siswa Baru
Formulir calon siswa baru digunakan untuk mengetahui data diri calon siswa baru
yang akan mendaftar ke SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Setelah diisi oleh
calon siswa baru maka akan diinputkan olah bagian tata usaha. Untuk lebih jelasnya,
dapat dilihat pada Gambar 2.6.
c. Bukti Pembayaran Uang Pengembangan
Bukti pembayaran uang pengembangan digunakan untuk pembayaran uang
gedung dan sarana prasarana yang akan digunakan oleh siswa baru. Dalam uang
pengembangan ini dibedakan berdasarkan gelombang pendaftaran siswa baru. Untuk
lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 2.7.
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Sistem
Menurut Jogiyanto (1989 : 23), sistem merupakan kumpulan dari
elemen-elemen yang satu dengan yang lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi untuk
mencapai tujuan tertentu. Sistem mempunyai peran yang sangat besar dalam
menentukan berjalan tidaknya suatu lembaga atau perusahaan. Hal ini dikarenakan
setiap perusahaan akan selalu berdasarkan pada suatu sistem dalam menjalankan
aktifitas sehari-harinya.
Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai suatu totalitas himpunan yang terdiri
dari bagian-bagian yang mana antara satu dengan yang lainnya saling berinteraksi dan
bersama-sama beroperasi guna mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu
lingkungan. Bagian-bagian atau subsistem tersebut merupakan suatu kompleksitas
tersendiri, tapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan berlangsung secara
harmonis dalam keteraturan yang pasti.
3.2 Sistem Informasi
Menurut Hartono (1999 :11 ), sistem informasi dapat didefinisikan sebagai
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah
transaksi atau informasi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Kegiatan dalam sistem informasi mencakup :
1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.
2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan
suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.
4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
5. Control, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan
sesuai dengan yang diharapkan.
3.3 Penerimaan Siswa baru
Penerimaan siswa baru adalah suatu aktivitas rutin yang dilakukan oleh
sekolah dimana pada proses tersebut membuka pendaftaran calon siswa baru,
kemudian akan di seleksi berdasarkan standart dan ketentuan yang berlaku pada
sekolah tersebut. Penerimaan siswa baru merupakan tolak ukur dari kemajuan
sekolah, semakin banyak yang mendaftar berarti semakin baik sekolah tersebut. Jika
jumlah pendaftar pada penerimaan siswa baru akan berdampak pada kemajuan
19
3.4 Konsep Dasar Sistem
Menurut Jogiyanto Hartono (1990 : 3), terdapat dua kelompok pendekatan di
dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan
menekankan pada proseduir mendefinisikan suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedir yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen (component), batas sistem (boundary), lingkungan
luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran
(output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).
Komponen sistem merupakan bagian-bagian dari sistem yang saling
berhubungan dan menjadi satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau sub-sub
sistem ini memiliki karakteristik tersendiri dan menjalankan suatu fungsi tersendiri.
Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra
sistem. Misalnya sekolah dapat disebut sebagai sistem dan pendidikan yang
merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut sebagai supra sistem.
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap
dijaga dan dipelihara . Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan, agar tidak mengganggu kehidupan dari sistem itu sendiri Penghubung
(interface) merupakan media penghubung antara satu sub-sistem dengan sub-sistem
yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya-sumber daya
mengalir dari suatu sub-sistem ke sub-sistem yang lainnya. Keluaran (output) dari
suatu sub-sistem akan menjadi masukan (input) untuk sub-sistem yang lainnya
melalui penghubung (interface). Dengan penghubung (interface), satu sub-sistem
dapat berintergrasi dengan sub-sistem yang lainnya untuk membentuk suatu kesatuan.
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa sinyal atau berupa masukan perawatan. Masukan sinyal adalah energi
yang dimasukkan yang nantinya akan diolah dan menghasilkan sesuatu. Sedangkan
masukan perawatan adalah energi yang digunakan untuk melakukan suatu proses atau
dengan kata lain energi yang menjamin suatu proses dapat berjalan. Keluaran sistem
dapat dibedakan menjadi dua yaitu keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Keluaran dapat dijadikan sebagai masukan dari sub-sistem yang lainnya.
Pengolah sistem (process) adalah bagian dari setiap sistem dan sub-sistem
yang akan mengolah masukan segingga menjadi keluaran (output), baik yang berguna
maupun menjadi sisa.
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang ingin dicapai. Jika
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak aka nada gunanya.
21
yang dihasilkan. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran yang ingin
dicapai.
3.5 Konsep Dasar Informasi
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah dalam suatu tubuh makhluk hidup.
Informasi memberikan suatu semangat, motivasi, dan gairah dalam suatu organisasi.
Tanpa adanya informasi, organisasi tersebut akan lesu, kerdil, dan akhirnya akan
berhenti. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi itu sendiri adalah data,
yang merupakan jamak dari bentuk tunggal datum. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu keadaan nyata.
3.6 Analisa dan Perancangan Sistem
Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman,
karena merupakan tahap awal untuk melakukan evaluasi permasalahan yang terjadi
serta kendala-kendala yang dihadapi dari sebuah sistem yang telah berjalan.
Analisa yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang
baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisa ini
akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat menyebabkan gagalnya
penyusunan sebuah sistem.
Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak terdapat
kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah
1. Tahap perencanaan sistem
2. Tahap analisis sistem
3. Tahap perancangan sistem
4. Tahap penerapan sistem
5. Membuat laporan dari hasil analisa
Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan
adanya analisa yang digunakan untuk menentukan factor-faktor yang menjadi
permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti
misalnya laporan-laporan, dokumen, observasi, maupun dari sumber-sumber di luar
lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan
analisa. Jika semua permasalahan telah di identifikasi, dilanjutkan dengan
mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang
terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut, maka
langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumnya dan
sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau
mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini, harus dipastikan
bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena
rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga
diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut, dibentuk
23
yang lain. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan output sistem, misalnya
menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.
Apabila di dalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu
melihat kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat di ambil
kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan
sebuah sistem.
3.7 Microsoft Visual Studio 2005
Microsoft Visual Studio merupakan bahasa pemrograman yang bersifat event
driven dan menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk
membuat program aplikasi berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan
menggunakan model pemrograman Common Object Model (COM). Visual Basic
merupakan turunan bahasa BASIC dan menawarkan pengembangan aplikasi
komputer berbasis grafik dengan cepat, akses ke basis data menggunakan Data
Access Objects (DAO), Remote Data Objects (RDO), atau ActiveX Data Objects
(ADO), serta menawarkan pembuatan konsol ActiveX dan objek ActiveX. Beberapa
bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting
Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang
berbeda. Visual Basic.Net (VB.Net) merupakan pengembangan dari bahasa
pemrograman Visual Basic sebelumnya yaitu Visual Basic 6. Beberapa keunggulan
Visual Basic.Net dengan Visual Basic sebelumnya, yaitu:
Visual Basic.Net mengatasi masalah seputar deployment dari aplikasi berbasis
Windows, yaitu “DLL HELL” dan registrasi COM (Component Object Model),
sehingga dapat mempermudah deployment aplikasi yang berbasis Windows.
b. Menyederhanakan Pengembangan Perangkat Lunak
Visual Basic.Net memiliki fitur compiler yang bekerja secara real¬-time dan daftar
task untuk penanganan kesalahan atau bug program sehingga pengembang dapat
menangani secara langsung kesalahan program yang terjadi.
c. Mendukung Object Oriented Programming (OOP)
Dalam Visual Basic.Net, dapat dibuat kode dalam class yang menggunakan secara
penuh konstruksi berbasis objek. Class tersebut memiliki sifat re-usable atau dapat
digunakan kembali. Visual Basic.Net memiliki fitur bahasa pemrograman berbasis
objek termasuk implementasinya secara penuh, diantaranya sebagai contoh adalah
konsep inheritance atau pewarisan, encapsulation atau pembungkusan, dan
polymorphism atau banyak bentuk.
d. Mempermudah Migrasi dari Visual Basic 6 ke Visual Basic.Net 2005
Interopability Common Object Model menyediakan komunikasi dua arah antara
aplikasi Visual Basic 6 dengan Visual Basic.Net 2005. Wizard upgrade pada
Visual Basic.Net 2005 memungkinkan pengembang dapat melakukan migrasi lebih
dari 95% kode Visual Basic 6 menjadi kode Visual Basic.Net 2005
Budiharto (2006:1) menyebutkan, “Visual Basic.Net 2005 adalah bahasa
pemrograman terbaru yang memudahkan programmer Visual Basic 6 beralih ke
Visual Basic.Net 2005”. Budiharto (2006:3-4) juga menyebutkan alasan penting
25
a. Visual Basic.Net 2005 mengatasi semua masalah yang sulit di sekitar
pengembangan aplikasi berbasis Windows dan mengurangi penggunaan aplikasi
lainnya serta versi komponen, bahkan mewarisi sifat C++ dan berbau Java.
b. Visual Basic 2005 memiliki fasilitas penanganan bug yang hebat dan real time
background compiler yang mengakibatkan developer visual C# dapat mengetahui
kesalahan kode yang terjadi secara up-to-date.
c. Windows form designer memungkinkan developer memperoleh aplikasi desktop
dalam waktu yang singkat.
d. Bagi developer, Visual Basic.Net 2005 menyediakan model pemrograman data
akses ActiveX Data Object (ADO) yang sudah dikenal dan diminati, ditambah
dengan XML (Extensible Markup Language) baru yang berbasis Microsoft
ADO.Net. Dengan ADO.Net, developer akan memperoleh akses ke komponen
yang lebih powerfull, seperti control DataSet.
e. Visual Basic 2005 menghasilkan web. Menggunakan form web yang baru, anda
dapat dengan mudah membangun thin-client aplikasi berbasis web.
f. Mendukung pembangunan aplikasi client-server, terdistribusi serta berupa berupa
aplikasi yang berbasis windows serta web.
g. .Net Framework secara mendasar dibuat untuk dipasangkan pada Windows 2003
dengan keunggulan untuk memonitor kelalaian dari aplikasi yang sedang berjalan
dan mengisolasi setiap aplikasi.
h. Developer dengan berbagai latar belakang bahasa pemrograman dapat dengan
segera menguasai Visual Basic.Net 2005 karena kemudahan dan kemiripan kode
i. Integrasi dengan sistem yang telah ada sangat mudah, .Net Framework COM
memungkinkan untuk dapat berinteraksi dan dengan dengan sistem yang sudah
ada menggunakan XML Web Service. Visual Studio Upgrade Tool yang tersedia
pada Visual Basic.Net 2005 dan Java Language Convention Assistant membantu
menkonversi Visual Basic 6 dan Visual J++ agar berjalan pada .Net Framework.
j. Integrasi dengan sistem yang sudah ada sangat mudah, NET Framework com
memungkinkan anda berinteraksi dengan sistem yang sudah ada menggunakan
XML web service.
k. Mendukung lebih dari 20 bahasa pemrograman, .Net Framework mendukung
integrasi lebih dari 20 bahasa pemrograman yang tidak terbayang sebelumnya.
Memungkinkan pengembang memilih bahasa pemrograman yang tepat sesuai
latar belakang pemrogramnya.
3.8 Crystal Report
Crystal report adalah suatu form khusus berbentuk seperti lembaran format
naskah yang ingin dicetak. Di dalam crystal report, kita dapat merancang
laporan-laporan yang ingin kita tampilkan dari data-data yang terdapat di dalam database.
Crystal report dapat berdiri sendiri, namun dapat juga menjadi satu dengan project
visual basic yang dibuat atau dikembangkan. Bila berdisi sendiri, report tersebut-pun
dapat dipanggil dari project visual basic dengan control Crystal Report Control
27
3.9 Microsoft SQL Server 2005 Express
Microsoft SQL Server merupakan produk RDBMS (Relational Database
Management System) yang dibuat oleh Microsoft. Microsoft SQL Server juga
mendukung SQL (Structured Query Language) sebagai bahasa untuk memproses
baris perintah ke dalam basis data. SQL ini telah digunakan secara umum pada semua
produk database server yang ada di pasaran saat ini. Microsoft SQL Server banyak
digunakan pada dunia bisnis, pendidikan, dan juga pemerintahan sebagai solusi
database atau media penyimpanan data. Berbagai macam skala bisnis, dari bentuk
bisnis kecil sampai bisnis skala enterprise dapat menggunakan Microsoft SQL Server
sebagai pusat basis datanya. Microsoft SQL Server merupakan sebuah database
relational yang dirancang untuk mendukung aplikasi dengan arsitektur client-server,
dimana database terdapat pada komputer pusat yang disebut dengan server, dan
informasi digunakan bersama-sama oleh beberapa user yang menjalankan aplikasi di
dalam komputer lokalnya yang disebut dengan client. Arsitektur semacam ini
memberikan integritas data yang cukup tinggi, karena semua user bekerja dengan
informasi yang sama. Arsitektur client-server dapat mengurangi lalu lintas jaringan
karena prosesnya hanya berjalan dengan permintaan data yang diperlukan oleh user.
Microsoft SQL Server 2005 Express dibagi kedalam beberapa komponen
logis, seperti misalnya table, view, dan elemen-elemen lain yang dapat dilihat oleh
user dengan menambahkan add-on dari aplikasi dengan nama databasemanagement
system. Elemen-elemen ini secara fisik disimpan di dalam dua atau lebih file di dalam
sistem. Apabila suatu database telah dibuat, user bisa memiliki akses yang telah
diberikan kepadanya. Hal ini membuat Microsoft SQL Server 2005 Express dapat
menyimpan beberapa database dan membatasi akses ke masing-masing database
kepada user tertentu.
3.10 Database
Database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record
menggunakan komputer untuk menyiapkan atau merekam serta memelihara data
operasional lengkap dengan sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu
menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses
pengambilan keputusan (Linda,2004:1). Database dapat dinyatakan sebagai suatu
sistem yang memiliki karakteristik seperti berikut :
a. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa
mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.
b. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara
optimal.
c. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat
dilakukan dengan mudah dan teroganisasi.
Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung.
Dibawah ini adalah penjelasannya yaitu :
a. Internallevel yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau disimpan di
29
b. External level disebut juga indivisual user view, yaitu tingkat yang basis datanya
dapat berdasarkan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang
berkaitan dengan para pemakai.
c. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view dari
aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data secara
keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang
merupakan penghubung dari internal level dan external level.
Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel dan
hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field, index,
query. Penjelasannya seperti dibawah ini :
a. Table atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka
komunikasi antara pemakai dengan profesional komputer.
b. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut tuple
adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih.
c. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut
attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang
sama atau sejenis untuk setiap baris pada table.
d. Index merupakan tipe dari suatu table tertentu yang bersis nilai-nilai field kunci
atau field.
e. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL) yang
dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih
3.11 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram, atau yang lebih dikenal dengan nama ERD,
digunakan untuk mengimplementasikan, menentukan, dan mendokumentasikan
kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk
untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Adapun
elemen-elemen yang terdapat pada ERD, adalah sebagai berikut:
1. Entity atau entitas, digambarkan dalam bentuk persegi seperti pada gambar berikut:
Ent_1
Gambar 3.1 Entity atau Entitas
2. Relation atau relasi merupakan penghubung antara entitas dengan entitas. Terdapat
beberapa jenis relasi yang dapat digunakan, seperti one-to-one, one-to-many,
many-to-one, dan many-to-many. Bentuk alur relasi secara detil dapat dilihat pada gambar
berikut:
Relation_12 Relation_11 Relation_10
Relation_9
Ent_1 Ent_2
Ent_3 Ent_4
Ent_5 Ent_6
Ent_7 Ent_8
31
3.12 Data Flow Diagram
Menurut Andri Kristanto (2004), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu
model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data
dan kemana tujuan data yang keluar dari sisem, dimana data tersebut disimpan,
proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan,
dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang
terstruktur (structure analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow
diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat
kompleksitas. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam
berkimunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.
Di dalam data flow diagram, terdapat empat simbol yang digunakan yaitu
process, external entity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan untuk
melakukan suatu perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data
dari perubahan tersebut. Simbol process dapat digambarkan sebagai bentuk berikut:
0
Prcs_1
Gambar 3.3 Process
Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas proses.
Suatu proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa proses tersebut
adalah sebuah context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang
menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pembuatan context
menentukan batasan dari sistem, dan menentukan terminator yang diterima atau
diberikan daripada sistem untuk kemudian dilakukan penggambaran.
Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan
sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau decompose dari
proses context diagram. Proses level-0 membahas sistem secara lebih mendetil, baik
dipandang dari segi kegiatan dari sebuah bagian, alur data yang ada, maupun
database yang digunakan didalamnya. Pembuatannya dapat dilakukan dengan cara
menentukan proses utama yang ada dalam sistem, menentukan alur data yang
diterima dan diberikan masing-masing proses daripada sistem sambil memperhatikan
konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama
dengan alur data yang masuk dan keluar pada level berikutnya), memunculkan data
store sebagai sumber maupun tujuan data (optional), menggambarkan diagram
level-0, menghindari perpotongan arus data, dan melakukan pemberian nomor pada proses
utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).
Nomor 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dan seterusnya merupakan sebuah proses turunan
atau decompose dari proses level-0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu). Proses
level-1 menggambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah sistem.
Penggambarannya dilakukan dengan cara menentukan proses yang lebih kecil
(sub-proses) dari proses utama yang ada di level-0, menentukan apa yang diterima atau
diberikan masing-masing sub-proses daripada sistem dan tetap memperhatikan
konsep keseimbangan, memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan alur
33
perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the lowest level, dimana
hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada.
External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk
menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang,
organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada
process dan mendapatkan keluaran dari process. External entity digambarkan dalam
bentuk sebagai berikut:
Entt_2
Gambar 3.4 External Entity
Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat
berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel dalam
database. Penamaan data store harus sesuai dengan betuk data yang tersimpan pada
data store tersebut, misalnya tabel pelanggan, tabel detil penjualan, tabel detil
pembelian, dan lain-lain. Data store digambarkan dalam bentuk simbol sebagai
berikut:
1 Stor_3
Gambar 3.5 Data Store
Data flow merupakan penghubung antara external entity dengan process dan
process dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik ke titik
menggunakan kata benda, karena di dalam data flow mengandung sekumpulan data.
Data flow digambarkan dengan bentuk simbol sebagai berikut:
Flow_6
Gambar 3.6 Data Flow
3.13 System Flow
System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan
prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow sebaiknya
ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap
sub-sistem yang ada (Jogiyanto, 1998).
Terdapat berbagai macam bentuk simbol yang digunakan untuk merancang
sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation,
document, process, database, manual input, decision, off-line storage, on-page
reference, dan off-page reference.
Terminator merupakan bentuk simbol yang digunakan sebagai tanda
dimulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu
sistem. Bentuk dari terminator adalah sebagai berikut:
35
Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja yang
dilakukan tanpa menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan proses
manual). Bentuk simbolnya adalah:
Gambar 3.8 Manual Operation
Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan,
surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik. Bentuk dari dokumen di gambarkan
dalam simbol berikut:
Gambar 3.9 Document
Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara
terkomputerisasi. Process disimbolkan dengan gambar:
Gambar 3.10 Process
Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat
terkomputerisasi. Simbol dari database adalah sebagai berikut:
Decision merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu
keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar dan salah.
Operator logika ini digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3.12 Decision
Manual input digunakan untuk melakukan proses input ke dalam database
melalui keyboard. Manual input digambarkan dengan simbol:
Gambar 3.13 Manual Input
Off-line storage merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda dengan
database, dimana media penyimpanan ini menyimpan dokumen secara manual atau
lebih dikenal dengan nama arsip. Off-line storage digambarkan dengan simbol:
Gambar 3.14 Off-LineStorage
On-page reference digunakan sebagai simbol untuk menghubungkan bagan
desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh dalam
permasalah letaknya. Bentuk simbol On-page reference adalah sebagai berikut:
37
Off-page reference memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan On-page
reference, karena simbol ini hanya digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan
ke halaman yang berbeda. Bentuk simbolnya adalah:
Gambar 3.16 Off-PageReference
Paper tape merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan bentuk
penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (misal: uang) dalam transaksi yang
ada pada sistem yang dirancang. Bentuk dari paper tape adalah dengan simbol:
Berdasarkan hasil análisis sistem yang sedang berjalan pada sekolah
menengah atas SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya, proses penerimaan siswa
baru masih dilakukan secara manual dimana pendaftar atau calon siswa baru
datang langsung ke SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabayakemudian mendaftar
dan data dari calon siswa baru diarsipkan. Setelah diarsipkan nantinya akan
dilakukan penyeleksian manual berdasarkan nilai NEM yang sesuai dengan
standart SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.
Hal ini berakibat pada lamanya pengisian data diri dan penyeleksian NEM
yang dilakukan secara manual. Kekurangan lain yang sering terjadi adalah
sulitnya pengarsipan data calon siswa baru yang secara sistematis dan terperinci.
Serta kesalahan penginputan data oleh bagian tata usaha pada saat pengisian data
diri calon siswa baru. Mengacu pada permasalahan yang ada, SMA Kemala
Bhayangkari 1 Surabaya membutuhkan sistem informasi penerimaan siswa baru
yang terkomputerisasi agar lebih efektif dan efisien. Untuk dapat menemukan
solusi dari permasalahan yang ada untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub
bab dibawah ini:
39
4.1 Analisis Sistem
Sistem yang diperlukan oleh SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya
adalah sebuah sistem yang dapat menagani dan memenuhi semua proses yang
berkaitan dengan penerimaan siswa baru secara terkomputerisasi. Sehingga dapat
dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat. Bagi staf tata usaha, sistem ini nerguna
dalam proses pembelian formulir, registrasi, seleksi, maupun pembayaran uang
gedung. Dari analisa tersebut, dikembangkan menjadi data flow diagram yang
sesuai, entity relationship diagram, dan rangka desain input-output.
4.2 Desain Sistem
Perancangan Sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan
masalah pada Sistem yang sedang berjalan dan merupakan suatu Sistem yang baik
dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Rancangan yang baik harus melalui
beberapa tahap-tahap perancangan, mulai dari document flow, Sistem flow,
Context Diagram, HIPO, ERD, DFD, Conceptual Data Model, Phisical Data
Model, DBMS, desain input outputnya.
4.2.1 Document Flow
Document Flow ini menunjukkan jalannya Sistem yang ada di SMA
Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Semua kegiatan dilakukan secara manual,
seperti yang berjalan pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Tujuannya agar
mempelajari sistem yang lama, kemudian membuat sistem yang lebih efektif dan
A.Dokumen Flow Registrasi
Input ke database registrasi
Gambar 4.1. Dokumen Flow Registrasi
Dokumen flow memberikan gambaran alur proses pembelian formulir
calon siswa baru sampai dengan pembuatan jadwal test akademik. Pertama calon
siswa baru melakukan pembelian formulir ke bagian tata usaha. Kemudian bagian
tata usaha mecatat nama calon siswa baru dan member output berupa bukti
pembelian formulir pendaftaran siswa baru dan formulirnya. Setelah itu, formulir
diisi oleh calon siswa baru dan diserahkan ke bagian tata usaha kembali. Adapun
41
B.Dokumen Flow Penilaiaan Tes Akademik
Penilaian Test Akademik
Gambar 4.2. Dokumen Flow Penilaain Test Akademik
Dokumen flow ini memberikan gambaran alur proses penilaian test
akademik. Pertama bagian tata usaha menerima hasil test, kemudian hasil test
yang masih berupa data mentah akan dilakukan penilaian. Setelah dilakukan
penilaain akan di filter berdasarkan standart nilai yang dimiliki oleh SMA Kemala
Bhayangkari 1 Surabaya. Adapun gambar dokumen flow komputerisasi penjualan
C.Dokumen Flow Penerimaan Siswa
Penerimaan Siswa
Siswa Tata Usaha
Mulai
Nama Siswa Yang diterima
Nama Siswa Yang diterima
Gambar 4.3. Dokumen Flow Penerimaan Siswa
Pada dokumen flow penerimaan siswa ini, dimulai dari tata usaha yang
menerima data dari calon siswa baru yang telah lolos seleksi pada gambar 4.2.
Kemudian calon siswa baru akan membayar uang gedung dan menerima bukti
43
4.2.2 Sistem Flow
Sistem flow ini menunjukkan jalannya sistem yang ada di SMA Kemala
Bhayangkari 1 Surabaya. Semua kegiatan dilakukan secara terkomputerisasi,
tujuannya agar segala proses sirkulasi sekolah dapat berjalan secara efektif dan
efisien dibandingkan dengan sistem yang lama, yaitu sistem manual. Adapun
entity pada sistem flow antara lain siswa, tata usaha, dan kepala sekolah.
A. Sistem Flow Pembelian Formulir
Pembelian Formulir
Siswa Baru Input Data Calon
Siswa Baru Data Calon
Siswa Baru
Y
Gambar 4.4. Sistem Flow Pembelian Formulir
Pada gambar 4.4 sistem flow pembelian formulir, menjelaskan tentang
Kemudian calon siswa baru akan memperoleh bukti pembelian formulir dan form
formulir. Form formulir tersebut diisi berdasarkan data asli.
B. Sistem Flow Pengembalian Formulir
Pengembalian Formulir
Siswa Tata Usaha Kepala Sekolah
Formulir Terisi
Input ke database registrasi
Gambar 4.5. Sistem Flow Pengembalian Formulir
Pada sistem flow pengembalian formulir ini menjelaskan tentang proses
pengembalian formulir yang telah diisi oleh calon siswa baru. Kemudian data
calon siswa baru akan diinputkan oleh pihak tata usaha ke dalam database, dan
calon siswa baru menerima bukti pengembalian formulir. Dari bukti-bukti tersebut
45
C. Sistem Flow Seleksi Calon Siswa Baru
Seleksi Calon Siswa Baru
Siswa Tata Usaha Kepala
Sekolah
Gambar 4.6. Sistem Flow Seleksi Calon Siswa Baru
Pada proses seleksi calon siswa baru ini pertama dilakukan pengecekan
pengembalian valid maka akan dilakukan proses pensortingan nilai NEM secara
ascending. Kemudian akan dilakukan filter berdasarkan kapasitas yang dimiliki
oleh SMAKemala Bhayangkari 1 Surabaya. Untuk calon siswa baru yang diluar
kapasitas dianggap sebagai calon siswa baru cadangan, dan yang lainnya disebut
sebagai calon siswa baru inti. Calon siswa baru cadangan dapat masuk menjadi
siswa baru di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya dengan catatan ada calon
siswa baru inti yang tidak melakukan registrasi. Untuk lebih jelasnya lihat gambar
47
D. Sistem Flow Pembayaran UG dan SPP 1
Pembayaran UG dan SPP1
Siswa Tata Usaha Kepala Sekolah
Y
T
Uang Pembayaran Uang
Gedung + SPP I
Gambar 4.7. Sistem Flow Pembayaran UG dan SPP 1
Gambar 4.7 sistem flow Pembayaran UG dan SPP 1 menjelaskan tentang
penerimaan siswa baru. Dimana proses awalnya melakukan pengecekan nama
Jika memang telah lolos maka menyelesaikan administrasi. Jika calon siswa baru
telah menyelesaikan administrasi maka akan dianggap sebagai siswa baru SMA
Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.
4.2.3 HIPO (Hierarchical Input Process Output)
HIPO adalah suatu rincian dari sistem informasi yang akan dibuat,
didalam HIPO juga terdapat sub-sub proses. Dengan adanya HIPO, alur proses
dari sistem akan lebih teratur dan jelas. HIPO dari sistem penerimaan siswa baru
pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya dapat dilihat pada gambar 4.8.
0 Formulir Calon Siswa Baru
2.3 Data Calon Siswa Baru
2.1.3 Siswa Baru yg Telah Membayar UG dan SPP 1
2.4.5
49
4.2.4 Context Diagram
Context diagram menggambarkan asal data, menunjukkan asal data, dan
menunjukkan aliran data tersebut. Context diagram sistem informasi penerimaan
siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya terdiri dari 3 external
entity, yaitu calon siswa baru, kepala sekolah, dan tata usaha.
Formulir
Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
+
Calon Siswa Baru
Tata Usaha
Kepala Sekolah
Gambar 4.9. Context Diagram Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
Aliran data yang keluar dari masing-masing external entity menunjukkan
data tersebut merupakan inputan, sedangkan aliran data yang masuk menunjukkan
4.2.5 DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
Setelah membuat context diagram dari sistem informasi penerimaan siswa
baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya, untuk selanjutnya context
diagram tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Context
diagram dapat dilihat pada gambar 4.9. Dan hasil decompose itu sendiri disebut
DFD Level 0, DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari tiga proses utama, tiga external
entity dan tujuh data store yang semuanya itu saling berkaitan. Tiga proses utama
itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub yang
lebih kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu dengan yang lain.
Tak terkecuali dengan external entity dan data store yang ada.
[Formulir]
51
4.2.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru A. Mengelola Data Master
Pada Gambar 4.11 merupakan DFD level 1 subproses mengelola data
master dari sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala
Bhayangkari 1 Surabaya. Yang dimana terdapat tiga proses, yaitu Mengelola
syarat siswa, mengelola data login, mengelola data gelombang.
[Simpan_data_gelombang]
B. Subproses Transaksi
Pada Gambar 4.12 merupakan DFD Level 1 transaksi dari sistem
informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.
Pada sub sistem ini terdapat empat transaksi, yaitu proses pembelian formulir,
pengembalian formulir, seleksi calon siswa baru, dan pembayaran uang gedung
dan spp 1.
53
C. Subproses Membuat Laporan
Sedangkan pada gambar 4.13 DFD Level 1 pembuatan laporan, dimana
kepala sekolah memilih jenis laporan yang didapatkan dari data store yang ada
pada sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1
Surabaya.
[Data_registrasi]
[Data_gelombang] [Data_pendaftaran]
[Data_siswa]
[Data_periode_laporan]
[Lap_pendaftaran_per_periode]
[Lap_siswa_yg_membayar_UG_dan_SPP] [Lap_nama_siswa_yang_diterima]
Kepala Sekolah 12 Siswa
13 Pendaftaran
16 Gelombang 14 Registrasi
3.1
Mencetak_laporan
4.2.7 DFD Level 2 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru A. Pembelian Formulir
Pada gambar 4.14 menjelaskan tentang proses pembelian formulir calon
siswa baru. Di dalam proses ini terdapat dua inputan yaitu bagian tata usaha dan
calon siswa baru. Dan lima proses. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar
4.14.
55
B. Pengembalian Formulir
Pada gambar 4.15 menjelaskan tentang proses pengembalian formulir yang
sudah terisi.pada proses ini terdapat dua inputan, empat proses, dua data store dan
dua output, yaitu bukti pendaftaran calon siswa baru dan rekapitulasi
pengembalian formulir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.15.
[Rekap pengembalian formulir]
C. Seleksi Calon Siswa Baru
Pada gambar 4.16 menjelaskan tentang proses seleksi calon siswa baru,
dimana memiliki sembilan proses, satu inputan dan empat data store. Untuk lebih
jelasnya lihat gambar 4.16.
[Cek_bukti_pendaftaran]
57
D. Pembayaran UG dan SPP 1
Pada gambar 4.17 menjelaskan tentang proses pembayaran uang gedung
dan SPP yang pertama. Dalam proses ini terdapat enam proses, yaitu memasukkan
nama siswa yang diterima, mengecek nama siswa baru, membayar UG dan SPP 1,
menyimpan data siswa baru yang membayar UG dan SPP 1, mencetak bukti
pembayaran UG dan SPP 1, dan merekap siswa baru yang membayar UG dan SPP
1. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.17.
[Rekap siswa baru]
4.2.8 ERD(Entity Relational Diagram)
Entity relational diagram adalah suatu alat untuk mempresentasikan model
data yang ada pada Sistem dimana terdapat entity dan relationship. Entity
merupakan objek yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat
berupa abstrak/nyata, misal dapat berupa orang, objek/waktu kejadian.
A. Conceptual Data Model (CDM)
Untuk menggambarkan konsep database sistem informasi penerimaan siswa
baru dapat digambarkan conceptual data model (CDM), sehingga dapat diketahui
tableapa saja yang dipakai dan relasi-relasinya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada gambar 4.18 dibawah ini.
Memiliki alamat orang tua pekerjaan ayah
Pembayaran U G dan SPP 1 Kd pembayaran
59
B. Physical Data Model (PDM)
Setelah didapatkan konsep database pada conceptual data model (CDM)
maka selanjutnya degenerate ke Physical Data Model (PDM). Di PDM ini kita
dapat mengetahui hasil dari relasi-relasi yang dibangun di CDM. Dimungkinkan
adanya table baru hasil dari relasi CDM. Database PDM merupakan bentuk fisik
dari database yang digunakan dalam aplikasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada gambar 4.19 : NO_F ORM ULI C7 NAMA_LENGK C1 JM L_YG_D IT C3 NEM_M INIM A C2
UMUR C2
4.2.9 Struktur File
Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan
digunakan dalam pembuatan sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA
Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Data-data dibawah ini akan menjelaskan
satu-persatu detil dari struktur tabel untuk setiap tabel.
1. Nama tabel : Login
Fungsi : Untuk memulai masuk pada program
Primary key : Username
Foreign key : -
Tabel 4.1 Login
Field name Type Field Size Description
Username Varchar 50 Primary key (Nama
User)
61
2. Nama tabel : Gelombang
Fungsi : Untuk menyimpan data gelombang
Primary key : Gelombang1
Foreign key : -
Tabel 4.2 Gelombang
Field name Type Field Size Description
Gelombang1 Varchar 1 Primary key (Gelombang
calon siswa)
Harga_Formulir Varchar 20 Harga formulir calon siswa
Uang_Gedung Varchar 20 Uang gedung calon siswa
Uang_Seragam Varchar 20 Uang seragam calon siswa
Uang_Extrakulikuler Varchar 20 Uang extrakulikuler calon
siswa
Total Varchar 20 Total keseluruhan
3. Nama tabel : Syarat Siswa Baru
Fungsi : Untuk menyimpan syarat siswa baru
Primary key : Gelombang1
Foreign key : -
Tabel 4.3 Syarat Siswa Baru
Field name Type Field Size Description
Id_Syarat Varchar 10 Primary key (Id Syarat)
Gelombang Varchar 1 Gelombang
Jumlah_Siswa Varchar 5 Jml siswa tiap gelombang
Field name Type Field Size Description
Umur_Max Varchar 5 Umur max. calon siswa
4. Nama tabel : Formulir
Fungsi : Untuk menyimpan data pembelian formulir
Primary key : No_Formulir
Foreign key : -
Tabel 4.4 Formulir
Field name Type Field Size Description
No_Formulir Varchar 13 Primary key (No_Formulir)
Gelombang Varchar 1 Gelombang
Nama_Lengkap Varchar 50 Nama lengkap calon formulir
Harga Varchar 7 Harga formulir
Status Varchar 15 Status calon siswa
Tgl_Pembelian Varchar 50 Tanggal pembelian formulir
5. Nama tabel : Registrasi
Fungsi : Untuk menyimpan data registrasi
Primary key : -
Foreign key : No_Formulir
Tabel 4.5 Registrasi
Field name Type Field Size Description
No_Formulir Varchar 13 Primary key (No_Formulir)
